Presentación en la conferencia Lean Kanban Southern Europe 2015 #LKSE15: Caso de estudio en la Administración Pública española. Incorpora material no expuesto debido a la falta de tiempo durante la ponencia.

1. KANBAN EN ACCIÓN:
Caso de Estudio en la Administración Pública
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@robertohens
robertohens.com
ROBERTO HENS

2. Imagen bajo licencia Creative Commons: flickr.com/photos/bitzc
¿QUE NOS LLEVÓ A INICIAR EL CAMBIO?

3. ¿REALMENTE NECESITA LA
ADMINISTRACIÓN MÁS
AGILIDAD?
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4. EN MUCHOS CASOS SEGUIMOS MANTENIENDO ESTA IMAGEN

5. ¿TYPICAL SPANISH?
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6. PERO LA REALIDAD ES OTRA…

7. SÍ, MÁS
MODERNA
PERO…
¿MÁS
AGIL?
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8. SÓLO EN LA
AGE: PIENSA EN
EL NÚMERO DE
LEYES, REALES
DECRETOS, Y
ORDENES
MINISTERIALES
QUE PUBLICA
EL BOE A
DIARIO….

9. PERO…. ¿POR QUÉ EL MÉTODO LEAN KANBAN?

10. Imagen bajo licencia Creative Commons: www.gratisography.com/

11. SUPERAR LAS APUESTAS EN CONTRA…
PRIMER RETO:
Imagen bajo licencia Creative Commons: www.gratisography.com/

12. Empezar con una meta clara…
Imagen bajo licencia Creative Commons: flickr.com/photos/syymza
PASOS PARA LA PUESTA EN MARCHA DE LA INICIATIVA

13. Mantener los sistemas de información de los
que somos responsables después de ver
al equipo de desarrollo menguado e intentar
afrontar nuevos desarrollos…
sin morir en el intento…
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14. Definir el punto de entrada (identificar interesados aguas
arriba y definir qué entregarán a tu proceso)
Imagen bajo licencia Creative Commons:
PASOS PARA LA PUESTA EN MARCHA DE LA INICIATIVA

15. Definir punto de salida del proceso (interesados y
entregables)
PASOS PARA LA PUESTA EN MARCHA DE LA INICIATIVA

16. Definir los diferentes tipos de trabajo que recibiremos de
los interesados.
Imagen bajo licencia Creative Commons: www.flickr.com/photos/55084317@N08
PASOS PARA LA PUESTA EN MARCHA DE LA INICIATIVA

17.  Riesgoasociadoalostrabajos
 ClasesdeServicio
 AcuerdosdeNiveldeServicio(SLA)
La definición del trabajo y el diseño de las tarjetas debe
facilitar la auto-organización de modo que el equipo
pueda tomar buenas decisiones en cuanto a:

18. Analizar la demanda de cada tipo de trabajo:
observar la tasa de llegada y las variaciones de cada tipo.
PASOS PARA LA PUESTA EN MARCHA DE LA INICIATIVA

19. 66
27 28
250 250
100
1 4 3
12 15
6
0
50
100
150
200
250
300
Bug Aceptación Bus-VAO Con Fecha Límite Estándar Ligera Técnica o Calidad
NumeroTarjetas
Último Ciclo

20. Reunirse con los interesados:
 Acuerda los WIP
 Acuerda los mecanismos para crearnuevo trabajo
(¿Con qué frecuenciase debe priorizarel Backlog?)
 Asegúrateque todo el mundo entiende el concepto de
Clases de Servicio
 Llegaa un acuerdo sobre el Lead-Timeobjetivo con
cada clase de servicio –SLAs internos-
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PASOS PARA LA PUESTA EN MARCHA DE LA INICIATIVA

21. Crear un tablero físico o virtual para monitorizar la
cadena de valor que estamos controlando.
PASOS PARA LA PUESTA EN MARCHA DE LA INICIATIVA

22. Mantener una reunión diaria frente al tablero
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PASOS PARA LA PUESTA EN MARCHA DE LA INICIATIVA

23. Acordar una frecuencia para llevar a cabo análisis de
Retrospectiva sobre el proceso.
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PASOS PARA LA PUESTA EN MARCHA DE LA INICIATIVA

24. …y recuerda no cambiar los roles en el corto plazo
Formar al equipo en conceptos claves: Flow, WIP, Pull,…
PASOS PARA LA PUESTA EN MARCHA DE LA INICIATIVA

25. 1 Visualiza el flujo de trabajo
2 Limita el trabajo en curso
3 Mide y Optimiza
TRASINICIARELTABLERO…NOSCENTRAMOSENELSIGUIENTEPASO
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26. MÉTRICAS PARA
LA TOMA DE DECISIONES

27. Nosindicacómoseestá
comportandoelsistema
frentealoscompromisosde
lasClasesdeServicio.
Ojo,nosinteresamostrarel
comportamientodeeste
indicadorconelpasodel
tiempo.
ElLead-TimeeslaMétricaqueinicialmentemásvigilamos
Facilitalanegociacióndelaentregaatendiendoalaprevisibilidad delequipo

28. ElTiempodeCiclonospermitióconocerlatendenciadelaeficienciadelosprocesosdelos
procesosinternosyevaluarelresultadodeincluirdeterminadasmejoras,
¿Cuántotiempodeproceso“noscuesta”incluirRevisionesdeCódigo?
TiempodeCiclo

29. 0,0
5,0
10,0
15,0
20,0
25,0
30,0
LEAD TIME
0,0
5,0
10,0
15,0
20,0
25,0
30,0
CYCLE TIME
TIEMPOSPARALACLASEESTÁNDAR
Significativo la mejora que mejoramos los
tiempos de entrega a la vez que incorporamos:
Automatización Pruebas, Integración continua,
Revisión de código, Retrospectivas, Despliegue
automático, …

30. RendimientodelSistema:Númerodetrabajosqueelsistemaescapazde
entregarporespaciodetiempo(semana/mes/…)
Debería
presentarsecomo
unatendenciaenel
tiempodemodo
quenospermita
enfocarnosenun
continuoaumento
deestamétrica.
SimilaralconceptoágildeVelocidad: indicacuantashistorias,
puntosdehistoria,casosdeusuarios,ofuncionalidades…
completamosenunperiododado.

31. SATISFACCIÓNDELUSUARIO:#Peticionesenespera
* Las peticiones en espera antes de la aplicación de Lean Kanban en el periodo mostrado es una estimación
atendiendo a la carga habitual existente en el sistema de gestión de la demanda
0
5
10
15
20
25
30
35
Estimación Peticiones Espera Peticiones en Espera (Kanban)
0
10
20
30
40
50
60
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Distribución Recepción de Peticiones

32. 0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
PETICIONES EN ESPERA
Algunasituaciónnoshizodudardesiseríasostenibleeneltiempo…
Dossituacionespuntuales:
1. Problemasdecomunicaciónporrotacióndepersonal
2. Hacernoscargodeunsistemadeinformaciónheredadocon
importantedeudatécnica
Finalmentelosindicadoresvolvieronaajustarseanuestrolímiteinterno.

33. AnálisisdelosElementosBloqueadoseneltablero
Loselementosbloqueadosafectandirectamentealrendimientoy
LeadTimedelostrabajos.
Serámássencillo“luchar”contralos
bloqueossilainiciativaLeanesglobal
dentrodelaorganización

34. ElDiagramadeflujoacumuladoquemuestralacantidaddetrabajoencursoen
cadaetapadelsistema
Sifuncionacorrectamenteelflujodebedesersuaveyelanchodelasbandas
estable.

35. ClasedeServiciosdetrabajosconfechaslímites
Loimportanteeselporcentajedetrabajosquesobrepasaron
lafechalímite:ennuestrocaso seconvirtióenresidual.
Lastarjetasconfechaslímitesdebesserestimadasy
parcialmenteanalizadas,porloquelacorreccióndela
estimaciónigualmentepareceunfactorimportante.
Sinoprecisamosbienlas
estimacioneselequipo
comenzaráeltrabajoantesde
tiempoparaasegurarla
entrega…estovaencontrade
unodelosprincipiosLean.

36. Encuesta de valoración del propio equipo LeanKanban

37. PASOSRECIENTES…COACHINGEMOCIONALDEEQUIPOS
Imagen bajo licencia Creative Commons: flickr.com/photos/larrison

38. GraciasporlaAtención
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roberhens@gmail.com
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