LEY 594 DEL 2000

1. Ley 594 del 2000
Consuelo Quintero Mosquera
Aprendiz
Hilda Rocío Astudillo
Instructora Gestión Documental
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”
NEIVA – HUILA
2022

2. Técnico asistencia en organización de archivos
Código del Programa de Formación: 134400 – V1
Este cuestionario ha sido elaborado con el fin de recoger evidencias de su
conocimiento, relacionadas con la norma.
Evaluación
Ley 594 de 2000 - Decreto 2609 de 2012. Archivo General de la Nación
OPCIÓN MÚLTIPLE
Marque la Respuesta Correcta:
1. La presente ley tiene por objeto:
a) Establecer las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas.
b) Establecer el Consejo Directivo Del Archivo General De La Nación
c) Designar las entidades y archivistas del nivel nacional.
d) Establecer las reglas y principios generales que regulan la función
archivística del Estado
2. El ámbito de aplicación de la ley 594, comprende
a) A la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas
que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la
Ley General de Archivos.
b) Al Consejo internacional de archivos.
c) Únicamente a la Rama Judicial
d) Al Consejo Directivo Del Archivo General De La Nación
3. Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las que va
pasando el documento, desde su creación a su eliminación o selección
para su custodia permanente.
a) El ciclo vital del documento

3. b) Archivo de gestión
c) Archivo Total
d) Archivo histórico
4. La ley 594 de 2000, en su artículo 3, define: Gestión documental es el
conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y
Recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el
objeto de facilitar su utilización y conservación.
V (X) F ( )
5. El ámbito de aplicación del decreto 2609 comprende a la Administración
Pública en sus diferentes niveles, nacional, departamental, distrital,
municipal; de las entidades territoriales indígenas y demás entidades
territoriales que se creen por Ley; de las divisiones administrativas; las
entidades privadas que cumplen funciones públicas, a las entidades el
Estado en las distintas ramas del poder; y demás organismos regulados
por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos).
V (X) F ( )
6. Para la protección de la información y los datos, las entidades públicas
deben garantizar la protección de la información y los datos personales en
los distintos procesos de la gestión documental.
V (X) F ( )
7. La política archivística liderada por el Archivo General de la Nación define
los lineamientos articulados con la NTCGP1000.
Estos Incluye el Programa de Gestión Documental, el cual debe estar articulado
con el Plan Estratégico Institucional y en el Plan de Acción Anual de acuerdo con
los procesos de la Gestión Documental.
V (X) F ( )

4. 8. Defina los siguientes conceptos:
a) Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la
persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes
de la historia. También se puede entender como la institución que está al
servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la
cultura
Acción de guardar y salvaguardar de manera ordenada, bajo ciertas
categorías y tipologías, manteniendo una lógica: cronológica, conceptual,
organizacional o alfabético-numérica, los documentos de utilidad de una
entidad o persona, con el fin de facilitar su ubicación, búsqueda y consulta.
 Fondo: conocido como fondo documental, en el que se establecen los
conjuntos de documentos que son recibidos por cualquier sujeto, para el
ejercicio de sus actividades.
 Espacio: entorno destinado para la custodia del fondo documental.
 Entidad: institución u organización encargada de la custodia y tratamiento de
la información.
Funciones principales están:
 Conservar de manera óptima los documentos a través del tiempo.
 Mantener el orden y la clasificación de la información, de manera lógica.
 Proporcionar facilidad de búsqueda y consulta.
 Funcionar como centro activo, es decir, que permita la relación entre la
información nueva, con la mantenida en el tiempo.

5. Pero, ¿cómo se define el orden de los documentos al interior del archivo? Verás,
todo depende de su clasificación y relevancia, es por ello que dentro de la gestión
documental se manejan diferentes tipos de archivo, estos son:
 Archivo de Gestión:
También conocidos como archivos activos, los cuales, por su relevancia y
relación con los trámites propios de las empresas, se mantienen en
constante movimiento. Este tipo de archivo tiende a manejarse al interior de
la empresa en la que los documentos se mantienen en un periodo entre 1 a
15 años. Hay que tener en cuenta que el ciclo vital de los documentos que
se mantienen en este archivo, se conforman en las siguientes etapas:
o Producción.
o Recepción.
o Distribución.
o Trámite.
o Organización.
o Consulta.
o Conservación.
o Disposiciónfinal.
o Disposiciónfinal.
 Archivo central:
También categorizado como archivo semiactivo, se caracteriza por
conservar documentos de consulta no tan recurrente, pero que siguen
manteniendo su vigencia y utilidad. Dentro del ciclo de vida de estos
documentos, encontramos las siguientes etapas:
o Organización.
o Consulta.
o Conservación.
o Disposiciónfinal.

6.  Archivo histórico:
Enmarcado dentro del concepto de archivo inactivo. Los documentos que
se encuentran aquí, son provenientes de los archivos central y de gestión,
ya que han perdido utilidad para la realización de trámites. Pese a esto, se
conservan por su valor añadido a la investigación y a la solidificación de la
cultura. Es decir, en el archivo histórico se almacenan los documentos que,
aunque no sean consultados, su contenido funciona como base
investigativa y de soporte.
En su ciclo de vida, se encuentran:
o Organización.
o Consulta.
o Conservación.
o Disposiciónfinal.
b) Archivo público:
Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos
que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades
privadas.
c) Archivo privado de interés público:
Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la
cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
d) Archivo total:
Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su
ciclo vital.
e) Documento de archivo:
Registro de información producida o recibida por una entidad pública o
privada en razón de sus actividades o funciones.

7. f) Gestión documental:
Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el
objeto de facilitar su utilización y conservación
g) Documento:
Escrito en papel u otro tipo de soporte con que se prueba o acredita una
cosa, como un título, una profesión, un contrato, etc.
h) Documentos electrónicos:
se conoce como aquel producido por una persona natural o jurídica en el
ejercicio de sus funciones que contiene información generada, enviada,
recibida y almacenada por medios electrónicos, la cual permanece en estos
medios durante todo su ciclo de vida
i) Documentos análogos:
Recurso que contiene básicamente información de texto, en el caso del
impreso, o de imagen y sonido en el caso de las películas, fotografías,
discos
y otros. Algunos requieren un aparato de lectura, mientras que el papel
puede ser visualizado directamente.
j) Documentos nativos electrónicos:
Cuando han sido elaborados desde un principio en medios electrónicos y
permanecen en estos durante toda su vida o documentos electrónicos.
k) Documentos digitalizados:
Cuando se toman documentos en soportes tradicionales (como el papel) y
se convierten o escanean para su utilización en medios electrónicos

8. 9. Cuántos y cuáles son los principios generales que rigen la función
archivística. Relaciónelos a continuación.
a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer
de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional
sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y
como fuente de la historia;
b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la
administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son
imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su
vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de
la identidad nacional;
c) Institucionalidad e instrumentalizado. Los documentos institucionalizan las
decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta
indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del
Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las
obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros
de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de
las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano;
d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la
organización, conservación, uso y manejo de los documentos.
Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.

9. e) Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la
Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función
archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar
el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación,
cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de los
principios fundamentales de la Constitución Política;
f) Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de
los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos,
salvo las excepciones que establezca la ley;
g) Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la
racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la
acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos
informativos de aquélla;
h) Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la
infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo
programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos;
i) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una
función probatoria, garantizadora y perpetuadora;
j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de
los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la
administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria
cualquier otra práctica sustitutiva;

10. k) Interpretación. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos
reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los
tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado
colombiano.
10. ¿Qué es el Sistema Nacional De Archivos?
Es un conjunto de instituciones archivística articuladas entre sí, que posibilitan
la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el
desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio
documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos
11.¿Quienes Integran el Sistema Nacional de Archivos?
Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los
archivos de las entidades del estado en sus diferentes niveles de la
organización administrativa, territorial y por servicios. Los archivos privados
podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivos. Las entidades del
Sistema actuarán de conformidad con la políticas y planes generales que para
el efecto adopte el Ministerio de Cultura.
12.Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se
clasifican en:
o Archivo General de la Nación
o Archivo General del Departamento
o Archivo General del Municipio
o Archivo General del Distrito
13.Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en:
o Archivos de Entidades del Orden Nacional
o Archivos de Entidades del Orden Departamental
o Archivos de Entidades del Orden Distrital
o Archivos de Entidades del Orden Metropolitano

11. o Archivos de Entidades del Orden Municipal
o Archivos de Entidades de Orden Local
o Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por
Ley.
o Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la
Ley los desarrolle.
14.Según la organización del Estado. Los archivos se clasifican en:
o Archivos de la Rama Ejecutiva
o Archivos de la Rama Legislativa
o Archivos de la Rama Judicial
o Archivos de los Organismos de Control
o Archivos de los Organismos Autónomos
15.Indique y defina los tipos de información:
La información es un conjunto de datos que tiene un significado, y cuyo objetivo es
ampliar conocimientos, informar o aportar ideas sobre un tema determinado.
En el proceso de información siempre hay un emisor, un canal, y un receptor para
que se lleve a cabo de manera eficaz.
Tipos de información:
 Información de carácter privilegiado: Se trata de la información que no se
comparte de manera pública, sino que tan solo unos determinados usuarios
pueden tener acceso a ella. Normalmente, este tipo de información suele ponerse
de manifiesto en reuniones empresariales, en cursos privados donde asisten
algunos alumnos que además han pagado por adquirir este tipo de datos, o
incluso a la hora de elaborar noticias donde los periodistas reciben información
privilegiada para desarrollar sus reportajes.

12.  Información de carácter público: Se caracteriza por ser una información
accesible a todo el mundo. Se publica en cualquier tipo de medio, y cualquier
usuario puede tener un fácil acceso a ella. Por ejemplo, las noticias de un
periódico, un anuncio en televisión, o charla gratuita donde todo el mundo puede
inscribirse para participar.
 Información de carácter privado: Este tipo de información está relacionada con
la privacidad de los usuarios, y no es accesible para cualquiera, ni tampoco es
pública. Por ejemplo, las contraseñas bancarias, la información interna de una
empresa. Normalmente, incluso los trabajadores suelen firmar un convenio con las
compañías para no desvelar ciertos datos de las marcas cuando empiezan a
trabajar para ellas.
 Información de carácter externo: Es la información que llega del exterior a
determinadas empresas para gestionar algunos temas en concreto. Se utiliza
también para valorar a la competencia. Por ejemplo, es el caso en el que llegan
datos, o informaciones de empresas similares en el mercado que provienen de
fuentes externas.
 Información de carácter interno: Se trata de aquella que tan solo conoce un
grupo de personas. Por ejemplo, la información sobre un proyecto determinado
que está trabajando una marca y que un departamento ha de conocer para
desarrollar su labor. Este tipo de información es característica de la información
interna que se da en las empresas de trabajo.
16.La responsabilidad de la gestión de documentos corresponde a:
Artículo 3° del Decreto 2609 de 2012: La gestión de documentos está asociada
a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al
desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto,
es responsabilidad de los servidores y empleados públicos, así como los
contratistas que presten servicios a las entidades.

13. Parágrafo. La responsabilidad en cuanto a la política, planes y programas del
sector de las tecnologías de la información y las comunicaciones es del Ministerio
de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Artículo 15 de la ley 594 de 2000: Responsabilidad especial y obligaciones de los
servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones
titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente
inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo
General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a
que haya lugar en caso de irregularidades.
Artículo 16 de la ley 594 de 2002: Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo
estén los archivos de las entidades públicas. Los secretarios generales o los
funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las
entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación
de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de
los documentos de archivo y serán responsables de su organización y
conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.
Artículo 17. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Los
funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética
profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente
en lo previsto en su artículo 15
17.Indique y defina los principios del proceso de gestión documental:
La gestión Documental se trata de un método de gestión de las actividades que
permite organizar las tareas de una empresa con eficacia. Además, es un método
ideal.

14. Artículo 5 del decreto 2609 de 2012.
Principios del proceso de gestión documental. La gestión de documentos en
toda la administración pública se regirá por los siguientes principios.
1. Planeación. La creación de los documentos debe estar precedida del análisis
legal, funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia,
con miras a facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si debe
crearse o no un documento.
2. Eficiencia. Las entidades deben producir solamente los documentos necesarios
para el cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso.
3. Economía. Las entidades deben evaluar en todo momento los costos derivados
de la gestión de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de
la función archivística.
4. Control y seguimiento. Las entidades deben asegurar el control y seguimiento
de la totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus
actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida.
5. Las entidades deberán implementar mecanismos que garanticen que los
documentos están disponibles cuando se requieran y para las personas
autorizadas para consultarlos y utilizarlos.
6. Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administración y por lo
tanto respaldan las actuaciones de los servidores y empleados públicos.
7. Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran
independientemente del medio de creación.
8. Agrupación. Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o
categorías (series, subsidies y expedientes), manteniendo las relaciones
secuenciales dentro de un mismo trámite.
9. Vínculo archivístico. Los documentos resultantes de un mismo trámite deben
mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de
clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y
contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto.

15. 10. Protección del medio ambiente. Las entidades deben evitar la producción de
documentos impresos en papel cuando este medio no sea requerido por razones
legales o de preservación histórica, dada la longevidad del papel como medio de
registro de información.
11. Autoevaluación. Tanto el sistema de gestión documental como el programa
correspondiente será evaluado regularmente por cada una de las dependencias
de la entidad.
12. Coordinación y acceso. Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en
torno al acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no
duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la
misión de estos.
13. Cultura archivística. Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales
colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la
importancia y valor de los archivos de la institución.
14. Modernización. La alta gerencia pública junto con el Archivo Institucional
propiciará el fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la
aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al interior de la
entidad, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las
comunicaciones.
15. Las entidades públicas deben garantizar la habilidad de transferir y utilizar
información de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas
de información, así como la habilidad de los sistemas (computadoras, medios de
comunicación, redes, software y otros componentes de tecnología de la
información) de interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un método
definido, con el fin de obtener los resultados esperados.
16. Orientación al ciudadano. El ejercicio de colaboración entre organizaciones
para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de
negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos,
empresas y a otras entidades, debe ser una premisa de las entidades del Estado
(Marco de Interoperabilidad para el Gobierno en línea).

16. 17. Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre adopción de
tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los
organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan
fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal
competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental
sostenible.
18. Protección de la información y los datos. Las entidades públicas deben
garantizar la protección de la información y los datos personales en los distintos
procesos de la gestión documental.
18.Indique y defina los componentes de la política de gestión documental:
La Política de Gestión Documental tiene como propósito el fortalecimiento de los
mecanismos, medios y practicas tendientes a salvaguardar el
patrimonio documental institucional en las etapas del ciclo vital, facilitar el
cumplimiento de la misión de la entidad y los procesos de rendición de cuentas.
Artículo 6 del decreto 2609 de 2012. Componentes de la política de gestión
documental. Las entidades públicas deben formular una política de gestión de
documentos, constituida por los siguientes componentes.
a) Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de
las entidades públicas.
b) Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte.
c) Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y
preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación.
d) Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en
cada entidad.

17. e) La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de
tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la
información.
19. Indique y defina las Etapas de la gestión de los documentos.
Artículo 7 del decreto 2609 de 2012: Etapas de la gestión de los
documentos. Para asegurar una adecuada gestión documental en las entidades
del Estado, se deben tener en cuenta las siguientes etapas.
a) Creación. Los documentos se deben crear mediante procedimientos
planificados y documentados en los cuales de determine su identificación, formato
y características.
b) Se refiere al establecimiento de los requisitos que permitan mantener la
integridad técnica, estructural y relacional de los documentos en el sistema de
gestión documental, así como sus metadatos.
c) Difusión. Abarca el establecimiento de los requisitos para el acceso, consulta,
recuperación, clasificación de acceso y visualización de los documentos.
d) Administración. Hace referencia a los procedimientos que permitan
administrar todas las operaciones relativas a los documentos, tanto
funcionalmente como dentro del sistema de gestión documental, o cualquier
sistema de información.
20. Indique cuales son los Instrumentos archivísticos para la
gestión documental.
Artículo 8 de decreto 2609 de 2012: Instrumentos archivísticos para la
gestión documental. La gestión documental en las entidades públicas se
desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos.
o El Cuadro de Clasificación Documental (CCD).
o La Tabla de Retención Documental (TRD).

18. o El Programa de Gestión Documental (PGD).
o Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR).
o El Inventario Documental.
o Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.
o Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales.
o Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las
funciones de las unidades administrativas de la entidad.
o Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías
adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a
los documentos.
21.Indique y defina los procesos de la gestión documental
Artículo 9 del decreto 2609 de 2012: Procesos de la gestión documental. La
gestión documental en las diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles,
debe comprender como mínimo los siguientes procesos.
o Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación,
generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento
con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la
creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de
procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión
documental.
o Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la
forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área
competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados
esperados.
o Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la
vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o

19. delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y
acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los
trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.
o Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el
documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el
nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.
o Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para
transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la
estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing,
emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos
de preservación y los metadatos descriptivos.
o Disposición de documentos. Selección de los documentos en cualquier
etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a
su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención
documental o en las tablas de valoración documental.
o Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados
a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el
tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o
almacenamiento.
o Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la
planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus
valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en
las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o
conservación temporal o definitiva).
22. Indique y defina las Características de los sistemas de gestión
documental.
Artículo 17 del decreto 2609 de 2012: Características de los sistemas de
gestión documental. La gestión adecuada de los documentos debe basarse en el
desarrollo de las funciones de las Entidades Públicas, sus dependencias y
funcionarios, así como en la normalización de sus procesos, procedimientos y

20. manuales administrativos, de acuerdo con reglas específicas. Para lograr lo
anterior es necesario que los sistemas de gestión de documentos respondan
mínimo a las siguientes características.
o Conformidad. Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de
gestión de documentos electrónicos (SGDE), deben respaldar la gestión de
la información a partir de los procesos administrativos de las entidades.
o Interoperabilidad. Los sistemas de gestión documental deben permitir la
interoperabilidad con los otros sistemas de información, a lo largo del
tiempo, basado en el principio de neutralidad tecnológica, el uso de
formatos abiertos y estándares nacionales o internacionales adoptados por
las autoridades o instancias competentes.
o Seguridad. Los sistemas de gestión documental deben mantener la
información administrativa en un entorno seguro.
o Meta descripción. Se debe procurar la generación de metadatos
normalizados, sean manuales o automatizados, desde los mismos sistemas
y aplicativos.
o Adición de contenidos. El sistema de gestión documental debe permitir
que sean agregados nuevos contenidos a los documentos, en forma de
metadatos, sin que se altere la autenticidad, valor evidencial e integridad de
los documentos.
o Diseño y funcionamiento. La creación y captura de documentos en el
sistema debe ser de fácil manejo para los usuarios, haciéndola tan simple
como sea posible.
o Gestión Distribuida. Los sistemas de gestión documental deben ofrecer
capacidades para importar y exportar masivamente los documentos (series,
subseries y expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros
sistemas de gestión documental).
o Disponibilidad y acceso. Un sistema de gestión de documentos
electrónicos (SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad,
inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los

21. documentos electrónicos en su contexto original, así como su capacidad de
ser procesados y reutilizados en cualquier momento.
o Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre adopción de
tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas
de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia,
que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y
aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica
con el desarrollo ambiental sostenible.
23.Explique en qué consiste la preservación de documentos en ambientes
electrónicos.
Artículo 18 del decreto 2609 de 2012: Preservación de documentos en
ambientes electrónicos. En los sistemas de archivo electrónico implementados
en las entidades públicas, se debe garantizar la autenticidad, integridad,
confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos
de archivo que de acuerdo con las Tablas de Retención Documental o las Tablas
de Valoración Documental lo ameriten, así como su disponibilidad, legibilidad
(visualización) e interpretación, independientemente de las tecnologías utilizadas
en la creación y almacenamiento de los documentos.
Las medidas mínimas de conservación preventiva y a largo plazo podrán estar
basadas en procesos como la migración, la emulación o el refreshing, o cualquier
otro proceso de reconocida capacidad técnica que se genere en el futuro.
24.Explique en qué consiste la Integridad de la información en los sistemas
de gestión de documentos.
Artículo 20 del decreto 2609 de 2012: Integridad de la información en los
sistemas de gestión de documentos. Los sistemas de gestión documental
deben mantener el contenido, la estructura, el contexto y el vínculo archivístico

22. entre los documentos, de forma que se garantice su accesibilidad, agrupación y
valor como evidencia de las actuaciones de la Entidad.
25.Explique en qué consiste la Interoperabilidad de los sistemas de gestión
documental.
Artículo 21del decreto 2609 de 2012. Interoperabilidad de los sistemas de
gestión documental. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones definirán los estándares y protocolos que deberán cumplir las
entidades públicas para la interconexión y la interoperabilidad de los sistemas
de información, de forma que se garantice el flujo interno y externo de
documentos.
Interoperabilidad es “la capacidad de las organizaciones para intercambiar
información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio para
interactuar hacia objetivos mutuamente beneficiosos, con el propósito de facilitar la
entrega de servicios digitales a ciudadanos, empresas y a otras entidades,
mediante el intercambio de datos entre sus sistemas TIC”. Esta es la definición
acogida para el Gobierno Digital.
26.Defina en que consiste la Gestión de Documentos Electrónicos de
Archivo y cuáles son los aspectos que se deben considerar, para la
adecuada gestión de los documentos electrónicos.
Un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo o SGDEA es un
sistema de información o un conjunto de estos que ofrece las funcionalidades
necesarias para la gestión de documentos electrónicos de archivo, en otras
palabras, permite la "planificación, manejo y organización de la documentación
producida y archivada

23. Artículo 22 del decreto 2609 de 2012: Aspectos que se deben considerar para
la adecuada gestión de los documentos electrónicos. Es responsabilidad de
las Entidades Públicas cumplir con los elementos esenciales tales como:
autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación,
que garanticen que los documentos electrónicos mantienen su valor de evidencia
a lo largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes mixtos (híbridos), digitales y
electrónicos.
o Parágrafo 1. Corresponderá al Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado y al Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones, reglamentar los elementos esenciales de los documentos
electrónicos.
o Parágrafo 2. Cuando el procedimiento administrativo y judicial se adelante
utilizando medios electrónicos, los documentos deberán ser archivados en
este mismo medio.
27.Indique y defina las características del documento electrónico de archivo
Artículo 23 del decreto 2609 de 2012: Características del documento
electrónico de archivo. Los documentos electrónicos dependen de su estructura
lógica más que de la física. Los documentos generados y gestionados a través de
sistemas electrónicos deben tener como mínimo las siguientes características.
o Contenido estable. El contenido del documento no cambia en el tiempo;
los cambios deben estar autorizados conforme a reglas establecidas,
limitadas y controladas por la entidad, o el administrador del sistema, de
forma que al ser consultado cualquier documento, una misma pregunta,
solicitud o interacción genere siempre el mismo resultado.
o Forma documental fija. Se define como la cualidad del documento de
archivo que asegura que su contenido permanece completo y sin
alteraciones, a lo largo del tiempo, manteniendo la forma original que tuvo
durante su creación.

24. o Vínculo archivístico. Los documentos de archivo están vinculados entre
sí, por razones de la procedencia, proceso, trámite o función y por lo tanto
este vínculo debe mantenerse a lo largo del tiempo, a través de metadatos
que reflejen el contenido, el contexto y la estructura tanto del documento
como de la agrupación documental a la que pertenece (serie, subserie o
expediente).
o Equivalente Funcional. Cuando se requiera que la información conste por
escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la
información que este contiene es accesible para su posterior consulta.
Parágrafo. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el
Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones definirán las
excepciones aplicables a este artículo cuando por razones de obsolescencia
tecnológica no sea posible garantizarlas, sin afectar la autenticidad, integridad,
inalterabilidad, fiabilidad y disponibilidad de los documentos.
28. Indique y defina:
a) Los requisitos para la presunción de autenticidad de los documentos
electrónicos de archivo.
Artículo 24 del decreto 2609 de 2012: Requisitos para la presunción de
autenticidad de los documentos electrónicos de archivo. Sin perjuicio de lo
establecido en las normas procesales se deben tener en cuenta además los
siguientes requisitos en la gestión de documentos electrónicos de archivo, para
asegurar en el tiempo su presunción de autenticidad.
o Se debe expresar desde el momento de su creación los atributos del
documento de archivo, tales como el trámite o asunto al que corresponde,
las nombres de quienes intervinieron en las diferentes acciones que se
llevaron a cabo con el documento, la fecha de creación, la fecha de
transmisión, nivel de acceso, los privilegios de acceso, mantenimiento,
modificación, transferencia y disposición.

25. o Definición de los procedimientos de protección para evitar la pérdida o
corrupción de los documentos de archivo, los medios de almacenamiento y
la tecnología.
o Desde el contexto jurídico de acuerdo con lo señalado en el artículo 10 de
la Ley 527 de 1999, según el cual en toda actuación administrativa o judicial
no se negará eficacia probatoria, validez o fuerza obligatoria y probatoria a
todo tipo de información en forma de un mensaje de datos.
o Desde el contexto administrativo y documental según las reglas a partir de
las cuales el documento de archivo es creado.
o Formas documentales, autenticación del documento de archivo y su
identificación de autoridad.
o Otra información de ayuda a la verificación de autenticidad a través de
metadatos.
o Establecer procedimientos idóneos para asegurar la cadena de
preservación de los documentos electrónicos de archivo a lo largo del ciclo
de vida, y en el transcurso del tiempo.
b) Los requisitos para la integridad de los documentos electrónicos de archivo.
Artículo 25 del decreto 2609 de 2012: Requisitos para la Integridad de los
Documentos Electrónicos de Archivo. Los documentos deben permanecer
completos y protegidos de manipulaciones o cualquier posibilidad de cambio (de
versión o cambio de un formato); así mismo se debe evitar su alteración o
eliminación por personas no autorizadas. En caso de requerirse un cambio a la
estructura del documento electrónico, por razones plenamente justificadas y por
personal debidamente autorizado, se debe dejar evidencia de dichos cambios en
el sistema de gestión documental y en el documento, a través de metadatos.
o Parágrafo. En el caso que se requiera para garantizar la autenticidad,
integridad y confidencialidad de la información, se podrá utilizar firmas
electrónicas o digitales de acuerdo con lo señalado en las normas vigentes.

26. c) Los requisitos para la inalterabilidad de los documentos electrónicos de archivo.
Artículo 26 del decreto 2609 de 2012: Requisitos para la inalterabilidad de los
Documentos Electrónicos de Archivo. Se debe garantizar que un documento
electrónico generado por primera vez en su forma definitiva no sea modificado a lo
largo de todo su ciclo de vida, desde su producción hasta su conservación
temporal o definitiva, condición que puede satisfacerse mediante la aplicación de
sistemas de protección de la información, salvo las modificaciones realizadas a la
estructura del documento con fines de preservación a largo plazo.
o Parágrafo. La modificación con fines de preservación a largo plazo no se
considerará una alteración del documento electrónico de archivo, siempre
que se haga de acuerdo con las normas establecidas por el Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado y las normas procesales.
d) Los requisitos para la fiabilidad de los documentos electrónicos de archivo.
Artículo 27 del decreto 2609 de 2012: Requisitos para la fiabilidad de los
Documentos Electrónicos de Archivo. Garantizan que el contenido de los
documentos electrónicos de archivo es una representación completa, fiel y precisa
de las operaciones, las actividades o los hechos que testimonia y por lo tanto, su
carácter evidencial asegura que se puede recurrir a estos en el curso de
posteriores operaciones o actividades
e) Los requisitos para la disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo.
Artículo 28 del decreto 2609 de 2012. Requisitos para la disponibilidad de los
documentos electrónicos de archivo. Los documentos electrónicos y la
información en ellos contenida, debe estar disponible en cualquier momento,

27. mientras la entidad está obligada a conservarla, de acuerdo con lo establecido en
las Tablas de Retención Documental (TRD).
o Parágrafo. Se deben establecer mecanismos técnicos que aseguren que la
información se pueda consultar y estar disponible en el futuro,
independientemente del sistema que la produjo, su estructura o medio de
registro original.
f) Los requisitos para la preservación y conservación de los documentos
electrónicos de archivo.
Artículo 29 del decreto 2609 de 2012. Requisitos para la preservación y
conservación de los documentos electrónicos de archivo. Sin perjuicio de lo
establecido en las normas procesales se deben tener en cuenta además los
siguientes requisitos en la gestión de documentos electrónicos de archivo, para
asegurar en el tiempo la preservación y la conservación.
o El documento electrónico de archivo debe estar relacionado con las
actividades que desarrolla la organización.
o Se pueden conservar los documentos de archivo simultáneamente en
formato análogo y digital de acuerdo a criterios jurídicos, las necesidades
de la organización y el valor que las normas procesales, le otorguen a cada
formato.
o El proceso de conservar documentos electrónicos de archivo se extiende a
lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos.
o Resguardar y mantener la accesibilidad de copias auténticas de
documentos de archivo digitales.
o Asegurar que los componentes de los documentos de archivo existirán
durante todo el tiempo necesario para que las estrategias de preservación
entren en aplicación.
o La conservación de los documentos electrónicos de archivo deben
considerar y atender los principios de preservación en el tiempo, longevidad

28. de los medios de almacenamiento, valoración, vulnerabilidad y
disponibilidad, sea que se encuentre en propiedad de los creadores o de las
dependencias responsables del archivo de la misma.
o Teniendo en cuenta que el documento electrónico no es el mismo que era
ni antes de ser almacenado ni después de su recuperación, se debe
asegurar que cualquier acción que afecte al modo en que se presentan los
documentos proteja su integridad, a través del respeto por la cadena de
conservación.
o Proteger la información y los datos personales de conformidad con lo
señalado en la Ley 1273 de 2009 y Ley 1581 de 2012.
g) Propiedades del Documento electrónico de archivo.
Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en
funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas,
registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel,
cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.).
Los documentos electrónicos de archivo tienen componentes que son únicos para
cada documento los cuales son útiles para identificar su contenido, estructura,
contexto, los usuarios que pueden acceder al mismo y todas las acciones que se
han ejecutado sobre ese documento.
Características de los documentos electrónicos de archivo:
Ahora bien, teniendo claro que cada documento electrónico de archivo posee
componentes únicos, también se debe tener presente que para que un documento
electrónico sea considerado como documento electrónico de archivo debe tener
atributos diferenciadores como:
 Vinculación contextual: los documentos electrónicos de archivo se
producen y gestionan en un determinado contexto es decir tienen una
función, trámite, autor, el cual debe estar relacionado al documento durante
todo su ciclo de vida, garantizando su autenticidad, fiabilidad, integridad y
disponibilidad.

29.  Carácter seriado: tiene relación con el cumplimiento o ejecución de una
función, procedimiento y/o trámite, lo cual ocasiona que se produzca un
documento de características similares o documentos con características
homogéneas.
 Vinculo archivístico: corresponde a las relaciones de un documento con
otros documentos y su contexto, lo cual debe permanecer en todo su ciclo
de vida para determinar la conformación de agrupaciones documentales
(fondo, sección, serie, expediente, entre otros).
 Unicidad: los documentos de archivo son únicos ya que se producen en un
momento único y específico que no se puede repetir, adicionalmente, la
información que contienen no se repite en otro documento.
 Objetividad: los documentos electrónicos de archivo registran hechos sin
añadir o utilizar elementos de crítica, subjetividad o de valoración, son
documentos generados de funciones propias de las organizaciones.
29.Indique y defina cuales son los metadatos mínimos que deben tener
los documentos electrónicos de archivo, elabore su estructura.
Artículo 30 del decreto 2609 de 2012. Metadatos mínimos de los documentos
electrónicos de archivo. Los documentos electrónicos de archivo deben contener
como mínimo los siguientes metadatos.
De contenido:
o Tipo de recurso de información.
o Tipo documental.
o Título del documento.
o Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que
proyectó el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido,
nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado.
o Clasificación de acceso (nivel de acceso).
o Fecha de creación, transmisión y recepción.

30. o Folio (físico o electrónico).
o Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite).
o Palabras clave.
De estructura:
o Descripción.
o Formato.
o Estado.
o Proceso administrativo.
o Unidad Administrativa responsable.
o Perfil autorizado.
o Ubicación (en el sistema físico y/o lógico).
o Serie/subserie documental.
De contexto:
o Jurídico-administrativo.
o Documental.
o De procedencia.
o Procedimental.
o Tecnológico.
Parágrafo. Las entidades públicas podrán, según sus necesidades, agregar otros
tipos de metadatos, siempre que se garantice la preservación de los documentos y
esto facilite su acceso, disponibilidad en el tiempo y recuperación.
30.Explique cuáles son los componentes del expediente electrónico
Artículo 33del decreto 2609 de 2012: Del expediente electrónico. El Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones, establecerá los lineamientos generales que
deben regular el expediente electrónico como unidad mínima del archivo
electrónico documental en las diferentes entidades del Estado, de conformidad
con lo establecido en Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo y en el Código Único General del Proceso.

31. o Parágrafo 1. El expediente debe reflejar la secuencia de las diligencias
realizadas dentro de una misma actuación o trámite.
o Parágrafo 2°. Se deberán adoptar mecanismos tecnológicos adecuados
para cumplir con el proceso de foliado del expediente electrónico de
conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, la Ley General de
Archivos y demás normas reglamentarias.
El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos
correspondientes a un procedimiento administrativo.
La Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos
electrónicos trata también los aspectos relativos a la gestión y conservación de
los expedientes electrónicos.
El expediente electrónico se compone de:
o Documentos electrónicos. Expedientes, emails, documentos pdf y toda la
documentación necesaria para completarlo.
o Índice electrónico.
o Firma electrónica.
o Metadatos obligatorios.

32. BIBLIOGRAFIA:
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=50958
https://normativa.archivogeneral.gov.co/ley-594-de-2000/
https://www.archivogeneral.gov.co/