1. Excel avanzado
Alejandro Campo Solarte
Sofía Yañez Ortiz
Grado 10-6
Materia:
Tecnología e Informática
Guillermo Mondragón Castro
I.E Liceo Departamental
Cali-Valle Del Cauca
2023
2. Tabla de contenido
Combinación de
correspondencia…….….…..…..……….….….….…….………..….………………...….….1
¿Qué se requiere para hacer la combinación de
correspondencia?..............................................…..……….….….….…….………..….………1
Función SI................................…..……….….….….…….………..….……………….….….2
¿Porque es una de las funciones más potentes de Excel?............….……..….……….….….…2
Función SI
anidada.............................................…..……….….….….…….………..….………….….….3
Macro…….............................................…..……….….….….…….………..……..……...….4
Conclusiones............................................…..……….….….….…….……………..….………4
Fuentes.............................................…..……….….….….…….………..….…………………5
3. 1. ¿En qué consiste la combinación de correspondencia?
La combinación de correspondencia en Excel consiste en utilizar una hoja de cálculo de
Excel como origen de datos para personalizar documentos en Word, como cartas, etiquetas y
sobres. Permite personalizar documentos de manera eficiente y efectiva para enviar a
múltiples destinatarios.
2. ¿Qué se requiere para hacer la combinación de correspondencia?.
Para poder realizar la combinación de correspondencia necesitamos estos Requisitos:
Documento principal: Es el documento de Word donde diseñamos la estructura base (por
ejemplo, una carta modelo). Este documento contendrá los campos que se llenarán con la
información de la fuente de datos.
Fuente de datos: Es el archivo que contiene los datos que quieres insertar en el documento
principal. Las fuentes de datos más comunes son las hojas de cálculo de Excel, bases de datos
de Access o listas en Word. Debe estar estructurado de manera clara, donde cada columna
representa un tipo de dato (nombre, dirección, teléfono, etc.)
Procedimiento básico:
Prepara tu fuente de datos: Si estás utilizando una hoja de cálculo de Excel, asegúrate de que
cada columna tenga un encabezado descriptivo. Por ejemplo, "Nombre", "Apellido",
"Dirección", etc.
· Abre un documento nuevo o existente en Word: Este será tu documento principal.
· Dirígete a la pestaña "Correspondencia" en la cinta de opciones.
· Selecciona "Seleccionar destinatarios" y luego "Usar una lista existente". Localiza
y selecciona tu fuente de datos.
· Inserta los campos de combinación donde desees que aparezca la información de la
fuente de datos. Para ello, en la pestaña "Correspondencia", haz clic en "Insertar
campo combinado" y selecciona el campo que deseas agregar.
· Previsualiza tus documentos: Haz clic en "Vista previa de los resultados" para
asegurarte de que la información se muestra correctamente.
· Completa la combinación: Haz clic en "Finalizar y combinar" y elige la opción que
desees (por ejemplo, "Editar documentos individuales" o "Imprimir documentos").
· Guarda tu documento principal. Aunque has creado documentos combinados, el
documento principal también puede ser guardado para usos futuros.
4. Este es un procedimiento básico, pero la combinación de correspondencia tiene muchas otras
características y opciones que te permiten personalizar aún más el proceso según tus
necesidades.
3. ¿En qué consiste la función SI?
La función SI en Excel es una herramienta lógica que evalúa una condición y devuelve un
valor si dicha condición es verdadera y otro valor si es falsa. Opera a través de tres
componentes: una prueba lógica, un valor que se devuelve si la prueba es verdadera y otro
valor que se devuelve si la prueba es falsa. Por ejemplo, para determinar si un estudiante ha
aprobado basándose en su calificación, se podría utilizar: =SI(B1>=70, "Aprobado",
"Reprobado"). Si la calificación en la celda B1 es 75, la función devolvería "Aprobado", pero
si fuera 60, devolvería "Reprobado".
4. ¿Por qué es una de las funciones más potentes de Excel?
La función SI es considerada una de las más poderosas de Excel debido a su versatilidad y
aplicabilidad en una amplia variedad de situaciones como, por ejemplo:
Decisiones Basadas en Criterios: La función SI permite a los usuarios tomar decisiones
basadas en criterios específicos automáticamente. Esto significa que puedes configurar reglas
y dejar que Excel decida el resultado en función de esas reglas.
Simplicidad y Flexibilidad: A pesar de su poder, la función SI es relativamente fácil de
entender y usar, incluso para principiantes. Pero también puede ser ampliamente adaptada y
personalizada para usuarios avanzados, especialmente al anidar múltiples funciones SI.
Aplicabilidad en Análisis de Datos: En el mundo de los negocios, la toma de decisiones
basada en datos es esencial. Con la función SI, puedes categorizar, etiquetar o filtrar datos
rápidamente basándote en condiciones definidas.
5. 5. Explique la función SI anidada.
La función SI anidada en Excel consiste en utilizar una función SI dentro de otra función SI.
Esto se hace para evaluar múltiples condiciones en un solo cálculo. Al anidar funciones SI, se
pueden tomar decisiones adicionales en caso de que la primera condición no se cumpla.
Explicación:
La estructura básica de una función SI es:
=SI(prueba_lógica, valor_si_verdadero, valor_si_falso).
Cuando anidamos, agregamos otra función SI en lugar de simplemente definir un
"valor_si_verdadero" o "valor_si_falso".
Ejemplo:
Supongamos que deseamos categorizar las calificaciones de un estudiante de la siguiente
manera:
· Si la calificación es 90 o más, es "Excelente".
· Si la calificación está entre 70 y 89, es "Bueno".
· Si la calificación está entre 50 y 69, es "Regular".
· Si la calificación es menor de 50, es "Insuficiente".
Para lograr esto, podemos usar funciones SI anidadas:
=SI(B1>=90, "Excelente", SI(B1>=70, "Bueno", SI(B1>=50, "Regular",
"Insuficiente")))
Cómo funciona:
· La primera función SI verifica si la calificación en B1 es 90 o más. Si es así,
devuelve "Excelente".
· Si no es así, la segunda función SI (anidada) verifica si la calificación es 70 o más.
Si es así, devuelve "Bueno".
· Si no cumple con ese criterio tampoco, la tercera función SI verifica si la
calificación es 50 o más. Si es así, devuelve "Regular".
· Si ninguna de estas condiciones se cumple, se devuelve "Insuficiente".
Es importante tener cuidado al anidar muchas funciones SI para no complicar demasiado
la fórmula y dificultar su lectura y mantenimiento.
6. 6. ¿Qué es una macro en Excel?
Una macro es un conjunto de acciones grabadas que se pueden ejecutar todas las veces que se
desee. Las macros permiten automatizar tareas repetitivas en Excel, lo que puede ahorrar
tiempo y esfuerzo. Al crear una macro, se graban los clics del mouse y las pulsaciones de
teclas que se realizan durante el proceso de creación, y luego se pueden ejecutar con un atajo
de teclado o un botón.
Conclusiones
Conclusión #1:
Las herramientas proporcionadas por microsoft office, como la combinación de
correspondencia y la función SI, evidencian la versatilidad de la suite para facilitar la
personalización masiva de documentos y tomar decisiones basadas en datos. Estas funciones,
junto con la capacidad de automatización mediante macros, subrayan la importancia de excel
y word en la optimización, eficiencia y poder de tareas cotidianas, desde simples
evaluaciones hasta procesos empresariales complejos.
Conclusión #2:
La combinación de correspondencia en Excel es una herramienta que permite
personalizar documentos en Word, como cartas, etiquetas y sobres, utilizando una hoja
de cálculo de Excel como origen de datos. Para hacer la combinación de
correspondencia se requiere un documento principal, una fuente de datos y seguir un
procedimiento básico. La función SI en Excel es una herramienta lógica que evalúa una
condición y devuelve un valor si dicha condición es verdadera y otro valor si es falsa. Es
considerada una de las funciones más potentes de Excel debido a su versatilidad y
aplicabilidad en una amplia variedad de situaciones. La función SI anidada en Excel
consiste en utilizar una función SI dentro de otra función SI para evaluar múltiples
condiciones en un solo cálculo. Una macro en Excel es un conjunto de acciones grabadas
que se pueden ejecutar todas las veces que se desee, permitiendo automatizar tareas
repetitivas en Excel, lo que puede ahorrar tiempo y esfuerzo.
