First wind case

1. Tranquilidad durante el proceso de reporting en First Wind
First Wind es un proveedor de energía eólica. Cada trimestre, la empresa produce 30 estados financieros
y reports independientes para cada uno de los 16 proyectos de energía eólica. Para ganar más control
sobre las cuantiosas hojas de cálculo, el proveedor de energía eligió Vena Solutions.
Wim Heuvelman, consultor de Finext Performance Management, en conversación con Caroline Rubin de
First Wind. ¿Cuáles son sus experiencias con esta nueva solución?
Entrevista

2. Sonum International
www.sonum-int.es
¿Cuáles fueron las razones principales para que First
Wind se decidiera a implementar una solución CPM?
Queríamos ganar mayor control y confianza en los estados
financieros. Además, queríamos reducir el estrés que nuestros
contables estaban experimentando al revisar manualmente las
hojas de cálculo por posibles errores humanos. El equipo
contable estaba siempre intentando ponerse al día y tenía muy
poco tiempo para sentarse y revisar la información. En vez de
gastar el 20% del tiempo trabajando y el 80% revisando y
hacienda análisis, era 80% trabajar y 20% revisar; simplemente
no había suficiente tiempo disponible.
Vena Solutions es una nueva herramienta en el mercado.
La nueva solución combina la plataforma de Excel con
características necesarias a nivel empresarial como
base de datos centralizada, funcionalidad que permiten
establecer los procesos de trabajo, auditorías, seguridad
y gestión de procesos. Las hojas de Excel pueden ser
reutilizadas. ¿Por qué elegisteis esta solución?
Queríamos aligerar la carga de trabajo. Sabía que existían
estos fallos en el departamento de contabilidad y me
preguntaba cómo organizar todas las hojas de cálculo y hacer
que funcionara. Queríamos adoptar una solución que fuese
fácil de aprender, que mejorase las condiciones de trabajo del
equipo y, lo más importante, aprovechar las inversiones
financieras y de formación ya hechas en Excel. También
queríamos una solución que fuera fácil de usar, para que el
equipo de contabilidad pudiera utilizarla de forma
independiente sin tener que recurrir a un pequeño
departamento de IT de apoyo. Después de hablar con Vena
Solutions era obvio que ellos podían proporcionar la estructura
que necesitábamos.
First Wind usa más de 100 hojas de cálculo para sus
estados financieros. Con esta solución el entorno de
trabajo para los usuarios sigue siendo similar a su
entorno Excel. ¿Cómo experimenta esto?
Obviamente, pensamos que íbamos a tener que hacer cambios
en el proceso, pero una de las razones por las que nos
decidimos por Vena fue por su perfecta integración con Excel;
es una herramienta intuitiva y nada complicada. Antes de Vena
echábamos de menos un sistema de control para las versiones
de Excel, así como para el seguimiento y la auditoría de datos.
Y debido a que todas las hojas de cálculo eran dependientes
unas de otras, un error en una hoja podía afectar a los
resultados en cualquier lugar de la operación. Naturalmente,
esto significaba que había trabajadores que tenían que revisar
manualmente las hojas de cálculo una por una y subsanar
cualquier discrepancia que descubrieran en los datos.
Vena Solutions proporciona un depósito seguro y
centralizado de datos financieros, que rellena
automáticamente hojas de cálculo con cifras y
comentarios a tiempo real. ¿Cuáles son los resultados
para First Wind?
Vemos un importante ahorro de costes y de tiempo – el equipo
de contabilidad ya no tiene que comprobar una y otra vez la
exactitud e integridad de los datos. Después, hemos
observado menores riesgos; contables y auditores externos
pueden probar las hojas de cálculo y compararlas celda por
celda. Finalmente, hemos notado un gran aumento en la
confianza – tanto dentro del departamento de finanzas como
en toda la empresa gracias a la fiabilidad de los números y la
disponibilidad inmediata de los informes.
¿Cuál es el impacto en tu departamento financiero?
Después de implementar Vena Solutions, el reporting
financiero se convirtió en un proceso eficiente, centralizado y
seguro. Ahora el equipo de contabilidad puede crear reports
sin esfuerzo y en los que todo el mundo puede confiar. Vena
reduce el tiempo necesario para la mejora de nuestros
procesos, además de eliminar los errores humanos que
sufríamos anteriormente. ¡Las cosas son mucho mejor ahora!
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