Este documento proporciona información sobre el uso de Microsoft Excel para crear y administrar bases de datos. Explica que Excel permite almacenar tablas de datos con filas (registros) y columnas (campos). También describe cómo ordenar y filtrar los datos, así como conceptos básicos sobre bases de datos como registros, campos, listas y tablas. Finalmente, incluye ejemplos prácticos de creación y manipulación de una base de datos de ventas en Excel.

1. BASE
SDEDATOS
Ing. Ángela Rodríguez Rodríguez
Computación e Informática
Aplicada

2. Basesde Datosen E
xcel
Microsoft Excel aporta al usuario la posibilidad de
trabajar con tablas de información: nombres, direcciones,
teléfonos, zonas, etc., y nos permite incluir datos,
consultarlosy modificarlossiempre que se necesite.
Al trabajar bases de datos en Excel las filas reciben la
denominación de registros y las columnas serían los campos
de los registros. Para trabajar de manera correcta los
datos, es recomendable que la primera fila sirva para
poner el encabezado a cada campo de la tabla.

3. Basesde Datosen E
xcel
La capacidad de Microsoft Excel para el manejo de
bases de datos son mucho más limitadas que las de
Microsoft Access, ya que Access es una aplicación
diseñada específicamente para gestionar bases de
datos.
Sin embargo, si las necesidades de gestión de la base
de datos son sencillas, a menudo Excel puede servir
perfectamente.

4. Conceptos básicos de bases de datos
Recordando las bases de datos en Excel contienen
tablas, las filas son los registros y las columnas son los
campos.
Las tablas generalmente se interpretan como listas; y
por listas se hace referencia a un conjunto de filas que
contienen datos (no setiene en cuenta el encabezado)
.

5. Conceptos básicos de bases de datos
Y como vemos una lista está compuesta por registros, que tienen
la misma estructura. La estructura viene dada por un conjunto de
campos, lascolumnasde la tabla.
En resumen, cada registro está compuesto por los datos de los
camposque tiene definidos.

6. E
jemplo de base de datos
Los nombres de campos
ocupanuna sola celda.
No debe haber filas en
blanco en la lista, ya que
Excel entendería esto
como el final de la lista.
Si se realizaran cálculos,
por lo
anteriormente
dicho
debería
haber una línea
en blanco antes.

7. Operaciones sobre la base de datos
Dos son las operaciones básicas que debemos poder realizar con la
base de datos:
 Organizar(ordenar) los registros con un orden determinado.
Separar (filtrar) los registros con el fin de localizar cierta información
fácilmente.
Para ordenar la base de datos primero debemos tener el cursor de
celda en cualquier celda de la tabla. Luego elegimos la opción
Ordenar del menú Datos. Excel selecciona automáticamente todos los
registros de la base de datos.
Si quisiéramos ordenar sólo un grupo de registros tendríamos que
seleccionar el grupo antes de elegir la opción del menú.

8. Ordenamiento de la base de datos
Para ordenar la base de datosprimero debemos
tener el cursorde celda encualquier celda de la
tabla. Luego elegimosla opción Ordenar del menú
Datos. E
xcel selecciona automáticamente todoslos
registros de la base de datos.
Si quisiéramosordenar sólo ungrupo de registros
tendríamos que seleccionar el grupo antes de elegir la
opción del menú.

9. Ordenamiento de la base de datos
Aparece el cuadro de diálogo Ordenar. E
xcel detecta
la fila de encabezamiento (nombres de los campos) y
permite entoncesseleccionarlascolumnaspor los
nombresde loscampos.

10. E
jercicio
Crea una base de datosde facturaspara una tienda de
electrodomésticos. Cada registro corresponderá a un electrodoméstico
comprado por un cliente un determinado día. Como un cliente puede
comprar varios electrodomésticos ese día, a cada factura le pueden
corresponder varios registros.
Loscamposseránlossiguientes:
Número (de factura): año seguido de un guión y de un entero.
Fecha.
Cliente: nombre y apellidos del cliente.
Artículo.
Precio.
Unidades. Subtotal, IVA (16%) y Total (campos calculados).

11. E
jercicio
Introduce estosdatosen la base de datos:
Losdosúltimoscampossoncamposcalculados

12. E
jercicio
Una vez creada la base de datos, ordénala de las
siguientesformas:
Por cliente y para cada cliente por artículo (en
amboscasos de menor a mayor).
Por artículo, por cliente y por fecha (de másreciente
a más antiguo).
Por número (de mayor a menor),
por clientey por artículo. Portotal, por artículo y por
fecha.

13. Filtrado de la Base de Datos
Siempre esmássencillo localizar undato en unpequeño grupo de registros que
enuna interminable lista.
Losfiltros permiten seleccionar los registros de la lista que satisfagan ciertas
condiciones.Cuandoel filtro estéaplicado sóloseveránenla lista esos
registros.(Porsupuesto,el restode registrossiguenestandoahí,aunque
ocultos.)
Losfiltros nospermiten centrarnos tan sólo en esos registros que cumplen las
condiciones, por ejemplo para buscar undato.
Autofiltro
Losfiltros seaplican mediante la opción Autofiltro del menúDatos (o el botón
correspondiente de la barra de herramientas).
Excel lee el contenido de todos los registros y crea una lista para cada campo
con los distintos valores encontrados. Al mismotiempo utiliza el contenido de la
celda actual para filtrar por suvalor, de forma quesóloseveanlos registros
conese valor.

14. Filtrado de la Base de Datos
Losfiltros sonacumulativosasíquesiya hemos
aplicado unfiltro y luego elegimosotro campo sobre
el cualfiltrar estefiltro serealizará sobrelosdatos
que nosbrindo el filtro anterior.

15. E
jercicio
Para la base de datos de la tienda de electrodomésticos crea
los filtros para obtener la siguiente información:
Facturas en las que se vendió un "Frigorífico Ser H17".
La factura 2003 -13 (lo que se vendió).
Lasventasindividualesdel "Calefactor portátil MX112” (ventasde
sólo una unidad).
Lascinco ventasde mayor precio.
Lasventasde octubre de artículosde la marca OPS.
Las ventas de septiembre de artículos que no sean de OPS.
 Las ventas de la segunda quincena de septiembre de artículos
de la marca OPS.
Las ventas en septiembre de microondas o frigoríficos de más de 100
euros.