1. Módulo: OCEL
Requisiciones de Bienes
y Servicios

2. OCEL Requisiciones de Bienes y Servicios
Tabla de Contenido
1
Introducción
3
1.1
Objetivo 3
1.2
Alcance 3
1.3
Condiciones Pre-operativas
3
2
Interfaz gráfica
4
2.1
Iconos base
4
2.2
Estructura de la pantalla 6
2.3
Ventana de Trabajar con requisiciones
6
3
Inicio de Sesión 7
3.1
Autenticación de usuario 7
3.2
Datos de Sesión 7
3.3
Selección del Grupo Trámite y su Trámite
4
Elaboración de Requisiciones
4.1
Autorización de Requisiciones
4.2
Enviar Requisición
17
8
9
16
5
Autorizacion de requisiciones de forma Interna
6
Envio al Departamento de Presupuestos
7
Autorizacion de area tecnica
8
Derechos reservados
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3. OCEL Requisiciones de Bienes y Servicios
1. Introducción
1.1 Objetivo
Después de leer éste manual, usted deberá ser capaz de realizar requisiciones, desde generarla
hasta ser enviada al departamento de compras.
1.2 Alcance
Este manual está dirigido a los responsables de realizar requisiciones o al administrador del módulo
que estarán autorizados a manejar el trámite de Requisiciones de Bienes y Servicios, y Autorización
de Requisiciones; donde podrán generar una requisición, autorizar las solicitudes de bienes o
servicios, modificaciones de una requisición o cancelarlas.
1.3 Condiciones Pre-operativas
Haber ejecutado el Inicio de Sesión.
El usuario debe estar dentro del Sistema en Adquisiciones, Requisiciones de bienes y servicios.
Deberá conocer:






Derechos reservados
Los trámites que se manejan en éste módulo.
Saber las fechas de periodos de las requisiciones.
Conocer los estados de las requisiciones, que forman parte del proceso.
Conocer las partidas genericas de los artículos.
Conocer los partidas especificas de artículos que forman una partida generica
Conocer el tipo de requisición (solicitud de pedido)
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4. OCEL Requisiciones de Bienes y Servicios
2. Interfaz gráfica
2.1 Iconos base
En la siguiente tabla se enumeran todos los iconos (pequeñas imágenes), que se encuentran en la
aplicación, en cada pantalla encontrará uno o varios, que tienen por lo general la misma función.
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5. OCEL Requisiciones de Bienes y Servicios
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6. OCEL Requisiciones de Bienes y Servicios
2.2 Estructura de la pantalla
2.2.1 Ventana de Trabajar con requisiciones
En Requisiciones de bienes y servicios cuenta con diferentes ventanas de trabajo y que pueden variar
de acuerdo a sus funciones, en este ejemplo se explicará una de las ventanas que cuenta este sub
módulo y en la cual no varía mucho en las imágenes, opciones, filtros, tareas dentro del módulo, por
lo cual se escogió para ejemplificar su estructura.
1
2
3
4
Derechos reservados
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7. OCEL Requisiciones de Bienes y Servicios
Descripción de la ventana.
Opción
Descripción
1
Estos iconos se encontrarán en todas las ventanas del Sistema, con los cuales podrán
imprimir el detalle (los registros) que se encuentran dados de alta en la ventana de trabajo,
también podrá exportar la información a una hoja de cálculo (Excel), cuenta con el icono de
actualizar la ventana cuando no puede ver una información dada de alta, así podrá volver a
mostrar todos los detalles incluyendo los más nuevos.
2
3
4
En este módulo encontrará un grupo de filtros para buscar información registrada más
rápidamente, esto es cuando se cuenta con demasiados registros, se puede buscar por estado
inicial, estado final, requisición, familia o por fechas.
En esta parte del panel es donde se visualizarán todos los registros de la información dada de
alta (detalle).
También encontrará a lo largo de todo el módulo una barra de funciones y que pueden tener
diferentes nombres pero los más comunes se llaman “Tareas”, “Funciones”, “Opciones” o
“Acciones” y que tienen diferentes procesos según su aplicación.
3. Inicio de Sesión
3.1 Autenticación de usuario
Al entrar a la dirección URL asignada para el módulo de Tlania aparecerá la siguiente pantalla en la
cual deberá indicar el nombre de Usuario y Contraseña para ingresar al sistema, los cuales son
asignados por el Administrador del Sistema.
Nota. Cuando un usuario
se excede al estar entrando
varias veces el sistema
marcara error
Ejemplo
Contacte al administrador
del sistema.
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8. OCEL Requisiciones de Bienes y Servicios
3.2 Datos de Sesión
Una vez realizada la autenticación del usuario deberá definir los datos de la sesión de trabajo; es
necesario indicar los siguientes:
Fecha de Trabajo: Por omisión aparece la fecha del día actual y se refiere a la fecha con que serán
grabadas todas las transacciones que se realicen dentro del sistema.
Fuente y Ejercicio: Se refiere a la fuente de datos y al ejercicio fiscal con que se vaya a trabajar,
aquellos usuarios que tengan más de uno asignado deberán seleccionar el correspondiente.
Entidad: Dependencia, Dirección o Área para la sesión de trabajo. Se presentarán las entidades a las
cuales tiene acceso el usuario, seleccione la que corresponda.
Precaución.
Cuando
un
usuario
selecciona una fuente de
un ejercicio anterior y sin
haber
dado
fecha
de
trabajo correcta marcara
error.
Ejemplo.
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9. OCEL Requisiciones de Bienes y Servicios
3.3 Selección del Grupo Trámite y su Trámite
Al seleccionar los datos anteriores se mostrará el siguiente panel, seleccione el Grupo de Trámite
Adquisiciones y el trámite Requisiciones de Bienes y Servicios.
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10. OCEL Requisiciones de Bienes y Servicios
4. Elaboración de Requisiciones
Dentro de la ventana “Trabajar con Requisiciones” se encuentra la lista de requisiciones elaboradas,
donde se puede ver el estado en que se encuentran como el detalle de cada una, sí desea buscar
alguna en específico utilice el área de filtros.
Cada registro cuenta con las opciones
mantenimiento.
Consultar,
Modificar,
Eliminar o
Imprimir, para su
Antes de generar una requisición es conveniente conocer los estados de las requisiciones, los cuales
se indican en el siguiente cuadro.
ESTADOS DE LAS REQUISICIONES
10
14
Elaboración de requisición. En este estado la requisición puede ser modificada, agregando o
quitando artículos, cambiar familia o eliminar detalle.
Autorización de requisición. La requisición es autorizada mediante una verificación presupuestal
a manera interna, para corroborar que hay suficiencia presupuestaria para cubrir el importe
total de la requisición. Es en este momento se compromete el presupuesto.
15
Verificación de Presupuesto. Es una autorización mediante verificación presupuestal que realiza
un departamento ajeno al que elaboró la requisición.
17
Enviado a departamento de Compras. Es una requisición enviada para su atención al
departamento de compras por la entidad que la elaboró.
20
Recepción de Compras. Es cuando la requisición ha sido recibida por el departamento de
compras para su atención. Normalmente no basta con que aparezca la requisición en el sistema,
sino que también debe presentarse de manera impresa para poder ser afectada con éste
estado.
30
Solicitud de cotización. La requisición se encuentra en una adquisición, es decir, ya está en el
proceso de compra y atendiéndose por parte del departamento de compras.
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11. OCEL Requisiciones de Bienes y Servicios
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Cuadro comparativo. La requisición ya ha sido cotizada y generado su cuadro comparativo. A
partir de éste estado, una requisición ya no puede aceptar solicitudes de modificación.
Orden de compra generada. Es cuando ya se generaron órdenes de compra con los artículos
incluidos en la requisición.
50
60
Vale de entrada completo. Es cuando los artículos de la requisición ya fueron recibidos en el
almacén y están disponibles para la entidad que la elaboró.
Cancelada. Es el estado que tiene una requisición cuando es cancelada.
99
Para generar una nueva requisición dé clic en el icono
.
Ingrese los datos solicitados, oprima el botón “Aceptar” y confirme para guardar.
CAMPO
DESCRIPCION
CONSIDERACIONES
Requisición
El sistema muestra por default
el número de la entidad y el
número de la requisición.
Fecha
Escriba
la
fecha
de
la
requisición o selecciónela con el
icono
. El sistema muestra en
automático la fecha con que se
inició la sesión de trabajo.
Periodo
El sistema por default muestra
el periodo en el que se está
trabajando.
Tipo
Seleccione:
Fondo de
Seleccione
Derechos reservados
OBLIGATORIO
NA
99/99/9999
Sí
NA
Debe existir en el catálogo de
tipos. Se debe disponer por lo
menos de un tipo.
el
fondo
de
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Sí
Debe existir en el catálogo de
Sí
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12. OCEL Requisiciones de Bienes y Servicios
financiamiento
financiamiento.
fuentes de financiamiento.
Partida genérica
Escriba la partida genérica o
busque y seleccione con el
icono .
Debe existir en el catálogo de
partidas. Ésta partida es la
agrupación de los artículos de
acuerdo a las características
manejadas que serán incluidos en
la requisición y se selecciona a
partir de los datos ingresados
anteriormente.
Sí
Partida específica
Registre la partida específica o
busque y seleccione con el
icono .
Debe existir en el catálogo de
partidas.
Sí
Justificación de la
compra
Explique ampliamente el destino
de los artículos solicitados. Ésta
justificación la utiliza el área de
presupuesto que autoriza las
requisiciones, trate de ser lo
más preciso posible sobre el uso
que se le dará a los artículos
incluidos.
Campo de tipo alfanumérico de
900 caracteres.
Sí
Observaciones de
la requisición
Indique
las
instrucciones
especiales para el destino o
colocación de los artículos
solicitados, cualquier referencia
importante,
que
sirva
al
comprador para atender la
requisición,
si
no
tiene
observaciones deje en blanco el
recuadro.
Campo de tipo alfanumérico de
6000 caracteres.
No
Al guardar el sistema muestra la ventana “Trabajar con detalle de requisiciones”, donde se debe
registrar el detalle de la requisición.
Para comenzar el detalle dé clic en el icono
Derechos reservados
.
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13. OCEL Requisiciones de Bienes y Servicios
La siguiente pantalla se muestra en automático si al seleccionar la partida al inicio de la creación de
una requisición se selecciona partidas bienes de bienes muebles (de la 5000) que incluye un
subpantalla que permite capturar múltiples proyectos de compra para la adquisición de ese bien
mueble.
La siguiente pantalla se muestra cuando la partida seleccionada no pertenece al grupo de las 5000,
en la cual no se presenta la opción de capturar multiples proyectos
Derechos reservados
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14. OCEL Requisiciones de Bienes y Servicios
Introduzca los datos necesarios y oprima el botón “Aceptar”, confirme para guardar.
CAMPO
DESCRIPCION
CONSIDERACIONES
OBLIGATORIO
Requisición
El sistema muestra por default el
número de la entidad y de la
requisición.
NA
Partida genérica
El sistema muestra por default el
número de la partida genérica.
NA
Partida específica
El sistema muestra por default el
número de la partida específica.
NA
Artículo
Escriba el artículo o busque y
seleccione con el icono
. Al
momento de seleccionar el artículo
el sistema muestra de manera
automática el nombre del mismo.
Presentación de
artículo
El sistema muestra en automático
la presentación del artículo.
NA
Incluido en CAUSES
El sistema muestra en automático
la información de incluido en
CAUSES.
NA
Descripción CAUSES
El sistema muestra en automático
la descripción de CAUSES.
NA
Precio CAUSES
El sistema muestra en automático
el precio CAUSES.
NA
Partida presupuestal
El sistema muestra por default la
partida presupuestal anteriormente
registrada.
NA
Aplicación
Seleccione:
Debe
existir
en
el
catálogo de aplicaciones.
Identifica cada una de
las
variantes
de
la
cuenta
contable
que
puede tener una partida
presupuestal.
Sí
Entidad ejecutora de
presupuesto (EJP)
Ingrese la entidad o busque y
seleccione con el icono .
Debe
existir
en
el
catálogo de entidades.
Sí
Proyecto (NUP) al que
se cargarán los
importes de este
movimiento
Introduzca o busque y seleccione la
entidad con el icono .
Debe de existir en el
catálogo de proyectos.
Sí
Fondo de
financiamiento
El sistema muestra por default el
fondo de financiamiento.
Cantidad requerida
Registre la cantidad requerida del
artículo
seleccionado,
la
cual
deberá estar en base a la unidad de
medida que se maneja en el
artículo, indicada en la parte
superior.
Campo de tipo decimal
(7/2).
Sí
Precio
El sistema en ocasiones por default
muestra el precio en base al costo
manejado en el alta de los
artículos, en algunos casos puede
variar de acuerdo a los criterios y
Campo de tipo decimal
(11/2).
Sí
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Debe
existir
en
catálogo de artículos.
el
Sí
NA
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15. OCEL Requisiciones de Bienes y Servicios
políticas
establecidos
departamento
de
Materiales.
por
el
recursos
Sub-total
El sistema muestra por default el
sub total.
NA
IVA
El sistema muestra por default el
IVA.
NA
Impuesto
El sistema muestra por default el
impuesto calculado del sub-total
por el IVA.
NA
Total
El sistema muestra en automático
el total de la suma del sub-total
más el impuesto.
NA
Aplica techo
financiero
Seleccione:
Si es SI se activará el
siguiente campo para
registrar
la
cantidad
límite con la que se
cuenta. En caso de ser
NO, se pasa al campo de
múltiples proyectos.
Sí/No
Monto del techo
financiero
Indique el monto del techo
financiero,
en
caso
de
ser
requerido.
Campo de tipo decimal
(14/2).
Sí/No
Múltiples proyectos
Seleccione:
Si se cuenta con diversos
proyectos para los cuales
serán
adquiridos
los
artículos,
se
debe
seleccionar SI y se
activarán los campos de
proyectos.
Sí
Número de entregas
Indique el número de entregas que
se realizarán.
Campo de tipo numérico
de 6 dígitos.
Sí
Almacén de entrega
Indique el almacén donde serán
entregados los artículos, o busque
y seleccione con .
Campo
de
tipo
alfanumérico
de
3
caracteres.
Sí
Proyectos
(campos que sólo se activarán al momento de seleccionar SI en la opción “Múltiples proyectos”)
Proyecto
Indique el proyecto o busque y
seleccione con el icono .
Nombre proyecto
El sistema muestra en automático
el nombre del proyecto al momento
de registrar el número de proyecto.
NA
Fondo de
financiamiento
El sistema muestra en automático
el fondo de financiamiento al
momento de registrar el proyecto.
NA
Monto del proyecto
Ingrese el monto del proyecto.
Porcentaje del
proyecto
El sistema calcula en automático el
porcentaje al momento de registrar
el monto del proyecto.
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Debe de existir en el
catálogo de proyectos.
Campo de tipo decimal
(15/2).
Sí
Sí
NA
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16. OCEL Requisiciones de Bienes y Servicios
Indique
especificaciones que
complementen la
descripción del
artículo
Escriba
las
especificaciones
complementarias del artículo.
Campo
de
alfanumérico de
caracteres.
Explicación del uso del
bien (indique el
destino que se le dará
al bien solicitado)
Registre el destino que tendrá el
artículo.
Campo
de
alfanumérico
de
caracteres.
tipo
6000
Sí/No
tipo
500
Sí/No
Al terminar de ingresar los datos el sistema regresa a la pantalla “Trabajar con detalle de
requisiciones”, donde se enlistan los artículos registrados, en caso de no haber más por registrar, dé
clic en el icono
para salir.
El sistema regresa a la ventana inicial “Trabajar con requisiciones”, en donde se verá la requisición
recién generada, ordenada en base a la fecha de creación. El siguiente paso es verificar si hay
suficiencia presupuestaria, para ello se debe seleccionar la requisición, elegir de la barra de tareas
“Verificación de Presupuesto interna” y ejecutar la acción con
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.
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17. OCEL Requisiciones de Bienes y Servicios
En automático se muestra la ventana “Asistente para autorización de requisiciones”, donde se ve de
manera resumida la información de la requisición, para que pueda autorizarse y pasar del estado 10
al 14, o cancelarla y dejarla en estado 10.
Al momento de dar clic en el botón “Enviar” en la ventana anterior, el sistema manda el registro a un
proceso de verificación interna como se muestra a continuación
4.1 Autorizacion Interna de Requisición
Al cerrar la consulta, procedemos a ejecutar el proceso del siguiente tramite
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18. OCEL Requisiciones de Bienes y Servicios
Al ejecutar el tramite nos despliega la siguiente pantalla “Verificacion y autorización interna de
requisiciones”
La siguiente pantalla tiene dos tareas:

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Autorizar Requisicion, con esta opción se permite autorizar la requisicion y poder continuar el
proceso, con lo cual se despliega la siguiente pantalla, con la cual al oprimir el botón de
“Autorizar” se procede a autorizar la requisicion en cuestión y se podrá seguir con el proceso.
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19. OCEL Requisiciones de Bienes y Servicios

Cancelar Requisicion, con esta opción se cancela y no se autoriza la requisicion, de esta
forma el proceso no puede continuar. Al cancelar despliega la siguiente pantalla, donde se
capturan las observaciones hechas y el motivo de la cancelación de la requisicion.
El personal que halla enviado la solicitud y que quiera ver las observaciones hechas y el motivo de
la cancelación podrá entrar a la pantalla de “Trabajar con Requisiciones” y abrir la requisicion
hecha y podrá visualizar las observaciones hechas
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20. OCEL Requisiciones de Bienes y Servicios
Al cerrar la consulta, el sistema regresa a “Trabajar con Requisiciones” donde se muestra el registro
en estado 14 (autorización interna de requisición), en éste estado la opción
se deshabilita.
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21. OCEL Requisiciones de Bienes y Servicios
4.2 Autorizacion de área Tecnica
Una de los puntos que se deben contemplar al realizar una requisicion es que si en este caso se
solicita una compra directa mayor a $ 2000.00 (considerar este importe variable), debe pasar por
una autorización de área técnica.
El sistema detecta que es compra directa, porque al capturar la requisicion se indica por medio de un
promot el tipo de requisicion que se desea capturar.
Otro de los puntos que considera el sistema para aplicar la autorización técnica es que el monto de la
requisicion sea mayor a $ 2000.00.
Con lo cual se procede a autorizar la requisicion por medio del tramite “Autorizacion Tecnica”
Al ejecutar el tramite se despliega la siguiente pantalla
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22. OCEL Requisiciones de Bienes y Servicios
La cual contiene dos tareas con las que podemos autorizar o cancelar la requisicion y con esto seguir
con el proceso de adquisiciones.
4.3 Autorizacion en área Presupuestal
Para continuar con el proceso se requiere autorizar la requisición por el área correspondiente, Para lo
cual se selecciona la siguiente tarea en la pantalla “Trabajar con requisiciones”, en la cual
seleccionamos la tarea “verificación de Presupuesto”, con esta tarea lo que hace el sistema es mandar
el registro al área de presupuestos para su posterior autorizacion
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23. OCEL Requisiciones de Bienes y Servicios
El ejecutar la tarea se despliega la siguiente pantalla que nos permite enviar a prespuestos la
requisicion a autorizar
Al ejecutar el botón de enviar se desplegara la siguiente pantalla, donde nos despliega información
donde nos despliega por proyecto de esa requisicion, si la verificación interna de presupuesto fue
satisfactoria para su posterior envio y verificación al área de presupuestos
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24. OCEL Requisiciones de Bienes y Servicios
Posteriormente este registro se envía en automatico al área de prespuestos que lo podrán visualizar
por medio del siguiente tramite
Al ejecutar el tramite se despliega la ventana de “Verificacion y autorización presupuestal de
requisiciones”, en la cual , se listan las requisiciones pendientes por autorizar. Seleccione el registro
con el que se desea trabajar, de la barra de tareas elija la opción “Verificar y autorizar afectación
presupuestal” y dé clic en
.
La pantalla cuenta con dos tareas, “Verificar y autorizar afectación presupuestal” y “Cancelar envio”
si se cancelara la requisicion se desplegara la siguiente pantalla para desplegar las observaciones o
motivos de la cancelación.
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25. OCEL Requisiciones de Bienes y Servicios
Al terminar de capturar las observaciones, se digita el botón de aceptar y se enviara de nuevo a la
entidad que envio la solicitud de aprobación de la requisicion, y su estado será de “Elaboracion de
requisicion”, para de este modo volver a proceder a repetir el procedimiento ya descrito, y
posteriormente volver a enviar a presupuestos para su autorización
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26. OCEL Requisiciones de Bienes y Servicios
Si al contrario se autoriza la requisicion y se ocupa la tarea de “Verificar y autorizar afectación
presupuestal”
Posteriormente el sistema muestra la pantalla “Trabajar con verificación de contabilización y
aplicación presupuestal de requisición”, en donde se podrá ver de manera informativa los datos de la
requisición, una vez verificada y estando correcta la información se procede a autorizar presionando
el botón “Autorizar”.
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27. OCEL Requisiciones de Bienes y Servicios
A continuación el sistema muestra un mensaje de autorización, para salir dé clic en el botón “Cerrar”.
4.4 Enviar Requisición
Para continuar con el proceso, seleccione el Grupo de Trámite Adquisiciones y el trámite
Requisiciones de bienes y servicios.
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28. OCEL Requisiciones de Bienes y Servicios
En la pantalla “Trabajar con Requisiciones” podrá observar la requisición en estado 15 (Verificacion
del Depto. de Presupuestos), en éste estado ya se puede enviar al siguiente trámite. Selecciónela, de
la barra de tareas elija la opción “Enviar requisición” y ejecute la tarea con .
La requisición cambia de estado 15 a 17, en éste momento la requisición fue enviada al
departamento de compras.
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29. OCEL Requisiciones de Bienes y Servicios
Nota: Al cambiar de estado 15 a 17, el sistema no manda ninguna ventana o mensaje de
confirmación.
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