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Certim@il - 4-72
Agenda




1. Antencedentes Jurídicos y Validez
2. Por qué Certim@il?
3. El Producto
4. Opciones Avanzadas
Ley 527
 1. Principios
    • Equivalencia Funcional – 4 manifestaciones (i)
      Escrito; (ii) Original; (iii) Firma; (iv) Archivo y
      conservación ;
    • Inalterabilidad del Derecho;
    • Neutralidad Tecnológica;
    • Buena Fe;
    • Libertad Contractual;
 2. Estructura
    • Definiciones y Principios;
    • Validez Jurídica y Probatoria del mensaje de
      datos;
    • Reglas de la comunicación electrónica;
    • Contrato de Transporte por medios electrónicos;
    • Firma Digital y entidades de certificación.
1. Riesgos

   •   Suplantación de Identidad;
   •   Alteración de los mensajes de datos;
   •   Repudio del mensaje de datos;
   •   Ausencia de confidencialidad.

2. Atributos

   •   Autenticidad;
   •   Integridad
   •   No Repudio;
   •   Confidencialidad.
Ley 527 de 1999

1. Aplicación de la Equivalencia Funcional y de sus manifestaciones

2. Esta ley hace una habilitación directa a la prestación de este servicio en su artículo 30
   numeral 6 el cual determina que las entidades de certificación podrán “Ofrecer los
   servicios de archivo y conservación de mensajes de datos.”

Por otro lado los artículos 12 y 13 de esta misma especifican que este servicio se puede
prestar, incluso a través de un tercero, siempre y cuando se logre cumplir los siguientes
requisitos en cuanto a la información que se archiva:

          a. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.
          b. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato
          en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita
          demostrar que reproduce con exactitud la información           generada, enviada
          o recibida.
          c. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita
          determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue
          enviado o recibido el mensaje o producido el documento.
REQUISITOS DE EVIDENCIA DIGITAL

 Determinación del Origen – Autenticidad


Establecimiento de cualquier tipo de alteración del archivo electrónico
– Integridad


 Fecha en la que comienza y finaliza el periodo de conservación –
Extremos de conservación temporal


Posterior consulta de la información electrónica – Disponibilidad
Instrumentos Normativos
a.    Habilitantes

     1.   Decreto 2150 de 1995
     2.   Ley 527 de 1999
     3.   Ley 962 de 2005
     4.   Ley 1437 de 2011

b. De Aplicación

     1.   Ley 794 de 2003
     2.   Ley 1150 de 2007
     3.   Decreto 2474 de 2008
     4.   Decreto 4444 de 2008
     5.   Decreto 1151 de 2008
Conclusiones en la Administración pública electrónica

En todo procedimiento administrativo llevado a cabo de forma
telemática deben asegurarse condiciones de seguridad requeridas
en las transacciones electrónicas:

    - La autenticidad del emisor y del receptor: que la información
      sea enviada realmente por quien aparece como emisor y
      recibida por aquel a quien va dirigida,

    - La integridad: que la información no pueda ser manipulada en
      el proceso de envío,

    - La confidencialidad: que se asegure el secreto de las
      comunicaciones contenidas en los mensajes,

    - El no repudio: asegurar que no se pueda negar la autoría del
      mensaje enviado.
El nuevo Código

 Aspectos de aclaración, ya definidos en otras
  disposiciones

   • Articulo 53. Procedimientos y trámites administrativos a
     través de medios electrónicos.
   • Artículo 55. Documento público en medio electrónico.
   • Artículo 57. Acto administrativo electrónico.
   • Artículo 58. Archivo electrónico de documentos.
   • Artículo 62. Prueba de recepción y envío de mensajes de
     datos por la autoridad.
   • Artículo 61. Recepción de documentos electrónicos por
     parte de las autoridades
Nuevo Codigo

Temas Novedosos

  • Artículo 54. Registro para el uso de medios
    electrónicos.
  • Artículo 56. Notificación electrónica.
  • Artículo 59. Expediente electrónico.
  • Artículo 60. Sede electrónica.
  • Artículo 63. Sesiones virtuales.
Temas Propuestos
Expediente electrónico.

1.    El expediente electrónico es el conjunto de documentos
     electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo,
     cualquiera que sea el tipo de información que contengan.

2. El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo
   mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la
   Administración, órgano o entidad actuante, según proceda.

     Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y
     permitirá su recuperación siempre que sea preciso, siendo
     admisible que un mismo documento forme parte de distintos
     expedientes electrónicos.
La sede electrónica.

1. La sede electrónica es aquella dirección electrónica o página web disponible para los
    ciudadanos a través de la red Internet cuya titularidad, gestión y administración
    corresponde a una Entidad Pública o autoridad administrativa en el ejercicio de sus
    competencias.

2. El establecimiento de una sede electrónica conlleva la responsabilidad del titular
    respecto de la integridad, autenticidad y actualización de la información y los
    servicios a los que pueda accederse a través de la misma.

3. Cada entidad pública o autoridad administrativa determinará las condiciones de
    calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad de
    la página web que le corresponda. En todo caso deberá garantizarse la
    identificación del titular de la página web, y las condiciones de seguridad en la
    navegación de la respectiva página, así como los medios disponibles para la
    formulación de peticiones y quejas.

4. Las sedes electrónicas dispondrán de sistemas que permitan el establecimiento de
    comunicaciones seguras siempre que sean necesarias.

5. A través de la sede electrónica, la autoridad administrativa podrá comunicar y/o
    notificar por aviso y edicto sus actuaciones administrativas a los administrados, y de
    igual forma el ciudadano podrá interponer los recursos y comunicarse ante la
    administración a través de este medio y conforme lo establezca cada entidad,
    dependiendo de los medios técnicos de los cuales disponga.
Temas propuestos


Notificación de los actos administrativos.

Las autoridades administrativas podrán notificar a través de medios
electrónicos, siempre que el administrado haya aceptado este medio
de notificación, y que se pueda tener constancia de              dicha
notificación, el contenido del acto, la autenticidad e integridad de la
comunicación electrónica, así como la fecha en que se surte la
notificación.
NORMAS RELATIVAS AL ARCHIVO

• Aspectos Generales: El artículo 14 de la ley 594 disgrega el servicio de archivo y
  conservación en varios servicios complementarios entre sí, entre los cuales encontramos los
  servicios de: custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo

• Archivo llevado por terceros: en concordancia con lo dicho por la ley 527 de 1999, permite
  que el archivo sea llevado por terceros. Esto está estipulado en el artículo 14 el cual
  determina que “La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas
  los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de
  archivo”

• Uso de Nuevas tecnologías en la archivística: La ley 594 no solo permite el uso de las nuevas
  tecnologías para la archivística, sino que también da las pautas básicas para el uso de estas.

• El artículo 19 de esta ley permite que se use cualquier tipo de soporte para el archivo y
  conservación de los documentos siempre y cuando se garantice:



     a)   Que permita la organización archivística de los documentos.

     b)   Que existan las condiciones operacionales de seguridad y de perdurabilidad.

     c)   Que pueda haber una reproducción de la información contenida en estos soportes.

     d)   Que se logre el funcionamiento razonable del sistema.
DETERMINACION DEL ARCHIVO ELECTRONICO - VIAS


Alternativas

1. Nacimiento electrónico del archivo – Aplicación de la
   Equivalencia Funcional – Ley 527

2. Nacimiento físico y desmaterialización a través de procesos
   reprográficos – Digitalización

3. Posibilidades de destrucción
DIGITALIZACION



Existen cinco etapas inherentes de los documentos electrónicos dentro
del proceso archivístico:

•      En primer lugar, la preparación física;
•      La segunda es la etapa reprográfica;
•      La tercera, el control de calidad con su respectivo documento,
       analizando el tema de la encriptación;
•      En cuarto lugar, la indización ó Descripción;
•      La quinta, el almacenamiento y finalmente el tema de
•      La consulta.
DIGITALIZACION


La Primera Etapa que es la preparación física deberá desarrollarse con
forme a lo estipulado en el acuerdo 048 de 2000 para procesos físicos que
se transforman a ambientes electrónicos.

A partir de la Segunda Etapa (digitalización) se comienza la gestión del
documento electrónico, que para el caso de la legislación colombiana se
conoce como mensaje de datos que es aquella información generada,
creada o recibida por medios electrónicos. En este caso, cuando se
digitaliza un documentos o se escanea el documento, esa imagen que es
consecuencia ö resultado de la digitalización, se debe tener en cuenta
desde el punto de vista legal como mensaje de datos, es decir, se deben
comenzar a satisfacer ciertos atributos de seguridad jurídica y técnica
establecidos en la legislación colombiana. En ese orden de ideas, será
necesario tener en cuenta la satisfacción de los equivalentes funcionales
descritos en la Ley 527 de 1999. (Equivalente Funcional de escrito,
original, firma y Archivo y conservación).
DIGITALIZACION


La Tercera etapa tiene que ver con el control de calidad de la imagen. Desde la
perspectiva de la Ley General de Archivos y del procedimiento archivístico, se
resalta y verifica la originalidad del documento en medio electrónico, es decir,
que se pueda cotejar efectivamente el documento electrónico mediante un
procedimiento que asegure la autenticidad e integridad del documento
electrónico de conformidad en el artículo 8 de la ley 527 de 1999. La
integridad presupone que en el proceso de digitalización de un archivo y su
posterior conservación, éste no se debe modificar, no se debe alterar ninguna
de las partes del respectivo documento electrónico, es decir, debe
permanecer inalterado.

De igual modo, el atributo de autenticidad corresponde a esta etapa al
referirse a si el documento electrónico es realmente legítimo, es decir, si tiene
valor legal y valor probatorio según lo ha dispuesto la legislación colombiana.

Un mecanismo que garantiza los atributos de autenticidad, integridad y no
repudio es la firma digital desarrollada en el artículo 28 de la ley 527 de 1999 y
reconocida en su utilidad en el desarrollo de actuaciones administrativas por
medios electrónicos en el artículo 6 de la ley 962.
DIGITALIZACION


La Cuarta Etapa que es la indización o Descripción, corresponde directamente a la labor
que según la Ley 527 se denomina archivo de conservación electrónica, cuyo equivalente
funcional se encuentra en el artículo 12 de la ley. En esta etapa se debe garantizar la
accesibilidad del documento electrónico, su posterior consulta, su recuperación en
formato digital, la reproducción del mismo documento que fue técnicamente procesado
cuando se refiere a documentos que tienen un origen físico como el papel y son
documentos que han sido digitalizados, así como el establecimiento de las fechas
extremas para efectos del proceso de conservación y disposición final de los documentos
electrónicos.

En cuanto al establecimiento de fechas extremas existe el sello de tiempo o estampado
cronológico certificado, desarrollado en el artículo 30 de la ley 527 de 1999, el cual es un
servicio que presta entidades de certificación digital que tiene una directa conexión con
los servicios de cronología digital. El estampado cronológico es un sello digital
compuesto por la firma digital de una entidad de certificación digital, que incorpora la
fecha y hora de la República de Colombia al mensaje de datos.

La siguiente etapa, almacenamiento, se denomina teóricamente bodegaje electrónico.
Allí se deben cumplir diferentes criterios: Los que se encuentran contenidos en el
equivalente funcional de archivo y conservación del artículo 12 de la ley 527 de 1999
expuesto anteriormente y los requisitos de la Ley 1266.
DESTRUCCION


Con la expedición reciente de la Ley 962 de 2005 conocida como “Ley Antitrámites” , se
hizo expresa mención a la racionalización de la conservación de libros y papeles de
comercio. Es así que el Artículo 28 de esta Ley dispuso que:

“Artículo 28. Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Los
libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10)
años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante,
pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o
en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción
exacta .

De suerte que, con base en lo expuesto se colige que, por virtud del Artículo 28 de la Ley
962 de 2005, fue derogado el artículo 60 del Estatuto Mercantil y de contera, el Artículo
134 del Decreto 2649 de 1993, puesto que, como se observa en las normas transcritas de
la comentada Ley 962, resultó modificado el término durante el cual el comerciante debe
conservar su información comercial y contable, reduciéndolo de veinte (20) a diez (10)
años; y, además, introduciendo la posibilidad de utilizar para el efecto, a elección del
comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico o electrónico que
garantice su reproducción fidedigna.
DESTRUCCION


Se han pronunciado la Superintendencia de Sociedades mediante oficios 220-069768 y
096824 de 2006 y de Industria y Comercio, organismo que, al analizar las consecuencias
derivadas de la mencionada Ley 962, manifestó a través del Concepto 05054043 del 12 de
octubre de 2005, lo siguiente:

“…a partir de la entrada en vigencia de la Ley 962 de 2005 y en concordancia con lo
señalado en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999, los libros y papeles del comerciante
únicamente deben ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de
la fecha del último asiento, documento, o comprobante, pudiéndose utilizar para el
efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio
técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

Al respecto, se debe aclarar que en caso de que se utilice un medio electrónico para la
conservación de tales documentos, el mismo deberá reunir los requisitos establecidos en
el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 y en dicho caso, no será necesaria la conservación
física (en papel) de los libros y papeles del comerciante. En este evento, una vez se
garantice la reproducción exacta de los libros y papeles, a través del citado medio
electrónico, el comerciante está en posibilidad de destruir directamente dichos
documentos, encontrándose obligado, únicamente, a conservarlos por un período de
diez (10) años en el medio electrónico en el que se hubieren reproducido.
Entidades de Certificación Digital como terceros de
confianza
                                                            SERVICIOS AUTORIZADOS ENTIDAD DE
                                                                   CERTIFICACIÓN DIGITAL
                         LEY 527
                      DECRETO 1747
                 CIRCULAR UNICA No 10 SIC



                                                                                                                                      ARCHIVO CONFIABLE DE MENSAJE DE
      CERTIFICACIÓN DE FIRMA DIGITAL                            ESTAMPADO CRONOLÓGICO
                                                                                                                                                  DATOS


                                                             GARANTÍA DE FECHA Y HORA ENVIO Y                           ARCHIVO Y                                      POSTERIOR
           SEGURIDAD JURÍDICA
                                                             RECEPCIÓN DE MENSAJES DE DATOS                           CONSERVACIÓN                                     CONSULTA




                                                                                                                      UNIVERSALIDAD


                                                                                                                                           ACCESIBILIDAD
                                                                                          CONFIDENCIAL




                                                                                                                                                           COMODIDAD
             AUTENTICIDAD




                                                                                                         CONFIANZA
                                                                              SEGURIDAD
                                          NO REPUDIO
                            INTEGRIDAD




                                         PRODUCTOS Y SERVICIOS TRANSVERSALES
                            CERTIM@IL                  CERTIFACTURA           CERTISUBASTA                           CERTISORTEO




                                                                         23
Valor Probatorio de los
                        mensajes de datos
Equivalencia Funcional

Los Mensajes de Datos y Documentos electrónicos, tienen plena
validez jurídica. La información electrónica puede cumplir con:

    • Escrito

    • Original

    • Firma

    • Archivo y Conservación
Valor Probatorio de los
                                                     mensajes de datos
Lo que debe saber es que…

Artículo 11 de la Ley 527 de 1999

“Artículo 11. Criterio para valorar probatoriamente un mensaje de datos. Para la valoración de la fuerza
probatoria de los mensajes de datos a que se refiere esta ley, se tendrán en cuenta las reglas de la sana
crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas. Por consiguiente
habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o
comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la
información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente”.


      • Autenticidad

      • Integridad

      • No repudio

      • Confidencialidad

      • Trazabilidad
Valor Probatorio de los mensajes de datos
                                            SERVICIOS AUTORIZADOS
                                            ENTIDAD DE CERTIFICACION
                                            DIGITAL

          LEY 527
          DECRETO 1747
          CIRCULAR UNICA No 10 SIC




          CERTIFICACIÓN DE FIRMA            ESTAMPADO                     ARCHIVO CONFIABLE DE
          DIGITAL                           CRONOLÓGICO                   MENSAJE DE DATOS




                                            GARANTÍA DE FECHA Y        ARCHIVO Y
                                                                                        POSTERIOR
          SEGURIDAD JURÍDICA                HORA ENVIO Y RECEPCIÓN     CONSERVACIÓ
                                                                                        CONSULTA
                                            DE MENSAJES DE DATOS       N



AUTENTICIDAD    INTEGRIDAD           NO REPUDIO
Acuse de Recibo –
                      Comunicación Electrónica
    Como comprobar la recepción de un mensaje electrónico



ARTICULO 20. ACUSE DE RECIBO. Si al enviar o antes de enviar un mensaje de
datos, el iniciador solicita o acuerda con el destinatario que se acuse recibo del
mensaje de datos, pero no se ha acordado entre éstos una forma o método
determinado para efectuarlo, se podrá acusar recibo mediante:

a) Toda comunicación del destinatario, automatizada o no, o

b) Todo acto del destinatario que baste para indicar al iniciador que se ha
recibido el mensaje de datos.

Si el iniciador ha solicitado o acordado con el destinatario que se acuse recibo
del mensaje de datos, y expresamente aquél ha indicado que los efectos del
mensaje de datos estarán condicionados a la recepción de un acuse de recibo,
se considerará que el mensaje de datos no ha sido enviado en tanto que no se
haya recepcionado el acuse de recibo.
Acuse de Recibo – Comunicación
                                    Electrónica
   Como comprobar la recepción de un mensaje electrónico



ARTICULO 21. PRESUNCION DE RECEPCION DE UN MENSAJE DE DATOS.
Cuando el iniciador recepcione acuse recibo del destinatario, se presumirá que
éste ha recibido el mensaje de datos. …..


ARTICULO 22. EFECTOS JURIDICOS. Los artículos 20 y 21 únicamente rigen
los efectos relacionados con el acuse de recibo. Las consecuencias jurídicas
del mensaje de datos se regirán conforme a las normas aplicables al acto o
negocio jurídico contenido en dicho mensaje de datos.
Problemas del E-mail Estándar
Mito: Recibo de Lectura
Mito: Fallas de Entrega
Mito: Interno vs. Externo
Mito: Correo Impreso equivale a Prueba
Problema Resuelto con Certim@il
Servicio Customizado




“A través de esta nueva plataforma se apoyará la incorporación de las tecnologías de la
información en los procesos de Gobierno en Línea y comercio electrónico. Es así como 4-
72 está a la vanguardia tecnológica integrando el canal transaccional electrónico como
uno de los pilares del desarrollo de las comunicaciones, haciendo posible que las
actuaciones administrativas y judiciales se surtan por medios modernos con plena validez
probatoria y que la correspondencia empresarial electrónica cuente con canales
confiables”.

“ello sin duda, aportará al crecimiento del comercio electrónico en el país, así como a la
competitividad y simplificación de trámites que persigue el Gobierno Nacional. Esta
alianza significa para Colombia y para 4-72 contar con una plataforma probada
mundialmente que proporcionará la certeza, seguridad jurídica y técnica, protección,
eficiencia y economía a las transacciones y comunicaciones electrónicas, haciendo
posible los contratos comerciales, de seguros, bancarios, estatales y en general la
desmaterialización de las comunicaciones como nunca antes”. -- Juan Ernesto Vargas
Uribe, Presidente de 4-72, la Red Postal de Colombia.
Oportunidad de Mejora

 La evolución también ha trascendido al campo de comunicaciones importantes …
  - Uso de medios impresos y físicos: Funcionario, Correo Certificado, Courier, con
      archivo de recibos impresos de entrega conservados junto al original.

    - Uso de medios telemáticos: Telegrama, Fax con archivo de registro junto a la
        copia de archivo.

 Hoy en día…
  - Uso de medios electrónicos: Cartas y Archivos
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  comunicación universal para mejorar los procesos existentes y reducir la huella de
  carbono.
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A                                                  E      Entrega
                                                       D. Hora y Fecha Oficial Mundial y Local
B   cgomez@rcn.com
                                                       E. Copia cifrada del mensaje original

                     cgomez@rcn.com


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   Remitente                                 Internet                 Destinatario

1. Redacción y
                                                                     2. Lectura & Firma
Envío

3. Copia Firmada                                                     3. Copia Firmada

                                 Firmado y estampado
                                 cronológico del e-mail
   Carpeta de                    original y archivos
   Recibos del                   adjuntos
   Remitente




                                                          El contrato en PDF adjunto
                                                          en la Copia Firmada
                                                          contiene la firma digital del
                                                          Remitente y el Destinatario

                   Firma del Destinatario                 Firma del Remitente
Respuesta Certificada

     Remitente                     Internet                    Destinatario

1. Redacción y Envío
                                                              2. Lectura & Respuesta



                       Firmado y estampado
                       cronológico del e-mail
                       original y respuesta del
      Carpeta de
                       Destinatario
      Recibos del
      Remitente
                                                   NO REQUIERE QUE EL DESTINARIO
                                                   ESTE SUSCRITO AL SISTEMA RPOST



                                                      RPOST PERMITE HABILITAR AL
                                                    DESTINATARIO PARA RESPONDER Y
                                                  GENERAR LA SALVAGUARDA DOBLE VIA

                                                  PERMITE REGISTRAR LA EVOLUCION Y
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Servicio de Correo Seguro
Certim@il Seguro

     Remitente                     Internet           Destinatario

1. Redacción y Envío                                 2. Lectura


                                                    El Destinatario
                                                    necesita la clave
                       Firmado y estampado          establecida por el
                       cronológico del e-mail       Remitente para abrir
                       original y archivos          el Email Seguro
      Carpeta de       adjuntos
      Recibos del
      Remitente
Servicio de Nota Confidencial Adjunta
Certim@il con Nota Adjunta

     Remitente                          Internet              Destinatario A:

1. Redacción y Envío                                          Destinatario CC:

                                                              Destinatario BCC:


                          Firmado y estampado               Sólo los Destinatarios
                          cronológico del e-mail original   CC y BCC podrán ver
                          y archivos adjuntos               la Nota Confidencial
     Carpeta de Recibos                                     Adjunta
       del Remitente
Conversión PDF

     Remitente                     Internet         Destinatario

1. Redacción y Envío                               2. Lectura


                                                  El Remitente adjunta
                                                  archivos de MS Office, y
                       Firmado y estampado        selecciona la opción de
                       cronológico del e-mail     conversión a PDF.
                       original y archivos
      Carpeta de       adjuntos                   El Destinatario recibe el
      Recibos del                                 archivo ya convertido a
      Remitente                                   PDF.
                                                  Opcionalmente, el
                                                  usuario puede requerir
                                                  una clave para abir el
                                                  archivo.
Compresión Zip

     Remitente                     Internet          Destinatario

1. Redacción y Envío                                2. Lectura


                                                  El Remitente adjunta
                                                  archivos de cualquier
                       Firmado y estampado        tipo, y el Destinatario los
                       cronológico del e-mail     recibe en un archivo ZIP
                       original y archivos        (comprimidos)
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      Recibos del
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Certimail 4-72

  • 2.
  • 3. Agenda 1. Antencedentes Jurídicos y Validez 2. Por qué Certim@il? 3. El Producto 4. Opciones Avanzadas
  • 4. Ley 527 1. Principios • Equivalencia Funcional – 4 manifestaciones (i) Escrito; (ii) Original; (iii) Firma; (iv) Archivo y conservación ; • Inalterabilidad del Derecho; • Neutralidad Tecnológica; • Buena Fe; • Libertad Contractual; 2. Estructura • Definiciones y Principios; • Validez Jurídica y Probatoria del mensaje de datos; • Reglas de la comunicación electrónica; • Contrato de Transporte por medios electrónicos; • Firma Digital y entidades de certificación.
  • 5. 1. Riesgos • Suplantación de Identidad; • Alteración de los mensajes de datos; • Repudio del mensaje de datos; • Ausencia de confidencialidad. 2. Atributos • Autenticidad; • Integridad • No Repudio; • Confidencialidad.
  • 6. Ley 527 de 1999 1. Aplicación de la Equivalencia Funcional y de sus manifestaciones 2. Esta ley hace una habilitación directa a la prestación de este servicio en su artículo 30 numeral 6 el cual determina que las entidades de certificación podrán “Ofrecer los servicios de archivo y conservación de mensajes de datos.” Por otro lado los artículos 12 y 13 de esta misma especifican que este servicio se puede prestar, incluso a través de un tercero, siempre y cuando se logre cumplir los siguientes requisitos en cuanto a la información que se archiva: a. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta. b. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida. c. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.
  • 7. REQUISITOS DE EVIDENCIA DIGITAL  Determinación del Origen – Autenticidad Establecimiento de cualquier tipo de alteración del archivo electrónico – Integridad  Fecha en la que comienza y finaliza el periodo de conservación – Extremos de conservación temporal Posterior consulta de la información electrónica – Disponibilidad
  • 8. Instrumentos Normativos a. Habilitantes 1. Decreto 2150 de 1995 2. Ley 527 de 1999 3. Ley 962 de 2005 4. Ley 1437 de 2011 b. De Aplicación 1. Ley 794 de 2003 2. Ley 1150 de 2007 3. Decreto 2474 de 2008 4. Decreto 4444 de 2008 5. Decreto 1151 de 2008
  • 9. Conclusiones en la Administración pública electrónica En todo procedimiento administrativo llevado a cabo de forma telemática deben asegurarse condiciones de seguridad requeridas en las transacciones electrónicas: - La autenticidad del emisor y del receptor: que la información sea enviada realmente por quien aparece como emisor y recibida por aquel a quien va dirigida, - La integridad: que la información no pueda ser manipulada en el proceso de envío, - La confidencialidad: que se asegure el secreto de las comunicaciones contenidas en los mensajes, - El no repudio: asegurar que no se pueda negar la autoría del mensaje enviado.
  • 10. El nuevo Código  Aspectos de aclaración, ya definidos en otras disposiciones • Articulo 53. Procedimientos y trámites administrativos a través de medios electrónicos. • Artículo 55. Documento público en medio electrónico. • Artículo 57. Acto administrativo electrónico. • Artículo 58. Archivo electrónico de documentos. • Artículo 62. Prueba de recepción y envío de mensajes de datos por la autoridad. • Artículo 61. Recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades
  • 11. Nuevo Codigo Temas Novedosos • Artículo 54. Registro para el uso de medios electrónicos. • Artículo 56. Notificación electrónica. • Artículo 59. Expediente electrónico. • Artículo 60. Sede electrónica. • Artículo 63. Sesiones virtuales.
  • 12. Temas Propuestos Expediente electrónico. 1. El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan. 2. El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la Administración, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrónicos.
  • 13. La sede electrónica. 1. La sede electrónica es aquella dirección electrónica o página web disponible para los ciudadanos a través de la red Internet cuya titularidad, gestión y administración corresponde a una Entidad Pública o autoridad administrativa en el ejercicio de sus competencias. 2. El establecimiento de una sede electrónica conlleva la responsabilidad del titular respecto de la integridad, autenticidad y actualización de la información y los servicios a los que pueda accederse a través de la misma. 3. Cada entidad pública o autoridad administrativa determinará las condiciones de calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad de la página web que le corresponda. En todo caso deberá garantizarse la identificación del titular de la página web, y las condiciones de seguridad en la navegación de la respectiva página, así como los medios disponibles para la formulación de peticiones y quejas. 4. Las sedes electrónicas dispondrán de sistemas que permitan el establecimiento de comunicaciones seguras siempre que sean necesarias. 5. A través de la sede electrónica, la autoridad administrativa podrá comunicar y/o notificar por aviso y edicto sus actuaciones administrativas a los administrados, y de igual forma el ciudadano podrá interponer los recursos y comunicarse ante la administración a través de este medio y conforme lo establezca cada entidad, dependiendo de los medios técnicos de los cuales disponga.
  • 14. Temas propuestos Notificación de los actos administrativos. Las autoridades administrativas podrán notificar a través de medios electrónicos, siempre que el administrado haya aceptado este medio de notificación, y que se pueda tener constancia de dicha notificación, el contenido del acto, la autenticidad e integridad de la comunicación electrónica, así como la fecha en que se surte la notificación.
  • 15. NORMAS RELATIVAS AL ARCHIVO • Aspectos Generales: El artículo 14 de la ley 594 disgrega el servicio de archivo y conservación en varios servicios complementarios entre sí, entre los cuales encontramos los servicios de: custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo • Archivo llevado por terceros: en concordancia con lo dicho por la ley 527 de 1999, permite que el archivo sea llevado por terceros. Esto está estipulado en el artículo 14 el cual determina que “La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo” • Uso de Nuevas tecnologías en la archivística: La ley 594 no solo permite el uso de las nuevas tecnologías para la archivística, sino que también da las pautas básicas para el uso de estas. • El artículo 19 de esta ley permite que se use cualquier tipo de soporte para el archivo y conservación de los documentos siempre y cuando se garantice: a) Que permita la organización archivística de los documentos. b) Que existan las condiciones operacionales de seguridad y de perdurabilidad. c) Que pueda haber una reproducción de la información contenida en estos soportes. d) Que se logre el funcionamiento razonable del sistema.
  • 16. DETERMINACION DEL ARCHIVO ELECTRONICO - VIAS Alternativas 1. Nacimiento electrónico del archivo – Aplicación de la Equivalencia Funcional – Ley 527 2. Nacimiento físico y desmaterialización a través de procesos reprográficos – Digitalización 3. Posibilidades de destrucción
  • 17. DIGITALIZACION Existen cinco etapas inherentes de los documentos electrónicos dentro del proceso archivístico: • En primer lugar, la preparación física; • La segunda es la etapa reprográfica; • La tercera, el control de calidad con su respectivo documento, analizando el tema de la encriptación; • En cuarto lugar, la indización ó Descripción; • La quinta, el almacenamiento y finalmente el tema de • La consulta.
  • 18. DIGITALIZACION La Primera Etapa que es la preparación física deberá desarrollarse con forme a lo estipulado en el acuerdo 048 de 2000 para procesos físicos que se transforman a ambientes electrónicos. A partir de la Segunda Etapa (digitalización) se comienza la gestión del documento electrónico, que para el caso de la legislación colombiana se conoce como mensaje de datos que es aquella información generada, creada o recibida por medios electrónicos. En este caso, cuando se digitaliza un documentos o se escanea el documento, esa imagen que es consecuencia ö resultado de la digitalización, se debe tener en cuenta desde el punto de vista legal como mensaje de datos, es decir, se deben comenzar a satisfacer ciertos atributos de seguridad jurídica y técnica establecidos en la legislación colombiana. En ese orden de ideas, será necesario tener en cuenta la satisfacción de los equivalentes funcionales descritos en la Ley 527 de 1999. (Equivalente Funcional de escrito, original, firma y Archivo y conservación).
  • 19. DIGITALIZACION La Tercera etapa tiene que ver con el control de calidad de la imagen. Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos y del procedimiento archivístico, se resalta y verifica la originalidad del documento en medio electrónico, es decir, que se pueda cotejar efectivamente el documento electrónico mediante un procedimiento que asegure la autenticidad e integridad del documento electrónico de conformidad en el artículo 8 de la ley 527 de 1999. La integridad presupone que en el proceso de digitalización de un archivo y su posterior conservación, éste no se debe modificar, no se debe alterar ninguna de las partes del respectivo documento electrónico, es decir, debe permanecer inalterado. De igual modo, el atributo de autenticidad corresponde a esta etapa al referirse a si el documento electrónico es realmente legítimo, es decir, si tiene valor legal y valor probatorio según lo ha dispuesto la legislación colombiana. Un mecanismo que garantiza los atributos de autenticidad, integridad y no repudio es la firma digital desarrollada en el artículo 28 de la ley 527 de 1999 y reconocida en su utilidad en el desarrollo de actuaciones administrativas por medios electrónicos en el artículo 6 de la ley 962.
  • 20. DIGITALIZACION La Cuarta Etapa que es la indización o Descripción, corresponde directamente a la labor que según la Ley 527 se denomina archivo de conservación electrónica, cuyo equivalente funcional se encuentra en el artículo 12 de la ley. En esta etapa se debe garantizar la accesibilidad del documento electrónico, su posterior consulta, su recuperación en formato digital, la reproducción del mismo documento que fue técnicamente procesado cuando se refiere a documentos que tienen un origen físico como el papel y son documentos que han sido digitalizados, así como el establecimiento de las fechas extremas para efectos del proceso de conservación y disposición final de los documentos electrónicos. En cuanto al establecimiento de fechas extremas existe el sello de tiempo o estampado cronológico certificado, desarrollado en el artículo 30 de la ley 527 de 1999, el cual es un servicio que presta entidades de certificación digital que tiene una directa conexión con los servicios de cronología digital. El estampado cronológico es un sello digital compuesto por la firma digital de una entidad de certificación digital, que incorpora la fecha y hora de la República de Colombia al mensaje de datos. La siguiente etapa, almacenamiento, se denomina teóricamente bodegaje electrónico. Allí se deben cumplir diferentes criterios: Los que se encuentran contenidos en el equivalente funcional de archivo y conservación del artículo 12 de la ley 527 de 1999 expuesto anteriormente y los requisitos de la Ley 1266.
  • 21. DESTRUCCION Con la expedición reciente de la Ley 962 de 2005 conocida como “Ley Antitrámites” , se hizo expresa mención a la racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Es así que el Artículo 28 de esta Ley dispuso que: “Artículo 28. Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta . De suerte que, con base en lo expuesto se colige que, por virtud del Artículo 28 de la Ley 962 de 2005, fue derogado el artículo 60 del Estatuto Mercantil y de contera, el Artículo 134 del Decreto 2649 de 1993, puesto que, como se observa en las normas transcritas de la comentada Ley 962, resultó modificado el término durante el cual el comerciante debe conservar su información comercial y contable, reduciéndolo de veinte (20) a diez (10) años; y, además, introduciendo la posibilidad de utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico o electrónico que garantice su reproducción fidedigna.
  • 22. DESTRUCCION Se han pronunciado la Superintendencia de Sociedades mediante oficios 220-069768 y 096824 de 2006 y de Industria y Comercio, organismo que, al analizar las consecuencias derivadas de la mencionada Ley 962, manifestó a través del Concepto 05054043 del 12 de octubre de 2005, lo siguiente: “…a partir de la entrada en vigencia de la Ley 962 de 2005 y en concordancia con lo señalado en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999, los libros y papeles del comerciante únicamente deben ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento, o comprobante, pudiéndose utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Al respecto, se debe aclarar que en caso de que se utilice un medio electrónico para la conservación de tales documentos, el mismo deberá reunir los requisitos establecidos en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 y en dicho caso, no será necesaria la conservación física (en papel) de los libros y papeles del comerciante. En este evento, una vez se garantice la reproducción exacta de los libros y papeles, a través del citado medio electrónico, el comerciante está en posibilidad de destruir directamente dichos documentos, encontrándose obligado, únicamente, a conservarlos por un período de diez (10) años en el medio electrónico en el que se hubieren reproducido.
  • 23. Entidades de Certificación Digital como terceros de confianza SERVICIOS AUTORIZADOS ENTIDAD DE CERTIFICACIÓN DIGITAL LEY 527 DECRETO 1747 CIRCULAR UNICA No 10 SIC ARCHIVO CONFIABLE DE MENSAJE DE CERTIFICACIÓN DE FIRMA DIGITAL ESTAMPADO CRONOLÓGICO DATOS GARANTÍA DE FECHA Y HORA ENVIO Y ARCHIVO Y POSTERIOR SEGURIDAD JURÍDICA RECEPCIÓN DE MENSAJES DE DATOS CONSERVACIÓN CONSULTA UNIVERSALIDAD ACCESIBILIDAD CONFIDENCIAL COMODIDAD AUTENTICIDAD CONFIANZA SEGURIDAD NO REPUDIO INTEGRIDAD PRODUCTOS Y SERVICIOS TRANSVERSALES CERTIM@IL CERTIFACTURA CERTISUBASTA CERTISORTEO 23
  • 24. Valor Probatorio de los mensajes de datos Equivalencia Funcional Los Mensajes de Datos y Documentos electrónicos, tienen plena validez jurídica. La información electrónica puede cumplir con: • Escrito • Original • Firma • Archivo y Conservación
  • 25. Valor Probatorio de los mensajes de datos Lo que debe saber es que… Artículo 11 de la Ley 527 de 1999 “Artículo 11. Criterio para valorar probatoriamente un mensaje de datos. Para la valoración de la fuerza probatoria de los mensajes de datos a que se refiere esta ley, se tendrán en cuenta las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas. Por consiguiente habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente”. • Autenticidad • Integridad • No repudio • Confidencialidad • Trazabilidad
  • 26. Valor Probatorio de los mensajes de datos SERVICIOS AUTORIZADOS ENTIDAD DE CERTIFICACION DIGITAL LEY 527 DECRETO 1747 CIRCULAR UNICA No 10 SIC CERTIFICACIÓN DE FIRMA ESTAMPADO ARCHIVO CONFIABLE DE DIGITAL CRONOLÓGICO MENSAJE DE DATOS GARANTÍA DE FECHA Y ARCHIVO Y POSTERIOR SEGURIDAD JURÍDICA HORA ENVIO Y RECEPCIÓN CONSERVACIÓ CONSULTA DE MENSAJES DE DATOS N AUTENTICIDAD INTEGRIDAD NO REPUDIO
  • 27. Acuse de Recibo – Comunicación Electrónica Como comprobar la recepción de un mensaje electrónico ARTICULO 20. ACUSE DE RECIBO. Si al enviar o antes de enviar un mensaje de datos, el iniciador solicita o acuerda con el destinatario que se acuse recibo del mensaje de datos, pero no se ha acordado entre éstos una forma o método determinado para efectuarlo, se podrá acusar recibo mediante: a) Toda comunicación del destinatario, automatizada o no, o b) Todo acto del destinatario que baste para indicar al iniciador que se ha recibido el mensaje de datos. Si el iniciador ha solicitado o acordado con el destinatario que se acuse recibo del mensaje de datos, y expresamente aquél ha indicado que los efectos del mensaje de datos estarán condicionados a la recepción de un acuse de recibo, se considerará que el mensaje de datos no ha sido enviado en tanto que no se haya recepcionado el acuse de recibo.
  • 28. Acuse de Recibo – Comunicación Electrónica Como comprobar la recepción de un mensaje electrónico ARTICULO 21. PRESUNCION DE RECEPCION DE UN MENSAJE DE DATOS. Cuando el iniciador recepcione acuse recibo del destinatario, se presumirá que éste ha recibido el mensaje de datos. ….. ARTICULO 22. EFECTOS JURIDICOS. Los artículos 20 y 21 únicamente rigen los efectos relacionados con el acuse de recibo. Las consecuencias jurídicas del mensaje de datos se regirán conforme a las normas aplicables al acto o negocio jurídico contenido en dicho mensaje de datos.
  • 29. Problemas del E-mail Estándar
  • 30. Mito: Recibo de Lectura
  • 31. Mito: Fallas de Entrega
  • 32. Mito: Interno vs. Externo
  • 33. Mito: Correo Impreso equivale a Prueba
  • 35. Servicio Customizado “A través de esta nueva plataforma se apoyará la incorporación de las tecnologías de la información en los procesos de Gobierno en Línea y comercio electrónico. Es así como 4- 72 está a la vanguardia tecnológica integrando el canal transaccional electrónico como uno de los pilares del desarrollo de las comunicaciones, haciendo posible que las actuaciones administrativas y judiciales se surtan por medios modernos con plena validez probatoria y que la correspondencia empresarial electrónica cuente con canales confiables”. “ello sin duda, aportará al crecimiento del comercio electrónico en el país, así como a la competitividad y simplificación de trámites que persigue el Gobierno Nacional. Esta alianza significa para Colombia y para 4-72 contar con una plataforma probada mundialmente que proporcionará la certeza, seguridad jurídica y técnica, protección, eficiencia y economía a las transacciones y comunicaciones electrónicas, haciendo posible los contratos comerciales, de seguros, bancarios, estatales y en general la desmaterialización de las comunicaciones como nunca antes”. -- Juan Ernesto Vargas Uribe, Presidente de 4-72, la Red Postal de Colombia.
  • 36. Oportunidad de Mejora  La evolución también ha trascendido al campo de comunicaciones importantes … - Uso de medios impresos y físicos: Funcionario, Correo Certificado, Courier, con archivo de recibos impresos de entrega conservados junto al original. - Uso de medios telemáticos: Telegrama, Fax con archivo de registro junto a la copia de archivo.  Hoy en día… - Uso de medios electrónicos: Cartas y Archivos PDF por e-mail. - Aun sin contar con prueba de la entrega o de transmisión.  Certim@il es el eslabón requerido para poder proporcionar un canal de comunicación universal para mejorar los procesos existentes y reducir la huella de carbono.
  • 37. Nuevo Estándar de Comunicación EMAIL CERTIFICADO® PARA EVIDENCIA DIGITAL® Utilizado en Sector Público y Privado para: Notificaciones, Estados de Cuenta, Quejas, Reclamos, Facturas, Contratos y Seguridad por Email Registro verificable del contenido, entrega, hora y fecha oficial del email.
  • 38. Agenda 1. Por qué Certim@il? 2. El Producto 3. Opciones Avanzadas
  • 39. Usuarios a nivel global Sistema Patentado a Nivel Global Permite llenar distintas necesidades Premios
  • 40. Enviando Certim@il (A) Desde cualquier aplicación: Agregue la extensión “.rpost.org” a la dirección de destinatario en la base de datos o manual para envío. (B) Desde su plataforma de correo: El remitente instala el plug-in y envía a través del botón con 1 solo click. (C) Por políticas o contenido: Automatizado basado en parámetros pre-establecidos del mensaje.
  • 41. Enviando Certim@il Escriba .rpost.org y estará protegido. • Para nuevos maximizar nuevas herramientas. • Simple de enviar, simple de recordar. Web Mail Agendas Electrónicas Móviles
  • 42. Recibiendo Certim@il Destinatario: No necesita instalar programa alguno
  • 43. Diagrama de Usuario & Destinatario
  • 44. Acuse de Recibo Certificado D A. Status de Entrega B. Detalles del Mensaje C. Rastro (Tracking) de Auditoría de A E Entrega D. Hora y Fecha Oficial Mundial y Local B cgomez@rcn.com E. Copia cifrada del mensaje original cgomez@rcn.com aalvarez@ciafederal.com C
  • 45. Agenda 1. Por qué Certim@il? 2. El Producto 3. Opciones Avanzadas
  • 46. Enviando Certim@il  Usuario: Un solo Click; Servicio Estándar y Opciones Avanzadas Opciones Avanzadas Opciones Avanzadas .rpost.org
  • 48. Certim@il para eContratos Remitente Internet Destinatario 1. Redacción y 2. Lectura & Firma Envío 3. Copia Firmada 3. Copia Firmada Firmado y estampado cronológico del e-mail Carpeta de original y archivos Recibos del adjuntos Remitente El contrato en PDF adjunto en la Copia Firmada contiene la firma digital del Remitente y el Destinatario Firma del Destinatario Firma del Remitente
  • 49. Respuesta Certificada Remitente Internet Destinatario 1. Redacción y Envío 2. Lectura & Respuesta Firmado y estampado cronológico del e-mail original y respuesta del Carpeta de Destinatario Recibos del Remitente NO REQUIERE QUE EL DESTINARIO ESTE SUSCRITO AL SISTEMA RPOST RPOST PERMITE HABILITAR AL DESTINATARIO PARA RESPONDER Y GENERAR LA SALVAGUARDA DOBLE VIA PERMITE REGISTRAR LA EVOLUCION Y LOS DIFERENTES NIVELES DE UNA NEGOCIACION DESDE SU INICIO
  • 51. Certim@il Seguro Remitente Internet Destinatario 1. Redacción y Envío 2. Lectura El Destinatario necesita la clave Firmado y estampado establecida por el cronológico del e-mail Remitente para abrir original y archivos el Email Seguro Carpeta de adjuntos Recibos del Remitente
  • 52. Servicio de Nota Confidencial Adjunta
  • 53. Certim@il con Nota Adjunta Remitente Internet Destinatario A: 1. Redacción y Envío Destinatario CC: Destinatario BCC: Firmado y estampado Sólo los Destinatarios cronológico del e-mail original CC y BCC podrán ver y archivos adjuntos la Nota Confidencial Carpeta de Recibos Adjunta del Remitente
  • 54. Conversión PDF Remitente Internet Destinatario 1. Redacción y Envío 2. Lectura El Remitente adjunta archivos de MS Office, y Firmado y estampado selecciona la opción de cronológico del e-mail conversión a PDF. original y archivos Carpeta de adjuntos El Destinatario recibe el Recibos del archivo ya convertido a Remitente PDF. Opcionalmente, el usuario puede requerir una clave para abir el archivo.
  • 55. Compresión Zip Remitente Internet Destinatario 1. Redacción y Envío 2. Lectura El Remitente adjunta archivos de cualquier Firmado y estampado tipo, y el Destinatario los cronológico del e-mail recibe en un archivo ZIP original y archivos (comprimidos) Carpeta de adjuntos Recibos del Remitente