sdfsdfsdfsfsdfsdfsdfsdfsdfsdfsdfsdfsdfsdfsdfsdfsdfsdfsdfsdfsdfsfsdf

1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Trường Cao Đẳng Cần Thơ
Lớp: Quản Trị Mạng – K38
Họ và tên : Nguyễn An Thịnh
Phan Trọng Huy
BÁO CÁO MÔ TẢ ACCESS
Cần Thơ, 10-2015

2. I. Đề tài
1. Nội dung đề tài
Xây dựng phần mềm quản lý khách sạn.
2. Mục đích
Thiết kế hệ thống tự động hóa các thao tác thủ công trong việc quản lý
khách sạn. Do phạm vi hoạt động của khách sạn rất lớn nên bài tập này chỉ khảo
sát trong giới hạn hoạt động của bộ phận lễ tân bao gồm các chức năng chínhnhư
quản lý thông tin về khách, quản lý thông tin phòng .v.v.
Đối tượng quản lý của hệ thống là khách hàng. Quá trình xây dựng gồm
các bước như sau :
- Khảo sát hệ thống
- Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng
- Xây dựng mô hình dữ liệu
- Chuẩn hóa mô hình dữ liệu
- Thiết kế các bảng vật lý
II. Khảo sát hệ thống
1. Đánh giá hệ thống
Qua khảo sát thực tế ta thấy công việc quản lý ở rất nhiều các khách sạn
còn thực hiện khá thủ công. Do vậy mục đích của đề tài này là giảm tới mức tối
thiểu các công việc thủ công để đảm bảo tính chính xác, tin cậy của công việc.
Tuy nhiên, do tính chất của công việc, trong hệ thống này vẫn phải cần đến sự
thực hiện của con người, cụ thể là của nhân viên lễ tân. Phần này sẽ trình bày cụ
thể các công việc thủ công và các công việc thực hiện bằng máy tính.
Hầu hết các chức năng của hệ thống sẽ đưa ra dướiđây đều được thực hiện
bằng máy tính chỉ có một số công việc đã nói đến phải thực hiện thủ công.
- Công việc thực hiện thủ công:
o Thông báo cho tổ buồng lên kiểm tra phòng.
o Thông báo cho tổ dịch vụ các dịch vụ mà khách hàng đã yêu cầu.
o Chức năng “Sửa thông tin khách hàng”.
o Chức năng “Sửa thông tin trạng thái phòng”.
o Chức năng “Sửa thông tin dịch vụ”.
- Công việc thực hiện bằng máy tính: tất cả các chức năng còn lại của hệ
thống đều thực hiện tự động.

3. 2. Mô tả hoạt động của hệ thống
Đưa ra các chức năng chính
- Quản lý thông tin khách hàng
- Quản lý giao dịch : thuê, đặt phòng, đổi phòng
- Quản lý thông tin trạng thái phòng
- Quản lý dịch vụ
- Quản lý thanh toán : thanh toán trả phòng và thanh toán định kỳ
- Báo cáo thống kê : báo cáo tài chính định kỳ, báo cáo tổng hợp
3. Yêu cầu của người sử dụng đối với hệ thống
- Nhập dữ liệu : về khách hàng, trạng thái phòng, dịch vụ.
- Cập nhật thông tin: thêm , sửa, xóa
- Tìm kiếm và tra cứu thông tin -
- Quản lý trạng thái phòng để sắp xếp đặt phòng cho phù hợp
- Quản lý về thanh toán cho khách
- In thống kê tài chính
- In báo cáo tổng hợp.
4. Các nội dung thông tin cần quản lý
- Thông tin phòng
- Thông tin khách hàng
- Quản lý giao dịch
- Thông tin dịch vụ
- Thông tin thanh toán

4. III. Phân tích hệ thống theo chức năng xử lý
1. Sơ đồ phân cấp chức năng
Quản lý
khách hàng
Sửa TT
khách
hàng
Xoá TT
khách
hàng
Tìm
kiếm
thông tin
khách
hàng
Thuê
phòng
Đặt
phòng
trước
Thanh
toán trả
phòng
Cung
cấp dịch
vụ
Thêm
dịch vuj
Xoá dịch
vụ
Báo cáo
tài chính
Báo cáo
tổng hợp
QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
(Bộ phận lễ tân)
Quản lý TT
trạng thái
phòng
Quản lý
giao dịch
Quản lý
dịch vụ
Báo cáo,
thống kê
Xem
trạng thái
phòng
Sửa TT
trạng thái
phòng
Thanh
toán định
kì
Sửa
thông tin
dịch vụ
Đổi
phòng
Xóa TT
trạng thái
phòng

5. 2. Đặc tả chức năng.
2.1 Chức năng “Quản lý khách hàng”.
a. Sửa thông tin khách hàng:
Vì một lý do nào đó thông tin của khách hàng nhập không chính xác thì
chức năng này cho phép sửa đổi những thông tin khôngchính xác đó trong cơ sở
dữ liệu để không gây những phiền hà, bất tiện trong công tác quản lý. Tuy nhiên
cũng cần lưu ý, chức năng này chỉ cho phép một số người mới được quyền thực
hiện.
b. Xoá thông tin khách hàng: Chức năng này sẽ xoá hoàn toàn thông tin
của khách hàng trong cơ sở dữ liệu nhằm tránh hiện tượng thiếu bộ nhớ.
c. Tìm kiếm kháchhàng: Do đặc thù của côngtác quản lý khách sạn, việc
tìm kiếm khách hàng diễn ra khá thường xuyên. Chức năng tìm kiếm khách hàng
này của hệ thống sẽ giúp việc tìm kiếm được thực hiện vô cùng chính xác và
nhanh chóng. Ta có thể tìm kiếm theo tên khách hàng, theo số chứng minh nhân
dân của khách hàng, ngày nhận phòng…hay cũng có thể tìm danh sách khách
hàng theo mã số phòng cho trước nào đó.
2.2 Chức năng “Quản lý thông tin trạng thái phòng”.
a. Xem thông tin trạng thái phòng: Khi có khách hàng muốn đặt phòng
tại khách sạn thì côngviệc đầu tiên mà nhân viên lẽ tân phải thực hiện là kiểm tra
trạng thái của tất cả các phòng trong khách sạn. Trạng thái phòng ở đây là: phòng
trống, phòng đã có khách, phòng đang sửa chữa, phòng đơn, phòng đôi, phòng
đặc biệt hay phòng thường. Chức năng này được thực hiện một cách đơn giản
bằng một bảng hiển thị tất cả các thông tin trạng thái vừa nói trên của tất cả các
phòng trong khách sạn.
b. Sửa thông tin trạng thái phòng: Chức năng này giúp nhân viên lễ tân
sửa đổi thông tin trạng thái phòng một cách tiện lợi. Ví dụ như phòng có hảng
hóc đã sửa chữa xong, phòng thường được nâng cấp thành phòng đặc biệt…
c. Xóa thông tin trạng thái phòng: do nhu cầu sử dụng phòng của khách
sạn hoặc vì một lí do nào đó đôi khi phải xóa bỏ thông tin trạng thái của một hay
nhiều phòng trong khách sạn. Nhân viên lễ tân có thể thực hiện công việc này
một cách dễ dàng
2.3 Chức năng “Quản lý giao dịch”.
a. Đặt phòng trước: Khách hàng có thể đặt phòng trước tại khách sạn nếu
cần. Có thể đặt trực tiếp tại khách sạn hoặc có thể gọi điện tới yêu cầu. Ngoài các
thông tin cá nhân cần phải cung cấp như họ tên, địa chỉ, số chứng minh nhân
dân… khách hàng cònphải đặttrước tiền cho khách sạn. Trong trường hợp khách
hàng ở xa và là khách hàng thường xuyên thì chỉ cần gọi điện yêu cầu khách sạn.

6. b. Thanh toán trả phòng: Khi hết thời hạn ở khách sạn thì khách hàng sẽ
thực hiện trả phòng lại cho khách sạn. Chi phí mà khách hàng cần thanh toán bao
gồm : tiền phòng, tiền các dịch vụ đã sử dụng, tiền bồi thường nếu xảy ra hỏng
hóc. Chức năng này sẽ thực hiện tính tổng tiền của khách hàng đó và in hoá đơn
thanh toán cho khách hàng.
c. Thanhtoánđịnh kì:Trongtrường hợp khách hàng ở lại lâu dàitại khách
sạn, tức là không biết rõ ngày dự kiến trả phòng cho khách sạn thì sau một khoảng
thời gian cố định nào đó ( thường là 3 ngày ) thì khách hàng phải thanh toán tiền
trước cho khách sạn một lần. Chức năng thực hiện lên danh sách các khách hàng
ở lâu dài trong khách sạn đã đến hạn cần phải thanh toán trước.
Hình thức thanh toán có thể là bằng tiền mặt, bằng thẻ, hay bằng sec.
d. Thuê phòng: Khi khách hàng có nhu cầu muốn thuê phòng tại khách
sạn thì sẽ cung cấp thông tin cá nhân như: họ tên, địa chỉ, số điện thoại, số chứng
minh nhân dân, khoảng thời gian dự kiến sẽ ở lại khách sạn… Lúc này hệ thống
sẽ tự động thêm thông tin khách hàng vào cơ sở dữ liệu. Nếu thông tin khách
hàng đã tồn tại trong cơ sở dữ liệu rồi thì không cần phải thêm vào nữa.
e. Đổi phòng: do nhu cầu sử dụng, khách hàng có thể yêu cầu khách sạn
cho đổi phòng. Việc đổi phòng trong các khách sạn diễn ra khá phổ biến vì vậy
chức năng này rất quan trọng, nó giúp tránh cho khách hàng những phiền toái
không đáng có và giúp cho khách sạn tránh được những thiệt hại do nhầm lần
trong thao tác của nhân viên lễ tân.
2.4 Chức năng “Quản lý dịch vụ”
a. Cung cấpdịch vụ: Ngoài việc cung cấp phòngcho khách hàng thì khách
sạn còn cungcấp cho khách hàng một số các dịch vụ khác như: ăn uống, phương
tiện đi lại, điện thoại..Ngoài ra còn cung cấp các dịch vụ khác như: cho thuê hội
trường để tổ chức hội nghị, tổ chức tiệc…Chức năng này của hệ thống sẽ cung
cấp tên dịch vụ, chi phí của các dịch vụ tương ứng và sẽ lưu lại thông tin của các
khách hàng đã sử dụng dịch vụ đó để phục vụ cho việc thanh toán sau này.
b. Thêm dịch vụ: Theo xu thế phát triển của xã hội cũng như để đáp ứng
tốt hơn nhu cầu của khách hàng thì hệ thống còncung cấp chức năng “Thêm dịch
vụ”. Chức năng này thực hiện thêm vào hệ thống thông tin của các dịch vụ chưa
có trong danh sách các dịch vụ đã có.
c. Xoá dịch vụ: Với các dịch vụ lâu ngày không có khách hàng nào yêu
cầu hoặc số người yêu cầu là rất ít thì hệ thống sẽ lên danh sách để gửi lên ban
giám đốc xin huỷ bỏ dịch vụ này. Chức năng này sẽ thực hiện công việc đó và
khi được chấp nhận thì sẽ huỷ bỏ thông tin của các dịch vụ đó trong cơ sở dữliệu.
d. Sửa thông tin dịch vụ: Do thay đổi của thị trường, sẽ có thời điểm cần
phải thay đổi thông tin của các dịch vụ mà khách sạn đang cung cấp. Chức năng
này sẽ giúp thực hiện được điều này một cách dễ dàng.
2.5 Báo cáo , thống kê.

7. a. Thống kê tài chính: chức năng này thực hiện thống kê tổng số tiền mặt
thu được trong ngày hoặc trong một đơn vị thời gian nào đó. Đồngthời cũng cung
cấp khả năng xem lại tổng số tiền thu của một ngày nào trước đó.
b. Báo cáo tổng hợp: chức năng này thực hiện tổng kết tất cả các khoản
thu được, các khoản phải chi phí, tần suất sử dụng phòng, số lượng khách hàng
đến thuê phòng tại khách sạn, …trong tháng vừa qua.
III. Mô hình dữ liệu quan hệ
1. Mô hình MCD

8. 2. Mô hình MLD
Khách hàng (MaKH, HotenKH, Tel, Dc, CMND, PloaiKH)
Phòng (MaP, TenP, LoaiP, Trangthai, GiaVN, GiaNN)
Dịch vụ (MaDV, TenDV, DongiaVN, DongiaNN)
Hóa đơn (MaHD, MaKH, Sotien, NgayTT, HinhthucTT)
Thuê phòng (MaKH, Ngayden, Ngaydi, Thanhtoan)
Đặt phòng (MaKH, Ngayden, Tiendat)
Đổi phòng (MaKH, Ngaydoi, MaPcu, MaPmoi)
Sử dụng dịch vụ (MaKH, MaDV, NgaySD)
Sử dụng phòng (MaKH, MaP)