Normas uso internet correo MINDEPORTE

MANUAL DE NORMAS PARA EL USO
DEL INTERNET Y CORREO
ELECTRONICO
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VIGENCIA: ACTUALIZACIÓN:
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SISTEMAS Y TECNOLOGÍA DE LA
INFORMACIÓN
DIRECCIÓN: ORGANIZACIÓN Y SISTEMA
MANUAL DE NORMAS PARA EL USO DE
INTERNET Y CORREO ELECTRONICO
INSTITUCIONAL
ELABORADO POR:
Dirección OyS/ZCh-gb
Dirección de TI/DD-Ap
Director General OSTI/CEP-El
CONFORMADO POR:
Director General OSTI/Carlos E. Pérez
APROBADO POR:
Ministra: VICTORIA MATA

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INDICE
Página
Introducción 3
I. Objetivo 4
II. Dirigido A 4
III. Alcance 4
IV. Abreviaturas y Definiciones 6
V. Base Legal o Administrativa 9
VI. Responsable de Revisión de la Norma 10
VII. Revisión de las Normas 10
VIII. Incumplimiento de la Norma 10
IX. Normas Generales 10
X. Normas Específicas 12
Del uso de la Red 12
Del uso del Correo Electrónico 13
Del uso de la Cuenta de Usuario 15
Del uso de la Contraseña 16
XI. Lista de Distribución 17
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INFORMACIÓN
INTRODUCCIÓN:
El presente documento establece las condiciones y normas que deben ser cumplidas
en el uso del Internet y del Correo Electrónico Institucional por los (as) funcionarios
(as) del Ministerio del Poder Popular para el Deporte, en adelante MINDEPORTE.
Las citadas herramientas de información y comunicación facilitan, gestionan y agilizan
las labores de las distintas unidades administrativas del MINDEPORTE, otorgándole y
reconociendo la eficacia, seguridad y valor jurídico a toda la información inteligible en
formato electrónico de acuerdo con lo dispuesto en el marco legal vigente.
Las Unidades Administrativas serán orientadas y asesoradas por la Oficina de Sistemas
y Tecnología de la Información, procurando el conocimiento de los usuarios (as) en el
envío, recepción y resguardo de la información, evitando así el uso indebido y las
fallas que eventualmente pudiesen generarse por un mal uso de dichos recursos.
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INFORMACIÓN
I. OBJETIVO
Establecer los criterios y lineamientos para el uso y funcionamiento de las
herramientas de información y comunicación contenidas en el presente Manual.
II. DIRIGIDO A
Todas las unidades administrativas que conforman al Ministerio del Poder Popular para
el Deporte, entendidas éstas como el Despacho del Ministro y los Despachos de los
Viceministros, las Oficinas, las Direcciones Generales y Direcciones.
III. ALCANCE
Aplicable a todos los (as) funcionarios (as) que tengan acceso al servicio y manejo de
los equipos de computación del MINDEPORTE.
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IV. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
IV.A- Abreviaturas:
• .bat: En sistema DOS, los archivos. bat son aquellos ejecutables que tienen la extensión
“bat”. Son archivos que se procesan o ejecutan secuencialmente.
• .bin: Un archivo .bin es una imagen que contiene toda la información exacta de un CD,
DVD o cualquier otro disco óptico.
• CCO: Con copia oculta.
• .COM: Son ficheros ejecutables de MS-DOS, similares a los .exe. Los archivos .com se
ejecutan al hacer doble click sobre ellos y no son editables.
• CPU: El CPU o Unidad Central de Procesamiento es el componente principal de las
computadoras, generalmente se trata de un microprocesador encargado de ejecutar
los programas (secuencias de instrucciones) basados en cuatro tareas básicas: leer,
decodificador, ejecutar y escribir.
• .dat: La extensión .dat es genérica (dat=data) y puede ser utilizada por múltiples
programas y contener texto, o bien ser un archivo binario. Suelen ser archivos de
sistema no destinados a ser leídos ni editados directamente por el usuario; casi
siempre son archivos ocultos y bloqueados.
• DOyS: Dirección de Organización y Sistemas del Ministerio del Poder Popular para el
Deporte, adscrita a la Oficina de Sistemas y Tecnología de la Información.
• .exe: (del inglés executable). Extensión de archivo que se refiere a aquellos ficheros
ejecutables en sistemas MS- DOS, Microsoft Windows y OS/2.
• MB: (Megabyte). Unidad que sirve para medir cantidad de datos informáticos.
• MINDEPORTE: Ministerio del Poder Popular para el Deporte.
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• OSTI: Oficina de Sistemas y Tecnología de la Información.
• .pst: (Personal Storage Table): Extensión de archivo nativo de Microsoft Outlook para
dar servicio a múltiples usuarios dentro de una organización tal como buzones
compartidos, calendarios comunes, etc.
• SMS: (Short Message Service). Es un servicio de mensajería por teléfonos celulares.
Con este sistema se puede enviar o recibir mensajes entre celulares y otros
dispositivos electrónicos.
• URL: (Uniform Resourse Locator- Localizador Uniforme de Recursos). Forma de
organizar la información en la web.
• .vbs: Un archivo. Vbs es un cript de Visual Basic, un tipo de lenguaje de programación
para Windows. El nombre de la extensión vbs proviene del Visual Basic Script. Al hacer
doble clic sobre un archivo.vbs, éste se ejecuta con Windows Script Host, y si hacemos
clic derecho sobre él y elegimos Modificar se editará con el Bloc de notas.
IV.B-Definiciones:
• Alias del Usuario (login, name, usuario): Cadena de caracteres que se utiliza para
identificar a un usuario en la entrada a un sistema (login). El nombre de usuario suele
estar asociado a una sola persona, aunque pueden existir nombres de usuarios
genéricos para cualquier persona. Los caracteres empleados para el nombre de
usuario, suelen tener ciertas restricciones de acuerdo al sistema.
• Buscador web: es una página web en la que se ofrece consultar una base de datos en
la cual se relacionan direcciones de páginas web con su contenido. Su uso facilita
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enormemente la obtención de un listado de páginas web relacionadas que contienen
información sobre el tema que nos interesa.
• Contraseña: Una contraseña o clave (en inglés password) es una forma de
autenticación que utiliza información secreta para controlar el acceso hacia algún
recurso. La contraseña normalmente debe mantenerse oculta y aquellos que deseen
acceder a la información se les solicita usuario y clave; se concede o se niega el acceso
a la información de acuerdo a la validación de datos.
• Código Malicioso: Es un término que hace referencia a cualquier conjunto de códigos,
especialmente sentencias de programación, que tienen un fin malicioso. Los códigos
maliciosos. Pueden tener múltiples objetivos como:
− Extenderse por la computadora, otras computadoras en una red o por internet.
− Robar información y claves.
− Eliminar archivos e incluso formatear el disco duro.
− Mostrar publicidad invasiva.
• Criterios Nominales: Son las condiciones que intervienen en la distinción de los
nombres propios y comunes que aplican a las cuentas personales y genéricas. Los
caracteres empleados para el nombre del usuario, suelen tener ciertas restricciones de
acuerdo al sistema, generalmente solo están permitidas las letras y números, y algunos
símbolos como guión y el guión bajo. El resto de caracteres están excluidos.
• Correo Electrónico: (e-mail en ingles) es un servicio de red que permite a los usuarios
enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o
cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos.
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• Correo Electrónico Institucional: Es una herramienta para el intercambio de
información relacionada a las tareas de trabajo del usuario (a) dentro del
MINDEPORTE, la plataforma, soporte y administración es provista por la Institución.
• Cuenta Genérica: Es una cuenta de correo que sirve para enviar o recibir mensajes
electrónicos, mediante sistemas de comunicación electrónica, cuyo nombre o dirección
de correo electrónico es un conjunto de palabras que identifican al Despacho,
Dirección General, Oficina cada cuenta es única y pertenece a una Unidad
Administrativa.
• Cuenta Personal: Es una cuenta de correo que sirve para enviar y recibir mensajes
electrónicos, mediante sistemas de comunicación electrónica, cuyo nombre o dirección
de correo la conforman un conjunto de palabras que identifican a una persona
determinada. Cada cuenta es única y pertenece siempre a un solo usuario (a).
• CPU (Unidad Central de Procesamiento): es el componente principal de las
computadoras, generalmente se trata de un microprocesador encargado de ejecutar
los programas (secuencias de instrucciones) basados en cuatro tareas básicas: leer,
decodificador, ejecutar y escribir.
• Destinatario: Usuario (a) quien va dirigido el Mensaje de Datos.
• Emisor: Usuario (a) que origina un mensaje de datos por sí mismo, o a través de
terceros autorizados.
• Encriptar: (Cifrar, reducir, compendiar) El cifrado es un procesamiento de
transformación de datos, donde el texto plano es convertido en texto “ilegible” a
través de un algoritmo que traspone o sustituye los caracteres iniciales por otros no
descifrables. El procesamiento comprende el cifrado y descifrado de los datos sólo por
el destinatario del mensaje o propietario.
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• Firma Electrónica: Información creada o utilizada por el signatario, asociada al mensaje
de datos, que permite atribuirle su autoría bajo el contexto en el cual ha sido
empleado.
• Hoax: Es un mensaje de correo electrónico con contenido falso o engañoso y
atrayente. Normalmente es distribuido en cadena por sus sucesivos receptores debido
a su contenido impactante que parece provenir de una fuente seria y fiable o porque el
mismo mensaje pide ser reenviado. Las personas que crean hoax suelen tener alguno
de los siguientes objetivos: Captar direcciones de correo, intentar engañar al
destinatario para que revele su contraseña o acepte un archivo de malware o confundir
a la opinión pública.
• Internet: Es un conjunto descentralizado de redes de comunicación interconectadas,
que utilizan la familia de protocolos TCP/IP, garantizando que las redes físicas
heterogéneas que la componen funcionen como una red lógica única, de alcance
mundial.
• Mensaje de Datos: Toda la información intangible en formato electrónico o similar que
pueda ser almacenada o intercambiada por cualquier medio.
• Módem: Es un dispositivo de entrada/salida que sirve para conectar una línea
telefónica con la computadora. Se utiliza para acceder a internet u otras redes, realizar
llamadas y puede ser interno o externo.
• Sistema de Información: Conjunto formal de procesos que, sobre una colección de
datos estructurada de acuerdo con las necesidades de la organización, recopila,
elabora y distribuye parte de la información necesaria para la ejecución de actividades,
apoyando la toma de decisiones para el buen funcionamiento del organismo.
• Spam: Se llama spam al correo basura o sms no solicitado, habitualmente de tipo
publicitario, enviados en grandes cantidades masivas que perjudican de alguna manera
al receptor. Generalmente, se activan mediante el ingreso a páginas de comunidades o
grupos al acceder en diversas secciones o registrarse en las mismas.
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INFORMACIÓN
• Usuario: Toda funcionario (a) o trabajador (a) que utilice un sistema o equipo de
computación.
• Virus Informáticos: Son programas de software que tienen por objeto alterar el normal
funcionamiento de la computadora, sin el permiso o el conocimiento del usuario (a).
Los virus, habitualmente, reemplazan archivos ejecutables por otros infectados con el
código de este. Dichos programas pueden destruir, de manera intencionada, los datos
almacenados en una computadora y utilizan el correo electrónico para propagarse,
aunque también existen otros más "benignos", que solo se caracterizan por ser
molestos.
5.1.BASE LEGAL O ADMINISTRATIVA
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela N° 5.453 Extraordinario de fecha 24 de Marzo de 2000.
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal, Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 37.347 de
fecha 17 de Diciembre de 2001.
Ley Orgánica de la Administración Pública Gaceta Oficial de la República Bolivariana de
Venezuela Extraordinario Nº 5.890 de fecha 31 de julio de 2008.
Ley Orgánica de Ciencia, Tecnología e Innovación, Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela N° 38.242 del 3 de agosto de 2005.
Ley Orgánica de Telecomunicaciones, Gaceta Oficial de la República Bolivariana de
Venezuela Nº 36970 de fecha 12 de Junio de 2000.
Ley Contra la Corrupción, Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº
5.637 Extraordinario de fecha 07 de Abril del 2003.
Ley Sobre Protección a la Privacidad de las Comunicaciones Gaceta Oficial de la
República Bolivariana de Venezuela Nº 34863 de fecha 16 de Diciembre de 1991.
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Ley Especial Contra Delitos Informáticos, Gaceta Oficial de la República Bolivariana de
Venezuela Nº 37.313 de fecha 30 de Octubre de 2001.
Decreto Nº 825 sobre el Acceso y uso de internet como política prioritaria para el
desarrollo cultural de Venezuela, Gaceta Oficial de la República Bolivariana de
Venezuela Nº 36.955, de fecha 22 de mayo de 2000.
Decreto con Fuerza de Ley Nº 1.204 del Mensaje de Datos y Firmas Electrónicas, Gaceta
Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 37.148 de fecha 28 de febrero de
2001.
Decreto Nº 3.390 sobre la Aplicación del Software Libre en la Administración Pública
Venezolana, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº
38.095 de fecha 28 de diciembre de 2004.
Reglamento Orgánico del Ministerio del Poder Popular Para el Deporte, Gaceta Oficial
39.011 de fecha 08 de Septiembre de 2008.
5.2.RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DE LAS NORMAS
I.El responsable de revisar y actualizar las presentes normas es el Director (a) General
de la Oficina de Sistemas y Tecnología de la Información del MINDEPORTE,
conjuntamente con el Director (a) de Organización y Sistemas de la mencionada
Oficina.
V. REVISIÓN DE LAS NORMAS
II. Las normas deberán revisarse cuando menos una vez al año o antes si
hubiere modificaciones en las normativas que rigen la materia o en el sistema
informático y tecnológico del Ministerio del Poder Popular para el Deporte.
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5.1.INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
El incumplimiento y desatención de la norma establecida en el presente Manual,
acarreará las medidas correspondientes que puedan implicar la suspensión o restricción
del servicio temporal o permanente.
5.2.NORMAS GENERALES
1. La unidad responsable de la administración del Internet y correo electrónico será la
Oficina de Sistema y Tecnología de la Información (OSTI)
2. El acceso a internet y a los servicios asociados que proporciona el MINDEPORTE,
deberán utilizarse para los propósitos relacionados con las actividades del Ministerio,
de acuerdo a las funciones laborales del (a) funcionario (a).
3. La OSTI hará uso de un sistema de filtrado web por contenido y URL, con el fin de evitar
el acceso a sitios con contenidos inapropiados que eventualmente pudiesen degradar
el servicio. De igual manera, será controlada la transferencia de archivos no seguros o
potencialmente dañinos, como por ejemplo: .exe, .bat, .com, .vbs, entre otros.
4. La OSTI deberá autorizar el uso de módems en los equipos de computación que se
encuentren conectados a la red del Ministerio, y así prevenir la intrusión de hackers a
través del internet.
5. El acceso a los servicios de la red tanto internos como externos serán controlados para
evitar conexiones no seguras que puedan afectar a todo el MINDEPORTE.
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INFORMACIÓN
6. Los servicios de red y correo electrónico están registrados a nombre del (la) usuario (a)
que utiliza el servicio. Esta cuenta es intransferible y las auditorías realizadas a la
conexión serán presentadas a su nombre. Cualquier irregularidad detectada será única
y exclusivamente responsabilidad del (la) usuario (a) registrado (a).
7. Los Despachos, las Direcciones Generales, las Oficinas y demás unidades del
MINDEPORTE autorizarán a la OSTI mediante una planilla, la creación de las cuentas
genéricas respectivas.
8. La naturaleza legal y confidencial de los contenidos, el manejo de directorios
electrónicos tendrán parámetros de seguridad distintos para el caso de funcionarios
de alto nivel y de confianza.
9. Para conectar equipos pertenecientes a visitantes y personas no empleadas a la red,
deberá estar autorizado por la OSTI. Igualmente,, sólo disfrutarán de cuentas de red y
de correo electrónico los usuarios que tengan una relación laboral con el
MINDEPORTE.
VI. NORMAS ESPECÍFICAS
Del Uso de la Red
La red quedará excluida para:
1. La transmisión de información o ejecución de actos que violenten o amenacen con
violentar la normas, visión y misión del MINDEPORTE, o que vayan en contra de la
moral y las buenas costumbres.
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2. Fines personales o de lucro.
3. La creación o transmisión de material que cause cualquier tipo de molestia a los (as)
usuarios (as) del MINDEPORTE.
4. La circulación de información difamatoria de cualquier tipo, ya sea contra entidades o
personas.
5. El desarrollo de actividades que produzcan la congestión de la red mediante el envió
de información, mensajes o programas concebidos para tal fin.
6. La destrucción o modificación premeditada de la información de otros usuarios.
7. La violación de la privacidad e intimidad de otros (as) usuarios (as).
8. La destrucción, manipulación o apropiación indebida de la información que circula por
la red.
9. El uso y obtención de cuentas de computadoras ajenas.
10. La comunicación de contraseñas u otro tipo de información que permita a otros
usuarios(as) entrar en el sistema.
11. La conexión, desconexión o reubicación de equipos sin la autorización de la Oficina de
Sistemas y Tecnología de la Información.
12. La distribución de material que viole derechos de propiedad intelectual.
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13. Descargar software a menos que sea bajo autorización de la OSTI.
Del Uso del Correo Electrónico
1. El administrador del servidor de correo electrónico de la cuenta incorporará los
criterios de acceso a cuentas de correo.
2. El uso del correo electrónico es exclusivamente institucional y deberá utilizarse en
forma racional.
3. El MINDEPORTE gestiona todos los servicios bajo el dominio “mindeporte.gob.ve”,
distinguiendo dos tipos de cuentas de correo: personales y genéricas, las cuales se
ajustarán a los “Criterios Nominales de Creación”
4. Las cuentas de correo son intransferibles, quedando terminantemente prohibido
facilitar su utilización a otras personas.
5. Cada usuario (a) será responsable de todos los actos que se registren en su cuenta.
6. El usuario (a) deberá tener una relación laboral con el Ministerio y dispondrá de una
cuenta personal de correo electrónico bajo el dominio “mindeporte.gob.ve”, estas
cuentas de correo serán válidas hasta que finalice la relación laboral adquirida con el
MINDEPORTE.
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INFORMACIÓN
7. La creación de cuentas personales de correo electrónico que no correspondan al
criterio anterior sólo deberán crearse si están avaladas administrativamente, por la
OSTI.
8. Cuando el (la) usuario (a) requiera enviar grandes volúmenes de información, deberá
notificar a la OSTI a fin de solicitar una ampliación temporal del tamaño de buzón
electrónico asignado.
9. Los correos electrónicos entrantes se tratarán con extremo cuidado debido a los
riesgos de seguridad de la información.
10. Deberán abstenerse de visualizar las notas en forma automática, abrir archivos
adjuntos de dudosa procedencia a menos que los anexos se hayan explorado para
descartar posibles virus o códigos maliciosos.
11. Al reenviar un correo electrónico se deberá copiar la parte correspondiente del cuerpo
del mensaje sin los encabezados previos y pegarlos en un mensaje nuevo, evitando así
la propagación del spam, mensajes con virus (hoax).
12. Al enviar un mensaje dirigido a varias direcciones de correo, será recomendable
colocarlas en la línea CCO, esto evitará la divulgación de las direcciones de correo
previniendo así el hoax y spam.
13. Los (as) usuarios (as) deberán abstenerse de dejar sus archivos abiertos, sin vigilancia
o sin supervisión.
14. Los (as) usuarios (as) deberán depurar los buzones cuando el servidor de correos
emitan la advertencia de su capacidad, de lo contrario serán borrados
automáticamente su contenido en el lapso de los tres (3) días siguientes y cinco (5) días
en el caso de los fines de semana.
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15. El correo electrónico quedará excluido para:
• Fines que no sean administrativos, académicos, o de investigación.
• Fines comerciales ajenos a la actividad del MINDEPORTE.
• Enviar o contestar cadenas de correo o cualquier otro esquema similar de
mensajes.
• Enviar virus o programas de uso mal intencionado.
• La distribución o instalación de software sin la licencia de uso adquirida por el
MINDEPORTE.
• Introducir software maliciosos en la Red o en los servidores.
• Realizar algún tipo de acoso, difamación, calumnia, intimidación insulto a
cualquier otra forma de actividad negativa para el Ministerio.
• Hacer ofrecimientos fraudulentos de productos o servicios cuyo origen sean los
recursos o servicios propios del MINDEPORTE.
• Realizar actividades que contravengan la seguridad de los sistemas o que
generen interrupciones a la red.
16. La Dirección de Tecnología de la Información se encontrará facultada para bloquear el
acceso a cualquier servicio que suponga una amenaza temporal o permanente para la
seguridad de la red institucional.
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Del Uso de la Cuenta de Usuario (a)
1. El (la) usuario (a) deberá usar de forma individual, su alias de usuario (a) y clave de
acceso, reconociendo que éstos son personales, únicos e intransferibles.
2. Todos los actos que se realicen en la red utilizando las credenciales serán de la entera
responsabilidad del usuario correspondiente.
3. El (la) funcionario (a) deberá resguardar la confidencialidad de su contraseña, cuidando
no revelar por teléfono, correo electrónico ni a través de cualquier otro medio de
comunicación electrónica, aunque sea solicitada por el servicio de informática, un (a)
subalterno (a) o por un superior del MINDEPORTE.
4. La característica “recordar contraseña” que existe en algunas aplicaciones, no debe ser
utilizada por seguridad.
5. Las cuentas se desactivarán cuando se encuentre inactiva, es decir cuando no se
observen mensajes de ningún tipo leídos/enviados durante un período superior a dos
(2) meses.
6. La OSTI deberá cambiar al menos cada cuarenta y cinco (45) días o siempre y cuando el
(la) usuario (a) sospeche que su clave ha sido comprometida todas las contraseñas de
usuario (a) (cuentas de email, cuentas de servicios web, entre otros).
Del Uso de la Contraseña
1. Deberá poseer entre ocho (8) y trece (13) caracteres y se deberán modificar
por lo menos dos (2) veces por año.
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2. Los (as) usuarios (as) deberán abstenerse de utilizar contraseñas fáciles para el
inicio de la sesión de red, tales como: fecha de nacimiento, número de teléfonos,
amigos, edad, placa del carro, nombre de sus hijos, sino aquellas que brinden
seguridad en la información, ya que estas contraseñas son intransferibles.
3. Los (as) usuarios (as) deberán tener contraseñas distintas en cuentas y
servicios.
4. Todas las contraseñas deben ser tratadas como información sensible y
confidencial.
5. En los casos de olvido del alias o contraseña, el (la) usuario (a) deberá
comunicarse con la Dirección de Tecnología de la Información para la solución
respectiva del caso.
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Xl. LISTA DE DISTRIBUCIÓN
III. Despacho del Ministro (a)
IV. Ministro (a)
Dirección del Despacho
V. Director (a) General
Oficina Estratégica de Seguimiento y Evaluación
de Políticas Públicas VI. Director (a) General
Consultoría Jurídica VII. Director (a) General
Auditoría Interna VIII. Director (a) General
Oficina de Planificación y Presupuesto IX. Director (a) General
Oficina de Relaciones Interinstitucionales X. Director (a) General
Oficina de Administración y Finanzas XI. Director (a) General
Oficina de Tecnología de la Información XII. Director (a) General
Oficina de Recursos Humanos XIII.Director (a) General
Oficina de Atención al Ciudadano XIV.Director (a) General
Despacho del Viceministro (a) de Deporte de
Rendimiento XV. Viceministro (a)
Dirección General de Formación Deportiva XVI. Director (a) General
Dirección General de Alta Competencia XVII. Director (a) General
Despacho del Viceministro (a) de Actividad
Física
XVIII. Viceministro (a)
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Dirección General de Masificación y Desarrollo
Deportivo XIX. Director (a) General
Dirección General de Actividad Física y
Recreación XX. Director (a) General
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