5 manual de auditoria v2

MANUAL DE AUDITORIA FUENTE DE INFORMACION
ACTIVIDADES DE PROTECCIÓN ESPECÍFICA Y
DETECCIÓN TEMPRANA
Dirección De Epidemiología y Demografía
Bogotá Junio 2015
Versión 2

2
Tabla de contenido
Siglas.......................................................................................................................................................................4
Introducción ...........................................................................................................................................................5
1. Objetivo de la auditoria......................................................................................................................................6
2. Alcance de la auditoria.......................................................................................................................................6
3. Consideraciones Generales................................................................................................................................6
5. Decisión frente a los hallazgos de auditoría de la información .........................................................................6
6. Tipos de soporte para auditoria de la información............................................................................................7
6.1. Soportes clínicos............................................................................................................................................. 7
6.2. Registros Administrativos............................................................................................................................... 7
7. Desarrollo de la auditoria de campo (visita de auditoria)..................................................................................7
8. Aspectos a tener en cuenta en la auditoria frente a cada dato registrado........................................................8
8.1 Registro de variables de identificación del riesgo........................................................................................... 8
6.2 Registro de variables actividades de intervención según el riesgo................................................................ 9
9. Variables a auditar............................................................................................................................................10
10.Detalle del Registro en Acta de Auditoria.......................................................................................................15
10.1 Acta de apertura de auditoria ..................................................................................................................... 15
10.2 Acta de cierre de la auditoria ...................................................................................................................... 15
Bibliografía............................................................................................................................................................15

3
Lista de Tablas
Tabla N° 1 Pasos de validación dela información.......................................................................................................6
Tabla N° 2 Tipo de soportes válidos para auditoria....................................................................................................7
Tabla N° 3 Tipo de registros de identificación del riesgo que requieren o no soportes ...........................................8
Tabla N° 4 Tipo de registros de intervención del riesgo que requieren o no soportes.............................................9
Tabla N° 5 Soportes a auditar según variable ......................................................................................................... 10

4
Siglas
DED Dirección de Epidemiología y Demografía
DTS Direcciones Territoriales de Salud
EAPB Entidades Administradoras de Planes de Beneficios
EPS Entidades Promotoras de Salud
IPS Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud
MSPS Ministerio de Salud y Protección Social
OPS Organización Panamericana de la Salud
OTIC Oficina de Tecnologías de Información y Comunicación
PEDT Protección Específica y Detección Temprana
PHVA Planificar-Hacer-Verificar-actuar
PISIS Plataforma de Integración del Sistema Integral de Información de la Protección Social
SGSSS Sistema General de Seguridad Social en Salud
SISPRO Sistema Integral de Información de la Protección Social

5
Introducción
Para el año 2000 el Ministerio de Salud estableció la Resolución 412 (Colombia. Ministerio de Salud, 2000) “Por
la cual se establecen las actividades, procedimientos e intervenciones de demanda inducida y obligatorio
cumplimiento y se adoptan las normas técnicas y guías de atención para el desarrollo de las acciones de protección
específica y detección temprana y la atención de enfermedades de interés en salud pública”.
El reporte de estos datos fue normado por la Resolución 3384 de 2000, entregando conteos de las actividades
realizadas, persistiendo la necesidad de establecer un reporte nominal que permita observar a cada afiliado al
SGSSS las actividades de Protección Específica y Detección Temprana que se le han realizado, y de esta forma
realizar una adecuada gestión del riesgo de la población objeto de dichas actividades.
La Resolución 4505(Colombia. Ministerio de Salud y Protección Social, 2012) , con la que se establece el reporte
nominal de las actividades de PEDT, en su Artículo 11 define que el “Control de Calidad de la Información. La
información reportada por las instituciones responsables de los datos, podrá ser objeto de revisión por parte
del Ministerio de Salud y Protección Social, con el fin verificar la existencia de los registros clínicos que
soporten y que sean consistentes con los datos originales del reporte enviado”; por tal razón se establece el
plan de trabajo para dar cumplimiento a dicha actividad

6
1. Objetivo de la auditoria
Verificar que las EAPB y las DTS cuenten con soportes clínicos o administrativos para los datos reportados de
acuerdo a la Resolución 4505 de 2.012
2. Alcance de la auditoria
Desde la entrega por parte del MSPS de los registros a ser auditados, hasta la entrega del informe con el resultado
de la auditoria, por parte de la institución designada para tal fin.
3. Consideraciones Generales
Previo a la auditoria se realiza un proceso de alistamiento de la información el cual consiste en:
Tabla N° 1 Pasos de validación dela información
Pasos Responsables
1 Cargue de información plataforma PISIS Local EAPB
2 Validación Local de estructura plataforma PISIS EAPB
3 Validación de contenido plataforma SISPRO OTIC
4 Validación de duplicados plataforma SISPRO OTIC
5
Validación de usuarios en BDUA plataforma
SISPRO
OTIC
6 Validación de coincidentes plataforma SISPRO OTIC
7 Selección de la Muestra DED
Fuente: Documento Procesamiento y gestión de la fuente
La descripción del proceso anterior se puede ver más detalladamente en Documento Procesamiento y gestión de
la fuente
4. Muestra de auditoria
Para el procedimiento muestral se tiene en cuenta una confiabilidad del 90%, se estiman los tamaños de muestra
en cada estrato alcanzando un error muestral máximo de 5%, para la estimación de proporciones. Basados en lo
anterior se estima la cantidad de registros a auditar por cada entidad, teniendo en cuenta el total de registros
cargados, ver anexo 13 procedimiento muestra de auditoria
5. Decisión frente a los hallazgos de auditoría de la información
El proceso de auditoria consta de las siguientes decisiones frente a los hallazgos presentados en cada variable,
listada en el Tabla N°5 los cuales deben quedar coincidentes con los datos originales observados, ya sea porque
la auditoria constata que existe el dato y es coincidente, o lo contrario y captura el dato original tomándolo de la
historia clínica o epicrisis con los respectivos soportes de los datos registrados en esta (en ningún caso se pierde
el dato original reportado por la entidad), o registra que no existe el dato original y no es posible soportar el dato
reportado. Según el caso, queda registrado así:

7
1. En los casos en los que se detecte que el dato reportado no coincide con el observado (sin que esto
exonere de la eliminación de registros en los casos en que la inconsistencia del dato sea causal de
eliminación) se marca como dato no conforme (DNC) y se captura el observado, el cual debe cumplir con
los estandares presentes en el anexo tecnico de la Resolución.
2. En los casos que el dato reportado no cuente con soportes verificables por la auditoría, se marca como
dato original no disponible (DND).
3. En los casos en que los datos reportados coinciden con los observados se marca como dato conforme
(DC).
6. Tipos de soporte para auditoria de la información
La entidad podrá soportar la información reportada en el anexo técnico con los siguientes soportes:
6.1. Soportes clínicos
Es la Historia Clínica (total o folio parcial, física o magnética, original o fotocopia), en la que conste que el usuario
tiene las atenciones informadas en el reporte. Complementariamente aquellos registros que permitan verificar la
toma de paraclínicos referidos que no se encuentren registrados en la historia clínica.
6.2. Registros Administrativos
Son fuentes de información normadas o creadas por la entidad, que permiten dar cuenta de las acciones
realizadas frente a una atención
Tabla N° 2 Tipo de soportes válidos para auditoria
Soportes clínicos Registros administrativos
Copia escaneada o historia clínica RIPS
Copia de laboratorios clínicos Autorizaciones
Copia de carne de vacunas Facturación
Copia de carne materno (CLAP) Cohortes de seguimiento
Copia de soporte SIVIGILA PAIWEB, PAI SOFT
Base de afiliados de la entidad
Fuente: Dirección de Epidemiología y Demografía
7. Desarrollo de la auditoria de campo (visita de auditoria)
El trabajo de campo consiste en la visita a las EAPB/DTS para la verificación del soporte documental de los datos
reportados, para esto se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
1. La Dirección de Epidemiologia y Demografia(DED), entrega a la firma auditora el listado de personas de
contacto en cada EAPB y DTS, esto según la información suministrada por cada entidad, que es la
responsable de asignar la persona o equipo que atenderá la auditoria.

8
2. La DED a través del Repositorio Intitucional Digital (RID)publicara los registros que seran causa de
auditoria, para acceder a dichos registros contaran con un usuario y clave, los cuales llegaran a la persona
responsable del proceso.
3. Se dará inicio al proceso realizando una reunión de apertura con las personas asignadas por parte de la
EAPB o DTS, incluyendo: la persona encargada de la información en la entidad, la persona encargada de
la base de datos de afiliaciones y representante legal de la insitutción; con el fin de comunicar a la entidad
el alcance de la auditoria, las reglas de la auditorias contempladas para lamedición y el tiempo de duración
de la visita, en caso de no contar con el representante legal para la visita este debe autorizar a una persona
para que lo represente, esta autorización debe encontrarse de forma escrita.
4. El auditor recibirá de parte de la EAPB/DTS, el espacio y medios logísticos para realizar el procedimiento
operativo y las actividades, que varían según el número de registros a auditar.
5. Al finalizar el proceso de auditoria se realizará una reunión de cierre con los mismos actores de la reunión
de apertura, en donde se socializarán los hallazgos, el número y el dato especifica de los registros no
soportados o no concordantes, así como las recomendaciones a tener en cuenta para los próximos
cargues de información.
6. El primer paso que se realizara en la auditoria es la confirmación de la afiliación, del usuario del registro
seleccionado de la muestra, a la EAPB o DTS.
7. En segundo lugar se procederá a realizar la verificación de los datos reportados a través de PISIS con los
soportes físicos de las variables expuestas, el auditor diligenciará las herramientas estipuladas para la
consolidación de la información. Es importante aclarar que solo se auditara la veracidad de la información
y no la pertinencia de la misma.
8. Aspectos a tener en cuenta en la auditoria frente a cada dato registrado
8.1 Registro de variables de identificación del riesgo
Al realizar la verificación de estas variables se debe tener en cuenta las opciones de respuesta, ya que acorde a
ellas se requiere o no contar con soporte clínico o registro administrativo:
Tabla N° 3 Tipo de registros de identificación del riesgo que requieren o no soportes
Tipo de Respuesta Requiere soporte SI/ NO
0- No aplica
No requiere soporte, se debe verificar que el registro
de la variable este acorde a lo establecido en el
documento de explicaciones del anexo técnico de la
resolución
1- Si Requiere soporte clínico o registro administrativo
2- No Requiere soporte clínico o registro administrativo
21- Riesgo no evaluado

9
resolución
Variables con identificación positiva del riesgo Requiere soporte clínico o registro administrativo
Fuente: Lineamientos para el diligenciamiento del anexo técnico de la Resolución 4505 de 2012
6.2 Registro de variables actividades de intervención según el riesgo
Tabla N° 4 Tipo de registros de intervención del riesgo que requieren o no soportes
Tipo de
Respuesta
Respuesta Requiere soporte SI/ NO
Tipo fecha
>1900-01-01 Requiere soporte clínico o registro administrativo
1800-01-01
resolución
1845-01-01
resolución
1805-01-01 Requiere soporte clínico o registro administrativo
Tipo
Numérico
0- No aplica
resolución
16- No se administra por una tradición Requiere soporte clínico o registro administrativo
17- No se administra por condición de
salud
Requiere soporte clínico o registro administrativo
18- No se administra por condición del
usuario
19- No se administra por tener datos de
contacto del usuario no actualizados
20 – No se administra por otras razonas Requiere soporte clínico o registro administrativo
22- Sin dato
resolución

10
Variables con actividad positiva Requiere soporte clínico o registro administrativo
9. Variables a auditar
La auditoria revisará de manera integral cada una de las variables del anexo tecnico, auditando aquellas que
reporten dato positivo para ser confrotado con el soporte indicado o valido, para la auditoria de campo se
auditaran los siguientes soportes y variables:
Tabla N° 5 Soportes a auditar según variable
Código de
Campo
Nombre del campo Soporte valido
3 Tipo de identificación del paciente
1. Soportes Clínicos
2. Registros Administrativos
4 Número de identificación
5, 6, 7 y 8 Nombre el usuario
9 Fecha de nacimiento
10 Sexo
11 Código de pertenencia étnica
12 Código de ocupación
13 Código nivel educativo
14 Gestación
15 Sífilis Gestacional o congénita
16 Hipertensión Inducida por la Gestación
17 Hipotiroidismo Congénito
18 Sintomático Respiratorio
19 Tuberculosis Multidrogoresistente
20 Lepra
21
Obesidad o Desnutrición Proteico
Calórica
22 Víctima de Maltrato
23 Víctima de Violencia Sexual 1. Soportes Clínicos

11
24 Infecciones de Trasmisión Sexual
25 Enfermedad Mental
26 Cáncer de Cérvix
27 Cáncer de Seno
28 Fluorosis Dental
29 Fecha del Peso
30 Peso en Kilogramos
31 Fecha de la Talla
32 Talla en Centímetros
33 Fecha Probable de Parto
34 Edad Gestacional al Nacer
35 BCG
36 Hepatitis B menores de 1 año
37 Pentavalente
38 Polio
39 DPT menores de 5 años
40 Rotavirus
41 Neumococo
42 Influenza Niños
43 Fiebre Amarilla niños de 1 año
44 Hepatitis A
45 Triple Viral Niños
46 Virus del Papiloma Humano (VPH)
47
TD o TT Mujeres en Edad Fértil 15 a 49
años
48 Control de Placa Bacteriana
49 Fecha atención parto o cesárea
50
Fecha salida de la atención del parto o
cesárea
51
Fecha de consejería en Lactancia
Materna
52 Control Recién Nacido

12
53 Planificación Familiar Primera vez
54 Suministro de Método Anticonceptivo
55
Fecha Suministro de Método
Anticonceptivo
56 Control Prenatal de Primera vez
57 Control Prenatal
58 Último Control Prenatal
59
Suministro de Ácido Fólico en el Último
Control Prenatal
60
Suministro de Sulfato Ferroso en el
Último Control Prenatal
61
Suministro de Carbonato de Calcio en el
Último Control Prenatal
62 Valoración de la Agudeza Visual
63 Consulta por Oftalmología
64
Fecha Diagnóstico Desnutrición Proteico
Calórica
65
Consulta Mujer o Menor Víctima del
Maltrato
66 Consulta Víctimas de Violencia Sexual
67 Consulta Nutrición
68 Consulta de Psicología
69
Consulta de Crecimiento y Desarrollo
Primera vez
70
Suministro de Sulfato Ferroso en la
Última Consulta del Menor de 10 años
71
Suministro de Vitamina A en la Última
Consulta del Menor de 10 años
72 Consulta de Joven Primera vez
73 Consulta de Adulto Primera vez
74
Preservativos entregados a pacientes
con ITS

13
75 Asesoría Pre test Elisa para VIH
76 Asesoría Pos test Elisa para VIH
77
Paciente con Diagnóstico de: Ansiedad,
Depresión, Esquizofrenia, déficit de
atención, consumo SPA y Bipolaridad
recibió Atención en los últimos 6 meses
por Equipo Interdisciplinario Completo
78
Fecha Antígeno de Superficie Hepatitis B
en Gestantes
79
Resultado Antígeno de Superficie
Hepatitis B en Gestantes
80 Fecha Serología para Sífilis
81 Resultado Serología para Sífilis
82 Fecha de Toma de Elisa para VIH
83 Resultado Elisa para VIH
84 Fecha TSH Neonatal
85 Resultado de TSH Neonatal
86 Tamizaje Cáncer de Cuello Uterino
87 Citología Cérvico uterina
88
Citología Cérvico uterina Resultados
según Bethesda
89
Calidad en la Muestra de Citología
Cervicouterina
90
Código de habilitación IPS donde se
toma Citología Cervicouterina
91 Fecha Colposcopia
92
toma Colposcopia
93 Fecha Biopsia Cervical
94 Resultado de Biopsia Cervical
95
toma Biopsia Cervical
96 Fecha Mamografía 1. Soportes Clínicos

14
97 Resultado Mamografía
98
toma Mamografía
99 Fecha Toma Biopsia Seno por BACAF
100 Fecha Resultado Biopsia Seno
101 Resultado Biopsia Seno
102
toma Biopsia Seno
103 Fecha Toma de Hemoglobina
104 Hemoglobina
105 Fecha de la Toma de Glicemia Basal
106 Fecha Creatinina
107 Creatinina
108 Fecha Hemoglobina Glicosilada
109 Hemoglobina Glicosilada
110 Fecha Toma de Microalbuminuria
111 Fecha Toma de HDL
112
Fecha Toma de Baciloscopia de
Diagnóstico
113 Baciloscopia de Diagnóstico
114
Tratamiento para Hipotiroidismo
Congénito
115 Tratamiento para Sífilis gestacional
116 Tratamiento para Sífilis Congénita
117 Tratamiento para Lepra
118
Fecha de Terminación Tratamiento para
Leishmaniasis

15
10.Detalle del Registro en Acta de Auditoria.
10.1 Acta de apertura de auditoria
El acta de apertura debera contar mínimo con los siguientes datos:
2. Datos de identificación de la entidad a ser auditada.
3. Fechas de inicio y terminación de la auditoria
4. Nombres de los responsables de la auditoria por parte de la entidad
5. Nombres de los responsables de la auditoria por parte de la firma auditora
6. Observaciones inherentes al proceso de auditoria
7. Acuerdos logisticos de la auditoria
8. Firmas de los asistentes
10.2 Acta de cierre de la auditoria
El acta de cierre debe contar mínimo con los siguientes datos:
2. Datos de identificación de la entidad a ser auditada.
3. Fechas de inicio y terminación de la auditoria
4. Nombres de los responsables de la auditoria por parte de la entidad
5. Nombres de los responsables de la auditoria por parte de la firma auditora
6. Metodologia utilizada en la auditoria
7. Datos de los registros no soportados o no conformes( Tipo y número de identificación, variable,
motivo por el cual fue DND o DNC, y disposición final del registro)
8. Resumen gerencial del número de DND , DNC y DC teniendo en cuenta el total de registros auditados.
9. Descripción de hallazgos de la auditoria.
10. Firmas de los asistentes
Bibliografía

16
Colombia. Ministerio de Salud. Resolución 00412 por la cual se establecen las actividades, procedimientos e
intervenciones de demanda inducida y obligatorio cumplimiento y se adoptan las normas técnicas y guías de
atención para el desarrollo de las acciones de protección específica y detección temprana y la atención de
enfermedades de interés en salud pública (2000). Recuperado a partir de http://vlex.com/vid/resolucion-00412-
43134595
Colombia. Ministerio de Salud y Protección Social. Resolución 4505 por la cual se establece el reporte relacionado
con el registro de las actividades de Protección Específica, Detección Temprana y la aplicación de las Guías de
Atención Integral para las enfermedades de interés en salud pública de obligatorio cumplimiento (2012).
Recuperado a partir de http://vlex.com/vid/especifica-deteccion-temprana-guias-414236443

5 manual de auditoria v2

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

La actualidad más candente (19)

Similar a 5 manual de auditoria v2

Similar a 5 manual de auditoria v2 (20)

5 manual de auditoria v2