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La archivística líquida: El contexto actual de la profesión en el ámbito de la gestión documental (conferencia)

Jordi Serra Serra
Jordi Serra Serra
Jordi Serra SerraHead of Information Systems and Data Unit en Consorci d'Educació de Barcelona

Esta conferencia reflexiona sobre la situación actual de la gestión documental en relación con las necesidades a las que debe dar respuesta. Se analiza este posicionamiento desde cuatro factores: la sociedad, las organizaciones, la tecnología, y la profesión, y dentro de este último factor se contemplan cinco variables: la crisis de la gestión documental tradicional, las nuevas oportunidades en el marco de la gobernanza de la información, las novedades en el contexto normativo, los modelos de servicio de gestión documental, y la evolución del perfil profesional. This conference analyzes the current state of records management in relation to the needs faced today. This state is analyzed from four factors: society, organizations, technology, and the profession, and within the last factor five variables are considered: the crisis of traditional records management, new opportunities in the framework of information governance, new developments in regulatory context, service models for records management, and the evolution of the professional profile.

La archivística líquida: El contexto actual de la profesión en el ámbito de la gestión documental (conferencia)

1 de 70
Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
“La archivística líquida”
El contexto actual de la profesión
en el ámbito de la
gestión documental
Jordi Serra Serra
Máster de Gestión Documental
e Información en las Empresas (MGDIE)
Universidad de Barcelona
Conferencia inaugural del II ciclo de la Sección de Archivística (Escuela de Historia)
con motivo de la celebración del 75 aniversario de la Universidad de Costa Rica
26 de Agosto de 2015
Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Gestionar la incertidumbre
 El rasgo característico del pensamiento actual es la indefinición. El
pensador actual admite trabajar con límites difusos (espaciales,
conceptuales, cronológicos, competenciales…). Este planteamiento
se traslada al diseño de sistemas de gestión documental, que se
convierten en sistemas:
 Orgánicos: modifican estructuras, y crean otras nuevas, a
partir de los usos vigentes, nunca absolutamente previsibles.
 Híbridos: combinan elementos de distintas disciplinas, e
incorporan innovaciones sin distinción en función de la
disciplina que las genera.
 En constante evolución: nunca se acaban, siempre están
adaptándose a los cambios en la organización y el entorno.
Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Dos preguntas
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Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
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Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
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Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
La sociedad
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La archivística líquida: El contexto actual de la profesión en el ámbito de la gestión documental (conferencia)

  • 1. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 “La archivística líquida” El contexto actual de la profesión en el ámbito de la gestión documental Jordi Serra Serra Máster de Gestión Documental e Información en las Empresas (MGDIE) Universidad de Barcelona Conferencia inaugural del II ciclo de la Sección de Archivística (Escuela de Historia) con motivo de la celebración del 75 aniversario de la Universidad de Costa Rica 26 de Agosto de 2015
  • 2. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Gestionar la incertidumbre  El rasgo característico del pensamiento actual es la indefinición. El pensador actual admite trabajar con límites difusos (espaciales, conceptuales, cronológicos, competenciales…). Este planteamiento se traslada al diseño de sistemas de gestión documental, que se convierten en sistemas:  Orgánicos: modifican estructuras, y crean otras nuevas, a partir de los usos vigentes, nunca absolutamente previsibles.  Híbridos: combinan elementos de distintas disciplinas, e incorporan innovaciones sin distinción en función de la disciplina que las genera.  En constante evolución: nunca se acaban, siempre están adaptándose a los cambios en la organización y el entorno.
  • 3. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Dos preguntas ¿Qué demanda la sociedad a la gestión documental? ¿Puede la profesión satisfacer estas demandas?
  • 4. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Factores
  • 5. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Factores
  • 6. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 La sociedad  Inmediatez (si no está en línea no existe)  Nuevos derechos relacionados con la información  Mayor rendición de cuentas (publicidad)  Dilución de la propiedad de la información (reutilización)  Reforzamiento de las identidades (memoria histórica)
  • 7. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Factores de impulso al cambio  Inmediatez (si no está en línea no existe)  Nuevos derechos relacionados con la información  Mayor rendición de cuentas (publicidad)  Dilución de la propiedad de la información (reutilización)  Reforzamiento de las identidades (memoria histórica)
  • 8. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Nuevas dimensiones del acceso y el uso Acceso reactivo Acceso proactivo (publicidad) Uso en el contexto original Uso en un contexto distinto (reutilización) TRANSPARENCIA
  • 9. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Nuevas dimensiones del acceso y el uso: principales retos Interoperabilidad e integración (sistemas/CRM) Acceso proactivo (publicidad) Tratamiento semántico (open/linked/big) Uso en un contexto distinto (reutilización)
  • 10. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Factores
  • 11. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Las organizaciones  Multiformes  Compuestas  Ubicuas  Agiles
  • 12. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Conflicto de dinámicas + Valor (más usabilidad para los usuarios) - Riesgo (más seguridad para la organización)
  • 13. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Impacto en la gestión documental  Incremento del volumen de datos a gestionar  Usuarios más libres, empresas más seguras  De la gestión nominal a la gestión efectiva  De la seguridad formal a la seguridad real  No es el patrimonio, es el servicio  Sistemas integrados (conectados) con implantación descentralizada  Colaboración e invisibilidad (clientes prestadores)
  • 14. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Factores
  • 15. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 La tecnología  Nuevo software (open & free)  Nuevos formatos (datos y más datos, estructurados y enlazados)  Nuevas formas de distribución (cloud computing y pago por uso)  Nuevas formas de interacción (federación, consumerización, movilidad)
  • 16. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Tendencias estratégicas en IT 1. Commit to the cloud 2. Mobilize everything 3. Make the business social 4. Digitize anything that moves 5. Extreme Information Management OccupyIT (2015)
  • 17. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Cloud computing On premise IaaS PaaS SaaS Aplicación Plataforma Infraestructura  Adaptación  Continuidad  Coste a largo plazo  Rapidez de despliegue  Actualización  Coste a corto plazo
  • 18. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Una nueva oportunidad On premise IaaS PaaS SaaS Esfuerzo de desarrollo Esfuerzo de análisis y gestión del cambio IT IT
  • 19. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 El panorama de entidades a gestionar se ha hecho más complejo... Documento Correo electrónico Documento born digital Datos estructurados (transaccionales) Contenidos Web Redes sociales Datos estructurados (abiertos) Datos estructurados (enlazados)
  • 20. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 ...o quizás no Documento Correo electrónico Documento born digital Datos estructurados (transaccionales) Contenidos Web Redes sociales Datos estructurados (abiertos) Datos estructurados (enlazados) Datos interoperables IT IT
  • 21. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Factores
  • 22. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 La profesión La crisis del RM Del RM a la IG El entorno normativo El modelo de servicio El pefil profesional
  • 23. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 La profesión La crisis del RM Del RM a la IG El entorno normativo El modelo de servicio El pefil profesional
  • 24. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Records Management is death… as we know it! J. Mancini, 2015
  • 25. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Un ejemplo 0% 20% 40% 60% 80% 100% Records storage EDRMS Business S. eMail?
  • 26. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 … Otro ejemplo
  • 27. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 … Y otro ejemplo  Dilema de la propiedad de la información  Duplicación extensiva de la información  Contexto amplio asociado a la información  Habilidad para registrar aspectos sensibles de los procesos de negocio
  • 28. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Dos esferas Comunicaciones (correspondencia) Documentos (capturados) + Confianza -
  • 29. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Limitaciones del modelo tradicional  Excesivamente formal y autoexigente (perfeccionista)  Perspectiva discreta (focus on small-data)  Planteado en base a fronteras (custodialista)  Concepción centralista del Sistema 29
  • 30. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Consecuencias del modelo tradicional  Bajo porcentaje de cobertura real  Poca fiabilidad/seguridad efectivas  Con poca aportación de valor al usuario  Con un ROI a (demasiado) largo plazo
  • 31. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Consecuencia: no se utiliza Iron Mountain Survey (2015) ¿Las técnicas de gestión documental les inspiran confianza ante los riesgos de la información, y satisfacen sus necesidades? ¿Conoce usted el sistema de gestión documental de su organización, y quienes son sus responsables? ¿En caso afirmativo, mantiene usted un contacto regular con dichos responsables (formación, etc.)? Sí 15% No 85% Sí 58% No 42% Sí 31% No 69%
  • 32. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 La profesión La crisis del RM Del RM a la IG El entorno normativo El modelo de servicio El pefil profesional
  • 33. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Factores promotores del cambio  Consumerización  Movilidad y renuncia a la propiedad  Cambio en la naturaleza del trabajo  Requisitos de seguridad reales, no formales
  • 34. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Evolución hacia un nuevo modelo  Excesivamente formal y autoexigente  Planteado en base a fronteras  Centralista  Con poca aportación de valor  Poco fiable  Buena fe + capacidad de control  Tratamiento transversal de la información, con integración y agregación de fuentes diversas  Pautas a IT en el diseño de sistemas  Captura instantánea y tareas automatizadas (Dropbox model): guardar, buscar, compartir  Control transversal + 0 papel + preservación digital de serie
  • 35. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Ejemplos de esta evolución  Obama’s 2011 Presidential Directive on Managing Government Records  CAPSTONE approach (NARA)  eMail accounts  Pre-accessioning  Big Buckets y variantes  Políticas BYOD (Bring Your Own Device)  AILM Model
  • 36. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 La gobernanza de la información  Information Governance is a framework of people, principles, processes and tools, that defines why, when and how information is managed within an organisation, in order to maximise its value, fulfil obligations, reduce costs and reduce risk. George Parapadakis, 2014
  • 37. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 ¿Revolución o evolución? Records management Information governance Information governance Records management
  • 38. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Qué actividades forman parte de la gobernanza de la información Fuente: eDiscovery Journal
  • 39. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Qué ámbitos forman parte de la gobernanza de la información Gestión documental (RIM) Auditoría (compliance) Tecnologías de la Información Legal (eDiscovery) Privacidad Y gestión de procesos!
  • 40. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Un ejemplo de evolución: la valoración documental  Pocos referentes metodológicos, demasiado abstractos y relativamente poco actuales.  Dudas crecientes por el incremento continuado de la capacidad de almacenamiento y procesamiento de información.  Replanteamientos en la aplicación por la baja eficiencia y eficacia del procedimiento actual.
  • 41. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Cambio de paradigma: evaluar para proteger • “The traditional media-centric space-reduction paradigm has been augmented by another paradigm, one that organizations today believe is even more important. It is content-centric and its focus is risk reduction.” Cohasset Associates
  • 42. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Evaluar por… Valores/usos • Primarios • Secundarios Condicionantes • Riesgo • Coste/beneficio
  • 43. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Otro ejemplo: diseño del sistema Mapeo de series documentales Mapeo de sistemas Mapeo de datos
  • 44. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 La profesión La crisis del RM Del RM a la IG El entorno normativo El modelo de servicio El pefil profesional
  • 45. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Una oportunidad: la familia ISO 30300  Orientación al cliente y a los usuarios (resultados)  Liderazgo, responsabilidad, implicación y responsabilización de los agentes  Orientación a procesos  Integración en los sistemas globales de gestión de la organización  Mejora continua
  • 46. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Otra oportunidad: la revisión de la ISO 15489  Inclusión del análisis de procesos como fuente básica de identificación de requisitos documentales.  Consideración de los documentos dinámicos, de los sistemas basados en datos, y de la relatividad de las fronteras del sistema.  Consideración explícita de los vínculos con otras normas.  Previsión de la conexión con sistemas orientados a la conservación a largo plazo.
  • 47. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Y otra oportunidad: la nueva ISO 9001:2015  Refuerzo de la necesidad de planificar con concreción y estableciendo métricas de consecución de objetivos, que queden documentadas y que sean auditables.  Refuerzo del enfoque a procesos, y especialmente de la integración del sistema de gestión de la calidad con la gestión general de los procesos de negocio.  Refuerzo de un enfoque basado en riesgos y oportunidades.  De los procedimientos documentados se pasa a la información documentada. Flexibiliza la documentación requerida, y lo transfiere a la necesidad de mantener (control de documentos) y retener (control de registros) la información de los procedimientos.
  • 48. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 La profesión La crisis del RM Del RM a la IG El entorno normativo El modelo de servicio El pefil profesional
  • 49. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 SGD OAISPolíticas Entender el papel del Sistema dentro de la organización
  • 50. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 SGD OAIS Políticas Entender el papel del Sistema dentro de la organización
  • 51. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 SGD OAIS Políticas Entender el papel del Sistema dentro de la organización
  • 52. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 SGD OAISPolíticas Entender el papel del Sistema dentro de la organización
  • 53. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 La arquitectura del sistema: cuestión de modelo  In place RM  Internal RC  External RC Document center Document center Records center Document center Records center
  • 54. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Modelo organizativo para el mantenimiento del Sistema Prestador de servicios Dirección Directrices Herramientas Servicios prestados por un órgano propio con recursos total o parcialmente propios, o plenamente externalizado. Siempre propia. Obligatoria de acuerdo con la ISO 30300. Emitidas por un órgano propio, u obtenidas externamente por consultoría, incluyendo el mantenimiento periódico. Herramientas propias del sistema de gestión (on premise o como servicio), o reglas embebidas en el resto de sistemas.
  • 55. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Modelos organizativos para el mantenimiento del Sistema Prestador de servicios Dirección Directrices Herramientas Prestador de servicios Dirección Directrices Herramientas Prestador de servicios Dirección Directrices Herramientas Prestador de servicios Dirección Directrices Herramientas Prestador de servicios Dirección Directrices Herramientas
  • 56. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 El futuro es nómada: la consultoría Efectividad Eficiencia ContinuidadConformidad Voluntad Necesidad
  • 57. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Oportunidades para proyectos de gestión documental Proyectos Nivel operativo Nivel estratégico Diseño de un sistema de gestión documental Compartido: actuaciones puntuales Soluciones orientadas a procesos o trámites concretos Soluciones de colaboración y trabajo en grupo Liderado: actuaciones transversales Soluciones para el trabajo autónomo de los usuarios finales Soluciones de gestión documental y / o archivo digital
  • 58. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Integrando tres tipos de proyectos Proyecto de gestión documental Proyecto de desarrollo tecnológico Proyecto de reingeniería de procesos
  • 59. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Y el servicio indispensable: la preservación digital REPOSITORY Replicación (disponibilidad) Recopiado (refreshing) TRUSTED REPOSITORY Verificación de integridad Control de acceso PRESERVATION REPOSITORY Caracterización y encapsulado Migración Emulación y virtualización
  • 60. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 La profesión La crisis del RM Del RM a la IG El entorno normativo El modelo de servicio El pefil profesional
  • 61. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Volvemos al debate eterno… ¿Que es un “Especialista de gestión documental”?
  • 62. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Tradicionales barreras  Imaginario social  Ubicación orgánica  Distribución competencial  Formación y habilidades colaborativas  Patrimonialización de los sistemas  Falta de disposición para la acción
  • 63. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Factores de impulso al cambio  Difuminación de fronteras: colaboración entre colectivos en proyectos conjuntos.  Aceptación de la invisibilidad, respeto a la distribución de competencias y concesión de autonomía a los sistemas.  Solidez conceptual y metodológica, y disponibilidad de herramientas solventes y eficaces.  Diferenciación entre la gestión documental y la competencia patrimonial, como ámbitos claramente especializados.
  • 64. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Perfil focalizado Auditoría Consultoría Desarrollo Gestión de procesos Gestión documental Análisis y explotación RM
  • 65. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Perfil ampliado Auditoría Consultoría Desarrollo Gestión de procesos Gestión documental Análisis y explotación RM
  • 66. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Perfil híbrido Auditoría Consultoría Desarrollo Gestión de procesos Gestión documental Análisis y explotación RM BPM ERP
  • 67. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Perfil híbrido Auditoría Consultoría Desarrollo Gestión de procesos Gestión documental Análisis y explotación RM BPM ERP
  • 68. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Perfil híbrido Auditoría Consultoría Desarrollo Gestión de procesos Gestión documental Análisis y explotación RM BPM ERP CRM BI
  • 69. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Primera línea Segunda línea Tercera línea La mutación del profesional Records manager Records auditor Records controller Records quality manager Records architect Records capture officer Records preservation officer Records accessibility officer Frans Smit, 2013 “Cloud” “Onpremise”
  • 70. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015 Muchas gracias Jordi Serra Serra serra@ub.edu http://www.mgdie.net/es/ http://bd.ub.es/pub/serra/