Aqui hay un ensayor realizado por el compañero Alex Arana

1. IMPACTO DE LA GESTIÓN TECNOLÓGICA EN
EMPAQUES INDUSTRIALES COLOMBIANOS S.A.
JOHN ALEXANDER ARANA RODRÍGUEZ
CC. 6.387.112
Presentado al Profesor: Luís Eduardo Peláez Valencia
En el curso: Gerencia de la Información y la Tecnología
UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA
SEDE PALMIRA
2010

2. IMPACTO DE LA GESTIÓN ADECUADA O NO DE LA INFORMACIÓN Y LA
TECNOLOGÍA EN EMPAQUES INDUSTRIALES COLOMBIANOS S.A.
Según artículo publicado por la revista especializada en tecnología Enter 2.0 del
periódico el tiempo del 28 de Julio de 2010, la Comisión de Regulación de
Telecomunicaciones señaló que a cantidad de conexiones o contratos de acceso a
la red en el país es de dos millones, un 46% más que en 2007. El ente regulador
reveló que, con estas nuevas cifras, la penetración del uso de Internet, con
respecto a la población de Colombia, ascendió a 38,5 por ciento. Es decir, 38 de
cada 100 habitantes en nuestro país usan Internet. La CRT también anotó que 3,8
millones de usuarios de Internet acceden a la Red a través de servicios móviles.
Lo anterior nos indica que aproximadamente en Colombia 17 millones de usuarios
acceden a internet.
¿Por qué abrir el ensayo con esta información? Se abre de esta manera para ver
como la internet se ha ido calando en nuestro estilo de vida, tanto, que ya
sentimos que sin ella “no podemos vivir” porque se nos ha vuelto parte
indispensable en nuestra vida diaria, en lo personal y en lo laboral. Pero a ¿qué
se debe esto? Se debe a que desde los últimos 10 años hemos estado tan
hostigados por la tecnología creciente en nuestro país y en el mundo que para
estar actualizados nos debemos acoplar a ellas, ya que anteriormente por ejemplo
nos informábamos a través de la prensa, de la radio y la televisión y teníamos que
esperar titulares para poder conocer los acontecimientos ocurridos, pero ya no
más, con el uso de la internet tienes toda la información, tienes el mundo en la
palma de la mano o a un solo clic, lo que está revolucionando la manera de
comunicarnos con el mundo.

3. El impacto de la gestión de la información en Empaques Industriales Colombianos
S.A. (EIC) ha sido positivo puesto que se ha mejorado ostensiblemente en los
últimos dos años, porque anteriormente la baja eficacia que se tenía en los
procesos administrativos, más que todo en los de la planta de corrugados,
afectaba enormemente el resto de los procesos de realización. Actualmente EIC
cuenta con cuatro software desarrollados internamente para cubrir las
necesidades que se tenían con respecto a flujo de la información, a seguir:
1. Principal Corrugator Planner System (CPS): Software para la planeación
de la máquina principal de EIC, genera listas de corte de láminas de
cartón. A este solo tiene acceso el Planeador de Producción.
2. Sistema de Información Comercial: Software en donde se encuentra
toda la información comercial de los clientes. A este tienen acceso
restringido, según el caso, todos los departamentos de EIC.
3. No conformidades y Acciones Correctivas/Preventivas: Software en
donde se registran las no conformidades generadas durante un período
determinado, junto con su acción correctiva ó preventiva. A este tienen
acceso todos los departamentos de EIC.
4. Ensayos de Departamento de Calidad: Software en el cual se registran
todas las pruebas de calidad de los empaques producidos en EIC y en el
cual se pueden observar los históricos de todos los pedidos. A este tienen
acceso todos los departamentos de EIC.
Sumado a lo anterior se suma que e EIC en la planta de corrugados en el año
2003 solo se contaba con 3 computadores: uno en el departamento de diseño y
otros dos en los departamentos de servicio al cliente, de los cuales uno solo tenía
internet y era muy restringido para el personal que trabajaba en él. En la

4. actualidad se cuenta con 25 equipos de cómputo en la planta de corrugados
repartidos así:
No. ACCESO A
DEPARTAMENTO
EQUIPOS INTERNET
DESPACHOS 1 SI
COMPRAS 1 SI
SERVICLIENTES 6 SI
VENTAS 1 SI
CONTRALORÍA 2 SI
DISEÑO 3 SI
PRODUCCIÓN 2 SI
MANTENIMIENTO 2 SI
CALIDAD 2 SI
ALMACÉN 2 SI
PORTERÍA 1 NO
TOTAL 25
Lo anterior nos muestra un crecimiento en equipos de computo del 88%, en donde
el 96% tiene acceso a la red de redes, la internet. Pero hay un inciso en uno de
los procedimientos de sistemas que reza: Únicamente los jefes de departamento o
en su defecto el personal autorizado por parte del jefe de cada departamento
tendrán acceso a Internet. El acceso a internet dentro de la empresa es “libre” con
algunas restricciones como la anterior, pero existe una cierta aurora de cambio en
la manera como se ve la internet, que aunque un poco opaca se vislumbra un
buen futuro cercano con respecto a este tema, ya que de a poco se ha visto que si
se colocan barreras, las personas intentarán a toda costa la conexión de una u

5. otra manera colocándole una preocupación más a su cotidianidad, pero si se les
deja una libertad de conexión un poco controlada, esa preocupación es nula.
Además, en ese mismo año solo se contaba con una máquina impresora Flexo
folder Gandossi por la cual se procesaban todos los pedidos. Pero ya en 2005 se
adquirió una impresora para empaques de gran formato y en 2006 se adquirió otra
impresora flexo folder Langston para cubrir más el mercado creciente de
empaques de cartón corrugado. La última adquisición de la planta de corrugados
de EIC fue una impresora flexo troqueladora Gandossi para atender el mercado de
cajas troqueladas el occidente y centro del país. Gracias a las mejoras en la
tecnología de máquinas en la empresa, esta ha crecido en un 50% a 2010 con
respecto al año 2003.
Como propuesta a lo que se vive diariamente en la parte de información dentro de
EIC, se podrían realizar cambios sustanciales que podrían mejorar el proceso de
comunicación interno, por ejemplo; el uso de los correos electrónicos internos o
externos que tienen que ver con actividades y demás de la empresa no deberían
imprimirse, porque cuando cualquier información llega, lo que inmediatamente se
procede a realizar es a imprimirla, eso es impajaritable, pero esto sucede es por la
cultura del “si no está documentado no existe”, así que la primera cosa que yo
haría como gerente sería la de aprovechar las bondades de la red y proponer que
todo lo que se haga o escriba en los correos electrónicos se quede en el formato
digital y así evitarnos la tarea de imprimir, leer, responder y escribir el correo de
respuesta. Esta actividad ya se realizó el año pasado con todos los documentos
del Sistema de Gestión de Calidad y Seguridad (SGCS), que se encuentran
centralizados en una carpeta de red a la cual se puede tener acceso desde
cualquier punto de EIC incluyendo las plantas de Bogotá y Barranquilla y los
resultados son muy favorables. Con respecto a lo anterior aún hay mucho por
explorar en la Red y una de las propuestas que haría sería la de afiliar a la

6. empresa a Google para que esta empresa nos dé las herramientas web que se
necesitan para mejorar la manera de almacenar la información y el flujo de esta.
Otra de las propuestas que realizaría sería la de terminar con los viajes
quincenales del Gerente General desde la sede principal en Barranquilla a las
sucursales de Bogotá y Palmira y cambiarlos por reuniones online en donde se
pueden compartir documentos e ideas desde su oficina sin tener que salir siquiera
de ella. Continuando con las reuniones virtuales, en EIC anualmente se realiza
una Reunión Técnica en donde se reúnen el Gerente general, junto con los
Gerentes de Ventas, Jefes de Producción, Jefes de Aseguramiento de Calidad,
Jefes de Mantenimiento, Jefe de Producción y de Calidad del Molino para realizar
revisión de las mejoras implementadas en todas las plantas, no conformidades,
acciones preventivas y correctivas, resultados del semestre inmediatamente
anterior, revisión de indicadores, etc. Para lo anterior también propondría realizar
una versión “beta” ó una primera versión de esta reunión totalmente en línea y
evaluar y verificar los resultados que se obtengan con dicha reunión.
Son muchas las herramientas que están a nuestro alcance y que por miedo a ese
“demonio” llamado tecnología no las estamos aprovechando como debería ser.