Este documento describe los diferentes entornos y subsistemas que afectan a la Biblioteca de Letras de la UNMSM. Explica que la biblioteca es un sistema abierto que recibe insumos como recursos humanos, capital, información y tecnología, y produce servicios como lectura interna, búsqueda en catálogo y acceso a internet. Sin embargo, la biblioteca enfrenta desafíos como recursos limitados, tecnología deficiente y falta de retroalimentación de los usuarios.

1. ADMINISTRACIÓN II
Sesión 2: Teoría General de Sistemas en las
Organizaciones
Rosa Gómez
Juan Pacotaipe
Kelly Yale
Melanie Cambiaso

2. ADMINISTRACIÓN II
LA ORGANIZACIÓN Y SU AMBIENTE
ENTORNO INDIRECTO
ENTORNO DIRECTO
BIBLIOTECA
DE LETRAS
UNMSM
Cuadro I: entornos que afectan a la organización
El desarrollo de una organización siempre tiene que enfrentarse con el entorno
muy dinámico, tanto directo e indirecto, por ello es necesario realizar un plan
estratégico con el fin de analizar este entorno y planificar como se puede hacer
frente a esto.
A continuación les mencionamos los entornos de la Unidad de Información de
la Facultad de Letras de la UNMSM:
Entorno directo:

3. ADMINISTRACIÓN II
 Usuarios: Está conformado por los profesores, alumnos, administrativos,
visitantes. Nosotros somos la razón de ser de la existencia de la unidad,
por lo tanto sus servicios deben corresponder a nuestras necesidades.
 Proveedores: las editoriales, distribuidoras, que abastecen a la U.I. de
documentos. También se puede incluir que la colección se incrementa
por donaciones personales e institucionales y donaciones por grados y
títulos.
 Dependencias gubernamentales: Este entorno está integrado por los
organismos de la universidad que contribuyen con el desarrollo de la
biblioteca, por ejemplo: la biblioteca central, telemática, el área
tecnología sistemas o tecnología usado en la búsqueda de información,
proyección social, etc.
 Personal de la biblioteca: Está formado por una jefa , secretaria , una
bibliotecóloga en el área de procesos, una administrativa encargada del
control del personal contratado, bolsistas de apoyo, auxiliares en al área
de circulación, un apoyo en la hemeroteca, etc
 Políticas de la biblioteca: Por ejemplo, el plan de actividades y
funciones, reglamento de los servicios para los usuarios,
 Competencia: Otras bibliotecas dan mayor satisfacción al usuarios. Por
ejemplo: la biblioteca central, la BNP, donde tenemos un ambiente más
confortable y sobre todo mayores posibilidades de encontrar
información.
Entorno indirecto:
Nos referimos a los diferentes factores que afecta a la Biblioteca, tenemos:
 Avances tecnológicos: pues en nuestra sociedad actual los cambios en
tecnología están revolucionando la forma de buscar, analizar y recuperar
información. En este caso consideramos que la biblioteca de la facultad
no está respondiendo a las nuevas necesidades por que ni siquiera
podemos disponer de un catalogo de la biblioteca desde donde
estemos, con el surgimiento del lenguaje natural en la búsqueda de
información muchos documentos no se pueden recuperar.

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 Educación: las nuevas formas de aprender cada vez hace que los
usuarios tengan mayor incertidumbre sobre la calidad de la información
y eso no se está tomando en cuenta en la biblioteca de la facultad, por
ejemplo la alfabetización informacional e informática.
 Legislación: en nuestra biblioteca las políticas sobre derechos de autor
muchas veces impiden tener material fotocopiado que es muy necesario
para los usuarios.
 Economía: esto afecta a los usuarios y a su vez esto repercute en la
toma de decisiones, por ejemplo: preferir bibliotecas que no tengan
costos o preferir bibliotecas especializadas que impliquen un costo.
Cuadro II: Retroalimentación de un Sistema Abierto
La biblioteca de Letras es un sistema abierto, pues al tratarse de una
organización, realiza intercambio de información con su ambiente externo.
Asimismo, cuenta con los siguientes parámetros propios de un sistema abierto:
a) Insumos o corrientes de entrada:
Son los materiales que proporcionan la energía necesaria para el
funcionamiento del sistema.
Para el funcionamiento de la Biblioteca de nuestra facultad contamos con los
siguientes:

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 Humanos:
Los recursos humanos de la biblioteca están constituidos por su
personal, que está formado por una jefa, una secretaria, la bibliotecóloga
encargada del área de procesos, el personal que se encarga del área de
circulación, bolsistas de apoyo, etc. Cabe destacar que la biblioteca
carece de un referencista, a pesar de que en la página web del Sistema
de Bibliotecas de la Universidad figure que se cuenta con un servicio de
referencia; así como que el personal de circulación no es calificado.
 Capital:
La biblioteca está financiada con fondos de la Facultad.
 Terrenos:
Está ubicada en el primer piso del Pabellón de la Facultad de Letras y
Ciencias humanas, la hemeroteca se encuentra en el tercer piso del
mismo. Tienen un área de 574 m2 y 71 m2 respectivamente.
 Equipos y tecnología:
Consideramos que los equipos son insuficientes y precarios:
 Contamos con 4 computadoras para la búsqueda de bibliografía
automatizada. El catálogo en línea sólo contiene las colecciones
de la Biblioteca de Letras, Biblioteca central y de la Facultad de
Educación.
 No contamos con equipos para el uso de material multimedia.
 El servicio de Internet se encuentra parcialmente suspendido
debido a la falta de computadoras y no poseemos una red
inalámbrica ni espacios para acondicionados para el uso de
laptops.
 Edificios:
El local es muy reducido y no está debidamente acondicionado. No se
cuenta con instalaciones básicas como Sala de estudio, cubículos ni
espacios para exhibiciones.

6. ADMINISTRACIÓN II
 Información:
La unidad de desarrollo de colecciones no cuenta con los recursos
económicos suficientes para la actualización de sus colecciones, por ello
las compras no se realizan con la periodicidad adecuada. La bibliografía
acerca de Bibliotecología y Ciencias de la Información es
particularmente pobre en comparación con la de otras disciplinas.
b) Proceso de Transformación y reconversión
Este proceso, generalmente representado como la caja negra, es aquel
fenómeno que produce la conversión de los insumos en productos.
El proceso que se sigue en la biblioteca con el fin de facilitar la información a
sus usuarios consta de los siguientes componentes:
 Desarrollo de colecciones
 Selección y adquisición
 Análisis documental
 Preparación física
 Inventario
c) Productos:
Tal como explicamos, luego del proceso de transformación y reconversión de
los insumos se generan ya sea bienes o servicios. En el caso se la Biblioteca
de letras, al tratarse de una Unidad de información, brinda a sus usuarios los
siguientes servicios:
 Lectura interna
 Búsqueda de bibliografía automatizada
 Internet y correo electrónico
 Servicios documentarios
 Hemeroteca.
Observamos que debido a las fallas registradas en los insumos, los servicios
de la Biblioteca no son eficientes. Asimismo, creemos que la falta de un
referencista, así como de mayor contacto con los usuarios se cuentan como
sus mayores carencias.
d) Retroalimentación:

7. ADMINISTRACIÓN II
Esta función del sistema permite comparar el producto del sistema (salida) con
un criterio preestablecido, de este modo se puede mantener al sistema
controlado mediante aquel estándar.
La Biblioteca carece de un sistema de retroalimentación, es recomendable que
para mejorar sus servicios, los usuarios tengan la oportunidad de enviar sus
dudas, sugerencias y quejas a esta. Podría diseñarse un mecanismo de
sugerencias a través de un buzón de sugerencias, una cuenta de correo
electrónico o una página wiki. Existen casos exitosos de bibliotecas que vienen
llevando a cabo estas prácticas.
Cuadro III: Visión de una empresa.
 El subsistema psicosocial: Sabemos que este subsistema está
conformado por individuos y grupos que interactúan entre sí y que
consiste en las relaciones de estos así como en su dinámica de grupos;
asimismo, se ve afectado por los sentimientos, valores, actitudes y
expectativas de los miembros de la organización. Nos parece que tanto
los individuos como los grupos de trabajo de la Biblioteca no interactúan
lo suficiente. Hace falta que el subsistema administrativo contemple
dentro de su plan de acción la realización de dinámicas de integración.

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 El subsistema de valores y objetivos: Este concentra tanto a las
metas propias de la organización como a los objetivos de los miembros
que la integran. Para nosotros el funcionamiento de este subsistema es
una incógnita. A pesar de que la página web del Sistema de Bibliotecas
contenga la visión y misión de este
(http://sisbib.unmsm.edu.pe/unidad_coord/institucional/Vision_Mision/Mis
ion.htm ), la página de la Biblioteca de Letras no tiene información al
respecto.
 El subsistema técnico: Este se refiere al conocimiento y la tecnología
necesarios para el desempeño de las tareas, e incluye las técnicas
usadas en la transformación de insumos a productos. Este se
desarrollará de acuerdo con la especialización y requerimientos del
equipo. Creemos que no está debidamente desarrollado e ignoramos si
todos los miembros del equipo han recibido la capacitación necesaria
para poder cumplir adecuadamente con sus tareas.
 Subsistema estructural: Este se refiere al orden en que las tareas de la
organización están divididas y son coordinadas, así como a las
relaciones entre los componentes de la organización. La estructura se
determina en el estatuto de la organización y en sus reglas y
procedimientos. La Unidad de Biblioteca Hemeroteca y Centro de
Documentación se encarga de designar a los jefes administrativos de la
Biblioteca, quienes, asimismo, son quienes organizan las tareas del
personal.
 El subsistema administrativo: Está referido al conjunto de
responsabilidades, procesos y atribuciones que sirven como base para
toma de decisiones para alcanzar los objetivos de la organización.
Sabemos que la administración de la Biblioteca depende directamente
de la Dirección Académica. De Acuerdo a lo publicado en la página web
de la Facultad tenemos que. “La Unidad de Biblioteca Hemeroteca y
Centro de Documentación, es el órgano de la Dirección Académica,

9. ADMINISTRACIÓN II
responsable de organizar, conducir y evaluar las acciones y procesos
normalizados de selección, adquisición y sistematización de las
colecciones bibliográficas, documentales y de los servicios de
información. Asimismo, de la custodia, preservación, conservación y
difusión de los materiales informativos que constituyen patrimonio
documental de la Facultad. Está a cargo de un Jefe que es ejercido por
un personal administrativo”1.
http://letras.unmsm.edu.pe/index.php?option=com_content&task=view&id=75&Itemid=91
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