Observaciones efectuadas desde el punto de vista de la teoría de sistemas en la biblioteca del CUCSH

1. Observación de procesos complejos en la
biblioteca “Dr. Manuel Rodríguez
Lapuente” del CUCSH
Por: Francisco Humberto Méndez Romero.
Clase: Análisis de realidades complejas.
Introducción
Para la realización de esta actividad decidí elaborar un conjunto de
observaciones al interior de la biblioteca “Dr. Manuel Rodríguez Lapuente”
del CUCSH. Específicamente me di a la tarea de observar el conjunto
interacciones sociales que tienen lugar en el recinto, pero no sólo aquellas que
se dan entre los agentes involucrados, sino sobre todo, aquellas que tienen
lugar entre los agentes, los recursos y las propias instalaciones de la biblioteca.
Las decisiones particulares e institucionales de los agentes que dan vida al
fenómeno bibliotecario en nuestro centro universitario, así como los procesos,
normas, hábitos y costumbres que tienen lugar en el recinto se analizarán en
función a las interacciones que se suscitan entre los agentes.

2. Agentes
Uno de los espacios más representativos de cualquier universidad es la
biblioteca. Es este un sistema de almacenamiento y gestión de la información
y el conocimiento que posibilita el desarrollo de los procesos educativos y
científicos inherentes al desenvolvimiento del quehacer universitario.
Actualmente, la Red de Bibliotecas de la Universidad de Guadalajara
(REBIUdeG) administra y gestiona el funcionamiento de 160 bibliotecas y
centros documentales, entre los cuales podemos encontrar la biblioteca “Dr.
Manuel Rodríguez Lapuente” del CUCSH. Esta biblioteca, además de
resguardar una de las colecciones documentales más ricas del Estado de
Jalisco –aproximadamente 250,000 títulos- es también una de las que cuenta
con mayor infraestructura. Además de satisfacer las demandas informativas de
diversas comunidades universitarias –pues no sólo atiende usuarios del
CUCSH sino a usuarios de aquellos centros universitarios que se localizan en
la zona centro de Guadalajara e incluso de algunas universidades privadas
incorporadas al sistema UdeG- tiene la encomienda de difundir la cultura
humanista en las colonias que colindan con las instalaciones –pues además de
ser una biblioteca universitaria, tiene funciones de carácter público.
Es a partir de este contexto que debemos tipificar al conjunto de agentes
que de alguna forma se relacionan o se llegan a relacionar con el sistema
bibliotecario del CUCSH. Una primera diferenciación genérica que nos puede
ayudar a distinguir a los agentes que intervienen en este sistema es aquella que
se da entre los agentes administrativos que laboran o contribuyen en el
funcionamiento operativo del recinto y los agentes que acuden a la biblioteca
para satisfacer alguna demanda informativa, es decir, entre el personal
administrativo y los usuarios. Asimismo, cada uno de estos dos tipos puede ser

3. dividido en subtipos: del lado administrativo nos encontramos con toda una
jerarquía de funcionarios que realizan en conjunto una serie de tareas y
actividades que posibilitan el funcionamiento operativo de la biblioteca y sus
servicios –director, administrador, coordinadores, analistas, personal
administrativo y becarios-; por el lado de los usuarios nos encontramos con
distintos tipos de agentes –docentes, investigadores, estudiantes y ciudadanos
en general- que recurren a la biblioteca para satisfacer de manera particular
sus respectivas demandas informativas.
Instalaciones
Ahora bien, hemos descrito de forma somera a los principales agentes
que intervienen en el funcionamiento del sistema bibliotecario del CUCSH,
pero también al interior de las instalaciones de la biblioteca existe toda una
diversificación de zonas y servicios –subsistemas- que en conjunto forman la
estructura del sistema bibliotecario:
1) Acervo general
2) Fondos especiales
3) Videoteca
4) Mapateca
5) Hemeroteca
6) Reprografía
7) Paquetería
8) Laboratorio de Cartografía
9) Consulta de bases de datos
10) Computadoras de uso libre

4. 11) Cubículos para lectura individual
12) Áreas de trabajo en equipo
Recursos
Cada uno de estos subsistemas almacena y pone a disposición de los
usuarios un tipo específico de recursos. La biblioteca almacena una gama muy
diversa de recursos documentales en distintos formatos:
1) Libros
2) Revistas
3) Publicaciones periódicas
4) Recursos audiovisuales
5) Fuentes documentales primarias –mapas, partituras, etc.
6) Bases de datos digitales
7) Computadoras con acceso a Internet
8) Información estadística oficial (INEGI)
9) Mobiliario –sillas, mesas para el trabajo en equipo, cubículos
privados, salas para la proyecciónde recursos audiovisuales, salas de
juntas.
10) Biblioteca digital
Servicios
Estos subsistemas se encargan de organizar, resguardar y proveer al
usuario de los recursos documentales que necesita. Es así que el personal
administrativo del recinto está organizado para ofrecer una serie de servicios
que posibiliten el encuentro entre los recursos y los usuarios:

5. 1) Préstamo externo de recursos
2) Préstamo interno de recursos
3) Consulta de catálogo en línea
4) Paquetería
5) Reprografía
6) Orientación al usuario
7) Visitas guiadas
Observación de las rutinas cotidianas en la biblioteca y el
contraste con los procesos ideales
(Realidad compleja)
Antes de pasar a elaborar las observaciones que se realizaron en la
biblioteca, consideramos necesario presentar de manera sucinta cuáles son los
elementos materiales y humanos que integran o forman parte del objeto de
estudio. Es por ello que decidimos comenzar este ejercicio con la presentación
de los elementos y procesos que de forma ideal dan sentido al funcionamiento
de la biblioteca. Pero recordemos que una cosason los supuestos ideales y otra
muy distintas los procesos reales que tienen lugar en la biblioteca. Es
precisamente a partir de la identificación de este desfase que realizamos el
conjunto de observaciones que a continuación se vierten.
Al ingresar a las instalaciones de la biblioteca lo primero que llamó
nuestra atención fue que la zona de computadoras de uso libre estaba
completamente ocupada. Conversamos brevemente con la persona encargada
de gestionar este servicio –un estudiante que realiza prácticas como becario- y

6. nos proporcionó algunos datos interesantes. Comentó que el servicio libre de
computadoras es el más solicitado por los usuarios que acuden a la biblioteca.
64 computadoras –entre las cuales hay algunas averiadas- son constantemente
utilizadas por estudiantes, profesores, personal administrativo e incluso por
ciudadanos. Se le preguntó si realizan un proceso de registro que permita
contabilizar qué tipo de usuarios y cuántas ocasiones al día se utilizan las
computadoras; el compañero respondió que no se hace ningún tipo registro,
pero nos proporcionó una cifra aproximada de entre 5 a 10 consultas diarias
por computadora. Según él, las consultas fluctúan en función a los horarios de
clases y la fase en que se encuentre el periodo escolar.
Aquí unas imágenes de la afluencia que pudimos registrar en esta zona:

7. Cabe señalar que el espacio que ocupa la zona libre de computadoras
abarca casi la mitad de las instalaciones. Al momento de levantar nuestras
observaciones nos pudimos percatar de que las pocas computadoras que no
estaban siendo utilizadas estaban averiadas. La demanda del servicio era tan
abundante que incluso los usuarios debían esperar en fila algunos minutos
para poder tener acceso al servicio.
Junto al servicio libre de computadoras se pude localizar la zona de
cubículos individuales para el estudio y lectura en silencio. Esta zona está
integrada aproximadamente por 10 filas con 20 cubículos cada una. Pudimos
observar que solamente 3 personas ocupaban algún cubículo al momento de
efectuar nuestras observaciones. Solo una de estas tres personas se encontraba
leyendo, las otras dos compartían un cubículo y charlaban ávidamente.
He aquí algunas imágenes de las observaciones en esta zona:

8. Como se puede apreciar en estas imágenes la demanda de estos recursos
es ínfima en comparación con el servicio libre de computadoras, esto a pesar
de que ambas zonas comparten el espacio. No sólo es escaza la demanda sino
que los pocos usuarios que utilizan esta zona hacen un uso indebido de los
recursos: conversar en esta zona y utilizar de forma indebida el mobiliario es
una clara muestra de ello. Resultó significativo que una de las zonas más
importantes para la consulta y manejo de los recursos librescos se encontrará
prácticamente vacía. Esta situación reafirmo uno de los supuestos que animan
esta problematización: en la biblioteca “Dr. Manuel Rodríguez Lapuente” no
se consultan los recursos físicos documentales y se hace un mal uso de las
instalaciones.
Después de observar las dinámicas en la zona de cómputo y de lectura
en silencio nos dirigimos a la zona de trabajo en equipo que se encuentra al
fondo de la biblioteca. Esta zona es bastante amplia y se encuentra
acondicionada con el mobiliario adecuado para llevar a cabo el trabajo en
equipo. Y, aunque la afluencia de usuarios era mayor que la zona de cubículos
no dejaban ser significativo que muy pocos hacían un uso correcto de las
instalaciones. Como se puede apreciar en las siguientes imágenes, la mayor
parte de los usuarios que utilizaban esta zona al momento de las observaciones
no realizaban trabajo en equipo, sino que se encontraban de forma particular
haciendo sus actividades.

9. En las imágenes podemos apreciar que aquellos usuarios que no están
trabajando de forma individual, se reúnen en esta zona para conversar.
Durante las observaciones no fue posible identificar a algún grupo de usuarios
que trabajara en equipo en esta zona.
Otro tanto se pude decir de la segunda zona de trabajo en equipo que se
encuentra junto al área de referencia ubicada en la planta inferior de las
instalaciones: una escaza afluencia de usuarios que utiliza un área de trabajo
en equipo de forma individual.

10. Si la afluencia a las zonas de lectura y estudio de la biblioteca es casi
nula, la afluencia de consulta en el acervo documental es prácticamente
inexistente. Decidimos hacer un recorrido por la amplia área que cubre el
acervo general de libros y revistas. Esta área que abarca poco más de la mitad
de las instalaciones y que concentra buena parte de los esfuerzos del personal
administrativo que gestionan el recinto resulta ser, irónicamente, la menos
frecuentada. Solamente pudimos observar que una estudiante se encontraba
buscando algunos libros en las estanterías que resguardan el acervo. Además
de dos miembros del personal administrativo y esa estudiante no vimos
movimiento alguno.
He aquí algunas imágenes:

11. Hay quien podría deducir que la falta de usuarios y consultas en esta
zona está diseminada a lo largo de la jornada de servicio, y que si no
registramos durante nuestras observaciones una afluencia significativa fue

12. porque no llegamos a la hora indicada. Sin embargo, nos dispusimos a
observar los carritos en donde se depositan los recursos consultados a lo largo
de la jornada; por medio de estos carritos es posible darnos una idea
aproximada del índice de consultas internas que se efectúan diariamente en la
biblioteca, pues antes de concluir la jornada, el personal administrativo
encargado de mantener en orden el acervo debe de reacomodar los recursos
que hayan sido utilizados a lo largo del día. Para nuestra buena suerte, los
libros que habían sido utilizados durante la jornada aun permanecían en los
carritos al momento de realizar nuestras observaciones. La observación del
carrito nos permitió conocerdos cosas:primero, saber cuántos libros se habían
consultado durante la jornada; segundo, saber qué tipo de libros se consultan
más. Los datos obtenidos, aunque contundentes, no revelaron mayores
sorpresas:

13. Podemos apreciar en las imágenes que en la consulta documental
interna se reduce a unas escasas decenas de títulos. No deja de sorprender que
los libros más consultados son aquellos que se agrupan entre las
clasificaciones 340-359. Este sector del acervo abarca las obras de Derecho
(340) y Administración Pública (350). Mientras que el sector menos
consultado, según la cantidad de libros en el carrito, es el de Literatura (800)
con apenas 3 títulos. Si tomamos en cuentas que el sector de Filosofía (100),
Religión (200) y Ciencias Sociales (300) apenas si tiene la mitad de consultas
que presenta el carrito de Derecho, podemos inferir que la mayor parte de los
usuarios que utilizan los recursos librescos de la biblioteca pertenecen a la
carrea de Derecho. La consulta del sector que abarca la clasificación 360-799,
es casi nula teniendo en cuenta que en este carrito se depositan las obras de
carácter Lingüístico (400), Ciencias naturales y matemáticas (500), Ciencias
aplicadas (600) y Artes (700). Podemos comprenderpor qué este último sector
casi no es consultado, pero que no se consulten las obras de Filosofía,
Sociología, Antropología e Historia que abarcan el sector de Ciencias Sociales
resulta paradójico y hasta cierto punto, contradictorio.
Ahora bien, si la consulta libresca es casi nula, la de los recursos
audiovisuales es simplemente inexistente. El horario de servicio de la
videoteca es bastante restringido y no concuerda con el horario de servicio
general de toda la biblioteca. Durante el recorrido que llevamos a cabo no nos
fue posible encontrar ni la videoteca ni la mapoteca abiertas. Además, nos
percatamos de que el servicio de préstamo y asesoríade ambos subsistemas es
bastante restringido. La videoteca no cuenta con servicio de préstamo externo
y se limita a facilitar los recursos únicamente dentro de las instalaciones. La
mapoteca y la videoteca ofrecen solamente servicios por la mañana. Esto

14. impide que los usuarios que concurren a la universidad en el turno matutino
puedan hacer uso de estos servicios.
La falta de afluencia para la consulta de recursos documentales bien
puede explicar la escaza demanda que tiene el módulo de referencia y el
módulo de atención a usuarios que están al ingreso de las instalaciones.

15. En ambas imágenes podemos apreciar que cómo el personal
administrativo desarrolla sus actividades en la biblioteca. El módulo de
referencia ni siquiera está ocupado por algún miembro del personal
administrativo; el módulo de préstamos lució vacio durante el proceso de
observación, con excepción de una miembro del personal administrativo que
hacía compañía al encargado de la zona.
Un proceso similar pudimos identificar en el servicio de información
estadística que ofrece el INEGI. Mientras realizábamos nuestras
observaciones nos percatamos de que ningún usuario solicitaba los servicios,
situación que aprovecha el personal para dedicarse a cuestiones ajenas a sus
labores.

16. Mientras recorríamos todo el complejo de instalaciones de la biblioteca
logramos observar algunos hábitos bastante arraigados en usuarios.
Ver a personas dormidas en algunos de los muebles de la biblioteca es
bastante común. A cualquier hora que se acuda a la biblioteca es posible
encontrar a personas recostadas en algunos muebles que fueron predispuestos
para la conversación. Como se puede apreciar en las imágenes hay personas
que incluso se recuestan y abarcan todo el mueble, limitando con ello el
derecho de otros usuarios a utilizar estos recursos.
Resulta sumamente significativo que esta costumbre esté tan arraigada
en el ánimo de los usuarios que concurren a la biblioteca. Pudimos rastrear
una conversación en Facebook que nos puede ayudar a dimensionar la
envergadura de un problema que afecta de manera significativo el desempeño
y rendimiento de la biblioteca y sus usuarios:

18. No es un misterio para nadie en la comunidad universitaria del CUCSH
que buena parte de las personas que acuden a la biblioteca lo hacen para tomar
una siesta. Esta es una conducta que nos puede ayudar a comprender cómo es
que utilizamos los recursos y servicios que se ofrecen en la biblioteca y el
desempeño que tiene la gestión bibliotecaria.
Pocos sabenque uno de los recursos y servicios más costosos que debe
de gestionar la biblioteca es de “las Bases de Datos”. Las membrecías anuales
y las gestiones necesarias para acceder a estas fuentes de información ostentan
precios bastante elevados. Buena parte del presupuesto anual destinado a la
biblioteca se usa para pagar las suscripciones y membrecías de estas bases de
datos. Sin embargo, durante nuestro recorrido no fue posible identificar a
algún usuario que hiciera uso de este servicio; incluso pudimos percatarnos de
que ni siquiera estaban encendidas las computadoras que dan el servicio.

19. Conclusión
Con base en las observaciones presentadas en este trabajo, podemos
señalara que existe un grave problema de rendimiento y aprovechamiento por
del personal que administra la biblioteca y de los usuarios que solicitan sus
servicios. No puede pasar desapercibido que los recursos económicos
destinados a la gestión bibliotecaria son cuantiosos, y absorben buena parte de
las corridas presupuestales del centro universitario en su conjunto. No sólo
resulta necesario hacer un análisis detallado y crítico de los procesos
operativos que tienen lugar en la gestión bibliotecaria sino replantear el papel
o el rol de los usuarios para el mejoramiento de los servicios bibliotecarios.
Recordemos que la biblioteca es la principal fuente de consulta
documental de toda universidad. En ella y por ella se dan una serie de
procesos que resultan fundamentales para el quehacer universitario. Pregunto:
¿Qué sería de la investigación si no existieran fuentes de información y
conocimiento como las que provee la biblioteca? ¿Cómo podríamos hacer
valer nuestro derecho al libre acceso a la información y al conocimiento?
¿Cómo podría propiciarse el encuentro con fines académicos de la comunidad
universitaria? ¿De qué otra manera podríamos conservar y recuperar la
informa y saberes más relevantes que genera la humanidad en su conjunto?
¿Cómo podríamos acceder a los saberes teóricos que se generan en las
universidades y que reclaman ser llevados a la práctica? Y finalmente ¿De qué
manera podríamos acceder a tan vasto cúmulo de información y
conocimientos teniendo en cuenta lo costoso que es acceder a ellos?
Formulo estas preguntas para abrir la discusión y justificar la intromisión de la
sociología en este problema.