Tutorial de Mantenimiento

1. Computadores para Educar
Noviembre de 2005
Proyecto de Mantenimiento de Equipos

2. Objetivo del proyecto
Alargar la vida útil de los computadores de las
instituciones educativas públicas, para que los pueden
usar y aprovechar significativamente el mayor tiempo
posible para incorporar las TICs en los procesos de
enseñanza y aprendizaje. Esto se pretende lograr
mediante la implementación de estrategias de
mantenimiento y fortalecimiento de las capacidades
locales.
OBJETIVO GENERAL

3. Preguntas clave
Alargar la Vida Util
Mantenimiento a Qué? / Equipos
• PCs e impresoras reacondicionados?
• PCs e impresoras adquiridos?
• PCs para uso pedagógico solamente o
también para uso administrativo?
• Scanners?
• Red eléctrica y de datos? (servidores,
switches, cableado, etc)
Con quién? / Actores
• Qué entidades se encargarán de la
operación de la estrategia de mantenimiento?
• Quiénes de la financiación?
• Que aliados estratégicos se deberían unir al
proyecto?
• Involucrar a la comunidad?
• Cómo fortalecer las capacidades locales?
Dónde?
Solo en instituciones educativas
beneficiadas por CPE?
O también en otras instituciones
educativas publicas?
Qué tipo de
mantenimiento?
• Mantenimiento correctivo y
preventivo
• En zona vs. mantenimiento en
los centros de
reacondicionamiento?
• Suministro de partes a las
escuelas desde los centros?
• Complemento con otras
estrategias? (ej. Garantía,
soporte telefónico, manuales,
asesoría en compras)
Como hacer que sea
sostenible?
• Capacitación en
mantenimiento?
• Como complementarlo
con otras estrategias de
soporte técnico, garantía
y renovación de
equipos?
• Una sola vez o varias
veces?
• Cada cuanto tiempo?
• Se cobra o no se cobra
por el mtto?

4. Resultados de la Prueba Piloto
• Para desarrollar la propuesta de la estrategia de mantenimiento se analizó la base de
datos de la prueba piloto de evaluación técnica (305 equipos de cómputo en 20 escuelas
(3 del 2001, 4 del 2002, 5 del 2003 y 8 del 2004) en 20 municipios de 12 departamentos).
• Si bien no es una muestra estadísticamente representativa, arroja resultados que son
lógicos y que pueden ser cercanos a la realidad dada su similitud con resultados de la
mesa de ayuda técnica en cuatro años y además es la única información sobre la cual se
pueden hacer proyecciones considerando el detalle de sus instrumentos.
• Se va a tener información más representativa cuando se termine de analizar los
resultados de la evaluación técnica a 260 escuelas la cual se implementó a finales de
octubre de 2005.
• Con base en la prueba piloto se obtuvieron las siguientes conclusiones entre otras:
• El 77% de los equipos están buenos y el 23% no estaban operables por fallas de
SW y HW
• El 44% de las fallas se presenta en CPUs, el 16% en monitores, el 19% en
teclados, el 19% en mouse y el 2% en impresoras.
• Al interior de las CPUs que fallan, el 28% se debe a fallas o no existencia de
discos duros, el 14% por batería, el 10% por software, el 10% por fuente de poder,
el 9% por memoria, el 8% por tarjetas de puertos, el 7% por motherboards, el 4%
por floppy y el 3% por procesador.

5. Resultados de la Prueba Piloto
• Los equipos que fallan tienen problemas en promedio en dos de sus partes.
• El 46% de las fallas se presentan en los estándar 3, el 31% en estándar 2, el 18%
en estándar 4 y el 4% en estándar 1.
• De los equipos dañados, el 39% fueron donados o adquiridos en el 2004, el 25%
en el 2003, el 22% en el 2002 y el 8% en el 2001.
• De cada 4 donados por CPE la escuela adquiere 1 en promedio. El 80% de las
escuelas evaluadas había adquirido por lo menos un equipo.
• En promedio hay 3,6 equipos dañados por escuela (2,7 dañados por escuela de
los de CPE y 1 dañado por escuela de los adquiridos por la escuela)
• No había ningún aula con todos los equipos dañados. El aula que más equipos
dañados tenía era con el 50% de equipos dañados.
• En las escuelas se dejó funcionando aprox. el 85% del total de equipos. Sin
incluirle partes nuevas compradas o donadas.
• El 30% aprox. de los equipos dañados se pudieron reparar sin incluirle ninguna
parte nueva comprada o donada.
• El 15% de los equipos dañados cuesta repararlos más de 400.000 pesos si se le
incluyen partes nuevas. Es decir que este porcentaje no se recomienda realizar
mantenimiento correctivo porque resulta muy costoso.

6. Conclusiones y supuestos para el
cálculo de costos
Con base en los resultados de la prueba piloto se cuantificaron los costos de
acuerdo a los siguientes supuestos soportados por dicha prueba piloto:
-Todos los costos los asume CPE (esto permite que hayan economías de escala en
compra de partes, los técnicos conocen los equipos, ya se tienen diseñados
formatos de diagnóstico, etc). Esto quiere decir que si lo hace otra entidad puede
llegar a resultar más costoso.
- Se les hace mantenimiento a todos los equipos de las escuelas (incluyendo
donados por CPE, por el MEN y adquiridos por la escuela) una sola vez.
- Se tienen en cuenta los costos para escuelas beneficiadas 2001-2005 (5.088
escuelas) con aprox. más de 60.000 equipos (incluyendo CPE y adquiridos)
- Se supuso beneficiar 1.018 escuelas anuales durante nueve meses con 7 grupos
de dos técnicos cada uno
- Se incluye el total de costo de herramientas para los grupos aunque hay algunas
que ya tiene CPE
- Todas las cifras son basadas en la prueba piloto realizada por CPE

7. Conclusiones y supuestos para el
cálculo de costos
- Para los costos de personal se tomó el perfil de las escuelas mayor a 10 PCs por
escuela y menor a 10 PCs por escuela, para lo cual en promedio por municipio se
haría mantenimiento a 2 escuelas pequeñas de menos de 10 equipos y 3 escuelas
de más de 10 equipos
- Se consideró también para costos de personal que se llegan a 5 escuelas por
municipio, y se demora el grupo 1 día por escuela grande y mediodía por escuela
pequeña y mediodía en transporte entre municipios.
- En mantenimiento correctivo se considera: el 30% de los equipos dañados se
pueden reparar sin incluir partes adicionales, el 15% de los equipos cuesta más de
400.000 pesos la reparación por lo que no se reparan (incluyendo más de 3 partes
en promedio por equipo) y el resto de equipos son reparados con partes compradas
- El costo de los técnicos está basado en el sueldo de los técnicos senior incluyendo
prestaciones. Podría bajar si se considera sueldo de los novatos
- Las partes nuevas como monitores que no caben los kits se envían a las escuelas
desde el centro de reacondicionamiento a la institución educativa.

8. Costos
Los costos de mantenimiento se dividen en inversión y operación. Los de inversión
incluyen los costos de herramientas y elementos necesarios a llevar en los kits. Los de
Operación incluyen partes compradas, personal técnico y administrativo necesario,
transporte, viáticos y seguros.
TIPO DE COSTO
Costo Mantenimiento
5.088 escuelas CPE
Costo
Mantenimiento anual
(1.018 escuelas/año)
%
Inversión
Costo Herramientas y Elementos Necesarios de los Kits 11.082.506 11.082.506 2%
SUBTOTAL INVERSION 11.082.506 11.082.506 2%
Operación
Partes compradas 414.406.039 82.881.208 14%
Costo envío de partes que no caben en maletines (ej. Monitores) 24.135.358 4.827.072 1%
Personal Técnico 748.896.394 149.779.279 25%
Transporte Personal (Aéreo e intermunicipal) 152.172.800 30.434.560 5%
Viáticos 1.377.747.360 275.549.472 46%
Personal Administrativo (Supervisor + Digitador) 240.229.992 48.045.998 8%
Seguros 2.127.443 469.819 0%
SUBTOTAL OPERACIÓN 2.959.715.386 591.987.407 98%
TOTAL 2.970.797.891 603.069.913 100%
El costo más alto es el de viáticos con el 46%, luego el del salario de los técnicos con el
25%, después el de partes compradas con el 14%.

9. Costos Unitarios
-Con base en los anteriores costos sería más económico el costo de mantenimiento de CPE
que los costos de mantenimiento del mercado.
-Si se va a realizar mtto preventivo vale la pena de una vez realizar mantenimiento correctivo.
-El hecho de reparar 4 equipos en promedio por escuela y hacer mtto preventivo a todos los
equipos equivale a reacondicionar y entregar dos equipos adicionales a la escuela y no realizar
mantenimiento preventivo a ninguna escuela. Eso implica que es mejor hacer mantenimiento
preventivo y correctivo en las escuelas que enviar equipos para reponer los que están dañados.

10. Estrategia de operación
Para implementar la estrategia de mantenimiento es importante definir y
desarrollar las actividades y estrategias clave vinculadas al mantenimiento y a su
sostenibilidad en el largo plazo. Para saber cuándo y qué tipo de estrategias
adoptar es importante definir por lo menos tres periodos en el tiempo: corto,
mediano y largo plazo.
• Corto plazo: primer año, contado a partir de la entrega de los equipos, período
durante el cual se vienen realizando actividades relacionadas con el tema de
mantenimiento durante la fase inicial y comienzos de la fase de profundización.
• Mediano plazo: de uno a tres años, período durante el cual se supone
empiezan a fallar los equipos en mayor proporción, hasta que se termina la vida
útil estimada del PC reacondicionado.
• Largo plazo: mayor a tres años, período posterior a la vida útil de los equipos
reacondicionados, período en el que se espera haber creado una cultura de
mantenimiento y renovación de equipos.

11. Actividades
Las actividades generales a desarrollar en el proyecto de mantenimiento son las
siguientes:
Mantenimi
ento
Preventivo
Mantenimiento
Correctivo
Capacitación en
Mantenimiento
Preventivo,
Correctivo y en
Redes
Mantenimi
ento en
Redes
Entrega de
Manuales y
Materiales
Garantía de
equipos y de
mantenimiento
Asesoría en
Compra de
Equipos
Soporte Técnico
Telefónico
MANTENIMIENTO

12. Actividades
Las actividades generales a desarrollar en el proyecto de mantenimiento son las
siguientes:
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
MANTENIMIENTO CORRECTIVO
MANTENIMIENTO EN REDES
CAPACITACION EN MTTO PREVENTIVO,
CORRECTIVO Y REDES
Limpieza física externa de los componentes (CPU, Monitor, Teclado,
Mouse, Parlantes e Impresora), limpieza física al interior de la CPU
(soplado y remoción de polvo), limpieza y lubricación de partes,
diagnóstico y revisión general de los equipos, organización de
archivos, eliminación de archivos temporales, defragmentación del
disco duro, se corre el scandisk, actualización e instalación de
software antivirus.
Configuración de software, formateo de disco duro y reinstalación de
software (sistema operativo y suite de oficina) de ser necesario,
destapar la CPU y reparar alguna parte o ajustar conexión de
elementos, incluir partes nuevas a los equipos dañados para
repararlos, reparación especializada de alguna parte.
Configuración del protocolo de red, revisión y limpieza del hub o
switch, pruebas y revisión de los cables, revisión y sugerencias para
mejorar conexión red eléctrica y de datos, revisión polo a tierra,
revisión iluminación del aula
Capacitaciones básicas en zona cuando se realizan los
mantenimientos. Ej. Cómo destapar CPU, cómo soplar y limpiar
equipos, ajuste de tarjetas, cambio de memoria, configuración e
instalación de software, configuración de la red. Cursos de
capacitación en mantenimiento de computadores y mantenimiento
de redes por el SENA. Ver posibilidad de certificación a maestros y
comunidad en zona para que luego ellos puedan ser contratados
por CPE o por la escuela para generar capacidad instalada y
realizar mantenimiento de equipos en zona.

13. Actividades
Las actividades generales a desarrollar en el proyecto de mantenimiento son las
siguientes:
MANUALES Y MATERIALES
GARANTIA EQUIPOS Y PARTES
SOPORTE TECNICO TELEFONICO
ASESORIA COMPRA DE EQUIPOS
PROMOCION DEL MANTENIMIENTO PARA
COBRARLO LA PROXIMA VEZ
Entrega de manuales y materiales sobre cómo realizar
mantenimiento preventivo, correctivo básico y a redes.
Ejecución de la garantía de los equipos reacondicionados por un
año y garantía del mantenimiento proporcionado.
De por vida a través de los centros de reacondicionamiento de
Computadores para Educar
Asesoría técnica a escuelas de qué equipos y partes comprar y
las especificaciones técnicas que ofrece el mercado
Una vez se hace el primer mantenimiento gratuito se promociona
directamente a las escuelas para cotizar y contratar el próximo
mantenimiento con Computadores para Educar

14. Estrategia de operación –
corto plazo
1er Año de Operación
FASE INICIAL
FASE DE
PROFUNDIZACION
GARANTIA y SOPORTE
TECNICO
• Delegados de CPE realizan mantenimiento preventivo de los equipos y
mantenimiento en redes
• Delegados de CPE realizan mantenimiento correctivo asesorado por las mesas
de ayuda técnica de los centros de reacondicionamiento
• Delegados de CPE realizan capacitación a través de talleres de mantenimiento
y ayudan a la escuela a hacer planes de mantenimiento y renovación de
equipos para la sostenibilidad del aula
• CPE entrega cartilla de solución de problemas frecuentes, software multimedial
de solución de problemas frecuentes y promociona el uso de la línea de soporte
técnica
• Operador de conectividad realiza mantenimiento a servidores y redes
• CPE asesora permanentemente y de por vida a la institución educativa para
solucionar las fallas presentadas en los equipos a través de las líneas de
soporte técnico en los centros de reacondicionamiento
• CPE otorga garantía de seis meses actualmente a los equipos
reacondicionados y lo va a ampliar a un año. Los equipos son enviados a los
centros de reacondicionamiento y CPE los repara y si es necesario les da otro
equipo reacondicionado.
• Garantía y soporte técnico de servidor y redes por parte de operador de
conectividad
• Durante la Fase de profundización las universidades realizan mantenimiento
preventivo y mantenimiento correctivo básico a los equipos
• Las universidades refuerzan la capacitación sobre el mantenimiento de los
equipos
• Operador de conectividad realiza mantenimiento a servidores y redes

15. Estrategia de operación –
mediano plazo
De 1 a 3 años
•Brigadas de técnicos de CPE proporcionan mantenimiento preventivo, correctivo y
de redes gratuito una sola vez por institución y promociona el servicio a escuelas
para cobrar el mantenimiento las próximas veces.
•Instalación de las 50.000 licencias de software antivirus que donará Computer
Associates.
•Durante la visita los técnicos de CPE realizan refuerzo en capacitación en
mantenimiento preventivo, correctivo y en redes.
•El SENA puede apoyar en realizar mantenimiento preventivo y correctivo a través
de los SENAs regionales.
•El SENA puede brindar cursos de capacitación en mantenimiento de
computadores y redes a maestros y a la comunidad.
•CPE asesora telefónicamente a las instituciones educativas en la solución de
fallas y en compra y renovación de equipos
•54% de las instituciones educativas ya están realizando algún tipo de
mantenimiento a los equipos.

16. Estrategia de operación –
largo plazo
De 3 a 4 años
•Brigadas de técnicos de CPE proporcionan mantenimiento preventivo, correctivo y
de redes cobrando según demanda de las instituciones educativas. Se buscará
que estas demandas sean para grupos significativos de escuelas de un mismo
municipio y/o departamento para lograr economías de escala.
•El SENA puede apoyar en realizar mantenimiento preventivo y correctivo a través
de los SENAs regionales.
•El SENA puede brindar cursos de capacitación en mantenimiento de
computadores y redes a maestros y a la comunidad.
•CPE asesora telefónicamente a las instituciones educativas en la solución de
fallas y en compra y renovación de equipos

17. FINANCIACION - MANTENIMIENTO
OPERACIÓN - MANTENIMIENTO
Actores / Participantes
ENTIDADES
EJECUTORAS FASE
INICIAL / FASE
PROFUNDIZACION
ENTES
TERRITORIALES
INSTITUCIONES
EDUCATIVAS PUBLICAS
COMUNIDAD
COMUNIDAD

18. Cronograma y Financiación
Año
Escuelas a Beneficiar con
proyecto de mtto
Costo Mantenimiento
(en pesos)
Entidad Financiadora
2005
280
(prueba piloto)
$ 165.873.846
Computadores para
Educar
2006
4.000
• 3.000 Compartel - Fase I Proyecto de
Conectividad
•1.000 CPE 2001-2003 no incluidas en
proyecto de Conectividad Fase I
$ 2.369.626.377 Por definir
2007
2.700
•1.000 Opción Fase I – Proyecto de
Conectividad
•1.700 CPE 2004-2005 no incluidas en
Opción Fase I del proyecto de
Conectividad
$ 1.599.497.804 Por definir
Empezar a cobrar mantenimiento a
las que se les dio mantenimiento
gratuito en el 2005 y 2006
Según cotizaciones por
demanda
Secretarías de Educación
y Alcaldías
2008
3.754
(Compartel Fase II – Proyecto de
Conectividad)
$ 2.223.894.355 Por definir
Cobrar mantenimiento a las que se
les dio mantenimiento gratuito en el
2005, 2006, 2007
Según cotizaciones por
demanda
Secretarías de Educación
y Alcaldías
10.734 $ 6.193.018.536TOTAL

19. Computadores para Educar
FIN