Informe de practicas pre profesionales- DREA acta y certificados

UNIVERSIDAD NACIONAL MICAELA BASTIDAS DE APURIMAC
FACULTAD DE ADMINISTRACION
Escuela Académico Profesional de Administración
INSTITUCION: DIRECCION REGIONAL DE EDUCACION DE APURIMAC
AREA: TRAMITE DOCUMENTARIO – OFCINA DE ACTAS Y CERTIFICADOS
RESPONSABLE: NOE CUELLAR MARTÍNEZ
ASESOR: ROBER ANÍBAL LUCIANO ALIPIO
ABANCAY – APURIMAC
2016
PRACTICAS PRE-PROFESIONALES II

DEDICATORIA
A la universidad por darme la enseñanza
necesaria para mi formación profesional y personal, a
mis padres por el apoyo incondicional y ser un ejemplo
de superación.

Índice General
PRESENTACION..........................................................................................................1
I. Informe General.......................................................................................................2
1.1. Nombre de la Institución..................................................................................2
1.2. Actividad que Realiza la Institución ................................................................2
II. Descripción General de la Organización .............................................................6
2.1. Visión ...............................................................................................................6
2.2. Misión...............................................................................................................6
2.3. Valores .............................................................................................................7
2.4. Objetivos Generales .........................................................................................8
2.5. Objetivos Específicos.......................................................................................8
III. Antecedentes........................................................................................................9
3.1. Reseña Histórica...............................................................................................9
3.2. Constitución y Órganos Administrativos .......................................................10
3.2.1. Constitución. ............................................................................................10
3.2.2. Organización Administrativa de la Institución. .......................................10
3.2.3. Documentos de Gestión. ..........................................................................12
3.3. Datos Generales del Encargado de la Oficina de Actas y Certificados ........12
IV. Marco Teórico y Conceptual .............................................................................13
4.1. Marco Teórico................................................................................................13
4.1.1. Teoría de la Burocracia............................................................................13

4.1.2. Gestión por Procesos................................................................................18
4.2. Marco Conceptual ..........................................................................................26
V. Plan de Actividades............................................................................................28
5.1. Cronograma de actividades............................................................................28
5.2. Horario Laboral..............................................................................................28
VI. Análisis de Prácticas ..........................................................................................29
6.1. Descripción de las funciones designadas en la oficina. .................................29
6.2. Metodología utilizada en el trabajo................................................................30
6.3. Coordinaciones Realizadas ............................................................................31
6.4. Documentos, libros, registros, reportes que manejo o elaboro ......................31
6.5. Flujograma para la visación de certificados de estudios...............................32
6.6. Flujograma para la Inscripción de título profesional .....................................33
6.7. Flujograma para el Registro y Firma de certificado Modulares.....................34
6.8. Importancia de los trabajos realizados en relación a los objetivos. ...............35
6.9. Importancia de las Prácticas en Relación a la Formación Profesional...........35
VII. Conclusiones y Recomendaciones .................................................................36
7.1. Conclusiones ..................................................................................................36
7.2. Recomendaciones...........................................................................................37
VIII. Bibliografía.....................................................................................................38
IX. Anexos ...............................................................................................................40

Índice de Figuras
Figura 1: Símbolos para Diagramar............................................................................24
Figura 2: Diagrama Funcional....................................................................................25
Figura 3: Cronograma de Actividades........................................................................28
Figura 4: Flujograma para la visación de Certificados de Estudios ...........................32
Figura 5: Flujograma para la Inscripción de Título Profesional.................................33
Figura 6: Flujograma para el Registro y Firma de certificado Modulares..................34

1
PRESENTACION
El presente informe de prácticas pre-profesional II, tiene la finalidad de dar a conocer
las actividades realizadas durante los días de trabajo, realizado en la Dirección Regional de
Educación de Apurímac. El objetivo durante las practicas fue el aprendizaje de los proceso de
la institución, conocer las funciones en el área asignada, poner en práctica los valores. La
finalidad de las prácticas en la oficina de actas y certificados fue de diagnosticar las actividades,
y las alternativas de solución a los problemas existentes para tomar decisiones y poner a
disposiciones a la solución de problemas.
El informe de prácticas Pre-profesionales II en sus siguientes páginas da a conocer la
información general de la institución y las actividades realizadas en función a los objetivos de
prácticas, en cumplimiento con los reglamentos de la institución, posteriormente las teorías
aplicadas según la realidad vivida durante las practicas, análisis y finalidad de prácticas,
finalmente las conclusiones y recomendaciones respectivas para el mejoramiento.

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I. Informe General
1.1. Nombre de la Institución
DIRECCION REGIONAL DE EDUCACION DE APURIMAC
1.2. Actividad que Realiza la Institución
La Dirección Regional de Educación, según la ley N° 28044, que en el Art. 3
indica que “La educación es un derecho fundamental de la persona y de la sociedad”
El estado garantiza el ejercicio de derecho a una educación integral y de calidad para
todos y la universalización de la educación básica. La sociedad tiene la
responsabilidad de contribuir a la educación y el derecho a participar en su desarrollo.
Así mismo en el Art. 4 indica que “La educación es un servicio público; cuando
lo provee el estado es gratuito en todos sus niveles y modalidades de acuerdo con lo
establecido en la constitución política en la presente ley. Esta ley indica que la
Dirección Regional de Educación es un ente especializado y responsable del servicio
educativo y de planificar, ejecutar yevaluar las políticas yplanes regionales en materia
de la educación. (Malaga Choque , 2014)
Tiene por objetivo establecer los lineamientos generales de la educación y del
sistema educativo peruano. Esta ley rige todas las actividades educativas realizadas
dentro del territorio peruano es encargada de la administración educativa dentro de
su jurisdicción del departamento de Apurímac.

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La DREA es una entidad administrativa del sector educativo del Perú este se
encarga de garantizar derechos, asegurar servicios educativos de calidad, para que
todos puedan alcanzar su potencial y contribuir al desarrollo de manera
descentralizada, democrática, transparente y en función a resultados desde enfoques
de equidad e interculturalidad. Su principal función es promover los temas educativos
en el departamento de Apurímac.
Estas instituciones se encargan del trabajo por el desarrollo de la educación.
Queriendo formar integralmente ciudadanos competentes, solidarios y éticos que
asuman el liderazgo regional y nacional para potenciar el desarrollo humano de
nuestro país. (iperu.org, 2016)
La DREA es un órgano especializado del Gobierno Regional responsable del
servicio educativo en el ámbito de su respectiva circunscripción territorial. Tiene
relación técnico normativa con el Ministerio de Educación. La finalidad de la DREA
es promover la educación, la cultura, el deporte, la recreación, la ciencia y la
tecnología. Asegura los servicios educativos y los programas de atención integral con
calidad y equidad en su ámbito jurisdiccional, para lo cual coordina con las utilidades
de Gestión Educativa Local y convoca la participación de los diferentes actores
sociales. (Malaga Choque , 2014)
La Dirección Regional de Educación Apurímac es responsable del servicio
educativo regional, tiene como principio que la educación garantiza el ejercicio de la
ciudadanía democrática, responsable y critica, que resulta para las instituciones de

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sociedades avanzadas, dinámicas y justas. Una buena educación es la mejor riqueza
de un país, siendo de esa forma la educación una mejora en la humanidad.
La DREA Y UGELs son entes encargados del monitoreo y la supervisión de
la buena marcha de los servicios educativos y los programas de atención integral que
brinda el gobierno. También con el compromiso de cumplir con la practica en el
deporte, ciencia, tecnología, la cultura y recreación. La DREA está en permanente
coordinación con sus 8 Unidades de Gestión Local.
A. Funciones de la Dirección Regional de Educación Apurímac
La dirección Regional cuenta con las funciones como institución
supervisora de la educación a continuación se detalla las siguientes funciones:
 Formular, aprobar, ejecutar y administrar las políticas regionales de
educación, cultural y tecnológico, deporte y recreación de la región.
 Diseñar, ejecutar y evaluar, el proyecto educativo regional, los programas
de desarrollo de la cultura, deporte, ciencia y tecnológico.
 Diversificar los currículos nacionales, incorporando contenidos
significativos de su realidad socio cultural, económico, productivo y
ecológico y respondiendo a las necesidades e intereses de los educandos.
 Promover una cultura de derecho de paz y de igualdad de oportunidades
para todos.

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 Promover, regular, incentivar y supervisar los servicios referidos a la
educación básica, educación básica alterna, educación especial, educación
ocupacional y superior no universitaria.
 Modificar los sistemas descentralizados de gestión educativa y propiciar
la formación de redes de instituciones educativas.
 Promover, coordinar y evaluar el desarrollo de la educación, la ciencia y
tecnología, la cultura, la recreación y el deporte en el ámbito regional con
participación de diferentes actores sociales. (Direccion Regional de
Educacion APURIMAC, 2005)
B. Funciones del Área Actas y Certificados
La oficina de actas y certificados de la DREA, cuenta con las siguientes
funciones:
 Revisar y confrontar las notas de los certificados de estudios de educación
primaria, secundaria y superior del ámbito educativo jurisdiccional, para su
respectiva visación.
 Verificar los requisitos de los informes de los expedientes para registro de
títulos.
 Registrar los títulos de los Institutos Superiores Pedagógicos, Tecnológicos
y de la Universidad.
 Proyectar resoluciones sobre registro de títulos.
 Entregar los certificados visados, títulos registrados a los interesados.

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 Archivar las actas de los diferentes centros educativos e institutos para su
respectivo empaste.
 Recepcionar, registrar y Archivar Resoluciones Directorales emitidos por la
Sede Regional de Educación. (Direccion Regional de Educacion Apurimac,
2015)
II. Descripción General de la Organización
La DREA como una amplia organización cuenta con una visión, misión, valores,
objetivos generales y específicos institucionales que a continuación se detalla:
2.1. Visión
“La Dirección Regional de Educación de Apurímac, promueve y asegura
un servicio educativo de calidad, tanto público como privado, que forme
ciudadanos con competencias, valores y respeto a la conservación del ecosistema;
incorpora niveles educativos articulados con currículos humanistas y modernos e
integra instancias de gestión educativa descentralizada en el marco del Proyecto
Educativo Regional".
2.2. Misión
“Somos una instancia de gestión educativa descentralizada, rectora de la
educación en la región Apurímac que promueve y asegura un servicio educativo de
calidad con equidad; dirige y supervisa la aplicación de la política y normatividad

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nacional, coadyuvando al desarrollo integral del educando, con personal capacitado
y comprometido con el desarrollo de la Región Apurímac”.
2.3. Valores
 Ética: Inspira una educación promotora de los valores de paz, justicia, libertad,
honestidad, respeto a las normas de convivencia; que fortalece la conciencia moral
individual.
 Solidaridad: Una educación para todos los peruanos, contribuyendo los que más
tienen con los que menos tienen.
 Equidad: Iguales oportunidades de acceso, permanencia y trato en un sistema
educativo de calidad.
 Inclusiva: Incorpora a las personas con habilidades diferentes (discapacidad,
talento y superdotación), grupos sociales vulnerables, sin distinción de etnia,
religión, sexo u otra causa de discriminación.
 Tolerancia: Respeto, aceptación y valoración de las diferencias entre las personas
y entre los grupos; entendiéndose la diversidad como positiva y enriquecedora en
todos los ámbitos (cultural, étnica, religiosa, social, etc.).
 Responsabilidad: Es la obligación moral autoimpuesta de cumplir a cabalidad con
lo comprometido o encomendado.
 Respeto: A la persona como fin supremo de la sociedad, a las normas de
convivencia, a las instituciones, al medio ambiente.
 Superación: Actitud permanente por mejorar y reconocer el mérito propio y del
otro. (Direccion Regional de Educacion Apurimac, s.f.)

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2.4. Objetivos Generales
Mejorar la calidad educativa a nivel regional, ampliando la cobertura con
instituciones Educativas más pobladas, con ambientes modernos, saludables y
seguros, que brinde formación sostenida a los directores y maestros fortaleciendo
sus capacidades académicas y pedagógicas, con un nuevo sistema administrativo
más moderno en EBR y Superior no Universitaria.
2.5. Objetivos Específicos
a. Promover la creación de villas o complejos Educativos que albergue como
mínimo a 600 estudiantes y máximo a 1200 en el ámbito rural.
b. Promover un sistema de capacitación docente en actividades que desarrolla en el
aula, para mejorar su desempeño profesional EBR.
c. Implementar un sistema administrativo moderno eficaz y eficiente que vincule
la informática desde la Institución Educativa hasta la DRE Apurímac a fin de
tener una información en tiempo real.
d. Promover la creación de Institutos Superiores con carácter científico, utilizando
las potencialidades de cada provincia y mejorar su nivel de ingreso por medio
del aprovechamiento de sus recursos. (Malaga Choque , 2014)

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III. Antecedentes
3.1. Reseña Histórica
La administración educativa de Apurímac, en el devenir de su historia ha
experimentado cambios permanentes en cuanto a su existencia hasta la actualidad.
En el año de 1950 se crea a nivel nacional las inspectorías de Educación que
tenía con ámbito de acción las provincias con una dependencia centralizada en el
Ministerio de Educación.
Posteriormente, por ley N° 15903 se crea la IX Región de Educación de
Apurímac con sede en Abancay, en la década del 60. Después en el transcurso de
1968 a 1981, con la implementación de la reforma educativa y la política educativa
del gobierno militar se crea las jefaturas Departamentales de Educación, luego las
direcciones zonales de educación con jurisdicción administrativa departamental
siendo Apurímac la numero 53, perteneciente a la V Regional de Educación del Cusco;
en esta misma oportunidad se crea los núcleos Educativos del Cusco; es esta misma
oportunidad se crea los Núcleos Educativos Comunales NEC, a nivel provincial.
En 1981 se crea la Dirección Departamental de Educación y el Sistema de
Supervisión Provincial y Sectorial de Educación, y por Decreto Supremo N° 12-86-
ED, estas últimas son reemplazadas por las Unidades de Servicio Educativos, como
órganos desconcentrados del Ministerio de Educación, continuando vigente los
alcances del Decreto Supremo N° 047-82-ED, Reglamento de Organización y
Funciones de la Direcciones Departamentales y Zonales de Educación.

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En virtud al Decreto Supremo N° 071-88-PCM, Ley de bases de la
Regionalización y demás normas correspondientes a la creación de la Región Inca, se
instala la Dirección Sub-Regional de Educación de Apurímac. Después, en 1998 se
da la Ley N° 26922, Ley Marco de Descentralización, mediante la cual se crea como
Órgano Desconcentrado. (Gonzales Huallpa, 2010)
3.2. Constitución y Órganos Administrativos
3.2.1. Constitución.
Con la ley N° 15903 se crea la IX Región de Educación de Apurímac,
con sede en Abancay, en los años 60. Posteriormente se promulga la Ley N°
26922 de Marco de Descentralización, mediante el cual se crea como órgano
desconcentrado denominado Dirección Regional de Apurímac en 1998.
3.2.2. Organización Administrativa de la Institución.
La organización de la DREA está dividida en varias áreas quienes
cuentan con diferentes funciones. De la misma forma encontraremos la
ubicación de la oficina de Actas y Certificados que es dependiente de
Tramite Documentario ubicándose dentro del área de Dirección, a
continuación se detalla las diferentes áreas y oficinas que forman parte de
la institución:
 Dirección Regional de Educación de Apurímac.
- Dirección
- Asesoría Jurídica
- Tramite Documentario

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- Actas y certificados
- Oficina de Relaciones Públicas e imagen Institucional
 Dirección de Gestión Pedagógica.
- Educación Básica Alternativa
- Educación Básica Especial
- Educación Básica Regular
 Educación Inicial
 Educación Primaria
 Educación Secundaria
- Educación Superior
- Investigación, innovación y Capacitación
- Tutoría y Orientación Educativa
 Dirección Administrativa.
- Administración
- Abastecimientos
- Contabilidad
- Informática
- Personal
- Remuneraciones
- Tesorería
- Escalafón
- Patrimonio
 Dirección de Gestión Institucional.
- Gestión Institucional
- Estadística

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- Infraestructura
- Planeamiento
- Presupuesto
- Proyectos de Inversión
- Racionalización
- Planificación
 Control Institucional.
- Oficina de Control Institucional
- Auditoria
3.2.3. Documentos de Gestión.
- Plan estratégico Institucional
- Plan Operativo Institucional
- MAPRO – Manual de Procedimientos
- Manual de Organización y Funciones
- Proyecto Educativo Regional
- Plan Educativo Mediano Plazo
- Texto Único de Procedimiento Administrativo
- Reglamento de Organizaciones y Funciones
3.3. Datos Generales del Encargado de la Oficina de Actas y Certificados
 Oficina: Actas y Certificados
 Nombre: Nicanor Lagos Palomino
 Correo Electrónico: nicanorlagosp@gmail.com

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 Teléfono Fijo: 083-321066
 Horario de Atención: Mañana – 8:00 am a 1:00 pm
Tarde – 2:30 pm a 5:00 pm
 Dirección: Av. Pachacutec s/n – Abancay - Apurímac
IV. Marco Teórico y Conceptual
4.1. Marco Teórico
La aplicación de las siguientes teorías en este informe de prácticas: teoría burocrática
y gestión por procesos. Es a raíz de la experiencia vivida durante las prácticas.
4.1.1. Teoría de la Burocracia.
La burocracia fue creada para mejorar la estructura organizacional por
el crecimiento y amplitud de las organizaciones. Max Weber citado por
(Griffin, 2011) Afirma: “Es un modelo de diseño organizacional basado en un
sistema de autoridad legítimo y formal. Muchas personas asocian la
burocracia con trámites lentos y engorrosos, rigidez y con eludir la
responsabilidad” (p.372). El modelo de Max Weber, representa la
organización piramidal bajo el estricto control de un rector, y en es un medio
ideal para la división de actividades y la racionalización de las empresas
grandes.

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a. Tipos de Autoridad.
Chiavenato, (2006) menciona que Max Weber establece las tipologías
de autoridad, mencionando que a cada tipo de sociedad corresponde una
autoridad. La probabilidad de que un comando u orden específica sea
obedecido la autoridad presenta el poder institucional y oficializado.
Se presenta los tres tipos de autoridad estudiados por Max Weber:
Autoridad tradicional, autoridad carismática y legal, racional o burocrática.
 Autoridad Tradicional.
Cuando los subordinados aceptan las órdenes de los
superiores como justificadas porque esa siempre fue la forma en
que se hicieron las cosas. El poder tradicional no es racional, puede
trasmitirse por herencia y es extremadamente conservador.
 Autoridad Carismática
Cuando los subordinados aceptan las órdenes del superior
como justificadas, por causa de la influencia de la personalidad y
del liderazgo del superior con el cual se identifican. La carisma
nos e poder recibir por herencia con la tradicional. Esta autoridad
proviene de las características personales carismáticas del líder de
la devoción.
 Autoridad Legal, racional o burocrática.
Cuando los subordinados aceptan las órdenes de los
superiores como justificadas, porque están de acuerdo con ciertos

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preceptos o normas que consideran legítimos de los cuales se
derivan el comando. Es el tipo de autoridad técnica, meritocracia
y administrada. (Chiavenato, 2006, pág. 223)
b. Características de la Burocracia.
La burocracia se presenta como una empresa en donde el papeleo
se multiplican y crece, impidiendo soluciones eficaces y eficientes. El
término es usado para describir las funciones, las divisiones de tareas por
especialidad o apoyo.
Par el mejor entendimiento Max Weber citado por (Chiavenato,
2006) detalla las características de esta teoría para conocer las bases con
que se sustenta.
 Carácter legal de las normas y reglamentos. La burocracia es una
organización unida por normas y reglamentos previamente
establecidos por escrito. Así la burocracia es una estructura social
legalmente organizada.
 Carácter formal de las comunicaciones. Las reglas, decisiones y
acciones administrativas son formuladas y registradas por escrito.
De allí se origina el carácter formal de la burocracia: todas las
acciones y procedimientos se hacen para proporcionar
comprobación y documentación adecuadas así como asegurar la
interpretación de la comunicación.

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 Carácter racional y división del trabajo. Se caracteriza por la
división sistemática del trabajo. Cada participante tiene un cargo
específico, funciones específicas y una esfera de competencia y
responsabilidad.
 Impersonalidad en las relaciones. Es allí donde origina el
carácter impersonal de la burocracia. La administración de la
burocracia se realiza sin considerar las personas, sino como
ocupantes de cargos y de funciones.
 Jerarquía de la Autoridad. La burocracia es una organización que
establece los cargos según el principio de jerarquía. Cada cargo
inferior debe estar bajo el control y supervisión de un puesto
superior. Ningún cargo se queda sin control ni supervisión.
 Rutinas y Procedimientos Estandarizados. Una organización
donde se establece las reglas y normas técnicas para desempeño de
cada cargo. Las reglas y normas regulan la conducta del ocupante
de cada cargo, cuyas actividades se ejecutan de acuerdo con las
rutinas.
 Competencia Técnica y meritocracia. Se basa en la selección del
personal basado en méritos y en la competencia técnica y no en
preferencias personales. Esos criterios universales son racionales
y toman en cuenta competencia, el mérito y la capacidad del
empleado en relación con el cargo.
 Especialización de la administración Los miembros el cuerpo
administrativo están separados de la propiedad de los medios de
producción. El dirigente no es necesariamente el dueño del

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negocio o accionista de la organización; es más un profesional
especializado en su administración.
 Profesionalización de los participantes. La burocracia es una
organización que se por la profesionalización. Cada empleado es
un profesional. Es un especialista, es asalariado, ocupa un cargo, su
superior jerárquico lo nombra, su mandato es por tiempo
indeterminado, hace carrera dentro de la organización, no posee la
propiedad de los medios de producción y administración, es fiel al
cargo y se identifica con los objetivos, el administrador tiende más
a controlar la burocracia. (Chiavenato, 2006, págs. 225-228)
Las organizaciones experimentaron cambios a causa de los avances
tecnológicos. Es por ello las organizaciones fueron más amplios y complejos.
La teoría burocrática fue una receta principal para la mejor gestión y
administración dividiendo los trabajos, la profesionalización, tomando énfasis
en la gestión por procesos.
La burocratización no se limita a la organización estatal. A pesar de que
weber elaboro el concepto de burocracia a partir de la sociología, utilizo en
concepto de modo comprehensivo e incluyo todas las instituciones sociales
además a la administración pública.
Weber identifica tres factores en el desarrollo de la burocracia:
 Desarrollo de la economía monetaria. La moneda en la burocracia
reemplaza a la remuneración en especie para los empleados, y
permite la centralización de la autoridad y el fortalecimiento.

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 Crecimiento cuantitativo y cualitativo de las tareas administrativas
del estado moderno. Únicamente un tipo burocrático de
organización podrá soportar la enorme complejidad de dicha tarea.
 La superioridad técnica del modelo burocrático. La razón decisiva
de la superioridad de la organización burocrática fue su superioridad
técnica sobre cualquier otra forma de organización. Max Weber
citado por (Chiavenato, 2006, pág. 225).
4.1.2. Gestión por Procesos
La visión de procesos es una forma integradora de acercamiento a la
organización es una forma de comprender la compleja interacción entre
acciones de personas distantes en el tiempo y el espacio. (Carrasco Bravo,
2008) Afirma: “gestión de procesos es una forma sistemática de identificar,
comprender y aumentar el valor agregado de los procesos de la empresa para
cumplir con la estrategia del negocio y elevar el nivel de satisfacción de los
clientes” (pág. 22). Se explica que la gestión por procesos ayuda a las
organizaciones a identificar, medir y relacionar las etapas de las actividades
para obtener mejores resultados al adecuado orden de cada etapa. La gestión
de proceso con base en la visión sistemática apoya al aumento de la
productividad y el control de gestión para mejorar en las variables clave.
Más allá de un conjunto de actividades, un proceso nos ayuda a
entender la globalidad de la tarea que desempeñamos, de esa manera, nos
daremos cuenta que estamos construyendo una visión más amplia y clara.
(Perez Fernadez de Velasco, 2010) Afirma: “Conjunto de actividades

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mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos
de entrada en resultados”. (pág. 53). El proceso ofrece una visión horizontal
de la organización y de respuesta a un ciclo amplio, desde que se produce el
contacto con el cliente hasta cuando el producto por servicio es recibido
satisfactoriamente.
La visión de procesos es una forma integradora de acercamiento a la
organización es una forma de comprender la compleja interacción entre
acciones de personas distantes en el tiempo y el espacio.
Por otro lado (Carrasco Bravo, 2008) amplia el concepto de procesos
conceptualizando: “proceso es un conjunto de actividades e interactúan que
transforma entradas en salidas que agregan valor a los clientes, la finalidad
común. El proceso es realizado por personas organizadas según una cierta
estructura, tienen tecnología de apoyo y manejan información” (pág. 27)
Por otra parte un proceso puede pasar por muchos cargos, áreas, etc.
Por eso se dice que el proceso se encuentra en toda la organización, es un
sistema de creación de inicio, finalización de las actividades y es determinado
por periodos de tiempo.
a. Identificación del Proceso
El proceso en si es un sistema y como tal su comportamiento está
determinado por las mismas leyes del enfoque de sistemas; esto quiere decir
que tendrá elementos de entrada, tendrá actividades de transformación cuyo

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resultado es un producto y debe tener retroalimentación que permita que el
proceso está encaminando. (Agudelo Tobon & Escobar Bolivar, 2007, pág. 30)
Agudelo Tobon et al, (2007) menciona que un buen proceso se
reconoce si tiene claramente definidas y establecidas las siguientes
características.
 Objetivo: Propósito del proceso, que se pretende lograr con él, tiene
relación con el producto.
 Responsable: Persona que orienta, observa y mantiene el proceso
bajo control y asigna los recursos necesarios para lograr el objetivo.
 Alcance: Determinación de la responsabilidad del proceso de tal
manera que facilite la labor; determina el inicio y fin del proceso
como referencia. También puede orientar sobre las inclusiones o
exclusiones que afectan el objetivo.
 Insumos: Todo lo que requiere como materia prima para ser
transformada en producto final. Es el proceso que convierte las
entradas en salidas mediante las actividades de transformación y
utilización de los recursos.
 Producto: Todo lo que entrega el proceso para un cliente, bien sea
interno o externo y debe responder a las necesidades identificadas
para este, se puede ser tangible cuando es un bien material o
intangible cuando se trata de un servicio.
 Recursos: Todo aquello que permite transformar los insumos en
producto, clasificados como mano de obra, maquinas, medios
logísticos o tecnología dura y blanda (hardware y software).

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 Duración: Para el cliente es importante la oportunidad en la
respuesta o el tiempo que se demora en entregar el producto, es el
tiempo transcurrido desde la actividad identificada como inicio y
final más conocido como “tiempo del ciclo”.
 Capacidad: Lo que el proceso puede entregar en el tiempo
determinado por la duración, y establecido como volumen o
cantidad de unidades entregadas. (Agudelo Tobon & Escobar
Bolivar, 2007, págs. 30-31)
b. Propósito del proceso
Agudelo Tobon et al, (2007) afirma que: el propósito del proceso es
satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes se logra el propósito se
se busca permanentemente, que el proceso sea eficaz y eficiente (pág. 33).
Por consiguiente se detalla los propositos del proceso:
 Eficacia: Es indispensable tener claridad sobre el producto
esperado e identificar, a través de mediciones, los diferentes
requisitos. A partir de este se determina las actividades esenciales
para lograr el propósito. En suma, la adecuada relación entre
actividades y producto determina la eficacia.
 Eficiencia: Es el uso adecuado de los recursos que permitirán
determinar el costo adecuado del producto final. Puede
establecerse de tres maneras diferentes:
o Hacer más producto con menos recursos.
o Hacer más producto con iguales recursos.

22
o Hacer igual producto con menos recursos.
Por tal motivo conocer el propósito del proceso es fundamental para toda las
organizaciones, hacer uso adecuado de los recursos y conseguir los objetivos planteados. La
satisfacción de los clientes igualmente tiene diferentes niveles de satisfacción, la cual está
vinculada con los conceptos de calidad, atención y costo.
c. Caracterización de proceso
Documentación que describe esquemáticamente la secuencia de
actividades que se deben seguir por las personas de las áreas involucradas
en el desarrollo de un proceso. Las caracterizaciones incluyen diagramas
de flujo, de acuerdo con el tipo establecido por la organización y remite a
los formatos, instructivo y registros Agudelo Tobon et al (2007)
Se detalla a continuacion las caracterizaciones del proceso:
 Formatos: Son documentos dispuestos para registro de datos e
información.
 Instructivos: Son aquellos documentos que describen de manera
específica de los formatos o de algunas actividades o tareas.
 Registro: El control de registro establece las características
generales que debe tener todo registro generado en la organización.
 Diagrama de flujo: Como una forma de ilustrar mejor un proceso
existen los diagramas de flujo. Estos son representaciones gráficas,
apoyadas en símbolos claramente identificables y acompañados de
una breve descripción (pág. 36). Existen varios tipos:

23
 Diagrama enriquecedora: Nos permite presentar la idea
del proceso mediante la utilización de figuras. Es la
presentación grafica de las actividades desarrolladas e
identificadas, además, cuando sea posible, las distancias por
recorrer y las frecuencias del recorrido.
 Diagrama de cadena de valor: Es la representación macro,
primer o segundo nivel de desagregación de los procesos en
la organización. Sirve para presentar en forma simple la
secuencia o interacción de diferentes procesos.
 Diagrama estándar: Nos permite observar la secuencia de
las actividades desde el principio hasta el fin, de una manera
general. Para su construcción se utiliza símbolos estándar
que permite ilustrar la acción de acuerdo con el significado.

24
Fuente: Gestión por proceso. (2007), Pág. 40 Agudelo Tobón, Luis Fernando
En la tabla 1 se puede ilustrar el significado de los símbolos son
determinantes en la organización. Lo más importante es que cuando se
definan, deben usarse obligatoriamente por todos los miembros para
evitar malas interpretaciones
 Diagrama Funcional: Es la mejor forma de diagramar un
proceso porque además del flujo de proceso, contiene los
responsables funcionales o las áreas responsables de cada
actividad. Diagramar de esa forma nos permite a todos los
Figura 1: Símbolos para Diagramar

25
miembros del equipo conocer mediante una visión amplia
todo lo que hace el proceso y en que parte actúa cada uno.
Fuente: Gestión por proceso. (2007), Pág. 40 Agudelo Tobón, Luis Fernando
En la figura 1 se muestra el diagrama funcional, que se explica
las responsabilidades funcionales, las actividades de cada área, oficina o
departamento. En el flujograma se aprecia el inicio, las actividades o
procesos y el final de cada actividad, cada uno representado por
diferentes símbolos y cada una de estas con sus significados. Asimismo
Figura 2: Diagrama Funcional

26
este diagrama sirve para la mejor orientación, y el manejo de cada
proceso.
En la oficina de actas y certificados se maneja una organización de personas y de
actividades, donde esta definidos los procesos que se deben seguir para el logro de los objetivos
planteados para cada unidad dentro de la oficina.
La oficina de actas y certificados se encuentra en un tipo de autoridad racional, legal y
burocrática ya que los empleados cuentan con un conjunto de actividades basadas en el
cumplimiento de las normas, cumpliendo con los procesos dados por la alta gerencia a cada
área u oficina de la institución. Vale señalar que la obediencia no se debe a una por su
actitud, sino al conjunto de normas, reglas legales y estatutos establecidos por la institución.
Asimismo la gestión por procesos dentro de la institución se muestra la práctica ycumplimiento
con los procesos o pasos, etapas de cada actividad por área, y estas van representadas por
flujogramas para su mejor orientación del empleado y usuario dentro de la norma institucional.
4.2. Marco Conceptual
 Certificado Modular
El certificado modular es el documento que acredita al estudiante la
adquisición de las capacidades terminales del módulo técnico profesional. Para
el logro del certificado se debe aprobar todas las capacidades terminales y
haber realizado las practicas pre. Profesionales.
 Educación
Es el proceso de facilitar el aprendizaje en todas partes. Los
conocimientos, habilidades, valores, creencias y hábitos de un grupo de

27
personas que los transfieren a otras personas. Formación destinada a
desarrollar la capacidad intelectual, moral y efectiva de las personas acuerdo
con la cultura y las normas de convivencia dela sociedad
 Expediente
Es un instrumento administrativo que recopila la documentación
imprescindible que sustenta un acto administrativo. Es el conjunto de
documentos que corresponde a una determinada cuestión.
 Eficacia
Medida de la consecución de los objetivos, es decir, de la capacidad
para alcanzar objetivos y resultados. En términos globales, capacidad de una
organización para satisfacer las necesidades.
 Eficiencia
Es una medida normativa de la utilización de los recursos. Se mide por
la cantidad de recursos utilizados en la elaboración de un producto. La
eficiencia aumenta a medida que decrecen los costos y los recursos utilizados.
 Flujograma.
Es conocido como diagrama de flujo es la representación gráfica de
procesos que puede responder a diferentes ámbitos. Programación informática,
profesos dentro de la empresa o institución.
 Titulo
El que acredita ciertos conocimientos o estudios y habilita para ejercer
la profesión a que se refiere. Es una distinción dada generalmente después de
la terminación exitosa de algún programa de estudios. Reconocimiento de la

28
formación educativo o profesional que una persona posee tras realizar los
estudios.
V. Plan de Actividades
5.1. Cronograma de actividades
Fuente: Elaboración propia. Etapa de actividades de práctica pre-profesional
5.2. Horario Laboral
Mañana : 8:00 AM a 1:00 PM
Tardes : 2:30 PM a 5:00 PM
ACTIVIDADES 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Finalizacion de
las practicas
Presentacion del
Informe de
practicas
preprofesional II
Analisis de
alternativas de
solucion de los
problemas
Solucion de
problemas
Inicion de
practicas pre
profesionales II
Obtencion de
Carta de
presentacion
Familiarizacion y
conocimiento de
las funciones
Observacion e
identificacion de
problemas
AGOSTO
MESES 2015
Presentacion de
solicitud para la
carta de
presentacion de
parcticas pre
profesionales II
MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO
Figura 3: Cronograma de Actividades

29
VI. Análisis de Prácticas
6.1. Descripción de las funciones designadas en la oficina.
 Planificación y Organización de los documentos de gestión de la oficina de
actas y certificados para una atención eficiente al usuario en el servicio
ofrecidos al público.
 Verificación y control de los documentos de gestión educativa de los tres
niveles de su jurisdicción en coordinación con las áreas de coordinación
para la conformidad respectiva mediante la evaluación con documentos
probatorios (actas) existentes en la oficina.
 Evaluación de expedientes presentado por los usuarios de los niveles
superiores. Para su respectiva legalización de sus títulos. Por ello deberán
presentar sus expedientes cumpliendo con los respectivos requisitos. La
oficina de actas y certificados en coordinación con las áreas de gestión
pedagógica y el trámite documentario dan su conformidad y visto bueno
para proceder con la legalización e inscripción de los títulos.
 Recepción de textos administrativos para su formalidad que es indispensable
para los expedientes de título. Se emite a la dirección para su análisis,
evaluación, posteriormente su firma de conformidad.
 Gestión de documentos de la oficina, necesaria para un manejo eficaz y
eficiente de los documentos en los trámites respectivos de los usuarios.

30
Siendo estos verificados, evaluados y aprobados en las áreas de su
competencia
 Dirigir y controlar el manejo de documentos en las diferentes actividades de
la oficina de actas y certificados. Teniendo en claro las funciones de los
diferentes áreas de su conexión.
 Propuesta de flujograma para los trámites de visación de certificados,
inscripción de título profesional y para el registro y firma de certificados
modulares. Para la mejor orientación de atención al usuario.
6.2. Metodología utilizada en el trabajo
 Organizar los documentos de gestión educativas: las actas por instituciones,
provincias, años y los diferentes documentos como son las resoluciones,
oficios, solicitudes, etc. en forma cronológica.
 Control en los diferentes trámites de su interés personal. Indicándole los pasos,
requisitos que deben cumplir para el fácil procedimiento.
 Dirigir a los usuarios en los diferentes trámites cumpliendo con los requisitos
en las gestiones respectivas.

31
6.3. Coordinaciones Realizadas
 Coordinación con la oficina de trámite documentario para la visación de los
certificados de estudios, para la inscripción de títulos profesionales de institutos
tecnológicos y universitarios.
 Coordinación con el área de gestión pedagógica para la verificación de los
expedientes técnicos de inscripción de títulos, verificación y conformidad con las
actas de notas y subsanaciones.
 Coordinación con la dirección para la firma de los certificados modulares, y la firma
de los títulos profesionales.
6.4. Documentos, libros, registros, reportes que manejo o elaboro
Los documentos manejados en la oficina son los siguientes:
 Certificado de estudios y acta de notas
 Expediente de inscripción de títulos y títulos profesionales
 Certificado modulares
 Registros de entrega de certificados.
 Registro de recepción y entrega de certificados modulares
 Registro de inscripción de títulos.
 Registro de envió de los expedientes a los especialistas de nivel superior.

32
6.5. Flujograma para la visación de certificados de estudios
Fuente: Elaboración Propia. Propuesta de flujograma de actividad
para la mejora en la atención al usuario.
Entrega del certificado y
su boleta de pago en la
oficina de actas y
certificados
Confrontación y
verificación del
certificado de estudios
con las actas existentes
Visación del certificado
en la oficina de actas y
certificados (designados
dentro del país o para el
extranjero)
Entrega del certificado visado
al usuario
Pago en caja
(tesorería) por
derecho de visación
CONFORME
SI
FIN
NO
Entrega del
certificado al
interesado
Figura 4: Flujograma para la visación de Certificados de Estudios

33
6.6. Flujograma para la Inscripción de título profesional
Fuente: Elaboración Propia. Propuesta de flujograma de actividad para la mejora en
la atención al usuario.
Entrega del expediente de
inscripción del título con
los requisitos requeridos
en la oficina de actas y
certificados
Revisión de los
expedientes de inscripción
del título del estudiante
Entrega de los
expedientes de la
inscripción del título al
especialista de educación
superior.
Recepción de los
expedientes de la
inscripción del título del
especialista de educación
superior con el visto bueno.
Elaboración de Resolución
para la entrega con los
expedientes a la oficina de
trámite documentario
Pago en caja
(tesorería) por derecho
de inscripción de titulo
CONFORME
SI
Entrega del
expediente al
interesado
NO
FIN
Figura 5: Flujograma para la Inscripción de Título Profesional

34
6.7. Flujograma para el Registro y Firma de certificado Modulares
Fuente: Elaboración Propia. Propuesta de flujograma de actividad para la mejora
en la atención al usuario.
Entrega del certificado modular
con sus respectivas resoluciones y
la boleta de pago en la oficina de
actas y certificados
Registro de los certificados
modulares para emitir a la
Dirección
Entrega de los certificados
modulares debidamente
registrados a la Dirección para
sus respectivas firmas.
Recepción de los certificados
modulares debidamente
firmados por la Dirección
Entrega de los certificados
modulares a los interesados.
Pago en tesorería (caja)
por derecho de firma del
Director del certificado
modular
CONFORME
SI
FIN
NO
Entrega del
Certificado
modular al
interesado
Figura 6: Flujograma para el Registro y Firma de certificado Modulares

35
6.8. Importancia de los trabajos realizados en relación a los objetivos.
La importancia de realizar las prácticas pre-profesionales II en la Dirección
Regional de Educación de Apurímac es ayudar a lograr con el cumplimiento de la
misión, visión y objetivos de la institución.
Lograr con la mejora en la calidad de atención al usuario, generando una buena
satisfacción al público. Dando información clara de las funciones a cumplir.
Reduciendo el tiempo y lograr con la rápida tramitación de los documentos de los
usuarios.
6.9. Importancia de las Prácticas en Relación a la Formación Profesional
Los motivos más resaltantes de las prácticas pre-profesionales, nos permite a
desarrollar el perfil profesional con las actividades realizadas:
 Conocer los procesos y funciones de las instituciones públicas. El tipo de
organización, los procedimientos que usan y estas sean un dato para comparar
con empresas privadas.
 Aplicar los conocimientos teóricos y habilidades adquiridas para poder poner
en práctica a la realidad.
 La práctica pre-profesional es muy importante para tener experiencia, conocer
las competencias en el mundo laboral y adquirir conocimientos en la gestión.
 Estimula el trabajo interdisciplinario, el trabajo en equipo, de las demás áreas
y especialidades.
 Nos permite sociabilizar, compartir experiencias con otros profesionales de
diferentes especialidades.

36
VII. Conclusiones y Recomendaciones
7.1. Conclusiones
Al finalizar las prácticas pre-profesionales realizadas en la DREA se llega a
las siguientes conclusiones:
 La dirección regional de educación Apurímac usa y pone en práctica la teoría
burocrática, por ende se observó que no cumple con toda las características de
dicha teoría: La profesionalización de los participantes, esto indica que las
personas una vez seleccionados tienen la opción de hacer carrera dentro de la
institución hasta llegar a altos cargos y tengan contrato indefinido, en la
Dirección Regional de Educación no toman en cuenta esta característica, ya
que no toman importancia a los nuevos empleados, siendo renovados por otros
empleados.
 La gestión por procesos en la dirección regional de educación Apurímac es
una práctica esencial para una mejor gestión en los procesos de la institución.
La institución lo pone en práctica por la estrategia que integra la manera de
operar. Usan los procesos como las vías adecuadas del trabajo de los cuales se
definen funciones, actividades y responsabilidades. Se observó que no tienen
los flujogramas definidos en algunas actividades, funciones para la mejor
orientación y atención del usuario.
 Las practicas pre-profesionales, en las diferentes instituciones sea pública o
privadas son importantes para obtener experiencia, aprender a poner en
práctica las teorías y conocimientos para la mejora en la organización. Por
otro lado adquirir conocimiento de cómo se organizan las empresas

37
7.2. Recomendaciones
 Se recomienda a la institución poner énfasis en las teorías aplicadas de sus
características. Es primordial contar y tener interés en los empleados nuevos
con conocimientos amplios, especializados en un rubro. Siendo esto
preparados, capacitados, haciendo un inducción y familiarizo de los procesos
de la institución.
 Para mejorar en la atención al usuario se debe realizarse el uso adecuado de la
gestión por proceso cumpliendo las características. Algunas simplificaciones
de los excesivos papeleos en los diferentes trámites, de la misma forma contar
con flujogramas para las distintas gestiones.
 Los alumnos practicantes deben tomar con mucho interés y compromiso sus
labores. Asimismo ellos tendrán que comprender los procesos, el producto o
servicio y el tipo de personas que conforma la empresa.

38
VIII. Bibliografía
Agudelo Tobon, L. F., & Escobar Bolivar, J. (2007). Gestion por Procesos. Medellin: Icontec.
Carrasco Bravo, J. (2008). Gestion de Procesos. Chile: Evolucion.
Chiavenato, I. (2006). Introduccion a la Teoria General de la Administracion. Mexico:
McGraw Hill.
Direccion Regional de Educacion Apurimac. (15 de Junio de 2015). Actas y Certificados.
Obtenido de Direccion Regional de Educacion Apurimac:
http://www.dreapurimac.gob.pe/inicio/index.php/areas/direccion/actas-y-certificados
Direccion Regional de Educacion APURIMAC. (03 de Agosto de 2005). Manual de
Organizaciones y Funciones. Obtenido de Direccion Regionmal de Educacion
APURIMAC:
http://www.dreapurimac.gob.pe/inicio/images/DOCUMENTOS_ADMINISTRATIV
OS/MOF-DREA2015OK-web.pdf
Direccion Regional de Educacion Apurimac . (s.f.). Base Legal. Obtenido de Direccion
Regional de Educacion Apurimac :
http://www.dreapurimac.gob.pe/inicio/index.php/incio/nosotros
Direccion Regional de Educacion Apurimac. (s.f.). La Gestion de la DREA . Obtenido de
Direccion Regional de Educacion Apurimac:
http://www.dreapurimac.gob.pe/inicio/index.php/incio/nosotros
Gonzales Huallpa, M. E. (2010). Practicas Pre - Profesionales II - Secretaria de Direccion.
Abancay.
Griffin, R. (2011). Administracion. (M. E. Treviño Rosales, Trad.) Cengage Leaming.
iperu.org. (2016). Direccion Regional de Educacion Apurimac. Obtenido de iperu.org:
http://www.iperu.org/direccion-regional-de-educacion-apurimac

39
Malaga Choque , H. (26 de Setiembre de 2014). Plan Estrategico Institucional. Obtenido de
Direccion Regional de Educacion Apurimac:
http://www.dreapurimac.gob.pe/inicio/images/DOCUMENTOS_ADMINISTRATIV
OS/Plan_Estrategico_ultimo2015.pdf
Perez Fernadez de Velasco, J. A. (2010). Gestion por Procesos. Madrid: Esic Editorial.

40
IX. Anexos
A - 1: Texto único de procedimientos

41
A - 2: Requisitos, para la visación de certificados de estudio (TUPA)

42
A - 3: MAPRO-Procedimiento para la visación de certificados de estudio

43
A-4: Formato Único de Trámite
FORMULARIO ÚNICO DE TRÁMITE
R.M.N° 0249-95-ED

44
A - 5: Boleta Personal para la Inscripción e títulos

45
A - 6: Certificado de estudios nivel secundario

46
A-7: Requisitos para Inscripción de Título Universitario

47
A-8: Requisitos Para Inscripción de título pedagógico y tecnológico

48
A - 9: Carta de propuesta de flujograma

49
A - 10: Flujograma de visación certificados de estudio

50
A - 11: Flujograma para inscripción de título profesional

51
A - 12: Flujograma para la firma de certificado modular por la dirección

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