Este documento presenta definiciones clave relacionadas con la archivística. Explica términos como AGN, agrupaciones documentales, archivo, archivo central, archivo histórico, archivo total, biblioteca, catálogo, centro de documentación, ciclo vital, clasificación documental, conservación documental, consulta documental, custodia documental, digitalización, diplomática documental, disposición final de documentos, documento, documento vital, expediente, foliación, inventario documental, libro y página.

1. GLOSARIO
AGN: Es un establecimiento público del orden nacional, encargado de:
•Formular, orientar y controlar la política archivística.
•Coordinar el Sistema Nacional de Archivos.
•Recuperar, conservar y difundir el acervo documental del país y el que custodia.
AGRUPACIONES DOCUMENTALES: Es un conjunto de documentos generados por
una unidad administrativa en ejercicio de sus funciones.
ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico,
que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o
conservación permanente.
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada.
ARCHIVO CENTRAL: Es un conjunto de documentos organizados según unidades
académico administrativas que los producen y transfieren desde su archivo de
gestión.
ARCHIVO HISTÓRICO: Unidad responsable de organizar, conservar, administrar,
describir y divulgar la memoria documental institucional
ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.
BIBLIOTECA: Lugar donde se conservan los libros ordenados su lectura o consulta.
Toda unidad formalmente establecida y habilitada con personal y recursos para
proporcionar servicios bibliotecarios y de información.

2. CATALOGO: Series ordenadas de todos los materiales o asuntos que manejan un
archivo, o bien de las entidades físicas y morales que intervienen en la tramitación de
ellos.
CENTRO DE DOCUMENTACIÓN: Es una unidad de información que reúne, gestiona
y difunde la documentación de un área del conocimiento determinado o la producida
por un organismo o institución a la que se circunscribe.
CICLO VITAL: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción, hasta su disposición final.
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental, en
la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la
estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o
asuntos).
CONSERVACIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de medidas preventivas o correctivas
adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de
archivo.
CONSULTA DOCUMENTAL: Acceso a un documento o a un grupo de documentos
con el fin de conocer la información que contienen.
CUSTODIA DOCUMENTAL: Guarda o tenencia de documentos por parte de una
institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y
conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.
DIGITALIZACIÓN: Conversión de material analógico a formato digital para su
almacenamiento en una computadora.
DIPLOMÁTICA DOCUMENTAL: Disciplina que estudia las características internas y
externas de los documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboración,
con el objeto de evidenciar la evolución de los tipos documentales y determinar su
valor como fuentes para la historia.

3. DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Decisión resultante de la valoración hecha
en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de
retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total,
eliminación, selección y/o reproducción.
DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio
utilizado.
DOCUMENTO VITAL: Son aquellos que poseen un valor crítico para su empresa, y
son únicos e irremplazables, por lo tanto requieren de un cuidado especial a la hora
de ser almacenados y preservados.
EXPEDIENTE: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos
generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de
un mismo asunto.
FOLIACIÓN: Acto de enumerar las hojas.
INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento de recuperación de información que
describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
LIBRO: Conjunto de hojas de papel unidas por algún medio, que conforman un todo
encuadernado con cubierta y contra cubierta.
PAGINA: Lo escrito o impreso en una cara.