0113 xpm cambiando_la_manera_en_que_los_profesionales_gene_xus_gestionan_proyectos
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- 1. XPM: Changing the way GeneXus Professionals Handle Projects Laura Aguiar GeneXus USA Sebastian Jodal DVFacto
- 2. Agenda
- 5. Por qué XPM? Project Management the GeneXus Way PM: agile, incremental, eXtreme Virtual Co-Location: Feedback & Visibilidad Productividad: Automatización e Información a medida
- 8. Lista de Tareas XPM Word Add-In XPM Work List
- 9. Plan Director MS Project Add-In
- 10. Presupuesto Flexibilidad a la hora de estimar Ajustes por Proyecto Ajustes por línea de planificación Ajustes por Work Item
- 12. Especificacion: Word Asociar documentos con workitems XPM To-Do List Reportar horas en XPM
- 13. Especificacion: Wiki Crea Wiki-Page para el Work-item Vinculo con pagina de la Feature
- 14. Best of Both Worlds Wikificar un Documento Wordizar un Wiki
- 15. Desarrollo
- 16. Consolidado
- 18. Reportar Incidentes Relaciones Asociar Documentos Crear work-items: bugs, cambios
- 19. Reportar Incidentes Reportar incidentes desde dentro de la aplicación que estamos creando, gracias a los web-services de XPM También se pueden reportar incidentes desde la aplicación para el iPhone
- 20. Seguimiento de Incidentes Control de Entrada Workflow general y por proyecto
- 21. Gestión de Cambios Múltiples líneas de planificación
- 24. Visibilidad: FAQ del Cliente ¿Cómo estamos respecto al plan?
- 25. Visibilidad: FAQ del Cliente ¿Qué pasó en este [período]?
- 26. Visibilidad: FAQ del Cliente ¿Están siendo justos conmigo?
- 27. Roadmap XPM UI
- 29. Visítenos en el stand… www.xpm4gx.com info@xpm4gx.com
Notas del editor
- 9:30Buenastardes a todosMi nombrees Laura Aguiar – y soy gerente de proyectos en Genexus USA queesunaempresa de consultoria con sede en Chicago y estoyaquijunto con Sebastian Jodal, quetambienesgerente de proyectos en dvfactoqueesnuestrasociaaca en Uruguay.Antes que nada queremosagradecerlesporestarhoy con nosotros. La verdadesqueestamosmuycontentos de estar en esteeventoparticipamoscomopresentadores, a pesar de que Genexus USA esunaempresaquetiene un equipo con mas de 15 anhos de experiencia en proyectos Genexus y venimos al eventodesdehacemuchosanhosatras, estaes la primeravezquevinimos a presentarnuestrosproductos, que de alguna forma son fruto de nuestraexperiencia en consultoria.
- Vamosahora a presentarles XPM queesnuestroproducto de gestion de proyectos, queestahecho en Genexus para Genexus. La agenda de hoyesver un pocoporque XPM, o sea porque se nosocurriohacerotraherramienta de gestion de proyectoshabiendotantasherramientasparaesoya en el mercado.Vamos a veralguna de la funcionalidadquenospareciomasimportantecompartir con ustedeshoy, la queesposiblepresentar en estos 30 minutos,Y vamos a ver un pocohaciadondevamos con el producto.
- Para entenderporquedesarrollamos XPM dejenmeir un pocoatras…El los ultimos 10 anhos la industria del softeare ha cambiado mucho porque se ha idodandocuentaque el cambioesuna variable que hay queincoporarcomoalgoquees inevitable y que era necesarioadaptarlasantiguasmetodologiasparaquefueraposiblerealizarproyectosexitosos. Aparecenentonces ideas comoAgil, Extreme, Incremental… Para nosotros en la comunidad Genexus estasmetodologias de alguna forma vinieron a validaralgoqueyahaciamosdesde el principio.Perosimiramos un pocomas de cerca, todasestasmetodologias e incluso Genexus comoherramienta, son enfocadas al desarrollo, o son centradas en el desarrollador.
- Perotodos los queestamosacasabemosque hay bastantemas en un proyecto de software que el desarrollo. Como hace el gerente de proyectospara ser un buenmalabar de costos, tiempos y desempenho (o calidad) en un ambiente en dondelascosascambianfrecuentemente? comoevaluamos, aprendemos, mejoramoscuando la mayor parte del tiempo la pasamosintentandoobtener la informacionparapoderhacernuestrotrabajo? De alguna forma nosotrosseguiamosusandolasmismasherramientasque antes, e incorporarcambios y alimentardiariamenteestasaherramientas con informacion de avanceparapodertomardecisiones no era tareafacil.
- En GeneXus USA llegamosasi a XPM. Necesitabamosunaherramientaque se adaptara a la forma en quedesarrollabamos software. La metodologia de desarrollonosparecia la correcta, lasherramientas y la forma en quegestionabamos el proyecto no.Quisimosentonceshacerunaherramientaque de alguna forma trabajarabajo la mismafilosofiaque Genexus: o sea Identificarquetareasaportan valor, y quetareas son repetitivas y puedenautomatizarse, de forma de dejarque el gerente de proyectopuedaconcentrarse en lo queimporta y la herramientahaga lo demas.Queremosquenuestraherramienta de gestionsoporteprocesosagiles o incrementales, nosotroscomogerentestambienqueremospoder ser extremePara poderlograresto, sabemosque la retroalimetacioninmediata y la visibilidad son criticas. Todaslasmetodologiasagilesrecalcan la importancia de que el equipo de trabajo – clienteincluido – estenjuntos en un mismolugar – de esa forma la visibilidades total y el feedback inmediato. Para nosotrosestoesimposbileinclusollegamos al extremo de tener c/miembro del equipo en 1 lugar y zonahorariadiferente, peroentendemosque los procesosagiles solo puedenfuncionarrealmentesi hay unavisibilidad y unaretroalimentacion del proyectoequivalente a siestamostodos en el mismositio, y confiamos en XPM paraello.Finalmente, comogerentes, siemprequeremosincrementar la productividad, porque en ultimainstancia no solo queremosunaherramientaquenoshagamasfelices, tambienqueremos ser mascompetitivos. Poreso el tema de automatizartareasrepetitivasesimportante, y tambien el controlarqueese feedback instantaneo y granvisibilidad no se conviertan en unasobrecargainformativa, queremosque XPM guie a c/u en lo quetienequehacer y no distraerlo con otrascosas.
- Esaes un poco lafilosofiadetras de XPM. Vamos a verentoncesalgunas de lasfuncionalidadesquetiene XPM quenospermitenlograresosobjetivos.Estantodosinvitados a pasarpornuestroestandsiquierenver la herramientafuncionando, acaporlimitaciones de tiempointentamosnoslimitamos a usarpptsresaltandolascosasquecreemoshacendiferente a XPM, o noshacen la vidamasfacilcomogerentes de proyecto, seriaimposiblemostrartodo lo que hay en XPM en 25 minutos.Dividimosentonces el cliclo de vida en 3 etapasdiferentes, quenospermitenagruparmejor la funcionalidad a mostrar
- La primeraetapacorresponde a la iniciacion del proyecto.Basicamente se define un alcance, un presupuesto y unafecha de entrega, quesi son aprobadospor el cliente se comienza el proyecto.
- Nuestrosproyectoscomienzansiempre con la definicion del alcance, quebasicamente se define en un documento de requerimientos y funcionalidades - que el clientedebeaprobar antes que nada. Este documentoes de alguna forma nuestropunto de partida. Si esaprobadovamos a quererarmar un plan inicialparapoderpresupuestar, la primeratarea ‘burocratica’ a la quenosenfrentamoses en transformarestedocumento en unalista de tareasqueserian la base de este plan.Hicimos un Add-In para Word, quenospermiteparsearestedocumento y creardesdeallilista de funcionalidaes y tareasasociadas a c/funcionalidad. C/ tarea en XPM va a tenerasociado la porcion del documento word que le corresponde.
- Unavezque la lista de tareasestadefinida, esnecesarioorganizarlas en un plan de forma de poderestablecer un prespuesto.Aqui no quisimos re-inventar la rueda, nuestroobjetivoesautomatizar “lo quefalta”, pero lo queyaesta en principio podemosusarlocomo antes.Hicimosentonces un add-in para MS Project, quenospermitesincronizar un proyecto entre XPM y Project – para lo cualagregamosatributos y tags adicionalesparapodermanejar ideas comoquelineas son tareas, quelineas son features q agrupantareas, o ideas comoprioridad, tipo de tarea, etc.En MS Project hacemos lo quehacemossiempre – seteamosprerequisitos, seteamosestimados de desarrollo, asignartareas a recursos. De esta forma obtenemos un cronogramapreliminar y un presupuestoqueincluye solo el esfuerzo de desarrolloAl sincronizarnuevamente con XPM se define un plan quellamamos Baseline q tienetoda la informaciondefinda en projects.
- En projectstenemos 1 estimadopreliminar, peronecesitamosajustarlos de forma que se adapten a nuestrarealidad.Lo quehicimos a la hora de crearpresupuestosesintentardar la mayor flexibilidadparaajustaresteestimadopreliminar. Tenemosajustesporproyectoyaqueporejemplo los ajustespara un proyecto de conversion son diferentesajustesquepara un proyectodonde los requerimientos no son del todoclaros, o un proyectoque se cotiza a preciofijotienediferentescoeficientesquesicobramosporhora. Tambienpodemoshacerajustespor work-set (o sea ajustesglobales a un presupuesto dado) o por work-item yaquemuchasvecessegunquienestima, sifue un desarrollador hay queajustarlopor el tiempoquellevariatransferir el concimiento. Si estima el gerentemuchasvecesese factor yaestaincluido, etc.Intenamoshacerentonces un modeloquefuera flexible pero a la vecesquefuera configurable paraasumirpordefecto lo masposible, cosaquetampocofuera un incordiodefinir un estimado.
- Con el presupuesto y el calendario, sitodovabien se aprueba el proyecto y se comienza a desarrollar.Las proximas 2 faseslasdividimos en 2 – desarrolloquebasicamente se enfoca en el equipocreandofuncionalidadnueva. Y QA, UAT y soportequebasicamente se enfocan en el clientedando feedback y reportando issues.Seguramenteestasetapas van muchasveces en paralaleo y en el algunpuntotambientenemos la ida a produccion, perobasicamenteintentamosseparar la etapaquees de alguna forma orientada a la generacion de nuevafuncionalidadvs la etapaorientada a atender los issues del cliente.Sebastian nosva a contar un pocoentones la funcionalidad en lasproximas 2 etapas9.5
- El proyectofueaprobado, y ahora hay quecomenzar a construir el software.Tenemosya la lista de funcionalidades y la lista de tareas, peroahoraalguiendebeespecificar en concretoquehacer en cadatarea. Para nosotrostodavia la forma masfacil de escribirlasespecificacioneses Word – esmassencilloirreorganizando el documento, esmassencillointeractuar con imagenes, etc.El analistaentonces en word, utiliza el add-in de XPM paraversulista de tareas. Selecciona c/work item, escribe la spec y cuandotermina el sistema le pidequeconfirmecuantotiempo le llevo la tarea.Lo importanteacaesquecomo managers no necesitamospreguntarle al analistasitermino o no termino de especificarcadatarea – lo sabemosapenas se completa la tarea. No necesitamospedirlequereportelashoras, lassabemosapenascompleta la tarea. El analista no tuvoquesalir de suentorno – quees word -.
- Deciamosqueparanosotros Word siguesiendo la mejor forma de escribirdocumentos, perotambienreconocemosque no es la mejor forma de colaborar. XPM tambiennospermitesincronizarnos con un GxWiki, de forma quecadaproyectodefinaunacategoria, un grupo de usuarios, etc y cadaworkitem se mapea con unapagina de esacategoria. XPM crealaspaginasautomaticamente y lasmuestradentro de XPM de forma integrada.Al crearunapagina wiki para un workitem, XPM yainicializaesapagina con unadescripcioninicialdondeincluye un link a la pagina wiki de la funcionalidad a la que el work-item pertenece. De esa forma nosqueda en el wiki yaorganizado en difentesniveles la especificacionfuncional y la especificaciontecnicaqueseria la del workitem.
- El wiki es la mejormanera de colaborarparamantener la documentacion al dia, perocuandollega la hora de darledocumentos a un cliente, el wiki no espractico.Cuando el proyecto se completo y esnecesariogenerardocumentos de funcionalidades, etc volvemos a necesitartener un documento en word, queremospodervolver a wordEstamostrabajandoentonces en wikificar… blabla
- Cuando el business analyst termino de especificar, el work item pasa a susiguienteestadoquees “Pronto paraProgramar”. Entraentonces el programador.De manera similar que con el analista, como managers necesitamostener la informacion de status lo mas al diaposible. Pero no queremosestarinterrumpiendo al desarrollador a cadaratopidiendole un update de status, y demases. Queremosque el desarrollador no salga de suentorno de trabajo, quees Genexus, y que el sistema capture la informacionquenosotroscomo managers necesitamos.La extension de XPM paragenexuspermiteentonces al desarroladortomartareas, ver la historia y lasespecificaciones, devolver un work item al business analyst en caso de quetengaalgunapregunta, etc tododesdegenexus.La lista de work-items va a mostrar los items asignados al desarrolladorlogueado, o los items que no estanasignados a nadie, de forma que los desarrolladorespuedanorganizarse/divirsetareas entre ellossi el proyecto lo amerita, o el propio manager puede pre-asignarlastareastambien.De forma similar que el analistatienesu “to-do” list en word, el desarrollador lo tiene en genexus.Desarrollamosuna extension de genexusquenospermitever la lista de tareasquetengoasignadas y paracadatareaver la historia, propiedades, ver la especificacion (en word o wiki, o inclusodentro del XPM)De forma similar el programadorpuedeindicarquecomienza a trabajar en un issue y cuandotermina, de forma que la extension actualiza el status en real time, y tambien capture inforamcion de los tiemposquellevohacer el issueEstamostrabajandoaca en asociar los objetosgenexus a cada work-item que lo toco – cosaque se vacapturando en el background – cosaquetienemuchisimosusoscomoporejemploPoder saber que hay que re-testearcuando un issue se publica (porejemplo el issue modifico un procedimientoqueestambienutilizadoporotros 3 issues, que hay queretestear a versi no se rompieron)Tambienestainformacionescritica en la interaccion con el GxServer queveremosmastarde.The developer does not need to go to XPM website in order to interact with it… from within genexus he/she already has the issues assigned to him/her (or not assigned to anybody), he can get to the specs, get tracking information, etc. all from within Genexus.He can also report the hours that it took to work with each issue – the add in measure it automatically and it asks the developer for confirmationROADMAPShow in the issue list some alerts regarding on how long they have to complete the task (75% real hsvsadjhs show in yellow) more han 100% show in red. Also show some icon when the deadline has passed.AttachmentsDeployment Tasks
- Cuando el desarolladorterminasu work item, el mismo se sube al server parairformando el consolidado.Acaesdondepasan un conjunto de cosasinteresantesquecomo managers necesitamos saber y hastaahora no teniamos forma de hacerloSe termino el workitem “agregar COFE al calculo de Impuestos”, queotros work-items son afectadosporqueusan el calculo de impuestos y deberian ser re-testeados? Basicamente responder a la pregunta de queriesgo o q efectotieneeste work item en el resto de la aplicacionOtrapreguntaquenoshacemosacaesquees lo queesta pronto paradarle al cliente? Los desarrolladoressubensus work items al consolidado, peroalgunos de estosworkitems son testeadospor el manager del consolidado y son aprobadosparainstalar, mientrasqueotros no y van haciaatras. Sin embargo la KB en el server tienetodos los objetos, los aprobados y los que no, y necesitamosuna forma de seleccionarcualespuedenpasar al consolidado y cuales no…. XPM sabe el status del work item – los aprobados y los rechazados – y puedeentoncesayudarnos en estatarea, al punto de eliminartotalmente el roladministrativo de consolizar XPZ y dejarle al administrador del consolidado solo la tarea de test de integracionGxServer se convierte en el repositorio central de informacion del vinculo entre work-items y objetosgenexus.Estafuncionalidadesalgo en lo queestamostrabajando, aunquetodavia no esta en la version liberada. Nosparecioimportantecompartirlaporquecreemosquetienegranpotencialidad y esperamosliberalo en el cortoplazo.
- Unavezque los usuarios –ya sea la contrapartetecnica o el usuario final – comienzan a testear, comienzan a aparecer multiples issues –. La idea aquieshacer lo mas simple posible el reporte de issues. Yavimosque se puedencrear issues desde un documento de word en casoquealgunusuariohayatomandonotas en un documento, tambien se puedereportar issues en la interfaz de XPM mismo
- c/aplicacionquehacemosnosotroslleva los iconosque le permiten al usuario final reportar issues en XPM directamentedesde la aplicacion, cuandoencuentra el problemaTambien hay genteque no desconectanunca, y prefiereiragregando issues mientrasva en el omnibus camino a la oficina…
- Unavezqueestamos en mantenimiento,paranuestrosclientesesimportante saber quecualquierusauriopuedereportar issues, peroqueesos issues no se van a hacerautomaticamente – estoesporquenosotros en general cobramosporhora ;) – y alguien del lado del clientetienequetener control de quecosas se hacen y cuando, pero sin crear un procesomuycomplejo de reporte de issues.Los usaurioscreanentonces los issues sin preocuparse mucho, y luego el manager del proyecto con sucontraparte en el clienteacordaransi el issue esunacuestion de configuracion o training – o sea, user error ;) - un bug, unamodificacion, y siesunamodificaciondefinirsi la mismadebehacerse en la vesion actual o sipuedeesperar a una version futura
- En realidad a los efectos de desarrollo, sihablamos de un bug o unamodifcaciondaigual, peroporsupuestonosimportadesde el punto de vista del budget. En general un bug se arregla en el presupuestoinicial, mientrasque un cambioentra en un nuevoprespuesto.XPM nospermitemanejardiferentespresupuestos y lineas de planificaciondentro de un proyecto / version, que se van generando a medidaque el clientevaagregandocambiosparahacer. Todoproyectotiene al menos un set quecorresponde al baseline, y luego c/ajustequeinvolucre un cambio de prespuesto se vamanejando en un nuevo work-setPara podercontrolar los presupuestosobviamentetenemosquepoderreportarhoras – cuandoesposible XPM lo tomaautomaticamentecomovimos en lasextensiones de word o genexus, en otroscasosesnecesarioingresarlo a mano o importarlashsdesde excel.
- 19
- Sebamencionaba lo importante del tema de la visibilidad, y queremosrecalcaracavisibilidad a 2 nivelesVisibilidadInterna – aca lo quenosimporta e nuestracapacidadcomogenertes de proyecto de poder saber rapidamentequeestapasando. Gracias a lasextensiones de word y genexus, hoyporhoynosotros en Chicago nosenteramosque el workissuecambio de status en el momento en que el desarrolladorcompletosustarea en Gx, y tenemosinformacion del tiempoque le llevotambieninstantaneamente.Podemostener en real-time idea de comoesta c/u de lastareas y teneralertasquenosayuden a identificar los casosdondepuedenhaberpotencialesproblemasDurante el ciclo de vida del proyecto, el clientetienemuchavisibilidad al principio – duranterequerimientos – y tienemuchavisibilidad al final cuandocomienza a testear, etc. Perocuando la pelotaesta de nuestrolado, el contraparte dele lado del clientequemaneja el proyectobasicamenteconfia en quenosotroshacemoslascosasbienpero le gustariapoder saber/controlarmas.En XPM nosenfocamos en poder responder laspreguntasestaspreguntas del cliente, quebasicamente sonComo estamos de plata, estamosbien, pasados, etc.Que ha pasado en estosdias – cuantos issues se reportarn, estamostrabajando en lo quedebemos, estamosavanandobien- vamos a llegar a la fechaplaneada-y debido a estafalta de visibilidadalgoque el clientetienequetenerconfianzaesqueestamossiendojustos con el, basicamentequecobramos lo que hay quecobrar y no cobramos lo que no.
- Bueno, con estoconcluimos un poco un overview de la funcionalidadquetenemos en XPM que lo hacediferente de un sistema de gestiontradicional. HABLAR DEL QUE DEPENDE DEL FEEDBACK
- ESTAMOS LIBERANDO LA PRIMERA VERSION DE XPM EN ESTE EVENTO,LOS INVITAMOS A PASAR POR EL ESTANDA A REGISTRARSE PARA PEDIR MAS INFORMACION, Para saber mas de XPM,puedenpediruna demo aqui en el stand en el 2o piso, o puedenir a nuestrositio web etc.