1.+tema1 espacio30-configuración inicial

Herramientas de comunicación y
colaboración: espacio 3.0, blogs y redes
sociales
Módulo 1. Espacio 3.0
Tema 1. Configuración inicial
(Mayo 2016)

2Agenda
Agenda
1. Introducción
2. Autenticación y “Mi Panel de Inicio”
3. Mi Perfil
4. Seguir a otros usuarios
5. Concepto de Sitio

3Agenda
¿Dónde estamos?
1. Introducción
3. Mi Perfil

4Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 1. Configuración inicial
1. Introducción
• ¿Qué es “Espacio 3.0”?
– Herramienta “colaborativa” para usuarios finales, basada
en el producto comercial Alfresco One Enterprise
– La web oficial de este producto es:
• https://www.alfresco.com/es
– A su vez, Alfresco es un tipo de producto que en
informática se denomina Gestor Documental

1. Introducción
• El “Documento electrónico”
– “Toda información fijada materialmente en un soporte”
– Ejemplos
• Ficheros de imágenes
• Documentos ofimáticos (texto, hoja de cálculo, presentaciones)
• Ficheros de audio (WAV, MP3)
• Ficheros de vídeo (AVI, MOV, MPG…)

1. Introducción
• ¿Cómo “gestionar” los documentos electrónicos?
– Utilización de carpetas y sistemas de ficheros
• Facilita encontrar los documentos requeridos
• Pero, ¿qué pasa cuando la información crece de manera
exponencial?
• ¿Cómo podemos aplicar diferentes criterios de búsqueda de
documentos?
• ¿Cómo gestionar QUIEN accede y cómo?

1. Introducción
• Gestión Documental (GD)
– Disciplina y procedimiento organizado para almacenar,
buscar y realizar trazas de los movimientos de los
documentos con el fin de alcanzar unos objetivos
• Sistemas de Gestión Documental (SGD)
– Sistemas informáticos encargados de gestionar una o más
funciones del proceso de gestión de documentos,
proporcionando
• Un único punto de acceso a los documentos
• Interfaz de usuario única y común a todos los usuarios
• Centrado en el Documento como unidad principal

1. Introducción
• Ventajas de un Sistema de Gestión Documental
– Permite Añadir, borrar documentos
• Desde papel (escaneo de documentos e ingesta automática)
– Permite Catalogación de la información
– Almacenamiento y clasificación automática de la
información
– Proporciona mecanismos para el Control de acceso a
documentos (quién accede y cómo)
– Ofrece formas de realizar búsquedas y recuperación e
documentos
– Gestiona las versiones de documentos

1. Introducción
• Ventajas de un Sistema de Gestión Documental
– Permiten difundir los documentos a otros sistemas
– Conversión automática del contenido
– Bloqueos
• Mecanismos que permite que sólo un usuario tenga acceso al
documento
• Los demás lo podrán ver y chequear pero no modificar

1. Introducción
• Alfresco
– Producto Open Source (y también de pago) para la gestión
documental
– Soporta gran cantidad de estándares internacionales
– Soporta la mayoría de las ventajas de un Gestor
Documental
– Utilizado en ATICA para diferentes proyectos de
Administración Electrónica, y para Espacio 3.0

1. Introducción
• Espacio 3.0
– Surge desde la Unidad de Innovación, como una
herramienta para la Facultad de matemáticas
• De compartir documentación los alumnos de la facultad
– http://www.um.es/innovacion/espacio30/
– Su utilización se ha extendido a diferentes grupos de
interés de la Universidad

12Agenda
¿Dónde estamos?
1. Introducción
3. Mi perfil

2. Autenticación y “Mi panel de inicio”
• Acceso a Espacio 3.0.
– http://espacio30.um.es
– Usuario / contraseña (SOLO Miembros UMU)

• El Panel de Inicio Personal (I)
– Se muestra nada más entrar en la aplicación
– Es personal para el usuario (y configurable)
– Ofrece una visión general de:
• Todos los Sitios que tiene acceso el usuario
• Información relevante en cuanto a
– Tareas, calendarios, actividades
– Siempre se puede volver a él pulsando sobre
• Mi Panel de Inicio

• El Panel de Inicio Personal (II)

• Personalización del panel de inicio (I)
– El panel es configurable a sus gustos y necesidades
– Para personalizarlo, pulsaremos sobre:
– Concepto de Dashlets
• Son componentes que se utilizan para ver información relevante
sobre sus sitios, tareas, calendarios, etc.
• Se disponen de varios diferentes disponibles para incorporar a Mi
Panel de Inicio

• Personalización del panel de inicio (II)
– Dashlets de “Mis Sitios”
• Permite un acceso rápido a todos los sitios que tiene permiso para
acceder
• Puede marcar aquellos que considere como “Favoritos”
• Existe una barra de scroll a la derecha para moverse

• Personalización del panel de inicio (III)
– Dashlets de “Mis Tareas”
• Cuando se crean Flujos de Trabajo (se verá más adelante), permite
visualizar aquellas tareas que tiene asignadas y pendientes de
realizar
• En la parte superior, puede elegir entre:
– Todas las tareas / de alta prioridad / a completar hoy / asignadas a mí
/ sin asignar / tareas con retraso

• Personalización del panel de inicio (IV)
– Dashlets de “Mi Calendario”
• Acceso rápido a todos los eventos de los calendarios de los sitios a
los que tiene permiso para acceder
• Pinchando en el evento, irá al calendario correspondiente dentro
del Sitio, y verá los detalles del evento

• Personalización del panel de inicio (V)
– Dashlets de “Mis Actividades”
• Le permite un acceso rápido a todas las actividades realizadas en
los distintos sitios en los que está dado de alta
• En la parte superior existen un conjunto de “filtros” para
seleccionar las actividades, agrupados en:
– Por autor de la actividad (mías, los que sigo, todos, …)
– Por elemento actualizado (Todos, estado, comentarios, contenido…)
– Por periodo de tiempo (hoy, 7 días últimos, 14, 28 …)

• Personalización del panel de inicio (VI)
– Dashlets de “Mis Documentos”
• Acceso rápido a todos los documentos subidos en los distintos
sitios en los que está dado de alta
• Los iconos Vista detallada y vista sencilla, le permiten tener
distintos niveles de mostrar información
• Existen distintos filtros disponibles
– Que he modificado recientemente, que estoy editando, favoritos …

• Personalización del panel de inicio (VII)
– Dashlets de “Contenido Web”
• Permite ver un sitio web sin salir de “Mi Panel de Inicio”
• El icono Editar , permite darle un título a la ventana e indicar la
URL del sitio web que quiere que se muestre.

• Personalización del panel de inicio (VIII)
– Dashlets de “Mi Perfil”
• Muestra información sobre mí para el resto de usuarios de Espacio
3.0

• Personalización del panel de inicio (IX)
– Dashlets de “Contenido que estoy editando”
• Acceso rápido a todos los contenidos de las distintas herramientas
de Espacio 3.0 que está o ha editado recientemente y tiene
permisos para acceder

• Personalización del panel de inicio (X)
– Opciones de personalización
• Esquema del Panel de Inicio
– Una sola comuna
– Dos columnas, izquierda ancha, derecha estrecha.
– Dos columnas, izquierda estrecha, derecha ancha.
– Tres columnas, central ancha, derecha e izquierda estrechas.
– Cuatro columnas
• Para añadir Dashlets, pulse sobre Añadir Dashlets, y se mostrarán
todos los disponibles

• Personalización del panel de inicio (XI)
– Opciones de personalización

27Agenda
¿Dónde estamos?
1. Introducción
3. Mi Perfil

3. Mi Perfil
• Configuración de mi Perfil Público
– Una de las primeras tareas que debe hacer un usuario es
configurar su propio Perfil público
– Se hace clic sobre su propio nombre, en la parte superior
derecha
•  Clic sobre “Mi Perfil”
•  Clic sobre “Editar perfil”
– Ahora se pueden rellenar todos nuestros datos
• Nombre, Apellidos, Cargo, Ubicación, pequeño Resumen
• Nuestra Foto
• Información de contacto
– Especialmente IMPORTANTE es el Correo Electrónico (Email)

3. Mi Perfil
• Opciones en Mi Perfil (I)
– Información
• Muestra nuestra propia información del perfil
– Sitios
• Muestra los sitios en los que el usuario es miembro
– Contenido
• Pequeño resumen del contenido tanto añadido como modificado
recientemente

3. Mi Perfil
• Opciones en Mi Perfil (II)
– Estoy siguiendo
• Muestra la actividad de las personas a las que sigo
– Me están siguiendo
• Nos informa de aquellas personas que siguen nuestra actividad
– Notificaciones
• Permite que marquemos si queremos o no notificaciones por
correo electrónico de actividades recientes

31Agenda
¿Dónde estamos?
1. Introducción
3. Mi Perfil

• Personas (I)
– Espacio 3.0. permite que sigamos la actividad de otros
usuarios del sistema
• IMPORTANTE: Actividad que realicen en SITIOS que también
seamos miembros
– Podemos buscar personas, haciendo clic en la barra de
iconos superior, sobre Personas
– Y en aquellas que nos interese, podemos pulsar sobre
Seguir

• Personas (II)
– Ejemplo:

34Agenda
¿Dónde estamos?
1. Introducción
3. Mi Perfil

• Concepto de Sitio
– Un Sitio representa un área de colaboración entre un
conjunto de usuarios de Alfresco
– Contiene un conjunto de herramientas colaborativas para
ESE Sitio
• Wikis, blogs, foros, calendarios, enlaces y librerías de documentos
– Un sitio puede contener cualquier número de usuarios
• Y un usuario puede pertenecer a cuantos sitios haya sido invitado /
añadido
– En Espacio 3.0., la creación de Sitios se realiza desde
ATICA, realizando una petición a través de Dumbo / JIRA

• Visibilidad de un sitio (I)
– Público
• Todos los usuarios de Espacio 3.0. pueden ver el contenido pero
solo los usuarios del sitio pueden trabajar con el contenido
• Cualquier usuario puede unirse al sitio
– Público moderado
• Todos los usuarios pueden acceder al sitio pero solo los usuarios
del sitio pueden trabajar con el contenido
• Para unirse al sitio, se debe solicitar
– Privado (la mayoría)
• Solo los miembros pueden acceder al sitio
• Los usuarios deben ser invitados para unirse, o ser directamente
añadidos desde ATICA

• Sitios públicos de interés
– Sitio “Ayuda y Documentación”
• Ofrece en su Wiki, una extensa documentación sobre la utilización
de Espacio 3.0.
– Se puede encontrar, haciendo clic sobre Sitios  Buscar
sitios
• Y escribir ahora “Ayuda”

• Panel de inicio de un Sitio
– Similar al panel de inicio personal, cada sitio contiene un
panel de inicio propio
– Muestra una visión general de toda la información
relevante del sitio
– Es configurable y personalizable por los usuarios que sean
Administradores del Sitio
• Lo veremos en el Tema 4
– Herramienta más importante: Biblioteca de Documentos
– Existen disponibles diferentes Dashlets del Sitio
• Calendario, Enlaces, Listas de datos, actividades del sitio,
contenido, wiki, vista web, perfil, miembros, vista previa imágenes

39Visión actual del flujo documental en un contexto universitario
Preguntas
¿Preguntas?
Jesús Damián Jiménez Re (jesusjr@um.es)

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