Este documento proporciona una guía sobre la gestión de documentos en Espacio 3.0. Explica las características principales de la biblioteca de documentos como la navegación, los tipos de documentos, la creación y edición de carpetas y documentos, y las funciones avanzadas como el versionado y los flujos de trabajo.

1. Herramientas de comunicación y
colaboración: espacio 3.0, blogs y redes
sociales
Módulo 1. Espacio 3.0
Tema 2. Gestión de los documentos
(Mayo 2016)

2. 2Agenda
Agenda
1. La Biblioteca de documentos
2. Tipos documentales
3. Acceso y navegar por la Biblioteca
4. Crear, mover o eliminar carpetas
5. Añadir documentos
6. Trabajar con documentos
7. Características avanzadas

3. 3Agenda
¿Dónde estamos?
1. La Biblioteca de documentos
2. Tipos documentales
3. Acceso y navegar por la Biblioteca
4. Crear, mover o eliminar carpetas
5. Añadir documentos
6. Trabajar con documentos
7. Características avanzadas

4. 4Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos
1. La Biblioteca de documentos
• Biblioteca de documentos
– Herramienta principal de un Sitio
– Permite almacenar documentos y gestionarlos de manera
colaborativa
– Dependiendo de los permisos del usuario, podrá:
• Consumir contenido, subirlo, verlo, borrarlo, …
– Toda actividad que se realice dentro de la biblioteca de
documentos podrá seguirse fácilmente por todos los
miembros del sitio
– Incluye tareas adicionales que no se pueden realizar en un
sistema de ficheros
• Versionado, bloqueo de documentos, reglas, …

5. 5Agenda
¿Dónde estamos?
1. La Biblioteca de documentos
2. Tipos documentales
3. Acceso y navegar por la Biblioteca
4. Crear, mover o eliminar carpetas
5. Añadir documentos
6. Trabajar con documentos
7. Características avanzadas

6. 6Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos
2. Tipos Documentales
• ¿Qué es un tipo documental?
– Definición:
• “Unidad Documental producida por un organismo en el desarrollo
de una competencia concreta, regulada por una norma de
procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son
homogéneos”
– En la práctica
• Tipo de documento que tiene un conjunto de propiedades
definidas

7. 7Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos
2. Tipos Documentales
• Tipos documentales y Espacio 3.0.
– En Espacio 3.0. disponemos de varios tipos documentales
definidos, que pueden asignarse a cualquiera de los
documentos que almacenemos
– El asignar un tipo documental a un documento u otro, lo
que significa es que cambian las propiedades asociadas al
documentos
• Permitiendo luego hacer búsquedas por estas propiedades

8. 8Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos
2. Tipos Documentales
• Tipos documentales disponibles (I)
– Documento Genérico
• Tipo por defecto
• Cualquier documento que se suba a Espacio 3.0 es de este tipo
• Propiedades básicas:
– Nombre, Título, Descripción, formato, Autor, etiquetas
– Acta
• Representa un acta de una reunión
• Propiedades:
– Todas las que tiene un documento genérico, más
– Fecha de la reunión, Fecha del acta, Fecha de la aprobación

9. 9Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos
2. Tipos Documentales
• Tipos documentales disponibles (II)
– Normativa
• Representa una ley, norma, regulación, etc
• Propiedades
– Todas las de un Documento genérico, más
– Tipo de Norma (Ley Orgánica, Real Decreto, Real Decreto-Ley,
Decreto, Orden, Acuerdo, Normativa, Otra)
– Categoría

10. 10Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos
2. Tipos Documentales
• Cambiar el tipo de documento
– Se hace clic sobre el documento, y en la pantalla de
detalle, o pasar el ratón sobre el documento y aparecerá el
icono Más ; luego hacer clic sobre el icono Cambiar Tipo
– Una vez cambiado el tipo, no es posible volver a cambiarlo
• Habría que borrar el documento y volver a subirlo

11. 11Agenda
¿Dónde estamos?
1. La Biblioteca de documentos
2. Tipos documentales
3. Acceso y navegar por la Biblioteca
4. Crear, mover o eliminar carpetas
5. Añadir documentos
6. Trabajar con documentos
7. Características avanzadas

12. 12Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos
3. Acceso y navegar por la biblioteca
• Acceso a la biblioteca (I)
– En todos los sitios, habrá un enlace llamado Biblioteca de
documentos

13. 13Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos
3. Acceso y navegar por la biblioteca
• Acceso a la biblioteca (II)
– Iconos para las tareas básicas de la gestión de
documentos:
• Crear contenido directamente en la biblioteca
• Crear una nueva carpeta
• Subir un nuevo documento
• Subir un nivel. Subir a la carpeta contenedora de la actual.
• Cambiar el campo por el que se ordenan carpetas y
documentos
• Iconos para la vista de documentos y carpetas

14. 14Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos
3. Acceso y navegar por la biblioteca
• Navegar en la Biblioteca de documentos
Panel de
navegación lateral
Acceso rápido
Búsqueda por
categorías

15. 15Agenda
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1. La Biblioteca de documentos
2. Tipos documentales
3. Acceso y navegar por la Biblioteca
4. Crear, mover o eliminar carpetas
5. Añadir documentos
6. Trabajar con documentos
7. Características avanzadas

16. 16Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos
4. Crear, mover o eliminar carpetas
• Creación de carpetas
– Se pulsa sobre el botón
– Datos que hay que rellenar de una carpeta
• El nombre de la carpeta (obligatorio)
• Un título
• Una descripción

17. 17Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos
4. Crear, mover o eliminar carpetas
• Acciones sobre la carpeta
– Se mueve el ratón por encima de la carpeta y aparecerán
las acciones disponibles sobre la carpeta
• Si no aparece la opción, se pulsa el icono Más
– Acciones posibles:
• Ver los detalles
• Editar propiedades
• Copiar a
• Mover a
• Eliminar carpeta
• Administra permisos

18. 18Agenda
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2. Tipos documentales
3. Acceso y navegar por la Biblioteca
4. Crear, mover o eliminar carpetas
5. Añadir documentos
6. Trabajar con documentos
7. Características avanzadas

19. 19Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos
5. Añadir documentos
• Formas de añadir documentos (I)
1. Contenido externo
• desde el pc que se está accediendo
• A su vez, existen dos formas
• Subir contenido con el botón Subir
• Arrastrar el contenido a la ventana:

20. 20Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos
5. Añadir documentos
• Formas de añadir documentos (II)
2. Contenido creado directamente desde Espacio 3.0
• Se permite crear texto sencillo, HTML y XML
• Soporte del concepto de “plantilla de documentos”
• Se pulsa sobre el botón Crear contenido

21. 21Agenda
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2. Tipos documentales
3. Acceso y navegar por la Biblioteca
4. Crear, mover o eliminar carpetas
5. Añadir documentos
6. Trabajar con documentos
7. Características avanzadas

22. 22Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos
6. Trabajar con documentos
• Ver el documento
– Opción 1. Visualización previa en el navegador
• Algunos tipos de documentos (PDF, texto, …) se pueden visualizar
directamente en el navegador
• Se pulsa sobre el documento, y se abre la vista de documento, y se
muestra a la izquierda
– Opción 2. Descarga del documento
• Para visualizarlo en el PC local, hay que pulsar sobre Descarga
documento

23. 23Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos
6. Trabajar con documentos
• Editar el contenido
– Se edita pulsando sobre Editar fuera de línea
– Esto bloquea el documento, evitando que cualquier otro
usuario pueda modificar el documento original
– Al resto de usuarios, le aparecerá un mensaje similar a este
– Con el documento bloqueado, se dispone de las opciones
• Ver el original
• Subir una nueva versión
• Cancelar la edición

24. 24Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos
6. Trabajar con documentos
• Editar las propiedades
– Propiedades comunes a cualquier documento
• Nombre
• Título
• Descripción
– Para editarlas, se pulsa sobre Editar Propiedades

25. 25Agenda
¿Dónde estamos?
1. La Biblioteca de documentos
2. Tipos documentales
3. Acceso y navegar por la Biblioteca
4. Crear, mover o eliminar carpetas
5. Añadir documentos
6. Trabajar con documentos
7. Características avanzadas

26. 26Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos
7. Características avanzadas
• Visualización completa de acciones sobre el
documento (I)
– Hay que estar en la vista de detalle del documento
– Se pulsa sobre el documento, y todas las acciones
aparecen a la derecha

27. 27Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos
7. Características avanzadas
• Visualización completa de acciones sobre el
documento (II)
– Grupos de opciones habilitados
• Acciones sobre el documento
• Etiquetas
• Compartir
• Propiedades
• Permisos
• Flujos de trabajo
• Histórico de versiones

28. 28Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos
7. Características avanzadas
• Acciones sobre el documento (I)
– Copiar, mover o eliminar documentos
• Permiten incluso copiar documentos entre distintos Sitios en los
que somos miembros

29. 29Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos
7. Características avanzadas
• Acciones sobre el documento (II)
– Versionado de documentos
• Se pulsa sobre Versionar documento

30. 30Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos
7. Características avanzadas
• Acciones sobre el documento (III)
– Cambiar el tipo
• Se pulsa sobre el botón Cambiar Tipo
• Dependiendo del tipo del documento, se tendrán mas o menos
propiedades del mismo

31. 31Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos
7. Características avanzadas
• Acciones sobre el documento (IV)
– Añadir aspectos
• Concepto de Aspecto: Grupo de propiedades adicionales que se
pueden añadir a cualquier documento
• Actualmente solo disponible 1 aspecto: Publicable
• Representa que ese documento es publicable en la web de la UMU

32. 32Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos
7. Características avanzadas
• Acciones sobre el documento (V)
– Añadir una regla
• Reglas: Facilitan el trabajo repetitivo sobre las carpetas de la
biblioteca
• Para asociar una regla a una carpeta, pulsamos sobre Gestionar
Reglas
•

33. 33Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos
7. Características avanzadas
• Acciones sobre el documento (VI)
– Iniciar Flujo de trabajo
• Se inician desde la pantalla de detalle
• Este icono abre la pantalla de inicio de flujo:
– Flujo a iniciar
– Mensaje para la persona destino
– Fecha de vencimiento
– Prioridad
– Persona que asigna
– Documento asociado a la tarea
Icono para iniciar
un flujo de trabajo

34. 34Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos
7. Características avanzadas
• Acciones sobre el documento (VII)
– Iniciar Flujo de trabajo
• La persona de destino, verá en sus tareas (una vez iniciado)

35. 35Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos
Preguntas
¿Preguntas?
Jesús Damián Jiménez Re (jesusjr@um.es)