La gestión documental es el conjunto de normas, tecnologías y técnicas que permiten administrar el flujo de documentos a lo largo del ciclo de vida de una empresa. Sus funciones principales son el rastreo, almacenamiento y organización de documentos electrónicos e imágenes. Existen tres tipos de archivos: de gestión para documentos en trámite, central para documentos consultados con menos frecuencia y histórico para documentación de valor permanente para la investigación.

1. GESTIÓN DOCUMENTAL
NICOLÁS MARTÍNEZ ESCORCIA
1101
MANUEL URREA
INFORMÁTICA

2. ¿ QUE ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL ?

3. ¿ QUE ES ?
• La gestión documental es el conjunto de normas, tecnologías y
técnicas que permiten a una empresa administrar el flujo de
documentos a lo largo del ciclo de vida de la misma, ya sea
bien aplicando técnicas manuales o tecnológicas que permiten
alcanzar cotas mas altas de funcionamiento, rendimiento y
eficiencia.

4. FUNCIÓN DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL
• La función principal de la gestión documental es el rastreo,
almacenamiento y organización de documentos electrónicos o
imágenes documentadas en papel.
• Los sistemas de gestión documental han de ofrecer medios de
almacenamiento, seguridad, capacidad de recuperación e
indexación. Los documentos han de estar siempre disponibles
que se necesiten de manera rápida y sencilla.

5. AHORA VEAMOS LOS TIPOS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL

6. TIPOS DE ARCHIVOS
• Teniendo en cuenta el proceso vital de los documentos, los
archivos se clasifican en Archivos de gestión, Archivos centrales
y Archivo histórico

7. ¿ QUE SON ARCHIVOS DE GESTIÓN ?
• Son aquellos que permanecen en una oficina mientras están en tramite, pueden
estar en un tiempo de 1 a 5 años.
• De acuerdo al ciclo vital de los documentos se desarrollan las siguientes
etapas:
• Producción
• Recepción
• Distribución
• Trámite
• Organización
• Consulta
• Conservación
• Disposición final

8. ¿ QUE ES ARCHIVO CENTRAL ?
• Es aquello en el que se agrupan documentos transferidos por
los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya
consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia
y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares
en general.
En el archivo central se desarrollan las siguientes etapas:
• Organización
• Consulta
• Conservación
• Disposición final

9. Y POR ULTIMO… ¿ QUE ES ARCHIVO
HISTÓRICO?
• El archivo histórico es aquel al cual se transfiere la
documentación del archivo central o del archivo de gestión que
por decisión del correspondiente comité de archivo, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para
la investigación, la ciencia y la cultura. También puede
conservar documentos históricos recibidos por donación,
depósito voluntario, adquisición o por expropiación.
• En esta fase se desarrollan los siguientes procesos:
• Organización.
• Consulta.
• Conservación.
• Disposición final.

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