Instituto de Oceanografa Occidental Ya haca 72 grados cuando Astrid Young se detuvo en el estacionamiento del Instituto de Oceanografa Occidental (WOI). El locutor de radio les recordaba a los oyentes que dejaran de beber agua extra para sus mascotas porque la temperatura iba a estar en los 90 grados por tercer da consecutivo. Young hizo una nota mental para llamar a su esposo, Jon, cuando llegara a su oficina y asegurarse de que dejara suficiente agua afuera para su gato, Figaro. Young haba avanzado tres cuartas partes del proyecto de conversin de Microsoft NT. Ayer haba sido un desastre, y estaba decidida a volver a estar al tanto de las cosas. ASTRID JOVEN Astrid Young tena 27 aos y se gradu de Western State University (WSU) con una licenciatura en sistemas de informacin gerencial. Despus de graduarse, trabaj durante cinco aos en Evergreen Systems en Seattle, Washington. Mientras estaba en WSU, trabaj a tiempo parcial para un profesor de oceanografa, Ahmet Green, creando una base de datos personalizada para un proyecto de investigacin que estaba realizando. Green fue recientemente nombrada directora de WOI, y Young confiaba en que esta experiencia previa fue fundamental para obtener el puesto de directora de servicios de informacin (SI) en el Instituto. Aunque acept un recorte salarial significativo, aprovech la oportunidad de regresar a su alma mater. Su trabajo en Evergreen Systems haba sido muy exigente. Las largas horas y los extensos viajes haban creado tensin en su matrimonio. Estaba deseando un trabajo normal con un horario razonable. Adems, Jon estara ocupado con su maestra en administracin de empresas en Western State. Mientras estuvo en Evergreen, Young trabaj en proyectos Y2000 e instal servidores NT. Estaba segura de que tena la experiencia tcnica necesaria para sobresalir en su nuevo trabajo. Western Oceanography Institute era un centro de investigacin financiado de forma independiente alineado con Western State University. Aproximadamente 60 empleados a tiempo completo y parcial trabajaban en el Instituto. Trabajaron en becas de investigacin financiadas por la Fundacin Nacional de Ciencias (NSF) y las Naciones Unidas (ONU), as como en investigaciones financiadas por la industria privada. Por lo general, haba de 7 a 8 proyectos de investigacin importantes en curso al mismo tiempo, as como de 20 a 25 proyectos ms pequeos. Un tercio de los cientficos del Instituto tenan asignaciones docentes de tiempo parcial en WSU y utilizaron el Instituto para realizar su propia investigacin bsica. PRIMEROS CUATRO MESES EN WOI Young trabaj en el Instituto durante cuatro meses antes de iniciar el proyecto de conversin del NT. Se asegur de presentarse a los diversos grupos de personas a su llegada al Instituto. An as, su contacto con el personal haba sido limitado. Pas la mayor parte de su tiempo familiarizndose con el sistema de informacin de WOI, capacitando a su personal, respondiendo a problemas inesperados y planificando el proyecto de con.

1. Instituto de Oceanografa Occidental
Ya haca 72 grados cuando Astrid Young se detuvo en el estacionamiento del Instituto de
Oceanografa Occidental (WOI). El locutor de radio les recordaba a los oyentes que dejaran de
beber agua extra para sus mascotas porque la temperatura iba a estar en los 90 grados por tercer
da consecutivo. Young hizo una nota mental para llamar a su esposo, Jon, cuando llegara a su
oficina y asegurarse de que dejara suficiente agua afuera para su gato, Figaro. Young haba
avanzado tres cuartas partes del proyecto de conversin de Microsoft NT. Ayer haba sido un
desastre, y estaba decidida a volver a estar al tanto de las cosas.
ASTRID JOVEN
Astrid Young tena 27 aos y se gradu de Western State University (WSU) con una licenciatura en
sistemas de informacin gerencial. Despus de graduarse, trabaj durante cinco aos en Evergreen
Systems en Seattle, Washington. Mientras estaba en WSU, trabaj a tiempo parcial para un
profesor de oceanografa, Ahmet Green, creando una base de datos personalizada para un
proyecto de investigacin que estaba realizando. Green fue recientemente nombrada directora de
WOI, y Young confiaba en que esta experiencia previa fue fundamental para obtener el puesto de
directora de servicios de informacin (SI) en el Instituto. Aunque acept un recorte salarial
significativo, aprovech la oportunidad de regresar a su alma mater. Su trabajo en Evergreen
Systems haba sido muy exigente. Las largas horas y los extensos viajes haban creado tensin en
su matrimonio. Estaba deseando un trabajo normal con un horario razonable. Adems, Jon estara
ocupado con su maestra en administracin de empresas en Western State. Mientras estuvo en
Evergreen, Young trabaj en proyectos Y2000 e instal servidores NT. Estaba segura de que tena la
experiencia tcnica necesaria para sobresalir en su nuevo trabajo. Western Oceanography Institute
era un centro de investigacin financiado de forma independiente alineado con Western State
University. Aproximadamente 60 empleados a tiempo completo y parcial trabajaban en el Instituto.
Trabajaron en becas de investigacin financiadas por la Fundacin Nacional de Ciencias (NSF) y las
Naciones Unidas (ONU), as como en investigaciones financiadas por la industria privada. Por lo
general, haba de 7 a 8 proyectos de investigacin importantes en curso al mismo tiempo, as como
de 20 a 25 proyectos ms pequeos. Un tercio de los cientficos del Instituto tenan asignaciones
docentes de tiempo parcial en WSU y utilizaron el Instituto para realizar su propia investigacin
bsica.
PRIMEROS CUATRO MESES EN WOI
Young trabaj en el Instituto durante cuatro meses antes de iniciar el proyecto de conversin del NT.
Se asegur de presentarse a los diversos grupos de personas a su llegada al Instituto. An as, su
contacto con el personal haba sido limitado. Pas la mayor parte de su tiempo familiarizndose con
el sistema de informacin de WOI, capacitando a su personal, respondiendo a problemas
inesperados y planificando el proyecto de conversin. Young sufra de alergias a los alimentos y se
abstuvo de los almuerzos informales del personal en los restaurantes cercanos. Dej de asistir
regularmente a las reuniones de personal quincenales para dedicar ms tiempo a su trabajo. Ahora
solo asista a las reuniones cuando haba un tema especfico en la agenda relacionado con su
operacin. El mes pasado, el sistema fue corrompido por un virus introducido a travs de Internet.
Dedic un fin de semana entero a restaurar el funcionamiento del sistema. Un dolor de cabeza
recurrente era uno de los servidores con nombre en cdigo "Poncho" que ocasionalmente se

2. cerraba sin razn aparente. En lugar de reemplazarlo, decidi cuidar a Poncho hasta que fuera
reemplazado por el nuevo sistema NT. Su trabajo se vio interrumpido con frecuencia por llamadas
desesperadas de investigadores del personal que necesitaban ayuda inmediata en una variedad
de problemas relacionados con la computadora. Le sorprendi lo analfabetos informticos que eran
algunos de los investigadores y cmo tuvo que guiarlos a travs de algunos de los aspectos bsicos
de la administracin del correo electrnico y la configuracin de la base de datos. Encontr tiempo
para ayudar a la profesora asistente Amanda Johnson en un proyecto. Johnson fue el nico
investigador que respondi al correo electrnico de Young anunciando que el personal de SI estaba
disponible para ayudar en los proyectos. Young cre una oficina de proyectos virtual en Internet
para que Johnson pudiera colaborar con colegas de institutos en Italia y Tailandia con una beca
de investigacin de la ONU. Esperaba con ansias el da en que pudiera dedicar ms tiempo a
proyectos divertidos como ese. Young tena un equipo de medio tiempo de cinco estudiantes
asistentes del departamento de informtica. Al principio no estaba segura de cun libremente poda
delegar el trabajo a los estudiantes, y supervis de cerca su trabajo. Rpidamente se dio cuenta de
que todos eran trabajadores muy brillantes y competentes que estaban ansiosos por aprovechar
esta experiencia laboral en una carrera lucrativa despus de graduarse. Admiti que a veces le
costaba relacionarse con los estudiantes que estaban preocupados por las fiestas de fraternidad y
los X-games. Perdi los estribos solo una vez, y fue con Samantha Eggert por no configurar un
sistema de deteccin de virus adecuado que hubiera evitado la corrupcin de Internet que ocurri.
Despus de eso, sigui de cerca el trabajo de Eggert, pero con el tiempo, Eggert demostr su vala.
Young vio mucho de s misma en los hbitos de trabajo de Eggert.
EL PROYECTO DE CONVERSIN DE MICROSOFT NT
Young sent las bases para el proyecto de conversin de NT en su entrevista de contratacin con el
director al argumentar que la conversin era una habilidad crtica que ella aportara al puesto. Una
vez contratada, pudo vender el proyecto al director y su personal inmediato, pero no sin cierta
resistencia. Algunos directores asociados cuestionaron si era necesario realizar otra conversin tan
pronto despus de la conversin a Windows 95 hace 16 meses. Algunos de los investigadores
presionaron para que el dinero se gastara mejor en instalar un sistema de aire acondicionado
centralizado en WOI. Finalmente, el director firm el proyecto despus de que Young le asegurara
que la conversin sera relativamente sencilla y que el Instituto tendra entonces un sistema de
informacin de ltima generacin. Se program que la conversin tardara ocho semanas en
completarse y constaba de cuatro fases principales: configuracin del servidor, instalacin de la red,
migracin de datos y conversin de la estacin de trabajo. El proyecto se completara durante el
verano para que los estudiantes asistentes pudieran trabajar a tiempo completo en el proyecto.
Young y su equipo de estudiantes primero tendran que comprar y configurar siete nuevos
servidores NT. Luego crearan una nueva red de rea local (LAN). A continuacin, migraran los datos
a la nueva base de datos Oracle NT. Finalmente, convertiran las 65 computadoras cliente
existentes en estaciones de trabajo NT capaces de funcionar en el nuevo sistema. Young haba
participado activamente en cuatro conversiones similares cuando trabajaba en Evergreen
Systems y confiaba en que ella y su equipo podran completar el proyecto con un mnimo de
problemas tcnicos. Tambin crea que esta conversin no sera traumtica para el personal del
Instituto porque la interfaz de NT era muy similar a la interfaz de Windows 95. Young saba que

3. para que el proyecto se considerara exitoso, tena que haber una interrupcin mnima de las
funciones diarias del personal. Realiz una reunin informativa con el personal para delinear el
alcance del proyecto y el impacto que tendra en las operaciones del Instituto. Estaba
decepcionada por la escasa asistencia a la reunin. Un problema era el horario irregular que
trabajaba el personal en WOI. Varios de los investigadores eran noctmbulos que preferan trabajar
hasta altas horas de la noche. Otro personal viajaba con frecuencia. Termin celebrando otras dos
reuniones informativas, incluida una por la noche. An as la asistencia fue menor a la deseada. Las
principales preocupaciones del personal eran la cantidad de tiempo de inactividad que se
producira y si el software y las bases de datos que estaban utilizando actualmente funcionaran en
el nuevo sistema. Young les asegur que la mayor parte del tiempo de inactividad ocurrira los fines
de semana y se publicara con mucha anticipacin. La nica interrupcin sera dos horas necesarias
para convertir su computadora existente en una estacin de trabajo. Young invirti energa adicional
en investigar el problema de compatibilidad y envi un correo electrnico a todos enumerando el
software que se saba que no funcionaba en el sistema NT. Los nicos problemas de software
involucraban programas especialmente escritos para DOS v2.1 o ms antiguos que no funcionaran
en el nuevo entorno operativo NT. En un caso, asign a un estudiante para que reescribiera y
mejorara el programa actual para un investigador. En el otro caso, pudo persuadir al miembro del
personal para que usara un programa mejor y ms nuevo. Young envi un segundo correo
electrnico pidiendo a los miembros del personal que limpiaran sus discos duros y se deshicieran
de los archivos obsoletos porque el nuevo software NT ocupara mucho ms espacio que el sistema
operativo Windows 95. En algunos casos, reemplaz los discos duros existentes con discos ms
grandes para que esto no fuera un problema. Hizo circular un cronograma de conversin de
estaciones de trabajo por correo electrnico para que el personal pudiera elegir un momento
preferido para cuando su computadora no funcionara y cuando sus asistentes pudieran actualizar
la computadora a una estacin de trabajo. El setenta por ciento del personal respondi a la solicitud
por correo electrnico, y ella y su personal se comunicaron con el resto del personal por telfono
para programar la conversin. Las primeras seis semanas del proyecto transcurrieron
relativamente bien. Los servidores NT llegaron a tiempo y se instalaron y configuraron a tiempo.
La finalizacin de la red se retras tres das cuando el jefe de bomberos se present antes de lo
previsto para inspeccionar el cableado elctrico. Young nunca haba conocido al alguacil antes y se
sorprendi de lo quisquilloso que era. Reprobaron la inspeccin y les tom tres das reprogramar y
pasar la inspeccin. La noticia de haber fallado en la inspeccin contra incendios circul por los
pasillos del Instituto. Un bromista puso un letrero de Smokey the Bear en la puerta de la oficina de
IS. Young descubri ms tarde que, como resultado de un incendio reciente en la ciudad, los jefes
de bomberos haban recibido instrucciones de estar ms atentos en sus inspecciones. La migracin
de datos a la nueva base de datos de Oracle tom un poco ms de tiempo de lo planeado porque la
nueva versin no era tan compatible con la versin anterior como se anunciaba. An as, esto solo
agreg tres das al proyecto. El proyecto estaba entrando en la cuarta y ltima fase: la conversin de
las computadoras cliente en estaciones de trabajo NT. Esta fase involucr a su personal
eliminando el antiguo sistema operativo e instalando un nuevo software operativo en cada
computadora del Instituto. Young haba programado dos horas por mquina y haba organizado una
carga de trabajo diaria de 10 computadoras para que se pudiera hacer una copia de seguridad

4. adecuada en caso de que algo saliera mal. Young eligi convertir primero la oficina del director y le
dijo a Green que todo iba segn lo planeado. Pronto el proyecto comenz a experimentar problemas
persistentes. Primero, algunos miembros del personal olvidaron cundo estaban programados para
ser convertidos. El equipo tuvo que esperar a que abandonaran lo que estaban haciendo para
poder convertir la computadora. En segundo lugar, los controladores de algunas de las
computadoras no eran compatibles y el equipo tuvo que dedicar ms tiempo a descargar nuevos
controladores de Internet. En tercer lugar, algunos miembros del personal no lograron crear el
espacio adecuado en el disco duro para acomodar el nuevo software NT. En la mayora de los
casos, el equipo trabaj con el miembro del personal para eliminar o comprimir archivos
innecesarios. Una vez no se pudo encontrar al miembro del personal y Young tuvo que decidir qu
archivos eliminar. Esto no fue un problema ya que el disco duro contena juegos de computadora y
archivos antiguos de Word Perfect. Para complicar las cosas, a la mitad del tercer da, uno de los
asistentes estudiantiles, Steve Stills, fue diagnosticado con un caso moderado de tnel carpiano y
se le dijo que se tomara dos semanas sin trabajar con la computadora. Despus de tres das, solo
22 computadoras se haban convertido a estaciones NT. Young termin el da enviando un correo
electrnico a los usuarios restantes disculpndose por las demoras y publicando un cronograma
revisado para la configuracin de su sistema.
LA LLAMADA
Young y su personal estaban trabajando diligentemente para convertir computadoras en
estaciones de trabajo NT cuando recibi una llamada urgente de la secretaria del director
solicitndole que dejara todo y bajara a la reunin de personal. La voz de la secretaria pareca tensa
y Young se pregunt qu estaba pasando. Mientras recoga sus cosas, la estudiante asistente,
Eggert, se aclar la garganta y confi que puede haber problemas con algunos de los sitios web del
Instituto. Ayer descubri que algunos de los enlaces en las pginas web creadas con Netscape no
funcionaban en el entorno de Microsoft. Young exigi saber por qu no se le inform sobre esto
antes. Eggerts confes que pens que haba solucionado el problema anoche. Young le dijo que
hablaran de esto cuando ella regresara y se fuera. Young entr en la sala de reuniones e
inmediatamente reconoci que asistan ms rostros de los habituales. El director le dio la bienvenida
diciendo: Nos alegra que haya podido encontrar tiempo para visitarnos. Mi reunin de personal
acaba de estallar en una serie de quejas sobre su proyecto de conversin de NT. Resulta que el
Dr. Phillips no puede acceder a sus documentos porque su archivo de Word Perfect desapareci
misteriosamente. El programa de evaluacin geotrmica del Dr. Simon, que ha utilizado durante los
ltimos siete aos, parece que ya no funciona. Ahora parece que el sitio web que usamos para
coordinar nuestra investigacin con el Instituto de Oslo es un desastre. Todos se quejan de cmo el
programa de instalacin revisado interrumpir el trabajo. Quiero saber por qu no me informaron
sobre estos problemas. Estos tipos quieren lincharme por aprobar su proyecto!
1. Cmo le respondera al director?
2. Qu errores cometi Young que contribuyeron a los problemas al final del caso?
3. Cmo podra haber gestionado mejor el proyecto de conversin?