Este documento proporciona información sobre los procedimientos administrativos y operativos de una oficina de envíos. Detalla los procesos de solicitud de suministros, recepción y envío de paquetes, procesamiento de pedidos, contabilidad y administración general de las instalaciones y el personal.

1. Prácticas de Word 2010 Básico
UPDATING PEOPLE
Derechos ReservadosEntrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.
Procedimientos de la oficina
TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO...............................................................................................................1
ADMINISTRACIÓN GENERAL.....................................................................................................3
Información de contacto ...............................................................................................................................................................4
Instalaciones.....................................................................................................................................................................................4
Oficina...........................................................................................................................................................................................4
Almacén........................................................................................................................................................................................5
Sistema telefónico......................................................................................................................................................................5
Solicitud de suministros.................................................................................................................................................................6
Artículos de papelería para empresas, papel con membrete, facturas, albaranes, recibos.........................................6
Suministros..................................................................................................................................................................................6
ENVÍO.............................................................................................................................................7
Recepción de paquetes..................................................................................................................................................................8
Recepción de paquetes para enviar........................................................................................................................................8
Recepción de artículos para empaquetar y enviar...............................................................................................................8
Procesamiento de pedidos............................................................................................................................................................8
Evaluación de un pedido...........................................................................................................................................................9
Creación de una factura ..........................................................................................................................................................10
Procesamiento de una factura...............................................................................................................................................10
CONTABILIDAD..........................................................................................................................11
Tenedor de libros ..........................................................................................................................................................................11
Contable ..........................................................................................................................................................................................11
Instrucciones:
1. Aplique el interlineadodoble al párrafoque contiene el marcador“Entregas”.

2. Prácticas de Word 2010 Básico
UPDATING PEOPLE
Derechos ReservadosEntrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.
Programa de contabilidad ...........................................................................................................................................................12
Banco ...............................................................................................................................................................................................12

3. Prácticas de Word 2010 Básico
UPDATING PEOPLE
Derechos ReservadosEntrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.
ADMINISTRACIÓN GENERAL
Información de contacto
Instalaciones
Solicitud de suministros

4. Prácticas de Word 2010 Básico
UPDATING PEOPLE
Derechos ReservadosEntrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.
Informaciónde contacto
Para entregas generales:
Avda. Portugal, n.º 123XX
Madrid, 280XX
Las entregas de los suministros deben realizarse en la puerta trasera del edificio. (El
personal de los muelles de carga comprobará los artículos respecto al albarán y, a
continuación, llevará el albarán a la oficina. Los empleados de la oficina serán
responsables de agregar la información del albarán a la base de datos de inventario.)
Números de teléfono:
Teléfono: (91) 123-XX-67
Fax: (91) 123-XX-68
Correo electrónico:
atencionalcliente@consolidatedmessenger.com
Sitio web:
www.consolidatedmessenger.com
Instalaciones
Oficina
Almacén
Sistema telefónico
Oficina
La oficina de atención al público y el vestíbulo de Consolidated Messenger se encuentran
en la parte delantera del edificio y sirven como entrada principal para los empleados de
la oficina y para los clientes.
El espacio de la oficina de atención al público consta de un mostrador con tres
estaciones, cada una de ellas con teléfonos y terminales informáticas con conexiones T1.
El vestíbulo ofrece una zona de preparación de paquetes y recipientes con artículos para
su venta al por menor (sobres, cinta, rotuladores, etc.) a los clientes, y una serie de
buzones. Las papeleras de la zona de preparación de paquetes deben vaciarse todas las
noches o con la frecuencia necesaria para ofrecer un aspecto de limpieza. Los recipientes
para minoristas deben comprobarse y rellenarse a lo largo del día, según sea necesario.
Los empleados de la oficina se encargarán de ambas actividades.

5. Prácticas de Word 2010 Básico
UPDATING PEOPLE
Derechos ReservadosEntrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.
El horario de la oficina es de 8:00 a.m. a 9:00 p.m., de lunes a sábado. Los clientes que
alquilen buzones tendrán acceso a ellos 24 horas al día.
Almacén
La parte trasera del edificio contiene el almacén, que ocupa la mayor parte del espacio
del edificio. El almacén se divide en cuatro zonas diferentes: recepción, envío,
empaquetado y almacenamiento de inventario:
 La zona de recepción consta de dos muelles de carga (que también se usan para
los envíos) y una zona de 3,6 x 3,6 metros con estantes en los que depositar los
paquetes entrantes. Los estantes se dividen por empresa de transportes.
 La zona de envío se encuentra exactamente enfrente de la zona de recepción,
comparte el espacio de los muelles de carga y también tiene una zona de 3,6 x 3,6
metros con estantes en los que depositar los paquetes que se van a enviar. Los
estantes se dividen por empresa de transportes.
 La zona de empaquetado tiene dos mesas y dos estantes que contienen cajas de
varios tamaños, plástico de burbuja, cinta adhesiva, trozos de espuma de
poliestireno y material de etiquetado.
 La zona de inventario tiene tres estantes para los suministros que sobren.
Sistema telefónico
El sistema telefónico de la oficina tiene un interfono y una conexión directa que permite
a los empleados de la oficina ponerse en contacto con los empleados del almacén. Siga
las instrucciones de las hojas situadas junto a cada teléfono para comunicarse entre los
dos espacios del edificio.
 Para usar el interfono desde la oficina:
1. Descuelgue el auricular y presione 1 en el teclado numérico.
2. Presione 2 para ponerse en contacto con la oficina desde la cocina.
3. Cuando escuche un clic, presione el botón del altavoz.
 Para comunicarse sin el interfono, basta con presionar 1 y esperar una
respuesta.

6. Prácticas de Word 2010 Básico
UPDATING PEOPLE
Derechos ReservadosEntrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.
Solicitud desuministros
Artículos de papelería para empresas, papel con membrete, facturas, albaranes, recibos
Suministros
Artículos de papelería para empresas, papel con membrete, facturas, albaranes,
recibos
Proveedor: Lucerne Publishing
Dirección web: www.lucernepublishing.comhttp://www.iprint.com/
Información de acceso a la cuenta:
Dirección de correo electrónico: diego@consolidatedmessenger.com
Contraseña: ConsMess
1. Para solicitar artículos de papelería, visite www.lucernepublishing.com.
2. Haga clic en Obtener trabajo guardado.
3. Dirección de correo electrónico: diego@consolidatedmessenger.com
Contraseña: ConsMess
4. Haga clic en Aceptar en la parte inferior de la página.
5. Agregue la solicitud de comprobación láser más reciente al carro.
6. Haga clic en Ver carro de la compra.
7. Haga clic en Modificar contenido.
8. En Contenido, haga clic en Modificar.
9. Haga clic en Aceptar.
10.Haga clic en Ir a caja.
11. Asegúrese de que todos los datos de envío son correctos y haga clic en
Continuar a caja.
12. Escriba la información de facturación correcta y haga clic en Enviar.
Suministros
Proveedor: Fabrikam, Inc.
Dirección web: www.fabrikam.com
Información de acceso a la cuenta:
Nombre de usuario: DiegoA
Contraseña: CMess01
A continuación, se incluye una lista de los artículos que pedimos a Fabrikam:
 Cajas
 Material de empaquetado de espuma de poliestireno

7. Prácticas de Word 2010 Básico
UPDATING PEOPLE
Derechos ReservadosEntrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.
 Cinta
 Papel de copia
 Cartuchos de tóner (5SI y HP 4000)
 Suministros de minorista:
 Notas adhesivas
 Etiquetas adhesivas
 Sobres acolchados
 Cinta
 Rotuladores
 Cajas
 Plástico de burbuja
1. Para realizar pedidos a Fabrikam, visite www.fabrikam.com. Inicie sesión con
los siguientes datos:
Nombre de usuario: DiegoA
Contraseña: CMess01
2. Busque y localice todos los artículos que desea adquirir y agréguelos al carro
de la compra.
3. Una vez que haya terminado de realizar las compras, haga clic en Carro de la
compra.
4. Haga clic en Caja.
5. Si no tiene ningún cupón, haga clic en Continuar.
6. Compruebe que las direcciones de envío y de facturación son correctas.
7. Haga clic en Continuar.
8. Escriba la información de facturación correcta.
9. Haga clic en Continuar.
10.Revise el pedido y haga clic en Enviar.
11. Recibirá una carta de confirmación por correo postal y electrónico. Guarde
una copia impresa.
ENVÍO
Recepción de paquetes
Procesamiento de pedidos

8. Prácticas de Word 2010 Básico
UPDATING PEOPLE
Derechos ReservadosEntrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.
Recepciónde paquetes
Todos los paquetes depositados por los clientes deben procesarse y enviarse el día que se
reciben. Recibimos paquetes de las siguientes maneras:
Recepción de paquetes para enviar
Recepción de artículos para empaquetar y enviar
Recepción de paquetes para enviar
Cuando un cliente deposita un paquete para enviarlo:
1. Pregunte el nombre del cliente y compruebe en la base de datos si ya tiene una
cuenta con nosotros.
a. Si se trata de una cuenta de empresa activa, pregúntele si usará un
pedido de compra para realizar el pago.
2. Pregunte al cliente si prefiere usar una empresa de transportes concreta, el
método de envío (tierra, aire) y la rapidez con la que el paquete debe llegar a
su destino.
3. Agregue la información a la base de datos y genere la factura y el albarán.
Procese el pedido (consulte Procesamiento de pedidos).
4. Dele una copia de la factura y el albarán al cliente.
Recepción de artículos para empaquetar y enviar
Cuando un cliente deposita artículos para que los empaquetemos y enviemos:
1. Pregunte el nombre del cliente y compruebe en la base de datos si ya tiene una
cuenta con nosotros.
b. Si se trata de una cuenta de empresa activa, pregúntele si usará un
pedido de compra para realizar el pago.
2. Pregunte al cliente si prefiere usar una empresa de transportes concreta, el
método de envío (tierra, aire) y la rapidez con la que el paquete debe llegar a
su destino.
3. Mida el artículo para determinar el material de empaquetado necesario.
4. Agregue la información a la base de datos y genere la factura y el albarán.
Procese el pedido (consulte Procesamiento de pedidos).
5. Dele una copia de la factura y el albarán al cliente.
Procesamientodepedidos
Cuando se recibe un nuevopedido, siga los pasos adecuados para completarlo.
Evaluación de un pedido
Creación de una factura

9. Prácticas de Word 2010 Básico
UPDATING PEOPLE
Derechos ReservadosEntrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.
Procesamiento de una factura
Evaluación de un pedido
Antes de poder crear una factura, deberá conocer los siguientes datos:
¿Quién es el cliente?
¿El cliente tiene ya una cuenta?
¿Cuál es el descuento?
¿Cuál es el método de pago?
¿Quién es el cliente?
Vendemos a los siguientes tipos de clientes:
Tipo Método de pago
Particulares Efectivo, tarjeta de crédito o cheque
personal con identificación
Clientes con pedidos de compra
(principalmente empresas)
Factura, neto 30
¿El clientetiene ya una cuenta?
Para buscar un cliente:
1. En Access, busque en la base de datos de clientes.
2. Si no puede encontrar el nombre del cliente, compruebe la lista de clientes
inactivos antes de intentar agregarlos a nuestrosistema.
Comprobación del crédito de los nuevos clientes
 Las comprobaciones de crédito se realizan para nuevos clientes que desean usar
pedidos de compra.
 Hay una copia de la solicitud de crédito en la carpeta Admin.
 Dele la solicitud de crédito al cliente o pídale que la rellene mientras está sentado
en su estación.
 Cuando reciba la solicitud de crédito rellenada, deberá enviar por fax los
formularios de referencia de crédito a cada una de las referencias enumeradas. Si
no se indica ningún número de fax, llame por teléfono.
 Si todas las referencias nos indican que los plazos de pago se han respetado, es
decir, que el cliente no tiene un historial de realizar pagos con retraso, apruebe al
cliente; en caso contrario, solicite que pague mediante tarjeta de crédito.

10. Prácticas de Word 2010 Básico
UPDATING PEOPLE
Derechos ReservadosEntrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.
 Si se aprueba la solicitud, informe inmediatamente al cliente y actualice la base
de datos de la forma correspondiente.
Creación de una nueva cuenta de cliente
1. In Access, haga clic en Cliente en la barra de iconos para abrir la ventana
Trabajo de cliente: Lista.
2. Haga clic en la parte inferior del panel derecho y elija Nuevo.
3. Escriba la información sobre el cliente adecuada y elija Aceptar.
¿Cuál es el método de pago?
Aceptamos los siguientes métodos de pago:
 Pedido de compra: se pueden usar pedidos de compra para todas las
organizaciones con financiación pública sin una comprobación de crédito. Debe
comprobarse el crédito de todas las demás empresas antes de que puedan
enviarnos un pedido de compra. Los clientes deben enviar los pedidos de compra
en el momento del servicio. Los archivaremos como una promesa de pago.
 Neto 30: a menos que se haya dispuesto previamente, se requiere a todas las
organizaciones que paguen los pedidos de compra en neto 30.
 Tarjeta de crédito: Aceptamos American Express, Discover, Visa y MasterCard.
 Cheque personal: un cliente que pague con un cheque personal debe
proporcionar el número del permiso de conducir. Debe informar al cliente de que
se cobrarán 25 € adicionales por cada cheque que se devuelva.
Creación de una factura
Para crear una factura de cliente:
1. En la carpeta Formularios, abra Contrato.doc y rellene la información.
2. Asegúrese de actualizar el campo N.º de factura para evitar números de
factura duplicados.
3. Imprima el documento si el cliente se encuentra en la oficina o si necesita
enviarlo por fax o por correo ordinario. En otro caso, envíelo al cliente por
correo electrónico.
Procesamiento de una factura
Procesamiento de una factura de tarjeta de crédito
Procesamiento de una factura de pedido de compra
Procesamiento de una factura de cheque personal

11. Prácticas de Word 2010 Básico
UPDATING PEOPLE
Derechos ReservadosEntrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.
Procesamientodeuna factura detarjeta decrédito
Nuestro proveedor de servicios comerciales de tarjeta de crédito es Woodgrove Bank:
Para procesar un pago mediante tarjeta de crédito:
1. Envíe la factura como adjunto a david@woodgrovebank.com para solicitar su
aprobación.
2. Si se aprueba el pago, abra Access.
3. Busque el nombre del cliente.
4. Busque el número de factura actual en la cuenta del cliente.
5. Especifique el método de pago, el importe y el número de aprobación en los
campos adecuados.
Procesamientodeuna factura depedidode compra
Compruebe en la base de datos de Access si se trata de un cliente actual. Si es así,
asegúrese de que envía por fax o por correo el pedido de compra, para que podamos
recibir el pago. Si es la primera vez que este cliente acude a nosotros, será necesario
realizar una comprobación de crédito antes de aceptar el pedido de compra.
Procesamientodeuna factura decheque personal
Si el cliente va a enviarnos un cheque por correo en vez de pagar mediante tarjeta de
crédito, siga estos pasos:
1. Cree una factura de cliente.
2. Envíe la factura al cliente.
3. Especifique Provisional en la cuenta de Access del cliente hasta que reciba el
cheque y el banco haya liquidado el cheque.
CONTABILIDAD
Tenedor de libros
Contable
Programa de contabilidad
Tenedor de libros
Enrique Gil
enrique@fourthcoffee.com
Contable
Antonio Bermejo

12. Prácticas de Word 2010 Básico
UPDATING PEOPLE
Derechos ReservadosEntrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.
antonio@northwind traders.com
Programa de contabilidad
Actualmente usamos Microsoft Office Small Business Accounting.
Banco
Nuestra cuenta está en Woodgrove Bank.
 N.º de cuenta corriente 11111122222
 N.º de cuenta en el mercado monetario 345689
Depositamos todos los cheques, giros postales, cheques bancarios, transferencias y
efectivo en la cuenta corriente y, a continuación, se realizará una transferencia semanal
de todos los importes que superen los 5.000 € a la cuenta del mercado monetario.
Según la ley, no podemos retirar cantidades más de tres veces al mes de la cuenta del
mercado monetario. Si se supera, la cuenta se convertirá en una cuenta de ahorro
estándar y se nos penalizará.