EDUCACION

1. PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA
ADMINISTRACIÓN GENERAL
Informaciónde contacto
Instalaciones
Solicitud de suministros
INFORMACIÓN DE CONTACTO
Para entregas generales:
Avda. Portugal, n.º 123XX
Madrid, 280XX
Las entregas de los suministros deben realizarse en la puerta trasera del edificio. (El personal
de los muelles de carga comprobará los artículos respecto al albarán y, a continuación, llevará
el albarán a la oficina. Los empleados de la oficinaserán responsables de agregar la
información del albarán a la base de datos de inventario.)
Números de teléfono:
Teléfono: (91) 123-XX-67
Fax: (91)123-XX-68
Correo electrónico:
atencionalcliente@consolidatedmessenger.com
Sitio web:
www.consolidatedmessenger.com
INSTALACIONES
Instrucciones:
1. Modifique la lista de varios niveles en la página 3 conel formato1., 1. 1., 1.1.1
2. Cambie el tamaño del papel a A4 solamente en la página dos (sección 2)

2. Oficina
Almacén
Sistema telefónico
OFICINA
La oficina de atención al público y el vestíbulo de Consolidated Messenger se encuentran en la
parte delantera del edificio y sirven comoentrada principal para los empleados de la oficina y
para los clientes.
El espacio de la oficinade atención al públicoconsta de un mostrador con tres estaciones,
cada una de ellas con teléfonos y terminales informáticas con conexiones T1. El vestíbulo
ofreceuna zona de preparación de paquetes y recipientes conartículos para su venta al por
menor (sobres, cinta, rotuladores, etc.) a los clientes, y una serie de buzones. Las papeleras de
la zona de preparación de paquetes deben vaciarse todas las noches o con la frecuencia
necesaria para ofrecerun aspecto de limpieza. Los recipientes para minoristas deben
comprobarse y rellenarse a lo largo del día, según sea necesario. Los empleados de la oficina
se encargarán de ambas actividades.
El horario de la oficinaes de 8:00 a.m. a 9:00 p.m., de lunes a sábado. Los clientes que alquilen
buzones tendrán accesoa ellos 24 horas al día.
ALMACÉN
La parte trasera del edificiocontiene el almacén, que ocupa la mayor parte del espacio del
edificio.El almacén se divide en cuatro zonas diferentes: recepción, envío, empaquetado y
almacenamiento de inventario:
La zona de recepción consta de dos muelles de carga (que también se usan para los
envíos) y una zona de 3,6 x 3,6 metros conestantes en los que depositar los paquetes
entrantes. Los estantes se dividen por empresa de transportes.
La zona de envío se encuentra exactamente enfrente de la zona de recepción,
comparte el espacio de los muelles de carga y también tiene una zona de 3,6 x 3,6
metros conestantes en los que depositar los paquetes que se van a enviar. Los
estantes se dividen por empresa de transportes.
La zona de empaquetado tiene dos mesas y dos estantes que contienen cajas de varios
tamaños, plástico de burbuja, cinta adhesiva, trozos de espuma de poliestireno y
material de etiquetado.
La zona de inventario tiene tres estantes para los suministros que sobren.

3. Procedimientos de oficina
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SISTEMA TELEFÓNICO
El sistema telefónicode la oficina tiene un interfono y una conexión directa que permite a los
empleados de la oficina ponerse en contactocon los empleados del almacén. Siga las
instrucciones de las hojas situadas junto a cada teléfono para comunicarse entre los dos
espacios del edificio.
1. Para usar el interfono desde la oficina:
1.1.1.Descuelgue el auricular y presione 1 en el tecladonumérico.
1.1.2.Presione 2 para ponerse en contactocon la oficina desde la cocina.
1.1.3.Cuando escuche un clic, presione el botón del altavoz.
2. Para comunicarse sin el interfono, basta con presionar 1 y esperar una
respuesta.
SOLICITUD DE SUMINISTROS
Artículos de papelería para empresas, papel con membrete, facturas, albaranes, recibos
Suministros
ARTÍCULOS DE PAPELERÍA PARA EMPRESAS, PAPEL CON MEMBRETE, FACTURAS,
ALBARANES, RECIBOS
Proveedor:Lucerne Publishing
Direcciónweb: www.lucernepublishing.comhttp://www.iprint.com/
Informaciónde accesoa la cuenta:
Direcciónde correoelectrónico:
Contraseña: ConsMess
1. Para solicitar artículos de papelería, visite www.lucernepublishing.com.
1.1.1.Haga clic en Obtener trabajo guardado.
1.1.2.Direcciónde correoelectrónico: diego@consolidatedmessenger.com
Contraseña: ConsMess
1.1.3.Haga clic en Aceptar en la parte inferior de la página.
1.1.4.Agregue la solicitud de comprobación láser más reciente al carro.
1.1.5.Haga clic en Ver carro de la compra.
1.1.6.Haga clic en Modificarcontenido.
2. En Contenido, haga clic en Modificar.

4. Procedimientos de oficina
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2.1.1.Haga clic en Aceptar.
a. Haga clic en Ir a caja.
b. Asegúrese de que todos los datos de envíoson correctosy haga clic en
Continuar a caja.
c. Escriba la información de facturación correctay haga clic en Enviar.
SUMINISTROS
Proveedor:Fabrikam, Inc.
Direcciónweb: www.fabrikam.com
Informaciónde accesoa la cuenta:
Nombre de usuario: DiegoA
Contraseña: CMess01
A continuación, se incluyeuna lista de los artículos que pedimos a Fabrikam:
Cajas
Material de empaquetado de espuma de poliestireno
Cinta
Papel de copia
Cartuchos de tóner (5SI y HP 4000)
Suministros de minorista:
 Notas adhesivas
 Etiquetas adhesivas
 Sobres acolchados
 Cinta
 Rotuladores
 Cajas
 Plásticode burbuja
1. Para realizar pedidos a Fabrikam, visite www.fabrikam.com.Iniciesesión con los
siguientes datos:
Nombre de usuario: DiegoA
Contraseña: CMess01
2. Busque y localicetodos los artículos que desea adquirir y agréguelos al carrode la
compra.

5. Procedimientos de oficina
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3. Una vez que haya terminado de realizar las compras, haga clic en Carro de la
compra.
4. Haga clic en Caja.
5. Si no tiene ningún cupón, haga clic en Continuar.
6. Compruebe que las direcciones de envío y de facturaciónson correctas.
7. Haga clic en Continuar.
8. Escriba la información de facturación correcta.
9. Haga clic en Continuar.
10. Revise el pedido y haga clic en Enviar.
11. Recibirá una carta de confirmaciónpor correo postal y electrónico. Guarde una
copia impresa.
ENVÍO
Recepción de paquetes
Procesamiento de pedidos
RECEPCIÓN DE PAQUETES
Todos los paquetes depositados por los clientes deben procesarse y enviarse el día que se
reciben. Recibimos paquetes de las siguientes maneras:
Recepción de paquetes para enviar
Recepción de artículos para empaquetar y enviar
RECEPCIÓN DE PAQUETES PARA ENVIAR
Cuando un cliente deposita un paquete para enviarlo:
1. Pregunte el nombre del cliente y compruebe en la base de datos si ya tiene una
cuenta con nosotros.
a. Si se trata de una cuenta de empresa activa, pregúntele si usará un
pedido de compra para realizar el pago.
2. Pregunte al cliente si prefiere usar una empresa de transportes concreta, el
método de envío (tierra, aire) y la rapidez con la que el paquete debe llegar a su
destino.

6. Procedimientos de oficina
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3. Agregue la informacióna la base de datos y genere la factura y el albarán. Procese
el pedido (consulte Procesamiento de pedidos).
4. Déle una copia de la facturay el albarán al cliente.
RECEPCIÓN DE ARTÍCULOS PARA EMPAQUETAR Y ENVIAR
Cuando un cliente deposita artículos para que los empaquetemos y enviemos:
1. Pregunte el nombre del cliente y compruebe en la base de datos si ya tiene una
cuenta con nosotros.
b. Si se trata de una cuenta de empresa activa, pregúntele si usará un
pedido de compra para realizar el pago.
2. Pregunte al cliente si prefiere usar una empresa de transportes concreta, el
método de envío (tierra, aire) y la rapidez con la que el paquete debe llegar a su
destino.
3. Mida el artículo para determinar el material de empaquetado necesario.
4. Agregue la informacióna la base de datos y genere la factura y el albarán. Procese
el pedido (consulte Procesamiento de pedidos).
5. Déle una copia de la facturay el albarán al cliente.
PROCESAMIENTO DE PEDIDOS
Cuando se recibe un nuevo pedido, siga los pasos adecuados para completarlo.
Evaluaciónde un pedido
Creación de una factura
Procesamiento de una factura
EVALUACIÓN DE UN PEDIDO
Antes de poder crear una factura, deberá conocer los siguientes datos:
¿Quién es el cliente?
¿El cliente tiene ya una cuenta?
¿Cuál es el descuento?
¿Cuál es el método de pago?
¿QUIÉN ES EL CLIENTE?
Vendemos a los siguientes tipos de clientes:

7. Procedimientos de oficina
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Tipo Método de pago
Particulares Efectivo,tarjeta de crédito o cheque
personal con identificación
Clientes con pedidos de compra
(principalmente empresas)
Factura, neto 30
¿EL CLIENTE TIENE YA UNA CUENTA?
Para buscar un cliente:
1. En Access, busque en la base de datos de clientes.
2. Si no puede encontrar el nombre del cliente, compruebe la lista de clientes
inactivos antes de intentar agregarlos a nuestro sistema.
COMPROBACIÓN DEL CRÉDITO DE LOS NUEVOS CLIENTES
Las comprobacionesde crédito se realizan para nuevos clientes que desean usar
pedidos de compra.
Hay una copiade la solicitud de crédito en la carpeta Admin.
Déle la solicitud de crédito al cliente o pídale que la rellene mientras está sentado en
su estación.
Cuando reciba la solicitud de crédito rellenada, deberá enviar por fax los formularios
de referencia de crédito a cada una de las referencias enumeradas. Si no se indica
ningún número de fax,llame por teléfono.
Si todas las referencias nos indican que los plazos de pago se han respetado, es decir,
que el cliente no tiene un historial de realizar pagos con retraso, apruebe al cliente; en
caso contrario, solicite que pague mediante tarjeta de crédito.
Si se aprueba la solicitud, informe inmediatamente al cliente y actualice la base de
datos de la formacorrespondiente.
CREACIÓN DE UNA NUEVA CUENTA DE CLIENTE
1. En Access, haga clic en Cliente en la barra de iconos para abrir la ventana Trabajo
de cliente: Lista.
2. Haga clic en la parte inferior del panel derecho y elija Nuevo.
3. Escriba la información sobre el cliente adecuada y elija Aceptar.
¿CUÁL ES EL MÉTODO DE PAGO?
Aceptamos los siguientes métodos de pago:

8. Procedimientos de oficina
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Pedido de compra: se pueden usar pedidos de compra para todas las organizaciones
con financiaciónpública sin una comprobaciónde crédito. Debe comprobarse el
crédito de todas las demás empresas antes de que puedan enviarnos un pedido de
compra. Losclientesdebenenviarlos pedidos decompraenel momento delservicio. Los
archivaremos como una promesa de pago.
Neto 30: a menos que se haya dispuesto previamente, se requiere a todas las
organizaciones que paguen los pedidos de compra en neto 30.
Tarjeta de crédito: aceptamos American Express, Discover,Visa y MasterCard.
Cheque personal: un cliente que pague con un cheque personal debe proporcionar el
número del permiso de conducir.Debe informar al cliente de que se cobrarán 25 €
adicionales por cada cheque que se devuelva.
CREACIÓN DE UNA FACTURA
Para crear una facturade cliente:
1. En la carpeta Formularios, abra Contrato.doc y rellene la información.
2. Asegúrese de actualizar el campo Nº de factura para evitar números de factura
duplicados.
3. Imprima el documento si el cliente se encuentra en la oficinao si necesita enviarlo
por fax o por correo ordinario. Enotro caso, envíelo al cliente por correo
electrónico.
PROCESAMIENTO DE UNA FACTURA
Procesamiento de una factura de tarjeta de crédito
Procesamiento de una factura de pedido de compra
Procesamiento de una factura de cheque personal
PROCESAMIENTO DE UNA FACTURA DE TARJETA DE CRÉDITO
Nuestro proveedor de servicios comerciales de tarjeta de crédito es WoodgroveBank:
Para procesar un pago mediante tarjeta de crédito:
1. Envíela facturacomo adjunto a david@woodgrovebank.compara solicitar su
aprobación.
2. Si se aprueba el pago, abra Access.
3. Busque el nombre del cliente.
4. Busque el número de facturaactual en la cuenta del cliente.

9. Procedimientos de oficina
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5. Especifique el método de pago, el importe y el número de aprobación en los
campos adecuados.
PROCESAMIENTO DE UNA FACTURA DE PEDIDO DE COMPRA
Compruebe en la base de datos de Access si se trata de un cliente actual. Si es así, asegúrese de
que envía por fax o por correo el pedido de compra, para que podamos recibir el pago. Si es la
primera vez que este cliente acude a nosotros, será necesario realizar una comprobación de
crédito antes de aceptar el pedido de compra.
PROCESAMIENTO DE UNA FACTURA DE CHEQUE PERSONAL
Si el cliente va a enviarnos un cheque por correo en vez de pagar mediante tarjeta de crédito,
siga estos pasos:
1. Cree una facturade cliente.
2. Envíela facturaal cliente.
3. Especifique Provisionalen la cuenta de Access del cliente hasta que reciba el
cheque y el banco haya liquidado el cheque.
CONTABILIDAD
Tenedor de libros
Contable
Programa de contabilidad
TENEDOR DE LIBROS
Enrique Gil
enrique@fourthcoffee.com
CONTABLE
Antonio Bermejo
antonio@northwind traders.com
PROGRAMA DE CONTABILIDAD
Actualmente usamos MicrosoftOfficeSmall Business Accounting.
BANCO

10. Procedimientos de oficina
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Nuestra cuenta está en WoodgroveBank.
N.º de cuenta corriente 11111122222
N.º de cuenta en el mercado monetario 345689
Depositamos todos los cheques, giros postales, cheques bancarios, transferencias y efectivoen
la cuenta corriente y,a continuación, se realizará una transferencia semanal de todos los
importes que superen los 5.000 € a la cuenta del mercado monetario.
Según la ley,no podemos retirar cantidades más de tres veces al mes de la cuenta del mercado
monetario. Si se supera, la cuenta se convertirá en una cuenta de ahorro estándar y se nos
penalizará.