1. MICROSOFT
ACCESS
GRUPO Nº 10

2. ¿QUÉ ES ACCESS?
¿PARA QUÉ SIRVE?
Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de
datos relacionales para los sistemas operativos Microsoft
Windows, desarrollado por Microsoft y orientado a ser
usado en un entorno personal o en pequeñas
organizaciones. Es un componente de la suite ofimática
Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos
relacionales que pueden ser fácilmente gestionadas por
una interfaz gráfica simple. Además, estas bases de datos
pueden ser consultadas por otros programas. Este
programa permite manipular los datos en forma de tablas
(formadas por filas y columnas), crear relaciones entre
tablas, consultas, formularios para introducir datos e
informes para presentar la información.

3. ELEMENTOS DE LA PANTALLA
DE ACCESS

4. TIPOS DE CAMPOS DE TABLA DE ACCESS
Tipos de campo Descripción
Texto Se usa para incluir textos no muy extensos, como los
nombres, apellidos, direcciones, etcétera.
Numérico Se usa para cantidades numéricas, que no sean monedas, y que
se usen para realizar operaciones.
Fecha/Hora Se usa para las fechas y horas.
Moneda Se emplea para las cantidades de moneda.
Memo Se usa para guardar textos de los que no se conozca la longitud.
Auto numérico Se usa para los campos clave, principalmente.
Sí/No Se usa para los campos que puedan tener dos posibles valores
(Sí/No, lo más normal).
Objetos OLE Se usa para incluir imágenes y objetos de otras apliciones.
Hipervínculo Se emplea para incluir direcciones Web o archivos de una red.
Datos adjuntos Se usa para incluir cualquir tipo de archivo admitido.
Multivalor Almacena más de un valor en un campo.

5. ¿QUÉ ES UNA CONSULTA?
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten
recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar
el resultado en otra tabla.
Según Access se puede definir una consulta como la unión de
filas resultantes se denominan consultas de resumen, también se
conocen como consultas sumarias, las filas del resultado de una
consulta de resumen tienen una naturaleza distinta a las filas de
las demás tablas resultantes de consultas, ya que corresponden
a varias filas de la tabla origen
Una fila de una consulta de resumen corresponde a un resumen
de varias filas de la tabla origen, entonces se va a originar una
serie de restricciones que sufren las consultas de resumen.

6. TIPOS DE CONSULTAS
Consulta de comandos: una consulta de comandos aporta
modificaciones a muchos registros con una única operación.
Existen 4 tipos de consultas de comando: de eliminación, de
actualización, de creación de tablas y de alineación.
a) Consultas de eliminación: este tipo de consulta elimina un
grupo de registros de una o más tablas. Con las consultas de
eliminación siempre se eliminan registros internos y no
únicamente determinados campos de su interior.
b) Consultas de actualización: este tipo aporta modificaciones
globales a uno o más tablas. Existe la posibilidad, por
ejemplo, de aumentar en un 10 por ciento el precio de
todos los productos lácteos o aumentar los salarios en un 5
por ciento a las personas pertenecientes a una determinada
categoría laboral.

7. c) Consulta de creación de tablas: este tipo de consultas
crea una nueva tabla basándose en todos los datos o
parte de estos existentes en una o más tablas.
d) Consultas de alineación: estas consultas agregan un
grupo de registros de una o más tablas al final de una o
más tablas. Supongamos, por ejemplo, que se han
conseguido nuevos clientes y existe una base de datos
que contiene una tabla de información sobre estos. En vez
de teclear nuevamente todas estas informaciones, se
alinean en la tabla correspondiente de Clientes.
Consultas de buscar duplicados: encuentra los registros
repetidos en una misma tabla.

8. Consultas de buscar duplicados: encuentra los registros
repetidos en una misma tabla.
Consultas de actualización: este tipo aporta
modificaciones globales a uno o más tablas. Existe la
posibilidad, por ejemplo, de aumentar en un 10 por
ciento el precio de todos los productos lácteos o
aumentar los salarios en un 5 por ciento a las personas
pertenecientes a una determinada categoría laboral.
Consulta de datos anexados: Las consultas de datos
anexados son consultas que añaden filas enteras a una
tabla.
Consultas de acción: realiza cambios o desplazamientos
de muchos registros en una sola operación. Hay 4 tipos
de consultas de acción:

9. a) Consulta de tabla de referencias cruzadas: Se define
una consulta de referencias cruzadas cuando
queremos representar una consulta resumen con dos
columnas de agrupación como una tabla de doble
entrada en la que cada una de las columnas de
agrupación es una entrada de la tabla.
b) Consultas de parámetros: una consulta de parámetros
es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra una
ventana de diálogo que solicita informaciones, como
por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor
que se desea insertar en un campo.
c) Consultas de selección: Son las consultas que extraen
o nos muestran únicamente los datos que le
especificamos. Una vez obtenido el resultado
podremos consultar los datos para modificarlos (esto se
podrá hacer según la consulta).

10. d) Consultas SQL: Son consultas que no se pueden
definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se
tienen que definir directamente en SQL, como por
ejemplo las de Unión.

11. ¿QUÉ ES UN FORMULARIO?
Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para
escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los
formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qué
campos o filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos
usuarios necesiten ver sólo algunos de los campos de una tabla que
contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario
con sólo esos campos, les será más fácil usar la base de datos. Asimismo, se
pueden agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de
automatizar las acciones frecuentes.
Considere los formularios como ventanas por las que los usuarios ven y
alcanzan las bases de datos. Un formulario eficaz acelera el uso de las
bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan.
Si un formulario es visualmente atractivo, resultará más agradable y más
eficaz trabajar con una base de datos, además de ayudar a evitar que se
introduzcan datos incorrectos.

12. ¿QUÉ ES UN INFORME?
Un informe es un conjunto de informaciones organizadas y
formateadas basándose en las exigencias del usuario y consiste
en extraer y presentar los datos bajo el formato de facturas,
etiquetas, postales, listines telefónicos.
Existe la posibilidad de diseñar informes que presenten las
informaciones del modo que se desee gracias al uso de diversos
elementos gráficos, de texto, de imágenes.
Los informes son esenciales para organizar e imprimir los datos en
un estilo profesional.