Microsoft Access _ Objetos

ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO
FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
ESCUELA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

INFORMÁTICA II
ING. CARLOS EBLA

NOMBRE: Lisbeth Granja

NIVEL: Tercero “I”

SEPTIEMBRE 2013 – ENERO 2014

TABLA DE CONTENIDOS
TABLA DE CONTENIDOS ................................................................................................. II
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. V
OBJETIVOS: .................................................................................................................. VI
OBJETIVO GENERAL: ............................................................................................................ VI
OBJETIVOS ESPECÍFICOS: ...................................................................................................... VI

DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN: ............................................................................. 1
CAPÍTULO 1: ELEMENTOS DE LA BASE DE DATOS.................................................................... 1
1.1.
CAMPOS CALCULADOS EN UNA BASE DE DATOS ......................................................................... 1
1.1.1. DEFINICIÓN: ................................................................................................................................. 1
1.1.2. TIPOS DE DATOS. ......................................................................................................................... 4
Texto: ................................................................................................................................................ 4
Memo: .............................................................................................................................................. 4
Número: ............................................................................................................................................ 5
Fecha/Hora: ...................................................................................................................................... 5
Moneda: ........................................................................................................................................... 5
Auto numérico:................................................................................................................................. 5
Sí/No: ................................................................................................................................................ 5
Objeto OLE: ....................................................................................................................................... 5
Hipervínculo: .................................................................................................................................... 5
Texto: ................................................................................................................................................ 5
Dirección: .......................................................................................................................................... 6
Subdirección: .................................................................................................................................... 6
Sugerencia: ....................................................................................................................................... 6
1.2.
FORMULARIOS .............................................................................................................................. 6
1.2.1.
CREAR UN FORMULARIO ..................................................................................................... 6
1.2.2.
EL ASISTENTE PARA FORMULARIOS. .................................................................................... 7
1.2.3.
EDITAR DATOS DE UN FORMULARIO ................................................................................... 8
1.2.4.
LA VISTA DISEÑO DE FORMULARIO ..................................................................................... 8
1.3.
CONSULTAS................................................................................................................................. 10
1.3.1.
DEFINICIÓN ........................................................................................................................ 10
1.3.2.
TIPOS DE CONSULTAS ........................................................................................................ 10
Consultas de selección. .................................................................................................................. 10
Consultas de acción. ....................................................................................................................... 10
Consultas específicas de SQL. ........................................................................................................ 10
1.3.3.
CREAR UNA CONSULTA. ..................................................................................................... 10
1.3.4.
LA VISTA DISEÑO. ............................................................................................................... 12
Campo:............................................................................................................................................ 13
Tabla: .............................................................................................................................................. 13

Orden: ............................................................................................................................................. 13
Mostrar: .......................................................................................................................................... 13
Criterios: ......................................................................................................................................... 13
1.3.5.
AÑADIR CAMPOS ............................................................................................................... 13
1.3.6.
DEFINIR CAMPOS CALCULADOS......................................................................................... 14
Encabezados de columna ............................................................................................................... 14
1.3.7.
GUARDAR LA CONSULTA ................................................................................................... 14
1.3.8.
EJECUTAR LA CONSULTA .................................................................................................... 14
1.3.9.
MODIFICAR EL DISEÑO DE UNA CONSULTA....................................................................... 15
Ordenar las filas.............................................................................................................................. 15
Hacer clic sobre la fila Orden: ........................................................................................................ 15
1.3.10.
CONSULTAS CON PARÁMETROS ........................................................................................ 15
1.3.11.
LAS CONSULTAS MULTITABLA ........................................................................................... 17
1.4.
MACROS...................................................................................................................................... 19
1.4.1.
CREAR UNA MACRO ........................................................................................................... 19
1.4.2.
CREAR UNA MACRO DE DATOS CONTROLADA POR EVENTOS .......................................... 22
1.4.3.
CREAR UNA MACRO DE DATOS CON NOMBRE.................................................................. 22
Acerca de los parámetros .............................................................................................................. 22
1.4.4.
ADMINISTRAR MACROS DE DATOS.................................................................................... 23
1.4.5.
EDITAR UNA MACRO DE DATOS CONTROLADA POR EVENTOS ......................................... 23
1.4.6.
EDITAR UNA MACRO DE DATOS CON NOMBRE ................................................................ 23
Cambiar el nombre de una macro de datos con nombre ............................................................. 24
1.4.7.
ELIMINAR UNA MACRO DE DATOS .................................................................................... 24
1.4.8.
DEPURAR MACROS DE DATOS ........................................................................................... 24
1.4.9.
MOSTRAR LA TABLA DE REGISTRO DE APLICACIÓN .......................................................... 25
Obtener más información sobre las acciones de las macros ........................................................ 25
1.5.
INFORMES ................................................................................................................................... 27
1.5.1.
DEFINICIÓN ........................................................................................................................ 27
1.5.2.
ELEMENTOS DE UN INFORME ............................................................................................ 28
Encabezado del informe ........................................................................................................ 28
Encabezado de página ........................................................................................................... 28
Encabezado de grupo ............................................................................................................ 28
Detalle .................................................................................................................................... 29
Pie del grupo .......................................................................................................................... 29
Pie de página.......................................................................................................................... 29
Pie del informe ...................................................................................................................... 29
Nota ............................................................................................................................................ 29

TABLA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1: TABLA PRODUCTOS ....................................................................................................................... 1
Ilustración 2: Barra de Menú Access................................................................................................................... 2
Ilustración 3:Cinta de Opciones en Access .......................................................................................................... 2
Ilustración 4: Mostrar Tabla ............................................................................................................................... 3
Ilustración 5: Consulta Selección ........................................................................................................................ 3
Ilustración 6: Crear tabla de datos ..................................................................................................................... 3
Ilustración 7:Tipos de Datos ............................................................................................................................... 4
Ilustración 8: Tamaño de caracteres .................................................................................................................. 5
Ilustración 9: Crear un formulario ...................................................................................................................... 6
Ilustración 10: Asistente para formularios ......................................................................................................... 7
Ilustración 11: Tablas de asistencia .................................................................................................................... 8
Ilustración 12: Vista diseño de formulario .......................................................................................................... 9
Ilustración 13: Crear consulta ........................................................................................................................... 11
Ilustración 14: Asistente para consulta ............................................................................................................ 11
Ilustración 15: Vista diseño ............................................................................................................................... 12
Ilustración 16: Interfaz Vista Diseño ................................................................................................................. 12
Ilustración 17: Ejecutar la consulta .................................................................................................................. 15
Ilustración 18: Consultas con parámetros ........................................................................................................ 16
Ilustración 19: Condición de búsqueda ............................................................................................................. 16
Ilustración 20: Parámetro de búsqueda ........................................................................................................... 16
Ilustración 21: Parámetro de consulta ............................................................................................................. 17
Ilustración 22: Configuración de consultas ....................................................................................................... 17
Ilustración 23: Crear macros ............................................................................................................................. 20
Ilustración 24: Registro macros ........................................................................................................................ 20
Ilustración 25: Función de acción macro .......................................................................................................... 21
Ilustración 26: Modo Lectura de macro ............................................................................................................ 21
Ilustración 27: Pestaña Diseño ......................................................................................................................... 21
Ilustración 28: Cuadro de Búsqueda ................................................................................................................. 25
Ilustración 29:Opción Buscar ............................................................................................................................ 25
Ilustración 30: Referencia de programador ...................................................................................................... 26
Ilustración 31: Pestaña de informes ................................................................................................................. 27
Ilustración 32: Tabla para informe ................................................................................................................... 27
Ilustración 33: Titulo de informe....................................................................................................................... 28

INTRODUCCIÓN
Access es un completo y demandado programa informático en entornos de empresa, que
permite la creación y gestión de bases de datos, así como su modificación, control y
mantenimiento. Este curso de nivel básico, pretende dotar al alumno de la formación
necesaria que le permita elaborar y gestionar correctamente una base de datos en sus
niveles más fundamentales, mediante la creación y trabajo con tablas, consultas,
formularios e informes.
El alumno adquirirá una visión más cercana de la información y de su control de cara a una
explotación correcta de los datos.
Se presentan además en este trabajo, las novedades del programa. Modificando tanto su
aspecto externo como sus procedimientos de trabajo, sustituyendo los menús y las barras
de herramientas por una cinta de opciones que aparece dividida en diferentes fichas. De
esta manera se ha conseguido dar una nueva imagen del programa así como mayor
dinamismo a la hora de trabajar con las diferentes opciones que ofrece.

V

OBJETIVOS:
OBJETIVO GENERAL:
Conocer las herramientas de una base de datos para configurar una con Access en este semestre.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Diseñar con distintas herramientas una base de datos relacional.
Mantener relaciones entre tablas y formularios.
Aprender el diseño avanzado de tablas: reglas de validación, índices y
autoformularios

VI


DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN:
CAPÍTULO 1: ELEMENTOS DE LA BASE DE DATOS

1.1.

CAMPOS CALCULADOS EN UNA BASE DE DATOS

1.1.1. DEFINICIÓN: Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una
expresión o de una función. Los campos calculados permiten utilizar, en las columnas de la
vista de diseño de la consulta, información que no proviene de un campo, sino de una
operación con valores de otros campos.
Vamos a verlo mejor con un ejemplo, en nuestra tabla "producto".

Ilustración 1: TABLA PRODUCTOS

Tenemos listados, el producto, el precio de la unidad y también las unidades en
existencias.
Supongamos que necesitemos conocer cuál es el valor total de los artículos que tenemos
en el almacén.
Sería sencillo calcular, el total de seria el resultado de multiplicar las "Unidades En
Existencia" por el "Precio Unidad" de cada artículo.
Vamos a hacerlo, o mejor dicho, vamos a dejar que Access lo haga por nosotros.

1
ACCESS – INFORMÁTICA II

Como ya sabemos utilizar el asistente, vamos a aprender ahora a hacerlo desde la ventana
de diseño.
El primer paso, como siempre es acudir a la ventana de base de datos abrir la ventana de
las consultas.

Ilustración 2: Barra de Menú Access

Y desde aquí

Ilustración 3:Cinta de Opciones en Access

Vamos a pulsar la opción crear una consulta en vista de diseño.
En la ventana "Mostrar tabla" seleccionaremos la tabla "Productos"

2

Ilustración 4: Mostrar Tabla

Y una vez seleccionada, pulsaremos agregar.
En la venta de "Consulta de selección", en su sección superior, aparecerá la tabla que
hemos escogido "Productos", con todos los campos que la componen.
Nosotros solo necesitaremos "Nombre Producto", "Descripción Producto", "Precio
Unidad" y "Unidad En Existencias".

Ilustración 5: Consulta Selección

Crear una tabla de datos

Ilustración 6: Crear tabla de datos

3

Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la tabla:
En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al
tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de
tipo dedatos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro
tipo.
1.1.2. TIPOS DE DATOS.

Ilustración 7:Tipos de Datos

A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qué tipo son los datos
que se van a almacenar en ese campo.
Los diferentes tipos de datos de Access son:
Texto:permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y

caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud
máxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres,
direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos, como números de teléfono o
códigos postales.
Memo:se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o explicaciones.

Tiene una longitud máxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar
texto con formato o documentos largos, crear un campo Objeto OLE en lugar de un campo
Memo.
En Access 2007 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero Access sólo utiliza
los 255 primeros caracteres cuando se ordena o agrupa en un campo Memo.

4


Ilustración 8: Tamaño de caracteres

Número:para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo

número
la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen los tipos Byte,
Entero yEntero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple, Doble
y Decimalpermiten decimales; el tipo Id. De réplica se utiliza para claves auto numéricas
en bases réplicas.
Fecha/Hora:para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.
Moneda:para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en

los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión
es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha
del mismo.
Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los
cálculos.
Un campo Moneda tiene una precisión de hasta 15 dígitos a la izquierda de la coma
decimal y 4 dígitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco.
Auto numérico:número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número

aleatorioque Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una
tabla. Los camposAuto numérico no se pueden actualizar.
Sí/No:valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No,

Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel,

undocumento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios.
Hipervínculo:texto o combinación de texto y números almacenada como texto y

utilizadacomo dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta
tres partes:
Texto: el texto que aparece en el campo o control.
5


Dirección:ruta de acceso de un archivo o página.
Subdirección:posición dentro del archivo o página.
Sugerencia:el texto que aparece como información sobre herramientas.

Existe otra posibilidad que es la Asistente para búsquedas que crea un campo que
permiteelegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista
o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas
y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los
valores seleccionados en él.

1.2. FORMULARIOS
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una
tabla o consulta. En esta unidad veremos cómo crear un formulario, manejarlo para la
edición de registros y cambiar su diseño.
1.2.1. CREAR UN FORMULARIO

Para crear un formulario tenemos varias opciones.
Podemos acceder a todas ellas desde la pestaña Crear:

Ilustración 9: Crear un formulario

Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseño y tenemos
que irincorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este
método no se sueleutilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y
rápido crear un autoformulario outilizar el asistente y después sobre el formulario
6

creado modificar el diseño para ajustar elformulario a nuestras necesidades. En
esta unidad veremos más adelante cómo modificar eldiseño de un formulario.
Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso
en lacreación del formulario.
Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene
todos losdatos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.
Gráficos dinámicos abrirá un formulario en blanco basado en la utilización de
gráficosdinámicos. Explicaremos a continuación la forma de crear un formulario
utilizando el asistente.
1.2.2. EL ASISTENTE PARA FORMULARIOS.
Para arrancar el asistente para formularios haz clic en la opción Asistente para formularios
quepuedes ver en la imagen anterior.Aparece la primera ventana del asistente:

Ilustración 10: Asistente para formularios

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario.
Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del
cuadroTablas/Consultas, este será el origen del formulario. Si queremos sacar datos de
varias tablas lomejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como
origen delformulario esa consulta.
A continuación seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre
elcampo y clic sobre el botón o simplemente doble clic sobre el campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo se quita de la lista
decampos seleccionados.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón
odeseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón.
Una vez seleccionada la distribución que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y
aparece lasiguiente pantalla:

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Ilustración 11: Tablas de asistencia

En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del formulario. Seleccionando
unformato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el formulario con
esadistribución.

1.2.3. EDITAR DATOS DE UN FORMULARIO
Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrir el formulario
Posicionándonos en él en el Panel de Exploración, hacer clic derecho y seleccionar la
opciónen el menú contextual.
O simplemente hacer doble clic sobre el nombre del formulario.
Aparecerán los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el formulario
(lavista Formulario). Podemos a continuación buscar datos, reemplazar valores,
modificarloscomo si estuviéramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo
largo de la tablautilizando la barra de desplazamiento por los registros que yaconocemos,
lo único que cambia es el aspecto de la pantalla.
1.2.4. LA VISTA DISEÑO DE FORMULARIO

La vista diseño es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access
cómodebe presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos de los
controles queveremos más adelante.
Para entrar en la vista diseño debemos buscar el formulario en el Panel de Exploración y
hacer clic derecho sobre él para seleccionar la opción en el menú contextual.
Nos aparece la ventana Diseño de formulario:

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Ilustración 12: Vista diseño de formulario

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1.3. CONSULTAS
1.3.1. DEFINICIÓN
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una
tabla,modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
1.3.2. TIPOS DE CONSULTAS

Existen varios tipos de consultas:
Consultas de selección.
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una
tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos
consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una
consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente
en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a
calcular).
Consultas de acción.
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de
acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas.
Consultas específicas de SQL.
Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se
tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarán en este curso ya
que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.
Pero si tienes ganas de aprender, puedes seguir nuestro Tutorial de SQL, con el que
aprenderás a realizar estas consultas.
1.3.3. CREAR UNA CONSULTA.
Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:
Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear:

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Ilustración 13: Crear consulta

También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes
ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.
Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de
diálogo:

Ilustración 14: Asistente para consulta

El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de selección sencilla como
definimos en el apartado anterior. Los otros asistentes nos permiten generar tipos
especiales de consulta que veremos más adelante.
Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la
consulta sacará los datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente:

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Ilustración 15: Vista diseño

Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón
Agregar.Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las
demás tablas.
Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar. Aparecerá la ventana Vista Diseño de
consultas.
1.3.4. LA VISTA DISEÑO.

Ilustración 16: Interfaz Vista Diseño

Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las
tablas añadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada
cuadrícula QBE definimos la consulta.

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Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo. Cada fila tiene un propósito
que detallamos brevemente a continuación, más adelante iremos profundizando en la
explicación:
Campo:ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo
avisualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede ser un campo
calculado.
Tabla:nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando
definamosconsultas basadas en varias tablas.
Orden:sirve para ordenar las filas del resultado.
Mostrar:si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en
elresultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta
pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo si queremos que la consulta
nos saque todos los alumnos de Valencia, necesitamos el campo Población para
seleccionar los alumnos pero no queremos que aparezca la población en el resultado ya
que todos son de la misma población.
Criterios:sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es
unacondición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la
consulta. Por lo tanto está formado por una condición o varias condiciones unidas por los
operadores Y (AND) y O (OR).O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar
condiciones.
1.3.5. AÑADIR CAMPOS
Para añadir campos a la cuadrícula podemos:
Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este
se colocará en la primera columna libre de la cuadrícula.
Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar
el botón del ratón arrastrar el campo sobre la cuadrícula, soltar el botón cuando
estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que
estamos añadiendo.
Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vacía de la rejilla, aparecerá a la
derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas
que aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas
podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:, así en la
lista desplegable sólo aparecerán campos de la tabla seleccionada.
También podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de
una columna vacía de la cuadrícula.
13

Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la
consulta podemos utilizar el asterisco * (sinónimo de 'todos los campos').
1.3.6. DEFINIR CAMPOS CALCULADOS
Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresión o de una
función.
Encabezados de columna
Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta.
Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la columna, si
queremos cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila Campo: escribiéndolo delante
del nombre del campo y seguido de dos puntos ( : ). Se suele utilizar sobre todo para los
campos calculados.
En la consulta que aparece más arriba tienes el ejemplo de la segunda columna, esta
tendrá en el encabezado Mes_Factura y en la columna se visualizará el mes de la fecha de
la factura (tenemos un campo calculado que utiliza la función mes( ), función que obtiene
el mes de una fecha).
1.3.7. GUARDAR LA CONSULTA
Podemos Guardar la consulta:
Haciendo clic sobre el botón de la barra de Acceso Rápido, o bien,
Seleccionando la opción Guardar del Botón de Office . Si es la primera vez que
guardamos la consulta aparecerá el cuadro de diálogo para darle un nombre.
Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada. A
continuación hacer clic sobre el botón Aceptar.
Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botón .
1.3.8. EJECUTAR LA CONSULTA
Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseño de consulta o bien desde el Panel
deExploración.
Desde el Panel de Exploración: Haciendo doble clic sobre su nombre.
Desde la vista diseño de la consulta: Haciendo clic sobre el botón Ejecutar de la
pestañaDiseño:

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Ilustración 17: Ejecutar la consulta

Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos
realmente es la partede la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto
si modificamos algún dato de losque aparecen en la consulta estaremos
modificando el dato en la tabla (excepto algunasconsultas que no permiten esas
modificaciones).
1.3.9. MODIFICAR EL DISEÑO DE UNA CONSULTA
Si lo que queremos es modificar el diseño de una consulta:
Situarse en el Panel de Exploración y hacer clic derecho sobre el nombre de la
consulta.
En el menú contextual seleccionar.
Ordenar las filas
Para ordenar las filas del resultado de la consulta:
Hacer clic sobre la fila Orden:del campo por el cual queremos ordenar las filas, hacer
clicsobre la flecha que aparecerá para desplegar la lista y elegir el tipo de ordenación.
Puede ser Ascendente en este caso se ordenarán de menor a mayor si el campo es
numérico,por orden alfabético si el campo es de tipo texto, de anterior a posterior si el
campo es de tipofecha/hora, etc..., o bien puede ser Descendente en orden inverso.
Podemos ordenar también por varios campos para ello rellenar la fila Orden: de todas
lascolumnas por las que queremos ordenar. En este caso se ordenan las filas por la
primeracolumna de ordenación, para un mismo valor de la primera columna, se ordenan
por la segundacolumna, y así sucesivamente.
El orden de las columnas de ordenación es el que aparece en la cuadrícula, es decir si
queremosordenar por ejemplo por provincia y dentro de la misma provincia por localidad
tenemos quetener en la cuadrícula primero la columna provincia y después la columna
localidad.
El tipo de ordenación es independiente por lo que se puede utilizar una ordenación
distinta paracada columna. Por ejemplo ascendente por la primera columna y dentro de la
primera columna,descendente por la segunda columna.
1.3.10. CONSULTAS CON PARÁMETROS
A menudo, en una consulta necesitamos utilizar un valor que no es conocido en ese
momentosino que queremos que lo introduzca el usuario cuando se ejecute la consulta.
Por ejemplo,queremos hacer una consulta para obtener los alumnos de una determinada
población, lapoblación la introducirá el usuario cuando Access se lo pida.
15

En este caso necesitamos utilizar en nuestra consulta un parámetro.
Un parámetro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor que
almacena lointroduce el usuario cuando se ejecuta la consulta.
En una consulta cuando utilizamos un nombre de campo que no está en el origen de
datos,
Access considera este campo como un parámetro y cuando se ejecuta la consulta nos pide
Introducir el valor del parámetro mediante un cuadro de diálogo como este:

Ilustración 18: Consultas con parámetros

En el ejemplo anterior, en la consulta tendríamos que añadir una condición de búsqueda
queespecifique que la Población es igual al Valor a introducir, de esta manera:

Ilustración 19: Condición de búsqueda

Cuando pongamos el nombre del parámetro es importante escribirlo entre corchetes, de
locontrario Access le añadirá comillas y no lo considerará como un nombre de parámetro
sinocomo un valor.
Otra forma de utilizar un parámetro en una consulta es definiéndolo mediante el
botónParámetros de la pestaña Diseño.

Ilustración 20: Parámetro de búsqueda

En este caso, después de elegir la opción, se abre el cuadro de diálogo Parámetros de
laconsulta donde podemos indicar el nombre del parámetro y el tipo de dato.
16


Ilustración 21: Parámetro de consulta

La diferencia entre escribir directamente un nombre de parámetro y definirlo con el botón
Parámetros es que, si le hemos asignado un tipo de dato, Access comprueba
automáticamenteel tipo del valor introducido por el usuario.
1.3.11. LAS CONSULTAS MULTITABLA
Una consulta multitabla es una consulta que obtiene datos de varias tablas por lo que
deberácontener en la zona de tablas de la ventana Diseño las distintas tablas de donde
obtiene esosdatos. Para añadir una tabla a la zona de tablas (una vez en la ventana Diseño
de consulta)haremos clic en el botón Mostrar tabla de la pestaña Diseño:

Ilustración 22: Configuración de consultas

Si las tablas no están relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre, la consulta
Obtiene la concatenación de todas las filas de la primera tabla con todas las filas de la
segundatabla, si tenemos una tercera tabla concatenará cada una de las filas obtenidas en
el primer pasocon cada una de las filas de la tercera tabla, y así sucesivamente. Vemos que
no interesa basarla consulta en muchas tablas ya que el resultado de la concatenación
puede alcanzardimensiones gigantescas.
Además, normalmente la mayoría de las concatenaciones obtenidas no nos sirven y
entoncestenemos que añadir algún criterio de búsqueda para seleccionar las filas que al
final nosinteresan. Por ejemplo me puede interesar datos de la tabla Alumnado y de la
tabla Cursosporque quiero sacar una lista con los datos de cada alumno y nombre del
17

curso al quepertenece, en este caso no me interesa unir el alumno con cada uno de los
cursos sino unirlo alcurso que tiene asignado; en este caso tenemos que combinar las dos
tablas.

18


1.4. MACROS
Las Macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias tareas básicas como
abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes,
etc.
También sirven para crear métodos abreviados de teclado y para que se ejecuten tareas
automáticamente cada vez que se inicie la base de datos.
Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base de
datos, se ejecutará automáticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca una
macro con ese nombre, si la encuentra será el primer objeto que se ejecute antes de
lanzar cualquier otro.
Esta opción es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o lanzar procesos
antes de que el usuario empiece a trabajar con la base de datos.
La configuración por defecto de Access, nos impedirá ejecutar ciertas acciones de macro si
la base de datos no se encuentra en una ubicación de confianza, para evitar acciones
malintencionadas.
Para ejecutar correctamente las macros de bases de datos que consideremos fiables,
podemos añadir la ubicación en el Centro de confianza, tal como vimos en la Unidad 10 al
realizar consultas de acción.
1.4.1. CREAR UNA MACRO
Para definir una macro, indicaremos una acción o conjunto de acciones que automatizarán
un proceso. Cuando ejecutemos una Macro, el proceso se realizará automáticamente sin
necesidad, en principio, de interacción por nuestra parte.
Por ejemplo, podríamos definir una Macro que abra un formulario cuando el usuario haga
clic en un botón, o una Macro que abra una consulta para subir un diez por cien el precio
de nuestros productos.
Crear una Macro es relativamente fácil, sólo tienes que hacer clic el botón Macro de la
pestaña Crear y se abrirá la ventana con la nueva macro, así como sus correspondientes
Herramientas de macros, englobadas en la pestaña Diseño.
Si habías utilizado versiones anteriores de Access, notarás que en la actual versión se ha
modificado un tanto la forma de trabajar con las macros.

19

Como podrás observar, la ventana principal consta de una lista desplegable que te
permite elegir la Acción para la macro. En el panel de la izquierda encontrarás estas
mismas acciones agrupadas por categorías según su tipo y con un útil buscador en la zona
superior, de forma que te sea más sencillo localizar la que deseas aplicar.

Ilustración 23: Crear macros

Podemos añadir tantas acciones como queramos, ya que al elegir una opción en el
desplegable aparecerá otro inmediatamente debajo del primero, y así consecutivamente.
Simplemente deberemos tener presente que se ejecutarán en el orden en que se
encuentren. Es una cuestión de lógica, se ejecuta de forma lineal, de forma que no tendría
sentido tratar de Cerrar ventana si aún no la hemos abierto, por ejemplo.
Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes arrastrarlas con el
ratón hasta la posición correcta o bien utilizar los botones de la acción, que aparecerán al
pasar el cursor sobre ella. Con ellos podrás subir o bajar un nivel la acción por cada
pulsación.

Ilustración 24: Registro macros

Obviamente estos botones sólo están disponibles si hay más de una acción. La última sólo
podrá ascender, la primera sólo podrá descender y si sólo hay una acción únicamente
dispondrá del botón Eliminar situado a la derecha.
En función de la acción que seleccionemos aparecerá un panel con un aspecto u otro, en
el que podremos especificar los detalles necesarios.

20


Ilustración 25: Función de acción macro

Por ejemplo, para la acción Abrir una tabla, necesitaríamos saber su nombre, en qué vista
queremos que se muestre y si los datos se podrán modificar o no una vez abierta. No
siempre será obligatorio rellenar todos los campos, únicamente los que indique que son
Requeridos. El resto puede que tengan un valor por defecto (como en este caso Vista:
Hoja de datos) o que simplemente sean opcionales.
Cuando tengas muchas acciones en una macro, es posible que te interese ocultar los
detalles para ver la lista de acciones una bajo otra. En ese caso, podrás expandir y
contraer la información desde el botón de la esquina superior izquierda. Cuando se
ocultan los detalles, la información relevante se muestra toda en una fila, como puedes
observar en la siguiente imagen.

Ilustración 26: Modo Lectura de macro

Otra forma de contraer y expandir es desde su correspondiente grupo en la pestaña
Diseño.

Ilustración 27: Pestaña Diseño

Cuando la Macro está terminada, puede guardarse
, ejecutarse y cerrarse. Más
tarde podremos llamarla desde un control Botón, o ejecutarla directamente desde la
ventana de la base de datos haciendo clic en Ejecutar o bien haciendo doble clic
directamente sobre ella.

21

1.4.2. CREAR UNA MACRO DE DATOS CONTROLADA POR EVENTOS
Los eventos de tabla se producen siempre que se agregan, actualizan o eliminan datos en
una tabla. Puede programar una macro de datos para que se ejecute inmediatamente
después de que se produzca cualquiera de estos eventos o inmediatamente antes de que
se produzca un evento de eliminación o cambio. Use el procedimiento siguiente para
adjuntar una macro de datos a un evento de tabla:
1. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar la
macro de datos.
2. En el grupo Eventos anteriores o Eventos posteriores de la ficha Tabla, haga clic
en el evento al que desea agregar la macro. Por ejemplo, para crear una macro de
datos que se ejecute después de eliminar un registro de la tabla, haga clic en
Después de eliminar.
Nota Si un evento ya tiene una macro asociada, su icono aparecerá resaltado en la cinta
de opciones.
Access abre el Generador de macros. Si anteriormente se creó una macro para este
evento, Access muestra la macro existente.
3. Agregue las acciones que desea que realice la macro.
4. Guarde y cierre la macro.
1.4.3. CREAR UNA MACRO DE DATOS CON NOMBRE
Una macro de datos con nombre o "independiente" está asociada con una tabla
específica, no con un evento específico. Puede llamar una macro de datos con nombre
desde cualquier otra macro de datos o macro estándar.
1. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar la
macro de datos.
2. En la ficha Tabla, en el grupo Macros con nombre, haga clic en Macro con nombre
y, a continuación, en Crear macro con nombre.
Access abre el Generador de macros, donde puede comenzar a agregar las acciones.
Acerca de los parámetros
Los parámetros le permiten pasar valores en una macro de datos con nombre para que se
puedan usar en instrucciones condicionales u otros cálculos. También le permiten pasar
referencias de objetos de macros estándar a la macro de datos.
22

Para agregar un parámetro a una macro de datos:
1. Al principio de la macro, haga clic en Crear parámetro.
2. En el cuadro Nombre, escriba un nombre único para el parámetro. Este nombre se
usará para hacer referencia al parámetro en las expresiones.
3. Opcionalmente, escriba una descripción para el parámetro en el cuadro
Descripción. Se recomienda escribir una descripción porque más adelante, al usar
el parámetro, el texto de descripción que se escriba aquí se mostrará en una
información sobre herramientas. Este texto ayuda a recordar el propósito del
parámetro.
Para ejecutar una macro de datos con nombre desde otra macro, puede usar la acción
EjecutarMacroDeDatos. La acción proporciona un cuadro para cada parámetro que se ha
creado, de manera que se puedan especificar los valores necesarios.
1.4.4. ADMINISTRAR MACROS DE DATOS
Las macros de datos no aparecen en el panel de navegación en Macros. Debe usar los
comandos de la cinta de opciones que se encuentran en la vista Hoja de datos de la tabla
o en la vista de diseño de tabla para crear, editar, cambiar de nombre y eliminar macros
de datos.
1.4.5. EDITAR UNA MACRO DE DATOS CONTROLADA POR EVENTOS
1. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla que contiene la macro de
datos que desea editar.
2. En el grupo Eventos anteriores o Eventos posteriores de la ficha Tabla, haga clic
en el evento de la macro que desea editar. Por ejemplo, para editar la macro de
datos que se ejecuta después de eliminar un registro de la tabla, haga clic en
Después de eliminar.
Nota Si un evento no tiene ninguna macro asociada, su icono no aparece
resaltado en el menú.
Access abre el Generador de macros, y puede comenzar a editar la macro.
1.4.6. EDITAR UNA MACRO DE DATOS CON NOMBRE
1. En el panel de navegación, haga doble clic en cualquier tabla para abrirla en la vista
Hoja de datos.
y, a continuación, en Editar macro con nombre.
3. En el submenú, haga clic en la macro de datos que desea editar.
23

Access abre el Generador de macros, y puede comenzar a editar la macro.
Cambiar el nombre de una macro de datos con nombre
Hoja de datos.
y, a continuación, en Cambiar nombre/Eliminar Macro.
3. En el cuadro de diálogo Administrador de macros de datos, haga clic en Cambiar
nombre junto a la macro de datos cuyo nombre desea cambiar.
Access selecciona el nombre de la macro actual.
4. Escriba el nuevo nombre o edite el nombre existente y, a continuación, presione
ENTRAR.
1.4.7. ELIMINAR UNA MACRO DE DATOS
Use este procedimiento para eliminar cualquier macro de datos con nombre o controlada
por eventos:
Hoja de datos.
y, a continuación, en Cambiar nombre/Eliminar Macro.
3. En el cuadro de diálogo Administrador de macros de datos, haga clic en Eliminar
junto a la macro de datos cuyo nombre desea cambiar.
Nota También puede eliminar una macro controlada por eventos si elimina todas sus
acciones.
1.4.8. DEPURAR MACROS DE DATOS
Algunas herramientas comunes de depuración de macros, como el comando Paso único y
la acción de macro CuadroDeMensaje, no están disponibles para las macros de datos. No
obstante, si tiene problemas con una macro de datos, puede usar la tabla de registro de
aplicación junto con las acciones de macro AlOcurrirError, GenerarError y RegistrarEvento
para encontrar los errores de las macros de datos.

24

1.4.9. MOSTRAR LA TABLA DE REGISTRO DE APLICACIÓN
La tabla de registro de aplicación es una tabla del sistema (denominada
USysApplicationLog) que, de forma predeterminada, no aparece en el panel de
navegación. Si se produce un error en una macro de datos es posible que pueda saber qué
ocurrió viendo la información en la tabla de registro de aplicación.
Use el siguiente procedimiento para mostrar la tabla de registro de aplicación:
1. Haga clic en Archivo para abrir la vista Microsoft Backstage.
2. En la ficha Información, haga clic en Ver tabla de registro de aplicación.
Nota Si no ve el botón Ver tabla de registro de aplicación, significa que aún no se ha
creado una tabla de registro de aplicación para esta base de datos. Una vez que el evento
se ha registrado, aparecerá el botón en la ficha Información.
Para crear filas en la tabla de registro de aplicación, use la acción Registrar Evento o la
acción Generar Error, y para controlar cómo reacciona Access a los errores use la acción Al
Ocurrir Error.
Obtener más información sobre las acciones de las macros
Para obtener más información sobre éstas y otras acciones de macro, busque en la
Referencia del programador de Access:
1. En Access, presione F1 para abrir el visor de Ayuda de Access.
2. Busque el cuadro de búsqueda en la barra de herramientas, encima de la ventana
de Ayuda:

Ilustración 28: Cuadro de Búsqueda

3. Haga clic en la flecha situada junto a la palabra “Buscar” en la barra de
herramientas.

Ilustración 29:Opción Buscar

25

4. En el menú que aparece, en Contenido de Office Online, haga clic en Referencia
del programador.

Ilustración 30: Referencia de programador

Nota Si no está conectado a Internet, haga clic en la opción Referencia del programador
en Contenido de este equipo.
5. Escriba el término que desea buscar y, a continuación, haga clic en Buscar.

26


1.5. INFORMES
1.5.1. DEFINICIÓN
Un informe de Access es una especie de reporte que nos ayuda a presentar los datos
de manera adecuada para su lectura. Antes de crear el informe debemos decidir
adecuadamente la fuente de datos que utilizaremos.
El primer paso es seleccionar la tabla de Access de donde obtendremos los datos para
el informe y posteriormente ir a la ficha Crear y dentro del grupo Informes hacer clic
sobre el botón Informe.

Ilustración 31: Pestaña de informes

Recuerda que debes seleccionar primero la tabla que servirá como base para el
informe o de lo contrario el botón Informe estará deshabilitado. Access creará un
informe básico que tendrá por columnas los campos de la tabla seleccionada.

Ilustración 32: Tabla para informe

Puedes observar que el informe tiene como título el mismo nombre de la tabla. Access
coloca este título predeterminado, pero lo puedes cambiar fácilmente son tan sólo hacer
doble clic sobre él para especificar el nuevo título.

27


Ilustración 33: Titulo de informe

Para guardar el informe haz clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas de
acceso rápido. Se mostrará el cuadro de dialogo Guardar como y deberás indicar un
nombre para el nuevo informe.
1.5.2. ELEMENTOS DE UN INFORME
En Access, el diseño de los informes se divide en secciones. En una base de datos cliente,
se puede ver el informe en vista Diseño para mirar sus secciones. En vista Presentación,
las secciones no son tan obvias, pero siguen ahí y se pueden seleccionar mediante el uso
de la lista desplegable en el grupo Selección de la ficha Formato. Para crear informes
útiles, debe comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en la que
eligió colocar un control calculado determina cómo calcula Access los resultados. En la
lista siguiente se muestra un resumen de los tipos de sección y sus usos:
Encabezado del informe Esta sección se imprime una vez al principio del
informe. El encabezado del informe se usa para ofrecer información que
normalmente aparecería en una página de portada, como un logotipo o un título y
una fecha. Cuando se coloca un control calculado que usa la función de agregado
de suma en el encabezado del informe, el resultado de la suma se calcula para
todo el informe. El encabezado del informe se imprime antes del encabezado de
página.
Encabezado de página Esta sección se imprime al principio de cada página. Por
ejemplo, para repetir el título del informe en todas las páginas se utiliza el
encabezado de página.
Encabezado de grupo Esta sección se imprime al principio de cada nuevo grupo
de registros. Use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del grupo. Por
ejemplo, en un informe que se agrupa por producto, use el encabezado de grupo
28

para imprimir el nombre del producto. Cuando se coloca un control calculado que
usa la función de agregado de suma en el encabezado de grupo, la suma se calcula
para el grupo actual. Puede tener varias secciones de encabezado de grupo en un
informe, en función de cuántos niveles de agrupación haya agregado. Para obtener
más información sobre cómo crear encabezados o pies de página de grupo, vea la
sección Agregar agrupaciones, ordenaciones o totales.
Detalle Esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de registros. En
ella se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe.
Pie del grupo Esta sección se imprime al final de cada grupo de registros. Los
pies de grupo se usan para imprimir información de resumen para un grupo. Puede
tener varias secciones de pie de grupo en un informe, en función de cuántos
niveles de agrupación haya agregado.
Pie de página Esta sección se imprime al final de cada página. Los pies de página
se utilizan para imprimir números de página o información sobre cada página.
Pie del informe Esta sección se imprime una vez al final del informe. Los pies
del informe se utilizan para imprimir totales de los informes u otra información de
resumen de todo el informe.

Nota En la vista Diseño, el pie del informe aparece debajo del pie de página. Sin
embargo, en las demás vistas (la vista Presentación, por ejemplo, o cuando el informe se
imprime o se obtiene una vista previa del mismo) el pie de informe aparece encima del pie
de página, inmediatamente después del último pie de grupo o línea de detalle en la última
página.

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CONCLUSIONES
Microsoft Access es un programa que nos ayuda a la manipulación de cualquier tipo
de información, que sea necesaria para la empresa.
Este programa nos ayuda a optimizar el tiempo, ya que hace sencilla la obtención de
la información que previamente hayamos registrado en las tablas, con ciertas
características, que facilitan la búsqueda de la misma.

La presentación de los datos, es sencilla y de fácil comprensión a través de los
informes que se presentan al usuario; de esta manera se puede realizar un análisis
exhaustivo de los datos almacenados y su relación con otros.
La interfaz que presenta Access es la adecuada para con los usuarios, ya muestra de
manera eficiente y eficaz lo que el usuario necesita saber, de la forma correcta y con
datos actualizados.

En síntesis, Access nos puede ayudar mucho en nuestro campo profesional, ya que
estaremos en constante relación con información importante, y que muchas de las
veces es extensa, por lo al utilizar este programa, podemos trabajar de manera
eficiente.

TERMINOLOGÍA

BASE.-f. Fundamento o apoyo principal en que descansa alguna cosa.

BINARIOS.- adj. Compuesto de dos elementos, unidades o guarismos.

CAMPO.-Es la unidad básica de entrada de datos de un registro.

DÍGITO.- m. Cada una de las cifras que expresan un número.

DINÁMICO.- Forma de suceder una cosa, conjunto de fuerzas que actúan en un
sentido.

ENCABEZADO.-tr. Estar al comienzo de una lista.

EVENTO.-m. Suceso de alguna importancia.

INTERFAZ.-Zona de comunicación o acción de un sistema sobre otro.
RUTA.- Dirección u orientación que se toma para un propósito.

SOFTWARE.-Término genérico que se aplica a los componentes no físicos de un
sistema informático, como p. ej. los programas, sistemas operativos, etc. .,que
permiten a este ejecutar sus tareas.

Bibliografía
MICROSOFT ACCESS(2012). En J. BENGOECHEA,.España: IDEAS PROPIAS.
BIBLIA DE ACCESS 2007
www.aulaclic.com

http://www.buenastareas.com/dashboard#donate
http://www.buenastareas.com/dashboard#donations

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