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ENTIDAD TERRITORIAL SECRETARÍA DE SALUD DE _____________________
PROCESO SEGUIMIENTO FLUJO DE RECURSOS
ENTIDAD RESPONSABLE DE PAGO
PERÍODO DE SEGUIMIENTO AÑO _____
La Ley 1797 de 2016, se expidió con el objeto de fijar medidas de carácter financiero y operativo
para avanzar en el proceso de saneamiento de las deudas del sector y en el mejoramiento del flujo
de recursos y la calidad de la prestación de servicios dentro del Sistema General de Seguridad
Social en Salud (SGSSS). El artículo 9° de esta Ley establece como obligación a cargo de las
Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, las Entidades Promotoras de Salud del Régimen
Subsidiado y del Contributivo, independientemente de su naturaleza jurídica, el Fosyga o la
entidad que haga sus veces y las entidades territoriales, cuando corresponda, el proceso de
depuración y conciliación permanentemente de las cuentas por cobrar y por pagar entre ellas, así
como el efectuar el respectivo saneamiento contable de sus estados financieros.
Ahora bien con el Decreto 1281 de 2002, se definieron normas que regulan los flujos de caja y la
utilización oportuna y eficiente de los recursos del sector salud y su utilización en la prestación,
estableciendo en su artículo 5 que “Quienes administren recursos del sector salud, y quienes
manejen información sobre la población incluyendo los regímenes especiales o de excepción del
Sistema General de Seguridad Social en Salud, harán parte del Sistema Integral de Información del
Sector Salud para el control de la afiliación, del estado de salud de la población y de los recursos y
responderán por su reporte oportuno, confiable y efectivo de conformidad con las disposiciones
legales y los requerimientos del Ministerio de Salud.
Corresponde al Ministerio de Salud definir las características del Sistema de Información necesarias
para el adecuado control y gestión de los recursos del sector salud y a la Superintendencia Nacional
de Salud, de conformidad con tales definiciones, impartir las instrucciones de carácter particular o
general que resulten necesarias para el adecuado cumplimiento de sus funciones de inspección,
vigilancia y control”. Cursiva fuera de texto.
El Ministerio de Salud y Protección Social y la Superintendencia Nacional de Salud, mediante
Circular Conjunta No. 030 de 2013, definieron el procedimiento de aclaración de cartera,
depuración obligatoria de cuentas, pago de facturación por prestación de servicios y recobros,
entre las Entidades Responsables de Pago – ERP (regímenes contributivo y subsidiado y Entidades
Territoriales) e Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud – IPS tanto públicas como privadas,
para con ello establecer los estados de cuentas y sobre los valores coincidentes suscribir los
compromisos obligatorios de pago y con ello aclarar y depurar la información coincidente entre los
actores del sistema. En la referida Circular, se asignaron responsabilidades a los actores del
sistema dentro de los cuales están las entidades responsables del pago, relacionadas con el
reporte de información, asistencia a las mesas de saneamiento, suscripción y cumplimiento de los
compromisos de pago y/o depuración de la información de cartera.
Por su parte, la Resolución 6066 de 2016 se expidió con el fin de establecer las condiciones,
términos y fechas en que se debe desarrollar el proceso de glosas, la aclaración de cuentas y la
depuración contable de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, Entidades Promotoras
de Salud y las Entidades Responsable de Pago -ERP en el marco de las normas vigentes expedidas
en materia contable por la Contaduría General de la Nación o por los Ministerios de Hacienda y
Crédito Público y de Comercio, Industria y Turismo y los principios contables que rigen la materia.
El artículo 2° de la referida Resolución 6066 de 2016 establece que la información contable de las
entidades obligadas, es su responsabilidad y debe reflejar la realidad financiera, económica y
social conforme a la normatividad contable vigente, en consecuencia, las -ERP e -IPS deben
adelantar de manera permanente todas las gestiones administrativas encaminadas a depurar las
cuentas por pagar, cuentas por cobrar, consignaciones pendientes por identificar, glosas y
convenios sin liquidar que correspondan al pago de servicios de salud, en los estados financieros
como en los demás reportes contables y de cartera obligados a presentar, de tal forma que estos
sean confiables y razonables. Así mismo, los representantes legales de las instituciones son los
responsables y garantes de la veracidad de la información de los Estados Financieros y demás
reportes, los revisores fiscales en el marco de sus funciones deben verificar el cumplimiento de
la depuración contable permanente, conforme a la política establecida en cada entidad,
advirtiendo a la administración sobre posibles incumplimientos.
Así mismo, la Circular 016 de 2015 dirigida a las “Entidades Promotoras de Salud de los Regímenes
Contributivo y Subsidiado e Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud” y cuyo asunto es
“Prácticas Indebidas con el Flujo de Recursos” definió aquellas conductas prohibidas con miras a
mejorar el flujo de los recursos en el Sistema.
En desarrollo de las funciones de inspección, vigilancia y control a cargo de la entidad territorial, se
procedió a verificar el cumplimiento de las normas a cargo de las entidades responsables de pago
respecto al flujo de los recursos, encontrando las irregularidades que se detallan a continuación:
1. Seguimiento Mesas de Saneamiento
El Ministerio de Salud y Protección Social y la Superintendencia Nacional de Salud, mediante
Circular Conjunta No. 030 de 2013, definieron el procedimiento de aclaración de cartera,
depuración obligatoria de cuentas, pago de facturación por prestación de servicios y recobros,
entre las Entidades Responsables de Pago – ERP (regímenes contributivo y subsidiado y Entidades
Territoriales) e Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud – IPS tanto públicas como privadas,
para con ello establecer los estados de cuentas y sobre los valores coincidentes suscribir los
compromisos obligatorios de pago y con ello aclarar y depurar la información coincidente entre los
actores del sistema.
En la referida Circular, se asignaron responsabilidades a los actores del sistema, entre ellos a los
Departamentos y/o Secretarías de Salud Departamentales, las cuales son:
“II. Con relación a la coordinación de las mesas de saneamiento de cartera
a. Convocar, organizar y dirigir las mesas de saneamiento de cartera y aclaración de cuentas en
su jurisdicción.
b. Convocar a todas las Entidades Promotoras de Salud - EPS de los regímenes contributivo y
subsidiado, a las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud - IPS públicas y privadas que
operen en el respectivo departamento y a los municipios certificados de su jurisdicción.
c. Organizar anualmente cuatro (4) mesas de saneamiento de cartera y aclaración de cuentas,
en las siguientes fechas:
Mesa Fecha Información
1 A más tardar el 28 de febrero Período octubre – diciembre año anterior
2 A más tardar el 30 de mayo Período enero – marzo
3 A más tardar el 30 de agosto Período abril – junio
4 A más tardar el 30 de noviembre Período julio – septiembre
d. Disponer en cada una de las mesas de saneamiento de cartera, los cruces de información
recibidos para el respectivo periodo de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud - IPS
y de las Entidades Promotoras de Salud - EPS que operen en el territorio, para lo cual, deberá
solicitar al Ministerio de Salud y Protección Social el permiso para acceder a la información del
Sistema de Información de Protección Social - SISPRO.
e. Disponer para cada mesa de saneamiento de cartera, de los formatos y los elementos
necesarios para firmar los respectivos compromisos de depuración de la información y
compromisos de pago de las obligaciones por parte de las Entidades Responsables de Pago -
ERP.
f. Revisar los poderes correspondientes de las personas que asisten a cada una de las mesas de
saneamiento de cartera.
g. Informar a la Procuraduría Provincial respectiva, dentro de los diez (10) días calendario
siguientes al desarrollo de la mesa de saneamiento de cartera, las Entidades Promotoras de
Salud - EPS e Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud -IPS, previamente convocadas,
que no participaron de ella.
h. Hacer seguimiento a la depuración de los estados financieros de las Empresas Sociales del
Estado - ESE que operan en el respectivo departamento, cuando se encuentre que las facturas
ya han sido canceladas por parte de las Entidades Promotoras de Salud – EPS.
i. Hacer seguimiento a los compromisos de pago efectuados por parte de las Entidades
Promotoras de Salud - EPS tanto del régimen subsidiado como del régimen contributivo. En el
evento en que las Entidades Promotoras de Salud - EPS incumplan los compromisos adquiridos
de pagar por giro directo, el departamento deberá informar mensualmente a la Dirección de
Administración de Fondos de la Protección Social del Ministerio de Salud y Protección Social,
los montos no girados de acuerdo con el formato ´Compromiso de Pago_X´.” (Cursiva fuera de
texto).
Por otra parte, la Ley 715 de 2001 en su artículo 43 establece las funciones de los departamentos
en lo relacionado con la dirección, coordinación y vigilancia del sector salud y el Sistema General
de Seguridad Social en Salud en el territorio de su jurisdicción, así como del sistema integral de
información, a saber:
“43.1.5. Vigilar y controlar el cumplimiento de las políticas y normas técnicas, científicas y
administrativas que expida el Ministerio de Salud, así como las actividades que desarrollan los
municipios de su jurisdicción, para garantizar el logro de las metas del sector salud y del Sistema
General de Seguridad Social en Salud, sin perjuicio de las funciones de inspección y vigilancia
atribuidas a las demás autoridades competentes.
43.1.6. Adoptar, implementar, administrar y coordinar la operación en su territorio del sistema
integral de información en salud, así como generar y reportar la información requerida por el
Sistema.” (Cursiva fuera de texto).
En el marco antes mencionado la Secretaría Departamental de Salud de ___________________,
de acuerdo a las responsabilidades asignadas, ha realizado la programación, ejecución y
seguimiento de las mesas de saneamiento de cartera, desarrolladas durante la vigencia _____,
identificando algunos hallazgos respecto de la ERP ___________________________, los cuales
llevan a considerar una posible vulneración a las normas que rigen el Sistema General de
Seguridad Social en Salud, en particular lo relacionado con el flujo de recursos del sistema, a saber:
a) Programación y Asistencia a Mesas
La referida Circular Conjunta No. 030 de 2013, establece como una obligación de las Entidades
Promotoras de Salud – EPS, que: “Los representantes legales de las Entidades Promotoras de Salud
- EPS deberán asistir a cada una de las mesas de saneamientos de cartera, programadas en los
distintos departamentos donde operan. En el evento que el representante legal no pueda asistir,
deberá delegar las funciones en algún funcionario mediante poder especial, quien debe contar con
la facultad y la información para proponer y suscribir compromisos de pago”. (Cursiva fuera de
texto).
La Secretaría de Salud de ____________, realizó la citación a las ERP que operan en el
departamento, a las cuatro (4) mesas realizadas durante la vigencia _____, en los términos
establecidos en la referida Circular 030, como se evidencia en los siguientes documentos:
No. de
Mesa
Fecha de realización de la
mesa (día/mes/año)
Documento
de Citación
Asistió
(Si/No)
Asistió con
poder
suficiente
(Si/No)
Anexo - Soporte de
envío y recibido de la
citación
No. de
Anexo
1
(Ej: Oficio,
circular)
(Ej: Correo electrónico,
correo certificado,
radicación en físico)
2
3
4
Hallazgo: La inasistencia o asistencia sin poder debidamente otorgado de la ERP _____________
no permitió que en el desarrollo de las mesas Nos. (1, 2, 3 y 4) realizadas con las diferentes IPS que
operan en el Departamento, se suscribieran compromisos de pago sobre la cartera coincidente en
los reportes de Circular Conjunta 030 de 2013, lo que conllevó a que no se lograra el objetivo de
avanzar en el proceso de aclaración de cuentas entre los actores del sistema, incurriendo en un
presunto incumplimiento el numeral 1 y literal f) del numeral 4.4 de la mencionada Circular y el
artículo 130.7 de la Ley 1438 de 2011.
b) Cumplimiento de los Compromisos de Mesas de Saneamiento
Durante la ejecución de las mesas Nos. (1, 2, 3 y 4) de saneamiento de cartera, la ERP
___________________, suscribió acuerdos de pago con las Instituciones Prestadoras de Servicios
de Salud, así:
Entidad
Beneficiaria
de Pago -
EBP
Valor del
Compromiso
de Pago
No. de
Cuotas
No. de
Cuotas
Incumplidas
Valor
en
mora
Fecha desde la que
incurrió en el
incumplimiento en el
Pago de las Cuotas
Anexo - Soporte
del
incumplimiento al
compromiso de
pago
No. de
Anexo
Certificación del
Gerente y/o
Revisor Fiscal
donde conste el
incumplimiento
del compromiso de
pago
Hallazgo: Lo anterior refleja que la ERP ____________________, suscribió compromisos de pago
que desconoció a pesar de que eran de obligatorio cumplimiento, afectando así el derecho de los
prestadores a recibir el pronto pago de los servicios, incurriendo en una presunta trasgresión del
artículo 5 del Decreto 1281 de 2002, numeral 1 y literal h) del numeral 4.4 de la Circular Conjunta
030 de 2013, del Artículo 1 del Decreto 1281 de 2002 y el artículo 130.7 de la Ley 1438 de 2011.
2. Seguimiento a Reconocimiento y Pago de Obligaciones
En el desarrollo de las funciones de inspección, vigilancia y control a cargo de la entidad territorial
se encontraron irregularidades por parte de las Entidades Responsables de Pago, relacionadas con
el reconocimiento de las obligaciones derivadas der las prestaciones de servicios de salud, , así:
a) Prácticas Indebidas
La Circular 016 de 2015 dirigida a las “Entidades Promotoras de Salud de los Regímenes
Contributivo y Subsidiado e Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud” y cuyo asunto es
“Prácticas Indebidas con el Flujo de Recursos” establece las siguientes instrucciones:
“PRIMERA: Constituye una práctica indebida la restricción injustificada a la radicación de la
facturación, así como abstenerse de realizar los pagos a las IPS dentro de los términos
establecidos por la Ley 1122 de 2007 y el Decreto 4747 de 2007.
- Las entidades responsables del pago no podrán negar ni impedir la recepción de las
facturas emitidas por los prestadores de servicios con quienes hayan celebrado acuerdos
de voluntades para la prestación de servicios de salud y que sean radicadas en los plazos
previstos en dichos acuerdos.
- Tampoco podrá negar la radicación de la facturación de aquellos prestadores con quienes
no existan acuerdos de voluntades pero que hayan prestado atención inicial de urgencias o
hayan sido autorizados para prestar servicios adicionales a dicha atención, siempre que la
facturación se radique en los horarios de atención establecidos por las Entidades
Responsables de Pago.
SEGUNDA: Constituye una práctica indebida la devolución injustificada de la facturación
individual o general.
- No podrá hacerse devolución de facturas individualmente o de la totalidad radicada en un
mismo envío, salvo en los casos taxativamente previstos en la Resolución 3047 de 2008 y
siempre y cuando medie la revisión, verificación y justificación de la devolución de cada
una de las facturas radicadas.
- Una vez efectuada la radicación de la facturación y dentro de los plazos establecidos en la
Ley 1122 de 2007 y el Decreto 4747 de 2007 la ERP deberá realizar el pago de las facturas
correspondientes.
TERCERA: Se entenderá como una práctica indebida la negación o dilación injustificada en la
entrega de soportes físicos que sean exigibles a los prestadores para la radicación de la
facturación cuando hubieren sido autorizados por la EPS.
- No podrá negarse o dilatarse la entrega de los soportes físicos que sean exigibles a los
prestadores de servicios de salud para la radicación de la facturación cuando previamente
hubiesen sido autorizados por las Entidades Responsables de Pago a través de cualquier
medio.” Cursiva fuera de texto.
En este sentido la Secretaría y/o Instituto Departamental y/o Distrital de Salud de
___________________, como ente rector del Sistema General de Seguridad Social en Salud del
Departamento, ha recibido comunicaciones enviadas por las Instituciones Prestadoras de Servicios
de Salud, relacionadas con acciones efectuadas por la ERP ___________________________, las
cuales llevan a considerar una posible vulneración a lo establecido en la Circular 016 de 2015, a
saber:
Entidad
Beneficiaria de
Pago - EBP
Práctica Indebida
Reportada
(Instrucción
Primera/ Segunda)
Valor de la
Facturación
(Restricción en
la radicación/
Devolución
Injustificada)
Período de
Facturación al que
corresponde la
práctica indebida
Anexo - Soporte de la
Práctica Indebida
Reportada
No. de
Anexo
Mes y año (correo electrónico,
circular, oficio, acta)
Hallazgo: Lo anterior refleja que la ERP ____________________, incurre en prácticas indebidas
respecto del flujo de los recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud, afectando así
el derecho de los prestadores a recibir el pronto pago de los servicios, incurriendo en una presunta
trasgresión de las instrucciones primera y segunda de la Circular 16 de 2015, el artículo 1 de la Ley
1281 de 2002 y el artículo 130.7 de la Ley 1438 de 2011.
b) Conciliación de cartera
El artículo 9 de la Ley 1797 de 2016 las Entidades Responsables de Pago -ERP y las Instituciones
Prestadoras de Servicios de Salud - IPS “deben conciliar permanentemente las cuentas por cobrar y
por pagar entre ellas”. Cursiva fuera de texto.
En igual sentido, el numeral 1 de la Circular Conjunta 030 de 2013 dispone que las ERP y las IPS
deben: “si hay coincidencia, fijar y suscribir los compromisos obligatorios de pago y aclarar y
depurar la información que no coincide entre los actores del Sistema”. Cursiva fuera de texto.
Por su parte, el literal d) del artículo 13 de la Ley 1122 de 2007, establece: “Las Entidades
Promotoras de Salud EPS de ambos regímenes, pagarán los servicios a los Prestadores de Servicios
de salud habilitados, mes anticipado en un 100% si los contratos son por capitación. Si fuesen por
otra modalidad, como pago por evento, global prospectivo o grupo diagnóstico se hará como
mínimo un pago anticipado del 50% del valor de la factura, dentro de los cinco días posteriores a su
presentación. En caso de no presentarse objeción o glosa alguna, el saldo se pagará dentro de los
treinta días (30) siguientes a la presentación de la factura, siempre y cuando haya recibido los
recursos del ente territorial en el caso del régimen subsidiado. De lo contrario, pagará dentro de los
quince (15) días posteriores a la recepción del pago. El Ministerio de la Protección Social
reglamentará lo referente a la contratación por capitación, a la forma y los tiempos de
presentación, recepción, remisión y revisión de facturas, glosas y respuesta a glosas y pagos e
intereses de mora, asegurando que aquellas facturas que presenten glosas queden canceladas
dentro de los 60 días posteriores a la presentación de la factura”. Cursiva fuera de texto.
El parágrafo del referido artículo señala que: “El Gobierno Nacional tomará todas las medidas
necesarias para asegurar el flujo ágil y efectivo de los recursos del Sistema, utilizando de ser
necesario, el giro directo y la sanción a aquellos actores que no aceleren el flujo de los recursos”.
Cursiva fuera de texto.
En este contexto, esta Secretaría de Salud en el desarrollo de las mesas de saneamiento de cartera
de Circular 030 de 2013, ha establecido que a pesar de que existen valores coincidentes, esto es,
sobre el número de la factura y el valor libre para el pago, la ERP _______________, se abstiene de
conciliar y suscribir compromisos de pago, no obstante los términos perentorios para el pago de
que trata el literal d) del artículo 13 de la Ley 1122 de 2007. Esta omisión, se presenta conforme al
siguiente detalle:
Entidad Beneficiaria de
Pago - EBP
Valor Coincidente
pendiente de pago
Fecha en la que
se estableció el
Valor
Coincidente
Anexo - Soporte del
Incumplimiento
No. de Anexo
(oficio, acta)
Hallazgo: Lo anterior refleja que la ERP ____________________, no concilia ni suscribe acuerdos
de pago sobre las facturas respecto de las cuales no ha formulado glosas o éstas se encuentran
conciliadas, a pesar de encontrarse vencidos los términos para pago, afectando así el derecho de
los prestadores a recibir el pronto pago de los servicios, incurriendo en una presunta trasgresión
del artículo 5 del Decreto 1281 de 2002, del artículo 9 de la Ley 1797 de 2016, numeral 1 de la
Circular Conjunta 030 de 2013, artículo 13 de la Ley 1122 de 2007, el artículo 1 de la Ley 1281 de
2002 y el artículo 130.7 de la Ley 1438 de 2011.
c) Imputación de Pagos
El artículo 9 de la Ley 1797 de 2016 sobre Aclaración de Cuentas y Saneamiento Contable impone
a las EPS del Régimen Subsidiado y del Contributivo, la obligación de “depurar y conciliar
permanentemente las cuentas por cobrar y por pagar entre ellas, y efectuar el respectivo
saneamiento contable de sus estados financieros”, para lo cual como mínimo deben “reconocer y
registrar contablemente los pagos recibidos, las facturas devueltas y las glosas”, “(r)ealizar la
conciliación contable de la cartera, adelantar la depuración y los ajustes contables a que haya
lugar, para reconocer y revelar en los Estados Financieros los valores” y, “(d)epurar la cartera
originada en derechos u obligaciones inexistentes que carezcan de soporte y/o que ya hayan sido
pagadas por mecanismos tales como el giro directo, compra de cartera, créditos blandos, entre
otros”. (Cursiva fuera de texto).
El artículo 2 de la Resolución 6066 de 2016, establece que las ERP e IPS deberán adelantar de
manera permanente todas las gestiones administrativas para depurar las cuentas por pagar,
cuentas por cobrar, consignaciones pendientes por identificar, glosas y convenios sin liquidar que
correspondan al pago de servicios de salud, con el propósito de presentar una información
contable que refleje la realidad financiera de la entidad.
En el parágrafo del referido artículo, señala la responsabilidad de los representantes legales de las
instituciones de garantizar la veracidad de la información de los Estados Financieros y demás
reportes.
El artículo 4 de la referida Resolución, determina que con el propósito de realizar la depuración de
cartera, las IPS y las ERP, deberán realizar, entre otras, las siguientes acciones: “Efectuar
internamente la conciliación y depuración de las obligaciones y derechos existentes que permitan
establecer los saldos reales, iniciando por la cartera más antigua y de mayor valor”, “(i)dentificar,
por parte de las ERP, las facturas de los pagos globales realizados por concepto de prestación de
servicios de salud, que permita a las IPS, registrar y descargar contablemente las cuentas por
cobrar, “(e)fectuar el registro contable de los pagos realizados por concepto de giro directo,
compra de cartera, créditos blandos, cesiones y demás mecanismos de pago, de los cuales han sido
beneficiarias las IPS”, “(r)ealizar el cruce de información entre prestadores de servicios de salud y
entidades responsables de pago, que permita efectuar los ajustes contables y reflejar la cartera
real de los actores del SGSSS” y, “(r)egistrar en la Plataforma PISIS del Portal SISPRO la
actualización de información de facturación en los términos establecidos en la Circular Conjunta No
030 de 2013”. (Cursiva y negrilla fuera de texto).
La Secretaría Departamental de Salud de ___ ________________, en el seguimiento realizado a la
depuración de los estados financieros de los prestadores que operan en el departamento,
identificó que la ERP _____________, no ha informado a las Instituciones Prestadoras de Servicios
de Salud el detalle de las facturas para la aplicación de los pagos recibidos, así:
Entidad Beneficiaria
de Pago - EBP
Valor Recibido
Fecha del
Valor
Recibido
Valor
Pendiente por
Aplicar
Anexo - Soporte del
Incumplimiento
No. de Anexo
Certificación del Gerente
y/o Revisor Fiscal donde
conste que la ERP no ha
informado la aplicación
de los pagos recibidos.
Hallazgo: Lo anterior refleja que la ERP ____________________, no depura y concilia
permanentemente las cuentas que adeuda, toda vez que no informa a las IPS, las facturas de los
pagos realizados por concepto de prestación de servicios de salud, que permita a las IPS, registrar
y descargar contablemente las cuentas por cobrar y efectuar el respectivo saneamiento contable
de sus estados financieros, incurriendo en una presunta trasgresión del artículo 5 del Decreto
1281 de 2002, artículo 9 de la Ley 1797 de 2016, los artículos 2 y 4 de la Resolución 6066 de 2016 y
el artículo 130.7 de la Ley 1438 de 2011.
Atentamente,
_________________________________________________
Secretario de Despacho Secretaría y/o Instituto Departamental y/o Distrital de Salud de ________
Elaboró:
Revisó:
Aprobó:

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  • 1. ENTIDAD TERRITORIAL SECRETARÍA DE SALUD DE _____________________ PROCESO SEGUIMIENTO FLUJO DE RECURSOS ENTIDAD RESPONSABLE DE PAGO PERÍODO DE SEGUIMIENTO AÑO _____ La Ley 1797 de 2016, se expidió con el objeto de fijar medidas de carácter financiero y operativo para avanzar en el proceso de saneamiento de las deudas del sector y en el mejoramiento del flujo de recursos y la calidad de la prestación de servicios dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS). El artículo 9° de esta Ley establece como obligación a cargo de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado y del Contributivo, independientemente de su naturaleza jurídica, el Fosyga o la entidad que haga sus veces y las entidades territoriales, cuando corresponda, el proceso de depuración y conciliación permanentemente de las cuentas por cobrar y por pagar entre ellas, así como el efectuar el respectivo saneamiento contable de sus estados financieros. Ahora bien con el Decreto 1281 de 2002, se definieron normas que regulan los flujos de caja y la utilización oportuna y eficiente de los recursos del sector salud y su utilización en la prestación, estableciendo en su artículo 5 que “Quienes administren recursos del sector salud, y quienes manejen información sobre la población incluyendo los regímenes especiales o de excepción del Sistema General de Seguridad Social en Salud, harán parte del Sistema Integral de Información del Sector Salud para el control de la afiliación, del estado de salud de la población y de los recursos y responderán por su reporte oportuno, confiable y efectivo de conformidad con las disposiciones legales y los requerimientos del Ministerio de Salud. Corresponde al Ministerio de Salud definir las características del Sistema de Información necesarias para el adecuado control y gestión de los recursos del sector salud y a la Superintendencia Nacional de Salud, de conformidad con tales definiciones, impartir las instrucciones de carácter particular o general que resulten necesarias para el adecuado cumplimiento de sus funciones de inspección, vigilancia y control”. Cursiva fuera de texto. El Ministerio de Salud y Protección Social y la Superintendencia Nacional de Salud, mediante Circular Conjunta No. 030 de 2013, definieron el procedimiento de aclaración de cartera, depuración obligatoria de cuentas, pago de facturación por prestación de servicios y recobros, entre las Entidades Responsables de Pago – ERP (regímenes contributivo y subsidiado y Entidades Territoriales) e Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud – IPS tanto públicas como privadas, para con ello establecer los estados de cuentas y sobre los valores coincidentes suscribir los compromisos obligatorios de pago y con ello aclarar y depurar la información coincidente entre los actores del sistema. En la referida Circular, se asignaron responsabilidades a los actores del sistema dentro de los cuales están las entidades responsables del pago, relacionadas con el reporte de información, asistencia a las mesas de saneamiento, suscripción y cumplimiento de los compromisos de pago y/o depuración de la información de cartera. Por su parte, la Resolución 6066 de 2016 se expidió con el fin de establecer las condiciones, términos y fechas en que se debe desarrollar el proceso de glosas, la aclaración de cuentas y la depuración contable de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, Entidades Promotoras
  • 2. de Salud y las Entidades Responsable de Pago -ERP en el marco de las normas vigentes expedidas en materia contable por la Contaduría General de la Nación o por los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de Comercio, Industria y Turismo y los principios contables que rigen la materia. El artículo 2° de la referida Resolución 6066 de 2016 establece que la información contable de las entidades obligadas, es su responsabilidad y debe reflejar la realidad financiera, económica y social conforme a la normatividad contable vigente, en consecuencia, las -ERP e -IPS deben adelantar de manera permanente todas las gestiones administrativas encaminadas a depurar las cuentas por pagar, cuentas por cobrar, consignaciones pendientes por identificar, glosas y convenios sin liquidar que correspondan al pago de servicios de salud, en los estados financieros como en los demás reportes contables y de cartera obligados a presentar, de tal forma que estos sean confiables y razonables. Así mismo, los representantes legales de las instituciones son los responsables y garantes de la veracidad de la información de los Estados Financieros y demás reportes, los revisores fiscales en el marco de sus funciones deben verificar el cumplimiento de la depuración contable permanente, conforme a la política establecida en cada entidad, advirtiendo a la administración sobre posibles incumplimientos. Así mismo, la Circular 016 de 2015 dirigida a las “Entidades Promotoras de Salud de los Regímenes Contributivo y Subsidiado e Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud” y cuyo asunto es “Prácticas Indebidas con el Flujo de Recursos” definió aquellas conductas prohibidas con miras a mejorar el flujo de los recursos en el Sistema. En desarrollo de las funciones de inspección, vigilancia y control a cargo de la entidad territorial, se procedió a verificar el cumplimiento de las normas a cargo de las entidades responsables de pago respecto al flujo de los recursos, encontrando las irregularidades que se detallan a continuación: 1. Seguimiento Mesas de Saneamiento El Ministerio de Salud y Protección Social y la Superintendencia Nacional de Salud, mediante Circular Conjunta No. 030 de 2013, definieron el procedimiento de aclaración de cartera, depuración obligatoria de cuentas, pago de facturación por prestación de servicios y recobros, entre las Entidades Responsables de Pago – ERP (regímenes contributivo y subsidiado y Entidades Territoriales) e Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud – IPS tanto públicas como privadas, para con ello establecer los estados de cuentas y sobre los valores coincidentes suscribir los compromisos obligatorios de pago y con ello aclarar y depurar la información coincidente entre los actores del sistema. En la referida Circular, se asignaron responsabilidades a los actores del sistema, entre ellos a los Departamentos y/o Secretarías de Salud Departamentales, las cuales son: “II. Con relación a la coordinación de las mesas de saneamiento de cartera a. Convocar, organizar y dirigir las mesas de saneamiento de cartera y aclaración de cuentas en su jurisdicción.
  • 3. b. Convocar a todas las Entidades Promotoras de Salud - EPS de los regímenes contributivo y subsidiado, a las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud - IPS públicas y privadas que operen en el respectivo departamento y a los municipios certificados de su jurisdicción. c. Organizar anualmente cuatro (4) mesas de saneamiento de cartera y aclaración de cuentas, en las siguientes fechas: Mesa Fecha Información 1 A más tardar el 28 de febrero Período octubre – diciembre año anterior 2 A más tardar el 30 de mayo Período enero – marzo 3 A más tardar el 30 de agosto Período abril – junio 4 A más tardar el 30 de noviembre Período julio – septiembre d. Disponer en cada una de las mesas de saneamiento de cartera, los cruces de información recibidos para el respectivo periodo de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud - IPS y de las Entidades Promotoras de Salud - EPS que operen en el territorio, para lo cual, deberá solicitar al Ministerio de Salud y Protección Social el permiso para acceder a la información del Sistema de Información de Protección Social - SISPRO. e. Disponer para cada mesa de saneamiento de cartera, de los formatos y los elementos necesarios para firmar los respectivos compromisos de depuración de la información y compromisos de pago de las obligaciones por parte de las Entidades Responsables de Pago - ERP. f. Revisar los poderes correspondientes de las personas que asisten a cada una de las mesas de saneamiento de cartera. g. Informar a la Procuraduría Provincial respectiva, dentro de los diez (10) días calendario siguientes al desarrollo de la mesa de saneamiento de cartera, las Entidades Promotoras de Salud - EPS e Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud -IPS, previamente convocadas, que no participaron de ella. h. Hacer seguimiento a la depuración de los estados financieros de las Empresas Sociales del Estado - ESE que operan en el respectivo departamento, cuando se encuentre que las facturas ya han sido canceladas por parte de las Entidades Promotoras de Salud – EPS. i. Hacer seguimiento a los compromisos de pago efectuados por parte de las Entidades Promotoras de Salud - EPS tanto del régimen subsidiado como del régimen contributivo. En el evento en que las Entidades Promotoras de Salud - EPS incumplan los compromisos adquiridos de pagar por giro directo, el departamento deberá informar mensualmente a la Dirección de Administración de Fondos de la Protección Social del Ministerio de Salud y Protección Social, los montos no girados de acuerdo con el formato ´Compromiso de Pago_X´.” (Cursiva fuera de texto). Por otra parte, la Ley 715 de 2001 en su artículo 43 establece las funciones de los departamentos en lo relacionado con la dirección, coordinación y vigilancia del sector salud y el Sistema General
  • 4. de Seguridad Social en Salud en el territorio de su jurisdicción, así como del sistema integral de información, a saber: “43.1.5. Vigilar y controlar el cumplimiento de las políticas y normas técnicas, científicas y administrativas que expida el Ministerio de Salud, así como las actividades que desarrollan los municipios de su jurisdicción, para garantizar el logro de las metas del sector salud y del Sistema General de Seguridad Social en Salud, sin perjuicio de las funciones de inspección y vigilancia atribuidas a las demás autoridades competentes. 43.1.6. Adoptar, implementar, administrar y coordinar la operación en su territorio del sistema integral de información en salud, así como generar y reportar la información requerida por el Sistema.” (Cursiva fuera de texto). En el marco antes mencionado la Secretaría Departamental de Salud de ___________________, de acuerdo a las responsabilidades asignadas, ha realizado la programación, ejecución y seguimiento de las mesas de saneamiento de cartera, desarrolladas durante la vigencia _____, identificando algunos hallazgos respecto de la ERP ___________________________, los cuales llevan a considerar una posible vulneración a las normas que rigen el Sistema General de Seguridad Social en Salud, en particular lo relacionado con el flujo de recursos del sistema, a saber: a) Programación y Asistencia a Mesas La referida Circular Conjunta No. 030 de 2013, establece como una obligación de las Entidades Promotoras de Salud – EPS, que: “Los representantes legales de las Entidades Promotoras de Salud - EPS deberán asistir a cada una de las mesas de saneamientos de cartera, programadas en los distintos departamentos donde operan. En el evento que el representante legal no pueda asistir, deberá delegar las funciones en algún funcionario mediante poder especial, quien debe contar con la facultad y la información para proponer y suscribir compromisos de pago”. (Cursiva fuera de texto). La Secretaría de Salud de ____________, realizó la citación a las ERP que operan en el departamento, a las cuatro (4) mesas realizadas durante la vigencia _____, en los términos establecidos en la referida Circular 030, como se evidencia en los siguientes documentos: No. de Mesa Fecha de realización de la mesa (día/mes/año) Documento de Citación Asistió (Si/No) Asistió con poder suficiente (Si/No) Anexo - Soporte de envío y recibido de la citación No. de Anexo 1 (Ej: Oficio, circular) (Ej: Correo electrónico, correo certificado, radicación en físico) 2 3 4 Hallazgo: La inasistencia o asistencia sin poder debidamente otorgado de la ERP _____________ no permitió que en el desarrollo de las mesas Nos. (1, 2, 3 y 4) realizadas con las diferentes IPS que operan en el Departamento, se suscribieran compromisos de pago sobre la cartera coincidente en los reportes de Circular Conjunta 030 de 2013, lo que conllevó a que no se lograra el objetivo de
  • 5. avanzar en el proceso de aclaración de cuentas entre los actores del sistema, incurriendo en un presunto incumplimiento el numeral 1 y literal f) del numeral 4.4 de la mencionada Circular y el artículo 130.7 de la Ley 1438 de 2011. b) Cumplimiento de los Compromisos de Mesas de Saneamiento Durante la ejecución de las mesas Nos. (1, 2, 3 y 4) de saneamiento de cartera, la ERP ___________________, suscribió acuerdos de pago con las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, así: Entidad Beneficiaria de Pago - EBP Valor del Compromiso de Pago No. de Cuotas No. de Cuotas Incumplidas Valor en mora Fecha desde la que incurrió en el incumplimiento en el Pago de las Cuotas Anexo - Soporte del incumplimiento al compromiso de pago No. de Anexo Certificación del Gerente y/o Revisor Fiscal donde conste el incumplimiento del compromiso de pago Hallazgo: Lo anterior refleja que la ERP ____________________, suscribió compromisos de pago que desconoció a pesar de que eran de obligatorio cumplimiento, afectando así el derecho de los prestadores a recibir el pronto pago de los servicios, incurriendo en una presunta trasgresión del artículo 5 del Decreto 1281 de 2002, numeral 1 y literal h) del numeral 4.4 de la Circular Conjunta 030 de 2013, del Artículo 1 del Decreto 1281 de 2002 y el artículo 130.7 de la Ley 1438 de 2011. 2. Seguimiento a Reconocimiento y Pago de Obligaciones En el desarrollo de las funciones de inspección, vigilancia y control a cargo de la entidad territorial se encontraron irregularidades por parte de las Entidades Responsables de Pago, relacionadas con el reconocimiento de las obligaciones derivadas der las prestaciones de servicios de salud, , así: a) Prácticas Indebidas La Circular 016 de 2015 dirigida a las “Entidades Promotoras de Salud de los Regímenes Contributivo y Subsidiado e Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud” y cuyo asunto es “Prácticas Indebidas con el Flujo de Recursos” establece las siguientes instrucciones: “PRIMERA: Constituye una práctica indebida la restricción injustificada a la radicación de la facturación, así como abstenerse de realizar los pagos a las IPS dentro de los términos establecidos por la Ley 1122 de 2007 y el Decreto 4747 de 2007. - Las entidades responsables del pago no podrán negar ni impedir la recepción de las facturas emitidas por los prestadores de servicios con quienes hayan celebrado acuerdos
  • 6. de voluntades para la prestación de servicios de salud y que sean radicadas en los plazos previstos en dichos acuerdos. - Tampoco podrá negar la radicación de la facturación de aquellos prestadores con quienes no existan acuerdos de voluntades pero que hayan prestado atención inicial de urgencias o hayan sido autorizados para prestar servicios adicionales a dicha atención, siempre que la facturación se radique en los horarios de atención establecidos por las Entidades Responsables de Pago. SEGUNDA: Constituye una práctica indebida la devolución injustificada de la facturación individual o general. - No podrá hacerse devolución de facturas individualmente o de la totalidad radicada en un mismo envío, salvo en los casos taxativamente previstos en la Resolución 3047 de 2008 y siempre y cuando medie la revisión, verificación y justificación de la devolución de cada una de las facturas radicadas. - Una vez efectuada la radicación de la facturación y dentro de los plazos establecidos en la Ley 1122 de 2007 y el Decreto 4747 de 2007 la ERP deberá realizar el pago de las facturas correspondientes. TERCERA: Se entenderá como una práctica indebida la negación o dilación injustificada en la entrega de soportes físicos que sean exigibles a los prestadores para la radicación de la facturación cuando hubieren sido autorizados por la EPS. - No podrá negarse o dilatarse la entrega de los soportes físicos que sean exigibles a los prestadores de servicios de salud para la radicación de la facturación cuando previamente hubiesen sido autorizados por las Entidades Responsables de Pago a través de cualquier medio.” Cursiva fuera de texto. En este sentido la Secretaría y/o Instituto Departamental y/o Distrital de Salud de ___________________, como ente rector del Sistema General de Seguridad Social en Salud del Departamento, ha recibido comunicaciones enviadas por las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, relacionadas con acciones efectuadas por la ERP ___________________________, las cuales llevan a considerar una posible vulneración a lo establecido en la Circular 016 de 2015, a saber: Entidad Beneficiaria de Pago - EBP Práctica Indebida Reportada (Instrucción Primera/ Segunda) Valor de la Facturación (Restricción en la radicación/ Devolución Injustificada) Período de Facturación al que corresponde la práctica indebida Anexo - Soporte de la Práctica Indebida Reportada No. de Anexo Mes y año (correo electrónico, circular, oficio, acta)
  • 7. Hallazgo: Lo anterior refleja que la ERP ____________________, incurre en prácticas indebidas respecto del flujo de los recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud, afectando así el derecho de los prestadores a recibir el pronto pago de los servicios, incurriendo en una presunta trasgresión de las instrucciones primera y segunda de la Circular 16 de 2015, el artículo 1 de la Ley 1281 de 2002 y el artículo 130.7 de la Ley 1438 de 2011. b) Conciliación de cartera El artículo 9 de la Ley 1797 de 2016 las Entidades Responsables de Pago -ERP y las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud - IPS “deben conciliar permanentemente las cuentas por cobrar y por pagar entre ellas”. Cursiva fuera de texto. En igual sentido, el numeral 1 de la Circular Conjunta 030 de 2013 dispone que las ERP y las IPS deben: “si hay coincidencia, fijar y suscribir los compromisos obligatorios de pago y aclarar y depurar la información que no coincide entre los actores del Sistema”. Cursiva fuera de texto. Por su parte, el literal d) del artículo 13 de la Ley 1122 de 2007, establece: “Las Entidades Promotoras de Salud EPS de ambos regímenes, pagarán los servicios a los Prestadores de Servicios de salud habilitados, mes anticipado en un 100% si los contratos son por capitación. Si fuesen por otra modalidad, como pago por evento, global prospectivo o grupo diagnóstico se hará como mínimo un pago anticipado del 50% del valor de la factura, dentro de los cinco días posteriores a su presentación. En caso de no presentarse objeción o glosa alguna, el saldo se pagará dentro de los treinta días (30) siguientes a la presentación de la factura, siempre y cuando haya recibido los recursos del ente territorial en el caso del régimen subsidiado. De lo contrario, pagará dentro de los quince (15) días posteriores a la recepción del pago. El Ministerio de la Protección Social reglamentará lo referente a la contratación por capitación, a la forma y los tiempos de presentación, recepción, remisión y revisión de facturas, glosas y respuesta a glosas y pagos e intereses de mora, asegurando que aquellas facturas que presenten glosas queden canceladas dentro de los 60 días posteriores a la presentación de la factura”. Cursiva fuera de texto. El parágrafo del referido artículo señala que: “El Gobierno Nacional tomará todas las medidas necesarias para asegurar el flujo ágil y efectivo de los recursos del Sistema, utilizando de ser necesario, el giro directo y la sanción a aquellos actores que no aceleren el flujo de los recursos”. Cursiva fuera de texto. En este contexto, esta Secretaría de Salud en el desarrollo de las mesas de saneamiento de cartera de Circular 030 de 2013, ha establecido que a pesar de que existen valores coincidentes, esto es, sobre el número de la factura y el valor libre para el pago, la ERP _______________, se abstiene de conciliar y suscribir compromisos de pago, no obstante los términos perentorios para el pago de que trata el literal d) del artículo 13 de la Ley 1122 de 2007. Esta omisión, se presenta conforme al siguiente detalle:
  • 8. Entidad Beneficiaria de Pago - EBP Valor Coincidente pendiente de pago Fecha en la que se estableció el Valor Coincidente Anexo - Soporte del Incumplimiento No. de Anexo (oficio, acta) Hallazgo: Lo anterior refleja que la ERP ____________________, no concilia ni suscribe acuerdos de pago sobre las facturas respecto de las cuales no ha formulado glosas o éstas se encuentran conciliadas, a pesar de encontrarse vencidos los términos para pago, afectando así el derecho de los prestadores a recibir el pronto pago de los servicios, incurriendo en una presunta trasgresión del artículo 5 del Decreto 1281 de 2002, del artículo 9 de la Ley 1797 de 2016, numeral 1 de la Circular Conjunta 030 de 2013, artículo 13 de la Ley 1122 de 2007, el artículo 1 de la Ley 1281 de 2002 y el artículo 130.7 de la Ley 1438 de 2011. c) Imputación de Pagos El artículo 9 de la Ley 1797 de 2016 sobre Aclaración de Cuentas y Saneamiento Contable impone a las EPS del Régimen Subsidiado y del Contributivo, la obligación de “depurar y conciliar permanentemente las cuentas por cobrar y por pagar entre ellas, y efectuar el respectivo saneamiento contable de sus estados financieros”, para lo cual como mínimo deben “reconocer y registrar contablemente los pagos recibidos, las facturas devueltas y las glosas”, “(r)ealizar la conciliación contable de la cartera, adelantar la depuración y los ajustes contables a que haya lugar, para reconocer y revelar en los Estados Financieros los valores” y, “(d)epurar la cartera originada en derechos u obligaciones inexistentes que carezcan de soporte y/o que ya hayan sido pagadas por mecanismos tales como el giro directo, compra de cartera, créditos blandos, entre otros”. (Cursiva fuera de texto). El artículo 2 de la Resolución 6066 de 2016, establece que las ERP e IPS deberán adelantar de manera permanente todas las gestiones administrativas para depurar las cuentas por pagar, cuentas por cobrar, consignaciones pendientes por identificar, glosas y convenios sin liquidar que correspondan al pago de servicios de salud, con el propósito de presentar una información contable que refleje la realidad financiera de la entidad. En el parágrafo del referido artículo, señala la responsabilidad de los representantes legales de las instituciones de garantizar la veracidad de la información de los Estados Financieros y demás reportes. El artículo 4 de la referida Resolución, determina que con el propósito de realizar la depuración de cartera, las IPS y las ERP, deberán realizar, entre otras, las siguientes acciones: “Efectuar internamente la conciliación y depuración de las obligaciones y derechos existentes que permitan establecer los saldos reales, iniciando por la cartera más antigua y de mayor valor”, “(i)dentificar, por parte de las ERP, las facturas de los pagos globales realizados por concepto de prestación de servicios de salud, que permita a las IPS, registrar y descargar contablemente las cuentas por cobrar, “(e)fectuar el registro contable de los pagos realizados por concepto de giro directo, compra de cartera, créditos blandos, cesiones y demás mecanismos de pago, de los cuales han sido beneficiarias las IPS”, “(r)ealizar el cruce de información entre prestadores de servicios de salud y
  • 9. entidades responsables de pago, que permita efectuar los ajustes contables y reflejar la cartera real de los actores del SGSSS” y, “(r)egistrar en la Plataforma PISIS del Portal SISPRO la actualización de información de facturación en los términos establecidos en la Circular Conjunta No 030 de 2013”. (Cursiva y negrilla fuera de texto). La Secretaría Departamental de Salud de ___ ________________, en el seguimiento realizado a la depuración de los estados financieros de los prestadores que operan en el departamento, identificó que la ERP _____________, no ha informado a las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud el detalle de las facturas para la aplicación de los pagos recibidos, así: Entidad Beneficiaria de Pago - EBP Valor Recibido Fecha del Valor Recibido Valor Pendiente por Aplicar Anexo - Soporte del Incumplimiento No. de Anexo Certificación del Gerente y/o Revisor Fiscal donde conste que la ERP no ha informado la aplicación de los pagos recibidos. Hallazgo: Lo anterior refleja que la ERP ____________________, no depura y concilia permanentemente las cuentas que adeuda, toda vez que no informa a las IPS, las facturas de los pagos realizados por concepto de prestación de servicios de salud, que permita a las IPS, registrar y descargar contablemente las cuentas por cobrar y efectuar el respectivo saneamiento contable de sus estados financieros, incurriendo en una presunta trasgresión del artículo 5 del Decreto 1281 de 2002, artículo 9 de la Ley 1797 de 2016, los artículos 2 y 4 de la Resolución 6066 de 2016 y el artículo 130.7 de la Ley 1438 de 2011. Atentamente, _________________________________________________ Secretario de Despacho Secretaría y/o Instituto Departamental y/o Distrital de Salud de ________ Elaboró: Revisó: Aprobó: