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- 1. DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE ESTUDIANTES Campus Virtual de Salud Pública Edgardo M. De Gracia Tejada
- 2. Antecedentes • Rápido crecimiento desde el 2007. • Utilización de tecnologías de código libre. • Desarrollo en casa. • Gestión de cursos y participantes.
- 3. Objetivos del proyecto • Desarrollar en casa un sistema de información • Integrar el directorio de usuarios de las plataformas Moodle y Drupal • Implementar el SIS y obtención de reportes para el análisis y toma de decisiones.
- 4. Análisis General • Las herramientas de e-learning del CVSP están a disposición de la comunidad de Salud Pública. – Profesionales de la región – Unidades Técnicas o los Programas de la OPS/OMS • Gestión de solicitudes mediante proceso establecido.
- 5. Análisis para el diseño del sistema Requerimientos: Aplicación a cursos • Captura de datos “en línea” – Información relevante del curso. • Módulo de gestión de la secretaría académica. • Módulo de revisión del proponente.
- 6. Análisis para el diseño del sistema Requerimientos: Aplicación a convocatoria • Captura de datos “en línea” – Información relevante del participante. • Módulo de gestión de los PWR y Coordinadores. • Módulo de revisión del aplicante.
- 7. Diseño y Desarrollo Desarrollo realizado en Drupal 7.22 Formularios en línea: Formulario de aplicación a cursos Cursos Convocatoria Formulario de convocatoria
- 8. Diseño y Desarrollo Módulos de gestión de aplicaciones Áreas de gestión según el flujo de trabajo. • Aplicante • PWR-Países. • Coordinadores de curso. • Secretaría académica. • Gerencia CVSP.
- 9. Diseño y Desarrollo Integración Directorio de Usuarios Moodle- Drupal. • Instalación de servidor OpenLDAP. • Exportación de usuarios de Moodle. • Importación de usuarios a OpenLDAP. • Instalación y configuración Módulo LDAP en Moodle y Drupal.
- 10. Diseño y Desarrollo Usuarios en el Portal (Drupal) • Crean su cuenta*. • Proponen un curso. • Aplican a un curso. *
- 11. Diseño y Desarrollo Definición de reportes. Reportes requeridos por la gerencia y la coordinación: • Aplicaciones recibidas por curso. • Participantes matriculados por curso. • Participantes aprobados por curso. Tablas en la base de datos de Moodle • course: cursos. • user: usuarios. • context: tabla intermedia entre course y role_assignmets. • role_assignmets: usuarios matriculados en curso y sus roles. • grade_items: tabla que relaciona actividad, tipo de actividad y curso. • grade_grades: calificación final o de una actividad calificable.
- 12. Diseño y Desarrollo Definición de reportes. Para el reporte de las aplicaciones recibidas se consultó la base de datos de Drupal Las tablas de la instalación original de Drupal utilizadas fueron: • users: usuarios. • node: todos los tipos de contenido. • note_type: tipos de contenido. Tablas adicionales: field_data_field_* Consulta y análisis de la información: • MySQL Workbench, • Bloque “Configurable Report” en Moodle.
- 13. Resultados
- 14. Conclusiones • El desarrollo en casa de este sistema de información tuvo un gran impacto en el desarrollo de competencias técnicas en el diseño y desarrollo de sistemas de información en el equipo del CVSP. • Miles de profesionales tuvieran la oportunidad de aplicar cursos que se ofrecen de forma gratuita para mejorar las competencias de profesionales de los equipos de Salud a nivel Regional. • Se mejoró la experiencia de los participantes permitiéndoles mantener una sola cuenta para todos los servicios que brinda el CVSP a través del Internet. • La gran cantidad de datos capturados en el sistema de información de estudiantes para la generación de reportes. • El manejo de una gran demanda de participantes nos permitirá desarrollar Cursos en Línea Masivos y Abiertos (MOOC, del inglés Massive Open Online Course). Con esto, la cantidad de cupos por curso será ilimitada.
- 15. Muchas Gracias! Edgardo De Gracia degraciae@paho.org Skype: edgardodg
Notas del editor
- En este trabajo se expondrá el desarrollo tecnológico realizado en el Campus Virtual de Salud Pública (CVSP) en las plataformas Drupal y Moodle para el diseño, desarrollo e implementación de un Sistema de Información de Estudiantes. Esta plataforma de gestión de estudiantes está conformada por un sistema de solicitud de cursos, aplicación a curso, selección de participantes, integración de la base de datos de usuarios de ambas plataformas, y reportes relevantes para la gerencia y coordinación académica. Estos sistemas tecnológicos apoyan los procesos educativos siguiendo el Modelo Estratégico y Enfoque Educativo de cinco etapas: Análisis, Diseño, Producción, Implementación y Evaluación. Permitiendo así que instituciones de los diferentes países puedan compartir, colaborar y generar procesos educativos y cursos para el desarrollo permanente de la educación en Salud Pública.
- La propuesta académica del Campus Virtual de Salud Pública (CVSP) ha crecido considerablemente en los últimos seis años. En el 2007, nace este proyecto con 2 cursos y egresan 47 participantes provenientes de 10 países. En la actualidad contamos con más de 67 cursos y 3,500 egresados de todo el continente. Además de la excelente propuestas de educación continua para el fortalecimiento de capacidades profesionales de la Región brindado en el Aula Virtual, la gestión de los cursos y participantes ha sido una de las claves para un desarrollo sostenible de este proyecto de la Organización Panamericana de la Salud. La utilización de tecnologías de código libre y el desarrollo en casa ha permitido la reducción de costos administrativos y financieros que ha logrado brindar educación virtual en toda la región de las Américas. Además, se ha logrado brindar a los participantes de los diferentes cursos una experiencia tecnológica agradable que le permita enfocarse en los recursos y actividades disponibles en cada uno de los cursos.
- Desarrollar un sistema de información para el registro y seguimiento de solicitudes de cursos y solicitud de matrícula. Integrar las plataformas Moodle y Drupal por medio del Protocolo Ligero de Acceso a Directorios (LDAP) . Implementar el SIS y obtención de reportes para el análisis y toma de decisiones.
- Estas iniciativas requieren de un soporte administrativo para la gestión de estas solicitudes. Es por esto que surge la necesidad de permitir mediante un sistema de información el registro y seguimiento de las necesidades educativas que surgen en la Región. Este sistema requiere la captura de los datos relevantes del curso mediante un formulario “en línea” que debe ser completado para su posterior evaluación. Una vez este formulario es llenado y enviado, la secretaría académica debe realizar la revisión y de ser necesario solicitar mejoras a la propuesta académica recibida. Una vez se completa la etapa de análisis apoyadas de reuniones virtuales se decide o no la aprobación del curso. Todo este proceso debe ser registrado y gestionado a través del sistema de información.
- Este sistema requiere la captura de los datos relevantes del curso mediante un formulario “en línea” que debe ser completado para su posterior evaluación. Una vez este formulario es llenado y enviado, la secretaría académica debe realizar la revisión y de ser necesario solicitar mejoras a la propuesta académica recibida. Una vez se completa la etapa de análisis apoyadas de reuniones virtuales se decide o no la aprobación del curso. Todo este proceso debe ser registrado y gestionado a través del sistema de información. Una vez aprobado un curso, el mismo debe ser registrado como “Cursos Próximo” para su visualización en el portal del CVSP. Una vez se finalice el diseño y el proceso de producción del curso el mismo pasa a ”Curso en convocatoria”. En esta etapa se identifican dos tipos de contenidos. El primero es el tipo de contenido cursos el cual cuenta con estados que varían durante todo el proceso. El segundo contenido es el de convocatoria el cual contiene la información relevante del curso para los interesados. Dado que existen diferentes tipos de cursos, surgen dos tipos de convocatoria: convocatoria abierta y cerrada. Para todos los cursos de convocatoria abierta, se debe permitir la aplicación en línea a estos cursos para optar por los cupos ya establecidos en cada país. Este formulario se pone a disposición de la comunidad sanitaria de salud en la Región. Por otro lado, el formulario de convocatoria cerrada solo estará disponible para los participantes pre-seleccionado en los diferentes países. Para ambos casos se requieren los módulos necesarios para que la coordinación académica pueda realizar la revisión de las aplicaciones y su evaluación. En el caso de los cursos de convocatoria abierta se requiere de un módulo de selección de participantes en donde los representantes de cada país revisarán y evaluarán las aplicaciones de sus países asignándoles niveles de prioridad que serán tomadas en cuenta para la asignación de los cupos disponibles. Hasta este punto se ve la necesidad de la utilización de un gestor de contenido multipropósito para el diseño e implementación de un complejo sistema de solicitud de cursos y aplicación a ellos. Se decide la utilización de Drupal para el desarrollo de los módulos necesarios para la gestión de estas solicitudes y la definición de los procesos y estados necesarios para el flujo de trabajo. La plataforma de e-Learning Moodle es la utilizada para los espacios virtuales de educación permanente utilizados para el proceso de enseñanza aprendizaje a través de la red. Tanto la plataforma Drupal como Moodle utilizan diferentes estructuras de base de datos para el registro de los usuarios. En vista que utilizamos estos dos sistemas de código libre nos vemos en la necesidad de utilizar un sistema intermedio para el registro de los usuarios de las dos plataformas. Seleccionamos la utilización del Protocolo Ligero de Acceso a Directorios (LDAP) para este propósito ya que tanto Drupal como Moodle permiten la integración de este Protocolo en sus sistemas de registro y autenticación de usuarios. Gracias a esta integración entre LDAP y las plataformas Drupal y Moodle permitimos que los usuarios que aplican a un curso puedan utilizar esta misma cuenta en todos los espacios educativos del CVSP. Durante los primeros 5 años de funcionamiento del CVSP cada usuario se creaba en los diferentes espacios educativos por separado y no se contaba con un directorio único de usuarios. Los retos en esta etapa fueron la importación de los usuarios existentes a LDAP y la interconexión tanto de Drupal y Moodle a este directorio de usuarios. Al mismo tiempo, surge la necesidad de integrar el directorio de usuarios de la OPS/OMS, para que puedan utilizar su cuenta para optar por cursos que se brinda en los diferentes espacios educativos. El conocimiento de la estructura de base de datos de ambas plataformas es fundamental para la integración de las mismas. Información registrada en ambos sistemas es esencial para la toma de decisión de la gerencia y las diferentes instituciones que respaldan las diferentes propuestas académicas ofrecidas. Entonces, el conocimiento y manejo de la arquitectura de base de datos de estos sistemas también es también fundamental para el diseño de reportes que permitían conocer información relevante. Se definen entonces la información requerida tanto para los coordinadores de cursos como la gerencia. Estos deben ser accesibles a través de cada uno de los cursos para el caso de los coordinadores y los reportes globales para la gerencia del CVSP.
- Este sistema requiere la captura de los datos relevantes del curso mediante un formulario “en línea” que debe ser completado para su posterior evaluación. Una vez este formulario es llenado y enviado, la secretaría académica debe realizar la revisión y de ser necesario solicitar mejoras a la propuesta académica recibida. Una vez se completa la etapa de análisis apoyadas de reuniones virtuales se decide o no la aprobación del curso. Todo este proceso debe ser registrado y gestionado a través del sistema de información. Una vez aprobado un curso, el mismo debe ser registrado como “Cursos Próximo” para su visualización en el portal del CVSP. Una vez se finalice el diseño y el proceso de producción del curso el mismo pasa a ”Curso en convocatoria”. En esta etapa se identifican dos tipos de contenidos. El primero es el tipo de contenido cursos el cual cuenta con estados que varían durante todo el proceso. El segundo contenido es el de convocatoria el cual contiene la información relevante del curso para los interesados. Dado que existen diferentes tipos de cursos, surgen dos tipos de convocatoria: convocatoria abierta y cerrada. Para todos los cursos de convocatoria abierta, se debe permitir la aplicación en línea a estos cursos para optar por los cupos ya establecidos en cada país. Este formulario se pone a disposición de la comunidad sanitaria de salud en la Región. Por otro lado, el formulario de convocatoria cerrada solo estará disponible para los participantes pre-seleccionado en los diferentes países. Para ambos casos se requieren los módulos necesarios para que la coordinación académica pueda realizar la revisión de las aplicaciones y su evaluación. En el caso de los cursos de convocatoria abierta se requiere de un módulo de selección de participantes en donde los representantes de cada país revisarán y evaluarán las aplicaciones de sus países asignándoles niveles de prioridad que serán tomadas en cuenta para la asignación de los cupos disponibles. Hasta este punto se ve la necesidad de la utilización de un gestor de contenido multipropósito para el diseño e implementación de un complejo sistema de solicitud de cursos y aplicación a ellos. Se decide la utilización de Drupal para el desarrollo de los módulos necesarios para la gestión de estas solicitudes y la definición de los procesos y estados necesarios para el flujo de trabajo. La plataforma de e-Learning Moodle es la utilizada para los espacios virtuales de educación permanente utilizados para el proceso de enseñanza aprendizaje a través de la red. Tanto la plataforma Drupal como Moodle utilizan diferentes estructuras de base de datos para el registro de los usuarios. En vista que utilizamos estos dos sistemas de código libre nos vemos en la necesidad de utilizar un sistema intermedio para el registro de los usuarios de las dos plataformas. Seleccionamos la utilización del Protocolo Ligero de Acceso a Directorios (LDAP) para este propósito ya que tanto Drupal como Moodle permiten la integración de este Protocolo en sus sistemas de registro y autenticación de usuarios. Gracias a esta integración entre LDAP y las plataformas Drupal y Moodle permitimos que los usuarios que aplican a un curso puedan utilizar esta misma cuenta en todos los espacios educativos del CVSP. Durante los primeros 5 años de funcionamiento del CVSP cada usuario se creaba en los diferentes espacios educativos por separado y no se contaba con un directorio único de usuarios. Los retos en esta etapa fueron la importación de los usuarios existentes a LDAP y la interconexión tanto de Drupal y Moodle a este directorio de usuarios. Al mismo tiempo, surge la necesidad de integrar el directorio de usuarios de la OPS/OMS, para que puedan utilizar su cuenta para optar por cursos que se brinda en los diferentes espacios educativos. El conocimiento de la estructura de base de datos de ambas plataformas es fundamental para la integración de las mismas. Información registrada en ambos sistemas es esencial para la toma de decisión de la gerencia y las diferentes instituciones que respaldan las diferentes propuestas académicas ofrecidas. Entonces, el conocimiento y manejo de la arquitectura de base de datos de estos sistemas también es también fundamental para el diseño de reportes que permitían conocer información relevante. Se definen entonces la información requerida tanto para los coordinadores de cursos como la gerencia. Estos deben ser accesibles a través de cada uno de los cursos para el caso de los coordinadores y los reportes globales para la gerencia del CVSP.
- El CVSP cuenta con tres instalaciones de Moodle con el registro y autenticación de usuarios propios de estos sistemas. Estas bases de datos se encontraban de forma separadas, es decir que un usuario tenía que crear tres cuentas diferentes para ingresar a las diferentes instalaciones. Al utilizar Drupal como sistema de información de estudiantes se agregaba otra base de datos con un sistema diferente para el manejo de registro y autenticación del usuario. El primer reto fue la exportación de los usuarios de las diferentes bases de datos y su importación al sistema de directorios de LDAP. Para esto se modificó el módulo de ldap de Moodle para la creación masiva de las cuentas en LDAP. Una vez lograda la importación exitosa de los usuarios de las tres instalaciones de Moodle se procedió a configurar el módulo de LDAP de Moodle. En vista que utilizaríamos dos directorios de usuario: uno propio del CVSP y otro de la OPS/OMS, se realizó la instalación de un segundo módulo LDAP realizando las modificaciones en el código fuente para tales fines. También, se realizó la configuración del módulo LDAP en Drupal. No hubo necesidad de instalar otro módulo en Drupal ya que el módulo disponible permite configurar varios servidores LDAP. Originalmente las cuentas eran creadas en Moodle y estos usuarios podían ingresar a Drupal para el proceso de aplicación a curso. Luego de una actualización del módulo LDAP en Drupal se decidió que los usuarios deben crear la cuenta desde el sistema de información de estudiantes para llevar la administración de los usuarios de una forma más rápida a nivel administrativo y un proceso de creación de cuenta más rápido y fácil para el usuario. También, se resolvía el problema de recuperación de contraseñas el cual no estaba completamente integrado con el sistema inicialmente utilizado. Muchas de estos desarrollos permitieron un proceso de creación de cuentas de una forma más amigable. De esta manera estos nuevos usuarios pueden aplicar a los diferentes cursos en convocatoria y matricularse de ser aceptados. C on esto, se enriqueció la base de datos de información de los participantes en los diferentes cursos y nos abre la oportunidad de crear una red de profesionales de la salud para el desarrollo de competencias a través del aprendizaje en red y la cooperación de los diferentes países de la región. Nace con esto la necesidad de analizar estos datos mediante la generación de reportes que nos permita conocer más los resultados obtenidos y contar con una herramienta de toma de decisión para seguir creciendo y brindar un mejor servicio a nuestros usuarios.
- Definición de reportes. Para obtener información de las bases de datos de Moodle y Drupal se requiere del conocimiento de la arquitectura utilizada en el diseño de la misma. De esta manera podemos saber a dónde encontrar la información que nos permita crear los reportes necesarios para la toma de decisiones. Entre los reportes requeridos por la gerencia y la coordinación se encuentran: Aplicaciones recibidas por curso. Participantes matriculados por curso. Participantes aprobados por curso. Estos reportes deben incluir el país donde procede el participante de manera que la información extraída nos permita filtrar y analizar esta información. A continuación se listan las tablas de Moodle que nos permiten generar la información que requerimos: course: cursos. user: usuarios. context: tabla intermedia entre course y role:assignmets. role_assignmets: usuarios matriculados en curso y sus roles. grade_items: tabla que relaciona actividad, tipo de actividad y curso. grade_grades: calificación final o de una actividad calificable. Durante el análisis de la base de datos de Moodle pudimos percatar que no contaba con una tabla de países. La información del país es almacenada en la tabla user y los datos almacenados en código ISO de dos letras correspondiente al país. Se identificó que el nombre de país era manejado en la capa de aplicación lo que complicaba la generación de los reportes requeridos. Para solucionar esto se creó una tabla country en la base de datos de Moodle con el nombre del país y su correspondiente código de dos letras. Con esta última tabla se contaba con toda la información requerida de Moodle para la generación de reportes. RESULTADOS
- Por otra parte, entre los reportes de aplicaciones recibidas se requería de información almacenada en Drupal. Para esto se identificaron las tablas en donde estaba almacenada esta información. En vista que se desarrolló un sistema de información utilizando módulos adicionales a la instalación original de Drupal fue necesario el análisis de las tablas adicionales creadas al momento de crear nuevos tipos de contenido y campos personalizados utilizados por el sistema. Las tablas de la instalación original de Drupal utilizadas fueron: users: usuarios. node: todos los tipos de contenido. note_type: tipos de contenido. Por otra parte, las tablas adicionales que se crearon al momento de la creación de los formularios fueron: field_data_field_*: donde el * corresponde al nombre del sistema para el campo en el formulario del tipo de contenido. Por cada campo en los formularios Drupal crea una tabla para almacenar los datos. Una vez se identificaron estas tablas y las columnas requeridas se precedió a crear las consultas a la base de datos. Tanto para el análisis de la base de datos de Moodle y Drupal se utilizó el Software MySQL Workbench, el cual es una herramienta visual de diseño de base de datos de código libre. Una vez se realizaron diseño, desarrollo y pruebas de las consultas a las base de datos se procedió a la instalación de los módulos necesarios para realizar estas consultas ya sea desde Moodle o Drupal. En el caso de Moodle utilizamos el módulo “Configurable Report” y en caso de Drupal el módulo “Forena Reports”
- Desde la implementación del sistema de información de estudiantes hemos recibido más de 3,400 aplicaciones a 22 cursos de convocatoria abierta y cerrada en año y medio. Esta plataforma tecnológica nos permitió manejar una gran demanda, producto del crecimiento del proyecto del Campus Virtual de Salud Pública en la plataforma Moodle. También, el proceso de selección de participantes fue más rápido y eficiente, permitiendo así reducir el tiempo que va de la convocatoria del curso al inicio del mismo. Por otro lado, mediante la integración de los usuarios de Moodle y Drupal mediante LDAP, se mejoró la gestión administrativa de los usuarios y la opción fundamental de permitir a los usuarios el ingreso a los diferentes servicios que brinda el CVSP.
- El desarrollo en casa de este sistema de información tuvo un gran impacto en el desarrollo de competencias técnicas en el diseño y desarrollo de sistemas de información en el equipo del CVSP. Miles de profesionales tuvieran la oportunidad de aplicar a cupos en cursos que se ofrecen de forma gratuita para mejorar las competencias de profesionales de los equipos de Salud a nivel Regional. Con la integrando las plataformas Moodle y Drupal por medio del Protocolo Ligero de Acceso a Directorios (LDAP), logramos mejorar la experiencia de los participantes permitiéndoles mantener una sola cuenta para todos los servicios que brinda el CVSP a través del Internet. La gran cantidad de datos capturados en el sistema de información de estudiantes y la generación de reportes utilizando estos datos nos permitirá tomar mejores decisiones que nos permitan dar un mejor servicio y mejorar la propuesta académica que propone al CVSP. El manejo de una gran demanda de participantes nos permitirá desarrollar Cursos en Línea Masivos y Abiertos (MOOC, del inglés Massive Open Online Course). Con esto, la cantidad de cupos por curso será ilimitada.