1. APOYO A LA GESTION
DE LA COOPERATIVA
NUEVO MILENIO
Marzo – Julio de 2016
Teddy Dekimpe

2. Índice
Pagina
OBJETIVOS DE LA MISION
• Detalles
• Resumen de los resultados
• Datos utilizados para llevar a cabo la observación y las propuestas
3
DIAGNOSTICO CUANTITATIVO
• Metodología
• Resumen de la situación en la agencia de Campoy
• Análisis de los préstamos en el periodo 2015-2016 (Of. Campoy)
7
DIAGNOSTICO CUALITATIVO
• Análisis Causa - Efecto
• FODA de la agencia de Campoy
• Benchmarking
12
PROPUESTAS
• Organización
• Procesos
• Recursos Humanos
• Sistema de Información
20
ANEXOS 32
1
2
4
5
3
2

3. OBJETIVOS DE LA MISION
1 2 3 4 5
3

4. Objetivos de la misión
Detalles
1
A
 Compartir experiencias en un entorno cultural y laboral distinto
 Poner de relieve las valores del cooperativismo para promocionar Nuevo Milenio con sus socios
 Proponer herramientas y iniciativas para mejorar los procesos internos en la Cooperativa
DESAFIOS Y FINALIDADES DE LA MISION
Duración total del apoyo: 23 semanas (01 de marzo al 31 de julio)
 9 semanas de observación (01 de marzo al 30 de abril)
› Ubicación : Of. Motupe, Of. Mariscal, Of. Huayrona, Of. Principal, Of. Campoy
 14 semanas de construcción del proyecto (01 de mayo al 31 de julio)
› Ubicación : Of. Campoy
Seguimiento del apoyo: durante las reuniones de los encargados de agencia (frecuencia semanal a partir del mes de
mayo)
ORGANIZACIÓN DE LA MISION
 Una integración personal y profesional lograda en el seno de la Cooperativa
 Un resumen de propuestas basadas en la experiencia de 5 meses trabajando en la Cooperativa
 Un mejoramiento de las actividades de la agencia de Campoy y un sentimiento de satisfacción de la experiencia
OBJETIVOS
4

5. Objetivos de la misión
Resumen de la misión
 Apoyo a las campañas de promoción de la cooperativa (entre 12 y 15 veces)
› Gestión de las campañas dirigidas en Campoy
› Apoyo a las campañas informales en colaboración con el analista de la agencia
› Apoyo a las campañas de las oficinas de Motupe, de Mariscal-Caceres y de la Huayrona
 Gestión de la cobranza diaria y construcción de un modelo de seguimiento con estadísticas
semanales
› Modelo Excel listo para ser utilizado
› Enseñanza a dos cobradores nuevos (mes de mayo y mes de julio)
 Organización de dos campañas de salud en colaboración con el policlínico parroquial de Campoy
(28 de mayo y 09 de julio)
› Coordinación de las actividades con el policlínico
› Diseño y distribución de los volantes
 Participación a las reuniones semanales de los encargados de agencia
› Propuestas de nuevos formatos de comunicación
 Conocimiento del área “crédito” y “cobranza” de la cooperativa
› Propuestas de mejoramiento del eje “seguimiento” de los créditos
 Visita de cuatros cooperativas para comparar los funcionamientos respectivos
1
B
UNA ANALISIS
CUANTI Y CUALI
DE CAMPOY
TRIPTICO DE
PRESENTACION DE
LA COOPERATIVA
UN MODELO EXCEL
DE COBRANZA
DIARIA
BENCHMARKING
DE DOS
COOPERATIVAS
10 PROPUESTAS Y
SU PLAN DE
ACCIONES
E N T R E G A B L E S

6. Objetivos de la misión
Datos usados para llevar a cabo la observación y las propuestas
 Análisis cuantitativa de los datos de ejecución:
› Cuadros de metas de los años 2015 y 2016;
› Reportes del sistema (saldo de prestamos, saldo de aportes,…);
› Base de datos de los créditos MileDiario, CrediConsumo, CrediNegocio, Sola
Firma y Garantía de Ahorro de los 12 últimos meces por la agencia de Campoy.
 Análisis cualitativa de los procesos y organización:
› Benchmarking de las cooperativas Sta. María Magdalena y San Cristóbal
(Ayacucho);
› Visita de las Cooperativas AeluCoop y San Isidro;
› Plan Operativo de la Cooperativa por el año 2016;
› Experiencia de las campañas de promoción en los mercados;
› Base de datos de los socios en el sistema de la cooperativa;
› Manual de evaluación crediticia de Mayo 2016.
1
C
6

7. DIAGNOSTICO CUANTITATIVO
1 2 3 4 5
7

8. Diagnostico Cuantitativo
Metodología
 Base de trabajo:
› Sistema de información de la cooperativa
› Base de datos de todos los créditos otorgados entre 2012 y 2016 de la agencia
de Campoy
 Tratamiento de las informaciones:
› Arreglar los formatos de las fechas como consecuencia de un error en la
extracción inicial (3 dias)
› Apuntar la cualidad de cada préstamo según los criterios de morosidad (10
dias)
› Hacer el reporte y la análisis fina de los 12 meses previos al mes de mayo de
2016 (10 dias)
2
A
8

9. Diagnostico Cuantitativo
Resumen de la situación en la agencia de Campoy – (1/2)
Mes Socios
Junio 2016 524 socios
Mayo 2016 540 socios
Abril 2016 538 socios
Marzo 2016 547 socios
Febrero 2016 554 socios
Enero 2016 548 socios
Mes Depósitos (soles,$*)
Junio 2016 S/. 1.083.953,74
Mayo 2016 S/. 1,129,211.66
Abril 2016 S/. 1,126,825.79
Marzo 2016 S/. 1,136,142.77
Febrero 2016 S/. 1,099,830.05
Enero 2016 S/. 1,085,885.50
2
B
• Renuncia de socios morosos
• Dificultad a captar socios en un mercado urbano saturado
• Renuncia de los socios franceses
• Impacto de la temporada con baja actividad económica
favoreciendo el uso del ahorro por los gastos diarios
9

10. Diagnostico Cuantitativo
Resumen de la situación en la agencia de Campoy (2/2)
2
B
Mes Aportes
Junio 2016 S/. 311 807,70
Mayo 2016 S/. 318 743,16
Abril 2016 S/. 317 009,60
Marzo 2016 S/. 326 598,21
Febrero 2016 S/. 335 413,08
Enero 2016 S/. 330 041,10
• Renuncia de socios morosos
Mes Colocación mensual
Junio 2016 S/. 95 210,00
Mayo 2016 S/. 72 450,00
Abril 2016 S/. 63 630,00
Marzo 2016 S/. 30 430,00
Febrero 2016 S/. 62 110,00
Enero 2016 S/. 71 800,00
• Turnover importante del personal y de los cargos durante los
6 últimos meses
• Mercado mas y mas saturado
• Política crediticia mas estricta
10

11. Diagnostico Cuantitativo
Análisis de los prestamos otorgados
 Colocaciones de los 12 últimos meses (mayo 2015 hasta abril 2016)
Sola Firma Milediario Credinegocio Credi Gar Ah Consumo Total
S/. 19 810,00 S/. 228 600,00 S/. 223 900,00 S/. 151 980,00 S/. 595 050,00 S/. 1 219 340,00
 Análisis de las colocaciones en la agencia de Campoy*
2
C
Rótulos de fila Suma de IMPORTE Suma de SALDO-K
MileDiario S/. 228,600.00 S/. 90,612.06
NORMAL S/. 139,900.00 S/. 35,052.99
CPP S/. 21,700.00 S/. 18,102.02
DEFICIENTE S/. 16,300.00 S/. 9,611.55
DUDOSO S/. 5,700.00 S/. 2,682.45
REPROGRAMADO S/. 45,000.00 S/. 25,163.05
Credi Garantia de Ahorro MN S/. 151,980.00 S/. 75,251.88
NORMAL S/. 151,980.00 S/. 75,251.88
CrediNegocio MN S/. 223,900.00 S/. 55,336.56
NORMAL S/. 136,650.00 S/. 29,132.41
CPP S/. 16,500.00 S/. -
DEFICIENTE S/. 19,150.00 S/. 16,884.92
DUDOSO S/. 15,800.00 S/. 753.59
PERDIDA S/. 5,500.00 S/. 2,166.64
REPROGRAMADO S/. 30,300.00 S/. 6,399.00
Credito a Sola Firma S/. 19,810.00 S/. 4,299.02
NORMAL S/. 19,810.00 S/. 4,299.02
Credito Consumo MN S/. 595,050.00 S/. 290,238.93
NORMAL S/. 340,650.00 S/. 117,241.68
CPP S/. 21,800.00 S/. 15,828.03
DEFICIENTE S/. 23,800.00 S/. 17,942.09
DUDOSO S/. 106,350.00 S/. 69,070.15
PERDIDA S/. 26,200.00 S/. 18,946.44
REPROGRAMADO S/. 76,250.00 S/. 51,210.54
Total general S/. 1,219,340.00 S/. 515,738.45
20.3% de capital otorgado en MileDiario está pendiente en cuentas
atrasadas
Cada s/. 6 000 prestados, s/. 4 000 están pagados con atraso por los
socios por los créditos con destino de inversión en negocios
El riesgo de atraso alcanza 43% por los créditos con destino de
consumo
 El riesgo de atraso = importe atraso / importe total
 Considera el saldo de capital
Detalle en anexo
* Situación al día del 30 de Junio de 2016
11

12. DIAGNOSTICO CUALITATIVO
1 2 3 4 5
12

13. Diagnostico cualitativo
Metodología del enfoque de causa-efecto (1/3)
 El enfoque seleccionado es un enfoque de causa y efecto
› El efecto corresponde al problema percibido
› Las causas corresponden a las razones potenciales que contribuyen al problema
Causa Detalle
Organización y
gestión
Todas las causas pudiendo haber relacionado a los medios de organización y de
management
Procesos
Todas las causas pudiendo haber relacionado al mal funcionamiento o la
complejidad de los medios operacionales, los procesos o metodologías usados
Medios y
recursos
Todas las causas pudiendo haber relacionado a la planilla, los recursos y las
capacidades
Sistema
Todas las causas que tengan por origen el sistema informático y la gestión
electrónica de los documentos
Observación hecha en la agencia de Campoy por dos efectos significativos:
› Baja de la colocación mensual
› Dificultad para recuperar los créditos
3
A
13

14. Diagnostico cualitativo
Enfoque de causa-efecto (2/3)
Medios y Recursos
Organización Procesos
Sistema
▪ El analista no saca tiempo para promocionar sus
productos
▪ Los datos de los socios no son actualizados al tiempo
▪ Le falta croquis de ubicación en varios expedientes o
las direcionnes no son completas
▪ Se pierde tiempo en la entrega de cartas a los
delegados o los socios (a veces le faltan varias
entregas)
▪ Politica de otorgamiento de los créditos demasiada
rigida, fiarse mas al experiencia del analista
▪ Las informaciones brindadas a los socios no son
completas al momento de recibir su préstamo
(condiciones de renuncia, descuento de aportes si hay
morosidad, obligación de participar a los eventos,…)
3
▪ La asignacion del personal, a veces, no sigue las
necesidades de la agencia
▪ Libertad limitada del analista para manejar su
cartera
▪ La gente no distingue la Coopac Nuevo Milenio de
los otras Coopac o bancos
▪ Dificultad a fidelizar los nuevos socios
▪ No hay metas personales de colocación
▪ El personal no conoce todas las posibilidades para
seguir su rendimiento
▪ Se pierde tiempo en las operaciones en el sistema
(imposibilidad de sacar un Excel de análisis,
demanda rechaza para sacar un reporte,…)
▪ Falta modalidades para calcular rápidamente lo que
un socio debe pagar para cancelar su cuota
(especialmente por la cobranza diaria)
A
Baja de la
colocación
mensual
La baja de la colocación se explica por procesos que no son optimizados a nivel de la agencia
y una falta de visibilidad del mercado financiero de Campoy
14

15. Diagnostico cualitativo
Enfoque de causa-efecto (3/3)
Medios y Recursos
Organización
Dificultad
para
recuperar los
créditos
▪ Reparticion negligente de las tareas de recordatorio
de los préstamos entre la recepción, la caja, el
analista y el encargado de agencia
▪ El departamento legal no apoya a la agencia para
presionar o resolver problemas de morosidad
▪ El cobrador tiene un papel limitado a la cobranza
diaria
▪ Falta capacitacion para presionar y recuperar los
préstamos
3
A
Procesos
Sistema
▪ Los socios se mudan, cambian de rubro sin avisar a la
cooperativa
▪ Seguimiento negligente de los socios (cargo no
definadado en la agencia)
▪ No hay procesos fijos de recordatorio, depende del
tiempo disponible del encargado y del analista
▪ Falta procesos de seguimiento de los créditos (ej:
fotos antes y post inversión, comprobante de
inversión,…)
▪ No hay proceso de seguimiento de los créditos en los
30 dias después del desembolso
La dificultad para recuperar los créditos se explica mayormente por la falta de procesos claros
y eficientes de recuperación a nivel de la agencia.
15

16. Diagnostico Cualitativo
Metodología del FODA (1/2)
 Construir una monografía FODA (Fortaleza, Oportunidades, Debilidades y
Amenazas)
› El FADO permite de conocer la situación actual de una empresa para obtener un
diagnostico
Fortaleza
Son las capacidades especiales con que cuenta la Coopac, y por los que cuenta con
una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan,
capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan
positivamente, etc.
Oportunidad
Son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben
descubrir en el entorno en el que actúa la Coopac, y que permiten obtener
ventajas competitivas
Debilidad
Son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la
competencia. recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen,
actividades que no se desarrollan positivamente, etc.
Amenaza
Son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar
incluso contra la permanencia de la organización
3
B
16

17. Diagnostico Cualitativo
FODA de la agencia de Campoy (2/2)
F O R TA L E Z A S O P O R T U N I D A D E S
› Nivel alto de ahorro que permite posibilidades varias de
colocación
› Presencia física de la agencia en el centro de Campoy
› Influencia del Padre Humberto y otros miembros de los
comités y consejos
› Personal que viene principalmente de Campoy
› Ubicación de la cooperativa cerca de los negocios y de los
mercados
› Convenios con escuelas de Campoy
› Colaboración con el policlínico parroquial de Campoy
› Presencia de varios delegados y directivos en su zona de
influencia
D E B I L I D A D E S A M A N E C E S
› Personal con una experiencia limitada (entre 6 meses y un
año) y que falta de indicadores en su desempeño laboral
(evaluación personal, herramientas de gestión)
› Turnover importante del personal y que no corresponde a las
necesidades de la agencia
› Imposibilidad por el encargado de agencia de quedarse
después de los horarios debido a sus estudios
› Falta de capacitación al sistema de información
› Tasa de morosidad resultando de una política de crédito
anterior permisiva
› Mercado informal y saturado por la competencia de los
promotores bancarios
› Zona peligrosa (especialmente durante la cobranza diaria)
› Comportamiento de los socios sin voluntad de pagar o
esperando la llamada de la cooperativa para pagar su cuota
 FODA global de la agencia de Campoy del mes de marzo al mes de julio de 2016
 SE PUEDE ENRIQUECER ESE FODA CON FODAS PERSONALES DEL PERSONAL
3
B
17

18. Diagnostico Cualitativo
Benchmarking – Resumen (1/2)
 Áreas visitadas a la cooperativa Santa María Magdalena, Ayacucho
› Departamento de los informes
• Volantes de presentación de la cooperativa
› Departamento de los operaciones
› Departamento de los créditos
› Departamento del educación
• Manual de las cooperativas escolares
› Departamento de las recuperaciones
 Áreas visitadas a la cooperativa San Cristóbal, Ayacucho
› Departamento de las cobranzas
› Departamento de los créditos
• Boletín mensual
› Departamento de los créditos rurales
 Visita de las instalaciones de la cooperativa AeluCoop, Lima
› Encuentra con el jefe de los recursos humanos de la cooperativa
 Visita de la cooperativa San Isidro, Huaral
› Encuentra con el jefe de las cobranzas
Detalle en anexo
3
C
18

19. Diagnostico Cualitativo
Benchmarking – Resumen (2/2)
ATENCIÓN AL
CLIENTE
 Información brindada por la
recepcionista
 Los volantes de promoción son los
únicos soportes de información
 Caja-recepción
 Oficina de información con
documentación amplia
 Un área de informe brinda una
información completa incluyendo
una charla de capacitación por los
nuevos socios
 Un call-center brinda
informaciones con respeto a los
detalles de cuenta
CRÉDITOS
 El encargado y el analista se
comparten los objetivos de
colocación
 Analistas con actitud proactiva
para hacer crecer su cartera de
socios
 Uso de fotos para seguir las
inversiones de los socios
(tecnología)
 Los analistas tienen su propia
cartera de socios (cobranza hasta
30 dias de atraso)
 Actitud proactiva para captar
socios (buscar el necesito)
 Seguimiento post-crédito con
comprobantes de compra
COBRANZAS
 Un cobrador se encarga de
recuperar los créditos
 La área de cobranza empieza
después de un mes de atraso
 La área de cobranza empieza
después de un mes de atraso
PROMOCION
 Campañas de promoción en los
mercados
 Eventos de la cooperativa
(Aniversario, Bingo,…)
 Innovar para salir de los mercados
urbanos saturados
 Sponsoring del equipo de futbol de
Ayacucho
 Presencia fuerte en Ayacucho
 Conocimiento de los desafíos del
cooperativismo por la población
 Apoyo fuerte a las cooperativas
escolares
PROCESOS
 No hay manual de procedimientos
por el analista, cobrador o
recepcionista
 Falta metas personales
 Manuales de procedimientos listos
por todo el personal
 Un cuadra de meta anual esta
hecho por cada área de la
cooperativa
3
C
19

20. PROPUESTAS
1 2 3 4 5
20

21. Propuestas
Síntesis del plan de acciones
4
A
n° Titulado de la acción
1 Instalación de un correo electrónico profesional
2 Desarrollar la documentación de referencia
3 Reorganizar la red interna de la cooperativa
4 Actualizar los datos domiciliarios de los socios
5
Establecer un proceso de seguimiento y de verificación de los inversiones
post-crédito
6
Establecer fichas de procedimiento de las operaciones de gestión del
sistema
7 Instalar una capacitación “Excel” por el personal
8
Establecer un programa de evaluaciones personales del personal según
su experiencia
9
Agregar a las fichas socios del sistema el croquis de ubicación, la foto de
identidad y la firma/huella
10
Empezar la creación de una GED (Gestión Electrónica de los Documentos
– Expedientes desmaterializados)
Propuesta de Organización Propuesta de Recursos Humanos
Propuesta de Procesos Propuesta de Sistema de Información
1
2
3
1 2 3
Impacto en la
gestión de la
Coopac
Complexidad de
implementación
Leyenda
Impacto Facilidad
Impacto moderado Esfuerzo mínimo
Impacto intermediario Esfuerzo intermediario
Impacto fuerte Esfuerzo consecuente
1
2
3
1
2
3
3
2
1
4
5
6
7
8
9
10
21

22. Propuestas
Organización
Mejorar la organización interna y externa de la COOPAC Nuevo Milenio
Acción 1 | Instalación de un correo electrónico profesional
Desafíos  Diversificar los medios de comunicación (celular = urgencia, correo = información global)
 Clarificar la posibilidad de contactar cualquier persona de la cooperativa por información o cita
 Guardar un trazabilidad formal de las conversaciones y documentos
Objetivos  Cada trabajador de la Coopac NM tiene su propio correo por un uso profesional
 Los informes al personal son difundidos por correo electrónico con una frecuencia semanal
Encargado  Departamento técnico por la creación del correo
 Secretaria por el reglamento de uso del correo
Análisis DIFICULTAD 1 BENEFICIOS 1-2
Acción 2 | Desarrollar la documentación de referencia
Desafíos  Brindar una información homogeniza y completa a los socios por cualquier agencia
 Desarrollar un conocimiento común del personal
 Sacar provecho del conocimiento global para ir adelante y encontrar innovaciones
Objetivos  Volantes de presentación de los puntos clave de gestión por los socios
 Reportes de las actividades
Encargado  Encargado de cada agencia
 Jefe del marketing
Análisis DIFICULTAD 1-2 BENEFICIOS 3
4
B
22

23. Propuestas
Organización
4
B
TRIPTICO DE BIENVENIDA
PANEL DE INFORMACION
Detalle en anexo
+ 6 mas
El objetivo de este tríptico de
bienvenida es de brindar al
socio nuevo (o muy interesado
para registrarse) una
información sintética en un
soporte fácil y agradable para
leer y llevar
23

24. Propuestas
Organización
Mejorar la organización interna y externa de la COOPAC Nuevo Milenio
Acción 3 | Reorganizar la red interna de la Cooperativa
Desafíos  Limpiar los documentos inútiles (ahorro de energía)
 Ganar tiempo buscando los archivos
 Construir una memoria de la Cooperativa permitiendo un transfer del conocimiento al seno del
personal
 Permitir la creación de una GED (Gestión Electrónica de los Documentos)
Objetivos  Una arborescencia lógica y practica compartida por todos
 El enriquecimiento sostenido, progresivo y organizado de la red
Encargado  Departamento técnico
 Los encargados de agencia en colaboración con su personal
Análisis DIFICULTAD 1-2 BENEFICIOS 1-2
Acción 10
4
B
24

25. Propuestas
Procesos
Ganar eficacidad optimizando los procesos de gestión
Acción 4 | Actualizar los datos domiciliarios de los socios
Desafíos  Ganar tiempo cuando se necesita llamar o contactar un socio
 Tener una idea precisa y al día de la cartera de los socios
 Asegurar la distribución integral de las invitaciones por los eventos de la Cooperativa
Objetivos  Un formato único por las direcciones
 Datos actualizados a lo largo del año
Encargado  Encargado de agencia
Análisis DIFICULTAD 2 BENEFICIOS 2
4
C
¿Porque es un punto clave de una gestión eficaz?
La actualización de los datos de los socios es una problemática central
para asegurar una cartera de socios comprometida en el desarrollo de la
cooperativa.
Ejemplo: Las agencias no aseguraron una distribución optimizada de las
cartas de invitación por el XVIIe aniversario de la Cooperativa porque
varias veces los socios se mudaron. En Campoy, unos socios habían
cambiado de hogar desde mas de 3 años pero nunca se apuntó en el
sistema este cambio.
El objetivo es de hacer una actualización a lo largo del año de los datos
de cada socio.
Modelo de actualización de datos 25

26. Propuestas
Procesos
Ganar eficacidad optimizando los procesos de gestión
Acción 5 | Establecer un proceso de seguimiento y de verificación de los inversiones post-crédito
Desafíos  Comprobar el uso del préstamo con respeto al destino expresado por el socio al desembolso
 Crear una relación de confianza entre el socio y la Cooperativa
 Construir un proceso de verificación (fotos, boletas) en los 30 dias post-desembolso
Objetivos  Las primeras cuotas están pagadas al día
 El comportamiento de pago del socio se queda estable
 La fidelidad de los socios crece (subida de las ampliaciones de créditos)
Encargado  Jefe de los créditos
 Analista
Análisis DIFICULTAD 2-3 BENEFICIOS 3
4
C
26
Solicitud de
crédito
Visita a la unidad
económica y
familiar
Crédito aprobado
Desembolso del
crédito
Cumple con los
requisitos
Seguimiento del
crédito
1 2 3 4 5 6
• Central de riesgos
• Verificación de
tramites
• Levantamiento de
información socio-
económico
• Preparar propuestas para
comité de crédito
• Elaboración de estados
financieros
• Realización de visitas
eventuales
• Pedir las boletas probando la
inversión
• Fotos antes y post-crédito
PROCESO DE CREDITO INCLUYENDO EL SEGUIMIENTO
(fuente: Mg. Mauricio Lerner Geller)

27. Propuestas
Procesos
Ganar eficacidad optimizando los procesos de gestión
Acción 6 | Establecer fichas de procedimiento de las operaciones de gestión del sistema
Desafíos  Preservar y asegurar un nivel de conocimiento homogeneizado
 Aumentar la capacidad del personal de manejar el sistema de información
 Permitir una subida de las competencias rápida por el personal recién llegado
Objetivos  Fichas de cargo
 Un manual de procedimientos listo para ser utilizado
 Un enriquecimiento colectivo de la base de datos del manual
 El aprendizaje rápido del personal del manual
Encargado  Encargados de agencia
Análisis DIFICULTAD 2-3 BENEFICIOS 2-3
4
C
27

28. Propuestas
Recursos Humanos
Un personal comprometido en los desafíos del cooperativismo
Acción 7 | Instalar una capacitación “Excel” por el personal
Desafíos  Mejorar el desempeño del personal en las herramientas de gestión informática
 Desarrollar el control del rendimiento de cada agencia con la construcción de estadísticas mas
precisas
 Dar una visión mas amplia y actualizada de la situación de cada agencia y de la cooperativa
Objetivos  Organización de varias capacitaciones sobre el uso de Excel
 Grupos de trabajo por la implementación de herramientas de control
 Uso de todo el personal de Excel
Encargado  Encargado del sistema de información
Análisis DIFICULTAD 2 BENEFICIOS 2
Acción 8 | Establecer un programa de evaluaciones personales del personal según su experiencia
Desafíos  Realizar un estudio del desempeño personal y colectivo
 Favorecer la comunicación y el dialogo con los directivos
 Abastecer informaciones a la área de los recursos humanos para preparar las decisiones en
materia de remuneraciones, capacitaciones y gestión de la carrera profesional del personal
Objetivos  Evaluaciones mensuales o semestrales por el personal (en función de la experiencia)
 Política de recursos humanos basada en las evaluaciones
Encargado  Encargado de recursos humanos
Análisis DIFICULTAD 1-2 BENEFICIOS 2-3
4
D
C
28

29. Propuestas
Modelo de evaluación del personal
Objetivos y evaluacion
Llenar por el empleado Llenar por el evaluador
Codigo
APELLIDOS, Nombres
Funcion RECEPCION
Agencia CAMPOY
Evaluador
Funcion DIRECTIVO
Practice PRINCIPAL
Cargo del empleado
Cual es el cargo del empleado?
Como usted evalua la
complexida y los desafios del
cargo del empleado?
Objetivos y evaluacion del desempeño del empleado
Asunto Evaluacion
Observaciones
Conocimiento de los
fundamentales del cargo
Desempeño laboral y
capacidad tecnica
Atencion al cliente
Trabajo en equipo
A menos uno A menos un eje de mejoramiento
Resumen del desempeño
Observacion del empleado
Discusion
Fecha : Fecha :
Firma del empleado Firma del responsable :
Cuales son las fortalezas del empleado? Cuales son las competencias a mejorar ?
FOTO
Cuales son los objetivos del empleado? (rellenar al inicio de cada nuevo cargo)
 Presentación del empleado con su responsable
 Colocar con la función ocupada para ver después la evolución del
comportamiento del empleado y encontrar pautas de trabajo de
mejoramiento personal
 Explicar el cargo de manera precisa (es una referencia por el empleado)
 Poner las expectativas del puesto con respeto a la experiencia del
empleado o la complejidad de la misión
 Cuatro temas de evaluación: Conocimiento del cargo, Desempeño laboral,
Atención al cliente, Trabajo en equipo
 Por cada tema, colocar con los objetivos.
› Recordatorio: un objetivo debe ser SMART (=Inteligente), es
decir Especifico (=preciso), Mesurable, Alcanzable, Realista,
Temporal.
 La evaluación es hecha en cuatro posibilidades:
› DO : Delante de los Objetivos
› OA: Objetivos Alcanzados
› OCA: Objetivos en curso de Aprendizaje
› ONA: Objetivos No Alcanzados
 Poner una observación al costado (zona rosada)
 Colocar con a menos una fortaleza y una competencia del empleado y
debatir de eso entre el responsable y el empleado
 Hacer un resumen de la evaluación y precisar los retos siguientes
 Observación de empleado si quiere impugnar la evaluación
 Firma y fecha
Guardar cada evaluación en los archivos de la
Cooperativa (red interna)
4
D
29

30. Propuestas
Sistema de Información
Una gestión desmaterializada de los documentos de la Cooperativa
Acción 9 | Agregar a las fichas socios del sistema el croquis de ubicación, la foto de identidad y la firma/huella
Desafíos  Tener listo todos los datos en un mismo lugar accesible desde cualquier lugar
 Ganar tiempo para comprobar los datos al momento de otorgar un préstamo
Objetivos  Una modificación del sistema
 Una actualización de cada ficha socio
Encargado  Encargado sistema de información
 Recepción
Análisis DIFICULTAD 1-2 BENEFICIOS 1-2
Acción 10 | Empezar la creación de una GED (Gestión Electrónica de los Documentos – Expedientes desmaterializados)
Desafíos  Ahorrar tiempo buscando los expedientes mejorando su acceso
 Asegurar el seguimiento de cada expediento desde cualquier lugar
 Evitar posibles perdidas de documentos y preservar los documentos originales
 Disminuir los gastos en papel
Objetivos  Test con expediente en GED que debe ser integrado en la nueva red interna de la cooperativa
 La GED es desarrollada por todos los expedientes
Encargado  Encargado de sistema de información
 Recepción
 Encargado de agencia
Análisis DIFICULTAD 2-3 BENEFICIOS 3
4
E
30
Acción 3

31. Propuestas
Objetivos operacionales de la Cooperativa y del Plan de acciones
FUENTE: PLAN OPERATIVO 2016 DE LA COOPAC NUEVO MILENIO
OBJETIVOS OPERACIONALES INICIALES OBJETIVOS DEL PLAN DE ACCIONES
 Determinar los factores Internos que inciden en la productividad
y calidad de la prestación de Servicios.
 Asegurar la continuidad del Negocio (Control de los procesos de
la empresa)
 Determinar los indicadores de calidad en atención al cliente de
los servicios prestados por la empresa, desde el punto de vista
del Cliente
 Contar con el inventario permanente de la empresa de
productos, servicios, equipos, recursos humanos.
 Disponer de herramientas de Seguimiento y Control
› Indicadores de Medición y Control de los Objetivos
Corporativos
› Indicadores de Medición y Control de los Objetivos de
cada Área
 Disponer de la Documentación de Consulta
› Documentación del Estado Inicial de la Empresa
› Documentación de las Herramientas de Medición del
Análisis Externo e Interno
› Documentación de la Empresa con la implementación del
Planeamiento
› Manual de Procedimientos y Funciones, además de su
control y seguimiento.
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F
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