1. PROYECTO DE GESTION
DOCUMENTAL
By:
ING. OSCAR ORLANDO OYOLA
GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS
ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN EN LA EMPRESA
UNIVERSIDAD EAN
SEPTIEMBRE 21 DE 2012

2. IMPORTANCIA DE LA
GESTIÓN DOCUMENTAL
Y LA ADMINISTRACIÓN
DE LOS ARCHIVOS CON
CONCEPTOS BÁSICOS
ING. OSCAR ORLANDO OYOLA
GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS
ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA

3. GESTIÓN DOCUMENTAL
Conjunto de actividades administrativas tendientes a la
planificación manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades desde su origen
hasta su destino final con el objeto de facilitar su
utilización y conservación.
ING. OSCAR ORLANDO OYOLA
GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS
ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA

4. FUNCIONES DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL
• Realizar el análisis de documentos procedencia,
contenidos y custodia.
• Definir las unidades y el sistema de almacenamiento.
• Rediseños de servicios de Información.
• Asesoría a las áreas.
• Acompañamiento
ING. OSCAR ORLANDO OYOLA
GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS
ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA

5. NORMATIVIDAD DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL
• Constitución Política de Colombia
• Ley 594 de 2000 (AGN).
Ley General de Archivos
• Código Penal.
• Código Sustantivo de Trabajo.
• Código de Procedimiento Civil
• Código Contencioso Administrativo
• Acuerdo 060 de 2001
ING. OSCAR ORLANDO OYOLA
GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS
ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA

6. ARCHIVO
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso
natural por una persona o entidad pública o privada. En el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
ING. OSCAR ORLANDO OYOLA
GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS
ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA

7. DOCUMENTO DE ARCHIVO
Registro de información producida o recibida por
una entidad publica o privadas en razón de sus
actividades o funciones.
ING. OSCAR ORLANDO OYOLA
GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS
ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA

8. CICLO VITAL DEL
DOCUMENTO
ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO
GESTIÓN CENTRAL HISTÓRICO
Valores Primarios Valores secundarios
Administrativo Cultural
Legal Histórico
Fiscal Científico
Contable
Técnico
Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción,
hasta su disposición final.
ING. OSCAR ORLANDO OYOLA
GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS
ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA

9. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
La disposición física de los documentos debe
respetar la secuencia de los trámites que los
produjo.
ING. OSCAR ORLANDO OYOLA
GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS
ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA

10. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Establece que los documentos producidos por
una institución y sus dependencias no deben
mezclarse con los de otras.
ING. OSCAR ORLANDO OYOLA
GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS
ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA

11. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y
establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-
funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
ING. OSCAR ORLANDO OYOLA
GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS
ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA

12. SERIE DOCUMENTAL
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanadas de un mismo productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
ING. OSCAR ORLANDO OYOLA
GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS
ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA

13. SUBSERIE DOCUMENTAL
Conjunto de unidades documentales que forman parte de
una serie, identificadas de forma separada de ésta por su
contenido y sus características específicas.
ING. OSCAR ORLANDO OYOLA
GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS
ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA

14. METODOLOGÍA Y
ELABORACIÓN DE LAS
TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL TRD
ING. OSCAR ORLANDO OYOLA
GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS
ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA

15. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Representación Grafica de la estructura de una
empresa o organización para la identificación de
las dependencias Productoras.
ING. OSCAR ORLANDO OYOLA
GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS
ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA

16. ING. OSCAR ORLANDO OYOLA
GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS
ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA

17. EJEMPLO
FUNCIONES DE EL ÁREA
TÉCNICA
► Presidir y registrar los asuntos tratados en las reuniones del
Comité de Obra.
► Informar las actividades que se han ejecutado en la obra.
► Realizar transferencias de los documentos producidos en la
obra.
► Registrar los expedientes que se producen en la obra.
ING. OSCAR ORLANDO OYOLA
GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS
ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA

18. CODIFICACIÓN
FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN
MHC 412 - CAU2-010
Mario Huertas Dirección de Área Técnica
Cotes Obra
ING. OSCAR ORLANDO OYOLA
GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS
ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA

19. CODIFICACIÓN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
CAU2- 010.03 CAU2- 010.03-09 Expediente
ACTAS Actas comité de
Obra
CAU2- 010.44 CAU2- 010.44-197 Expediente
INFORMES Informes de gestión
ING. OSCAR ORLANDO OYOLA
GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS
ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA

20. CUADRO DE CLASIFICACIÓN
Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una
institución y en el que se registran las secciones, subsecciones, las series y
subseries documentales.
ING. OSCAR ORLANDO OYOLA
GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS
ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA

21. ORGANIZACIÓN DE EXPEDIENTES
ING. OSCAR ORLANDO OYOLA
GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS
ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA

22. INVENTARIO DOCUMENTAL
Instrumento de recuperación de información
que describe de manera exacta y precisa las
series o asuntos de un fondo documental.
ING. OSCAR ORLANDO OYOLA
GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS
ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA

23. TABLA DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos.
ING. OSCAR ORLANDO OYOLA
GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS
ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA

24. APLICACIÓN DE LAS TRD
CAPACITACIÓN
► INSTRUCTIVO PARA SU
APLICACIÓN
DIFUSIÓN ► NORMAS PARA LA
ORGANIZACIÓN DE
► ACTO ADMINISTRATIVO
LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN
► TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
ING. OSCAR ORLANDO OYOLA
GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS
ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA

25. IMPORTANCIA DE LAS TRD
► Facilita el manejo de la información.
► Contribuye a la racionalización de la producción documental.
► Permite a la administración proporcionar un servicio eficaz y
eficiente.
► Facilita el control y el acceso a los documentos a través de los
tiempos de retención en ella estipulados.
► Garantiza la selección y conservación de los documentos que
tienen carácter permanente.
ING. OSCAR ORLANDO OYOLA
GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS
ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA

26. ► Permite el manejo integral de los documentos .
► Facilita la organización de los documentos a partir
del concepto archivo total.
► Ayuda a controlar la producción y tramite
documental.
► Identifica y reflejan las funciones institucionales .
► Integra los procesos archivísticos para el manejo.
► Permite identificar los documentos de apoyo a la
gestión administrativa y que se pueden eliminar en
el archivo de gestión.
ING. OSCAR ORLANDO OYOLA
GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS
ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA

27. APLICACIONES QUE SE EVALUAN

28. FIN
MUCHAS GRACIAS
ING. OSCAR ORLANDO OYOLA
GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS
ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA