El documento aborda la descripción documental como un proceso archivístico que identifica y analiza documentos para crear instrumentos descriptivos, facilitando la localización y control del patrimonio documental. Se detallan acciones para elaborar y actualizar inventarios relacionados con la transferencia y eliminación de documentos en archivos administrativos y históricos. También se especifican directivas y tipos de instrumentos descriptivos necesarios para la gestión documental en entidades públicas.

1. MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DEL
CALLAO
VI CURSO “TÉCNICAS MODERNAS
DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO”
“DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Lic. Enrique Jorge Espinoza Salvatierra
E-mail: enriqueespinoza84@yahoo.es
Fono: 990028943

2. CONCEPTO
La Descripción Documental es un
proceso técnico-archivístico que
consiste en identificar, analizar y
determinar los caracteres externos e
internos de los documentos con la
finalidad de elaborar los instrumentos
descriptivos (R. J. Nº 073-85-AGN/J,
31.05.1985, Norma S.N.A. 03:
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL).

3. OBJETIVOS

Facilitar la localización
de los documentos.
Garantizar el control del
Patrimonio Documental.
Brindar un eficaz y
eficiente servicio de
información.

4. ACCIONES A DESARROLLAR
El Órgano de Administración de
Archivos elaborará y actualizará los
diversos instrumentos descriptivos
teniendo en cuenta las
características de los documentos y
los requerimientos de los servicios
de información de la entidad.

5. ACCIONES A DESARROLLAR
Los instrumentos descriptivos
básicos serán el Inventario de
Transferencia de Documentos,
Inventario de Eliminación de
Documentos e Inventario
General del Fondo Documental.

6. INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS
ADMINISTRATIVOS
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA.-
Se utiliza para realizar una transferencia
de un Archivo de Gestión a un
Periférico, de un Periférico al Archivo
Central o de un Central al Archivo
Histórico.
INVENTARIO DE ELIMINACIÓN.- Se
utiliza para proponer documentos
eliminables.

7. ¿Qué es el fondo documental?
El Fondo Documental es el conjunto de
toda la documentación que produce una
institución pública o privada. En otras
palabras, es la sumatoria de la
documentación que produce las oficinas
de Administración, Auditoría Interna,
Imagen Institucional, Planificación y
Presupuesto, Archivo Central, entre
otras.

8. DIRECTIVAS DE
TRANSFERENCIA Y ELIMINACIÓN
 Directiva Nº 005-86-AGN/DGAI, “NORMAS
PARA LA TRANSFERENCIA DE
DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS
ADMINISTRATIVOS DEL SECTOR PÚBLICO
NACIONAL”.
 Directiva Nº 006-86-AGN/DGAI, “NORMAS
PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
EN LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS DEL
SECTOR PÚBLICO NACIONAL”.

9. INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS
HISTÓRICOS
CATÁLOGOS.- Informan
detalladamente sobre el fondo,
secciones, series, sub-series y
documentos individuales.
ÍNDICES.- Informan sobre las personas,
lugares o materias, mayormente en
orden alfabético.
GUÍAS.- Prestan noticias sobre el
archivo, sus existencias documentales y
otros datos útiles para el investigador.

10. INSTRUMENTO DESCRIPTIVO
ADMINISTRATIVO-HISTÓRICO
 INVENTARIO GENERAL DE FONDOS
DOCUMENTALES.- Refleja las existencias
documentales tal como se encuentran en los
archivos administrativos e históricos. Es una
descripción exacta y precisa de todo el
material que se conserva. Ninguna
documentación debe quedar fuera del IGFD,
por medidas de seguridad y control.

11. ALCANCE:
La Norma de Descripción
Documental será de aplicación en
todos los organismos y
reparticiones del Sector Público
Nacional bajo responsabilidad de
sus respectivos titulares y de los
Jefes o encargados del Órgano de
Administración de Archivos.

12. Fin de la exposición
MUCHAS
GRACIAS