Proyecto ciid uti_2011

“Desarrollo de un Sistema de información para monitoreo y seguimiento de
proyectos de investigación”

Sailema, Luis; Chango, Gustavo
Instituto de Investigación, Desarrollo e Innovación - IDI
Universidad Tecnológica Indoamérica
Calle Bolívar 20-35 entre Quito y Guayaquil
Ambato, Ecuador
lsailema@yahoo.com
wilsongus2003@yahoo.com

Resumen
El sistema de monitoreo y seguimiento de los proyectos de investigación (SIMonS), servirá como instrumento de
apoyo para mejorar la eficiencia y efectividad en el manejo de las actividades de investigación de la Universidad
Tecnológica Indoamérica.
Con el seguimiento y evaluación de los proyectos, se pretende una gestión adecuada y oportuna de los mismos,
por parte del IDI-UTI (Instituto de Investigación, Desarrollo e Innovación - Universidad Tecnológica
Indoamérica), así como de los miembros de los grupos responsables en cada uno de ellos, permitiendo verificar el
progreso y valoración del proyecto, establecer la viabilidad de los objetivos, e identificar y anticipar los
problemas, permitiéndoles así tomar las medidas necesarias para evitarlos o resolverlos. El proceso de
seguimiento y evaluación está ligado a la toma de decisiones: permite redefinir sus objetivos y hacer ajustes en las
actividades, cuando sea necesario.
El sistema automatiza las actividades de seguimiento y control utilizando software libre, a través de la
asignación de roles específicos a sus usuarios, permitiendo un acceso adecuado hacia las tareas implementadas en
SIMONS (administración, registro de actividades, avances realizados, generación de cronogramas, gestión de
correspondencia, agenda de tareas, control financiero, reportes, entre otras).
Existe una gran variedad de lenguajes de programación y librerías en el contexto del software libre, de las
cuales – debido a su versatilidad, flexibilidad y robustez - SIMONS utiliza: PHP, Mysql 5.0, Aptana Studio 3.0,
FPDF, Ajax, FCK Editor.

Palabras Claves: monitoreo de proyectos de investigación, programación extrema, proyectos de investigación,
seguimiento de proyectos de investigación, software libre.

Abstract
The monitoring and tracking system of research projects (SIMonS), will serve as a support tool to improve
efficiency and effectiveness in the management of research activities of Indoamérica Tech University.
With tracking and evaluating projects, it is intended a proper and timely management thereof, by the IDI-UTI
(Research, Development and Innovation Institute - Indoamérica Tech University), as well as members of groups
responsible for each, allowing monitor progress and project appraisal establish the feasibility of the objectives, and
identify and anticipate problems, allowing them to take the necessary measures to avoid or resolve them. The
tracking and evaluation process is linked to the decision-making: to redefine their goals and make adjustments in
the activities, when necessary.
The system automates the monitoring and control using free software, through the assignment of specific roles
to users, allowing adequate access to the tasks implemented SIMONS (administration, logging, progress, schedules
programming,, management mail, calendar, tasks, financial control, reporting, etc.).
There are a variety of programming languages and libraries in free software context, which - due to its
versatility, flexibility and robustness - SIMONS uses: PHP, Mysql 5.0, Aptana Studio 3.0, FPDF, Ajax, FCK
Editor.

Keywords: monitoring of research projects, extreme programming, research projects, tracking of research
projects, free software.

1. Introducción estándares y criterios, así como los documentos base,
productos de la etapa de planeación. Durante la
“Técnicamente el software libre tiene paquetes muy ejecución del proyecto, corre un proceso paralelo de
avanzados y seguros. También hay paquetes que no recolección de datos, comparación y retroalimentación
son tan prodigiosos al igual que en el software para tomar decisiones respecto al rumbo del proyecto.
privativo. Sin embargo, hay dos asuntos que se debe Estas decisiones pueden ser de dos tipos: encaminadas
resaltar. a seguir por la misma ruta o a cambiar para ajustar la
El primer asunto es que el software libre rescata la ejecución y los planes del proyecto en función del
libertad de quienes usan las computadoras. El asunto logro de sus objetivos.[1]
técnico es un tema sencillo de afrontar en el caso de
que se posea libertad, es cuestión de juntar a la mayor 2. Metodología
cantidad de interesados en la funcionalidad requerida y
financiar conjuntamente su desarrollo. En general, para el desarrollo del proyecto se aplica
En el caso del software privativo esto en general no el know-how, propio del Centro de Investigación,
es posible por las restricciones que impone el detentor Innovación y Desarrollo de la UTI [2], tomando como
de las restricciones operadas por los derechos de autor. punto de partida, las necesidades de automatización
Normalmente los autores no poseen el privilegio de del seguimiento y control de los proyectos de
de restringir o permitir, usualmente son terceros son investigación, en un entorno web, así como la
los que poseen ese poder. iniciativa del Gobierno Ecuatoriano para el desarrollo
El segundo asunto es la amplia difusión de software de aplicaciones utilizando software libre.
libre en los aparatos móviles, la mayor parte de los Este conocimiento fundamental es aplicado al
aparatos móviles de hoy poseen software libre al igual desarrollo del SIMONS y se describe en la
que en los servidores. metodología aplicada.
Sin embargo, hay un peligro latente que impide que
estos aparatos ofrezcan libertad a sus usuarios. El 2.1. Materiales
peligro de las aplicaciones privativas que persisten en
las computadoras amenaza la libertad, privacidad e Los materiales de trabajo fueron: las disposiciones
inclusive la seguridad personal de esos usuarios.” del CONEA (actualmente CEEACES) sobre las
[Ordóñez Quiliro, Miembro del Consejo de la actividades de investigación para la evaluación y
Fundación de Software Libre América Latina – acreditación universitaria, el perfil del proyecto de
FSFLA, congresolibre.org, 2012.] desarrollo del software en cuestión, la información
recopilada de fuentes primarias (IDI-UTI).
El Sistema de información para monitoreo y
seguimiento de proyectos de investigación del IDI- 2.2. Herramientas
UTI, será capaz de almacenar información referente a
los proyectos del personal investigador de la UTI, y De entre una amplia gama de aplicaciones, SIMONS
que sea susceptible de ser utilizada por la Universidad utiliza:
en la gestión de sus Proyectos.
Los propios investigadores serán los que mantengan 2.2.1. PHP. PHP es un lenguaje de programación
actualizada su información, en tanto la Dirección del interpretado, diseñado originalmente para la creación
Centro, podrá consultarlos desde cualquier lugar donde de páginas web dinámicas. Se usa principalmente para
se encuentre, gracias a los privilegios y niveles de la interpretación del lado del servidor (server-side
acceso gestionados por el administrador del sistema, scripting); pero actualmente puede ser utilizado desde
razón por la que se recomienda una arquitectura web una interfaz de línea de comandos o en la creación de
para la aplicación. otros tipos de programas, incluyendo aplicaciones con
El desarrollo de este proyecto contiene información interfaz gráfica usando las bibliotecas Qt o GTK+.
tanto de textos bibliográficos, así como de textos en
línea, siendo este último un soporte importante, dada 2.2.2. Mysql 5.0. MySQL es un sistema de gestión de
su amplia difusión en Internet, además la información bases de datos relacional, multihilo y multiusuario con
existente es de dominio público. No se pretende más de seis millones de instalaciones. [3]
realizar análisis comparativos, tampoco criticar el El software MySQL proporciona un servidor de
software comercial, sino presentar una posición abierta base de datos SQL (Structured Query Language) muy
a conocer otras alternativas para el desarrollo de rápido y robusto. El servidor MySQL está diseñado
sistemas, desde una perspectiva imparcial, sumada a la para entornos de producción críticos, con alta carga de
iniciativa del Gobierno Nacional de implementar trabajo así como para integrarse en software para ser
software libre en el Sector Público, también como distribuido.
Sector Privado quisimos estar inmersos en el tema.
Entendemos el control como un subsistema dentro 2.2.3. Aptana Studio 3.0. Aptana Studio es un entorno
de la gestión de proyectos, cuyos insumos son de desarrollo integrado de software libre, basado en

3

eclipse y desarrollado por Aptana, Inc., que puede
funcionar bajo Windows, Mac y Linux y provee “Una Metodología para el Desarrollo de Sistemas
soporte para lenguajes como: Php, Python, Ruby, CSS, de Información es un conjunto de actividades llevadas
Ajax, HTML y Adobe AIR. Tiene la posibilidad de a cabo para desarrollar y poner en marcha un Sistema
incluir complementos para nuevos lenguajes y de Información (S.I).
funcionalidades. Los Objetivos de las Metodologías de Desarrollo de
Sistemas de Información son:
2.2.4. FPDF. Fpdf es una biblioteca escrita en PHP - Definir actividades a llevarse a cabo en un
que permite crear archivos en formato PDF sin ningún Proyecto de S.I.
requerimiento adicional. Es gratuita, y su licencia - Unificar criterios en la organización para el
permite que sea modificada libremente. Este desarrollo de S.I.
framework en PHP está desarrollado con orientación a - Proporcionar puntos de control y revisión.” [4]
objetos, siendo el Objeto fpdf el encargado de ir En el desarrollo del sistema mismo, el proceso es
almacenando la estructura, y visualizándola con la guiado por el modelo o metodología a emplearse en su
función Output, teniendo diferentes salidas tanto por implementación.
pantalla como por impresora o simplemente En principio se había previsto aplicar el Ciclo De
ofreciendo la posibilidad descargar el archivo. Vida Tradicional, en vista de su amplia utilización;
pero dada la naturaleza del proyecto se realizó
2.2.5. Ajax. AJAX, acrónimo de Asynchronous solamente la especificación de requisitos de software
JavaScript And XML (JavaScript asíncrono y XML), (ERS) en ella, para luego combinarla con la
es una técnica de desarrollo web para crear programación extrema (XP), pues indistintamente a la
aplicaciones interactivas o RIA (Rich Internet metodología que se elija, las etapas de planificación,
Applications). Estas aplicaciones se ejecutan en el instalación y mantenimiento que aparecen en el ciclo
cliente, es decir, en el navegador de los usuarios de vida de un sistema de información, son necesarias,
mientras se mantiene la comunicación asíncrona con el razón suficiente para aplicar estas metodologías en
servidor en segundo plano. De esta forma es posible nuestro sistema.
realizar cambios sobre las páginas sin necesidad de XP es un enfoque de la ingeniería de software, el
recargarlas, lo que significa aumentar la interactividad, más destacado de los procesos ágiles de desarrollo.[5]
velocidad y usabilidad en las aplicaciones. Además, esta metodología (XP) trata de responder
Ajax es una tecnología asíncrona, en el sentido de muy rápido a las necesidades del cliente, incluso
que los datos adicionales se solicitan al servidor y se cuando los cambios sean al final de ciclo de la
cargan en segundo plano sin interferir con la programación. Tanto el director del proyecto, los
visualización ni el comportamiento de la página. clientes, el desarrollador, fuimos parte del equipo y
JavaScript es el lenguaje interpretado (scripting estuvimos involucrados en el desarrollo del software.
language) en el que normalmente se efectúan las La metodología aplicada se resume así:
funciones de llamada de Ajax mientras que el acceso a 2.3.1. Especificación de Requisitos Software. Esta
los datos se realiza mediante XMLHttpRequest, objeto fase es muy importante, porque la Especificación de
disponible en los navegadores actuales. En cualquier Requisitos Software, ha sido elaborada tomando en
caso, no es necesario que el contenido asíncrono esté cuenta las características del sistema utilizado en la
formateado en XML. actualidad y la posibilidad de mejorarlo, de acuerdo a
la experiencia de sus usuarios y los beneficios
2.2.6. FCK Editor. Uno de los editores WYSIWYG obtenidos. Su estructura está hecha en base al estándar
(acrónimo de What You See Is What You Get, "lo que IEEE Recommended Practice for Software
ves es lo que obtienes") de código abierto más Requirements Specification ANSI/IEEE 830 1998.
utilizado en las herramientas web, permite crear Esta especificación va dirigida al equipo de
elementos de formulario donde el usuario puede desarrollo de software y a las personas que harán uso
escribir texto con estilos, como negritas, subrayados, del sistema terminado. Tiene como propósito definir
distintos tipos de fuentes e incluso, tablas o imágenes. de manera clara las especificaciones funcionales, no
Esta herramienta la encontramos dentro de los funcionales y del sistema para la implementación de
llamados CMS (Content Management System); una aplicación WEB, que permitirá administrar y
aunque un CMS no tiene porqué ser WYSIWYG, es consultar la información de los proyectos de
decir puede ser un gestor de contenidos cuyo panel de investigación de la Universidad Tecnológica
gestión no se corresponda con el diseño final, sino que Indoamérica, utilizada por investigadores, docentes y
en este caso se utiliza un back-end o panel de gestión coordinadores.
para crear y modificar los contenidos, que serán Este documento fue un medio de comunicación
reflejados en el front-end o parte final que ven los entre cada uno de los roles implicados en el desarrollo
usuarios. de software, por lo mismo está sujeto a revisiones,
tanto de los desarrolladores como de los usuarios,
2.3. Metodología Aplicada hasta obtener su aprobación. En cuanto esto ocurra el

4

documento funcionará como base al equipo de 2.3.5. Pruebas. Las pruebas nos ofrecieron la
desarrollo, para la implementación del nuevo sistema. oportunidad de saber si lo que implementamos, es lo
que en realidad habíamos pensado. Las pruebas nos
Seguidamente, aplicamos la metodología XP indican que nuestro trabajo funciona bien, siguiendo
(Programación extrema), basándonos en aspectos este proceso, hasta cuando nuestro sistema no origine
como la simplicidad, la comunicación y el reciclado un fallo con alguna otra prueba. Debemos de pensar en
continuo de código. todas las posibles pruebas para nuestro código.
Las pruebas son indispensables, porque:
2.3.2. Planificación. Aquí fue fundamental un  Programar y probar es más rápido que sólo
permanente dialogo con el IDI-UTI, pues, aquellas programar, porque se puede ganar media hora
personas necesitan determinar: de productividad sin hacer pruebas; pero
 Lo que el SIMONS debe de resolver, para que perder mucho tiempo en la depuración.
genere valor (Ámbito)  Existen menos errores, por tanto, debemos
 Las prioridades del sistema volver menos veces sobre el código,
 El aporte necesario del sistema para fijar fechas evidentemente cuesta menos tiempo localizar
de una versión (Composición de versiones) los errores.
 Estimaciones del tiempo que lleva implementar  Quienes programamos hacemos pruebas para
una característica. Por ejemplo, diseñar e chequear el correcto funcionamiento del
implementar la base de datos MySQL tardará un SIMONS, en tanto, el IDI-UTI realiza
mes. pruebas funcionales.
 La organización del trabajo y el equipo
(Procesos) Un ejemplo elemental
 Programación detallada de los problemas que se Descripción: Este documento cubre el conjunto de
resolverán primero pruebas funcionales relacionadas con la historia de
usuario: Control de acceso de usuarios [Historia 1].
2.3.3. Diseño. El diseño crea una estructura que En esta historia habrá que comprobar que el acceso
organiza la lógica del sistema, permitiendo que el de los usuarios sea correcto, de forma que sólo puedan
sistema crezca con cambios en un sólo lugar. acceder al sistema los usuarios autorizados y que éstos
Parte crucial del desarrollo, porque las actividades lo hagan con la funcionalidad que les corresponde.
de esta fase permiten: Verificación del nombre de usuario (login) /
 Entender el objeto del programa, a través de una password correcto
metáfora sencilla, por ejemplo, “Sistema de Descripción
información para monitoreo y seguimiento de El usuario, al iniciar la aplicación verá una
proyectos de investigación” pantalla de acceso, en la que se le solicitará el
 Elaborar un Diseño sencillo, que funcione en las nombre de usuario (login) y la contraseña (el
pruebas, sin lógica duplicada, con el menor password). El usuario debe introducir estos
número de clases y métodos. campos y cuando se cumple que el usuario
El modelo de datos empleado para la aplicación está validado en el sistema, tendrá acceso a
final, fue implementando en MySQL, mientras que la SIMONS.
aplicación se realizó en PHP. Condiciones de ejecución
Ninguna
2.3.4. Desarrollo. De esta actividad no podemos Entrada
prescindir, porque necesitamos codificar y plasmar  El usuario ejecuta la aplicación.
nuestras ideas a través del código. En XP, el código  Aparece un cuadro de texto en el que se
expresa interpretación y comunicación del problema, y solicita el nombre de usuario y la
por tanto sirve para mejorar. contraseña (password).
Entre lo principal, se consigue:  El usuario introduce ambos y presiona el
 La manera de hacer nuestro programa lo más botón “Entrar”
simple posible, después de implementar esta  El sistema verifica ambos campos en la
característica, debemos verificar su base de datos y comprueba que existe tal
funcionalidad, este proceso se le denomina usuario.
recodificar  El sistema permite el ingreso a la
 Programación por parejas, en caso de haber aplicación, sólo a usuarios validados.
personal disponible (SIMONS fue programado Resultado esperado
por una persona) Sólo los del sistema tienen permiso de acceso
 El código se debe integrar frecuentemente, y a la aplicación.
realizar las pruebas sobre la totalidad del Evaluación de la prueba
sistema. (Integración continúa) Prueba satisfactoria.

5

3. Resultados  Agregar, listar, editar los Tipos de Investigación
que se llevan a efecto
SIMONS (acrónimo de Sistema de información  Agregar, listar, editar los Tipos de Investigación,
para monitoreo y seguimiento de proyectos de según el área de conocimiento de la
investigación) es la aplicación informática resultante UNESCO
para apoyar las actividades del IDI-UTI, en todo lo  Agregar, listar, editar Docentes (coordinadores
relacionado al seguimiento y control de sus proyectos. de investigación)
Disponible en http://simons.uti.edu.ec/  Agregar, listar, editar proyectos a la base de
SIMONS es una aplicación web que requiere un datos y asignar un docente coordinador al
entorno AMP (servidor web Apache, servidor de base proyecto correspondiente.
de datos MySQL 5.0 e intérprete PHP 5). La gran  Agregar, listar, editar Investigadores
mayoría (casi la totalidad) de hosting donde están  Registrar y editar las fechas de los períodos de
alojadas la mayoría de páginas y aplicaciones web que evaluación de los proyectos.
visitamos a diario gozan de este entorno.[6]  Asignar Investigadores de la Universidad a los
Es una solución informática que ofrece, a los Proyectos.
Coordinadores la posibilidad de gestionar de manera
integral toda la información que generan los procesos 3.2. Docente/Coordinador.
de investigación y a los Investigadores la oportunidad El docente registrado en SIMONS recibirá del
de acceder de manera inmediata, tanto a los datos administrador su nombre de usuario y clave. Además,
como actividades de trabajo. Además, permite la parte con sus agrupamientos dados de alta y sus
comunicación fluida entre Docentes e Investigadores. Investigadores ya asignados a los proyectos en éstos.
Los módulos que implementa SIMONS, se resumen a Lo único que deberá realizar el docente antes de
continuación: comenzar a usar el sistema, es declarar las actividades
con las que calificará y controlará al investigador y
3.1. Administrador registrar su cronograma de actividades.
Por ejemplo, el ingreso de actividades de un proyecto
Lo desempeñará la persona que ha instalado SIMONS se realiza así:
la cual, además de docente, posee perfil de
administrador.

Figura 1. Pantalla de acceso al sistema
Figura 3. Pantalla para registro de actividades de un
proyecto
La gestión del Administrador, incluye:
Las posibilidades del Docente/Coordinador sobre el
sistema, abarcan:
 Registrar datos sobre Entrega, calificaciones,
cronograma, observaciones, entrevistas.
 Disponer de una agenda personal donde estará al
día de fechas de Avances, citas privadas,
mensajes, etcétera.
 Acceder a las fichas de los investigadores,
disponiendo en segundos de la información
requerida.
 Generar reportes actualizados hasta el
momento.
 Generar informes de calificaciones,
cronogramas, observaciones, tanto individuales
como de agrupamiento.
 Comunicarse con los Investigadores y resto de
Docentes del Centro.
Figura 2. Opciones del Administrador  Generar y gestionar correspondencia.
 Agregar, listar, editar los Tipos de  Generar informes de tutoría y de resultados de
Investigadores existentes evaluación.

6

Los informes por investigador, muestran su
participación en un proyecto.

Figura 6. Informe de control del investigador

3.4. Financiero

Finalmente, se está implementando el módulo
que contendrá la información económica de los
proyectos de investigación, el mismo que entre las
opciones más fundamentales, permitirá:
 Disponer de información relacionada con el
presupuesto de cada proyecto de investigación.
Figura 4. Informe por investigador  Obtener información de los gastos realizados en
un proyecto.
3.3. Investigadores  Generar información correspondiente a los
montos invertidos, por tipo de investigación o
Con las claves proporcionadas por el coordinador del del área de la UNESCO.
proyecto, podemos ingresar a la cuenta o módulo de  Determinar el costo del investigador, asociado a
investigadores su tiempo de participación en el proyecto.

Tabla 1. Resumen por tipos de investigación
Investigación: Monto Nro proyectos
Investigación
Aplicada 262.664,68 17
Investigación
Básica 257.132,70 14
Investigación
Experimental 29.452,12 1
549.249,50 32
Figura 5. Pantalla de información con actividades
pendientes
Tabla 2. Resumen del área de la UNESCO
Área UNESCO: Monto Nro proyectos
 Acceder a los datos de entrega de avances,
calificaciones, cronogramas y observaciones Educación 19.902,50 2
registrados por los Docentes. Humanidades y Artes 0,00 0
 Comunicarse con los docentes mediante Ciencias Sociales,
mensajería interna. E. Comercial y Derecho 137.575,25 9
 Recibir correspondencia y reportes con la Ciencias 247.710,74 13
frecuencia que deseen sin que ello suponga un Ingeniería, Industrial
esfuerzo adicional. y Construcción 144.061,01 8
 En resumen, estar al día de la información que
les interesa de manera personal y confidencial. Agricultura 0,00 0
Salud y
Un informe para control, por investigador, visualiza: Servicios Sociales 0,00 0
Servicios 0,00 0
Sectores desconocidos 0,00 0
549.249,50 32

7

SIMONS está en etapa de prueba, para verificación y 6. Referencias
validación de sus procesos. En los próximos días
entrará ya en funcionamiento. [1] Janitzio De León Cerda et Al, El seguimiento y
control del proyecto, Agosto 2012, pp. 1,
4. Conclusiones http://www.slideshare.net/ddjdlc/seguimiento-y-
control-de-un-proyecto
El software libre va tomando mayor fuerza en [2] Abril et Al, Plan de actualización de las políticas y
cuanto a su uso, tanto en aplicaciones utilitarias y de fortalecimiento de líneas de investigación para la
desarrollo. Universidad Tecnológica Indoamérica 2010 -
La combinación de metodologías de desarrollo es 2013, 2010, pp. 6
válida, cuando la naturaleza del proyecto lo permite. [3] Enciclopedia Wikipedia, Julio 2012, disponible en
Se pueden desarrollar sistemas de información a http://es.wikipedia.org/wiki/MySQL
medida, garantizando su flexibilidad, seguridad y [4] Castellanos, L., Desarrollo de Sistemas de
robustez. Información bajo un enfoque incremental, 2011,
El impulso del Gobierno Ecuatoriano hacia la pp. 9
utilización del software libre en el Sector Público, [5] Enciclopedia Wikipedia, Julio 2012, disponible en
favorece su difusión y mayor aplicación. http://es.wikipedia.org/wiki/Programación_extrema
Es importante saber cuál es la filosofía del software [6] Martín, L., Preadmin 1.0 (Manual de uso),
libre, porque al igual que el conocimiento humano, http://preadmin.sourceforge.net/, 2007-2008
crece y necesita ser compartido.

5. Agradecimiento
Los autores agradecen al IDI-UTI por el apoyo y
por la confianza depositada para llevar a cabo este
trabajo; especialmente a la Doctora Lilian Morales, su
Directora, por su gran colaboración, apoyo, y
paciencia cuando se requirió información.
En la investigación misma, el aporte de Quiliro
Ordoñez (congresolibre.org) fue vital, por cuanto, su
pronta ayuda permitió orientar y complementar el
trabajo.
También expresamos nuestro agradecimiento a la
Universidad por su respaldo económico.

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