Cursillo de Excel, cursillo sobre planilla electrónica: Parte B, culturema 597s

Cartelera Social
Tópicos de Excel, Parte B: Conceptos y herramientas (597s)
Tópicos de Excel – Los filtros
PALABRAS CLAVE (descriptores) - “AUTOFILTRO” , “CLAVE PRESENTACIÓN ARTT” , “CLAVE
PRESENTACIÓN LEC” , “CLAVE TEMÁTICA COMP” , “CLAVE TEMÁTICA EXCEL” , “CLAVE TEMÁTICA
INF” , “CLAVE TEMÁTICA MAT” , “COMPUTACIÓN” , “DATOS SELECTIVOS” , “ELIMINACIÓN SELECTIVA
DE FILAS” , “FILTRADO DE DATOS” , “FILTRAJE DE DATOS” , “FILTRO SIMPLIFICADO” , “INFORMACIONES
SELECCIONADAS” , “INFORMÁTICA” , “MICROSOFT EXCEL” , “NOMBRE ARCHIVO boolosfiltros lec excel” ,
“NOMBRE ARCHIVO booiii” , “PREFIJO CLAVE BOO” , “SELECCIÓN DE DATOS” , “SELECCIÓN PARCIAL DE
INFORMACIONES”

TEMAS DESTACADOS (temas principales, temas clave) – “COMPUTACIÓN”, “EXCEL”,
“INFORMÁTICA”, “LÓGICA”, “MATEMÁTICA”, “PLANILLA DE CÁLCULO”, “PLANILLA
ELECTRÓNICA”.

CONTENIDO – Lección de un cursillo sobre Microsoft Excel. En esteescrito básicamente se describe la
forma de uso de la herramienta “Autofiltro”.

ÍNDICE DE SECCIONES – Introducción – Condiciones y formas de uso – Primera etapa en la aplicación
de “Autofiltro”: Rango de las listas – Segunda etapa en la aplicación de “Autofiltro”: Opciones de filtrado –
El criterio “(Las 10 más...)” – El criterio “(Personalizar...)” – El criterio “(Todas)” –

FECHA ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN – 19 junio 2009 <> EXTENSIÓN (tamaño) – 9 páginas (58 KB)

Introducción

En una aplicación con Microsoft Excel puede pasar que un grupo de filas (o
eventualmente un grupo de columnas) tenga contenidos muy extensos (tenga listas muy
largas), y que en un determinado momento interese visualizar y considerar
exclusivamente algunas de esas listas o algunos de esos contenidos, con prescindencia
del resto de la información. Los criterios de selección de líneas (de columnas o de filas)
pueden ser evidentemente muy diversos, ya que diversas son también las aplicaciones
que suelen encararse con los programas de planilla electrónica. Al conjunto de líneas
que en un determinado momento interesa particularmente lo llamaremos conjunto
retenido, o conjunto filtrado, o información filtrada.

Para fijar las ideas supongamos por ejemplo que en una hoja de cálculo se tienen
ciertas informaciones referentes a las ventas de una tienda en los últimos doce meses
(número de factura, fecha, monto, vendedor, etcétera). Al propietario de esa tienda
muy probablemente le interesen los totales mensuales de toda esta información así
como eventualmente el detalle completo de la misma, pero a su departamento de
personal tal vez le interese discriminar estos totales para los distintos vendedores o para
un vendedor en particular.

Por cierto que para realizar una tarea de este tipo, el usuario podrá aplicar distintos
procedimientos. Por ejemplo, el usuario siempre podrá crear una nueva hoja de cálculo

1 / 58 – Autor: Juan Carlos Anselmi Elissalde
Digimundo al servicio de la comunidad, Digimundo atendiendo necesidades de los usuarios

y podrá copiar allí sólo la información que le interesa particularmente (en el caso antes
planteado ello correspondería a por ejemplo transferir las ventas de un determinado
vendedor a esa nueva hoja de cálculo, o a por ejemplo transferir las filas
correspondientes a las facturas emitidas los días feriados a esa nueva hoja de cálculo,
etcétera). Evidentemente en esas nuevas hojas de cálculo así definidas también deberán
establecerse las fórmulas que sean del caso, y los nuevos cálculos que puedan allí
realizarse (totales generales, totales parciales, porcentajes, etcétera) serán equivalentes a
los que podrían haberse hecho en la primitiva hoja de cálculo, a condición
evidentemente de realizar allí dichos nuevos cálculos sólo sobre las líneas retenidas y
transferidas a cada una de esas nuevas planillas (a condición evidentemente de
solamente considerar al correspondiente conjunto filtrado para la definición de cada
uno de esos grupos de nuevos cálculos).

Como el lector seguramente comprenderá, esta solución de crear una nueva hoja de
cálculo” o de crear varias hojas de cálculo adicionales es conceptualmente sencilla,
aunque lo más probable es que requiera un trabajo considerable de preparación y de
implementación, especialmente cuando la lista de registros sobre la que se trabaja es
larga y/o de estructura compleja.

Por otra parte, esta solución también puede tener otros problemas. En efecto, en esa
etapa de definición de una nueva hoja de cálculo podrían cometerse errores de diverso
tipo, como por ejemplo cometer errores de filtrado de datos (olvidar de transferir algún
registro o cometer otros errores al seleccionar los datos a transferir a ese nuevo espacio
de cálculo), o como por ejemplo realizar esa transferencia de una manera errónea, o
como por ejemplo implementar una fórmula en una nueva hoja de trabajo en
condiciones distintas a las usadas en la primitiva hoja de trabajo, etcétera.

Las cosas podrían complicarse aún más si deben ser considerados distintos criterios de
selección (distintos criterios de filtrado). Pensando en el caso de la tienda antes
planteado, ello correspondería por ejemplo a que por alguna razón también interesaran
las veinte ventas de mayor monto realizadas en el último año, o las treinta y cinco
ventas de menor monto realizadas en los meses de invierno, o las diez ventas de mayor
monto realizadas por un determinado vendedor, o las ventas en días feriados que
superaran determinado monto, etcétera. Si deseáramos implementar todas estas cosas
creando una nueva planilla de cálculo para cada caso, evidentemente las posibilidades
de cometer errores serían bastante grandes, y la gestión de todas estas informaciones se
haría sumamente pesada y compleja. Si por el contrario optáramos por implementar
todos estos cálculos en la primitiva hoja de cálculo, por cierto que sería necesario usar
filas y columnas adicionales donde deberían establecerse más y más fórmulas, algunas
de las cuales probablemente serían largas y complejas, por lo que ésta tampoco es una
buena solución.

Nótese además que la duplicación de información (la duplicación de datos y de
fórmulas) es casi siempre una mala técnica de trabajo, ya que cuando se introducen
cambios en las constantes o en las fórmulas, podría pasar que esas modificaciones sean


implementadas solamente en la primitiva hoja de cálculo que tiene la lista completa de
registros, y que se olvide de hacer alguna de las correspondientes modificaciones en
algunas de las nuevas hojas de cálculo que contienen las listas filtradas de registros (o
a la inversa). Con la finalidad de evitar todos estos errores potenciales, y con la
finalidad de dar mayor comodidad al usuario, Microsoft Excel dispone de una
herramienta llamada filtro, cuya forma de uso es presentada y analizada en el presente
escrito.

Condiciones y formas de uso

A esta herramienta se accede a través de la opción “Filtro” del menú “Datos”, lo que
da acceso a una lista desplegable que ofrece tres opciones: (1) “Autofiltro”; (2)
“Mostrar todo”; y (3) “Filtro avanzado...”. En las secciones que siguen veremos
particularmente algunas de las principales características y formas de aplicación de la
herramienta Autofiltro.

Primera etapa en la aplicación de Autofiltro: Rango de las listas

Esta opción Autofiltro permite filtrar registros almacenados por filas, o sea que esta
opción permite manejar listas establecidas en las columnas de una hoja de cálculo (con
esta herramienta no se permite filtrar columnas, lo que en caso necesario por ejemplo
podrá hacerse simplemente reduciendo o llevando a cero el ancho de las columnas que
no interesan, o lo que por ejemplo podrá hacerse transponiendo filas con columnas y
aplicando entonces esta herramienta Autofiltro). Es posible establecer un solo filtro de
filas en una única columna, aunque también es posible establecer un filtro en cada una
de las columnas de un determinado rango “Cx:Cy” (en cada una de las columnas de un
determinado intervalo).

Puesto que los criterios de filtrado se establecen por separado y sólo en las columnas
que interesan, en realidad no molesta establecer filtros en un mayor número de
columnas, a pesar de que luego algunos de ellos no sean nunca utilizados.

Antes de presentar la forma específica de aplicación de esta herramienta Autofiltro, es
conveniente que hagamos algunas consideraciones de tipo general.

Reiteramos que si bien el usuario tiene entera libertad para ingresar sus datos en una
hoja de cálculo de la manera que crea más conveniente, por lo general entenderemos
que los distintos registros de datos son almacenados por filas, ocupando un
determinado rango de celdas de la planilla de cálculo.

Lo que queremos decir es que frecuentemente las informaciones concernientes a un
determinado registro son almacenadas en un determinado intervalo de columnas
“Cx:Cy” de una determinada fila que pongamos por caso sea la número “Z+1”; un
nuevo “registro” será por su parte almacenado en las correspondientes celdas de por


ejemplo la fila “Z+2”, entre las mismas columnas “Cx” y “Cy”, y así sucesivamente
para todos los otros registros que deban considerarse.

Remarcamos que los datos de la misma especie de los distintos registros por lo general
estarán en una misma columna, formando así una específica lista de datos (una
específica serie de valores numéricos, o de valores textuales, o de valores lógicos, o de
valores de tipo mixto; por valores mixtos o mixturados o mezclados entenderemos
evidentemente los de una lista que contiene tanto números como textos y/o como
valores lógicos).

El usuario no tiene obligación de definir un rótulo de identificación específico para
cada registro, aunque ello evidentemente es aconsejable y práctico. El rótulo de un
registro puede ser el nombre del registro (en caso que el registro tenga uno), o
eventualmente un número de serie o un código alfanumérico de serie, o eventualmente
el número de la fila donde ese registro se encuentra almacenado. Por una cuestión de
orden, los rótulos de los distintos registros suelen ser todos diferentes entre sí, y ellos
suelen ubicarse en la primera columna “Cx” del rango de columnas “Cx:Cy” donde se
almacena la información relativa a cada uno de esos registros. Los rótulos de los
distintos registros, sean ellos de tipo Texto (nombres y códigos alfanuméricos) o de
tipo Número (números de serie, números de factura, fechas y horas, etcétera), forman
así una lista de rótulos que supondremos ubicada en la columna “Cx”.

El usuario tampoco tiene obligación de definir un rótulo de identificación de una
específica lista de valores ubicada en una determinada columna, aunque ello
evidentemente es muy aconsejable. Dado que la lista de los rótulos de los registros así
como las otras listas de valores, se encuentran todas ellas almacenadas por columnas, lo
lógico es que el rótulo de una determinada lista sea ubicado al principio de la lista (o sea
ubicado encabezando la lista, ubicado al tope de la lista, ubicado en la parte superior de
la lista, ubicado en la fila número “Z” cuando los distintos valores de cada una de las
listas se encuentran ubicados en la fila “Z+1” y en las filas siguientes “Z+2”, “Z+3”,
“Z+4”, “Z+5”, etcétera). En el rótulo de una columna es usual indicar el nombre o
concepto correspondiente a la lista almacenada en dicha columna y/o la unidad de
medida utilizada para expresar los valores numéricos presentes en esa lista, etcétera. El
rótulo correspondiente a la lista formada con los nombres de los distintos registros
podrá eventualmente dejarse en blanco, o podrá eventualmente ser definido con el texto
“RÓTULOS”, o podrá ser definido de la manera que se entienda como más
conveniente.

Es usual también que los rótulos de los distintos registros y que los rótulos de las listas
sean además destacados de una forma especial, por ejemplo usando “Negrita” y/o
usando “Cursiva” o “Negrita-cursiva”. Ello establece una distinción visual muy
cómoda en la pantalla y en las eventuales impresiones que luego puedan ser
realizadas.


Debe destacarse además que en casos especiales puede convenir manejar varios rótulos
para un mismo registro (por ejemplo, un nombre de registro y un número serial de
registro). En estos casos, estos varios rótulos suelen ubicarse en las dos primeras
columnas del rango de columnas “Cx:Cy” que es utilizado, o en las tres primeras
columnas de ese rango, etcétera.

También debe destacarse que en casos especiales podría también reservarse las dos
primeras filas del rango de celdas utilizado, para que allí se ubiquen distintos rótulos de
listas. Ello puede tener sentido cuando se manejan tanto rótulos para cada lista como
rótulos para ciertos grupos de listas.

A efectos de aclarar un poco estas ideas presentaremos diferentes supuestas situaciones
correspondientes a distintas aplicaciones que tomaremos como ejemplo.

Pongamos por caso la tienda que fuera antes presentada. Un rótulo para un grupo de
columnas podría ser allí necesario si el monto de la factura pudiera ser tanto en dólares
como en pesos. En este caso, monto podría ser el rótulo asignado en la fila “1” a la
columna “E” (suponemos que las celdas “E1” y “F1” se encuentran unificadas, o sea
que ellas se encuentran combinadas), y por su parte “pesos” podría ser el rótulo
asignado a la celda “E2”, y “dólares” podría ser el rótulo asignado a la celda “F2”.

Imaginemos ahora el caso de un conjunto de registros en donde cada uno de ellos
corresponde a un país diferente. Podríamos perfectamente pensar en esta situación que
la columna “A” se reserva para un “número de serie”, que la columna “B” se reserva
para el “nombre del país” en idioma “español”, que la columna “C” se reserva para el
“nombre del país” en “idioma inglés”, que la columna “D” se reserva para un “código
alfabético de serie” (por ejemplo “AR” para “Argentina”, “AT” para “Austria”,
“AU” para “Australia”, “BE” para “Bélgica”, “BO” para “Bolivia”, “BR” para
“Brasil”, “CA” para “Canadá”, “CL” para “Chile”, “CN” para “China”, “CO” para
“Colombia”, “CR” para “Costa Rica”, “CU” para “Cuba”, “UK” para “Reino
Unido”, “US” para “Estados Unidos de Norteamérica”, “UY” para “Uruguay”, “VE”
para “Venezuela”, etcétera), y además que las columnas del rango “E:N” se reservan
para ciertos “datos económicos” de los distintos “países”. En este caso supuesto, se
puede considerar que se tienen cuatro rótulos diferentes para cada registro, los que se
encuentran ubicados entre las columnas “A” y “D”.

Reiteramos que todos estos supuestos no son especialmente obligatorios, aunque ellos
son usuales y frecuentes. La herramienta Autofiltro toma como base este frecuente
ordenamiento de datos, suponiendo en particular que los valores sobre los que se
trabajará se encuentran en un determinado rango de celdas, donde las filas son los
“registros” y donde las columnas son las listas, y suponiendo además que los rótulos de
las distintas listas siempre están en la parte superior (siempre están en las filas de menor
denominación). Por otra parte, Autofiltro supone también que las listas comienzan
inmediatamente debajo de la fila de los rótulos de listas, y que estas listas tienen el largo
de la lista de mayor longitud, o sea que estas listas finalizan en la primera fila que es


toda ella vacía. Lo que queremos decir es que Autofiltro asume que las listas se ubican
en las columnas del rango “Cx:Cy” entre las filas “Z+1” y “Z+q” cuando los rótulos de
listas se ubican en la fila “Z” entre las columnas “Cx” y “Cy”, y cuando las celdas de la
fila “Z+q+1” son todas ellas vacías (léase cuando las celdas de la fila “Z+q+1” entre las
columnas “Cx” y “Cy” son todas ellas vacías, y simultáneamente cuando las celdas de
la columna siguiente a “Cy” entre las filas “Z” y “Z+q+1” son todas ellas vacías, y
simultáneamente cuando las celdas de la columna anterior a “Cx” entre las filas “Z” y
“Z+q+1” son todas ellas vacías). Aclaramos al lector que las distintas versiones de
Microsoft Excel determinan el fin de las listas con filtro aplicando criterios ligeramente
diferentes de una versión a otra, lo cual no es un inconveniente demasiado importante
puesto que el lector podrá corregir con facilidad aquello que no le convenga gracias a
las facilidades interactivas ofrecidas por cualquiera de las distintas versiones de los
programas de planilla electrónica.

Antes de activar la herramienta “Autofiltro” de la opción “Filtros” del menú “Datos”,
deberán seleccionarse (deberán iluminarse) los rótulos de las distintas listas a las cuales
eventualmente se desea aplicar la operación de filtrado (léase incluso que podrán
seleccionarse los rótulos de todas las listas de valores y de todas las listas de rótulos de
registros). En definitiva, lo que debe seleccionarse (lo que debe pintarse) es un
determinado intervalo de columnas en la fila que está inmediatamente antes de la línea
que tiene el primer elemento de cada una de las listas. En caso que las listas no tengan
rótulos, de todas formas deberá contemplarse una fila en blanco para la posible
ubicación de éstos, y será un rango de celdas vacías de dicha fila lo que deberá pintarse
antes de activar la herramienta “Autofiltro”.

Acto seguido, al activarse efectivamente la herramienta “Autofiltro” haciendo clic con
el ratón sobre el nombre de esa herramienta situada en la lista desplegable
correspondiente a la opción “Filtros” del menú “Datos”, se visualizará un pequeño
botón con una flecha distintiva apuntando hacia abajo en cada una de las celdas
seleccionadas (evidentemente solamente existirá uno de estos botones-flecha por
columna, ya que el filtrado se aplica a toda la lista de esa columna; también se señala
que una vez establecido un grupo de estos botones-flecha, el mismo sólo podrá ser
ampliado desactivando la herramienta “Autofiltro” y luego activando nuevamente la
misma y estableciendo los nuevos botones-flecha que sean de interés).

El procedimiento para desactivar estos filtros (o sea para eliminar estos botones-flecha)
por su parte es muy sencillo. Simplemente se seleccionará una de las celdas que tiene
uno de esos botones-flecha usado como ícono de un filtro, y se deberá entonces hacer
clic sobre la herramienta “Autofiltro” de la opción “Filtros” del menú “Datos”.

El lector deberá comprender que la etapa que acabamos de describir es únicamente un
procedimiento preparatorio para el filtrado de filas. Esta etapa establece ciertos
botones-flecha (también llamados botones-filtro o botones de autofiltro) en cierto
intervalo de celdas de una determinada fila, aunque por aplicación de este
procedimiento ninguna fila es efectivamente filtrada ni ningún criterio de filtrado es


efectivamente establecido. El lector también deberá saber que podrán agregarse
elementos adicionales en una o en varias listas luego de activada la herramienta
“Autofiltro”, lo que evidentemente provocará el ingreso automático de nuevas filas
entre las que pueden llegar a ser filtradas. El lector deberá comprender que si activa la
herramienta “Autofiltro” luego de establecidos los rótulos de las listas pero antes de
ingresar los datos, es muy posible que las distintas listas sean entonces definidas como
vacías, y que luego la longitud de las mismas se vaya incrementando a medida que se
vayan ingresando los datos.

Segunda etapa en la aplicación de Autofiltro: Opciones de filtrado

Ésta es la segunda etapa de la aplicación de la herramienta “Autofiltro”, y la que
permite establecer efectivamente un filtrado de filas según determinados criterios. La
etapa anterior se supone que ya se encuentra cumplida, y por lo tanto se supone que en
la fila de los rótulos se encontrarán visibles varios botones-filtro, o por lo menos que
allí se encontrará definido uno de estos botones.

Las listas establecidas en cada una de las correspondientes columnas (por debajo de los
botones-filtro) estarán perfectamente determinadas, y el número de elementos de todas
estas listas será el mismo para todas ellas (contabilizando tanto celdas vacías como
celdas no vacías, y por supuesto contabilizando valores que se repiten con el número de
ocurrencias que realmente corresponda).

Al hacer clic con el ratón sobre uno de estos botones-filtro, un recuadro será
desplegado presentando los distintos valores que componen la lista, así como los
distintos tipos de filtrado que se ofrecen.

En la parte superior de este recuadro se ofrecen tres tipos de filtrado: (a) “(Todas)”;
(b) “(Las 10 más...)”; (c) “(Personalizar...)”.

Inmediatamente debajo de “(Personalizar...)” se presentan los distintos valores
componentes de esa lista, siempre ordenados alfabéticamente (si esos valores fueran de
tipo “Texto” o de tipo “Lógico”), o siempre ordenados en forma creciente (si esos
valores fueran de tipo “Número”), o siempre ordenados en forma cronológica (si esos
valores fueran de tipo “Número” y de categoría “Fecha y hora”). Corresponde señalar
que si un mismo valor se repite varias veces en distintas filas, en esta presentación de
elementos se incluirá una única entrada para dicho valor múltiple. Asimismo
corresponde señalar que cuando hayan celdas vacías, al final de todo se incluirá la
opción “(Vacías)” así como la opción complementaria “(No vacías)”.

Comentaremos brevemente cada una de estas opciones, comenzando por “(Todas)” y
terminando por “(No vacías)”.

La opción “(Todas)” es usada para desactivar momentáneamente ese filtro, o sea para
suprimir el filtrado correspondiente a esa columna, y por lo tanto para restablecer todas


las filas que puedan eventualmente estar ocultas por causa del criterio de filtrado
asociado a esa columna.

La opción “(Las 10 más...)” es usada para retener cierto número de elementos, o para
retener un determinado porcentaje de dichos elementos.

La opción “(Personalizar...)” por su parte permite aplicar un criterio de selección
bastante más variado y complejo.

Por su parte las distintas entradas que muestran los valores presentes en la lista son a su
vez un criterio de selección que se activa (como en el caso de las otras opciones)
simplemente haciendo clic sobre el valor en cuestión. El usuario podrá comprobar que
el criterio de filtrado así establecido es equivalente o correspondiente a la aplicación del
operador de comparación “es igual a” de la opción “(Personalizar...)”.

Por último, la opción “(Vacías)” permite retener exclusivamente las filas que en esa
columna tienen una celda vacía, y la opción “(No vacías)” permite aplicar el criterio
exactamente contrario al anteriormente expresado.

A efectos de mejor aclarar todas estas posibilidades, en las secciones que siguen
profundizaremos sobre los tres primeros criterios de filtrado antes referidos.

El criterio “(Las 10 más...)”

Al activar la opción “(Las 10 más...)” se despliega un cuadro de diálogo titulado
“Autofiltro de diez mejores”, el que ofrece opciones muy interesantes.

En efecto, en el recuadro de la izquierda de dicho cuadro de diálogo se puede elegir
una de las siguientes dos opciones: (a) “superiores”; (b) “inferiores”.

Por su parte, en el recuadro de la derecha se puede elegir una de las siguientes dos
opciones: (A) “elementos”; (B) “por ciento”.

El recuadro central proporciona la posibilidad de cambiar el número de elementos que
se retienen o el porcentaje de elementos que se retienen.

Las distintas combinaciones que así se ofrecen permiten al usuario variadas
posibilidades de filtrado, como por ejemplo las que se indican seguidamente: (1) retener
los 10 elementos superiores; (2) retener los 14 elementos inferiores; (3) retener los 15
elementos superiores; (4) retener el 8 por ciento de valores superiores; (5) retener el
20 por ciento de valores inferiores; (6) retener el 10 por ciento de valores superiores;
etcétera.

Señalamos a los usuarios que estos criterios de selección son aplicables exclusivamente
a las listas de “Números” (a las listas numéricas). En realidad, si se tomara el criterio de


ordenamiento alfabético como equivalente al criterio de orden numérico creciente, estas
mismas opciones de selección podrían perfectamente ser aplicadas también a las listas
de tipo “Texto” (a las listas alfabéticas).

Microsoft Excel impide aplicar esta opción de filtrado a las listas de tipo “Texto” o a
las listas de tipo “Lógico”. En lo que respecta a las listas de tipo “Mixto” que tienen
tanto valores numéricos como valores que no son numéricos, la opción “(Las 10
más...)” lo que hace es filtrar siempre tanto las celdas vacías como las celdas que tienen
valores no numéricos, aplicando entonces lo solicitado a los valores numéricos
restantes.

El criterio “(Personalizar...)”

Al activar esta opción de filtrado, se presenta al usuario un cuadro de diálogo titulado
“Autofiltro personalizado” en donde se ofrecen también variadas posibilidades.

En el recuadro de la izquierda se ofrecen doce opciones en total, seis de ellas aplicables
tanto a valores de tipo “Número” como a valores de tipo “Texto” y como a valores de
tipo “Lógico”, entre las que se encuentran (1) “es igual a”, (2) “no es igual a”, (3) “es
mayor que”, (4) “es mayor o igual que”, (5) “es menor que”, (6) “es menor o igual
que”, así como seis de ellas aplicables solamente a valores de tipo “Texto”, entre las
que se destacan (7) “comienza por”, (8) “no comienza por”, (9) “termina con”, (10)
“no termina con”, (11) “contiene”, (12) “no contiene”.

Por su parte, en el recuadro de la derecha es necesario indicar según los casos el
“número” que se tomará como referencia, o el “texto” que se tomará como referencia,
o el “valor lógico” que se tomará como referencia, o los “caracteres de comienzo” que
se tomarán como referencia, o los “caracteres de fin” que se tomarán como referencia,
o la “cadena de caracteres” que será buscada dentro de las distintas entradas textuales.

A través de este cuadro de diálogo, el usuario podrá definir solamente una de estas
parejas de recuadros, aunque si lo desea también podrá definir dos de estas parejas de
recuadros, combinando convenientemente las mismas con los operadores lógicos “Y”,
“O”.

El criterio “(Todas)”

Como ya fue indicado, esta “opción” permite anular el filtrado de “filas” definido con
el criterio de selección previamente establecido en esa columna. Corresponde señalar
que los “botones-filtro” que se encuentran activados, están todos ellos iluminados con
color azul, y por lo tanto al desactivar el filtro de una columna con esta opción
“(Todas)”, dicha iluminación pasará de azul a negro, restableciéndose la visualización
de todas las filas que pudiera entonces corresponder.


Corresponde señalar también que es siempre posible activar los filtros establecidos en
varias columnas, y por supuesto el resultado de ello serán las filas que resulten ser
seleccionadas por aplicación de todos los criterios de filtrado así establecidos.
HIPERVÍNCULOS INTERNOS – Introducción – Condiciones y formas de uso – Primera etapa en la
aplicación de “Autofiltro”: Rango de las listas – Segunda etapa en la aplicación de “Autofiltro”: Opciones de
filtrado – El criterio “(Las 10 más...)” – El criterio “(Personalizar...)” – El criterio “(Todas)” –

HIPERENLACES AL CIBERSITIO – PRIMERO – ANTERIOR – ARRIBA – SIGUIENTE –o–
ORIENTACIÓN –o– PORTADA –o–


Tópicos de Excel – Manipulaciones básicas
PALABRAS CLAVE (descriptores) - “CAMBIOS DE PRESENTACIÓN EN PANTALLA” , “CELDAS” , “CLAVE
PRESENTACIÓN ARTT” , “CLAVE TEMÁTICA COMP” , “CLAVE TEMÁTICA INF , “CLAVE TEMÁTICA MAT” ,
“CUADRÍCULA DE TRABAJO” , “CURSILLO DE MICROSOFT EXCEL” , “EXCEL” , “IDENTIFICACIÓN DE UNA
CELDA” , “INGRESO DE DATOS” , “FÓRMULAS” , “MATRIZ DE TRABAJO” , “MENÚ FORMATO” , “MENÚ
INSERTAR” , “NOMBRE ARCHIVO boomanipulacionesb lec comp” , “NOMBRE ARCHIVO boojjj” , “PREFIJO CLAVE
BOO” , “RANGO” , “REPETICIÓN DE FÓRMULAS” , “REPLICACIÓN DE FÓRMULAS” , “SELECCIÓN DE
CELDAS”

TEMAS DESTACADOS (temas principales, temas clave) - “COMPUTACIÓN”, “INFORMÁTICA”,
“MATEMÁTICA”, “SISTEMA OPERATIVO WINDOWS”.

CONTENIDO - El presente documento (la presente nota) tiene por finalidad principal la de orientar a los
usuarios del programa Microsoft Excel sobre las formas básicas de manipulación de los datos a tratar. Este
escrito evidentemente es de tipo introductorio y muy elemental, así que el mismo es recomendado
especialmente para quienes no tienen información previa sobre este interesante programa de aplicación
llamado Microsoft Excel.

ÍNDICE DE SECCIONES - Introducción - Identificación de una celda - Ingreso de datos a una celda -
Modificación de datos de una celda - Tipo de informaciones - Repetición de fórmulas similares -
Delimitación precisa de un rango - Cambios de tamaño del ancho de una columna o del alto de una fila -
Inserción de filas y de columnas en blanco -


Introducción

El programa Microsoft Excel está especialmente orientado al tratamiento de un
conjunto de informaciones, las que deben encontrarse ordenadas e interrelacionadas de
manera tal de formar una matriz rectangular de datos, o las que deben ser susceptibles
de ordenarse e interrelacionarse de esta forma.

El área principal de trabajo del programa “Microsoft Excel” es un conjunto de
celdas (un conjunto de casilleros, un conjunto de celdillas) ordenadas según filas y
según columnas. Esas filas están numeradas del “1” al “65536”, y su número total es
pues “65536”. Las columnas por su parte están identificadas con ciertas combinaciones
de las 26 principales letras del alfabeto latino, comenzando por “A”, y siguiendo por
“B”, “C”, etcétera, hasta “Z”, y siguiendo luego por “AA”, “AB”, “AC”, etcétera, hasta
“AZ”, y así sucesivamente hasta “IV” (nótese que no se utiliza ni la “Ñ”, ni la “Ç”, ni
ninguna otra letra especial). El número total de estas columnas es pues “256”, como
puede verificarse sencillamente. En efecto, 26 son las columnas identificadas por una
sola letra, y dado que desde la “A” hasta la “H” se cuentan ocho letras, entonces las
columnas identificadas por dos letras y que no comienzan por “I” son en total ocho por
veintiséis; por último, desde la columna “IA” hasta la columna “IV” se cuentan
veintidós columnas adicionales, y por lo tanto el número total de columnas es igual a
(26 + 8*26 + 22), lo que es igual a “256”.

La matriz de trabajo de “Microsoft Excel” está pues formada por una “grilla”
rectangular (por una “cuadrícula”, por una “matriz”) de “65536” filas y de “256”
columnas, dentro de la cual el usuario ubicará sus informaciones en la forma que le
resulte más conveniente y práctica.


Obviamente el usuario no tiene obligación de usar la totalidad de los “16:777216”
elementos previstas en la cuadrícula de trabajo del programa “Microsoft Excel”, así
que en una aplicación específica existirá un número frecuentemente importante de
celdas vacías (de celdas sin ningún contenido, de celdas en blanco).

Identificación de una celda

Una determinada celda está siempre en una determinada columna y en una determinada
fila, así que la identificación de una celda podrá hacerse indicando simplemente la
columna y la fila a la que ella pertenece.

Así por ejemplo, la celda del rincón superior izquierdo de la matriz de trabajo de
“Microsoft Excel” será la “A1”. Por su parte, la fila número “1” de dicha matriz de
trabajo tendrá “256” celdas identificadas respectivamente por “A1”, “B1”, etcétera,
hasta “IV1”.

Naturalmente, los “16:777216” elementos manejados por “Microsoft Excel” no
pueden ser simultáneamente representados en “pantalla”, por lo que sólo es posible
visualizar en el “monitor” una pequeña zona rectangular de celdas.

El procedimiento para seleccionar una celda es muy sencillo, y consiste simplemente
en hacer “clic” sobre la misma con el “botón primario” del “ratón” (si es que dicha
celda se encuentra visible en ese momento en la “pantalla”).

La otra posibilidad es la de ir pasando de una celda previamente seleccionada a alguna
de las cuatro celdas contiguas, lo que se logra simplemente pulsando alguna de las
cuatro “teclas-flecha” (“flecha hacia arriba”, “flecha hacia abajo”, “flecha a la
izquierda”, “flecha a la derecha”).

En la “barra de fórmulas”, en el “área indicadora” llamada “cuadro de nombres”, se
indica la identificación de la celda (el nombre de la celda) que ha sido seleccionada
(este “sector” generalmente está situado en el extremo izquierdo de dicha “barra”). En
el extremo derecho de la “barra de fórmulas”, se presenta otro “cuadro” (otro
“recuadro”, otro “sector”) donde se indica el contenido de la celda que ha sido
seleccionada; este “recuadro” suele ser llamado “cuadro de fórmulas”, pues en dicho
“sector” se indica la fórmula que eventualmente pudo haber sido definida en la celda
cuya identificación es señalada en ese momento en el “cuadro de nombres” de la
“barra de fórmulas”, mientras que el valor calculado por la fórmula es señalado en la
celda correspondiente. Más adelante volveremos a insistir sobre estos asuntos, cuando
veamos con más detalle cómo es que se definen las fórmulas.

Otra forma para cambiar la selección de una celda consiste simplemente en hacer “clic”
sobre el “cuadro de nombres” de la “barra de fórmulas”. Ante esta situación, el
“sistema” lleva el cursor a dicho “cuadro de nombres”, quedando así habilitado este


sector para el ingreso de datos. Si en este estado allí se digita un nuevo nombre de
celda, entonces esa será la nueva celda seleccionada (si fuera necesario, el área visible
en “pantalla” será modificada de forma de incluir a esa nueva celda seleccionada, es
decir, de forma que esa nueva celda seleccionada se encuentre visible en el “monitor”).

Otra forma de cambiar la selección de una celda es pulsando la tecla “Enter” (o la
tecla “Intro”), lo que tiene un efecto idéntico al que se hubiera podido obtener si en ese
estado se hubiera pulsado la tecla “flecha hacia abajo”.

Ingreso de datos a una celda

A estos efectos, primero que nada se debe seleccionar la celda en la que se desea
ingresar información.

Hecho esto, la información que desee ser ingresada en la celda seleccionada deberá ser
directamente digitada en el teclado, en forma similar a como se ingresa información en
un “procesador de palabras”.

Siempre se deberá tener en cuenta que la información ingresada en una celda será
dispuesta en un único párrafo, aunque el tamaño de dicho párrafo no se limita a la
parte visible en “pantalla” que se muestra en la “matriz de trabajo”; también se
deberá tener en cuenta que el usuario podrá modificar (si lo desea) el ancho de las
columnas en dicha “matriz de trabajo”, con lo que se estará modificando el número
de caracteres que podrán ser visualizados en cada celda.

En las “barras de herramientas”, el usuario seguramente reconocerá muchos
“botones” que son muy similares a los usados en el programa “Microsoft Word”, y
que permitirán precisamente cambiar el tipo de letra, o el tamaño de la misma, o el
subrayado del texto, o la inclinación de los caracteres, o el centrado del texto
ingresado, o la alineación a la derecha del texto ingresado, etcétera, etcétera, etcétera
(evidentemente nos estamos refiriendo al texto ingresado en una determinada celda).

Obviamente, la lista específica de herramientas disponibles puede variar de una
máquina a otra (de un “PC” a otro), pues es muy elevado el grado de personalización
de los distintos programas de “Windows”. De todas formas, por lo general “Microsoft
Excel” presenta las herramientas análogas a los “procesadores de palabras” que son
indicadas seguidamente: “Negrita”, “Cursiva”, “Subrayado”, “Alinear a la
izquierda”, “Centrar”, “Alinear a la derecha”.

También será posible modificar los bordes de una celda, o la trama de la misma, o
definir otros aspectos de presentación de una celda y de su contenido, y a estos
efectos se deberá interactuar convenientemente con los “cuadros de diálogo”
correspondientes a la opción “Celdas…” del menú “Formato”.


Algunos de estos cambios también pueden ser efectuados usando ciertas herramientas
disponibles, como por ejemplo las que son indicadas a continuación: “Cambiar y
centrar” o “Combinar y centrar”, “Estilo moneda”, “Estilo porcentual”, “Estilo
millares”, “Aumentar decimales”, “Disminuir decimales”, “Disminuir sangría” o
“Reducir sangría”, “Bordes”, “Color de relleno (Amarillo)”, “Color de fuente
(Rojo)”. Estas herramientas son las que están disponibles en la versión del programa
“Microsoft Excel” que se está utilizando como guía para la elaboración del presente
cursillo; recordemos nuevamente que la personalización permitida por “Windows” es
muy grande, así que esa lista puede variar de una máquina a otra (de un “PC” a otro).

A efectos de dar fin al ingreso de datos en una celda, simplemente se seleccionará otra
celda, y a estos efectos se usará el “ratón”, o se usará la tecla “Enter” o la tecla
“Intro”, o se usará algunas de las “teclas flecha”.

Modificación de datos de una celda

Una forma de cambiar la información previamente ingresada en una celda, consistirá
simplemente en seleccionar la misma y en digitar entonces el nuevo texto, lo que causa
que todo el texto anterior sea eliminado y sustituido por el texto que así se ingresa.

En particular se podrá dejar vacío el contenido de la celda seleccionada simplemente
con un pulso en la “barra espaciadora”.

Si la modificación se quisiera hacer directamente sobre el texto anteriormente
ingresado, se deberá seleccionar primero la celda y luego se deberá pulsar la tecla
“F2”. En este caso el cursor será visualizado dentro de la celda, donde quedará
habilitada la modificación de texto en la forma que es usual. Otra forma de hacer
exactamente lo mismo (otra forma de poder llegar a este mismo estado) consiste en
hacer un doble “clic” sobre la celda en la que se desea modificar un texto (un primer
“clic” para seleccionar la celda, y un segundo “clic” para obtener el estado de
modificación de contenido).

Otra forma de poder hacer una modificación directamente sobre el texto anterior
consiste en hacer “clic” con el “ratón” en el sector derecho de la “barra de
fórmulas”. En este caso el cursor será entonces visualizado dentro de la “barra de
fórmulas” (en el “cuadro de fórmulas”), donde quedará habilitada la modificación de
valor o de fórmula (la modificación de texto) correspondiente a la celda seleccionada.

La “barra de fórmulas” también puede contener alguna herramienta orientada
precisamente a la modificación del contenido de una celda, como por ejemplo
“Insertar función”, y ésta es otra posibilidad de cambio del contenido de una celda.

Tipo de informaciones


La información ingresada en una celda puede ser de tipo alfanumérico, o puede ser de
tipo numérico, o puede ser una fecha, o puede ser una fórmula, etcétera.

Las fórmulas siempre comenzarán con el signo de “igual” (con el signo “=”). Por
ejemplo, “=256*65536” es una fórmula que permite hacer el cálculo de la
multiplicación entre “256” y “65536”. Los signos de las cuatro operaciones
aritméticas básicas son “+”, “-“, “*”, “/” (“suma”, “resta”, “multiplicación”, y
“división”). Estos signos convenientemente combinados con distintos valores
numéricos constituirán una expresión aritmética que si es indicada luego del signo
“=”, constituirán así una fórmula válida para el programa “Microsoft Excel”; dicha
fórmula será evaluada aplicando las convenciones de notación que son de uso corriente.
En una fórmula de “Microsoft Excel” también podrán utilizarse los paréntesis curvos
“(“ y “)”, según las mismas convenciones usadas en matemática.

En “Microsoft Excel” también puede usarse una expresión aritmética que utilice tanto
valores numéricos como identificaciones de celdas. Así por ejemplo “=A5+D5”
expresará la suma de los valores asociados a las celdas “A5” y “D5”, y por ejemplo
“=B14+8” indicará que se deberá definir el valor de la celda con el resultado de la
suma entre el valor “8” y el contenido de la celda “B14”, y por su parte
“=(E520+32)*8” indicará que se deberá definir el valor de la celda que contenga esta
fórmula con el valor de la celda “E520”, sumado al valor “32”, y luego
multiplicando el resultado obtenido por el valor “8”.

Hay también una manera abreviada de indicar operaciones que involucran a varias
celdas contiguas, a través del uso de lo que se llama un rango indicativo. Por ejemplo,
“B2:E2” representa las celdas “B2”, “C2”, “D2”, y “E2”, y por su parte “G5:G7”
representa las celdas “G5”, “G6” y “G7”.

Con esta sencilla convención para expresar un rango, podrán interpretarse con facilidad
las fórmulas del tipo “=SUMA(rango)”. Por ejemplo, la fórmula “=SUMA(H2:H3)”
equivale a la fórmula “=H2+H3”, la fórmula “=SUMA(A7:A7)” equivale a la
fórmula “=A7”, y la fórmula “=SUMA(D6:F6)” equivale a la fórmula
“=D6+E6+F6”.

Puede usarse también una forma abreviada para indicar todas las celdas de una fila, o
todas las celdas de una columna. Así por ejemplo, “54:54” es equivalente a
“A54:IV54”, y por si parte “AC:AC” es equivalente a “AC1:AC65536”.

Repetición de fórmulas similares

Es bastante común que se necesiten definir varias celdas contiguas de una misma fila o
varias celdas contiguas de una misma columna, con una serie de fórmulas todas ellas
muy similares entre sí, pues tal vez por ejemplo se quiere que todas estas fórmulas
indiquen (para distintas filas) la suma de cuatro celdas contiguas ubicadas siempre en
las columnas “D”, “E”, “F”, y “G”.


Hay una manera muy sencilla de replicar una fórmula similar a otra que fue antes
establecida, y para ello se debe proceder de la siguiente manera:

(a) Primero se selecciona la celda cuya fórmula desea ser replicada.
(b) Luego se ubica el “puntero” del “ratón” en el rincón inferior derecho de esa
celda seleccionada.
(c) Luego se oprime el “botón primario” del “ratón” y se arrastra dicho rincón
hasta la celda en donde se desea establecer una fórmula similar.

Destacamos que este tipo de arrastre sólo puede ser realizado a lo largo de una
misma fila o a lo largo de una misma columna. Destacamos también que en este
caso todas las celdas intermedias situadas en el camino del arrastre serán definidas
con una fórmula similar (y no solamente la celda del extremo).

Destacamos también que este procedimiento de replicación con auxilio del “ratón”
podrá ser aplicado tanto cuando la celda de partida ha sido definida con una fórmula,
como cuando la celda de partida ha sido definida con un texto o con un valor
numérico; en estos dos últimos casos, el contenido que se replica es evidentemente
dicho texto o dicho valor.

Delimitación precisa de un rango

La especificación de un rango es indicada por las identificaciones de dos celdas (por
los identificadores de dos celdas) separadas por el carácter “:” (por el carácter “dos
puntos”). Cualquier especificación de este tipo será interpretada por “Microsoft
Excel”, y las celdas que así se identifican serán las celdas de un área rectangular que
tienen a las celdas particularmente señaladas en dos rincones opuestos.

Por ejemplo, “K5:M6” señala a las celdas “K5”, “K6”, “L5”, “L6”, “M5”, “M6”, y por
su parte “K6:M5” señala también ese mismo conjunto de celdas. También “M6:K5” y
“M5:K6” señalan ese mismo conjunto de seis celdas (obviamente aplicamos aquí el
término conjunto en su estricto sentido matemático).

Por su parte, “9:23” será equivalente a “A9:IV23”, y por ejemplo “IA:IC” será
equivalente a las celdas indicadas por “IA1:IC65536”.

Cambios de tamaño del ancho de una columna o del alto de una fila

El programa “Microsoft Excel” permite cambiar (en ambos sentidos) el área en donde
son editados (en “pantalla”) los datos correspondientes a las distintas celdas. A estos
efectos, se debe proceder con el “ratón” tal como se hace por ejemplo en el programa
“Explorador de Windows”, cuando se desean cambiar los anchos de las distintas
zonas donde se editan los distintos contenidos de las carpetas.


En el presente caso (en el caso de “Microsoft Excel”), la intervención con el “ratón”
debe hacerse en las divisiones que separan los nombres de las columnas (para
modificar el ancho de las columnas), y en las divisiones que separan los números de
las filas (para modificar el alto de las filas).

La libertad que tiene el usuario para hacer estas modificaciones es bastante grande,
inclusive podrá definirse el ancho de una columna con un tamaño aún mayor que el
ancho de la “pantalla”, así como también podrá definirse el alto de una fila con un
tamaño aún mayor que la propia dimensión vertical de la “pantalla”.

Inserción de filas y de columnas en blanco

En todo momento el operador podrá insertar una fila totalmente vacía o una columna
totalmente vacía entre los datos existentes en ese momento en la cuadrícula (en la
grilla, en la matriz de “Excel”). Esta operación es muy sencilla, y se hace con la
opción “Filas” o con la opción “Columnas” del menú “Insertar”. La nueva fila o la
nueva columna que así se agrega, se situará previamente a la fila o a la columna que en
ese momento se encuentre seleccionada.

Naturalmente, esta operación de inserción provoca la reubicación de los contenidos
existentes previamente en las distintas celdas, aunque respetando esa estructuración
previa. Evidentemente esta operación no elimina el contenido de ninguna celda (en
ningún caso).

Obviamente, y a efectos de que no hayan pérdidas de información, no podrá insertarse
una fila en blanco (una columna en blanco) si todas las filas (todas las columnas) ya se
encontraren con alguna información en alguna casilla (en alguna celda).
HIPERVÍNCULOS INTERNOS – Introducción - Identificación de una celda - Ingreso de datos a una celda
- Modificación de datos de una celda - Tipo de informaciones - Repetición de fórmulas similares -
Delimitación precisa de un rango - Cambios de tamaño del ancho de una columna o del alto de una fila -
Inserción de filas y de columnas en blanco -

HIPERENLACES AL CIBERSITIO – PRIMERO – ANTERIOR – ARRIBA – SIGUIENTE


Tópicos de Excel – Manipulaciones especiales
PALABRAS CLAVE (descriptores) - “AJUSTE DE TEXTO” , “ALINEACIÓN DE TEXTO” , “CLAVE
PRESENTACIÓN ARTT” , “CLAVE PRESENTACIÓN LEC” , “CLAVE TEMÁTICA COMP” , “CLAVE TEMÁTICA
EXCEL” , “CLAVE TEMÁTICA INF” , “CLAVE TEMÁTICA MAT” , “COMBINACIÓN DE ELEMENTOS” ,
“COMPUTACIÓN” , “EXCEL” , “INFORMÁTICA” , “MATEMÁTICA” , “MICROSOFT EXCEL” , “NOMBRE
ARCHIVO boomanipulacionese lec excel” , “NOMBRE ARCHIVO bookkk” , “PREFIJO CLAVE BOO” ,
“REFERENCIAS ABSOLUTAS” , “REFERENCIAS A CELDAS DE OTRAS HOJAS” , “REFERENCIAS MIXTAS” ,
“REFERENCIAS RELATIVAS” , “TIPO DE DATOS”

ELECTRÓNICA”.

CONTENIDO – Lección de un cursillo sobre Microsoft Excel. En el presente documento web se instruye al
lector sobre los diferentes procedimientos de edición del valor asociado a una celda (“Tipo de Fuente”,
“Tamaño de fuente”, “Estilo”, “Alineación a la izquierda”, “Centrar”, “Orientación”, “Rellenar”, “Reducir
hasta ajustar”, “Ajustar texto”, “Combinar Celdas”, etcétera), así como sobre las distintas “categorías de
números” que son admitidas (“fracción”, “fecha”, “hora”, “científica”, etcétera). También se hace una
presentación sobre las “referencias absolutas” y las “referencias relativas” a celdas o a rangos de celdas, así
como sobre las “referencias” a celdas o a rangos de celdas de otras hojas del mismo “libro Excel”.

ÍNDICE DE SECCIONES – Introducción – Ajuste y alineación de texto – Los tipos de datos – Referencias
a celdas y a rangos de celdas de otras hojas – Referencias absolutas y referencias mixtas – Referencias del
tipo L, C, L[#], C[#], L[#]C[#] –


Introducción

La presente sección se orienta fundamentalmente a detallar cierto tipo de
manipulaciones que es posible efectuar con el programa “Microsoft Excel”, las que
son de gran utilidad pues a veces permiten ahorrar mucho tiempo de ingreso de
datos y/o de ingreso de fórmulas, y a veces permiten ahorrar tiempo de
manipulación de datos y de formatos, pero las que en realidad no agregan nada
que no se pueda hacer con las facilidades ya vistas en otras lecciones, En efecto, de
no existir los mecanismos que aquí se detallarán, de todas formas los “usuarios” de
“Excel” podrían encarar sus distintos trabajos y llevarlos a feliz término, a
condición evidentemente de aplicar el tiempo y el esfuerzo de registro (de tipeo, de
ingreso de datos) que fuera necesario, y a condición de también dedicarle tiempo a
la manipulación de los datos registrados y a la definición de sus correspondientes
formatos y de otros detalles de presentación.

Nos ocuparemos en esta sección de ciertos detalles de presentación de las tablas (de las
matrices, de las planillas), es decir, de los datos introducidos y de los resultados de los
cálculos planteados, con vistas a poder realizar una mejor edición en “pantalla” de estas
informaciones, así como con vistas (con el objetivo) de eventualmente realizar una
ulterior impresión de dichas informaciones bajo la forma de ciertas tablas impresas en
una o en varias carillas.

También nos ocuparemos de aclarar algunas cuestiones relativas a las distintas clases de
informaciones permitidas en “Excel”, así como a las distintas maneras (usadas en las
fórmulas) para hacer referencia a una celda o para hacer referencia a un rango de celdas.


Reiteramos lo ya expresado en otras lecciones de este mismo cursillo. “Estas notas
pretenden presentar las posibilidades de “Microsoft Excel” en una forma didáctica.
Puesto que las facilidades brindadas por este “software” son muy numerosas y diversas,
no pretendemos comentar todas ellas en el presente cursillo, sino que nuestro objetivo
es el de detallar los conceptos y las herramientas más básicas. La práctica, así como las
distintas opciones de ayuda que este mismo “software” ofrece, sin duda permitirá que
los “usuarios” puedan completar sus conocimientos, para poder así sacar el máximo
provecho de este interesante y versátil programa de “planilla electrónica” desarrollado
por la firma “Microsoft”.

Ajuste y alineación de texto

La ficha “Alineación”, a la que es posible acceder a través de la opción “Celdas...” del
menú “Formato”, ofrece al “usuario” una serie de opciones para la presentación del
contenido de una celda, y por lo tanto al ingresar los datos no es necesario ocuparse en
detalle del tamaño horizontal y vertical de las distintas celdas (y por lo tanto al ingresar
los datos no es necesario preocuparse demasiado ni por el tamaño horizontal de las
distintas columnas ni por el tamaño vertical de las distintas filas).

En efecto, lo lógico es que el “usuario” ingrese la información de su interés por
columnas (o eventualmente por filas), sin preocuparse para nada del ancho de las
columnas o del alto de las filas (o de la altura de las filas). Con posterioridad al ingreso
inicial o primario de datos, lo lógico es que se ajuste el tamaño del ancho de alguna
columna según sea el número de caracteres (según sea el largo) de las informaciones
contenidas en esa columna (ya que en algunos casos tal vez haya caracteres no vistos
mientras que en otros casos tal vez haya numerosos e innecesarios espacios en blanco).

Pensemos por ejemplo en una columna que tenga nombre de países. Tal vez, dentro de
una extensa lista de nombres de países, ocurra que solamente dos o tres de ellos sean
mucho más largos que los restantes. Lo lógico en este caso no es hacer el ajuste del
ancho de la columna para que el nombre más largo pueda visualizarse allí en forma
completa, sino que lo lógico es reducir un poco el tamaño de letra de los nombres más
largos, de forma de que esos nombres se puedan editar completos dentro de una celda
algo más pequeña (o sea dentro de una columna con ancho algo más reducido).

Por cierto que en estos casos el “usuario” siempre tiene la posibilidad de cambiar el
tamaño de la letra usada en una determinada celda, y/o cambiar el tipo de esa letra, y
por cierto que puede hacerse esto precisamente en las celdas que contienen los nombres
más largos antes referidos. Si el “usuario” actúa así con paciencia y por tanteos
sucesivos, finalmente logrará sin duda el objetivo buscado de presentar su “hoja de
cálculo” de una manera más prolija (recordemos que “Microsoft Excel” tiene varias
herramientas tales como “Negrita”, “Cursiva”, “Subrayado”, “Fuente”, “Tamaño de
fuente”, “Alinear a la izquierda”, “Centrar”, “Alinear a la derecha”, etcétera, todas


ellas muy parecidas a facilidades similares del programa “Microsoft Word”, las que
ofrecen al “usuario” variadas y diversas posibilidades).

También “Microsoft Excel” ofrece algunas herramientas que permiten realizar ciertos
cambios en forma semiautomática y muy rápida, proporcionando incluso ciertas
facilidades no disponibles aún en las versiones corrientes de los “procesadores de
texto” (digo esto último ya que continuamente este tipo de programas están en fase de
desarrollo y de mejoramiento, y en cualquier momento podrían ingresar al mercado
nuevas versiones con nuevas y mejores posibilidades).

La ficha “Alineación” está contenida en el cuadro de diálogo “Formato de celdas”, y
este cuadro de diálogo se obtiene activando la opción “Celdas...” del menú “Formato”.
Esta ficha ofrece los recuadros subtitulados “Horizontal”, “Vertical”, “Sangría”,
“Orientación”, “Control de texto”.

El recuadro “Horizontal” presenta las opciones “General”, “Izquierda (con sangría)”,
“Centrar”, “Derecha”, “Rellenar”, “Justificar”, “Centrar en la selección”. Por su
parte, el recuadro “Vertical” presenta las opciones “Superior”, “Centrar”, “Inferior”,
“Justificar”.

Varias de las opciones de los recuadros “Horizontal” y “Vertical” se explican por sí
solas, así que no procede explicarlas con mucho detalle. La opción “General” permite
adoptar una determinada alineación según sea el tipo de información ingresada en la
celda, ya que selecciona la alineación “Izquierda (con sangría 0)” cuando el contenido
es un “Texto”, selecciona la opción “Centrar” cuando el contenido es un “valor
lógico”, y selecciona la opción “Derecha” cuando el contenido es un “Número”, así
como cuando el contenido es una “Fecha”, o una “Hora”, o un “Porcentaje”, o una
“Fracción”, o un “valor monetario” (“Moneda”). Por su parte la opción “Rellenar”
provoca la repetición del contenido (sea cual sea) tantas veces como lo permita el ancho
de la celda. La opción “Justificar” hace precisamente esto, y cuando el texto es
suficientemente largo provoca la duplicación del alto de la celda de forma de que dicho
texto sea presentado en forma completa en dos líneas, o provoca la triplicación del alto
de la celda de forma de que dicho texto sea presentado en forma completa en tres líneas,
etcétera.

El manejo del recuadro “Orientación” es sumamente sencillo e intuitivo, y a través del
mismo es posible dar cierta inclinación al contenido de una celda.

La opción “Reducir hasta ajustar” es sumamente útil cuando el contenido de una
celda no es visualizado en su totalidad; esta opción reduce el “Tamaño de la fuente” de
forma de permitir la visualización del contenido total de la celda sin cambiar el ancho
de la misma. La opción “Ajustar texto” también actúa cuando el contenido de una
celda no es visualizado en su totalidad, aunque en este caso lo que se ajusta es la altura
de la celda.


Por su parte, la opción “Combinar celdas” permite unir dos celdas contiguas, o permite
unir varias celdas contiguas, de forma que el contenido de una de ellas pueda ser
presentado en la totalidad del espacio así formado (por supuesto que esta opción une las
celdas que en ese momento se encuentren pintadas).

Los tipos de datos

Cuando se introducen datos en una celda, los caracteres (los signos) que allí son
introducidos, son interpretados de una manera que podríamos llamar “General”, o sea
admitiendo tanto texto (palabras del lenguaje corriente) como información numérica.
Por otra parte, la propia información numérica así admitida permite el uso de distintas
clases de números (de distintas categorías de números). La clase numérica más sencilla
y que primero viene a la mente es evidentemente la clase de los números enteros.
Evidentemente, un número entero podrá ser expresado combinando adecuadamente los
diez conocidos caracteres “0”, “1”, “2”, “3”, “4”, “5”, “6”, “7”, “8”, y “9”, así como los
signos “+” y “-” (los que permiten señalar respectivamente a los números positivos y a
los números negativos).

Por supuesto que también se usan otras clases de números (otras categorías de
números), como por ejemplo los números reales expresados en notación científica.

“Microsoft Excel” también permite el uso de otras categorías adicionales de números,
como por ejemplo los quebrados (o sea las fracciones), los porcentajes, los valores
monetarios, e incluso las fechas, ya que finalmente una fecha expresa el número de días
transcurridos a partir de determinado origen (al que convencionalmente se le asigna el
valor cero).

Una hora también es evidentemente de tipo numérico, ya que ella puede ser considerada
como el número de segundos transcurridos respecto de cierto origen. Incluso hasta los
meses del año pueden ser imaginados como de tipo numérico; con toda evidencia, en el
lenguaje corriente los meses del año son tanto expresados en forma numérica (usando
los números naturales entre el “1” y el “12”) como expresados en forma alfabética
(usando los conocidos nombres “enero”, “febrero”, “marzo”, “abril”, “mayo”,
“junio”, “julio”, “agosto”, “septiembre”, “octubre”, “noviembre” y “diciembre”, o
bien usando las abreviaturas “ene”, “feb”, “mar”, “abr”, “may”, “jun”, “jul”, “ago”,
“sep”, “oct”, “nov”, y “dic”).

En el lenguaje corriente una fecha puede ser expresada en distintas formas, cuando
pasamos de un idioma a otro diferente, y también dentro de un mismo idioma. “Excel”
admite varias formas para indicar las fechas, por ejemplo usando el formato
día/mes/año, usando el formato día-mes-año, indicando el día siempre con dos dígitos
(dd), indicando el año con cuatro dígitos o solamente con dos dígitos (aaaa o aa),
indicando el mes en forma numérica o en forma alfabética o en forma alfabética
abreviada, etcétera.


Una hora es indicada de la forma que es usual, usando los dígitos del “0” al “9”, y
separando las horas de los minutos con el signo “dos puntos”, y también separando los
minutos de los segundos con el signo “dos puntos” (ejemplos: “03:30”; “14:54:10”;
“15:45”; “23:50”). También se permite el uso de las iniciales AM y PM para
diferenciar las horas previas al mediodía de aquellas que son posteriores al mediodía.

“Microsoft Excel” también contempla el uso de los dos valores lógicos
“VERDADERO” y “FALSO”, los que pueden ser así directamente expresados con
estas palabras.

Referencias a celdas y a rangos de celdas de otras hojas

Este tipo de referencias se generan muy fácilmente; sólo basta con especificar el nombre
de la hoja correspondiente (hoja1, hoja2, hoja3, etcétera), seguido del signo “cerrar
admiración” (o sea seguido del signo “!”), y seguido del identificador de celda o del
rango de celdas que corresponda; ejemplos: (a) hoja1!A55:C548; (b) hoja3!A5:B40;
(c) hoja16!5:5; (d) hoja24!B:F; (a) hoja1!A5. Recuérdese que los “nombres de
hojas” predefinidos por “Excel” pueden ser cambiados por el “usuario”, así que
tampoco sería extraño encontrar referencias tales como las siguientes: (e) mapaxx!A8;
(f) datos!A8:B50; (g) otro!C5.

Referencias absolutas y referencias mixtas

En la sección anterior se han usado referencias de celdas que son relativas, vale decir,
referencias que cambian al cambiar la posición de la celda en la que ellas se encuentran
expresadas (que cambian al cambiar la posición de la celda que contiene una fórmula
que usa este tipo de referencias). “Microsoft Excel” también permite utilizar referencias
absolutas, o sea referencias que no cambian al cambiar de lugar la celda donde ellas son
usadas (referencias que no cambian al transferir o copiar una fórmula de una celda a
otra celda).

“Microsoft Excel” también permite utilizar referencias mixtas, o sea identificadores de
celdas que tienen una columna absoluta y una fila relativa, o bien que tienen una
columna relativa y una fila absoluta. Los identificadores de celdas que se indican
seguidamente son ejemplos de referencias mixtas (referencias absolutas respecto de la
fila 3 aunque relativas respecto de la columna): (a) AZ$3; (b) B$3; (c) H$3; (d) CJ$3;
(e) IV$3. Estos cinco identificadores de celdas cambiarán en cuanto el cambio afecte a
la columna, aunque no cambiarán en cuanto el cambio afecte a la fila, ya que siempre
indicarán la fila 3 (por más que copiemos una fórmula que use algunos de estos cinco
identificadores, por más que insertemos distintas filas y distintas columnas en diferentes
lugares, estos identificadores siempre apuntarán a la fila 3).

Referencias absolutas respecto de columnas pero no de filas son por ejemplo las
siguientes: (a) $A1; (b) $H5; (c) $DJ24; (d) $IV50; (e) $IM33; (f) $AA3.


Por su parte, referencias absolutas tanto de filas como de columnas (o sea referencias
absolutas completas) son por ejemplo las siguientes: (a) $A$1; (b) $B$68; (c) $AA$56;
(d) $IV$348; (e) $BK$344; (f) $AA$3; (g) $AB$1334.

Referencias del tipo L, C, L[#], C[#], L[#]C[#]

Estas referencias son muy cómodas de usar en cierto tipo de aplicaciones. Las letras L y
C significan respectivamente “línea” (o “fila”) y “columna”. Por ejemplo, L hace
referencia a toda la fila situada sobre la celda en la que esa referencia es usada, y por su
parte C hace referencia a toda la columna situada sobre la celda en cuestión. También
puede usarse la referencia L[#] y la referencia C[#], donde # indica un número entero.
Por ejemplo, L[3] referencia a toda la fila situada tres filas más abajo de la celda activa,
L[-5] referencia a toda la fila situada cinco filas más arriba de la celda activa, L[4]
referencia por su parte a toda la fila situada cuatro filas por debajo de la celda activa,
C[6] referencia a toda la columna situada seis posiciones más a la derecha de la celda
activa, C[-11] referencia a toda la columna situada once posiciones más a la izquierda
de la celda en cuestión, etcétera, etcétera, etcétera.

Se comprenderá fácilmente que por ejemplo L[-6]C referencia a la celda situada en la
misma columna que la celda activa y seis filas más arriba que ésta, y que por ejemplo
L[7]C[-3] referencia a la celda situada siete filas más abajo y tres columnas a la
izquierda, etcétera.
HIPERVÍNCULOS INTERNOS – Introducción – Ajuste y alineación de texto – Los tipos de datos –
Referencias a celdas y a rangos de celdas de otras hojas – Referencias absolutas y referencias mixtas –
Referencias del tipo L, C, L[#], C[#], L[#]C[#] –



Tópicos de Excel – Secuencias
PALABRAS CLAVE (descriptores) - “CLAVE PRESENTACIÓN ARTT” , “CLAVE PRESENTACIÓN LEC” ,
“CLAVE TEMÁTICA COMP” , “CLAVE TEMÁTICA EXCEL” , “CLAVE TEMÁTICA INF” , “CLAVE TEMÁTICA
MAT” , “COMPUTACIÓN” , “DUPLICACIÓN DE FÓRMULAS” , “INFORMÁTICA” , “LISTA PERSONALIZADA” ,
“MATEMÁTICA” , “NOMBRE ARCHIVO boosecuencias lec excel” , “NOMBRE RCHIVO boolll” , “PREFIJO CLAVE
BOO” , “REPETICIÓN DE FÓRMULAS” , “REPETICIÓN DE VALORES” , “REPLICACIÓN DE FÓRMULAS” ,
“REPLICACIÓN DE SECUENCIAS” , “REPLICACIÓN DE VALORES” , “SECUENCIA AUTODEFINIDA” ,
“SECUENCIA LÓGICA” , “SECUENCIA PERSONALIZADA” , “SECUENCIA REPETITIVA” , “SECUENCIA
SIMPLE” , “SERIE AUTODEFINIDA” , “SERIE LÓGICA” , “SERIE PERSONALIZADA” , “SERIE REPETITIVA” ,
“SERIE SIMPLE” , “TRASLACIÓN DE FÓRMULAS” , “TRASLACIÓN DE VALORES”

ELECTRÓNICA”.

CONTENIDO – Lección de un cursillo sobre “Microsoft Excel”. Este “webdocumento” introduce al
“lector” sobre la interesante facilidad para generar secuencias o series de uso común (días de la semana, meses
del año, series numéricas aritméticas, series de fechas a iguales intervalos de tiempo, series ordinales, etcétera).
También se instruye al “lector” sobre el procedimiento para “replicar fórmulas”.

ÍNDICE DE SECCIONES – Introducción – Procedimiento general de replicación de secuencias – Series
personalizadas – Replicación de fórmulas – Otras formas de replicación –


Introducción

Con alguna frecuencia es necesario definir una secuencia repetitiva en un tramo de
celdas de una fila o en un tramo de celdas de una columna. Pongamos por caso que en
las celdas B2:B17 deban definirse los números 1, 3, 5, 7, 9, 11, 13, 15, 17, 19, 21, 23,
25, 27, 29, y 31, que en las celdas C2:C17 deban definirse los valores textuales
Viernes, Domingo, Martes, Jueves, Sábado, Lunes, Miércoles, Viernes, Domingo,
Martes, Jueves, etcétera, y que además en las celdas D1:T1 deban definirse las
secuencias ene/02, ene/08, ene/14, ene/20, ene/26, ene/32, ene/38, ene/44, ene/50, ene/
56, ene/62, ene/68, ene/74, ene/80, ene/86, ene/92, y ene/98.

Evidentemente, el ingreso detallado de toda esta información requerirá al “operador”
un tiempo considerable, siendo esta tarea repetitiva y aburrida, ya que en principio sería
necesario digitar (tipear, ingresar) uno a uno todos estos valores (todos estos datos).

Obsérvese que en el caso hipotético que venimos de plantear, el “operador” deberá
ingresar 16+16+17=49 valores en las 32 celdas del rango B2:C17 y en las 17 celdas del
rango D1:T1, lo que finalmente no es tampoco una tarea enorme. No obstante, en otros
casos ello podría implicar el ingreso de varios centenares de valores, o incluso el
ingreso de más de mil valores, lo que tal vez podría llevar más de una hora de trabajo.
Si toda esta enorme cantidad de datos a ingresar pudieran ser automáticamente
generados en base a una fórmula o por cualquier otro procedimiento más o menos
automático, evidentemente la tarea de digitación (la tarea de ingreso de informaciones)
se podría reducir en forma muy significativa.


A efectos de facilitar las cosas, “Microsoft Excel” ofrece la posibilidad de repetir
secuencias de datos. El procedimiento a ser aplicado es muy sencillo, y en el caso del
ejemplo antes detallado, consistiría por ejemplo en definir las celdas B2, B3, C2, C3,
D1, E1 respectivamente con los valores 1, 3, Viernes, Domingo, ene/02, ene/08. En ese
estado deberá definirse como bloque (deberá pintarse) el sector de celdas B2:C3, y acto
seguido se deberá colocar el puntero del “ratón” sobre el punto negro situado en el
rincón inferior derecho de esa área pintada (situado en el borde inferior derecho de esta
selección de celdas), y arrastrar entonces dicho punto negro (con el botón primario del
“ratón” convenientemente oprimido) a lo largo de la columna y hasta llegar a la celda
hasta la cual se desea repetir la serie de valores (o sea hasta llegar a las celdas B17 y
C17). Al proceder de esta forma, “Excel” ingresará convenientemente todos los valores
faltantes (“Excel” definirá convenientemente todas las celdas vacías involucradas).

Evidentemente, para completar los valores faltantes en el grupo de celdas F1:T1, se
deberá proceder de una manera completamente análoga.

Procedimiento general de replicación de secuencias

Podríamos describir el procedimiento general para ingresar una secuencia
repetitiva de valores en celdas adyacentes en el sentido horizontal, o en celdas
adyacentes en el sentido vertical, de la forma como se indica seguidamente:

♦ Ingresar el primer dato, o ingresar el primer y el segundo dato, o ingresar los
tres primeros datos (en sentido horizontal o en sentido vertical) en las primeras
celdas de la fila o de la columna respectiva.
♦ Seleccionar (pintar) la o las celdas definidas en el paso anterior.
♦ Posicionar el puntero del “ratón” sobre el ya mencionado punto negro
(también llamado punto controlador de relleno o punto controlador de
replicación) situado en el rincón inferior derecho del sector seleccionado
(cuando el puntero del “ratón” se encuentre exactamente ubicado sobre dicho
punto negro, el diseño de ese puntero cambiará, tomando el aspecto de una
cruz o de un signo de más).
♦ En el estado descripto en el paso anterior, presionar el botón primario del
“ratón” y arrastrar horizontalmente o verticalmente (según corresponda) hasta
donde se quiera que continúe la serie de valores.

Convendría aclarar que “Excel” permite replicar (permite repetir) dos tipos diferentes
de series de valores: (1) serie repetitiva de tipo lógico (de tipo conocido); (2) serie
repetitiva autodefinida o serie repetitiva simple. Cuando se solicita replicar una serie de
valores a “Excel”, dicho programa informático verifica en primer término si dicha serie
de valores puede o no ser interpretada como una parte de una serie lógica; en caso
afirmativo, “Excel” asumirá que el “usuario” desea usar para la repetición la
correspondiente serie lógica, y en caso negativo, “Excel” asumirá que el “usuario”
desea usar para la replicación la serie por él especificada (esa serie especificada por el
“usuario” podrá tener un único valor, o podrá tener el número de valores que el


“usuario” desee, o sea que la serie a replicar tendrá en este caso el número de
elementos que el “operador” haya definido).

Evidentemente, una serie autodefinida será replicada tal como fue definida por el
“operador”. Si la misma consta de un solo valor, será ese valor único el que se
replicará; si la misma consta de dos valores, serán esos dos valores los que se repetirán;
y así sucesivamente.

Por el contrario, en el caso de las series lógicas (en el caso de las series que “Excel”
conoce), la serie que será repetida se completará con los valores faltantes, y serán
entonces la totalidad de esos valores los que se replicarán y no solamente el valor o los
dos o tres valores que pueda haber ingresado el “operador”.

Por cierto que en el ejercicio propuesto “ut supra” en el que se solicitaban definir los
bloques de celdas B2:C17 y D1:T1 con tres series repetitivas, “Excel” interpreta las
parejas de valores que se sugirieron ingresar como los primeros valores de otras tantas
series repetitivas lógicas.

Las series lógicas (las secuencias lógicas) reconocidas por “Excel” como tales son las
que se indican a continuación:

(a) Todas las series numéricas, tanto si se deben considerar en sentido ascendente o en
sentido descendente. Nótese que si solamente se especifica un único valor numérico,
la serie a replicar se supone entonces compuesta por ese único valor. Nótese también
que para por ejemplo obtener la secuencia 1, 2, 3, 1, 2, 3, 1, 2, 3, 1, 2, etcétera en
lugar de la secuencia 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, etcétera, lo que se deberá hacer
es definir los tres primeros valores (en las respectivas tres primeras celdas) pero
haciéndolo a través de una fórmula (o sea por ejemplo haciéndolo a través de las
fórmulas =1, =2, =3, o haciéndolo a través de las fórmulas =1*1, =4/2, ={3}, o
haciéndolo con cualquier otra variante de este estilo). Nótese que si se proporcionan
más de dos valores numéricos, la secuencia de números que se agregan son los que
corresponden a las ordenadas de la recta que mejor ajusta linealmente a los valores
dados (por supuesto, esta recta es calculada aplicando el conocido método de los
mínimos cuadrados).

(b) Los meses del año, o sea la secuencia de nombres enero, febrero, marzo, abril,
mayo, junio, julio, agosto, septiembre, octubre, noviembre, y diciembre. Por
supuesto que los valores de esta serie lógica serán reconocidos aunque el “usuario”
pueda expresar los mismos adoptando las variantes usuales; por ejemplo, para
indicar el segundo mes del año podrá ponerse tanto Febrero como FEBRERO o
FEBrero o FEB o Feb o feb o febrero. Nótese que si el “usuario” señala un único
nombre de mes, el programa “Excel” interpretará no obstante que se desea replicar
la serie completa de meses en forma cronológica y partiendo del mes que se ha
señalado. Nótese también que para replicar un valor alfabético formado por el
nombre de un mes, lo que el “usuario” deberá hacer es definir dicho valor a través


de una fórmula; por ejemplo, para replicar la palabra octubre, lo que deberá hacerse
es definir esta cadena de caracteres alfabéticos a través de la fórmula =“octubre”, o
bien a través por ejemplo de la fórmula =Concatenar(“oct”;“ubre”) y así, al
replicar una celda definida de esta forma, los valores que entonces se agregarán en
las sucesivas celdas adyacentes serán octubre, octubre, octubre, octubre, octubre,
octubre, etcétera, en lugar de noviembre, diciembre, enero, febrero, marzo,
abril, etcétera. Por el contrario, si se replica una única celda cuyo contenido fue
definido como SEPtiembre (cuyo contenido fue definido como la cadena de diez
letras igual a SEPtiembre), entonces, los valores que se replicarán en las
correspondientes celdas adyacentes serán OCTubre, NOViembre, DICiembre,
ENEro, FEBrero, MARzo, ABRil, etcétera. Nótese también que el noveno mes del
año solamente es reconocido si se usa la palabra septiembre o la abreviatura sep,
aunque no es reconocido como nombre de mes si se usa la palabra setiembre o la
abreviatura set (para que setiembre y para que set sean reconocidos como nombres
de mes, se deberá definir previamente una conveniente serie personalizada, cuyo
procedimiento de ingreso será visto más adelante).

(c) La serie de los días de la semana lunes, martes, miércoles, jueves, viernes,
sábado, y domingo. También se podrán usar las tres primeras letras del día para
indicar ese día.

(d) Las series de fechas, tanto en orden ascendente como descendente, y siempre que
los valores especificados sean los dos primeros. Nótese que gracias a esta facilidad,
se podrán por ejemplo obtener los 48 meses de los años 2000, 2001, 2002 y 2003
expresados de la forma ENE-00, FEB-00, MAR-00, etcétera, hasta DIC-03. Nótese
además que gracias a esta facilidad, también se podrá por ejemplo generar
automáticamente la serie de fechas 03-Sep-03, 10-Sep-03, 17-Sep-03, 24-Sep-03,
01-Oct-03, 08-Oct-03, 15-Oct-03, 22-Oct-03, 05-Nov-03, 12-Nov-03, etcétera, las
que corresponden a los días miércoles de los meses Sep-03, Oct-03, Nov-03,
etcétera.

(e) Las series ordinales que utilizan los valores del tipo 1ro, 2do, 3ro, 4to, 5to, 6to,
7mo, 8vo, 9no, 10mo, 11mo, 12mo, 13ro, 14to, 15to, 16to, 17mo, 18vo, 19no,
20mo, 21ro, etcétera. Nótese que para definir una serie de este tipo a partir por
ejemplo del valor 102do, bastará únicamente con ingresar únicamente dicho valor
en una celda, y aplicar entonces a esa celda el procedimiento antes señalado de
replicación de secuencia. Nótese por ejemplo que si lo que se quiere hacer es
replicar los valores ordinales 3ro, 3ro, 3ro, 3ro, etcétera, en lugar de la serie 3ro,
4to, 5to, 6to, 7mo, etcétera, lo que deberá hacerse por ejemplo es aplicar el
procedimiento de replicación a la fórmula =“3ro”, o lo que deberá hacerse es
aplicar el procedimiento de replicación proporcionando los dos primeros valores (o
sea proporcionando 3ro y 3ro).

Series personalizadas


“Microsoft Excel” permite definir una serie personalizada de entradas (una secuencia
personalizada de valores, una lista personalizada de entradas).

Esta facilidad puede ser especialmente útil en ciertas aplicaciones, por ejemplo cuando
se necesita utilizar una lista de “productos”, o una lista con los nombres y apellidos de
los “empleados” de una empresa, o una lista con los apellidos y fechas de nacimiento
de un grupo de “personas”; etcétera.

Luego de haber definido una secuencia personalizada, al aplicar el mecanismo de
replicación a uno de los valores de la misma, automáticamente “Excel” considerará que
lo que se quiere replicar es una secuencia lógica, y hará entonces todo el resto de la
tarea.

Para poder ingresar una nueva lista personalizada de entradas, se deberá proceder de la
siguiente manera.

♦ Seleccionar la opción “Opciones...” del menú “Herramientas”.
♦ En el grupo de fichas que así se visualiza, seleccionar “Listas personalizadas”.
♦ En el área de datos titulada “Listas personalizadas:”, seleccionar entonces
“NUEVA LISTA”.
♦ En el área de datos titulada “Entradas de lista:”, ingresar toda la secuencia de
entradas que se desee definir, pulsando por supuesto la tecla “Enter” o la tecla
“Intro” para marcar el fin de cada entrada.
♦ Una vez concluido el paso anterior, hacer “clic” con el “ratón” sobre el botón
“Agregar”.
♦ Los tres pasos inmediatos anteriores podrán ser repetidos varias veces, a efectos de
agregar otras tantas listas personalizadas. Cuando todas las secuencias
personalizadas hayan sido convenientemente agregadas, o sea cuando se desee
cerrar esta herramienta, hacer “clic” con el “ratón” sobre el botón “Aceptar”.

A efectos de practicar esta facilidad, se sugiere al “lector” que defina en su “PC” las
entradas personalizadas que se indican seguidamente:

(a) <18; 18-21; 22-25; 26-29; 30-34; 35-39; 40-49; 50-59; >59.

(b) Primavera; Verano; Otoño; Invierno.

(c) Cuarzo; Feldespato; Mica.

(d) Era Primaria; Era Secundaria; Era Terciaria; Era Cuaternaria.

(e) /Lunes/; /Martes/; /Miércoles/; /Jueves/; /Viernes/.

(f) Eras; Era Primaria; Era Secundaria; Era Terciaria; Era Cuaternaria.


(g) Laborables; Lunes; Martes; Miércoles; Jueves; Viernes.

(h) Primer semestre; Segundo semestre.

(i) Primer bimestre; Segundo bimestre; Tercer bimestre; Cuarto bimestre; Quinto
bimestre; Sexto bimestre.

(j) Signos monetarios; ¥; £; Pts; PTA; F; FF; FS; FB; DFA; CFP; CFA; M$N; $ley;
$a; A; $Ar; m$n; N$; $U; $UR; UR$; $Uy; Cr; $Cr; Cz; $Cz; $R; $Br; G; C; B;
Bs; S; $b; $BOL; $CU; RD$; P; $F; $COL; $Col; $MEX; $mex; £G; £E; £.; I£;
£Leb; £L; £N; £Syr; £S; £T; J£; IR£; L; L.; L.it.; TL; f.; U$S; EC$; BH$; NT$;
$A; $CAN; B$; HK$; S$; TT$; $G; $M; $NZ; M; DDM; RM; DM; R; Re; Rp;
R.; DEG; Lk; Lv; Rl; Yn; Ry; Kr; Kp; fl; ft; Ft; Din.

(k) Setiembre; Octubre; Noviembre; Diciembre; Enero; Febrero; Marzo; Abril;
Mayo; Junio.

(l) Set; Oct; Nov; Dic; Ene; Feb; Mar; Abr; May; Jun.

(m) Peso pluma; Peso gallo; Peso mediano; Peso pesado.

Obsérvese que las secuencias (d) y (f) antes señaladas son muy parecidas entre sí.
Hemos incluido precisamente a ambas como pretexto para señalar que en algunos casos
el “operador” puede tener la dificultad de no recordar exactamente la forma como
fueron indicadas las entradas de una lista personalizada. Si éste fuera el caso, si ésta
fuera una dificultad que se repite, el “operador” siempre podrá redefinir las secuencias
personalizadas en las que pueda tener problemas, agregando a las mismas una nueva
entrada falsa que sea como una especie de nombre o una especie de título de esa lista
personalizada. Procediendo de esta forma, el “usuario” podrá fácilmente generar una
secuencia personalizada completa con sólo recordar dicha especie de título (con sólo
recordar esa entrada falsa); con posterioridad a la aplicación del correspondiente
procedimiento de replicación, siempre se podrá eliminar dicha entrada falsa en el área
de trabajo de “Excel”, o siempre se podrá definir con otro valor la celda o las celdas
donde hayan quedado esas entradas falsas.

Replicación de fórmulas

Las fórmulas también pueden ser repetidas aplicando un procedimiento idéntico al que
fuera antes señalado.

Corresponde indicar que al replicar una fórmula a través del punto controlador de
duplicación (a través del punto negro), la estructura de la misma quedará por supuesto
incambiada, y las referencias absolutas a celdas y a rangos de celdas también quedarán
sin modificación. En lo que concierne a las referencias relativas a celdas y a rangos de
celdas, ellas por supuesto se replicarán con los cambios que correspondan.


Recordemos brevemente que las referencias absolutas a celdas y a rangos de celdas son
las del tipo $IV$5 y las del tipo $K$32:$L$54, mientras que las referencias relativas a
celdas y a rangos de celdas son todas las restantes. O sea que para transformar la
referencia o identificación de una celda de relativa en absoluta, se deberá adosar el
signo $ antes de la respectiva referencia a la fila, y también se deberá adosar el signo $
antes de la respectiva referencia a la columna. Nótese además que si en la referencia a
una celda se insertara solamente el signo $ antes de la referencia a la fila pero no antes
de la referencia a la columna, entonces ese identificador de celda (al replicarse) dejará
siempre fija la fila aunque considerará la columna como relativa y la cambiará según
corresponda (lo mismo se cumple a la inversa cuando se usa un identificador de celda
con referencia relativa en la fila pero con referencia fija en la columna).

Otras formas de replicación

Otra manera de replicar una fórmula o de replicar una serie de fórmulas es utilizando las
conocidas herramientas “Copiar” y “Pegar” de la barra estándar de herramientas, o
bien usando las opciones “Copiar” y “Pegar” del menú “Edición”.

Estas herramientas funcionan igual que las herramientas conocidas con estos nombres
del programa “Microsoft Word”, así que no vale la pena que demos mayores detalles
sobre este asunto.

Por supuesto, en lugar de usar las recién citadas opciones “Copiar” y “Pegar”, podrán
usarse las opciones “Cortar” y “Pegar”, si lo que se desea hacer es trasladar de lugar
una serie de fórmulas.

Nótese que en estos casos, “Excel” replica una serie de fórmulas o cambia de lugar una
serie de fórmulas, aunque las referencias a celdas y a rangos de celdas son
convenientemente modificados en forma relativa a la posición de las correspondientes
celdas de destino (salvo que en algún caso ello se encuentre inhibido por un
correspondiente signo $).

Por supuesto que las herramientas “Cortar”, “Copiar” y “Pegar” (así como las
opciones “Cortar”, “Copiar”, y “Pegar” del menú “Edición”) también podrán usarse
para trasladar o para repetir series de valores constantes, y para trasladar o repetir series
con mezcla de constantes y de fórmulas.
HIPERVÍNCULOS INTERNOS – Introducción – Procedimiento general de replicación de secuencias –
Series personalizadas – Replicación de fórmulas – Otras formas de replicación –



Tópicos de Excel – Tipos de datos
PALABRAS CLAVE (descriptores) - “CATEGORÍA DE DATOS” , “CLAVE PRESENTACIÓN ARTT” , “CLAVE
PRESENTACIÓN LEC” , “CLAVE TEMÁTICA COMP” , “CLAVE TEMÁTICA EXCEL” , “CLAVE TEMÁTICA
INF” , “CLAVE TEMÁTICA MAT” , “CÓDIGOS PARA EL INGRESO DE DATOS” , “COMPUTACIÓN” , “EDICIÓN
DE DATOS” , “EDICIÓN DE VALORES” , “ENTRADA DE DATOS” , “ESTILO EN LA REPRESENTACIÓN DE
CONTENIDOS” , “FORMATO DE DATOS” , “FORMATO DE INFORMACIONES” , “FORMATOS DEL INGRESO DE
DATOS” , “INFORMÁTICA” , “INGRESO DE INFORMACIONES” , “MATEMÁTICA” , “MICROSOFT EXCEL” ,
“MS EXCEL” , “NOMBRE ARCHIVO bootipos lec excel” , “NOMBRE ARCHIVO boommm” , “PREFIJO CLAVE BOO”
, “PRESENTACIÓN DE CONTENIDOS” , “PRESENTACIÓN DE VALORES” , “REPRESENTACIÓN DE FECHAS” ,
“REPRESENTACIÓN DE FRACCIONES” , “REPRESENTACIÓN DE HORAS” , “REPRESENTACIÓN DE
NÚMEROS” , “REPRESENTACIÓN DE VALORES” , “TIPO DE DATOS” , “TIPO DE FORMATOS” , “TIPO
ENTERO” , “TIPO LÓGICO” , “TIPO TEXTO”

ELECTRÓNICA”.

CONTENIDO – Lección de un cursillo sobre “Microsoft Excel”. Esta “página web” instruye
particularmente al “lector” sobre los “tipos de valores” y las “categorías” manejadas por “Microsoft Excel”.
Estas “notas” son especialmente recomendables para quienes recién se inician en el conocimiento de “Excel”, y
también para quienes por alguna razón han perdido práctica en el manejo de este interesante “programa
informático” (y que por lo tanto deseen y necesiten hacer un “repaso general” sobre este programa de
“planilla electrónica”).

ÍNDICE DE SECCIONES – Introducción – Los números enteros – Los números decimales – Las fechas –
Las horas – Los porcentajes – Las fracciones – Los tipos de datos y las categorías de “Microsoft Excel” –


Introducción

“Microsoft Excel” permite asociar un determinado valor a una cualquiera de las celdas
que integran su “estructura reticular”. Dicho valor podrá ser un texto (o sea un
párrafo, es decir, una frase, una cadena cualquiera de caracteres alfanuméricos, una serie
cualquiera de caracteres, una serie de palabras), o podrá ser un número entero, o podrá
ser un número con decimales, o podrá ser una fecha, o podrá ser una hora, etcétera.
Dicho valor también podrá ser de tipo lógico, es decir podrá ser uno de los dos valores
“VERDADERO”, “FALSO”, o podrá ser una indicación de error. En la presente
sección se señalan precisamente los códigos (las representaciones) que podrán ser
usados a efectos de indicar precisamente estas distintas categorías o clases de
informaciones.

Los números enteros

Estos números son indicados como es usual hacerlo en matemática, es decir, usando los
dígitos “0”, “1”, “2”, “3”, “4”, “5”, “6”, “7”, “8”, y “9”, así como los signos “+” y “-”.
Un número sin signo será considerado como si fuera un número positivo. Son ejemplos
de números enteros los que se indican seguidamente: “00” ; “-0741” ; “+5” ; “+23”
; “+077” ; “01” ; “+0” ; “1” ; “10” ; “-55” ; “0” ; “7” ; “123” ; “-123456” ;
“123456” .


Cuando se ingrese un número entero en una celda a través del “teclado”, serán
eliminados los eventuales dígitos “0” no significativos que dicho número pudiera tener
a la izquierda del primer dígito distinto de “cero”. El signo “+” también será eliminado
por superfluo, ya que (como ya fue dicho) un número sin signo es siempre considerado
como positivo. Como podrá observarse, los siete primeros ejemplos “ut-supra”
señalados tienen todos ellos caracteres superfluos.

Corresponde destacar que un número entero (o en general cualquier clase o categoría de
número) es representado internamente por “Microsoft Excel” sólo con quince dígitos
significativos. Los números enteros que al ingreso sean indicados con dieciséis o más
cifras significativas serán por lo tanto redondeados (truncados), sustituyendo las cifras
excedentes menos significativas por “ceros”. Por cierto, si el número de posiciones
existentes en un casillero (en el “entramado reticular” de “Excel”) no fuera suficiente
como para presentar todo el número, el mismo será indicado abreviadamente en
notación científica, usando los dígitos más significativos, e indicando el exponente de la
potencia de diez por el cual ese valor debe ser multiplicado. Por ejemplo, luego de
ingresar (por “teclado”) el número de dieciocho cifras significativas
“123456789123456789”, internamente este número es truncado y representado por el
número “123456789123456000”, aunque en el casillero correspondiente de la
“estructura reticular”, dicho número es generalmente representado por la expresión
aproximada “1,23457E+17”.

Corresponde destacar también que los números negativos podrán ser también
representados indicando los mismos sin signo y entre paréntesis.

Los números decimales

Los números decimales se expresan utilizando los mismos caracteres antes indicados
(los diez caracteres que son usados para indicar los dígitos, los dos caracteres que son
usados para representar los signos, y los dos paréntesis que pueden eventualmente ser
usados para señalar a un número como negativo), así como utilizando también el
carácter que señala la “coma decimal” (o sea usando también el carácter “,”). Los
siguientes son ejemplos de números expresados en forma decimal; “-269854,80000” ;
“-1,0” ; “-01,” ; “+012,0” ; “(1,0)” , “5278,65” ; “+0,65” ; “(0,001)” ;
“0,0000001”.

Luego de ingresar un número decimal a través del “teclado”, serán eliminados los
caracteres “0” no significativos que pudieran existir al inicio del número, o a la derecha
del número (como los indicados en los cinco primeros ejemplos recién presentados). El
signo “+” también será suprimido por superfluo, ya que se asumirá que un número es
“positivo” cuando no tiene signo indicado. Asimismo, el carácter “,” será eliminado por
superfluo en aquellos números enteros que terminen precisamente con dicho signo de
“coma decimal”, así como en aquellos números que a la derecha de la “coma decimal”
solamente tengan “ceros” no significativos.


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