Propuesta para la creación de un Centro de Innovación para la Refundación ...
Recopilacion de datos
1. CORPORACION UNIFICADA DE EDUCACIÓN SUPERIOR CUN
Herramientas de
recopilación de
información
Auditoria de sistemas
Elaborado por
Cristian
Profesor
Néstor Alejandro pinzón López
Facultad de ingeniería
Ingeniería de sistemas
octubre de 2016
2. Contenido
Herramientas de recopilación de información.......................................................................3
La entrevista ...........................................................................................................................3
El inventario............................................................................................................................6
Bibliografía..............................................................................................................................7
3. Herramientas de recopilación de información
“Las técnicas de recolección de datos, según Hurtado (2000 pp427), son los
procedimientos y actividades que le permiten al investigador obtener la información
necesaria para dar cumplimiento a su objetivo de investigación. Según Ander-Egg (1995),
la técnica responde a cómo hacer, para alcanzar un fin o hechos propuestos, pero se sitúa
a nivel de los hechos o etapas prácticas, tiene un carácter práctico y operativo. Un
instrumento de recolección de datos es cualquier recurso de que se vale el investigador
para acercarse a los fenómenos y extraer de ellos la información; es el recurso que utiliza
el investigador para registrar información o datos sobre las variables que tiene en mente.
El instrumento sintetiza toda la labor previa de investigación, resumen los aportes del
marco teórico al seleccionar datos que correspondan a los indicadores, y por tanto a la
variable o conceptos utilizados (Hernández y otros, 2003).
En otras palabras, las técnicas corresponden a las distintas maneras de obtener los datos
que luego de ser procesados, se convertirán en información. Entre estas se tiene: la
observación (participante y no participante), la encuesta, la entrevista, y la discusión
grupal y los instrumentos son los medios materiales que se emplean para la recolección
de datos. Entre estos se tiene: el guion de observación, la lista de cotejo, el cuestionario,
la guía de entrevista o guion de entrevista, el guion de discusión grupal. Los métodos
empíricos permiten la obtención y elaboración de los datos empíricos y el conocimiento
de los hechos fundamentales que caracterizan a los fenómenos. Los métodos empíricos
principales son: La observación, el experimento y la medición, La entrevista, La encuesta,
Las técnicas sociométricas, Los tests, Grupos de Discusión: Grupo Focal, Entrevista grupal,
Comité de expertos, etc.”
La entrevista
La entrevista es una de las herramientas de recopilación de información más utilizadalo
que se intenta conseguir con la entrevista es la obtención de evidencias objetivas que
demuestren lo que se está realizando en cada proceso, departamento o área.
4. Esta obtención de evidencias objetivas incluirá la verificación y obtención de información
a través de la realización de diversas preguntas planificadas y el control de esta
información es la clave para el desarrollo de una auditoría eficaz.
El entrevistador debe procurar que la entrevista sea
Clara
Sencilla
Fluida
Sincera
Por tanto, el auditor debe ser un buen comunicador. A través de la comunicación va a
obtener la mayor parte de la información, por lo que deberá conocer al nivel suficiente las
técnicas para una adecuada comunicación ya que en muchos casos, una ruptura del
proceso de comunicación puede hacer que el entrevistado se sienta aludido y de
información errónea. Esta comunicación debe ser retroalimentada entre las 2 o más
partes que participan de la entrevista.
El auditor debe analizar en todo momento cuál es la información que realmente está
llegando al auditado y que información está recibiendo él. De este modo, el auditor debe
interpretar toda la información, oral o no, que se le transmita. Debe tener siempre
presente y comprobar que el auditado entiende las cuestiones que se le están formulando
y debe verificar que la información que recibe la ha interpretado adecuadamente. De otro
modo, estará introduciendo ruido en el proceso de comunicación y desvirtuando la
información obtenida.
De este modo, el auditor debe conjugar su capacidad de expresión, de observación y de
escucha de forma que:
Emita la información adecuada
Reciba la información requerida
Un adecuado desarrollo de la entrevista debe tener en cuenta cuatro aspectos básicos:
La expresión verbal
La expresión no verbal
la imagen
las preguntas
5. La expresión verbal
En la entrevista el auditor debe cuidar su tono de voz ya que puede generar una impresión
que no es la deseada por su parte, igualmente debe controlar su intensidad. Su control es
importante pues una intensidad no adecuada puede generar cansancio en el auditado.
Una intensidad alta puede hacer creer al auditado que estamos gritando algo y por tanto,
trasmitirle enojo. Por otra parte, una intensidad baja exigirá al auditado un mayor
esfuerzo de comprensión lo que muy posiblemente acabe en pérdida de atención.
La expresión no verbal
Durante el trascurso de la entrevista el auditor debe poder identificar, si el auditado al
momento de responder ciertas preguntas o explicar procesos de la empresa, se pone
nervioso, desconoce del tema o intenta disuadir al auditor para que no note la falta de
conocimiento sobre lo preguntado.
La imagen
La imagen del auditor como del entrevistado es muy importante al momento de realizar la
entrevista debido a que una buena imagen hace que se tomen más en serio las preguntas
y así las respuestas dadas por parte del entrevistado sean más claras y concisas.
Las preguntas
El auditor debe tener muy en cuenta con a que persona le va a realizar la entrevista, que
cargo desempeña y las funciones que este maneja para así evitar la dispersión del
entrevistado en caso de que se hagan preguntas que nada tienen que ver con las
funciones o conocimientos del entrevistado. Ser claro es esencial al momento de las
preguntas ya que con esto el entrevistado brindara de manera más clara la información
que el auditor necesita.
6. El inventario
Los inventarios son bienes tangibles propiedad de la entidad, que se tienen para la venta
y/o para usarse en la producción de bienes y servicios. Los inventarios representan los
costos acumulados por la adquisición o producción de materias primas, abastecimientos,
productos en proceso y producto por venderse.
La importancia fundamental de la auditoria de inventario es que estos son un factor
determinante en el cálculo de las utilidades y la correcta integración del costo de ventas.
Constituyen generalmente un rubro material dentro del balance general y si no estuvieran
bien controlados físicamente y bien valuados, las cifras del balance carecerían de
razonabilidad.
Al estar los inventarios directamente relacionados con la integración del costo de ventas
también lo están con las políticas de fijación de precios de ventas. Al realizar su trabajo el
auditor está en la posibilidad de determinar si los precios de ventas que se están
aplicando en una compañía son congruentes con los costos en que se han incurrido y si
estos precios de ventas son similares a los del mercado.
La auditoría de inventario es importante ya que permite establecer si es necesario que el
cliente cree reservas por inventarios obsoletos o deteriorados y si estas ya existen
determinar si las mismas son suficientes para cubrir posibles pérdidas.
La responsabilidad del auditor en la auditoria de inventarios puede resumirse en cuatro
etapas:
1. Verificación del sistema de control interno y registro de los inventarios.
Aquí se deberá evaluar los controles y organización de los departamentos de compras,
fabricación, contabilidad, almacenaje y despacho. Deberá efectuarse una verificación
matemática de los resúmenes de inventario así como establecer el flujo de información
que lleva a la contabilización de los inventarios.
Es importante realizar en esta etapa una evaluación del personal que interviene en las
fases de trabajo que afectan los inventarios.
2. Comprobación de las cantidades físicas de inventario.
7. Evaluación del control interno sobre el inventario físico, de los procedimientos empleados
en la toma del inventario y la forma en que se corrigen las diferencias y por último la
razonabilidad del dato de los registros contables con el real.
3. Verificación de los métodos de valuación de inventarios utilizados.
Deberá observarse que el método empleado este de conformidad con los principios de
contabilidad generalmente aceptados y que hayan sido aplicado consistentemente. El
auditor debe evaluar todos los aspectos que inciden en la evaluación como lo son el
mercado, la competencia, la obsolescencia y las características propias de cada producto.
4. Análisis de la adecuada determinación de costos.
Se deberá estudiar el sistema de acumulación de costos empleado por la empresa, que se
haya utilizado consistentemente de un periodo contable a otro y que sea el más adecuado
de acuerdo con las características de la compañía que se está evaluando.
Al estudiar la acumulación del costo, debe verificarse que el mismo se determine
considerando todos los elementos del costo especialmente en casos especiales como la
capitalización de intereses cuando existan activos elegibles.
Bibliografía
http://isocalidad2000.com/2013/07/03/tecnicas-de-entrevista-tengo-que-hacer-una-
auditoria-interna-y-no-se-por-donde-empezar-iv/
