Shekina correspondencia 2013

Presentación de
Gestión de Correspondencia

Reduzca tiempos y costos de recepción y envio de sus documentos
Somos socios de negocios de:

© Shekina Consulting, C.A. 2006-2013. Caracas, Venezuela.
Todos los Derechos Reservados.

Contenido de la
presentación
 Situación del Cliente
 Solución
 Módulos
 Ventajas
 Beneficios
 Gestión de Servicios
 Flujo de Procesos

 Plataformas


Situación del Cliente
 ¿Existe la necesidad de entregar sus documentos y Correspondencia
a proveedores y clientes a tiempo?
 ¿Sabe cuando se entregaron sus facturas a los clientes?
 ¿Lleva una estadística de la gestión de sus mensajeros?
 ¿Sabe si ya se recibieron esos documentos importantes?
 ¿Es común que los documentos se extravien en su empresa?


Solución
 Gestión de Correspondencia, es una solución
que permite controlar de manera electrónica
toda la información de envios, recepción y
distribución de la correspondencia de su
empresa.
 Permite la elaboración, actualización,
distribución, estadísticas, y consulta de la
correspondencia.
 Gestión de Correspondencia es automatizada,
rápida y segura.
 Es fácil de aprender y usar.


Módulos

Recepción de Correspondencia

Envio de Correspondencia

Distribución interna (con y sin PDA)


Ventajas
 La aplicación aprovecha el valor del correo electrónico como
medio de comunicación interpersonal y así informar
instantáneamente la situación de sus documentos.
 Se incluyen las firmas electrónicas y la comunicación en línea
 La administración de la aplicación es simple.
 Se adapta a los procesos e imagen corporativa de su
empresa.


Ventajas
 Se reducen los costos de impresión de documentos y en
consecuencia el control de documentos manual.
 Se elimina la elaboración de formas manuales y se incluye
la generación automática en forma de reportes .
 Se optimiza el proceso de actualización y distribución.
 Los procesos son basados en prioridades (alta, media, baja)


Ventajas
 El proceso de registro de sus documentos en bases de datos
constituye un almacen de datos y están a disposición del
resto del equipo de trabajo que estén autorizados para su
lectura.


Ventajas
 Se envía alertas recordatorios, evitando que la entrega y
recepción de sus documentos queden en el olvido, y
permitiendo que su empresa se reorganice ante situaciones
de contingencia o la ausencia de una persona determinada
por períodos prolongados.
 Se validan los días no laborables y feriados nacionales.


Beneficios
 Disminución de Costos
 Control efectivo de solicitudes y documentos
 Aumentar la efectividad del servicio de Mensajería al saber la
carga de trabajo de cada uno y su efectividad.
 Garantizar la seguridad, confidencialidad y el manejo de la
información vigente.
 Controlar los costos de envio con terceros (DHL, MRW, ZOOM).


Beneficios
 Cuantificar los documentos que han sido enviados a través de
servicios externos y por mensajería interna.
 Consultar los datos catalogados por: departamento, fechas,
enviados, recibidos, solicitante del servicio, mensajero asignado, y
otros.
 Controlar la recepción y entrega de los documentos recibidos por el
mensajero interno con un PDA, para ahorrar costos al imprimir en
papel la distribución y aceptación del documento.


Beneficios
 Saber los motivos de la “No Entrega o Búsqueda” de un documento.
 Las actividades recurrentes y programadas sean efectuadas a la
hora y día pautados, (entrega de planilla de Seniat, IVSS, Pagos
Impuestos, búsqueda de cheques, etc).
 Minimizar la pérdida de los documentos en los procesos de entrega
y recepción.
 Planificar la entrega y búsqueda de los documentos por zona o
lugar.


Gestión de Servicios
1. Recepción documentos, paquetes, cajas, etc.
2. Envío de documentos, paquetes, cajas, etc.
3. Retiro de documentos, paquetes, cajas, planillas, etc.
4. Pago de Impuestos (SENIAT, IVSS, etc.)
5. Operaciones Bancarias (Depósitos, retiro de finiquito, chequeras, etc.)
6. Operaciones Especiales (Notaria, Alcaldía, Solvencias, ONA, etc.)
7. Compras menores / medicinas


Recepción de documentos, paquetes,
cajas, etc. (encomiendas)
Alarmas para indicar que no
ha retirado encomienda

Recepción registra el
Mensajero o empresa tipo de encomienda y
entrega encomiendas persona contacto. Correo indicando la
en recepción encomienda recibida

El usuario retira
en Recepción la
encomienda

Recepción
Usuario registra la registra la
Correo indicando la
recepción de la entrega de la
encomienda entregada
encomienda y cierra encomienda


Envío de documentos, paquetes, cajas,
etc. (encomiendas)
Confirmación de envio
Mensajería ordena y
El usuario registra el El usuario entrega en entrega a los
tipo de encomienda, Mensajeria la mensajeros o a
destino y persona encomienda. empresa y registra
contacto.

Rectifica información de encomienda Se le entrega la
lista de
encomiendas
por entregar al
Confirmación de entrega mensajero o
empresa

Confirmación de la devolucion Mensajería ordena y
registra las entregas
y las devoluciones y
El usuario busca las devoluciones cierra.

Mensajero entrega el
acuse de entrega de la
correspondencia a
Mensajería

Distribución de documentos, paquetes,
cajas, etc. (con y sin PDA)
Confirmación de recepción Si no hay WiFi el mensajero
El usuario registra el interno sincroniza por cable
tipo de encomienda, El usuario entrega a y entrega a mensajería las
destino y persona Mensajería interna la encomiendas recibidas
contacto. encomienda.

Mensajería ordena y
Confirmación de envío entrega a los
mensajeros o a
Confirmación de la devolución empresa y registra
El usuario recibe las
devoluciones o los
documentos solicitados
y cierra

Si no hay WiFi el mensajero
interno sincroniza por cable
y Recibe la mensajería las Mensajería ordena y
encomiendas a entregar registra las entregas
a mensajería interna
Mensajero interno entrega las Mensajero o empresa
devoluciones o los entrega el acuse de entrega
documentos solicitados de la correspondencia a
Mensajería y las
© Shekina Consulting, C.A. 2006-2013. Caracas, Venezuela. devoluciones

Plataformas

Nuestras aplicaciones están diseñadas y
desarrolladas para ser utilizadas
en las dos plataformas de
Soluciones Colaborativas y Mensajería
más importantes del mundo tecnológico.


Información de Contacto
Shekina Consulting, C.A.
J-29356943-5

http://www.shekinaconsulting.com

Av. Francisco de Miranda, Edif. Centro Seguros La Paz, Planta Baja, Local PB24-F.
Urbanización Boleita Sur. Caracas 1070. Venezuela.

(58-212) 237-02.18
(58-212) 237-72.85

(58-212) 239-52.93

(58-414) 030-76.62 – Director Gerente
(58-414) 030-76.63 – Gerente de Negocios y Nuevas Tecnologías
(58-414) 242-29.71 – Gerente de Plataforma Microsoft
(58-416) 933-26.79 – Soporte24

n.vargas@shekinaconsulting.com - Director Gerente
j.contreras@shekinaconsulting.com - Gerente de Negocios y Nuevas Tecnologías
soporte@shekinaconsulting.com - Especialistas en Mensajería Lotus Notes
ventas@shekinaconsulting.com - Departamento de Ventas


Gracias por su
tiempo

“El único aspecto que le da a una organización un margen competitivo…
es lo que sabe,
cómo usa lo que sabe
y
qué tan rápido puede saber algo nuevo”.
Laurence Prusak, IBM


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