Tesoreria

CAPACITACIÓN
TESORERÍA DE LOS FONDOS DE SERVICIOS
EDUCATIVOS

LUZ MERY ORTIZ SANCHEZ

Fondos de Servicios Educativos

1. NORMATIVIDAD QUE RIGEN LOS FONDOS DE SERVICIOS
EDUCATIVOS
• Constitución Política. Artículo 354
• Decreto 111 de 1996. Estatuto Orgánico del Presupuesto
• Resolución 354 de 2007. Régimen de Contabilidad Pública
• Resolución 355 de 2007. Plan General de Contabilidad Pública
• Resolución 356 de 2007. Manual de procedimientos
• Ley 715 de 2001. Normas Orgánicas en materia de recursos y competencias
• Ley 734 de 2002. Código Disciplinario Único.
• Ley 80 de 1993. Estatuto General de Contratación y sus decretos reglamentarios
• Decreto 4791 de 2008. Fondos de Servicios de los establecimientos educativos
estales.
• Estatuto tributario Colombiano.
• Decreto 0234 de 2003. Administración de los Fondos de Servicios Educativos
• Decreto 043 de 2008. Apertura de cuentas bancarias.
• Circulares y directrices emitidas por la Secretaria de Educación de Medellín


2. FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS – FSE
2.1 Definición
“Los fondos de servicios Autoridades del Presupuesto de los
educativos son cuentas contables Establecimiento F.S.E.
creadas por la ley como un Educativo estatal (Acto Administrativo)
mecanismo de gestión
presupuestal y de ejecución de los Rector o Director Consejo
recursos de los establecimientos Rural Directivo
(Ordenador del (primera
educativos estatales para la Gasto) instancia)
adecuada administración de sus
ingresos y para atender sus Consejo Consejo de
Directivo Medellín
gastos de funcionamiento e (Órgano de (en forma
inversión distintos a los de representación) definitiva)
personal” Decreto 4791 de 2008,
artículo 2

LUZ M ERY ORTIZ SÁNCHEZ

3. TESORERÍA
3.1 DEFINICIÓN

TESORERÍA

En los F.S.E. tiene la
función principal de
administrar los recursos
Es un órgano de la administración financieros, de tal forma
dirigido al manejo de los recursos que se garantice el
financieros de los entes públicos cumplimiento de los
hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos en
objetivos institucionales. el PEI


TESORERÍA

Como

DEPENDENCIA PROCESO
Órgano (oficina) de FUNCIONARIO
un ente público en Recaudo Persona que
la que se ejerce el cargo de
administran los Pago tesorero
recursos financieros
Manejo de
liquidez

Deudores


TESORERÍA

Como

RECAUDO PAGO
INGRESOS EGRESOS

RECIBOS DE ORDEN DE
CAJA PAGO


3.2 PROCESO DE INGRESOS DE LOS RECURSOS DE LOS FSE

RECAUDO RECIBO DE
INGRESOS CAJA

 Numeración continua previamente impresa
 Lugar y fecha de expedición
 Nombre y número de identificación de la entidad o persona que
paga
 Concepto u origen del ingreso
 Valor del ingreso en letras y números
 Modalidad de ingreso: efectivo o cheque
 Firma del funcionario que ejerza la función de tesorería

LUZ MERY ORTIZ SÁNCHEZ

3.3 PROCESO DE EGRESOS DE LOS FSE
GASTOS DECRETO 4791 DE 2008 ARTÍCULO 11
Mantenimiento
 Materiales y suministro
 Arrendamiento
 Impresos y publicaciones
 Servicios públicos
FUNCIONAMIENTO
 Seguros
 Gastos de viaje
 Servicios técnicos y profesionales prestados para una gestión
específica y temporal en desarrollo de actividades diferentes a las
educativas, cuando no sean atendidas por personal de planta
 Dotaciones pedagógicas
 Obras de infraestructura
 Adquisición de los bienes
 Servicios públicos
INVERSIÓN  Sostenimiento de semovientes y proyectos pedagógicos productivos
 Actividades pedagógicas, científicas, deportivas y culturales
 Inscripción y participación de los educandos en competencias
deportivas, culturales, pedagógicas y científicas
 Acciones de mejoramiento de la gestión escolar y académica


Prohibiciones en la ejecución del gasto: Según artículo 13 del
Decreto 4791 de 2008.

El ordenador del gasto del Fondo de Servicios Educativos no puede:

1. Otorgar donaciones y subsidios con cargo a los recursos del Fondo de
Servicios Educativos.

2. Reconocer o financiar gastos inherentes a la administración de
personal, tales como viáticos, pasajes, gastos de viaje,
desplazamiento y demás, independientemente de la denominación
que se le dé, sin perjuicio de lo dispuesto en el numeral 9° del artículo
11 de presente decreto.

3. Contratar servicios de aseo y vigilancia del establecimiento educativo.


3.4 QUIEN ORDENA EL GASTO

Comprometer
los recursos

Ordenar el
gasto.
Decidir la
oportunidad ORDENADOR DEL GASTO:
de contratar …capacidad de ejecución
del presupuesto, en los
establecimientos educativos
oficiales municipales, el
Rector o Director Rural.
Decreto 4791 de 2008, art 4
3. Estudio y
aprobación
D. 006 de 1998
Capítulo VII y
IX


3.5 COMPROBANTES (ORDENES) DE PAGO

PAGO ORDEN DE
EGRESOS PAGO

 Identificación del establecimiento  Imputación presupuestal y contable
educativo
Número de la orden de entrada a
 Número consecutivo, lugar y fecha de almacén (si se requiere)
expedición del comprobante
 Total a pagar en números y letras
 Número de disponibilidad y
compromiso presupuestal  Liquidación de la cantidad a pagar,
deducciones legales (Retención en la
 Nombre o razón social del beneficiario fuente y retención de IVA) y saldo neto,

 Número de identificación (cédula o  Número del cheque girado y el banco
NIT) del beneficiarlo correspondiente

 Concepto o transacción que origina el  Firma del ordenador del gasto
pago
 Firma del beneficiario, documento de
identidad o NIT


3.6 CICLO DE LOS COMPROBANTES DE PAGO

IDENTIFICACION DE LA COTIZACIÓN
NECESIDAD

CERTIFICADO DE TRÁMITES DE DOCUMENTOS Y FIRMA,
DISPONIBILIDAD CONTRATACIÓN ORDEN DE COMPRA O
PRESUPUESTAL CONTRATO
Publicidad
Invitación
pública

FACTURA DE VENTA O RECIBO A
COMPROMISO DUCUMENTO SATISFACCIÓN
PRESUPUESTAL EQUIVALENTE

ORDEN O
COMPROBANTE DE
PAGO


3.7 HECHOS CUMPLIDOS

4. Ejecuciones Adquiere
D. 006 de 1998
Capítulo X y XI obligaciones
(sin consultar la
existencia de
recursos) Los hechos
cumplidos son una
irregularidad
presupuestal, están
prohibidos
Sin Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal


… Continuación Hechos cumplidos

NORMATIVIDAD HECHOS CUMPLIDOS

CONSTITUCIÓN NACIONAL DECRETO 4791 DE 2008 DISPOSICIONES
: Principio de legalidad del ESTATUTO ORGÁNICO DE parágrafo del artículo 3 del GENESALES
gasto: “…no se pueden PRESUPUESTO: la existencia de hechos “no se podrá tramitar o
hacer erogaciones con “Todos los actos cumplidos en el manejo de legalizar actos
cargo al tesoro que no se administrativos que los F.S.E., obedecería a un administrativos u
encuentren previstas en el afecten las apropiaciones manejo inadecuado del obligaciones que afecten el
presupuesto de gastos y presupuestales deberán proceso de administración ppto de gastos cuando no
que no hayan sido contar con certificados de de los mismos,… y a una reúnan los requisitos
probadas previamente por disponibilidad previos que mala planeación del legales o se configuren
el órgano competente...” garanticen la existencia de proceso contractual como hechos cumplidos.
(Jurisprudencia Corte apropiación suficiente mediante el cual debe Los ordenadores de gastos
Constitucional; artículos para atender estos gastos. ejecutarse el presupuesto. responderán disciplinaria,
345 y 346 de la fiscal y penalmente …”.
Constitución Nacional.


3.8 SOPORTES DE LAS ORDENES DE PAGO
Todas las ordenes de pago deben ir acompañadas de los siguientes documentos:
 Cotización
 Certificado de Disponibilidad Presupuestal(CDP)
 Contrato, orden de compra o servicio
 Certificado de Compromiso Presupuestal(CRP)
 Factura (con cumplimiento de requisitos de acuerdo a la Ley 1231 17-07-2008. Por la cual se
unifica la factura como título valor como mecanismo de financiación para el micro, pequeño y
mediano empresario, y se dictan otras disposiciones y sus decretos reglamentarios)
 Rut, registro único tributario (para régimen simplificado, decreto 2788 del 2004 Por el cual se
reglamenta el Registro Único Tributario de que trata el artículo 555-2 del Estatuto Tributario.
Artículo 20. Exigibilidad de Inscripción en el Registro Único Tributario.)
 Recibo a satisfacción

 Certificado de antecedentes disciplinarios


4. CONTABILIDAD
4.1 006 4 1998
D.
NORMATIVIDAD CONTABLE
de
Capítulo X y XI

Constitución Política
Resolución 354 de 2007. Régimen de Contabilidad Pública
Resolución 355 de 2007. Plan General de Contabilidad Pública
Resolución 356 de 2007. Manual de procedimientos

Decreto 4791 de 2008. F.S.E. de los establecimientos educativos estales.
Estatuto tributario Colombiano.
Circulares y directrices emitidas por la Secretaria de Educación de Medellín


4.2 PROCESO CONTABLE

El proceso contable consiste en mantener un registro, relevante, comprensible, confiable y
verificable de las operaciones financieras del establecimiento educativo, que permita realizar un
adecuado control y seguimiento de la información, así como obtener los estados económicos,
financieros y patrimonial, garantizando herramientas para la planeación y toma de decisiones

RECONOCIMIENTO: REVELACIÓN:
Es la etapa de captura de los datos de la Es la etapa que sintetiza y representa la situación, los
realidad económica y jurídica , teniendo en resultados de la actividad y la capacidad de prestación
cuenta el origen y aplicación de los recursos de servicios o generación de flujos de recursos, en
estados ,informes y reportes contables confiables
relevantes y comprensibles.

TRANSACCIONES FINANCIERAS

HECHOS ECONÓMICAS

OPERACIONES SOCIALES

AMBIENTALES
QUE AFECTEN LA SITUACIÓN, LA ACTIVIDAD Y LA CAPACIDAD PARA
PRESTAR SERVICIOS O GENERAR FLUJOS DE RECURSOS DE UNA ENTIDAD
CONTABLE PUBLICA EN PARTICULAR


DECRETO 4791 DEL 2008
4
Artículo 16. CONTABILIDAD. Los fondos de servicios educativos estatales
D. 006 de 1998
Capítulo X y XI
deben llevar contabilidad de acuerdo con las normas vigentes expedidas por el
Contador General de la Nación.

Artículo 19. RENDICIÓN DE CUENTAS Y PUBLICIDAD. Con el fin de
garantizar los principios de moralidad, imparcialidad, publicidad y transparencia
en el manejo de los recursos del Fondo de Servicios Educativos el rector o
director rural debe garantizar el cumplimiento de lo siguiente:

1. Publicar en el sitio web del establecimiento educativo, así como en un lugar
visible y de fácil acceso del mismo, el informe de ejecución de los recursos y
los estados contables del Fondo de Servicios Educativos.

2. Al inicio de cada vigencia fiscal, enviar a la entidad territorial certificada copia
del acuerdo anual del presupuesto del Fondo, numerado, fechado y aprobado
por el consejo directivo.


3. Publicar mensualmente en lugar visible y de fácil acceso la relación de los
4
contratos y convenios celebrados durante el periodo transcurrido de la
D. 006 de 1998
Capítulo X y XI
vigencia, en la que por lo menos se indique el nombre del contratista, objeto,
valor, plazo y estado de ejecución del contrato.

4. A más tardar el último día de febrero de cada año y previa convocatoria a la
comunidad educativa, celebrar audiencia pública para presentar informe de
la gestión realizada con explicación de la información financiera
correspondiente, incluyendo los ingresos obtenidos por convenios con
particulares, premios, donaciones u otros, cuyo principal propósito sea el de
beneficiar a la comunidad educativa.

5. El rector o director rural de aquellos establecimientos educativos con sede en
los municipios no certificados, deberá. presentar al Alcalde respectivo, en la
periodicidad que éste determine, un informe sobre la ejecución de los
recursos que hubiere recibido por parte de esta entidad territorial.


4.3ACTA DE APERTURA DE LIBROS Y LIBROS OFICIALES

Acta de apertura de libros: Es la oficialización de los libros principales de
contabilidad

Según artículo 4, parágrafo 2 del Decreto municipal 234 de 2003.
“Mediante acta que suscribirá cada rector se ordenará la apertura de los
libros principales de contabilidad diario y mayor”.

En el acta de apertura o de autorización de folios se indicará, por lo menos:
 El nombre de la entidad contable pública
 El nombre del libro
 La fecha de oficialización
 El número de folios a utilizar con numeración sucesiva y continua
 Firma del ordenador del gasto


Libros oficiales
4. Ejecuciones
Según el numeral 343 del Plan General de Contabilidad Pública. Los
D.006 de 1998
Capítulo X y XI
libros principales son:
Libro diario

Libro mayor
Presenta en los Contiene los saldos
movimientos débito de las cuentas del
y crédito de las mes anterior, las
cuentas, el registro sumas de los
cronológico y preciso movimientos débito
de las operaciones y crédito de cada
diarias efectuadas, una de las cuentas
con base en los del respectivo mes,
comprobantes de que han sido
contabilidad tomadas del Libro
Diario, y el saldo
final del mismo mes.


4.4 SOPORTES, COMPROBANTES Y LIBROS DE CONTABILIDAD

Soportes
4. Ejecuciones contables: Según el numeral 337 del Plan General de Contabilidad
Pública
D.006 de 1998
Capítulo X y XI

Los documentos soporte comprenden las relaciones, escritos o
mensajes de datos que son indispensables para efectuar los
registros contables de las transacciones, hechos y operaciones
que realicen las entidades contables públicas. Deben adjuntarse a
los comprobantes de contabilidad, archivarse y conservarse en la
forma y el ordenen que hayan sido expedidos, bien sea por
medios físicos, ópticos o electrónicos.


Comprobantes de contabilidad:
Son los documentos en los cuales se resumen las operaciones financieras,
4. Ejecuciones
económicas, sociales y ambientales de la entidad contable pública y sirven de
D.006 de 1998
fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente.
Capítulo X y XI

• resume las operaciones relacionadas con el
Comprobante de
recaudo de efectivo o documento que lo
ingresos represente.

• constituye la síntesis de las operaciones
Comprobante de egreso relacionadas con el pago de efectivo o su
equivalente.

• resume las operaciones relacionadas con
movimientos globales o de integración, tales
Comprobante general como estimaciones, ajustes, correcciones y otras
operaciones en las que no interviene el efectivo o
su equivalente.


4.5 SOPORTES, COMPROBANTES Y LIBROS DE CONTABILIDAD

4. Ejecuciones Libros de contabilidad:
D.006 de 1998
Capítulo X y XI
Son estructuras que sistematizan de manera cronológica y nominativa los
datos obtenidos de las transacciones, hechos y operaciones que afectan la
situación y la actividad de las entidades contables públicas.

Libros principales Libros auxiliares
• Libro diario • Contienen los
• Mayor registros contables
indispensables para
el control detallado
de las transacciones
y operaciones de la
entidad contable
pública


4.6 TENENCIA, CONSERVACIÓN Y CUSTODIA DE SOPORTES,
LIBROS Y COMPROBANTES
4. Ejecuciones
D.006 de 1998
Capítulo X y XI
La tenencia, conservación y custodia de los soportes, comprobantes y
libros de contabilidad es de la responsabilidad del representante legal
o quien haga sus veces, el cual podrá designar mediante acto
administrativo, esta responsabilidad.

El término de conservación de los soportes, comprobantes y libros de
contabilidades de diez(10)años, contados a partir del 31 de diciembre
del período contable al cual corresponda el soporte, comprobante y
libro de contabilidad, sin perjuicio de las normas específicas de
conservación documental que señalen las autoridades competentes.
Según el numeral 350 y 353 del Plan General de Contabilidad Pública


4.7 ESTADOS CONTABLES BÁSICOS

Presentan la estructura de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos,
4. Ejecuciones
gastos, costos
D.006 de 1998 y cuentas de orden, de una entidad contable pública, a
Capítulo X y XI
una fecha determinada o durante un período, según el estado contable
que se trate, con el fin de proporcionar información sobre la situación
financiera, económica, social y ambiental, los resultados del desarrollo
de la actividad y la generación de flujos de recursos

•Balance General,

•Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental,

•Estado de Cambios en el Patrimonio y el Estado de Flujos de Efectivo

•Las notas a los estados contables básicos forman parte integral de los
mismos. Según el numeral 365 y 366 del Plan General de Contabilidad
Pública


4.8 Código Disciplinario Único -Ley 734 de 2002

Deberes:
4. Ejecuciones
D.006 de 1998
Capítulo X y XI
Según Artículo 34 Numeral 5 de la Ley 734 de 2002
•Son deberes de todo servidor público Custodiar y cuidar la documentación e
información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su
cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción,
ocultamiento o utilización indebidos.
•No llevar en debida forma los libros de registro de la ejecución presupuestal
de ingresos y gastos, ni los de contabilidad financiera. Según artículo 48
numeral 26 de la Ley734de2002.

•No dar cumplimiento. Injustificadamente a la exigencia de adoptar el
Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones
emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas,
principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el
fin de producir información confiable, oportuna y veraz. Según artículo 48
numeral 26 de la Ley 734 de 2002


4.9. PROCESO DE VALIDACION DE LA INFORMACION CONTABLE,
FINANCIERA Y PRESUPUESTAL DE LOS FONDOS DE SERVICIOS
EDUCATIVOS
4. Ejecuciones
D.006 de 1998
Capítulo X y XI
4.9.1 PLANTILLA CHIP

Es un sistema de información diseñado y desarrollado por el
Ministerio de Hacienda y Crédito Público-Programa FOSIT, para que
con la adecuada reglamentación y estructura procedimental, canalice
la información financiera, económica y social de los entes públicos
hacia los organismos centrales y al público en general bajo la
administración y responsabilidad de la Contaduría General de la
Nación.


4.9.2 INFORMACIÓN QUE CONTIENE EL CHIP

El CHIP contiene información sobre registros de
transacciones y resultados financieros, reflejados y
registrados en el presupuesto, la contabilidad, que cubren
movimientos patrimoniales, de ingresos, de gastos, de
endeudamiento y de variación de activos y pasivos en
general.


4.10. CIRCULAR 29 del 10 de marzo del 2010, INSTRUCCIONES
PARA LA REMISIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA,
ECONÓMICA Y SOCIAL DEL PRIMER TRIMESTRE DEL 2010

FECHA LÍMITE PARA ENTREGAR INFORMACIÓN EN EL ARCHIVO
DE LA SECRETARIA DE EDUCACION

PERIODO FECHA LÍMITE
Enero-Marzo de 2010
Abril 12 de 2010
Abril-Junio de 2010
Julio 9 de 2010
Julio-Septiembre de 2010
Octubre 12 de 2010
Octubre-diciembre 2010
Enero 14 de 2011


5. ASPECTOS TRIBUTARIOS
5.1. RETENCIONES EN LA FUENTE APLICABLES A
LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS
VIGENCIA 2010:

Las instituciones educativas son entes recaudador de
impuestos por lo tanto deben realizar las diferentes
retenciones de acuerdo a la adquisición de bienes y
servicios y la respectiva retención de IVA.
Y presentarla mensualmente ante las entidades
recaudadoras.


5.3. OBLIGACIONES DEL AGENTE RETENEDOR

Garantizar el cumplimiento de las obligaciones tributarias, la
cual establece la obligatoriedad en el estatuto tributario

ARTÍCULO 368. QUIENES SON AGENTES DE RETENCION.
Son agentes de retención o de percepción, las entidades de
derecho público, los fondos de inversión, los fondos de valores,
los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los
consorcios, las comunidades organizadas, las uniones
temporales y las demás personas naturales o jurídicas,
sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho, que por sus
funciones intervengan en actos u operaciones en los cuales
deben, por expresa disposición legal, efectuar la retención o
percepción del tributo correspondiente.


Artículo 370. Los agentes que no efectúen la
retención, son responsables con el contribuyente. No
realizada la retención o percepción, el agente
responderá por la suma que está obligado a retener o
percibir, sin perjuicio de su derecho de reembolso
contra el contribuyente, cuando aquél satisfaga la
obligación. Las sanciones o multas impuestas al
agente por el incumplimiento de sus deberes serán de
su exclusiva responsabilidad


ARTICULO 603. OBLIGACIÓN DE DECLARAR Y PAGAR EL
IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS RETENIDO. <Artículo modificado por
el artículo 33 de la Ley 223 de 1995. El nuevo texto es el siguiente:> El
valor del impuesto sobre las ventas retenido, deberá declararse y pagarse
dentro de los plazos que señale el Gobierno Nacional, utilizando para tal
efecto el mismo formulario que prescriba la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales para declarar las retenciones en la fuente de los
impuestos de renta y timbre.

ARTICULO 615-1. OBLIGACIONES DEL AGENTE RETENEDOR EN EL
IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS. <Artículo adicionado por el artículo 35
de la Ley 223 de 1995.> Cuando el agente de retención en el Impuesto
sobre las Ventas adquiera bienes o servicios gravados, deberá liquidar y
retener el impuesto aplicando la tarifa de retención correspondiente, que en
ningún caso podrá ser superior al 50% del impuesto liquidado, y
expedir el certificado a que se refiere el parágrafo 2o. del artículo 615 del
Estatuto


Es necesario tener en cuenta que la aplicabilidad de las
normas no está sujeta ni condicionada a debates,
socializaciones, asesorías o conceptos que se emitan
en torno a aquellos. Basta la debida publicación de las
normas para que por tal hecho se establezca su
validez, vigencia y el deber de todos los sujetos de
conocerlas, obedecerlas y acatarlas. Por ello se rige el
principio “Ignorancia iuris neminem excusat”, recogido
expresamente en el artículo 9º del Código Civil, cuando
señala: “La ignorancia de las leyes no sirve de
excusa”.


GRACIAS


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