Este documento proporciona instrucciones para la transferencia de documentos de las unidades administrativas municipales al archivo municipal. Detalla los lineamientos para la depuración y organización de los expedientes de acuerdo con la legislación estatal y municipal, incluyendo pasos como foliar los documentos, agregar metadatos e inventariar y empacar los expedientes para su traslado al archivo municipal. El objetivo es concentrar los documentos concluidos de manera ordenada y en cumplimiento de la normativa aplicable.

1. TRANSFERENCIA
DOCUMENTAL AL
ARCHIVO
MUNICIPAL
(CONCENTRACIÓN)
2010.

2. Legislación Estatal
o LEY DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS E
HISTÓRICOS DEL ESTADO DE MÉXICO
o DICTAMEN 1618 (LINEAMIENTOS PARA LA
DEPURACIÓN DOCUMENTAL)
o LEY DE RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES
PÚBLICOS DEL ESTADO DE MÉXICO Y MUNICIPIOS

3. Legislación Municipal
o LEY ORGÁNICA MUNICIPAL
o REGLAMENTO DEL ARCHIVO
MUNICIPAL

4. ES EL CONJUNTO DE
EXPEDIENTES DE ASUNTOS EN
TRÁMITE Y CUYA CONSULTA ES
FRECUENTE Y NECESARIA PARA
UNA ADECUADA TOMA DE
DECISIONES ENCARGADA A UNA
UNIDAD ADMINISTRATIVA.
ARCHIVO DE GESTIÓN
-trámite o activo-

5. ES EL GRUPO DE EXPEDIENTES DE
ASUNTOS CONCLUIDOS Y CUYA
CONSULTA ES ESPORÁDICA, LOS
CUALES HAN SIDO TRANSFERIDOS
POR UN ARCHIVO DE GESTIÓN
PARA SU CONSERVACIÓN
PRECAUCIONAL MIENTRAS VENCE
SU VIDA ADMINISTRATIVA.
ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
-Medio o resguardo-

6. ES EL TOTAL DE EXPEDIENTES
QUE HAN CONCLUIDO SU VIDA
ADMINISTRATIVA Y QUE HAN SIDO
SELECCIONADOS POR EL VALOR
DE LA INFORMACIÓN QUE
CONTIENEN, PARA SU
CONSERVACIÓN PERMANENTE Y
CONSULTA GENERAL.
ARCHIVO HISTÓRICO
-Inactivo-

7. ARCHIVO MUNICIPAL
TRÁMITE CONCENTRACIÓN HISTÓRICO
ARCHIVO

8.  LAS DISPOSICIONES
ESTABLECIDAS EN EL DICTAMEN
1618 SON DE OBSERVANCIA
OBLIGATORIA PARA TODAS Y
CADA UNA DE LAS UNIDADES
ADMINISTRATIVAS DE LOS
PODERES DEL ESTADO Y
MUNICIPIOS, EN LO
CONCERNIENTE A LA DEPURACIÓN
PRELIMINAR Y FINAL DE SUS
ACERVOS DOCUMENTALES DE
TRAMITE CONCLUIDOS.

9. EFECTUAR UNA DEPURACIÓN
PREVIA O PRELIMINAR,
CONSIDERANDO LOS
SIGUIENTES PUNTOS:
TRANSFERENCIA DE
DOCUMENTOS

10.  SERÁN LAS UNIDADES
ADMINISTRATIVAS QUIENES
REALICEN, CON SUS PROPIOS
RECURSOS, LOS PROCESOS DE
DEPERACIÓN DOCUMENTAL
PRELIMINAR O FINAL CONFORME A
LO SEÑALADO EN EL DICTAMEN
1618.

11.  SE DEBERÁN MANTENER LOS
EXPEDIENTES ÍNTEGROS UN AÑO,
CONTANDO A PARTIR DE LA
FECHA DE CONCLUSIÓN DEL
TRÁMITE PARA EL QUE FUERON
CREADOS, ANTES DE APLICAR EL
PROCESO DE DEPURACIÓN
DOCUMENTAL PRELIMINAR.

12.  SI EN EL EXPEDIENTE NO EXISTE EL
DOCUMENTO ORIGINAL Y SÓLO SE
LOCALIZAN DE ÉL COPIAS AL CARBÓN,
FOTOSTÁTICAS, DE MICROFILME O DE
CUALQUIER OTRA CLASE, SE
PREFERIRÁ PARA SU CONSEVACIÓN
AQUÉLLA QUE CONTENGA LA FIRMA
AUTÓGRAFA DEL TITULAR DE LA
UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE LO
GENERÓ.

13.  SE SEPARARÁN DE LOS EXPEDIENTES TODOS
AQUELLOS DOCUMENTOS CANCELADOS O
CARENTES DE LA FIRMA AUTÓGRAFA O
FACSIMILAR DEL SERVIDOR PÚBLICO QUE LOS
GENERÓ, NO IMPORTANDO QUE ÉSTOS SEAN
ORIGINALES O COPIAS.

14. oSE CONSERVAN LOS DOCUMENTOS ORIGINALES,
ENTENDIENDO POR ESTO: DOCUMENTOS CON FIRMA
AUTÓGRAFA Y SELLO, SIN ESTO NO TIENEN VALOR
ALGUNO.

15. oSE CONSERVAN LOS PROYECTOS, ESTUDIOS,
PROGRAMAS, INVESTIGACIONES, INFORMES TÉCNICOS,
PRESUPUESTOS, PLANOS, ESTADÍSTICAS, Y EN GENERAL
CUALQUIER DOCUMENTACIÓN CONVENCIONAL O NO, SIN
IMPORTAR SI ES ORIGINAL O COPIA, REMITIENDO
EXCLUSIVAMENTE UN TANTO DE ESTOS, SIN COPIAS.

16. oCUANDO EXISTAN DOS O MAS COPIAS DE UN
DOCUMENTO, SE CONSERVARÁ UNA DE ELLAS, LA QUE
SE ENCUENTRE EN MEJOR ESTADO Y CONTENGA FIRMAS
AUTÓGRAFAS Y SELLOS, O SI ES EL ACUSE DE RECIBIDO.

17. oSE ELIMINAN TODO TIPO DE COPIAS (CARBÓN,
FOTOSTÁTICAS, ETC.) CUANDO EXISTA UN
ORIGINAL.

18. oSE ELIMINAN TODOS LOS BORRADORES DE
ESCRITOS.

19.  SE EXTRAERÁN AQUELLOS DOCUMENTOS CUYO
PROPÓSITO SEA EL DE NOTIFICAR ALGÚN
ACONTECIMIENTO LUCTUOSO, FESTIVO O CÍVICO,
COMO POR EJEMPLO: ESQUELAS, TARJETAS
NAVIDEÑAS, FELICITACIONES, INVITACIONES, ETC,
CONSERVANDO SE ÉSTAS ÚLTIMAS UN EJEMPLAR
DE LAS EMITIDAS CON MOTIVO DE LA
REALIZACIÓN DE EVENTOS REALIZADOS POR LA
INSTITUCIÓN GENERADORA DE LA
DOCUMENTACIÓN.

21.  LOS FORMATOS EN BLANCO QUE POR
ALGÚN MOTIVO HAYAN QUEDADO
OBSOLETOS, PODRÁN EXTRAERSE DE
LOS EXPEDIENTES DONDE SE
LOCALICEN, YA QUE TÉCNICAMENTE
NO SON CONCIDERADOS COMO
DOCUMENTOS AL CARECER DE
INFORMACIÓN.

22. NO SE RECIBIRÁ DOCUMENTACIÓN EN CARPETAS
BIBLIORATO (MARCA LEFFORT) O SIMILAR, LA
DOCUMENTACIÓN EN ELLAS, TENDRÁ QUE
EXPEDIENTARSE EN FÓLDERES PARA SER
REMITIDAS AL ARCHIVO MUNICIPAL.

23. oORGANIZAR Y FOLIAR CADA UNO DE LOS EXPEDIENTES
EN SU FÓLDER COLOR CREMA (BEIGE O NATURAL),
TAMAÑO OFICIO Y ASEGURADA LA DOCUMENTACIÓN
(UTILIZAR HILO DE ALGODÓN NATURAL O CRUDO). PARA
HACER ANOTACIONES DE IDENTIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE
Y ANOTAR EL NÚMERO DE FOJA HAY QUE UTILIZAR LÁPIZ
DE GRAFITO.

24. oSE ELIMINA DE LA DOCUMENTACIÓN:
GRAPAS, BROCHES, CLIPS, ALFILERES,
TACHUELAS, LIGAS Y CUALQUIER OBJETO
QUE DAÑE LA DOCUMENTACIÓN.

25. LOS EXPEDIENTES DEBERÁN ESTAR ASEGURADOS.
LOS FÓLDER DEBEN ESTAR COMPLETOS, ES DECIR
SIN PARTIRLOS EN DOS Y PARA SUJETAR LA
DOCUMENTACIÓN HAY QUE UTILIZAR HILO DE
ALGODÓN COLOR BLANCO.

26.  AQUELLOS DOCUMENTOS QUE POR SU TAMAÑO
NO PUEDAN SUJETARSE EN SU TOTALIDAD, SE
FIJARAN EN HOJAS. SE PODRÁN UTILIZAR HOJAS
YA USADAS SIEMPRE Y CUANDO LA INFORMACIÓN
ESTE CANCELADA.
NOTA
NOTA
VALE

27. LOS EXPEDIENTES DEBERÁN TENER COMO
MÁXIMO 2.5 CM. DE GROSOR, CUANDO EXCEDAN
SE PROCEDERÁ A LA SEPARACIÓN EN LEGAJOS.

28.  SE ASIGNARA UN FOLIO A CADA UNO DE LOS
DOCUMENTOS QUE INTEGRAN LOS
EXPEDIENTES, EL CUAL SE ASENTARÁ CON
LÁPIZ DE GRAFITO EN EL ÁNGULO SUPERIOR
DERECHO.
1
23

29.  EN EL CASO DE LOS DOCUMENTOS QUE DEBIDO A
SU TAMAÑO FUERON FIJADOS EN HOJAS, SE
ASIGNARA UN FOLIO DE MANERA INDIVIDUAL A
CADA UNO DE ELLOS SIN CONSIDERAR LA HOJA EN
QUE FUERON FIJADOS.
NOTA
FACTURA
11
NOTA
NOTA
FACTURA
FACTURA
12 13
14 15

30.  LA FOLIACIÓN SE HARA POR EXPEDIENTE, POR LO
QUE CUANDO ALGUNO ESTE COMPUESTO POR MAS
DE UN LEGAJO, LOS DOCUMENTOS SE FOLIARÁN DE
MANERA CONTINUA, ES DECIR DEL PRIEMRO AL
ÚLTIMO DE LOS LEGAJOS.
1233 234402
LEGAJO 1 LEGAJO 2

31.  CADA UNO DE LOS EXPEDIENTES LLEVARAN
LOS SIGUIENTES DATOS:
1. NÚMERO PROGRESIVO.
2. NÚMEROS EXTREMOS DE LOS FOLIOS.
PROG: 14
DOCS: 134

32.  CADA UNO DE LOS EXPEDIENTES QUE ESTAN
DIVIDIDOS EN LEGAJOS LLEVARAN LOS
SIGUIENTES DATOS:
1. NÚMERO PROGRESIVO.
2. NÚMERO DE LEGAJO.
3. NÚMEROS EXTREMOS DE LOS FOLIOS.PROG: 15
LEG: 1/3
DOCS: 1-213
PROG: 15
LEG: 2/3
DOCS: 214-468
PROG: 15
LEG: 3/3
DOCS: 469-522

33.  LOS EXPEDIENTES LLEVARÁN LA INFORMACIÓN
CORRESPONDIENTE A LA CLAVE, LA
DEPENDENCIA GENERADORA Y EL NOMBRE DEL
EXPEDIENTE ASÍ COMO EL PERIODO DE LOS
DOCUMENTOS, LA INFORMACIÓN DEBE DE ESTAR
ASENTADA EN LA CEJA DEL FOLDER CON LAPÍZ
DE GRAFITO.
C-24 / TESORERIA MUNICIPAL / INGRESOS / (Enero2006-dic2008)
CLAVE
DEPENDENCIA
NOMBRE
PERÍODO

34. CONCLUIDA LA DEPURACIÓN PRELIMINAR, LA
UNIDAD GENERADORA DEBERÁ SOLICITAR AL
ENCARGADO DEL ARCHIVO MUNICIPAL UNA
SUPERVISIÓN PREVIA AL ENVÍO PARA REALIZAR LAS
OBSERVACIONES NECESARIAS, EL TRASLADO DE LA
DOCUMENTACIÓN SE HARÁ POR PARTE DEL
PERSONAL DEL ÁREA GENERADORA DE
DOCUMENTOS (TESORERÍA, REGISTRO CIVIL,
CONTRALORÍA, SECRETARÍA, PRESIDENCIA,
REGIDURÍAS, ETC.)

35. LOS INVENTARIOS DEBEN ESTAR
CORRECTAMENTE PARA LA FIRMA DE
RECIBIDO CUANDO HALLA SIDO REVISADA
LA DOCUMENTACIÓN Y CUMPLA CON LOS
REQUISITOS SOLICITADOS POR EL
SECRETARIO DEL AYUNTAMIENTO Y/O
ENCARGADO DEL ARCHIVO, DE LO
CONTRARIO SE REGRESARÁ PARA SU
CORRECCIÓN Y SE ASIGNARÁ NUEVAMENTE
FECHA PARA SU ENTREGA.

37. PARA QUIENES TIENEN ACERVO POR
CONCENTRAR, PERO HAN SOLICITADO EL
PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES AL ARCHIVO
DE CONCENTRACIÓN SERÁ NECESARIO
QUE ESTÉN AL CORRIENTE EN LA
DEVOLUCIÓN, PARA EVITAR QUE SEAN
REGISTRADOS NUEVAMENTE.

39. LA DOCUMENTACIÓN DEBERÁ SER
TRANSFERIDA AL ARCHIVO MUNICIPAL EN
CAJAS AG-05 TIPO GALLETERA (LAS
CUALES SERÁN ADQUIRIDAS POR CADA
UNIDAD ADMINISTRATIVA .

40. DATOS QUE DEBE LLEVAR LA CAJA PARA SU
IDENTIFICACIÓN, LOS CUALES SE ANOTARÁN EN
MEDIA HOJA BLANCA TAMAÑO CARTA Y SE
SUJETARÁ CON MASKINTAPE O CON PEGAMENTO
ADHESIVO O BIEN CON UNA ETIQUETA ENGOMADA
EN LA PARTE SUPERIOR DE ELLA.
DEPENDENCIA O
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
AÑO (S):
EXPS:
CAJA O VOLÚMEN:

41. PRESIDENCIAPRESIDENCIA
AÑOS:AÑOS:
2002, 2004-20052002, 2004-2005
EXP: 43EXP: 43
CAJA: 01CAJA: 01
PRESIDENCIAPRESIDENCIA
AÑOS: 2005AÑOS: 2005
EXP:EXP:
CAJA: 02CAJA: 02

46. GRACIAS