Trabajo de Programa de Gesión Documental en una entidad pública, privada y conceptos generales.

1. TRABAJO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
PRESENTADO POR
YARLENIS CISNEROS DE LA ROSA
NIDYA ELIZABETH RIVERA ALVAREZ
YINETH BALANTA MINNA
PRESENTADO A
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACIÓN
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DOCUMENTAL
2013

2. VISITA AL ARCHIVO PÚBLICO:
1. ARCHIVO CENTRAL DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE MACARAVITA
(SANTANDER)
UBICADO: carrera 3 # 3 -38
LA DOCTORA MARGGY ZULAY PEREZ
LIZARAZO
(SECRETARIA DE GOBIERNO)
TELEFONO: 318040599

3. ELABORE UN COMENTARIO COMO SE ENCUENTRA
ORGANIZADA SU DOCUMENTACIÓN
EL archivo central se encuentra ubicado en el segundo piso de la Alcaldía
Municipal de Macaravita (Santander), sus archivos se encuentran en cajas y
carpetas de archivo, que ubicados en estanterías, separadas por oficinas
productoras, organizadas por asuntos y fechas de las más antiguas a las más
recientes, según las Tablas de Valoración Documental, aprobadas en el año del
2005.
REALICE COMO MÍNIMO 10 PREGUNTAS EN CADA UNO DE LOS ARCHIVOS,
LAS CUALES LE PERMITAN ACLARAR LAS DUDAS QUE TENGA RESPECTO A LA
GESTIÓN DOCUMENTAL
1. ¿cuál es la función del archivo?
Cumplir y hacer cumplir en la jurisdicción, las pautas y normas existentes en
materia archivística y en los lineamientos que expida el Archivo General de la
Nación

4. b.) Seleccionar, organizar conservar y divulgar el acervo documental que
integra el Archivo del ente territorial.
c.) Recibir las transferencias documentales que se efectúen bajo la
responsabilidad de los Secretarios Generales o los Funcionarios administrativos
de igual o superior jerarquía a cuyo cargo estén los archivos, de conformidad
con el plan de transferencias documentales que se elabore conjuntamente con
los organismos de la Administración del nivel territorial respectivo y de
acuerdo con los procedimientos y regulaciones establecidos por el Archivo
General de la Nación.
d.) Apoyar la organización de los Archivos especializados en las distintas
disciplinas, tanto públicos como privados en el respectivo ente territorial
2. ¿A qué le llaman fondo documental?
Es la acumulación de todos los documentos que ha generado la entidad
durante mucho tiempo y que nunca habían sido intervenidos es decir no se
habían organizado

5. 3.
¿Cómo organizan la información de la entidad en
el archivo?
Por fechas cronológicas, años, dentro del archivo se organizan por
oficina de procedencia identificando la Serie y Subserie como por
ejemplo Resoluciones, Los libros Contables, Actas y otros
4.
¿A qué le llaman series documentales? ¿Qué
series identifican?
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas
de
Vida
o
Historias
Laborales, Contratos, Actas, Informes, Resoluciones, Acuerdos

6. ¿Cómo se almacena la información en el
archivo?
5.
La información esta almacenadas por oficina productora en cada carpeta y las
carpetas dentro de una caja y las cajas están ubicadas en estantes y dentro de
nuestro archivo central encontramos 6 estante marcado por el número de estante
y cada uno de a 6 bandejas marcado por número de cada bandeja de arriba abajo.
¿Qué medidas de control se tienen en cuenta
para garantizar la seguridad e integridad de la
información?
6.
El archivo central es manejado por una persona, la secretaria de gobierno, la
solicitud de la información, sin importar si es para empleados o particulares, es a
través de un formato donde especifica la series o subserie, fechas, motivo de
consulta y fechas de entrega del documento

7. ¿Cuáles son sus funciones de la persona que
maneja el archivo?
7.
 Custodiar el Patrimonio Documental del Municipio
 Buscar la ubicación del documento.
 Registrar en listado de carpetas en préstamo, para revisión del funcionario
y fotocopiado del mismo dentro de la entidad.
 Relaciona en formato el préstamo de documentos.
 Guarda el documento en forma cronológica dentro de la unidad
archivística
¿Con qué software y hardware cuenta el
archivo?
8.
En estos momentos contamos con el software de digitalización y hardware es
un escáner

8. 9.
¿Con qué mobiliario cuenta el archivo? Describa.
Cuenta con 6 estantes y cada uno tiene de a 6 bandejas
10.
¿Cuántas veces han realizado trasferencias al archivo
histórico?
En el tiempo que llevo manejando el archivo, que es solo un año no se han
hecho ninguna transferencia, pero si existe un archivo histórico que se realizó
en el 2005 cuando se organizó el fondo acumulado de la entidad

9. IDENTIFIQUE EN DICHOS ARCHIVOS LAS ETAPAS O FASES DEL CIC
LO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.
UBICACION
VALORACION
ARCHIVO DE
GESTION
PRIMARIA:
ARCHIVO
CENTRAL
ADMINISTRATIVO
LEGAL
CONTABLE
FISCAL
TECNICO
JURIDICO
ESTADO
ACTIVO
SEMIACTIVO
PROCEDIMIENTO
ASOCIADO
CONSERVACION
TEMPORAL
TRANSFERENCIA
ELIMINACION
DIGITALIZACION
CONSERVACION
SELECCIÓN
TRANSFERENCIA
ELIMINCION
DIGITALIZACION
SECUNDARIA:
ARCHIVO
HISTORICO
HISTORICO
CIENTIFICO
CULTURAL
INACTIVO
CONSERVACION TOTAL
DIGITALIZACION

10. 2)
IDENTIFIQUE EN EL ARCHIVO VISITADO LOS SIGUIENTES CONCEPTOS Y
LUEGO EXPLIQUE CON SUS PROPIAS PALABRAS QUE ENTIENDE POR:
ARCHIVO TOTAL: los documentos que han completado todo el proceso desde
la creación hasta la conservación total o digitalización
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: es como la vida del documento que está
en etapas desde su producción hasta el proceso final, pasando por el archivo
de gestión, archivo central y si finalmente llega al archivo histórico o
eliminación.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: se ordenan los documentos de acuerdo de
donde provienen y se tiene en cuenta el orden cronológico de creación
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: es la secuencia del cual fueron creados los
documentos que se llevan en un orden secuencial, lógico y natural

11. FOLIO: son cada hoja que se encuentran en una serie o subserie documental.
LEGAJO: son la unión de varios documentos que tratan el mismo asunto.
FONDO: es la agrupación de diversos documentos producidos por personas
naturales o jurídicas en el desarrollo de sus actividades.
SUBFONDO: es el conjunto de documentos dentro de un fondo, producido
por una unidad administrativa subordinada que posee cierto grado de
autonomía.
SERIE: son los documentos que se adquieren en el proceso administrativo de
las oficinas que forman las unidades documentales que corresponden a los
asuntos que son el resultado de una información seriada
SUBSERIE: forman parte de una serie y son jerarquizados y se identifican en
forma separada de la serie por los tipos documentales dependiendo del
trámite de cada uno

12. TIPO DOCUMENTAL: se dividen en:
• Documentos simples: Es la que conformada por una sola tipología ya que su
función es la misma
• Documentos compuestos: posee variedad de tipologías documentales que
van relacionadas con algo en común, formando un expediente
TABLAS DE VALORACIÓN: un listado de series o asuntos a los cuales se asigna
tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central, como su disposición
final.
TABLAS DE RETENCIÓN: un listado de series y subseries que están de forma
jerárquica y se identifican en forma separada en conjunto con los tipos
documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto
VALOR PRIMARIO: son los documentos que encontramos en el archivo de las
oficinas, es decir, en la etapa de gestión y central.
VALOR SECUNDARIO: son los documentos que se registran en el archivo
histórico y están ligados a la importancia de los documentos, tales como:
actas, resoluciones, acuerdos

13. DE EJEMPLOS DE DOCUMENTOS QUE SE CONSERVAN EN DICHOS ARCHIVOS POR
SUS VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS ( MÍNIMO 4 DOCUMENTOS)
VALOR PRIMARIO: OFICINA DE GESTION
CONTRATOS DE OBRA 2010-1013
ORDENES DE TRABAJO, 2010-2013
RESOLUCIONES, 2010-2013
PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL 2012-2015
VALOR SECUNDARIO: ARCHIVO HISTORICO:
DECRETOS
RESOLUCIONES
CONTRATOS
ACTAS DE REUNION DE TRABAJO

14. 4) REALICE 3 EJEMPLOS DONDE SE EVIDENCIA LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO
DOCUMENTAL
 SECRETARIA DE HACIENDA:
SERIE
COMPROBANTES CONTABLES
SUBSERIE
TIPOS DOCUMENTAL
Comprobantes de Egreso

Facturas

Soportes
 SECRETARIA DE SALUD Y DESARROLLO SOCIAL
SERIE
SUBSERIE
TIPOS DOCUMENTAL
PLANES
Plan de Atención Básica PAB

Programa

Cronograma de Trabajo

Acta Evaluación, Seguimiento y Control de Recursos

Plan Obligatoria de Salud

Banco de Datos de los Afiliados

Acta de Reunión

Convenio

Correspondencia

CDP

Proyectos

Plan Operativo

Actas de cumplimiento
 SECRETARIA DE GOBIERNO:
SERIE
SUBSERIE
TIPOS DOCUMENTAL
CERTIFICACIONES
Certificaciones de registro de marca

Solicitudes

Registros

15. 5) INDAGUE CUÁLES DOCUMENTOS SE DEBEN ELIMINAR EN LAS
OFICINAS, ES DECIR, NO SON ARCHIVADOS
Los siguientes documentos se eliminan del archivo de gestión porque según las
TABLAS DE RETENCION han cumplido con el tiempo de retención
•
•
•
•
•
•
•
Registro de radicación de correspondencia sea enviada o recibida
Permisos
Certificaciones
Circulares informativas
Inventarios documentales
Autorizaciones de eventos
Autorizaciones de trasteos

16. 6) OBSERVE Y EXPLIQUE EN FORMA RESUMIDA COMO SE LLEVA A
CABO LA FOLIACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.
1 La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente clasificada.
La de las oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de Retención Documental (TRD).
Y en el archivo central se folio según la relación con las Tabla de Valoración Documental
(TVD).
2. La documentación que va a ser foliada debe estar previamente ordenada, es
decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción. El orden
original más común es el orden cronológico. El número uno (1) corresponde al primer
folio del documento que dio inicio al trámite en consecuencia corresponde a la fecha
más antigua.
3. La documentación que va a ser objeto de foliación esta depurada. La depuración
consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en
los archivos de gestión o de oficina. En fondos acumulados, se hará igualmente
depuración.
4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el
caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la
foliación se ejecuta de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de
series documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones
disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tiene una sola foliación
de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de
conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la
continuación de la primera.

17. 5. Se escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del
folio en el mismo sentido del texto del documento.
6. La foliación se efectúa con lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B
FOLIADO

18. 7) INDIQUE COMO SE ORGANIZAN LOS DOCUMENTOS DENTRO DE
LAS CARPETAS
Después de depurar y limpiar la documentación se llevan a las carpetas
donde el primer folio queda de frente o inicialmente y el último folio queda
de último
8) MENCIONE LOS DATOS QUE DEBEN TENER LAS ETIQUETAS DE LAS
CARPETAS
.

19. CAJAS

20. ¿Cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que
se desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en
qué consiste cada uno de ellos?

PRODUCCIÓN: Generación de documentos de las instituciones en
cumplimiento de sus funciones y se utilizan los formatos facilitados por el
AGN. (Estos formatos fueron diseñados teniendo en cuenta la norma NTC
3393, vigente a 29 de junio de 2005)
Ejemplo.

21.  RECEPCIÓN:
Radicación: Procedimiento por el cual, se asigna un número consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora
de recibo o de envío PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Registro : Procedimiento por el cual, las entidades ingresan en sus sistemas
datos como: Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia
competente, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y
tiempo de respuesta PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

22.  DISTRIBUCIÓN
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su
destinatario.
Identificación de dependencias y determinación de competencia
Enrutamiento de documentos a dependencia competente
Registro de control de entrega de documentos recibidos
Correspondencia
personal,
fax,
correo
tradicional,
correo
electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros
Control y firma de guías y planillas de entrega Organización mensajería
externa

23. 
TRÁMITE
Trayectoria del documento desde su producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función administrativa y se tiene en cuenta lo siguiente:
• Respuesta a una solicitud o requerimiento
• Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite
• Determinación de competencia Preparación y proyección de respuesta

24.  ORGANIZACIÓN
Es la forma como clasificamos, ordenamos y describimos los documentos.

25. 
CONSULTA
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la
información que contienen
 CONSERVACIÓN
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la
integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su
contenido

26.  DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital del
documento proceso de disposición final de documentos eliminación de
documentos conservación total dependiendo del tiempo que estén asignado
en las Tablas de Retención Documental

27. b) ¿Cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que
se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qué
consiste cada uno de ellos?.
ORGANIZACIÓN:
1. Las oficinas productoras deben tener en cuenta las fechas del calendario de
transferencia.
2. Se verificara que las cajas vengan marcadas y las carpetas con depuración, limpieza
y foliados los documentos.
3. Ordenación documental: Ubicación física de las cajas en estanterías dentro de las
respectivas oficina productora llevando la secuencia del numero de cajas.
CONSULTA:
La consulta de documentos en los archivos central, por parte de funcionarios de otras
dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles
correspondientes.
Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser
autorizadas por el jefe del archivo y sólo se permitirá cuando la información no tenga
carácter de reservado conforme a la Constitución y a las leyes.
La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del
área, o al funcionario responsable del Archivo de Gestión, Archivo Central o Histórico.

28. CONSERVACIÓN:
En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a
la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos
adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en
sus distintos soportes. Como las cajas, carpetas y los estantes
DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS:
La disposición final de los documentos del archivo central depende de las
Tablas de Valoración donde habiendo cumplido su tiempo de retención se
analizara si se elimina el documento, y se conserva totalmente y se digitaliza

29. c) ¿cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que
se desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la
entidad) y en qué consiste cada uno de ellos
(Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de
documentos)?
Pues realmente hasta ahora no tenemos un programa de gestión documental del
archivo histórico.
10) Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se
produzca en alguna dependencia de una entidad visitada y explicar el
proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se origina
hasta su etapa final de conservación o eliminación
SECRETARIA DE PLANEACION
SERIE: LICENCIAS
Subseries: Licencias de Construcción

30. Para generar la licencia se deben tener en cuenta los siguientes
Tipos documentales:
 Planos
 Memorias de diseño
 Certificado de tradición y libertad
 recibo de pago
 Norma urbanística
 Licencia de aprobación
Esta subserie documental se conserva 2 años en el archivo de gestión y
después se transfiere al archivo central para conservar un periodo de 10 años
y finalmente se selecciona un 10% para conservación total y digitalización

31. Visita a un archivo privado
Nombre de la entidad
SERVIENTREGA
Dirección
CALLE 119 No 2-545

32. ELABORE UN COMENTARIO COMO SE ENCUENTRA ORGANIZADA
SU DOCUMENTACIÓN
El archivo visitado es un archivo de gestión que se conoce con el
nombre de CMI Centro de memoria institucional, al cual llega la
documentación de varias sucursales , luego de transcurrido un
tiempo esta documentación es trasladada al archivo centralizado que
se encuentra ubicado en la ciudad de Bogotá.

33. PREGUNTAS RESPECTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA
ENTIDAD PRIVADA.
¿De dónde viene la documentación que llega a este archivo?
Proviene de todos los procesos de la institución algunos de ellos son:
Servicio al cliente.
Logística.
Comercial.
¿En la actualidad la institución cuenta con un manual de
procedimiento?.
Sí, el manual de procedimiento es redactado y modificado por el
archivo centralizado, luego es distribuido a los diferentes CMI
con el fin que tengan conocimiento y se pueda aplicar.

34. ¿Actualmente la empresa cuenta con proceso de digitalización?
Sí, se está tratando de incorporar la digitalización en todos los
procesos de la empresa, actualmente lo estamos haciendo con los
comprobantes, facturas etc, pero la idea es que todos los procesos
cuenten con este apoyo digital.
¿ La empresa tiene estipulado las tablas de retención documental?
En la actualidad se está contemplando la posibilidad de una asesoría
profesional con el fin que estudien toda la documentación de la
empresa con el fin de realizar las tablas de retención.

35. ¿Dónde guardan la documentación en el archivo de gestión?.
La información es dispuesta físicamente en un archivo
rodante, donde se encuentra cada carpeta debidamente
señalizada.
¿Cómo se realiza el proceso de transferencia al archivo
centralizado?
La documentación es debidamente empacada
en
cajas, mediante un adecuado proceso de embalaje, se le realiza
su respectiva marcación a caja con el propósito de identificar de
que CMI proviene.

36. 2. IDENTIFIQUE EN DICHOS ARCHIVOS LAS ETAPAS O FASES DEL
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.
En este archivo visitado el tiempo de conservación de la
documentación inicialmente estaba siendo de 4 a 5 meses, pero
debido al flujo documental que se encuentra en el archivo
centralizado este se extendió a anual, es decir, una vez se termine este
período en el archivo de gestión, la documentación es trasladada a al
archivo centralizado en Bogotá (Bodega Castilla), allí los documentos
tienen un tiempo de conservación de 5 a 6 años.
Archivo de
gestión
Archivo
centralizado
Archivo
histórico

37. 3. IDENTIFIQUE EN EL ARCHIVO VISITADO LOS SIGUIENTES
CONCEPTOS Y LUEGO EXPLIQUE CON SUS PROPIAS PALABRAS QUE
ENTIENDE POR:
ARCHIVO TOTAL. Es la integración
de los documentos en su ciclo vital.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. Son las diferentes etapas por las que pasan los
documentos desde que permanece en el archivo de gestión y es conservado
temporalmente hasta su disposición final es decir eliminación o conservación
permanente.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL. Es respetar la organización
documentos en su primera fase de formación.
que se le dio a los
FOLIO. Es la numeración individual
de cada documento, es el número consecutivo
LEGAJO. Conjunto de documentos
reunidos y que tratan de un mismo tema
que se le asigna a un documento.

38. FONDO. Es el total de la documentación producida
institución o persona en ejercicio de sus actividades.
y recibida por una
SUBFONDO. Subdivisión de un fondo.
SERIE. Es el testimonio documental de una actividad ejercida por un
organismo a lo largo de un período de tiempo.
SUBSERIE. Es la subdivisión de una serie documental.
TIPO DOCUMENTAL. Es la unidad documental producida por un
organismo en el desarrollo de una competencia concreta.

39. TABLAS DE VALORACIÓN. Son los documentos que determinan de cada serie
documental, su código, denominación, órgano productor, función
administrativa que ha dado lugar a su existencia previstos para su
transferencia, conservación , eliminación.
TABLAS DE RETENCIÓN. Es el listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, en los que se le dispone el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos.
VALOR PRIMARIO. Es aquel para el cual nace o para el cual fue producido,
son pruebas de las actividades desarrolladas.
VALOR SECUNDARIO. Es la que adquiere el documento cuando ha
desaparecido la validez con la cual se creó, cuando ya no tiene vigencia
administrativa y legal, se convierte en testimonio para la reconstrucción de
los hechos.

40. 3. DE EJEMPLOS DE DOCUMENTOS QUE SE CONSERVAN EN DICHOS
ARCHIVOS POR SUS VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS (
MÍNIMO 4 DOCUMENTOS)
 Valor primario.
Facturas
Contratos
 Valor secundario.
Diplomas
Conmemoraciones a la empresa
La primera sucursal de servientrega
Historia de servientrega.

41. 4)
REALICE 3 EJEMPLOS DONDE SE EVIDENCIA LA SERIE,
SUBSERIE Y TIPO DOCUMENTAL
Serie. Comprobantes
Subserie. Comprobantes de nómina.
Serie. Factura.
Subserie. Factura de compra
Serie. Pago de nómina.
Subserie. Pago de nómina funcionarios.
Tipología documental. Hojas de vida

42. 5)
INDAGUE CUÁLES DOCUMENTOS SE DEBEN ELIMINAR EN LAS
OFICINAS, ES DECIR, NO SON ARCHIVADOS
• Las copias y los duplicados
• Correspondencia que no forme parte de un expediente
• Copias y los duplicados de la documentación contable
• Notas interiores
• Propaganda y los documentos informativos o impresos
diversos, cuya utilidad sea meramente informativa y de referencia.
• Catálogos y las publicaciones comerciales.
• Dossieres de prensa
• Memorias, vídeos, reportajes fotográficos, etc
• Los faxes
• Recortes de prensa y publicidad.
• Borradores.

43. 6)
OBSERVE Y EXPLIQUE EN FORMA RESUMIDA COMO SE LLEVA
A CABO LA FOLIACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.
• La documentación primero es clasificada de tal forma que se sepa
en donde vá cada documentación.
• Después es debidamente ordenada con el fin que pueda ser
guardada de manera adecuada en la carpeta.
• Se limpia para que
la documentación no contenga
duplicados, folios en blanco etc.
• Posteriormente se enumera consecutivamente, del número 1 en
adelante, sin saltar ningún número, sin tachones ni enmendaduras.
• La marcación se debe realizar con lápiz mina negra y blanda, tipo
HB ó B.

44. 7) INDIQUE COMO SE ORGANIZAN LOS DOCUMENTOS DENTRO DE
LAS CARPETAS
Los documentos son clasificados por asunto, luego al momento de
ordenarlos dentro de la carpeta se realiza en forma cronológica
colocando el documento más antiguo debajo y el más reciente
arriba, posteriormente cuando la carpeta ya llegue al tope de los folios
(300) se procede a la marcación de la carpeta colocando la fecha del
primer y último documento y el número de total de folios.

45. 8. MENCIONE LOS DATOS QUE DEBEN TENER:
ETIQUETAS DE LAS CARPETAS
Nombre de la unidad documental.____________________________________
Regional._________________________________________________________
Serie.____________________________________________________________
Subserie._________________________________________________________
Tipología documental.______________________________________________
Fecha de inicio. ___________________________________________________
Fecha de finalización._______________________________________________
No folios. ________________________________________________________
ETIQUETAS DE LAS CAJAS
Nombre de la dependencia __________________________________________
Código de la dependencia ___________________________________________
Serie.____________________________________________________________
Subserie._________________________________________________________
Carpeta . _________________________________________________________
No folios._________________________________________________________
No carpeta _______________________________________________________
No caja. __________________________________________________________

46. 9.
Investiguen qué son y para qué sirven los manuales de
procedimientos.
Es un instrumento administrativo que apoya el quehacer
cotidiano de las diferentes áreas de la empresa, allí se consignan
metódicamente las acciones y operaciones que deben seguirse
para llevar a cabo las funciones generales de la empresa.
Sirve para estandarizar los procedimientos dentro de una
empresa, de tal forma que a través de esta herramienta se
permite que todos los funcionarios realicen sus funciones de
acuerdo a como está descrito en el manual.

47. Procesos del programa de gestión documental
Proceso
Descripción
Archivo Gestión
Producción.
Generación de los documentos por
institución en cumplimiento de sus
funciones
La producción de los documentos
en son generados por las
diferentes sucursales de la
empresa entre ellas logística,
comercial etc
Recepción.
Conjunto de operaciones de
verificación y control que una
empresa realiza para la admisión de
los documentos que son remitidos
por una persona natural o jurídica
EL CMI realiza la recepción de los
documentos contenidos en tulas
con acceso a ellas mediante unas
llaves que solo son manejadas por
personas autorizadas.
Distribución.
Es la correspondiente entrega de los
documentos a los a quien
corresponda
Esta distribución es realizada por
el CMI de acuerdo a lo
contemplado en el manual de
procedimiento.
Trámite
Curso que se le da a un documento
desde su producción o recepción
hasta el cumplimiento de sus función
administrativa.
Organización.
Archivo
central
Archivo
Histórico
SI
Conjunto de acciones orientadas a la
clasificación, ordenación y descripción
de los documentos de una institución.
SI
SI
SI

48. Procesos del programa de gestión documental
en archivo gestión, central e histórico.
Proceso
Descripción
Archivo Gestión
Archivo centralizado
Consulta
Acceso a un documento
o grupo de documentos
con el fin de conocer la
información que
contienen
. Para la consulta solo los
jefes de áreas pueden
tener acceso al documento
original y deben llenar
previamente una planilla
donde solicitan el
documento.
Para la consulta solo los jefes
de áreas pueden tener acceso
al documento original y
deben llenar previamente
una planilla donde solicitan el
documento
Conjunto de medidas
preventivas o
correctivas, adoptadas
para garantizar la
integridad física y
funcional de los
documentos de archivo,
sin alterar su contenido
La conservación de los
documentos en el CMI es
de 1 año, luego son
pasados al archivo
centralizado en la ciudad
de Bogotá
La conservación de los
documentos en el archivo
central es de 4 a 5 años.
.
Selección de los
documentos en
cualquier etapa del ciclo
vital con miras a su
conservación temporal,
permanente o a su
eliminación conforme a
lo dispuesto en las
tablas de retención
documental o tablas de
valoración documental
El criterio del comité de
archivo quien realiza una
valoración de los
documentos determina el
destino de cada
documento.
El criterio del comité de
archivo quien realiza una
valoración de los documentos
determina el destino de cada
documento.
Conservación.
Disposición final
de documentos
Archivo Histórico
SI
SI
SI

49. 11) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del
15 de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo
siguiente:
- ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país?
En el Titulo V en su el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, establece que las
entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos,
pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya
aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
Basándonos en la norma vemos que tecnología vs archivística, es un proceso
integra. Este mismo titulo que hoy reglamentado a través del Decreto 2609 de
2012 nos muestra claramente la aplicación de la norma a cualquier tipo de
información analógica o digital recibida o generado por las organizaciones
gubernamentales en nuestro país, me parece de suma importancia esta
modificación que se le esta haciendo a la Ley, porque siempre veíamos ese
vacío en cuanto al tratamiento que se le tenían que dar a los documentos
electrónicos, ya hoy la tenemos mas definido.

50. Generalmente, la norma iba dirigida a la administración pública, pero no
debemos olvidar que el sector privado que cumple funciones públicas como
las instituciones privadas y particulares, ya que estos cumplen una función
importante en el manejo de la documentación, optimizando los servicios a los
ciudadanos y a la consolidación de un estado eficiente y transparente, pero
vemos que en capitulo V de este mismo Decreto, ya delegan
responsabilidades a los Ministerios y a la superintendencias, para que
formulen, establezcan normas, para la implementación y evaluación de los
programas de Gestión Documental de las entidades privadas que estén bajo
su inspección y vigilancia.
Podemos concluir que en este Decreto observamos, el verdadero valor y uso
que tiene el uso de las TIC en la disciplina de la archivística, como es la
modernización del estado, la optimización de los servicios al ciudadano, la
protección del patrimonio documental y disponer de unos archivos bien
organizados, actualizados que brinden información de calidad y así evitar la
corrupción administrativa

51. ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el
contenido del mencionado Decreto?
Los archivos electrónicos, incluyendo los sistemas electrónicos de
información
y/o
bases
de
datos,
así
como
su
documentación, (cualquiera que sea su soporte), se deben
preservar por el periodo de tiempo necesario para las
operaciones, por su valor administrativo, fiscal, o legal de acuerdo
a los procesos, principios, la valoración y el ciclo vital de los
documentos, garantizando el mantenimiento y la conservación de la
autenticidad, fiabilidad y accesibilidad y estén disponible para su
utilización.

52. Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de
marzo 15 de 2013
ACUERDOS 003 DE MARZO 15 DE 2013
-
Que es función del Archivo General de la Nación “Jorge Palacios
Preciado”,
reglamentar el procedimiento para la elaboración,
evaluación, apropiación e implementación de las tablas de retención
documental y las tablas de valoración documental.
Que la evaluación de documentos es un proceso de carácter
intelectual que se basa en conocimientos especializados y criterios
técnicos que permitan determinar los valores de los documentos y fijar
los plazos de conservación documental en las diferentes fases del
archivo y en especial la conservación permanente con fines históricos,
científicos, técnicos y culturales.
El representante de los investigadores deberá esta acreditado como
tal, en la base de datos que para tal fin establezca la subdirección de
gestión del patrimonio cultural.

53. ACUERDOS 005 DE MARZO 15 DE 2013
CLASIFICACION DOCUMENTAL. Las entidades del estado deben
desarrollar procesos de clasificación documental, cuyo resultado es el
cuadro de clasificación de documentos, representado en los siguientes
niveles
y
subniveles:
fondo, subfondo, sección, subsección, serie, subserie, unidad
documental compuesta, unidad documental simple.
Las diferentes dependencias de la entidad, con fundamento en el
cuadro de clasificación documental y la tabla de retención documental
(TRD), deben velar por la clasificación de los documentos que
conforman los archivos de gestión, mediante la identificación de los
tipos documentales producidos en desarrollo de la gestión
administrativa, la agrupación de los mismos en expedientes , subseries
y series, atendiendo a los principios de procedencia, orden original y
demás requisitos exigidos en la normatividad que sobre esta materia
expida el archivo general de la nación.

54. ¿Cuáles son los cambios a en los procesos de la Gestión Documental a la luz de ese nuevo Decreto?
Realice un cuadro comparativo entre los procesos del Programa de Gestión Documental antes del
Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los procesos de la Gestión Documental a partir de la
expedición de dicho Decreto

55. CONCLUSIÓN
Los Archivos de titularidad estatal se constituyen como servicio público
cuya principal finalidad es la conservación de los documentos, en aras
a determinar los derechos y obligaciones que vinculan a la
administración con el ciudadano, no cabe otra posibilidad que su
gestión directa por la Administración Pública, estando encomendados
a un cuerpo especial de funcionarios: los archiveros del Estado.
Los documentos de los archivos públicos son calificados como bienes
de dominio público, lo que significa que el Estado no puede disponer
libremente de ellos y, en consecuencia, no puede delegar la
responsabilidad de la custodia de esa documentación. La organización
y la custodia de dicha documentación son las manifestaciones del
ejercicio de autoridad de un servicio de archivo y, por lo tanto no
pueden ser traspasadas a una empresa privada.