VISITAS REALIZADAS A LA UNIVERSIDAD CENTRAL BOGOTÁ Y ARCHIVO DE BOGOTÁ.

1. TAREA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
ADRIANA LÓPEZ CARDONA
LUZ JACKELIN VASQUEZ
YOLIMA CANABAL VILLADIEGO
III SEMESTRE
GRUPO I
Tutora: Luz Marina Arias González
GESTIÓN DOCUMENTAL I
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
BOGOTÁ
2013

2. INTRODUCCIÓN
Los archivos son instrumentos de la administración y de la historia. En cada entidad, los archivos reflejan
las actividades de la administración, sirviendo a la vez de reconstructores de historia. De acuerdo con el
valor de información que puedan tener se transforman en fuentes de investigación en cualquiera de las
facetas que hoy esta ciencia desarrolla. Las funciones que tradicionalmente se han señalado como
propias de los archivos son: Recoger, conservar, servir Cada una de estas funciones involucran una
multiplicidad de actividades y tareas, que conceptualmente han variado con el paso del tiempo y que el
personal a cargo de los archivos debe realizar.
La organización de los documentos comienza en las oficinas productoras de los documentos, tarea
realizada mediante la organización de los mismos en los llamados archivos de oficina o de gestión, a fin
de facilitar la toma de decisiones oportuna y la rapidez en los traslados documentales al archivo central.
La conservación implica la aplicación de procedimientos y técnicas a los documentos con el fin de que
éstos estén en condiciones de preservación que eviten su deterioro, y en el caso de que este se haya
producido, su restauración. El servicio conlleva la aplicación de técnicas archivísticas sobre los
documentos con el fin de hacer posible la recuperación de la información que contienen.
A continuación, destacaremos la visita a dos entidades, una pública y una privada con el fin observar
como se encuentra organizada su documentación y como realizan el proceso de gestión documental. Las
entidades a visitar son el Archivo de Bogotá y el archivo de la Universidad Central en Bogotá.

3. OBJETIVOS
 Conocer los procesos de un Programa de Gestión Documental
 Conocer el ciclo vital de los documentos
 Saber en qué consiste el decreto 2906 de 2012 y los acuerdos 003, 004
y 005 del 15 de marzo de 2013
 Diferenciar los procesos en una entidad privada y una entidad pública
 Visitar los archivos de una entidad pública y una entidad privada

4. ENTIDAD PRIVADA
UNIVERSIDAD CENTRAL
Cra. 5 No. 21-38 Bogotá
CONTACTO: VIVIANA MEDINA
Tel. 323 98 68
ENTIDAD PÚBLICA
ARCHIVO DE BOGOTÁ
Cra. 6B No. 5-75 Bogotá
CONTACTO: YESID HUMBERTO
HURTADO SANDOVAL
Tel. 3813000 EXT. 4162

5. ¿QUIÉN DETERMINA LA PERMANENCIA Y VIGENCIA DE LA
DOCUMENTACIÓN?
ARCHIVO UNIVERSIDAD CENTRAL
ARCHIVO DE BOGOTÁ
FECHA: 31 de Octubre de 2013
HORA: 4:00 pm.
PERSONA QUE ATENDIÓ: Viviana Medina
FECHA: 31 de Octubre de 2013
HORA: 2:00 pm.
PERSONA QUE ATENDIÓ: Yesid Hurtado Sandoval
La universidad se encuentra en proceso de implementación de un
Sistema de Gestión Documental, incluyendo el Ciclo Vital de los
Documentos.
El proceso de organización de la documentación en la
Universidad, se inicia primero culturizando y orientando a
cada dependencia sobre este proceso y su importancia.
Empiezan a preparar las tablas de retención, realizan una
entrevista. A través del formato de entrevista del AGN, el cual
se puede modificar de acuerdo a lo que aplique a la entidad y
recopilar la información con mayor rapidez.
En primera instancia se leen las funciones y procedimientos
como preparación para la entrevista, de esta forma se tienen
cosas muy puntuales. Al momento de la entrevista se orienta
como proceder: si existen copias, dónde enviarlas, ese tiempo
se válida y existe una norma, por ejemplo para lo contable
son 10 años y se puede eliminar. Cuando ya se tiene la
norma, el grupo de Gestión Documental propone que sean 5
años. Se llega a un acuerdo con la dependencia y se saca.
Se socializan las tablas de retención, se escoge el nombre de
los fondos, series, subseries, respetando el punto de visita de
cada uno. Se indica la norma para el tiempo y guiarse por el
rango. Todo el proceso se valida con el director, conservar
dos años en la central, pasa este tiempo se elimina a través de
un acta. De esta forma se valida la información, tiempo, se
firma y se lleva acabo el modelo
En el Archivo de Bogotá, el proceso archivístico
mediante el sistema integrado de gestión es un
sistema de engranaje de actividades en la
búsqueda de la conservación preventiva de los
documentos generados y por generar en las
entidades del Distrito, en el ejercicio de sus
funciones misionales y transversales, con el fin de
evitar la pérdida de información y utilización
adecuada de los recursos físicos y humanos. Es
así, que con este sistema se busca solucionar
problemas de producción, condiciones de
almacenamiento, disposición final, trámites y
transferencia teniendo en cuenta el ciclo vital de
los documentos.
Existe un área de almacenamiento de los
documentos de archivo, el área de conservación
asesora a las entidades distritales en cuanto a
almacenamiento, mobiliario y sistemas de
agrupación.

6. CONCEPTOS.
ARCHIVO TOTAL: Concepto
ARCHIVO TOTAL: Concepto
que
que hace
hace referencia
referencia al
al
proceso
integral
de los
proceso
integral
de los
documentos en su ciclo vital.
documentos en su ciclo vital.
Son todos los archivos que se
Son todos los archivos que se
encuentran en una entidad.
encuentran en una entidad.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Por
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Por
dependencia
dependencia como
como llega
llega la
la
transferencia, de donde viene el
transferencia, de donde viene el
documento,
documento, el
el original
original del
del
documento.
Se
identifica,
se
documento.
Se
identifica,
se
organiza de acuerdo aa su
organiza de acuerdo
su
dependencia, se ubican en las
dependencia, se ubican en las
cajas, se marcan yydebe quedar en
cajas, se marcan debe quedar en
el inventario con su número
el inventario con su número
correspondiente. Así se respeta el
correspondiente. Así se respeta el
principio de procedencia
principio de procedencia
CICLO
VITAL
DE
LOS
DOCUMENTOS: Etapas de los
documentos desde su producción o
recepción en los archivos de gestión,
administrativos y su conservación
temporal, hasta su eliminación o
disposición final. Se hace un flujo
para determinar el ciclo.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL:
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL:
Llega la información yyno se abre la
Llega la información no se abre la
carpeta ni se saca la información ni
carpeta ni se saca la información ni
se ordena, se ubica por su orden
se ordena, se ubica por su orden
natural. De las dependencias, vienen
natural. De las dependencias, vienen
organizados los documentos tal
organizados los documentos tal
como se crean oocomo se generen
como se crean
como se generen
para conservar su orden original oo
para conservar su orden original
natural. Así se guardan.
natural. Así se guardan.

8. TIPO DOCUMENTAL: Es la
TIPO DOCUMENTAL: Es la
unidad documental producida
unidad documental producida
por una dependencia de acuerdo
por una dependencia de acuerdo
aasus funciones oocaracterísticas
sus funciones características
concretas, con una normatividad,
concretas, con una normatividad,
su contenido, soporte yyformato
su contenido, soporte formato
son homogéneos
son homogéneos
LEGAJO:
Es el conjunto de
papeles
que
se
guardan u ordenan
juntos por tratar de una
misma material.
FOLIO: Cada documento tiene
un número que lo identifica y
diferencia de los documentos
similares. La cual recibe el
nombre de folio. Luego, todos
los formularios 22 y 29 están
foliados, es decir cada uno de
ellos esta individualizado con
dicho número.

10. DOCUMENTOS DONDE SE EVIDENCIA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DOCUMENTAL
CARPETA
CARPETA
No. TOPOGRÁFICO: 301.1735.14 AL 301.1735.19
SERIE: Actas
FONDO: Secretaría distrital de hacienda
SUBSERIE: Actas del comité de calidad
SERIE: Expedientes de impuestos de industria y comercio
TIPO DOCUMENTAL: Actas y listado con firmas de los asistentes
SUBSERIE: N/A
No. CARPETILLAS: 8

11. DOCUMENTOS (CAJA) DONDE SE EVIDENCIA FONDO, SERIE, SUBSERIE Y TIPO
DOCUMENTAL

ARCHIVO CENTRAL

SECRETARIA DE HACIENDA

No. CAJA: 1556

No. CARPETAS: 1248-1250

FONDO: Secretaría de hacienda distrital

SERIE: Expedientes ICA

FECHA: 607-1821

12. UNIVERSIDAD CENTRAL
ARCHIVO DE BOGOTÁ
Observe y explique en forma resumida como se
lleva a cabo la foliación de los documentos
De acuerdo a lo observado y explicado por la
funcionaria de la Universidad Central, están en
proceso de implementar en toda la entidad el
sistema de Gestión documental, por lo cual en el
momento no tienen nada foliado. Una practicante
ha iniciado la foliación de la nómina.
Observe yy explique en forma resumida como se
Observe
explique en forma resumida como se
lleva aacabo la foliación de los documentos
lleva cabo la foliación de los documentos
El archivo de Bogotá proporciona información yy
El archivo de Bogotá proporciona información
asesoría aa las entidades sobre como debe
asesoría
las entidades sobre como debe
manejarse la foliación yycantidad de documentos aa
manejarse la foliación cantidad de documentos
foliar por carpetas, teniendo en cuenta la
foliar por carpetas, teniendo en cuenta la
normatividad.
normatividad.
Indague cuáles documentos se deben eliminar
Indague cuáles documentos se deben eliminar
en las oficinas, es decir, no son archivados.
en las oficinas, es decir, no son archivados.
Indague cuáles documentos se deben eliminar
Indague cuáles documentos se deben eliminar
en las oficinas, es decir, no son archivados
en las oficinas, es decir, no son archivados
Iniciaron con un inventario para identificar lo que se
Iniciaron con un inventario para identificar lo que se
tenía. Se hace una evaluación de los documentos
tenía. Se hace una evaluación de los documentos
por parte de un grupo de académicos yy se
por parte de un grupo de académicos
se
comienza prestando asesorías en las oficinas,
comienza prestando asesorías en las oficinas,
donde se les indica el valor de cada documento yy
donde se les indica el valor de cada documento
su origen, alcanzando aa evidenciar que en casi
su origen, alcanzando
evidenciar que en casi
todas las dependencias existen copias de un
todas las dependencias existen copias de un
mismo documento por temor aa perderlo. YY el
mismo documento por temor
perderlo.
el
original en la dependencia que lo crea. Ejemplo:
original en la dependencia que lo crea. Ejemplo:
Una carrera debe tener las historias académicas yy
Una carrera debe tener las historias académicas
conservarlas, hay documentos que tienen muchas
conservarlas, hay documentos que tienen muchas
planillas, copias de diapositivas imprimen las
planillas, copias de diapositivas imprimen las
diapositivas yylas guardan eternamente yymuchas
diapositivas las guardan eternamente muchas
fotocopias. La asesoría se da con el fin de eliminar
fotocopias. La asesoría se da con el fin de eliminar
mucha documentación inservible. Se realiza un
mucha documentación inservible. Se realiza un
acta de eliminación. Poco aapoco, han entendido la
acta de eliminación. Poco poco, han entendido la
dinámica.
dinámica.
..
Existe un grupo multidisciplinario que analiza la
Existe un grupo multidisciplinario que analiza la
documentación, quienes determinan yy toman la
documentación, quienes determinan
toman la
decisión final.
decisión final.
Este grupo multidisciplinario en el área de limpieza
Este grupo multidisciplinario en el área de limpieza
yy almacenamiento: un archivista, abogado,
almacenamiento: un archivista, abogado,
restaurador de documentos, historiador, ingeniero
restaurador de documentos, historiador, ingeniero
Industrial, quienes revisan los documentos yy
Industrial, quienes revisan los documentos
analizan que documentos se deben eliminar yy
analizan que documentos se deben eliminar
cuáles se deben conservar.
cuáles se deben conservar.
Todas las áreas del área de gestión documental
Todas las áreas del área de gestión documental
tienen una finalidad: conservar, reducir espacios,
tienen una finalidad: conservar, reducir espacios,
ahorrar costos financieros yy ambientales.
ahorrar costos financieros ambientales.

13. INDIQUE COMO SE ORGANIZAN LOS DOCUMENTOS
DENTRO DE LAS CARPETAS
UNIVERSIDAD CENTRAL
Al clasificar, se tiene en cuenta el principio de
Al clasificar, se tiene en cuenta el principio de
orden original, las funciones nos determinan igual
orden original, las funciones nos determinan igual
que las tablas como se clasifican. El ejemplo de las
que las tablas como se clasifican. El ejemplo de las
historias académicas, tienen un tipo de clasificación
historias académicas, tienen un tipo de clasificación
porque son inactivas, activas yy egresados.
porque son inactivas, activas egresados.
Se ordenan dentro de las carpetas manteniendo el
Se ordenan dentro de las carpetas manteniendo el
orden original, que serían cronológico
orden original, que serían cronológico
Se describen dentro de las carpetas de acuerdo aala
Se describen dentro de las carpetas de acuerdo la
serie ootipo de documento que se maneje. En este
serie tipo de documento que se maneje. En este
caso están los nombres de los estudiantes, si es
caso están los nombres de los estudiantes, si es
laboral entonces los nombres de los funcionarios. Si
laboral entonces los nombres de los funcionarios. Si
son comprobantes de egreso sería número de
son comprobantes de egreso sería número de
comprobante.
comprobante.
ARCHIVO DE BOGOTÁ
El Archivo es el ente rector del Sistema Distrital de
El Archivo es el ente rector del Sistema Distrital de
Administración de Archivo de Bogotá y, al mismo
Administración de Archivo de Bogotá y, al mismo
tiempo, como archivo general ee histórico de la
tiempo, como archivo general
histórico de la
Ciudad, acopia, conserva, describe yy sirve los
Ciudad, acopia, conserva, describe
sirve los
fondos documentales considerados patrimonio
fondos documentales considerados patrimonio
documental de la ciudad. Brinda orientación sobre
documental de la ciudad. Brinda orientación sobre
organización, manejo, preservación, conservación,
organización, manejo, preservación, conservación,
servicio yy controlde los archivos.
servicio control de los archivos.
Ingresan en cajas CX200 con los archivos de
Ingresan en cajas CX200 con los archivos de
gestión oocentral, el grupo técnico se encarga de la
gestión central, el grupo técnico se encarga de la
limpieza, foliación yy organización. En las cajas
limpieza, foliación
organización. En las cajas
CX100 para su disposición final en los depósitos.
CX100 para su disposición final en los depósitos.
En el caso de un documento en especial en el
En el caso de un documento en especial en el
Fondo Secretaría Distrital de hacienda, serie
Fondo Secretaría Distrital de hacienda, serie
Expedientes ICA.
Expedientes ICA.

14. DATOS DE LAS ETIQUETAS
DATOS DE LAS ETIQUETAS
UNIVERSIDAD CENTRAL
En el área de gestión documental se marcan
las cajas con números, un único número.
Tienen un depósito en la central y otro en la
sede San Nicolás donde se inició desde el
número uno, pero tienen en cuenta los dos
inventarios por separado. Pero cada caja tiene
un único número de acuerdo al depósito.
ARCHIVO DE BOGOTÁ
En el área de gestión documental se tiene
organizada la documentación con su respectivo
número topográfico, fondo, serie, subserie,
número de carpetillas si lo requiere, fecha

15. Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el ARCHIVO DE
GESTIÓN en la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos (Producción, Recepción,
Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de
documentos).
UNIVERSIDAD CENTRAL
Se lleva una normatividad, siguiendo .
disposiciones del AGN, de acuerdo al decreto
2609 de 2012.
Existe un punto de correspondencia donde se
recepciona, radica, tramita y distribuye la
documentación. Aquí se realiza el primer paso
de recepción. La organización de archivos que
brinda el grupo de profesionales, apenas
inicia permitiendo garantizar un ciclo de
administración
documental
eficaz,
desarrollado a partir de la elaboración de las
Tablas
de Retención, lo cual establece las etapas y el
tratamiento de los documentos desde su
creación hasta su eliminación o conservación.
Se mantiene un asesoramiento constante en
las dependencias, para luego obtener una
consulta
ARCHIVO DE BOGOTÁ
En la primera acción de conservación
preventiva de los archivos, se encuentra el
área de conservación, restauración y
reprografía. Encontramos el área de
recuperación de planos, laboratorios de
microfilmación, digitalización y revelación,
área de descripción y catalogación. En la
actualidad poseen 56 depósitos.
Tienen dos formatos de cajas:
CX200: contiene archivos no procesados que
llegan de los archivos de gestión o centrales
CX100: Contiene el archivo histórico
debidamente procesado u organizado

16. Procesos del programa de gestión documental que se desarrollan en la entidad visitada en el ARCHIVO
CENTRAL y en qué consiste cada uno de ellos (organización, consulta, conservación, y disposición final
de documentos).
UNIVERSIDAD CENTRAL
UNIVERSIDAD CENTRAL
En la siguiente fase del proceso archivístico se
concentran los documentos que son
transferidos por las dependencias (archivos
de gestión) de la universidad, una vez se
finalice su trámite. Lo cual permite una
consulta eficaz de acuerdo al inventario. Dicha
documentación sigue siendo vigente y es
objeto de consulta por las diferentes
dependencias y personal externo previa
autorización, para lo que se maneja un cuadro
de consulta, donde se registra salida e ingreso
del documento. En cuanto la disposición final
se encuentra en estudio.
ARCHIVO DE BOGOTÁ
ARCHIVO DE BOGOTÁ
Como archivo general e histórico de la Ciudad,
conserva, describe y sirve los fondos documentales
considerados como patrimonio documental de la
ciudad. De esta manera conserva la memoria de la
ciudad y de las entidades que han gobernado y
administrado a Bogotá. Además, garantiza el acceso a
sus fondos y colecciones, para beneficio de la
administración, la transparencia, los derechos
ciudadanos y la investigación. Guarda de manera
técnica y eficiente la documentación de la ciudad
con valor patrimonial.
Cada entidad distrital debe depositar en forma
organizada los documentos considerados
memoria de la ciudad, para su posterior
cuidado y conservación.

17. Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en esa entidad en
el ARCHIVO HISTÓRICO (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos
(Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).
ARCHIVO DE BOGOTÁ
UNIVERSIDAD CENTRAL
La disposición y organización final de la
documentación del archivo central o de gestión que
por decisión del correspondiente comité, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigación, la ciencia y la
cultura, en otras palabras por valor cultural y
patrimonio histórico. Dese la conformación del
archivo, libro por libro, en la universidad se han
identificado hasta el momento 46 documentos,
entre los cuales se consideran
documentos
misionales, acta de constitución de la U., primer
estatuto, como se creó la U., como evolucionó.
El Edificio Archivo de Bogotá , está conformado por
cinco volúmenes, destacaremos los que se refieren al
documento de archivo:
El Cofre: volumen central del edificio, conformado por
56 depósitos distribuidos en siete pisos, es el lugar
donde se custodia el tesoro que representa la memoria
documental de la ciudad.
La Mano: ubicada al costado oriental del edificio, está
conformada por las diversas áreas técnicas que
realizan los procesos técnicos de conservación,
restauración, catalogación y reprografía, además
de las labores administrativas y directivas.
El Ojo: ubicado al costado occidental, es el lugar donde
los ciudadanos pueden ver la documentación que guarda
y custodia el Archivo de Bogotá, a través de la Sala de
Consulta ubicada en el primer piso, y las dos salas de
exposiciones, dispuestas en el segundo y tercer
piso.
.

18. FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL

19. Tomar un documento que se produzca en alguna dependencia de una entidad
visitada y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que
se origina hasta su etapa final de conservación o eliminación
PRIMER PASO
SEGUNDO PASO
Inicialmente toda la documentación
llega al área de recepción de la
Universidad, desde donde es radicada y
enviada a las diferentes dependencias.
Una vez enviada a las dependencias, se
utilizan carpetas, se marcan con el
código y el nombre de la respectiva
serie. Las tapas legajadoras que a su
vez contendrán los tipos documentales
que van conformando el expediente.
Teniendo en cuenta, que para evitar
deterioro físico de la documentación,
cada
carpeta
debe conservar 200 folios y por efecto
de reducción de espacio
Se organizan y abren los expedientes
de acuerdo a la Tabla de Retención. Se
distribuyen código, serie, subserie y
tipo documental. Se debe tener
cuidado para evitar errores al
momento
de
efectuar
las
transferencias, se requiere numerar
cada folio en el momento que se
genere. Para este fin se debe utilizar
lápiz de mina negra y escribir el
número en el vértice superior derecho
de cada folio. El cual como se
mencionó anteriormente debe llegar a
200.
De acuerdo aa las Tabla de Retención Documental (TRD) correspondiente aa
De acuerdo
las Tabla de Retención Documental (TRD) correspondiente
procesos jurídicos, que depende aa la sección Jurídica de la Universidad
procesos jurídicos, que depende
la sección Jurídica de la Universidad
Central, se identifican las series yysubseries documentales que están establecidas.
Central, se identifican las series subseries documentales que están establecidas.
En las unidades de conservación, la marcación de las cajas yycarpetas debe tener las
En las unidades de conservación, la marcación de las cajas carpetas debe tener las
siguientes especificaciones: nombre del Fondo Documental oo Entidad productora
siguientes especificaciones: nombre del Fondo Documental Entidad productora
del archivo, Sección yySubsección oonombre de la dependencia productora de los
del archivo, Sección Subsección nombre de la dependencia productora de los
documentos yyen las que se subdivide jerárquicamente el Fondo Documental, Serie
documentos en las que se subdivide jerárquicamente el Fondo Documental, Serie
yysubserie, nombre de la Unidad Documental ooExpediente, número de la carpeta yy
subserie, nombre de la Unidad Documental Expediente, número de la carpeta
número de la caja, así:
número de la caja, así:
C
C
O
O
N
N
T
T
II
N
N
Ú
Ú
A
A

21. DE
VI
E
SF
IA
NC
OG
OT
ÁF
R
AS
IC

22. LABORATORIO DIGITALIZACIÓN
LABORATORIO DIGITALIZACIÓN
RECUPERACIÓN PLANOS
RECUPERACIÓN PLANOS

23. GRUPO MULTIDISCIPLINARIO
GRUPO MULTIDISCIPLINARIO
ARCHIVO DE BOGOTÁ
ARCHIVO DE BOGOTÁ
GESTIÓN DOCUMENTAL- GESTIÓN
GESTIÓN DOCUMENTAL- GESTIÓN
PÚBLICA
PÚBLICA

24. ¿Qué importancia tiene esta norma
(Decreto 2609 de 2012) para el país?
¿“Por el cual se reglamenta el Título V
de la Ley 594 de 2000, parcialmente los
artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011
y se dictan otras disposiciones en
materia de Gestión Documental para
todas la Entidades del Estado”.
La importancia de este Decreto se basa
en el Programa de Gestión Documental
que enfatiza la responsabilidad de las
Entidades Públicas, en la adecuada
gestión de los documentos públicos,
físicos y electrónicos y en la obligación de
elaborar este Programa y la normalización
de los Procesos Técnicos para cumplir los
objetivos del PGD y brinda los
lineamientos para la Gestión Documental
Electrónica en las Entidades del Estado.
También este Decreto es muy importante
ya que se reglamenta el tratamiento
adecuado
de
los
documentos
electrónicos, la aplicación de la norma a
cualquier tipo de información recibida o
generada
por
las
organizaciones
gubernamentales en nuestro país.
¿Cuáles son los cambios en los procesos de la
Gestión Documental a la luz de ese nuevo Decreto?
Realice un cuadro comparativo entre los procesos del
Programa de Gestión Documental antes del Decreto
2609 de diciembre de 2012 y los procesos de Gestión
Documental a partir de la expedición de dicho Decreto.
Indague, profundice y explique.
Los cambios que se pueden ver
notoriamente son los procesos de la
gestión documental, en el decreto 2609 de
Diciembre de 2012 en su artículo 9 hace
mención y explica cada uno de los
procesos de la Gestión Documental,
mientras que en el Decreto anterior los
toma como muy general, como lo muestra
el siguiente cuadro.

25. Procesos del Programa de Gestión Documental antes del Decreto
2609 de diciembre de 2012
Procesos de Gestión Documental a partir de la expedición de dicho
Decreto
Art. 21. Programa de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán
elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de
nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observárselos
principios y procesos archivísticos
Art. 9. Procesos de la gestión documental. La gestión documental en las
diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles, debe comprender como
mínimo los siguientes procesos:
a.Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y
valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto
administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de
formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su
registro en el sistema de gestión documental.
b.Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma
de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el
trámite, proceso en que actúa y resultados esperados.
c.Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la
vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la
descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de
los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento
hasta la resolución de los asuntos.
d.Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento
en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado,
ordenarlo y describirlo adecuadamente.
e.Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para
transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la
validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o
conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y
los metadatos descriptivos.
f.Disposición de documentos. Selección de los documentos en cualquier etapa
del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación,
de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas
de valoración documental.
g.Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los
documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo,
independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.
h.Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de
los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y
secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del
archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o
definitiva).
Art. 22. Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del
concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o
recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la
disposición final de los documentos

26. ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del mencionado decreto?
Realiza una reestructuración en el Programa de gestión Documental, tiene como base el documento
electrónico de archivo.
Los aspectos más importantes a tener en cuenta son:
Todas las entidades del estado deben formular un programa de gestión documental a largo, mediano y corto
plazo, la implementación y seguimiento del PGD es responsabilidad del área de archivo de la entidad, la entidad
debe tener un plan de capacitación en el alcance y desarrollo del PGD.
Las entidades deben tener un sistema de gestión de documentos que les permita organizar, establecer plazos
de conservación, garantizar la autenticidad, integridad, acceso y disponibilidad, preservar los documentos y sus
agrupaciones documentales.
La gestión de documentos electrónicos debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad,
disponibilidad y conservación para mantener su valor testimonial, las características de los documentos
electrónicos de archivo deben tener las siguientes características, contenido estable, forma documental fija,
vínculo archivístico y equivalencia funcional. Para garantizar la presunción de autenticidad de los documentos
electrónicos de archivo las entidades deben definir los procedimientos de protección para evitar la pérdida o
corrupción de los documentos de archivo, a su vez asegurar los medios de almacenamiento y tecnológico. Se
debe garantizar que los documentos de archivo electrónico generados por la entidad no sea modificados a lo
largo del ciclo vital mediante la utilización de sistemas de seguridad con el fin de conservar a largo plazo.

27. Resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013.
Acuerdo 003 del 15 de Marzo de 2015.
“Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comité Evaluador de
Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones”.
Este acuerdo trata principalmente de la conformación del Comité Evaluador de Documentos con sus funciones
y reglamento. Se establece el periodo de dos años, al final de los cuales se deberán designar nuevos
representantes. Este Comité Evaluador se reunirá una vez al mes.
El Comité Evaluador de Documentos estará encargado de:
estudiar los asuntos relativos al valor primario y secundario de los documentos,
Las Declaratorias de Bien de Interés Cultural –BIC para bienes archivísticos y preparar los lineamientos sobre
selección y eliminación de éstos,
Sugerir el régimen de acceso y de transferencia
Resolver las consultas sobre eliminación de documentos producidos por las diferentes entidades públicas.

28. Acuerdo 004 del 15 de Marzo de 2015
Acuerdo 005 del 15 de Marzo de 2015
“Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos
2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento
para la elaboración, presentación evaluación,
aprobación e implementación de las Tablas de
Retención Documental y las Tablas de Valoración
Documental”.
“Por el cual se establecen los criterios básicos
para la clasificación, ordenación y descripción de
los archivos en las entidades públicas y privadas
que cumplen funciones públicas y se dictan otras
disposiciones”.
Este acuerdo hace referencia a la obligatoriedad de la
elaboración e implementación de tablas de retención
documental y tabla de valoración documental. También trata de
la actualización y adecuación de la normatividad que en
materia de elaboración, evaluación e implementación de tablas
de retención documental y tablas de valoración documental ha
expedido el Archivo General de la Nación. Las tablas de
retención documental se deben elaborar y aplicar tanto para la
organización y disposición de documentos físicos como
electrónicos, de conformidad con lo establecido en el Decreto
2609 de 2012. Las tablas de valoración documental se deben
elaborar y aplicar para la organización de Fondos
Documentales Acumulados.
En la elaboración de estas tablas se debe contar con un equipo
interdisciplinario conformado por profesionales así: Archivística,
historia, derecho, administración pública, ingeniería industrial…
También habla del instructivo y criterios que se debe tener en
cuenta para la elaboración de las tablas de retención
documental y tablas de valoración documental, su
implementación, actualización y disposición final.
Este acuerdo modifica el marco conceptual de la
clasificación, ordenación y descripción de los archivos
de las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas. Se tiene en cuenta todos los
documentos incluyendo la documentación electrónica,
establece sistemas automatizados de descripción
documental.

29. CONCLUSIONES
Cumplir con la visita a los archivos de Bogotá y Universidad Central nos mostró la importancia de los
procesos de ordenación documental dentro de un archivo, el archivo de Gestión, debe ofrecer una
herramienta informativa de fácil acceso, que oriente las labores en los archivos, tanto a nivel normativo
como práctico. Lo cual permitirá establecer los sistemas de ordenación documental de acuerdo con las
características de las series documentales de las tablas de retención asignadas en las entidades y sus
dependencias; se empezó con los procesos de inventario, organización y luego la ordenación de acuerdo
a los conceptos y generalidades de las normas archivísticas. Todo esto, es fundamental, para que sea
manipulado, administrado y custodiado como memoria institucional, como también para la comprensión
de su contenido, permitiendo así la localización, utilización oportuna y efectiva de la información.
Terminamos recordando lo que dice la ley 594 de 2000. Procesos archivísticos: Establece que la gestión
de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la
producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la
disposición final de los documentos.
Comprendimos que: La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y
diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada
entidad o dependencia
Gracias a los archivos, son instrumento primordial en las organizaciones, un recurso esencial que
organizado bajo la normatividad se constituye en memoria y testimonio de una institución, lo cual
demuestra el avance y evolución de ésta.
Debemos, entonces, hacer una llamado a aquellas entidades que aún no cumplen con estos requisitos,
brindándoles asesoría y capacitación para lograrlo.

30. BIBLIOGRAFÍA
Colombia. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (2006). Guía para la implementación de un Programa de
Gestión Documental. Bogotá: Archivo General de la Nación de Colombia
Arias González, Luz Marina (2013). Formación de los archivos según el ciclo vital de los Documentos. Gestión
Documental, Unidad 2. Armenia: Universidad del Quindío.
REFERENCIAS ARCHIVOS VISITADOS
Archivo de Bogotá. www.archivobogotá.gov.co
Universidad Central. www.ucentral.edu.co
WEBGRAFÍA
Decreto 2609 de 2012 [en línea] Disponible: http://archivogeneral.gov.co/recursos_user//DECRETO
%202609%20DEL%2014%20DE%20DICIEMBRE%20DE%202012-1.pdf [Consultado: 30 de octubre de 2013].
Acuerdo 03 de 2013. [en línea] Disponible: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8259
[ Consultado: 31 de octubre de 2013]
Acuerdo 04 de 2013 [en línea] Disponible: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8260
[ Consultado: 31 de octubre de 2013]
Acuerdo 05 de 2013. [en línea] Disponible: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8261
[Consultado: 31 de octubre de 2013]
Programa de Gestión documental [en línea]. Disponible en:http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?
option=com_content&view=category&id=25&Itemid=59. [Consultado: 1 de noviembre de 2013]