V. Arévalo Jordán_TEORIA_FUNDAMENTOS_Y_PRACTICA_DE_LA_ARCHIVOLOGIA.pdf

TEORÍA, FUNDAMENTOS
Y PRÁCTICA DE LA
ARCHIVOLOGIA
Víctor Hugo Arévalo Jordán

Víctor Hugo Arévalo Jordán
Teoría, fundamentos
y práctica
de la Archivología
1a.
edición virtual
e-libro.net
Abril de 2002

© 2001, por Víctor Hugo Arévalo Jordán
© Primera edición virtual y en papel, e-libro.net,
abrilde 2002
ISBN 987-95963-2-3
Ilustración de la portada: Actas de cabildo del Archivo General
de la Provincia de Santa Fe. Foto de Leandro Vurcharchuc.
Esta obra también está disponible en soporte papel, bajo la moda-
lidad de «libro a pedido».

4
PRÓLOGO
(Edición 1991)
Con gran placer introducimos al estudio en esta obra
resultado de la consecuente tarea investigativa y reflexi-
va de Víctor Hugo Arévalo Jordán.
Ella consta de tres partes independientes entre sí y
que agotan los temas que se proponen exponer.
Con el libro primero: “Contexto teórico” se introduce
al lector en los conceptos básicos, recorriendo paso a paso
los requerimientos de quien desea conocer los principios
fundamentales de la archivística para ponerlos en prácti-
ca. Para ello ofrece un pormenorizado análisis del mate-
rial de archivos, partiendo desde su generación en la si-
tuación más simple: la comunicación del hombre, para
desentrañar paso a paso la producción del documento
abordándola de manera profunda, en sus instancias de
mayor complejidad.
Establece también, con criterio novedoso, la funda-
mentación epistemológica que permite comprender a la
archivología entre las ciencias sociales y como ciencia de
la documentación, así como la clasificación de un sistema.

5
El libro segundo: “Práctica de la archivología” vuel-
ve sobre el archivo recorriéndolo a través de la historia,
para luego proporcionar un interesante número de defi-
niciones de especialistas reconocidos y considerar los
pasos necesarios que habrá que cumplir el archivo, en su
labor concreta.
El libro tercero: “Ciencias auxiliares y la enseñanza
archivística”, deja planteadas conceptualmente las di-
versas ciencias que le dan su apoyatura logística a la ar-
chivología. En cuanto a la formación profesional del ar-
chivero, proporciona los antecedentes del tema, los fi-
nes en términos generales y la experiencia vivida en la
provincia de Santa Fe con la carrera de Archiveros. Cie-
rra este ítem con las referencias que existen desde el
punto de vista ético para esta labor.
Reconociendo la condición de aporte que importa esta
obra a la bibliografía archivística, convirtiéndose en mate-
rial de consulta imprescindible para los archiveros argen-
tinos, deseamos a su autor la continuidad de sus inquie-
tudes y productividad que se refleje en nuevas obras de
la materia.
Santa Fe de la Veracruz, 1991
Ana María Cechini de Dallo
Licenciada en Historia
Subdirectora del Archivo General
de la Provincia de Santa Fe

6
PRÓLOGO
(Edición 1988)
El presente texto de Teoría Archivológica realizado
por Víctor Hugo Arévalo Jordán, docente de la cátedra
de Teoría Archivística de la carrera de Archivística del
Instituto Superior N° 12 de Santa Fe, viene a cubrir la
carencia de material bibliográfico en la materia, ya que
son pocas las obras y es muy difícil su distribución y ac-
ceso en la provincia.
Su intención es brindar un conocimiento actualizado
de la archivología en el complejo sistema de las ciencias
de la documentación atendiendo a su fundamento epis-
temológico, sus técnicas, su finalidad y su interrelación
con ciencias afines.
La bibliografía consultada, de reconocida autoridad
nacional e internacional, pone al alcance de la comuni-
dad estudiantil la problemática teórica de los archivos,
su organización y funcionamiento.
La obra consta de tres partes principales partiendo
de una idea global respecto a los distintos tipos de cen-
tros capaces de brindar información, para luego tratar

7
específicamente de la archivología y finalmente la rela-
ción entre ésta y la historia.
Siguiendo la nueva concepción de la archivología, el
autor la ubica en el contexto de las ciencias de la docu-
mentación, ya que tiene la misión de almacenar docu-
mentos en forma adecuada y suministrar información
precisa. Destacable función si consideramos la explosión
documental del siglo XX como consecuencia de las com-
plejas actividades que desarrolla la sociedad contempo-
ránea.
En la segunda parte aborda especialmente el tema
de los archivos y el documento, refiriéndose a sus prin-
cipios, técnicas y carácter en el marco de las ciencias y
particularmente en el de una ciencia social auxiliar de
otras ciencias.
Dado que la archivología es el paso necesario e im-
prescindible para el administrador, que piensa en el pre-
sente y el futuro, y para el investigador que busca com-
prender el presente indagando en el pasado, es que plan-
tea la estrecha relación existente entre estos usuarios y
los archivos.
Este libro habrá alcanzado su propósito si contribu-
ye a despertar el interés de las personas que están es-
trechamente ligadas, ya sea laboral o intelectualmente,
a la temática tratada, permitiendo ver incluso el avance
que se realiza en la materia, en otros países.
Pascualina Di Biassio
Profesora de Historia
Técnica Archivera becada por la OEA
Docente de la carrera de Archivística
Instituto Superior N° 12

8
AMODODEPRESENTACIÓN
(Edición 1987)
Víctor Hugo Arévalo Jordán presenta su libro “Teoría
Archivológica” preparado con un gran esfuerzo y dedica-
ción, como corolario de sus clases docentes, en calidad de
catedrático y jefe de sección de la carrera Archivística.
Muy loable su publicación y, aunque no haya acuerdo
en algunos puntos, ya sean teóricos o filosóficos, ha de-
mostrado su posición, lo que no deja de ser un aporte a la
carrera.
Empeñoso en lo que se propone, ha logrado un lugar
en la materia.
La falta de bibliografía especializada hace que este
libro venga a cubrir una importante necesidad, y los alum-
nos hallarán en él lo fundamental para orientarse en el
tema.
Es de desearle a Víctor Hugo Arévalo éxito en su pro-
puesta y a su incansable labor los auspicios de una feliz
producción archivística.
J. Catalina Pistone
Técnica Archivera
Directora General
Archivo General de la Provincia de Santa Fe

Teoría, fundamentos y práctica
de la Archivología

Libro Primero
CONTEXTOTEÓRICO

13
NOCIONESGENERALES
INTRODUCCIÓNYCARÁCTERGENERALDELOSARCHIVOS
Los archivos son un producto de las actividades pro-
pias del ser humano. Su existencia se fundamenta en una
ilación suficiente de experiencias transmitidas primero
en forma tradicional, luego científicamente estableci-
das. Su razón suficiente es constituida por los documen-
tos —información que modifica a un soporte— que lle-
gan a tener sentido de perdurabilidad y que ultérrima-
mente constituyen su testimonio.
En todos los tiempos existió preocupación archivísti-
ca. Se han llamado archivos:
1) Al conjunto de documentos.
2) A la reunión de documentos esencialmente signi-
ficativos y relacionados entre sí. Hoy se los denomina
colecciones.
3) A una dependencia institucional, sea sección, de-
partamento, oficina, encargada de reunir los documen-
tos producidos en la institución.

14
4) Al conjunto de procedimientos o rutinas, en el tra-
tamiento de la información.
5) A la exposición escrita sobre soportes líticos.
6) A las instituciones dedicadas exclusivamente al tra-
tamiento de documentos producidos en una determina-
da actividad sociopolítica.
También se utiliza la palabra archivos seguida de otra
específica para señalar la condición de determinadas uni-
dades de trabajo documental: general, sectorial, inter-
medio, vivo, muerto, etc.
La existencia de los archivos data de épocas remo-
tas, propiamente desde el asentamiento de las escritu-
ras. Al analizar la historia de los archivos, observamos
como una función principal, la custodia de documentos
escritos sobre tablillas enceradas; soportes que se guar-
daban insertándolas en una barra mediante un orificio
elaborado ex profeso en la parte superior de la tablilla.
Los egipcios, sumerios y macedonios, en el floreci-
miento de sus civilizaciones, vieron la necesidad de crear
y organizar depósitos dedicados a la conservación de sus
documentos: básicamente tenían los objetivos principa-
les de testimoniar decisiones del gobierno y la realeza y
de efectuar constancia sobre la propiedad.
En el tercer milenio antes de Cristo la “cultura inte-
lectual se desarrolla; fíjase la escritura, nacida en forma
de pictografía primitiva; los bienes se hacen cada vez más
enajenables; el estado civil, el catastro del oro y los cam-
pos son organizados por el Estado”.1
Es fácil comprender entonces que el sistema de re-
unir documentos y más propiamente información conte-
nida, proviene de civilizaciones históricamente antiguas.
1
PIRENNE, Jacques. Historia Universal. Las grandes corrientes de la historia.
Vol. 1. Desde los orígenes del Islam. Editorial Mitre. Editorial Cumbre. S.A.,
México. Pág. 12.

15
Como confirmación a este concepto, encontramos en
la quinta dinastía egipcia (2750-2600) que “el impuesto,
calculado sobre la renta territorial, se establece por el
catastro y las declaraciones a que vienen obligados los
contribuyentes; el Estado organiza también el registro
civil y el archivo de actas”.2
Es evidente que en la antigüedad, con un nombre u
otro, existieron repositorios documentales, utilizando
una variedad de materiales escriptorios como soportes
de la información, v.g. rollos de pergamino y papiro, que
se guardaban en cajas o cofres (arcones).
La escritura origina la necesidad de un repositorio o
depósito, con propósitos específicos: conservar y recupe-
rar la información. Propósitos considerados como funda-
mentales al momento de definir el concepto de archivolo-
gía; que resulta algo conflictivo por la diversificación de
sus funciones particulares, que modifican substancialmen-
te el manejo documental y la calidad de la información.
En Egipto, los documentos de carácter religioso y lite-
rario se conservaron conjuntamente, sin distinción de los
documentos que hoy clasificamos como propios del archivo.
En su generalidad, los depósitos documentales se es-
tablecieron en templos. La clase sacerdotal utilizó las
escrituras al ser casi los únicos que sabían leer y escri-
bir. Esta clase era celosa de su tradición, razón suficien-
te para que los templos se convirtieran en repositorios
de documentos.
Es de considerar también como factor importante pa-
ra la época, lo difícil que resultaba escribir y la poca pro-
ducción de material para estos fines. Se escribía estricta-
mente lo necesario, sin los desperdicios de nuestra época.
2
PIRENNE, J. Op. cit., pág. 17.

16
El documento se elaboraba cuando existía una nece-
sidad patente, como ser los documentos de catastro y de
propiedad de valores inmuebles. “Nos gusta pensar que
somos una de las profesiones más antiguas, y debería-
mos considerar, por ello, cómo hemos evolucionado al
cambiar los medios de registro cuya custodia nos han en-
cargado desde hace miles de años, y cómo los propios do-
cumentos y nosotros hemos influido en nuestros usua-
rios. Es posible que lleguemos a la conclusión de que la
situación que vivimos hoy tiene precedentes en el pasa-
do, que pueden ayudarnos a encontrar nuestro camino
rumbo al futuro”.3
Paralelamente fue conformada otra clase documen-
tal, paleográficamente denominada libraria, que se dife-
rencia de los documentos administrativos por su géne-
sis, finalidad y esencia.
Los documentos librarios contenían esencialmente
pensamientos, a diferencia de los documentos adminis-
trativos conformados como consecuencia de una acción o
decisión, respaldados de un carácter legal-institucional.
Los descubrimientos arqueológicos aportan datos de
interés sobre los sistemas de archivos y la importancia
otorgada a esta clase documental. Excavaciones realiza-
das en la Mesopotamia y zonas del Asia Anterior, consi-
derados como los repositorios más antiguos, descubren
continuamente tablillas de arcilla; aun cuando no siem-
pre manifiestan un orden perceptible, se comprueba la
existencia de cantidades documentales ubicadas en pa-
lacios reales o en templos, donde se conservaron escri-
3
WIMALARATNE, K.D.G. La Información científica y tecnológica que figura en
los expedientes de casos y en los archivos de las administraciones públi-
cas: un estudio del Programa de Gestión de Documentos y Archivos.
(RAMP). Programa General de Información y UNISIST, París, Unesco,
1984. Pág. 9.

17
tos sobre asuntos oficiales y administración de bienes
pertenecientes al templo y a las casas reales.
En sus orígenes los archivos eran custodios indistin-
tamente de documentos públicos y de documentos libra-
rios; en la actualidad se limitan a custodiar documentos
que son producto de una actividad, de una acción o una
función determinada, lo cual circunscribe al archivo en
un área de papeles escritos, grabados dibujados, etc. En
cambio las bibliotecas se circunscriben a custodiar do-
cumentos que son producto del pensamiento. Diferencia
sutil pero fundamental que nos permite distinguir las
distintas técnicas que se emplean en cada ciencia.
Los palacios reales o de magistrados allegados al rey,
conservaron diplomas, leyes y textos, escritos en piedra,
madera, metal, cera, papiro, pergamino y papel; de acuer-
do a la época en que fueron confeccionadas.
Consideramos entonces que los primeros archivos son
producto de las necesidades primordiales de las prime-
ras civilizaciones que alcanzaron un grado de desarrollo
preponderante.
Las numerosas inscripciones cuneiformes encontra-
das desde mediados del siglo pasado en las minas de Babi-
lonia y de Nínive nos transmiten noticias oficiales acer-
ca de las hazañas y administración de los reyes asirios.
El carácter de depósito documental de los archivos
fue abandonado en las dos últimas décadas. Las defini-
ciones se han hecho técnicas y el método y la crítica de
las fuentes han polarizado el interés de numerosos es-
pecialistas.
Los documentos de acuerdo con su naturaleza se en-
cuentran reunidos en tres núcleos distintos:
• Museos. Con documentos no tradicionales, repre-
sentados por los objetos mismos. Si bien se discute mu-
cho sobre la función real de estos núcleos por su dupli-

18
cidad como aspecto, educativo o documental, se observa
posteriormente que estas dos funciones se complemen-
tan.
• Archivos. Documentos consecuentes de actos bajo
forma ordenada reunidos según principios y reglas esta-
blecidas.
• Bibliotecas. Documentos literarios. Documentos
que se consideran y constituyen la base del trabajo cien-
tífico en el dominio de las ciencias.
FUNDAMENTOSTEORÉTICOSDELAARCHIVOLOGÍA
La archivología no puede ser separada ni abstraída
de sus fundamentos teoréticos, puesto que es la síntesis
resultante.
Sería imposible llegar a la más mínima conclusión ar-
chivística sin las observaciones de sus componentes ta-
les como:
TÉCNICAS DOCUMENTALES: en cuanto a las ca-
racterísticas del documento y su tratamiento conforman
motivaciones importantes en la conducta de los archivos.
ENTIDADES: que son en su generalidad los que de-
terminan la categoría de los archivos.
GRAFÍSTICOS: fundamentalmente porque toda
información contenida en los archivos se sustenta en la
representación en forma escrita.
POLÍTICOS: una concepción de Estado varía cate-
góricamente el desarrollo intelectual y material de los
archivos.
INSTITUCIONALES: considerando que ningún ar-
chivo ha surgido sin el amparo de una institución.

19
INTELECTUALES: existe una íntima relación en
el nivel cultural como motivo de profundas transforma-
ciones y correspondencia con la administración de los
archivos.
Estos fundamentos son tomados en cuenta, conjun-
tamente con otros de no menor importancia, para la com-
prensión o interpretación de la archivología.
Entre los requisitos previos para conceptuar correc-
tamente a la archivología moderna, y a sus pares, biblio-
tecología y museología es necesario valorar sus conteni-
dos, ubicándoles correctamente dentro de la clasificación
de las ciencias y sus interrelaciones correspondientes.
En todo mensaje registrado en un soporte adecuado,
un portador transmite signos configurados, ideas posibles
de ser interpretadas como información, pensamiento, re-
flejo de una actividad, conocimiento y comunicación.
Desde sus orígenes, ab origine, el ser humano siente
la necesidad imperiosa de comunicación, tratando de su-
perar su aislamiento. Posiblemente en el intento de evi-
tar el encierro en sí mismo, buscó entre sus semejantes
la satisfacción de comunicarse.
Comunicación como transmisión de información en-
tre una fuente o emisor y un destinatario o perceptor
mediante un código común, en este caso, a través de un
canal directo.
Para que se diera el fenómeno de la comunicación,
fue necesario el desarrollo mental, neurofisiológico, que
le permitió al hombre comprender y hacerse compren-
der; “los que están en pugna son los hemisferios derecho
e izquierdo del cerebro: el izquierdo sitúa el espacio vi-
sual en un marco de claros perfiles, con unos centros y
unos límites fijos dentro de los cuales los procesos son
lógicos, analíticos y lineales, como en las operaciones de
clasificación, indización y búsqueda lógica de soluciones;

20
el derecho percibe el espacio acústico, sin centros ni már-
genes, y en él las percepciones son holísticas, simbóli-
cas, intuitivas y creadoras, y abarcan pautas abstractas
y figuras complejas, como las que se producen a menudo
al hojear libros o simplemente cuando se sueña despier-
to”.4
Este desarrollo le permitió emitir y recibir un men-
saje. Facilitando además, articular cada una de las ex-
presiones, utilizando la lengua como objeto del conoci-
miento, coordinando en forma natural con los medios que
dispone en primera instancia: los sentidos. “De los cinco
sentidos de que dispone (el hombre), dos sirven princi-
palmente a tal finalidad: la vista y el oído que le permi-
ten, con imagen mímica o gesto y con voz articulada en
palabra, por la lengua, ponerse en contacto con otros hom-
bres”.5
Estos dos sentidos, unidos o articulados al don
del habla, permiten al ser humano transmitir verbalmen-
te sus inquietudes.
Se menciona a la época fónica, como medio de expre-
sión neta, sin el auxilio de otro elemento que no sea la
gesticulación de la palabra y de las facciones, apoyado
muchas veces con expresiones corporales, de las manos,
de los pies, modificando el acento enfáticamente inclu-
yendo onomatopeyas con signos propios de la fonética
descriptiva.
En su largo proceso evolutivo, el ser humano siente
la necesidad de que su expresión perdure, porque com-
prende que está limitado por las dimensiones del tiem-
po y espacio, perceptibles en su transcurrir.
4
WIMALARATNE, K.D.G. Op. cit., pág. 10.
5
TANODI, Aurelio. Documento y Espacio. Trabajo presentado en las Segun-
das Jornadas de Filosofía, organizado por la Escuela de Filosofía, Facultad
de Filosofía y Humanidades, Universidad Nacional de Córdoba, realizada
en Cosquín. Córdoba. 1978. Pág. 1.

21
Son estas dos dimensiones que le preocupan y le ha-
cen sentir la necesidad de tener otros medios de expre-
sión; el tiempo trae como consecuencia el olvido, es ne-
cesario crear algo que permita recordar lo que determi-
nó, lo que se resolvió en el pasado; así mismo el espacio
está condicionado al volumen de su voz, o a las circuns-
tancias de los portadores de mensajes o mensajeros.
Cuando el ser humano amplía sus horizontes, crea el
medio por el cual puede comunicarse superando las dos
dimensiones limitantes. El hombre no inventó la escri-
tura con el ánimo de perdurar, la trascendencia es algo
muy abstracto aún, es posterior al invento de la escritu-
ra. “La escritura, aunque es el producto del pensamien-
to, es la expresión de la totalidad del ser humano con
sus luces de entendimiento, razonamiento lógico”.6
Son fundamentales los factores participantes:
1.El portador o soporte físico, material, por ejemplo,
pergamino, papel, cinta magnética.
2.La configuración y la forma de los símbolos comu-
nicantes (alfabeto cuneiforme, pictográfico o fonético).
3.La información, definida en general como conteni-
do.7
LÓGICADELOSARCHIVOS
A primera vista el panorama archivístico se nos pre-
senta desarticulado y consuetudinario, la identificación
de sus móviles y circunstancias nos dan la clave de in-
terpretación y extracción de ciertas leyes generales.
6
POSNER, E. Archives in the ancient world. Citado en GROLIER, Eric de. Orga-
nización de los sistemas de información de los poderes públicos. UNESCO,
París, Documentación de Bibliotecas y Archivos. Estudios e investigación.
8. 1980. Pág. 15.
7

22
Si conceptuamos al hombre como un ser lógico, for-
mado por una naturaleza armónica y matemática, donde
los efectos están en concordancia con las causas, sin in-
terrupción suficiente, no nos extraña percibir en los ar-
chivos un proceso lógico.
Este proceso, apresadas sus leyes, permiten al inves-
tigador obtener los resultados con cierto grado de certe-
za y aproximación de la realidad.
Esta lógica de los archivos presupone en el archive-
ro una eficacia en la prosecución de los fines. El panora-
ma lógico no es simple, sino complejo.
Los archivos se forman por la reunión de aquellos do-
cumentos generados en el transcurso de una actividad;
esta actividad se interpreta en sus dos formas esencia-
les: la acción y la decisión. “Desde que existen, es decir,
desde hace 5000 años o incluso más, los estados han te-
nido necesidad de una memoria colectiva que conserve
la huella de sus acciones y de sus decisiones, en parti-
cular; ha sido necesario preservar las pruebas auténti-
cas de sus actos más importantes (leyes fundamentales,
tratados, etc.) para poder referirse ulteriormente a ellos.
Éste es el origen de los archivos, los más antiguos de los
cuales —los de Lagash y Ur— se remontan al tercer mile-
nio antes de nuestra era”.8
Las bibliotecas se forman por la reunión de documen-
tos que transmiten conocimientos en forma ordenada.
Las necesidades, una vez expuestas, son las que de-
terminan los principios y las prácticas, creando discipli-
nas auxiliares que pasan por largas etapas de elabora-
ción en los diferentes medios que se desarrollan perma-
nentemente, recibiendo nuevos métodos sobre los con-
suetudinarios, que se almacenan como conocimientos y
8
POSNER, E. Op. cit., pág. 15.

23
que requieren ser estudiados minuciosamente; en otras
palabras, se trata de la sistematización de conocimien-
tos de una disciplina, estudios logrados y por lograrse
en base a experiencias locales y temporales, como todo
estudio relacionado con el hombre y su entorno.
Estas experiencias desarrollan, generan nuevos ex-
perimentos, perfeccionan y acumulan esa información a
través del tiempo y como consecuencia propia.
Los estudios históricos sobre la humanidad y sus di-
ferentes actuaciones, se sostienen en la medida de la
acumulación de información sobre su propia experien-
cia y la satisfacción de sus necesidades. “Para salir airo-
sos en nuestra función de conservadores del pasado, de-
bemos ante todo ser comunicadores, no sólo en el senti-
do limitado de propugnar un punto de vista o de mejo-
rar nuestra imagen pública (aunque esto puede resultar
necesario a veces) sino porque ello se deriva más bien de
la impresionante tarea de transmitir la memoria colecti-
va de una generación a la siguiente, aumentando la capa-
cidad de recordar y cargando esa memoria con los re-
cursos dignos de ser conservados permanentemente, lo
cual constituye quizá la labor más difícil de todas”.9
La actual sociedad tiene como una de sus característi-
cas, la creciente producción documental, esta producción
(explosiva) tienen grandes ventajas sociales como factor
de desarrollo y transmisión del conocimiento en sus más
variadas formas, pero al mismo tiempo se hace cada vez
más necesario desarrollar un estudio de carácter cientí-
fico sobre la producción documental, su utilización y sus
consecuencias, para proporcionar soluciones eficaces que
permitan inclusive, una distribución racional de la infor-
mación como parte del conglomerado documental.
9

24
En las últimas décadas se ha observado tanto en ins-
tituciones de carácter público como privado, un enorme
desarrollo y consiguiente proliferación documental, re-
sultando una constante preocupación en aquellas insti-
tuciones encargadas de la recepción de documentos, al-
canzando incluso un nivel internacional, llegando a cum-
plirse un intercambio de experiencias.
Esta preocupación ha generado estudios dedicados
exclusivamente a la documentación, tomando en cuenta
su origen, desde el punto de vista de la fenomenología
documental, su desarrollo en las fases del ciclo vital, su
tratamiento; generando nuevos sistemas descriptivos que
cubran las necesidades de información y eliminación o
conservación permanente.
No obstante, el volumen documental existente en la
actualidad, permite afirmar que nos encontramos en los
albores de una teoría de la organización del conocimiento,
basado sobre todo, en los aportes que nos otorgan las cien-
cias de la documentación y su contenido esencial: la in-
formación. “A esas innovaciones de carácter práctico,
han correspondido progresos de carácter teórico. Los mé-
todos, en su origen empíricos de los archivistas y biblio-
tecarios han sido substituidos por técnicas fundadas en
bases más racionales: la archivología y la bibliotecolo-
gía. La estadística ha llegado a ser una verdadera cien-
cia, basada en el cálculo de las probabilidades, y ha dado
origen en 1940 a la investigación operativa.
Actualmente está surgiendo una ‘ciencia de la infor-
mación’, que abarca una serie de disciplinas y servirá de
teoría fundamental de los sistemas de información del
futuro”.10
10
GROLIER, Eric de. Organización de los sistemas de información de los pode-
res públicos. UNESCO, París, Documentación de Bibliotecas y Archivos.
Estudios e Investigación. 8. 1980. Pág. 18.

25
La archivología, la bibliotecología, la documentología,
se han convertido en parte integrante del mundo social
y antropológico, es un elemento esencial en todas las acti-
vidades humanas. Una característica peculiar del mundo
moderno consiste en la necesidad de utilizar un documen-
to para desarrollar actos o actividades dentro del domi-
nio social. Se utilizan documentos para la identificación
de los objetos o de las personas, para comunicaciones,
estudios, educación para lograr un intercambio de cono-
cimientos y para suministrar servicios.
Los archivos, objeto de la archivología, presentan
particularidades especiales que requieren de un estudio
suficientemente complejo, tanto más si consideramos que
los documentos custodiados, verdaderos segmentos de
la realidad, son productos de las distintas actividades hu-
manas.
“A pesar de una prolongada tradición milenaria como
conjunto de técnicas instrumentales, la existencia de una
ciencia archivística independiente no aparece como evi-
dente. Para que ello sea posible es necesario contar con
una problemática propia, un conjunto de cuestiones o
planteamientos teóricos que jalonen y sirvan como pun-
to de referencia. En unos años se puede hablar de eclo-
sión. Se ha producido un desarrollo extensivo e intensi-
vo, especialmente en el campo de la administración y la
información, la archivística se integra paulatinamente
en currículum y planes de estudio y formación”.11
Cada archivo presenta problemas distintos de fondo
y forma, puesto que no existen dos archivos similares,
las actividades son distintas para cada área de gobierno
11
BORJA de AGUINAGALDE, F. Presentación. Responsable de Patrimonio Docu-
mental. IRARGI. Revista de Archivística, Año I, N° 1, Administración de la
comunidad de EUSKADI, Servicio Central de Publicaciones del Gobierno
Vasco, Vitoria, Gasteiz. 1988.

26
cuando se tratan de archivos públicos; lo mismo que las
necesidades sociales son diferentes por cada área geo-
gráfica, consiguientemente la formación documental di-
fiere de un archivo a otro, y las soluciones para un de-
terminado archivo, no son suficientemente eficaces para
otro, si bien existen leyes o principios generales y comu-
nes a todos los archivos.
“Las primeras obras que estudiaron temas relaciona-
dos con el material archivístico y las tareas de archivos
fueron escritas por juristas del siglo XI.12
Sin embargo,
las primeras afirmaciones generales sobre la naturaleza
de los documentos y sobre las obligaciones de los respon-
sables de su creación y custodia pueden encontrarse en
la legislación de la antigua Roma.13
En algunas seccio-
nes del Código Justiniano, hay enunciados referidos a
objetivos y modo de crear y preservar documentos, que
han permanecido en el núcleo de la teoría archivística
durante siglos, desde entonces”.14
Tomemos en cuenta que toda esta complejidad, está
en continuo desarrollo, en continuo crecimiento, consi-
derando que puede hablarse de un estancamiento eco-
nómico en una determinada zona geopolítica, pero la pro-
ducción documental continúa.
Si tomamos en cuenta solamente el aspecto poblacional
de cada país, comprendemos la magnitud documental
que se produce por habitante, teniendo en cuenta requi-
sitos mínimos, v.g. actas de nacimientos, documentos de
12
SANDRI, L. La storia degli archivi. En Rassegna degli Archivi di Stato. A
XVIII(1), 109-134. Ene-ab. 1958. Llamada en DURANTI, Luciana. Ciencia Ar-
chivística. Traducción de Manuel Vázquez, Córdoba (Argentina), 1995.
Pág. 2.
13
LODOLINI, Elio. Lineamenti di storia dell’archivistica italiana. Roma, La
Nuova Italia Scientífica, 1991, pág. 44. Llamada en DURANTI, Luciana, Cien-
cia Archivística. Op. cit, pág. 2.
14
DURANTI, Luciana, Ciencia Archivística. Op. cit., pág. 2.

27
identificación y permisos para conducir. Todos estos do-
cumentos requieren cierta actividad, la misma que se
trasluce en el quehacer de la población: matrimonios,
defunciones, divorcios, que producen documentos con la
cualidad de representar segmentos de la realidad social.
La memoria del individuo es un constitutivo de su iden-
tidad, de la conciencia de su Yo. Si olvidara su pasado
dejaría de ser el mismo. Idéntico fenómeno sucede con
las naciones, las ciudades y las comunidades humanas
de cualquier tipo.
Para preservar adecuadamente esta memoria, el ar-
chivero debe reunir ciertas condiciones especiales, de
confianza y conocimiento y sobre todo debe ser respon-
sable de los fondos que constituyen un núcleo de valor
incalculable tanto para el gobierno como para los parti-
culares.
No sólo el gobierno y sus funcionarios son los bene-
ficiarios de los testimonios nacionales sino también toda
institución o individuo que tenga necesidad de los docu-
mentos públicos, sean de carácter jurídico, económico,
cultural u otra índole.
Esta permanente custodia hace del archivero guar-
dián de la fe pública, designado para certificar los docu-
mentos que están bajo su custodia. Tal obligación lleva
consigo la necesidad de cumplir requisitos que hagan de
él una persona idónea, capacitada para cubrir el cúmulo
de operaciones documentales.
Entre esos enunciados se halla la definición de ar-
chivo, como “el lugar donde se depositan los documen-
tos públicos”15
, también “allí permanecen incólumes y
15
JUSTINIANO. Corpus Juris Civilis, Digesta 48, 19, De poenis, 9. Ha de
recordarse que, con excepción de las Novellae, esto es, las leyes promulga-
das por Justiniano, las otras tres partes son compilaciones de leyes roma-
nas anteriores y de opiniones de jurisprudencia. También hay que desta-
car que la categoría “documentos públicos”, en la Antigua Roma, incluía

28
pueden ser encontrados rápidamente por quienes bus-
can”16
, asimismo se puede preservar la memoria perpe-
tua de “los actos que relatasen”.17
La razón por la cual los
conceptos legales de Roma tuvieron una gran influencia
en el pensamiento archivístico de Europa y desde allí
alcanzaron a otros continentes fue que eran enseñados,
desde 1158, en todas la facultades de derecho a los ju-
ristas y notarios que los sobrepusieron a todos los siste-
mas legales de sus respectivos países a modo de “ley co-
mún”, esto es de armazón básico del que cada legislación
nacional recibió orientación y sentido.18
Las ideas de que
la antigüedad otorga a los documentos máxima autori-
dad;19
de que depositar un documento en un lugar pú-
blico garantiza su confiabilidad como testimonio de ac-
ciones y de que la custodia ininterrumpida aseguraba la
autenticidad del documento llegaron a constituir parte
del conocimiento archivístico y así quedaron hasta nues-
tros días porque estaban encarnadas en el derecho ro-
mano.20
los documentos producidos por personas privadas que eran registrados en
una oficina pública (tal como algunos tipos de contratos). Llamada 4 en
DURANTI, Luciana, Ciencia Archivística. Op. cit., pág. 2.
16
Ibíd., Novella 15, De defensoribus civitatum, 5. Llamada 5 en : DURANTI, Lu-
ciana, Ciencia Archivística. Op. cit., pág. 2.
17
Ibíd., Codices I, 4, De episcopali audientia, 30. Llamada 3 en: DURANTI, Lu-
ciana, Ciencia Archivística. Op. cit., pág. 2.
18
DURANTI, Luciana. Medieval Universities and Archives, en Archivaria 38
(summer 1994). Llamada 7 en: DURANTI, Luciana, Ciencia Archivística. Op.
cit., pág. 2.
19
TERTULIANUS, QSF, Apologeticum, XIX,1. Llamada 8 en: DURANTI, Luciana,
Ciencia Archivística. Op. cit., pág. 2.
20
ACCURSIUS. “Additiones summae azonis, glossa ‘archivum’”, en Azonis sum-
ma super codicem. Turín, Augustae Taurinorum ex officina erasmiana,
1958. Llamada 9 en: DURANTI, Luciana, Ciencia Archivística. Op. cit., pág. 2.

29
FENOMENOLOGÍADOCUMENTAL
DEL HECHO A LA DOCUMENTACIÓN
Nos encontramos en una época cuya característica
principal es la explosión de la información, se habla in-
cluso de una corriente del pensamiento denominada “in-
formacionismo” como un resultado fenomenológico de la
expresión del conocimiento científico basado exclusiva-
mente en las diferentes estructuras de la información y
de los diversos sistemas de documentación.
Todo movimiento social se refleja a través de docu-
mentos que contienen mensajes múltiples en sus conte-
nidos y sus formas. Nuestro cerebro mismo es un gran
receptor de información que nos llega a través de nues-
tros sentidos. Los documentos son la base de nuestra vida
actual, sea cotidiana, de trabajo o de esparcimiento.
Este panorama se ha desarrollado tan vertiginosamen-
te que apenas nos da tiempo para considerar su origen, su
terminología o las bases científicas que fundamentan el
tratamiento de la documentación y su contenido.
La documentación se ha ampliado a tal extremo que
más de las veces el hombre pierde su control. No obstan-

30
te los documentos son parte complementaria de un todo
que encierra las diversas actividades humanas.
Se trata de un proceso que nació cuando el hombre
comenzó a manifestarse a través de una serie de signos
sobre distintos soportes como la piedra, el mármol o en
algunos casos sobre cuerdas anudadas; estas manifesta-
ciones fueron evolucionando en forma muy lenta prime-
ro para luego acelerarse inconmensurablemente.
En la actualidad todo este caudal documentario se
puede dividir en tres grandes grupos denominados bi-
bliotecología, archivología y documentación (o documen-
tología). Estas tres grandes ramas, como hemos consi-
derado en el capítulo anterior, toman la denominación de
ciencias de la documentación. Nos corresponde el estudio
de la archivología como una ciencia particular por sus con-
tenidos, cuando hablamos del documento del archivo, nos
referimos generalmente a un documento producido por
una acción, actividad, un acto; lo que hace que esté estre-
chamente relacionada con el hecho.
Un concepto generalizado del hecho es aquello que
está cumplido y no puede negarse su realidad. De acuer-
do con este concepto podemos considerar entonces al he-
cho como a un fenómeno aislado, aun cuando no inde-
pendiente y el estar cumplido no implica que está con-
cluido, simplemente se ha aislado un determinado he-
cho para poder estudiarlo estructuralmente. El hecho es
entonces un fenómeno en concordancia a una o un deter-
minado número de causas y que producen uno o un de-
terminado número de efectos.

31
Cuadro 1. Aproximación al hecho.
El hecho, a la luz de la causalidad es concreto, real, y
de acuerdo con el concepto enunciado, no podemos ne-
gar su realidad. Para concretar esa realidad es necesa-
rio además un nivel material. En este nivel se lo deno-
mina como un “hecho real”.
El hecho, a la luz de su concepto, es un elemento ais-
lado por necesidad de estudio, especulativo si se prefie-
re, se pretende conocer sus componentes, se lo recrea se
transforma en una representación abstracta, siendo su
nivel cognoscitivo. En este nivel lo denominaremos como
“hecho abstracto”.
Cuadro 2: Descomposición del hecho en dos niveles.
Ludwig Wittgenstein, que centró sus estudios en el
atomismo lógico y la filosofía analítica, considera al he-
cho (hecho atómico) como algo indivisible, compuesto de

32
cosas y objetos del pensamiento, lo cual nos acerca a la
estructura:
Cuadro 3: El hecho de Wittgenstein.
El filósofo Francés August Comte, sostiene que los
hechos son fundamentales para el conocimiento real y
definitivo, lo cual nos lleva a la siguiente estructura:
Cuadro 4: El hecho de Comte.
El filósofo alemán Edmund Husserl, pilar de la es-
cuela fenomenológica, sostiene que las ciencias empíri-
cas, o de experiencia, son ciencias de hechos. Tomando
en cuenta que todo hecho es esencialmente algo distinto
de lo que es. La significación de cada hecho pertenece a
una esencia que debe aprehenderse en su pureza. Las
verdades de hecho o las verdades fácticas caen de este

33
modo bajo las verdades esenciales o la idea. De acuerdo
con lo expuesto, el ser fáctico se contrapone y subordina
al ser eidético y lo mismo ocurre en las ciencias corres-
pondientes.
Cuadro 5: El hecho de Husserl.
De las exposiciones estudiadas obtenemos entonces
la validez de la división del hecho como real, algo con-
creto, demostrable; y el hecho abstracto, algo conceptual.
Relacionar el hecho con la documentación y la infor-
mación nos sirve de fundamento para denominar cien-
cias de la documentación a lo que serían simples disci-
plinas o técnicas, que tendrían por finalidad la conserva-
ción y accesibilidad documentaria y su información.
Actualmente existen especialistas en materia de ar-
chivología, que la consideran como disciplina. Citamos el
ejemplo del Dr. Aurelio Tanodi, que en su Manual de Ar-
chivología Hispanoamericana nos dice: “Si tomamos la pa-
labra ciencia en el sentido aristotélico, como conocimien-
to de las causas, no podemos incluir a la archivología en-
tre las ciencias; porque las mismas causas no producen

34
los mismos efectos en la formación y organización de los
archivos”.21
Requerimos entonces la relación causa Jhecho y efec-
to Jdocumentación. El mismo autor nos sugiere: “...aun-
que la archivología surge de la experiencia, ésta no se
basa en leyes constantes, forzosas, sino que como toda ac-
tividad humana,22
está regida por la libertad del obrar
humano 23
y por las leyes que dependen de su albe-
drío”.24
Las negritas intencionales nos dan la pauta de la re-
lación hechoJdocumentación, es decir, se requiere de
un elemento determinante: el ser humano, único utili-
tario de las distintas ramas que compondrían las cien-
cias de la documentación. Y único repositorio también
de las manifestaciones espirituales como las materiales.
El ser humano tendría entonces: un factor mental que lo
sitúa en un nivel cognoscitivo y un factor corporal que
lo sitúa en un nivel aprehensivo. Siendo en este caso el
nivel aprehensivo la base fundamental dentro del pro-
ceso para llegar al nivel cognoscitivo.
Hablar de la relación hechoJdocumento, es hablar en
cierta forma y con un carácter casi siempre indefinido,
sobre los aspectos culturales y todas las manifestacio-
nes del pensar, que determina a través de las acciones,
actividades múltiples del hombre, por la sencilla razón
de que el hombre es esencialmente:
• Un ser social,
• Un ser histórico,
• Un ser filosófico.
21
TANODI, Aurelio. Manual de Archivología Hispanoamericana. Teorías y prin-
cipios. Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos, Universidad Na-
cional de Córdoba. Dirección General de Publicidad. Córdoba. Primera Par-
te. Tercera Reimpresión. 1979.
22
Destacado en negritas por el autor del presente libro.
23
Ídem.
24
TANODI, Aurelio. Op. cit., pág 42.

35
En torno a este ser da vueltas continuas el hecho y
sus circunstancias, definiéndose constantemente, deter-
minando a cada forma exterior a través de la experien-
cia obtenida. Es por eso que el hombre ha comprendido
que su identificación puede ser visualizada en su mayor
amplitud, logrando una plenitud sólo conociendo los he-
chos que constituyen su pasado. Nacen las ansias de defi-
nir esos hechos, buscando las causas, sus motivaciones,
las circunstancias causales para llegar a ser lo que es aho-
ra, para poder comprobar la fuerza de su espíritu que lo
ha de proyectar a ese fondo que siempre está delante de
él como una alucinación continua: su futuro, es decir, el
hombre toma conciencia al identificar el hecho circundan-
te y al identificarse a sí mismo. Todo ello ha sido nece-
sario, en primera medida conocer las circunstancias y
hechos que han determinado su identificación, que le han
permitido ver su ser en sí. Para evitar confusiones orde-
na todas sus sensaciones y estímulos producidos por los
hechos, que son múltiples, infinitos casi.
La necesidad y los continuos interrogantes han hecho
que se cristalicen las condiciones para que el hombre se
sienta profundamente histórico, logre su situación en el
mundo social que lo rodea, es un ser social, y los interro-
gantes y respuestas continuas, hacen de él un ser filosófi-
co por excelencia. El ser humano es un fenómeno de cons-
tante lucha entre su definición e identificación ante el
medio que lo rodea, es decir, el hombre siempre se ha
preguntado ¿quién es? y ¿qué hace? Ese “quién es” y “qué
hace”, en el fondo significan la búsqueda de su propia di-
mensión, lo coloca como a un ser activo que está capacita-
do para poder razonar, analizar y relacionar, tanto el as-
pecto interno de sí mismo como el aspecto externo, al tra-
tar de definir alguna situación de su propio interno, bus-
ca su relación con lo externo, busca en su pasado algún

36
hecho que le permita comparar y solucionar su conflicto;
es decir, el hombre, al verse ante un fenómeno que le afec-
ta directamente en su conformación natural, recurre a su
propia historia, historia como conjunto de hechos, para
ver si puede enfrentarse al fenómeno.
Para ello necesariamente ha tenido que almacenar
una serie de datos, hechos anteriores en el subconscien-
te. Es más, su identidad se manifiesta siempre como una
consecuencia de su historia, es una aproximación al cogito
ergo sum de Descartes, pero más que el fenómeno pen-
sar, es el fenómeno de revisar, analizar y seleccionar se-
gún los casos que se le presenten. Este acto no es cons-
ciente en él; pero, es consciente en su solución, en la toma
de actitud ante el hecho, es decir, hay una zona oscura
en él que determina su zona clara, que define su identi-
dad como tal o como determina en su interno la existen-
cia de un cúmulo de hechos, aun cuando puede ser de
una forma oculta, oscura, inconsciente, subconsciente,
para hallar una solución y exteriorizarla a través de una
determinada actitud, sólo una parte de esa actitud es
volcada a determinados documentos, se podría decir que
lo suficiente y necesario.
Emilia Currás, coincidiendo con lo expuesto, nos in-
dica en su libro Las Ciencias de la Documentación, cinco
fases en el desarrollo de este proceso.
1a.
Fase. Toma de conciencia. Una vez producido
el hecho, en el aspecto humano se efectúa una concienti-
zación del fenómeno por mediación de los sentidos y de
la percepción, encargados de captar las sensaciones y
estímulos.
2a.
Fase. Ordenación. Se requiere una ordenación
de las sensaciones, excitantes, estímulos producidos, lue-
go sigue la clasificación del fenómeno de acuerdo a un
sistema establecido.

37
3a.
Fase. Almacenamiento. Se almacenan todas las
sensaciones y estímulos relacionados al hecho original o
real en el subconsciente.
4a.
Fase. Análisis. Una vez almacenadas las sensa-
ciones y estímulos, se impone un análisis seguido de una
selección de acuerdo con las necesidades requeridas.
5a.
Fase. Toma de actitud. Reacción que se produ-
ce ante el fenómeno como una toma de decisión o acti-
tud determinada o consecuente.
Paralelas a este proceso, las técnicas documentales
conllevan una similitud. Pero para ello debemos fijarnos
en algunas definiciones.
R. Couture de Torismonts, en su Manual de Técni-
cas de Documentación, define a la documentología como:
“el estudio de los mejores métodos para la creación de
documentos iniciales, la investigación de los hechos, ideas,
objetos, documentos y servicios de documentación; para
reunir, conservar, clasificar y ordenar los documentos;
para la producción de documentos secundarios o deri-
vados, coordinar los trabajos y los organismos; sistema-
tizar las técnicas, métodos y doctrinas; organizar redes
nacionales e internacionales de documentación”.25
Es decir que la definición contiene esencialmente:
• Búsqueda
• Ordenación y Clasificación
• Almacenamiento
• Análisis
• Salida.
Para Bradford, la Documentación es el arte de colec-
cionar, clasificar y hacer inmediatamente accesibles los
documentos de todos los tipos de actividades intelectua-
25
TORISMONTS, R. Couture de. Manual de Técnicas de Documentación. Ed. Ma-
rymar, Paidea. Bs. As. 1975. Pág 7.

38
les. En este caso, la accesibilidad debemos tomarla como
la condición de los documentos para que estén disponi-
bles a la consulta. Para estar disponibles, necesariamen-
te cubren las fases de almacenamiento, análisis y salida.
Si comparamos paralelamente las cinco fases del pro-
ceso del hecho, y las técnicas contenidas esencialmente
en la documentación obtenemos:
Toma de conciencia JRecolección o búsqueda
Ordenación y clasificación JOrdenación y clasificación
Almacenamiento JAlmacenamiento
Análisis JAnálisis
Toma de decisión JSalida
Esta comparación paralela nos demuestra que al reali-
zarse el paso de lo aprehensivo a lo cognoscitivo, se efec-
túa un proceso similar. La documentación resulta ser
entonces consecuencia del hecho, lógicamente la infor-
mación será consecuencia de la documentación. Para una
mayor comprensión del fenómeno, ampliamos las cinco
fases de la documentación:
1a.
Fase. Toma de conciencia. Se realiza a través
de la recolección y búsqueda de documentos para obte-
ner una información determinada. Entendemos por re-
colección, los diferentes sistemas empleados por las tres
ciencias para obtener la documentación.
2a.
Fase. Ordenación. Obtenemos un orden docu-
mental, almacenado sistemáticamente y clasificado de
acuerdo con un sistema requerido y establecido de an-
temano. Entendemos por ordenación y clasificación como
dos ramas de un mismo trabajo, ambos conceptos están
muy ligados, la ordenación es la materialización de la
clasificación.

39
3a.
Fase. Almacenamiento. En el aspecto documen-
tal se efectúa el almacenamiento de documentos en nú-
cleos creados ex profeso y especializados de modo que
los documentos por sus características esenciales deter-
minan si pertenecen a una biblioteca, museo, archivo o
centro de documentación.
4a.
Fase. Análisis. Se lo efectúa a nivel de documen-
to Jinformación y se preparan las bases de la selección
documental, considerándose en esta fase la vital impor-
tancia puesto que determina la documentación que será
utilizada en el futuro.
5a.
Fase. Toma de actitud. Ingresamos en la etapa
de la salida de la información, lo cual permite una toma
de decisión.
Estas fases, efectuadas las comparaciones con las an-
teriores, nos permiten observar con más claridad la si-
militud de actividades documentales con las del elemen-
to humano, la documentación es entonces una consecuen-
cia humana ante el hecho; por la misma razón que el hom-
bre es un ser social e histórico, que ante la magnitud del
hecho, busca la comunicación, utilizando este medio ar-
tificial, para transmitirlo.
Si esa comunicación se efectúa fonéticamente, tiene
la limitación del tiempo y el espacio. Esta limitación en-
cierra en sí el olvido; si por sus valores la información
se convierte en tradición oral, sufrirá modificaciones o
deformaciones tanto morfológicas como de contenido.
Para superar estas limitaciones logra la comunicación a
través de signos escriturales, que le permitirán romper
las barreras del tiempo y espacio.
El hecho real es propiamente dicho un fenómeno, en
sentido etimológico, stricto sensu, es el fainomenón, —lo
que aparece— que presenta cierta similitud etimológica
con el documento, docere, —lo que se enseña—; el faino-

40
menón, al ser captado por el hombre, aprehendido por
un ser histórico, adquiere un entorno histórico, por lo
cual el hecho se convierte en un suceso o acontecimien-
to, este suceso es transmitido a través de signos escritu-
rales, rompiendo la barrera del espacio y el tiempo re-
lativos a la comunicación fónica, además, constituyéndo-
se en un dato.
Tomemos en cuenta que suceso también significa el
transcurso o discurso del tiempo.
El dato, considerado como antecedente obligado para
llegar al conocimiento exacto de las cosas, es también
considerado como documento, testimonio, y en un am-
plio sentido, lato sensu, es considerado como fundamen-
to; lo cual significa que el dato es el fundamento esencial
y mínimo que conformaría la teoría de la información y
de la documentación. El dato o los datos que han sido
registrados en un determinado soporte, se tornarán en
mensaje.
El mensaje considerado desde el punto de vista de
un conjunto de símbolos creados exprofeso, que posee
un contenido de información que puede ser transferible
utilizando medios materiales.
Al hablar de datos registrados, hablamos también en
su sentido etimológico, re-gerere, re-llevar, sea éste un
pensamiento o los hechos que pueden ser re-creados en
los diferentes planos en que se manifiestan, tanto en el
plano físico como en el mental.
En el plano físico será necesario utilizar el lenguaje;
el lenguaje estará condicionado como un sistema de sig-
nos o gráficos convencionales que permiten una comuni-
cación. En el plano mental, el dato se convierte en idea.
En el primer capítulo hablamos sobre los distintos
orígenes del documento; del archivo como producto de
una actividad, en la biblioteca como producto del pensa-

41
miento y en los centros de documentación como conse-
cuencia de un proceso: el lenguaje corresponde a las tres
ramas citadas, se lo emplea en su más amplio sentido;
como un conjunto sistemático de signos que permiten la
comunicación en forma deliberada. En este aspecto in-
cluimos también los códigos legibles por los ordenado-
res. Las acepciones que le damos al lenguaje son funda-
mentales en el proceso documental.
El mensaje es una expresión, teniendo característi-
cas culturales, espirituales, artísticas o como producto
de acciones o actividades. El aspecto idiomático, juega
un papel importante en el empleo de las técnicas de la
documentación, sobre todo cuando empleamos las tra-
ducciones y transliteraciones.
Cuando el mensaje conlleva datos cuyo soporte es la
mente, establecemos que el dato se convierte en idea.
Consideramos a la idea, sin entrar en el arduo concepto
de la filosofía, como cualquier representación que existe
a nivel mental. Este concepto diferirá de:
• Concepto: que es una representación simbólica,
de una idea. La representación simbólica generalmente
se efectúa por medio del lenguaje.
• Juicio: proceso de comparación de dos ideas para
lograr sus relaciones en el entendimiento.
• Pensamiento: idea fundamental de una obra cual-
quiera.
El siguiente cuadro nos ilustra sobre lo mencionado:

42
Cuadro 6: Del hecho a la documentación.
Concepto, juicio, pensamiento, son actividades del
intelecto humano, que requieren del soporte mental para
culminar como ideas. Pero las ideas no tienen un soporte
físico, requieren de algo tangible para poder ser mane-
jadas, ordenadas, estudiadas. Es cuando nace el documen-
to. El proceso estaría completo.

DOCUMENTACIÓNJ
J
J
J
JINFORMACIÓN
El proceso que se efectúa del hecho a la documenta-
ción, no estaría completo si no estudiamos la relación
del binomio documentaciónJinformación.
Observamos con anterioridad que el mensaje com-
puesto por datos, al ser fijado en un soporte físico toma
la denominación de lenguaje, y al soporte mental, la de-
nominación de idea. Esta relación nos sugiere que tanto
lenguaje como idea tienen una diferencia dimensional,
en el espacio por el tipo de soporte y en el tiempo, pues-
to que para establecer el lenguaje es necesaria primero
la idea. La idea requiere del lenguaje para ser transmi-
tida, tanto fonéticamente como a través de determina-
dos documentos. Obtenemos así una relación:
Cuadro 7: Composición del mensaje.

44
Esta relación nos da la imagen, de que es necesario
un soporte físico para uno mental, relación aceptable si
tomamos en cuenta que el hombre está compuesto por
una parte corporal, física, y una parte mental. Pero lo
que realmente nos interesa de esta relación es el len-
guaje y la idea. El lenguaje es el soporte de la idea, lo
cual nos aproximaría a un concepto de información. La
información perseguirá un fin determinado: la comuni-
cación.
La relación del binomio documentaciónQ informa-
ción ha sido estudiada tanto en conjunto como por sepa-
rado, en nuestro criterio separar los elementos del bino-
mio es ignorar una parte del todo, por el simple hecho de
que sin documentación no hay información, y del trata-
miento que se le dé a la documentación dependerá la efi-
cacia de la información. Inclusive la teoría de la infor-
mación que se sustenta en la cibernética, tiene la finali-
dad de calcular el valor cuantitativo de la información
derivada de cualquier mensaje. Hemos observado que el
mensaje, para ser transmitido, requiere de un soporte. Si
hablamos del soporte y de la información, hablamos del
documento. Para establecer esta relación con fundamen-
tos válidos, se toman en cuenta los principios de unifi-
cación, establecidos por la autora ya citada con anterio-
ridad, Emilia Currás. Estos principios están compuestos
por:
• El principio de polaridad
• El principio de interacción
• El principio de dualidad
los mismos que pasamos a detallar:
Principio de polaridad
La polaridad, en sentido amplio, lato sensu, es la con-
dición de lo que tiene propiedades opuestas, sean éstas

45
en partes o en direcciones contrarias. El principio de pola-
ridad enuncia entonces que los entes se organizan en el
universo con un sentido de polaridad implícito. Así te-
nemos:
A toda causa le corresponde un efecto.
día ——— noche
grande — pequeño
alto ——— bajo
Entre los elementos citados observamos que existe
una relación de polaridad de acuerdo con lo enunciado,
teniendo como característica principal que son comple-
mentarios entre sí, vale decir; no existe el día sin la no-
che, no existe lo grande sin lo pequeño, porque esta re-
lación al efectuar comparación por oposición, nos permi-
te identificarlos. En el binomio objeto de nuestro estu-
dio, tenemos:
Documentación ————— Información
cumpliéndose la relación de polaridad y complementa-
riedad. Sobrentendemos que al hablar de documentación,
citamos a las tres ciencias: bibliotecología, archivología
y documentología.
Principio de interacción
La interacción, en sentido amplio, es la acción que se
ejerce en forma recíproca entre dos o más objetos, agen-
tes, fuerzas, funciones, entes o cosas. El principio de inte-
racción enuncia entonces que los entes y las cosas, no
pueden existir sin una acción que los relacione recíproca-
mente creando armonía y logrando una unificación que
afecta su existencia directa. Así tenemos en los ejemplos
anteriores, que no existe:

46
causa —— sin —— efecto,
día ——— sin —— noche,
grande — sin —— pequeño,
alto —— sin —— bajo.
En el binomio documentaciónQinformación obtene-
mos el propósito de unificación al establecer la relación:
no existe documentación — sin — información
no existe información ——— sin — documentación
Principio de dualidad
La dualidad, es aquello que consta de dos partes fun-
damentalmente relacionadas entre sí, o como una condi-
ción de reunir dos caracteres distintos de una misma cosa.
El principio de dualidad enuncia que entre lo universal
y lo particular lo universal está compuesto por múltiples
particulares y se beneficia de las propiedades de cada
uno de los particulares y a la inversa. Así tenemos:
el todo —————— la parte,
sociedad ————— individuo,
universo ————— planeta.
La particularidad de este principio es que la relación
de dependencia de lo mayor a lo menor, conlleva otra me-
nos susceptible de observar, es decir, lo mayor contiene
el origen de lo menor. Así tenemos que del todo se ori-
ginan las partes, de la sociedad se originan los indivi-
duos, etc. El binomio documentaciónQinformación, nos
demuestra al aplicar el principio:

47
Documentación(universal) ———— Información (particular)
Documentación (todo) —————— Información (parte)
asimismo observamos que la documentación: archivolo-
gía, bibliotecología, documentología, originan a la infor-
mación.

FUNDAMENTOSDELAARCHIVOLOGÍAENELCONTEXTODE
LAS CIENCIAS DE LA DOCUMENTACIÓN Q
Q
Q
Q
QINFORMACIÓN
Se habla de las ciencias de la documentación cuando
se considera al trinomio archivología, bibliotecología y
documentología; fundamentando el origen de la docu-
mentación y el binomio documentaciónQinformación, so-
bre todo para comprender la categorización de ciencias
y no disciplinas o técnicas interdisciplinarias.
Al considerarlas como ciencias, se determina a qué
clase de ciencias pertenecen, y para efectuar esa clasi-
ficación debemos conocer más las estructuras que susten-
tan a las ciencias de la documentación y por esas carac-
terísticas definir su lugar correspondiente.
Puesto que todo gravita sobre el hombre, lo conside-
ramos como centro de las actividades en sus distintos
niveles:

49
Cuadro 8: Configuración del hombre.
El hombre como tal, siendo parte del universo, está
sujeto a sus leyes que lo conducen en una misma direc-
ción. No nos corresponde aquí, efectuar los estudios per-
tinentes a su misión en el mundo.
Consideramos que los medios disponibles para com-
prender el universo, es utilizando sus facultades, esen-
cialmente, la memoria, el entendimiento y la voluntad.
Siendo el entendimiento el pilar de desarrollo de las otras
dos.
El entendimiento, nous en griego, intellectus en la-
tín, para Anaxágoras puede significar el orden cósmico
o bien la facultad humana para pensar. Para Aristóteles
fue la facultad del alma mediante la cual se llegaba al
conocimiento y se podía pensar. En la filosofía moder-
na, el entendimiento designa la facultad intelectual com-
pleta. Los empiristas incluían a esta facultad el conoci-
miento sensible. En la actualidad, se define al entendi-
miento como conocimiento razonado y metódico. Para
una mejor comprensión de esta definición y la relación
que buscamos, dividiremos esta definición en sus con-
ceptos componentes:
Cuadro 9: Composición del entendimiento.

50
De donde obtenemos:
Conocimiento: independientemente de su desarro-
llo como teoría, nos limitamos a una de las definiciones
citadas en la enciclopedia Espasa, que define al conoci-
miento como la representación de un objeto en la men-
te del hombre actuando la razón. El conocimiento puede
ser:
• sensitivo,
• instintivo,
• intelectual,
• abstracto.
Destacamos la palabra objeto porque es necesario
detallar:
Cuadro 10: Objeto real y abstracto.
Al considerar al objeto en sus dos niveles, real y abs-
tracto, ingresamos en el desarrollo para lograr los pa-
sos de lo aprehensivo a lo cognoscitivo para lo cual in-
gresamos en campos de la documentación.
Razón: definida como la capacidad intelectual por
la cual el hombre puede alcanzar lo universal es decir,
se plantea una serie de juicios conducentes a la verdad,
lograr una evidencia y certeza de las cosas. Destacamos
la palabra juicios, al intervenir las ideas comparativas
ingresamos en el campo del mensaje (idea sobre un so-
porte mental), derivando en la documentación.

51
Cuadro 11: Entendimiento.
Cuadro 12: Entendimiento.
Método: como el procedimiento que se sigue en las
ciencias para encontrar la verdad y enseñarlas.
Destacamos la palabra enseñarlas, para aclarar el con-
cepto, enseñar se puede efectuar de dos formas, oral y
escrita. Si es oral corresponde a la fonética, si es escrito
será un documento. Nuevamente nos encontramos ante
una forma de documentación. Por otra parte, etimológi-
camente, la palabra documento proviene del vocablo la-
tino docere, que quiere decir enseñar.
Cuadro 13. Entendimiento.

52
Observamos entonces que la documentación puede
presentarse en las tres etapas del entendimiento.
La memoria también tiene vigencia en el campo de
la documentación, puesto que podemos aseverar que el
documento es una memoria que puede ser consultada
en cualquier momento, con ese fundamento se dice que
la documentación produce conocimiento, en el último de
los casos auxilia a producirlos. En nuestros tiempos, los
conocimientos almacenados en la documentación hacen
que sean indispensables para superar nuestro estado
actual. Es más, podemos asegurar que existe más cono-
cimiento almacenado en la documentación que en el co-
nocimiento y empleo del ser humano. Conclusiones si-
milares obtiene Emilia Currás partiendo del objeto real
y abstracto y cuyo cuadro presentamos.26
Cuadro 14. Conocimiento y documento.
DOCUMENTACIÓN, MATERIA PRIMA DEL CONOCIMIENTO.
ASPECTOSFILOSÓFICOS
Al hablar de conocimiento, razón, método, juicio, etc.
necesariamente nos relacionamos con la filosofía, lo que
determina que contemplemos más de cerca, qué aspec-
26
CURRAS, Emilia. Las ciencias de la documentación. Bibliotecología. Archi-
vología, documentación e información. Editorial Mitre, Barcelona, 1982.
Pág. 82.

53
tos o cuáles son los fundamentos filosóficos que susten-
tan a la archivología en el marco de las ciencias de la do-
cumentación.
Platón, que según sus críticos, edifica su teoría del co-
nocimiento para justificar el saber preeminente del filó-
sofo y el elevado papel social que le asigna en su utopía;
nos dice que la filosofía es el uso del saber para ventaja
del hombre y que está destinada a modificar la forma de
vida en sociedad, fundada en la justicia. Obtenemos:
Por descomposición conceptual:
Cuadro 15: Descripción conceptual de filosofía.
Deducimos entonces que la documentación provee el
conocimiento que nos acerca a la verdad, lo cual permi-
te el uso del saber. Asimismo la información nos brinda
servicio para ventaja del hombre.
Consideremos también que la información modifica el
comportamiento del individuo proyectándose hacia una
actitud social, obteniéndose así un principio de utilidad.
Emmanuel Kant, en el período de su pensamiento
crítico, formula el método trascendental, postulando que
con la filosofía se pueden determinar tres aspectos:
• La fuente del saber humano,
• El ámbito del uso posible y útil del saber, y
• Los límites de la razón (que parte del imperativo
categórico como fundamento para alcanzar el saber).
Cuando hablamos de fuente de saber humano, enten-
demos que documentalmente requerimos de un orden,
una clasificación de los documentos que nos permita uti-
lizarlos como fuentes.

54
Cuando hablamos del ámbito del uso posible y útil
del saber, ingresamos en la búsqueda y análisis de los
documentos que nos han de ser útiles desde el punto de
vista de la investigación, la investigación tendrá siem-
pre como fin establecer una verdad que sea útil.
Cuando hablamos de los límites de la razón, nos re-
ferimos a obtener los documentos existentes y necesa-
rios para obtener la información.
Lo evidente es que desde el momento en que la docu-
mentación contiene información, considerada como fun-
damento del conocimiento, la participación de la docu-
mentación en los diferentes campos de la filosofía es esen-
cial. La documentación no es filosofía, pero algunos prin-
cipios de la filosofía son aplicable a la documentación.
EL MÉTODO CIENTÍFICO
Es de conocimiento general que en la antigüedad, to-
das las ciencias particulares constituían una sola ciencia
natural que era la filosofía, luego las ciencias se multipli-
caron independizándose y surgieron además nuevas sub-
divisiones en cada ciencia.
Al separarse una a una, las ciencias fueron adquirien-
do su metodología para lograr certeza sobre los conoci-
mientos adquiridos.
Ahora bien, si consideramos a la ciencia como conoci-
miento cierto de las cosas, logrado por sus principios
enunciados y causas que la originan, la documentación se
engloba en el contexto de las ciencias; observamos el fenó-
meno del conocimiento, asimismo hablamos de principios,
los mismos que se presentan en bibliotecología, archivolo-
gía y documentología. Sus causas se detallaron al estudiar
los orígenes de la documentación.

55
Si consideramos a la ciencia como un cuerpo de doc-
trinas metódicamente formado y ordenado, que consti-
tuye una rama particular del saber humano, comprende-
mos con facilidad que la documentación es una ciencia.
Mario Bunge, en su libro La ciencia, su método y su
filosofía, nos dice: “La ciencia como actividad —como in-
vestigación— pertenece a la vida social; en cuanto se apli-
ca al mejoramiento de nuestro medio natural y artificial,
a la invención y manufactura de bienes materiales y cultu-
rales, la ciencia se convierte en tecnología. Sin embargo,
la ciencia se nos aparece como la más deslumbrante y
asombrosa de las estrellas de la cultura cuando la con-
sideramos como un bien por sí mismo, esto es, como un
sistema de ideas establecidas provisionalmente, conoci-
miento científico, y como una actividad productora de
nuevas ideas, investigación científica)”.27
De acuerdo con este enunciado tenemos:
Cuadro 16: Concepto de ciencia.
27
BUNGE, Mario. La ciencia, su método y su filosofía. Siglo XX, Bs. As., 1975.
Pág. 9.

56
Detallamos el cuadro expuesto para comprobar si las
ciencias de la documentación merecen el título de tal
categoría:
• Cuerpo de ideas: la documentación, para efectuar
un tratamiento adecuado a los documentos y la informa-
ción —que son repositorios de ideas— requiere de una
serie de sistemas, los mismos que en sí encierran ideas.
En este aspecto se cumple el requisito.
• Conocimiento: en capítulos anteriores hemos tra-
tado este aspecto, pero veamos por partes:
• Racional: que las ideas sean conforme a la razón.
La ordenación, clasificación, descripción, materias in-
dispensables de la documentación, obedecen a razones
estrictamente científicas.
• Sistemático: el conocimiento sistemático sigue un
sistema o procede con arreglo a él. Las ciencias de la do-
cumentación, obedecen a diversos sistemas para lograr
la recuperación del documento como de la información.
• Exacto: el conocimiento exacto se basa en princi-
pios, hechos y consecuencias demostrables. Las ciencias
de la documentación sostienen en sí principios propios,
los hechos como causales son demostrables en sí.
• Verificable: probar que la cosa es verdadera. La
documentación es verificable en cuanto a su contenido y
servicio.
• Falible: que sus principios pueden fallar. Eviden-
temente, siendo las ciencias de la documentación relati-
vamente jóvenes, sus estudios son falibles.
Se cumplen los requisitos en cuanto al conocimiento.
En cuanto actividad, la documentación contribuye en
múltiples aspectos a la vida social y al mejoramiento del
medio, sea a través de los sistemas de educación, infor-
mación, etc., los aspectos tecnológicos también son con-
templados por los sistemas de reprografía, microfilma-

57
ción, almacenamiento de la información. Los campos de
la investigación son fácilmente deductibles. Concluimos
que las ciencias de la documentación tienen fundamento
como tales.
El inconveniente podría presentarse cuando se ha-
bla del método, por el cual se ponen a prueba los resul-
tados verificables. Según Pérez Amuchástegui, el méto-
do es la búsqueda del camino para el conocimiento de la
verdad.
Esta definición se sustenta en la etimología: metá
—hacia— y hados —camino—. Para comprender el méto-
do y de acuerdo con Aristóteles, primero obtendremos el
conocimiento de:
Los hechos
Las causas
Al enfocar el tema de las causas las dividimos en:
• Causa material: conocimiento de la materia de que
están hechas.
• Causa formal: conocimiento de la forma de las co-
sas.
• Causa eficiente: conocimiento del efecto que pro-
duce.
En este caso, cuando hablamos de hechos, efectuamos
el estudio correspondiente. En cuanto a las causas, men-
cionamos a los documentos, poseedores de los datos, de-
duciendo:
• Causa formal: para el conocimiento de las forma
de que están hechas las ciencias de la documentación,
nos ocupamos de la tipología documental, que da las pau-
tas de la clasificación para cada una de las ramas que
componen este saber.
• Causa material: podemos subdividir en dos aspec-
tos principales: física y temática.

58
• Causa material física: que se ocupa de las mate-
rias escriptorias, soportes de la información, su
conocimiento, formación, conservación y restaura-
ción.
• Causa material temática: como conocimiento del
tema de que tratan los documentos donde están
incluidos su ordenación, análisis, descripción, al-
macenamiento, indización.
• Causa eficiente: como conocimiento del efecto que
produce. Nos ocupamos de la información y los efectos
que producen y pueden producir en el nivel cognosciti-
vo, como influencia a nivel social y como influencia en el
hombre.
Si en la metodología documental tuviéramos que acla-
rar los aspectos de la observación, experiencia y deduc-
ción, obtenemos:
Observación: como captación del hecho, de la pro-
blemática del hecho, necesidad de identificación e infor-
mación del hecho, demanda documental.
Experiencia: pertinencia documental, utilización
de medios descriptivos que permitan satisfacer la deman-
da documental.
Deducción: como toma de decisión basada en la in-
formación obtenida; como verificación de resultados en
base a los documentos establecidos.

CLASIFICACIÓN DE LA ARCHIVOLOGÍAEN EL CONTEXTO DE
LASCIENCIASDELADOCUMENTACIÓN
El enorme desarrollo de los conocimientos obliga a
efectuar una división aceptable de los límites concep-
tuales y científicos de los grandes campos de las cien-
cias y disciplinas; en su generalidad se dividen en:
• Ciencias exactas: que sólo admiten principios, he-
chos, consecuencias rigurosamente demostrables; enca-
beza este grupo las matemáticas.
• Ciencias naturales: que tienen por objeto adqui-
rir el conocimiento de las propiedades de los cuerpos, y
las leyes a las que están sujetas, su relación con las cien-
cias exactas se descubre a medida que se profundiza el
conocimiento.
• Ciencias sociales: que son propiedad de las rela-
ciones humanas y los factores que intervienen.
Esta clasificación estaría de acuerdo con la defini-
ción que se le da, como la ordenación de elementos, cual-
quiera que fuese su naturaleza: objetos, fenómenos, su-
cesos, individuos, etc., en varias clases, fundamentándo-
se en ciertos rasgos previamente determinados o selec-

60
cionados según un tipo peculiar de ordenación. En los
orígenes de la clasificación de las ciencias Aristóteles
efectúa la clasificación de acuerdo a la naturaleza del pen-
samiento y no de acuerdo a la naturaleza del objeto, se-
parándolos en tres grandes grupos:
• Ciencias teóricas: cuyo fundamento principal es
conocer la verdad.
• Ciencias prácticas: cuyo fundamento se basa en
las acciones encaminadas a un fin.
• Ciencias creadoras: denominadas también poéti-
cas, cuyo objeto es producido por un agente; substancial-
mente sería toda creación (artificial) realizada por el ser
humano.
Emilia Currás concluye que en las ciencias teóricas
equivaldría a conocer los hechos y los documentos; en
las ciencias prácticas, la preparación de datos y docu-
mentos a utilizar y en las ciencias creadoras el objeto pro-
ducido por un agente, determina al objeto como infor-
mación y al agente como documento. Diferimos de esta
conceptualización porque al darle una clasificación en
cada una de las ciencias tendríamos que fraccionar a las
ciencias de acuerdo a sus necesidades, consideramos más
bien que de tener que ingresar en la clasificación aristoté-
lica, la archivología y las ciencias de la documentación
se ubicarían en las ciencias prácticas, acciones encami-
nadas a un fin. La documentación es un servicio conti-
nuo, que brinda permanente y esencialmente la infor-
mación, son acciones encaminadas a un fin; las acciones
son todas las actividades que requieren en el tratamien-
to de la documentación.
James Balmes, clasifica a las ciencias en:
• Ciencias naturales, de las que que hemos citado
su objeto.

61
• Ciencias morales: basadas en el entendimiento o
la conciencia.
• Ciencias históricas o sociales: hablamos de las
relaciones humanas y los factores que intervienen. Los
documentos, en su íntima naturaleza, transmiten men-
sajes, lo que presupone una comunicación, ese mensaje,
esa comunicación, hace que englobemos a la archivolo-
gía y a las ciencias de la documentación en el campo de
las ciencias sociales.
El alemán Arthur Schopenhauer clasifica en:
• Ciencias puras: que tienen por fundamento la teo-
ría del principio del ser y la teoría del principio del co-
nocer.
• Ciencias empíricas: que tienen por fundamento las
teorías de las causas, de las excitaciones y de los motivos.
Wilhelm Dilthey, propone la clasificación de:
• Ciencias naturales: de las que hemos citado su
objeto.
• Ciencias del espíritu: tratando de establecer el
método de estas ciencias, Dilthey determina como objeto
propio de las ciencias del espíritu al hombre como to-
talidad. La archivología y las ciencias de la documenta-
ción se ubicarían de acuerdo con el postulado dilthelia-
no, en las ciencias del espíritu, por ser producto y estar
al servicio del hombre.
Básicamente, las ciencias de la documentación corres-
ponden a las ciencias sociales siendo el producto de las
actividades y pensamientos humanos, no le corresponde
otra que integrarse en su medio.
Como clasificación propia de las ciencias de la docu-
mentación, consideramos tres componentes básicos:
• Experimentales,
• Químicas,
• Humanísticas.

62
Experimental: como método fundado en la experien-
cia aplicada a los aspectos productivos como capacidad
de producción de la documentación y de la información.
Industriales: como aplicación del trabajo humano a
la transformación de los documentos hasta hacerlos úti-
les para la satisfacción de las necesidades individuales
y colectivas.
Comerciales: como la aceptación que tiene en el mer-
cado que le es propio.
Dinámicas: como fuerza que produce determinados
movimientos sociales, mejorando la calidad de vida, mo-
tivando actitudes y modificaciones humanas.
Humanísticas: por su aceptación en las ciencias hu-
manas.
El carácter de las ciencias documentarias es consi-
derado como interdisciplinarias, puesto que sirve a to-
das las ciencias en cuanto a su necesidad de información
de la documentación contenida en sus núcleos respecti-
vos. Este servicio, es el que hace que se las considere como
ciencias para la ciencia, denominada también aristocien-
cia. Gunter Desantes dice ancilla scientiae, ciencia es-
clava; pero paradójicamente también causa scientiarum,
causa de ciencia.

ARCHIVOLOGÍA: TÉCNICA Y CIENCIA
Las técnicas se convierten en especialidades, desa-
rrollan, se amplían, incluso aparentemente se oponen,
pero son partes de un conjunto. Todo este fenómeno nos
permite considerar necesariamente un proceso, una evo-
lución histórica, un desarrollo continuo con miras al fu-
turo.
La archivología, la bibliotecología, la documentolo-
gía, la museología han sido consideradas como concep-
tos disciplinarios, como un cuerpo de conocimientos es-
tructurados alrededor de un objeto común, los núcleos
documentales: archivos, bibliotecas y centros de docu-
mentación, conforman instituciones sociales que por me-
dio de su adecuado funcionamiento se experimenta, en
forma directa. Cada una de estas instituciones, es utili-
zada por uno o más individuos como único medio de rea-
lizar actividades concretas dentro del desarrollo social
actual.
Si observamos un expediente, sabemos por ejemplo
que se realiza un trámite causado por un individuo; los
documentos son utilizados para fines burocráticos las

64
más de las veces, pero con contenidos de realidad, seg-
mentos de la realidad. Cuando observamos un documen-
to de identificación, sabemos que su propietario lo utili-
za no sólo como acto de reconocimiento de su identidad,
sino como imperio de un derecho ciudadano.
Podemos asegurar entonces que los documentos obje-
tivan acciones de modo que un documento sin objetiva-
ción puede ser una simple curiosidad.
Los archivos y las bibliotecas nacieron casi al uníso-
no, como producto del desarrollo de la escritura y del
pensamiento concreto. No podemos decir con certeza
cuándo surgen estas instituciones, los continuos descu-
brimientos arqueológicos modifican continuamente nues-
tro concepto de antigüedad. Pero podemos especular que
desde el nacimiento de la escritura surgen los archivos
como guardianes de la propiedad, el derecho y de las co-
municaciones realizadas en el pasado. Así tenemos que
en los documentos de los montículos de Tello, lugar don-
de se situaba Lagash, “se extienden a más de un siglo y
revelan casi un estado moderno en el derecho interna-
cional: tratados, arbitrajes, comisiones de fronteras, in-
demnizaciones pagadas en grano o en trabajo obligatorio
en las tierras del vencedor”.28
Así mismo nacen las bi-
bliotecas como guardianes del pensamiento; tal vez sin
diferenciarlos exactamente, los documentos eran custo-
diados en salas comunes. Podemos afirmar que archivos
y bibliotecas fueron una sola institución en la antigüe-
dad oriental y en la Iglesia de Roma en los primeros si-
glos de su historia.
El desarrollo de la documentación como tal, o entendi-
da como información procesada, es posterior, pero tam-
28
MYRES, John L. El amanecer de la historia. Fondo de la Cultura Económica.
México, 1986. Pág. 79.

65
poco podemos afirmar en qué momento exacto nació la
documentación; los elementos descriptivos utilizados por
los archivos y las bibliotecas, pueden considerarse como
las primeras formas de la documentación especializada.
Su verdadero desarrollo surge en las últimas décadas.
En 1895 se crea en Bruselas el Instituto Internacio-
nal de Bibliografía, sobre las necesidades patentes de
información temática y el repertorio bibliográfico uni-
versal. Un año antes se había reunido el Primer Congre-
so de Bibliografía, también en Bruselas.
En 1910 el Instituto Internacional de Bibliografía, en
su publicación número 34, edita una terminología a fin
de universalizar y normalizar algunos términos emplea-
dos en la bibliotecología y la documentación. En 1938 se
forma la Federación Internacional de la Documentación
(FID) que se separa del Instituto Internacional de Docu-
mentación, nombre que fue adoptado en 1931 del anti-
guo Instituto Internacional de Bibliografía. La FID se
instala en La Haya. En 1950 se crea la carrera de Docu-
mentalista en París, (Instituto Nacional de Técnicas de
Documentación).
Este breve panorama nos muestra claramente que la
documentación, entendida como tal, tiene muy corto tiem-
po de desarrollo.
Estos sistemas o procedimientos de archivos y de bi-
bliotecas, primero fueron considerados como un queha-
cer, una ocupación que requerían de prácticas meramen-
te consuetudinarias que evolucionan lentamente desde
sus orígenes hasta el siglo XII, en el cual surge el archivo
del Vaticano, con una serie de reglamentos, disposicio-
nes y normas que se emplean en territorio europeo.
Ante la preocupación de los monasterios por conser-
var todo tipo de documentos; la archivología se convier-
te en una disciplina de carácter cultural, disciplina en

66
sentido de leyes y reglamentos que rigen a determina-
das instituciones, las bibliotecas tienen un similar desa-
rrollo (Carlos V en el Louvre, en 1367).
El conjunto de procedimientos utilizados en los ar-
chivos y en las bibliotecas se transforman en técnicas,
como ampliaciones y resultados prácticos sobre la reunión
de documentos. “El progreso de las técnicas hasta el Re-
nacimiento, dependía principalmente de las necesida-
des de la práctica y de la experiencia diaria, en una pa-
labra del empirismo. Después del Renacimiento, y con
mayor nitidez en los tiempos modernos, el progreso téc-
nico está animado por el espíritu. El instinto práctico
del siglo XVII preparó el triunfo de una tendencia que
transformaría al mundo. La ciencia realiza ante nuestra
miradas esta transformación”.29
En la actualidad, los sistemas de información de los
poderes públicos: las instituciones creadas para facilitar
información especializada, los avances tecnológicos apli-
cados a los documentos y a la documentación, han am-
pliado el campo de conocimientos sobre los distintos pro-
cedimientos, técnicas y leyes utilizadas por los archivos
y las bibliotecas, elevándolas al rango de ciencias, que en
su conjunto conforman las ciencias de la documentación.
Podemos afirmar con certeza que gran parte de la eco-
nomía y el desarrollo de las naciones, se sustenta en la
cantidad y calidad de documentación e información que
posee.
La revolución industrial impulsó el vertiginoso de-
sarrollo de la documentación, en Inglaterra más rápida-
mente que en Francia, la revolución tiene múltiples ma-
nifestaciones como en el aspecto agrícola, jurídico, so-
cial y técnico. Este cúmulo de actividades permite com-
29
DUCASSE, Pierre. Historia de las Técnicas. Eudeba. N° 29. Bs. As. Pág.127.

67
prender la importancia que representa la documentación:
“Ayer los descubrimientos de los sabios permanecían esté-
rilmente en sus portafolios o en los archivos de las acade-
mias y los fabricantes no sospechaban que la aplicación
de los mismos podía serles muy útil en sus operaciones...
Hoy... el fabricante consulta al sabio... existe la mayor
confianza entre el fabricante y el químico”30
, por consi-
guiente la necesidad de información se hace patente; no
sin motivo en 1780 se crea en Inglaterra la Society for Pro-
moting Constitutional Information —Sociedad para la
Provisión de Información Constitucional.
La invención de la imprenta es otro aspecto impor-
tante al permitir la divulgación de conocimientos e in-
gresar en la etapa industrial de la reprografía, una pri-
mera etapa sería la manual, cuando los monjes realiza-
ban reproducciones documentales en los scriptorium, la
segunda etapa que logra un enorme desarrollo en nues-
tra época, formando un capítulo nuevo en los estudios
documentales, la reprografía documental.
La fundación de los archivos nacionales de Francia
en 1749, genera el principio de centralización en núcleos
específicos para los documentos producidos en las acti-
vidades administrativas.
Los inventos y su continuo perfeccionamiento acele-
ran mucho más el flujo documental. La máquina de es-
cribir, el papel carbónico, incrementan la producción do-
cumental agravada por el continuo crecimiento demo-
gráfico, tal como nos confirma Lasso de la Vega, que la
mayor preocupación del siglo XIX es el exceso de pro-
ducción documental.
Esta evolución continua lleva consigo una producción
y necesidad de información para perfeccionar determi-
30
CHAPTAL. Extracto «L’industrie francaise». 1819. Cf. SHUHL, loc. cit. pág 61
en DURCASSE, Pierre op. cit., págs. 128-129.

68
nados campos del conocimiento e incrementar la capaci-
dad de decisiones en los poderes públicos.
Generalmente hacemos referencia a que todo lo crea-
do por el hombre está hecho a su medida. Nuestro conoci-
miento primario lo obtenemos a través del propio cuerpo,
que es un gran receptor de información; esta informa-
ción nos es trasmitida en forma de color, temperatura,
sonido, olor; todo es debidamente clasificado y diferen-
ciado por el cerebro, que posteriormente utiliza la infor-
mación procesada de acuerdo a las necesidades físicas.
El hombre ha creado todo de acuerdo a su semejanza y
necesidad.
Los documentos se constituyen como testimonios fie-
les del hombre, de su conducta, de su trascendencia mani-
fiesta determinada por aspectos sicológicos, culturales,
sociales, históricos, religiosos, sobre todo como una mani-
festación permanente de su conocimiento adquirido.
Todo esto implica una evolución (evolución no en el
sentido de progreso, sino de cambio). Ésta se manifiesta
primero a sí mismo, antropológicamente y con posterio-
ridad en el medio que lo rodea, social y naturalmente, y
que no es más que una minúscula parte del universo.
Es notable que no obstante los progresos tecnológi-
cos, los documentos que son productos del pensamiento,
o que son elaborados objetivamente en forma de libros,
no han cambiado mucho su forma tradicional. Se apre-
cian cambios en cuanto a su calidad, material empleado,
formas de impresión; pero el libro sigue siendo el libro.
“Aun suponiendo que el libro desaparezca, como desapa-
recieron los papiros, fuera de los museos, eso que llama-
mos ‘la cultura’ no morirá”.31
31
FILIPPO, Luis di. La era tecnotrónica y el libro. Anexo, suplemento N° 46 de
la Gaceta Literaria. Noviembre y diciembre. Editorial Fundación Banco
BICA, 1985. Pág. 2 col 3. Santa Fe. Argentina.

69
No ocurre lo mismo con los documentos de los archi-
vos, que son productos de determinadas actividades, sean
éstas públicas o privadas, actividades que muchas veces
modifican sus formas tradicionales, creando característi-
cas propias. Una radiografía se convierte en documento
heurístico bajo la circunstancia de estar incluida en un
expediente administrativo.
Pueden existir dos bibliotecas iguales, pero no pue-
den existir dos archivos con esa propiedad. Toman un ca-
rácter individualizante, porque la causa que los motiva
difiere substancialmente del documento bibliotecológico.
Las ciencias de la documentación reúnen entre sí toda
la documentación especificada y científica almacenada
en núcleos distintos: los archivos y las bibliotecas, am-
bos generan el material adecuado para los centros de do-
cumentación e información. Con referencia a los museos,
es discutida aún su posición en cuanto al objetivo mis-
mo, si es netamente educativa o documental. Estudie-
mos cada uno de estos núcleos.
“Es evidente que en el lapso de una generación, las
cosas han evolucionado notablemente. No hace mucho
tiempo los archivistas de la mayor parte de los países
europeos, fieles a la concepción que lentamente se ha-
bía elaborado en el curso del siglo XIX, estaban de acuer-
do en querer ser, ante todo, si no exclusivamente, histo-
riadores y en considerar sus depósitos como centros de
conservación de fondos de archivo de valor permanente
al servicio de la investigación histórica. Sus relaciones
con la administración pública eran juzgadas como secun-
darias y en muchos casos, las iniciativas de entrega y de
eliminación se dejaban al arbitrio de las entidades ad-
ministrativas. En muchos países los documentos no lle-
gaban a los archivos sino después de plazos más o me-
nos largos (100 o 50 años) como Alemania, Bélgica, los

70
Países Bajos, etc. Los documentos antiguos eran trata-
dos con privilegio en comparación con los papeles con-
temporáneos, y los inventarios y ediciones de documen-
tos medioevales gozaban de elevado prestigio a los ojos
de los archivistas paleógrafos diestros en las técnicas
de la erudición”.32
En la mayoría de los tratados o manuales de archi-
vos y archivología se encuentran frases como: ”no existe
una terminología”, “no hay una definición”, “no hay un
acuerdo” sobre el concepto. Lo cierto es que la voz archi-
vo y su derivado archivología, han sido mal conceptuados
desde sus orígenes etimológicos, puesto que hay algunos
autores que sostienen su proveniencia de la raíz griega
arkein, que significa proteger o resistir, o de la raíz de
arche, que significa principio u origen, cuyo derivado co-
rresponde a archeion; voz que deriva del latín como ar-
civium, archivium, archivum. Esta última trascendió en
las lenguas latinas para el concepto de guarda-documen-
tos. Lo evidente es que en griego se decía chartrophila-
kion o grammatophilakion, al lugar donde se deposita-
ban los documentos, y al encargado o guardián se lo de-
nominaba chartophilax.33
Lo que actualmente denominamos archivo, en latín
tomaba la denominación de tabularium, que contenía las
tábulas o registros públicos, y más específicamente se
llamaba tabularius al archivo público. En cambio al en-
cargado del tabularium se le llamaba cartarius. Logium
y logeum también significan archivos en el latín.34
32
BAUTIER, Robert Henri. La función de los archivos; La misión de los archi-
vos y las tareas de los archivistas (Proceedings of the 11th and 12th Interna-
tional Conferences, of the Round Table of Archivists, Bucarest 1969, Jeru-
salem 1970, 1972) En: La Administración Moderna de Archivos y la Gestión
de Documentos. El Prontuario RAMP. París. Diciembre de 1985. Pág. 1.
33
TANODI, Aurelio. Manual de Archivología..., op. cit., págs. 1-2.
34
Diccionario Ilustrado Latino-Español. Ed. Espec. Pág. 283.

71
Por otro lado, se confunden permanentemente los
términos archivología con archivo, conceptuándolos mu-
chas veces como sinónimos, dificultando los términos defi-
nitorios.
En el aspecto etimológico consideramos definitiva-
mente que la archivología deriva del latín archivium,
término comúnmente utilizado, y de las raíces griegas
logos-ia, que se utilizan para darle carácter de estudio o
tratado logos y la terminación ia como determinante de
ciencia o disciplina.
Por consiguiente, decimos que la archivología es la
ciencia o disciplina que estudia los archivos. Este con-
cepto resulta ser muy simple, puesto que el término ar-
chivo ha desarrollado sus contenidos.
Es necesario aclarar que los términos archivología,
archivística y archivo no son sinónimos como general-
mente se los emplea. La archivología engloba todo el
estudio teórico, su fundamentación e investigación. La
archivística se ocupa de las técnicas que se han de em-
plear en el manejo de la documentación. Los documen-
tos y los archivos, son los núcleos o repositorios docu-
mentales, objeto formal de la archivología.
Sobre la archivología, T. Schellemberg nos dice que
es: “La ciencia que trata de los archivos, de su conserva-
ción, administración, clasificación, ordenación, interpre-
tación etc.; de las colecciones de documentos que en los
archivos se conservan como fuente para su conocimiento
ulterior y servicio al público”.35
35
SCHELLEMBERG, T. R. Archivos modernos, principios y técnicas. Instituto Pa-
namericano de Geografía e Historia. Publicaciones del Comité de Archivos
de la Comisión de Historia, La Habana. 1985. Pág. 43.

72
En esta definición podemos observar que los térmi-
nos “conservación”, “administración”, “clasificación”, “or-
denación” son funciones del archivo utilizadas como ele-
mentos definitorios de la archivología. El término “inter-
pretación”, si se refiere al documento, podría ser prerro-
gativa de la diplomática y de la paleografía. Lo mismo
ocurre con el término “colecciones” usado generalmente
en los lugares o países de habla inglesa, pero la palabra
colección no sólo tiene por significado un conjunto de co-
sas de una misma clase.
El archivo no colecciona, si bien puede recibir colec-
ciones documentales, pero como parte de un todo. No co-
lecciona porque no reúne los documentos arbitrariamen-
te. Puede ser que alguien coleccione documentos como
rarezas, pero eso no constituye un archivo, es simple y
llanamente una colección. La colección está sujeta al sub-
jetivismo mientras que los documentos son por natura-
leza misma objetivos y orgánicos; constituyen la materia
prima del conocimiento histórico, sociológico, lingüísti-
co, etc.
Para algunos estudiosos, la archivología no es más que
una técnica o algo menos, pura práctica, de ser así, esta
rama del saber humano estaría condenada a ser consuetu-
dinaria y subjetiva, proclive a desaparecer, y los papeles
se acumularían de acuerdo a cierta experiencia o lógica
administrativa, serían seleccionados una vez que abulta-
ran y estorbaran y la historia tendría un pie menos.
Giulius Batelli considera que la archivología es sólo
una disciplina de carácter técnico, como una disciplina
auxiliar o funcional de la administración y de la historia.
Eugenio Casanova considera a la archivología como
la ciencia de los archivos.
Wolfang Leesch diferencia a los partidarios de la ter-
minología ciencia y a los no partidarios.

73
Roscoe R. Hill, considera a la archivología como fiel
servidora de la historia, obviando el aspecto administra-
tivo.
Mario Briceño Perozo califica a la archivología como
ciencia, indicando que sus principios son universales.
De Sante la acepta como disciplina cada vez más de-
purada.
Flach se inclina por la ciencia, no ocurre lo mismo
con el Dr. Aurelio Tanodi que la consideraba disciplina
auxiliar en razón del fin, basándose en los conceptos
aristotélicos, sostiene que la finalidad de la archivología
es práctica, no pretende conocer la verdad última ni la
creación intelectual.
Partidarios de ambas posturas existen, lo suficiente
como para alargar un tratado y hacerlo erudito.
Establecemos que el objeto de la archivología es el
archivo. De acuerdo con lo enunciado, podemos separar
dos corrientes: quienes consideran a la archivología como
disciplina tradicional y la concepción que calificamos de
actual o científica.
ELCONCEPTOTRADICIONALDELAARCHIVOLOGÍA
El concepto tradicional considera a la labor archivís-
tica como algo especial, cuya temática se desarrolla so-
bre todo en métodos consuetudinarios o consecuentes
con alguna legislación, o bien como herencia cultural del
pasado, convirtiéndose en auxiliar de la historia y corres-
pondiéndole un método subjetivo, difícil de ser generali-
zado para que alcance el punto de vista de ley.
Esta forma de conceptualizar a la archivología tro-
pieza con las definiciones generales de ciencia y método
científico.

74
Ciencia como conocimiento sistemático y articulado
que aspira a formular las leyes que rigen los fenómenos
de un sector de la realidad.
Existen entonces problemas epistemológicos o de fun-
damentación científica, gnoseológicos o de conocimiento
y metodológicos o de método. Independientemente de
todo lo que hemos observado en las ciencias de la docu-
mentación, donde se contemplan estos aspectos, observa-
mos que estos problemas derivan de una serie de conclu-
siones, algunas a priori y lógicamente no llegan a satis-
facer puesto que van desde el rechazo metodológico de
la archivología, restándole las posibilidades, hasta la frag-
mentación conceptual de los campos incompatibles:
En primer lugar, el campo muy propio de las cien-
cias, donde los hechos de repetición posibilitan métodos
generalizadores, y para ello es conveniente aclarar que
en la archivología existen métodos generalizados y fe-
nómenos tendientes a ser generalizados, cosa que no se
puede juzgar dada la efervescencia de una ciencia rela-
tivamente reciente en su estudio y que por consecuen-
cia sus resultados van recién en vías de solución, pero
por ello no dejamos de pensar en este campo.
El otro campo es privativo de la archivología, donde
los actos de acumulación y conservación documental re-
quieren un método propio para cada sistema que lo ge-
nere, es decir, el archivo es orgánico, depende exclusi-
vamente del sistema de organización que tenga la enti-
dad productora de los documentos que se convierten en
materia propia de la archivología.

75
ELCONCEPTOACTUAL
Toma las posturas críticas a lo citado anteriormente
basándose sobre todo en los aportes epistemológicos ori-
ginados en las ciencias físicoQmatemáticas; se toma la
noción de identidad esencial del hecho, según el cual
todo hecho es igual a sí mismo, irrepetible, observando
que los hechos son causales de documentación.
En la archivología observamos el fenómeno de la si-
guiente manera: decimos que los archivos, objeto de la
archivología, contienen documentos producto de una ac-
tividad; de lo cual deducimos que la actividad es un he-
cho que genera documentación, el archivo deja de ser un
simple depósito para convertirse en un repositorio de
hechos documentados; la naturaleza de estos hechos, su
identidad esencial, es irrepetible, pero sí semejantes en-
tre sí por las misma razón que las actividades de una en-
tidad están encaminadas a un fin, a una determinada
función, son partes de un todo orgánico.
Cuadro 17: Archivología como ciencia social36
36
En 1982, Jorge Emiliani y Manuel Vázquez, efectuaron una entrevista al
Dr. Aurelio Tanodi, la misma fue publicada por Major Ediciones, El mundo

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