1. Universidad Nacional
Federico Villarreal
OFICINA CENTRAL DE REGISTROS
ACADEMICOS Y CENTRO DE COMPUTO
“MATRICULA 2013”
REUNIÓN INFORMATIVA
Dra. Catalina Bello Vidal
Jefa de OCRACC

2. Oficina Central de Registros
Académicos y Centro de Cómputo
Es la encargada de coordinar y ejecutar las actividades de recopilación, registro y
emisión de la documentación e información académica oficial, actualizada de
estudiantes y egresados. Organiza, apoya, coordina y verifica la matrícula. Es
responsable de emitir documentos como actas, certificados y constancias y otros
documentos académicos.
VISIÓN: Ser reconocidos como una oficina con tecnología de
vanguardia, inspirada en altos valores éticos y morales, con personal
CONOCIMIENTO SOBRE AUTOCUIDADO Y SU RELACIÓN CON LAS CARACTERÍSTICAS
proactivo y eficiente, que brinda al usuario servicios con estándares de
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calidad en la gestión CARRIÓN
y resguardo de la información académica.
MISIÓN: OCRACC es un órgano de apoyo a la gestión de información
académica y tiene como propósito fundamental administrar los registros
académicos, la emisión de documentos oficiales y coordinar los
procesos de matrícula, en estricto cumplimiento y aplicación de las
normas académicas, brindando un servicio de calidad.
VALORES: Responsabilidad, honestidad, orden y trabajo en equipo.

3. ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL
Vicerrectorado
Académico
Oficina Central de Registros
Académicos y Centro de
Cómputo
Oficina de Oficina de
Oficina de Registros Procesamiento
Servicios

4. OCRACC Y SU ESTRUCTURA LABORAL ACTUAL
Oficina de Servicios (6)
Oficina de Registros
(Coordinación) (6)
Área de Archivo
(Verificación) (11)
Oficina de Procesamiento (2)
VRAC-OCRACC

5. OCRACC Y SUS PROCESOS COORDINADOS CON LAS O.S.A.
Ω Coordinación del Proceso de Matrícula
Ω Registro, verificación y procesamiento de las Actas de Notas de los
.
Ciclos Regulares (períodos 1, 2 y A)
Ω Registro, verificación y procesamiento de las Actas de Notas de los
Ciclos No Regulares ( vacacional, regularización, subsanación).
Ω Verificación y/o Registro de Resoluciones de Asignaturas Convalidadas
Ω Solicitud y entrega de los carnés universitarios
Ω Obtención del Orden de Mérito
Ω Asistencia Técnica a las facultades

6. Oficina Central de Registros Académicos y Centro de Cómputo
PROCESO DE MATRICULA 2011
Carpeta de Matrícula
(Ficha de Solicitud,
Record Académico y
Obligaciones de Pago)
Material de Matrícula
ALUMNOS
OCRACC Solicitud de Matrícula
Información de Obligaciones
Matrícula efectuada de Pago
FACULTAD
Voucher de Pago
VRAC-OCRACC BANCO6

7. Oficina Central de Registros Académicos y Centro de Cómputo
PROCESO DE MATRICULA 2012
DECANO, DIRECTORES,
JEFES OSA
F Carpeta de Matrícula
A (Alumno)
C (Ficha de Solicitud,
Record Académico
U Obligaciones de Pago)
OCRACC L
El docente Consejero
T Entregará un padrón
DOCENTES A de alumnos
CONSEJEROS atendidos Obligaciones
D de Pago
ALUMNOS
Solicitud de
Matrícula
Voucher de Pago
OPERADORES OSA -
7
OCRACC BANCOS

8. PROPUESTA
PARA
LA
MATRÍCULA
2013

9. Matrícula 2013
MARCO LEGAL:
 Ley Universitaria 23733
 Estatuto de la UNFV
 Reglamento General de la Universidad
 Compendio de Normas Académicas
 Reglamento General para la Convalidación de Asignaturas
R. R. Nº507-2012-CU-UNFV (Mod. R.R.Nº1483 y 1490).
 Reglamento General de Matrículas,
 Reglamento General de Evaluaciones
 Calendario Académico. 2013 / R.R.Nº2913-CU-2013-UNFV
 Unificación de criterios aplicables a los alumnos
observados (ASC) / R.VRAC Nº639-2013-UNFV

10. VRAC PROCESO DE MATRICULA 2013
Pag.web.
DECANO, DIRECTORES, JEFES OSA
F ALUMNOS
A Carpeta de Matrícula
C (Alumno)
(Ficha de Solicitud,
U Record Académico
Obligaciones de Pago)
OCRACC
L
T El docente Consejero
Entregará un padrón
DOCENTES A de alumnos
CONSEJEROS atendidos Obligaciones
D de Pago
CONSEJERÍA ESTUDIANTIL
Solicitud de
Matrícula
Voucher de Pago
OPERADORES OSA -
OCRACC
10
BANCOS

11. MATRICULA 2013
(04 -28 marzo)
DIFUSIÓN Y VIGILANCIA
DE LA MATRICULA ESTUDIANTIL
UNIVERSITARIA 2013
UNFV
DIRECCIONES
JEFATURA DE OSA
DE ESCUELAS DECANATOS Y
Y
OPERADORES
CONSEJEROS

12. Procesos Coordinados desde la OCRACC
con las OSAS
OCRACC
1. Entrega de materiales de matrícula
2. Coordinación del Proceso de Matrícula .
FACULTADES

13. Procesos Coordinados desde las OSAS con las
DIRECCIONES DE ESCUELAS
1. La Dirección de Escuela, envía a la OSA la programación de
Asignaturas para el Año Académico 2013, profesor
responsable, turno, sección, código, horarios; para su ingreso
en el SUM-OCRACC, quedando listo para iniciar el registro
de la matrícula.
2. Escuela envía a OSA la relación de Consejeros de
Matrícula, con sus respectivos códigos docentes, información
que es cargada en el SUM-OCRACC.
3. OSA coordina con la Escuela el día y la hora para la
capacitación de los consejeros y la entrega de la lista de
estudiantes en consejería.

14. Procesos Coordinados desde las OSAS con las
DIRECCIONES DE ESCUELAS
4. La OSA entrega a Escuela las Carpetas de Matrícula de los
alumnos, conteniendo Record Académico, Obligación de Pagos,
Ficha Solicitud de Matrícula 2013 y Ficha Técnica del Estudiante
2013.
5. La OSA entrega a cada Escuela la relación de alumnos con
Matrícula Condicional, Suspensión de Matrícula y Matrícula
Cancelada.
6. La Escuela publica los horarios de clase por Nivel, Turno
y Sección y orienta al estudiante sobre el proceso de matrícula
(pagos en el Banco de Comercio, Consejería de Matrícula y
registro de la misma en la OSA)

15. Procesos Coordinados desde las OSAS con las
DIRECCIONES DE ESCUELAS
7. La OSA y Escuela publican el Cronograma de Registro de
Matrícula y habilitan el lugar para la Consejería, ahí es cuando
el estudiante llenará las Hojas Solicitud de Matrícula con el
asesoramiento del Consejero, quien luego de verificar, procederá
a refrendarla con su firma y código docente. Firmando además el
padrón de consejería.
8. El operador de OSA procede a registrar la matrícula 2012.
Comunicando a su Jefe los eventos adversos si los hubiera, a fin
de reducir al mínimo la proporción de alumnos observados. Envío
de registros de matrícula a OCRACC, para su verificación
mediante el SUM-OCRACC.

16. PROCESOS POSTERIORES AL REGISTRO DE LA MATRICULA
Universidad Nacional
Federico Villarreal EN LA FACULTAD
1. El proceso administrativo de la matrícula requiere de disciplina y secuencia:
2. Se inicia con la organización y copiado de la base de datos de la matrícula en
la OSA y su envío a OCRACC, para su registro en el SUM OCRACC.
3. Los operadores proceden al respectivo procesamiento verificación e informe
de las observaciones de matrícula que se remiten a las facultades. ESTA
ETAPA CONCLUYE CUANDO EL 100% DE LAS OBSERVACIONES HAN SIDO
LEVANTADAS Y/O CORREGIDAS POR LA FACULTAD.
4. En las fechas establecidas se reciben y procesan las pre actas, las que
permiten generar las actas definitivas.
5. OCRACC remite a las facultades las actas definitivas y posteriormente son
retornadas selladas, firmadas y lacradas para su archivamiento y resguardo.
6. Cada coordinador de OCRACC atiende un promedio de 6 facultades, lo que
ocasiona leves embalses documentarios.
7. El sistema SUM OCRACC no contempla el 100% de los procesos que
intervienen en la matrícula (reactualización, reservas, convalidaciones entre
otros) por lo cual se procesa manualmente posterior a su autorización, lo
que ocasiona demora.
27/02/2013 VRAC-OCRACC 16

17. NUDOS CRITICOS POR RESOLVER: CAUSAS DE
OBSERVACIONES DE MATRÍCULA EN EL 2012
 Se autorizó matrícula sin respetar pre-requisito
 Se matriculó en un plan de estudios diferente
 Se matriculó y no efectuó pago de matrícula
 Se matriculó y no cuenta con reactualización de
matrícula
 Se matriculó superando el número de créditos
autorizados
 Dejó de matricularse en una asignatura que le
correspondía llevar.

18. NUDOS CRITICOS POR RESOLVER EN
LA GESTIÓN ACADÉMICA EN EL 2013
 Las fechas del calendario académico se incumplen permanentemente
 Durante el levantamiento de observaciones OCRACC no obtiene
respuesta oportuna de la facultad
 Algunas pre-actas presentan las siguientes observaciones:
• Alumnos no matriculados
• Alumnos con reserva de matrícula
• Nombres de los profesores errados o carecen del mismo
• No se registran las notas de aplazados en el sistema
• Error en el promedio final
• Enmendaduras
• No es firmado por el profesor de la asignatura ni por el Decano

19. Algunos consensos OCRACC-OSAS
en el marco de las mesas de trabajo 2012
1. Mejorar la Coordinación OSA- ESCUELAS-OCRACC
2. Mejorar la gestión de documentos OSA- OCRACC
3. Organizar un Comité Consultivo de docentes jefes de
OSA-OCRACC
4. Reuniones de coordinación según necesidad (mesas de
trabajo).
5. Homologar acciones de orden y control OSA-OCRACC
6. Trabajar con indicadores de eficiencia en cada facultad,
que permitan el seguimiento histórico académico:
deserción, retención, repitencia, invictos, primeros
puestos entre otros.

20. PARA RECORDAR
Si usted no conoce su Oficina
No puede medir lo que se hace en ella.
Si usted no puede medir lo que hace
No puede controlarlo.
Si usted no puede controlar su oficina
Es probable que no puede dirigirlo.
Si usted no puede dirigirlo
Es seguro que no puede mejorarlo.
Si usted no puede mejorarlo
Esta usted atentando contra la calidad del
servicio!!!!