Una mirada al futuro de métricas, KPIs & dashboards

Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
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UNA MIRADA AL FUTURO DE MÉTRICAS,
KPI’S & DASHBOARDS
Bojan Knezović, PMP

Agenda
 PMO’s, objetivos y nivel de madurez en Chile
 Métricas tradicionales
 KPI’s
 Métricas basadas en valor
 El futuro de los tableros de control
2

Project Management Office
 PMOs sufren crisis de la Identidad – que son, por qué,
para qué y cómo?
 Se volvieron populares porque se consideraban un
silver bullet y tenían un futuro feliz..
 Hoy la historia cambió y se ve más gris que feliz…
3

PMO – Hechos
 PMO es un gasto / overhead
 Establecer una PMO no es fácil y muchas veces falla
 El éxito de PMO se mide por los KPI de PM
 Tendencia: por la fama el nombre “PMO” ya no se usa
4

PMI PMO Frameworks
 Qué significan las siglas “PMO” – PjMO, PgMO, PfMO?
 Business Unit PMO – 54%
 Project Support/Control Office PMO – 44%
 Enterprise/Global/Corporate PMO – 39%
 CoE/CoC – 35%
 Project-specific PMO – 31%
 Business Driven PMO?
PMI’s Pulse of The Profession (Nov. 2013)
5

Tipo de Métrica Objetivo
Métricas tradicionales Determinar donde estamos hoy
Key Performance Indicators (KPI) Extrapolar “hoy” para predecir el futuro
Métricas basadas en el valor Combinación de métricas y KPI’s que nos
muestran incremento del valor durante la
ejecución del proyecto
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Métricas, Valor y Calidad
 Clientes buscan Valor!
 Valor = Q / $$$ ? Nope.

Métricas & KPI
 Es mejor tener algunas que ningunas. Pero lo mejor es
tener las correctas…
7
Seguridad
Diseño
Calidad
Tiempo
Costo
Alcance

Métricas básicas Indicador
Tiempo SPI
Costo CPI
Recursos Calidad y numero – act. vs plan
Alcance Número de requerimientos de cambio
Calidad Número de defectos vs. UAT
Action Items Número de ítems abiertos
Las métricas pueden determinar el éxito del proyecto?
8
Métricas Adicionales
Entregables (en proceso) Action Items por categoría Reservas de Gestión
Entregables (completed) Action Item aging Riesgos por categoría

Métricas deben tener:
 Necesidad/propósito
 El objetivo
 Manera de medirlas
 Reporte estructurado
Tener en cuenta:
 El proceso puede ser
caro
 Deben ser informativas
 Úsalas!
 Cuando es mucho/poco?
9

KPI’s
 Key = Atributo clave para el éxito
 Performance = Debe ser un parámetro medible,
cuantificable, ajustable y controlable
 Indicator = representación razonable del rendimiento
actual y futuro
10

KPI’s – Qué y Cómo?
 Juntar datos correctos y medir puede ser difícil &
complejo
 “In business, only a few key variables merit deliberate
measurement efforts. The rest of the variables have an
information value at or near zero.”
Douglas W. Hubbard, How To Measure Anything: Finding The Value of Intangibles in Business,
John Wiley and Sons Publishers
 Uno de los métodos para definir KPI: S.M.A.R.T
11

Dashboards – Tableros de Control
12
Nombre del proyecto
Actividades
• A
• B
• C
Problemas Claves
y Riesgos
Materializados
Calendario del Proyecto con Hitos y Fechas
Progreso e Ítems que necesitan atención de la gerencia
Status

PVE: Dashboard Financiero & de Pg/Pf
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Codificación de Colores: Rojo, Amarillo, Verde
14

Qué significan los colores Amarillo y Rojo?
 KPI’s no son objetivos del trabajo, necesitamos metas
y tolerancia!
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Proceso de Construcción de Dashboard
16

Do:
 Asegurarse que la
información es
entendible
 Asegurarse que las
conclusiones son
correctas
 Número y tamaño de
imágenes no complican
el reporte
Don’t:
 Enfocarse en el look en
vez de calidad de la
información
 Cuidado con hermosos
gráficos que pueden
confundir
 Transformar reportes de
las herramientas de PM
a las herramientas de
marketing
17

 Función: utilizando las herramientas
y controles disponibles ayudar en
construcción del tablero con el
objetivo de pasar la información con
precisión y sin dejar espacio a las
dudas
18
Entra el Diseñador!

 Calibradores &
Termómetros,
 Semáforos,
 Tendencias y varianzas
de rendimiento,
 Histogramas,
 Pie charts etc.
19

20
“Design is not just what it looks like
and feels like. Design is how it works.”
– Steve Jobs

 Tendencia: Paperless Project Management
 Implementación de Tableros de Crisis (Crisis Dashboard)
 Drill in/drill down en dashboards
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Un vistazo rápido al futuro

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Gracias!

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