incaWeb es una solución informática desarrollada por Novosoft que integra la automatización de workflow y la participación de personas para garantizar el acceso a la información. La nueva versión 9.0 mejora la interfaz de usuario y la seguridad, y facilita la gestión de documentos, procesos, bibliotecas y sistemas.

1. +tecnología, +gestión
incaWeb es una solución informática desarrollada con tecnología Web por
Novosoft, que integra la automatización del workflow con la participación
de las personas, garantizando el acceso a la información.
Su adaptabilidad a las diferentes plataformas informáticas, su arquitectura basada en bases de datos
relacionales, su integración con Internet y sobre todo su capacidad para personalizar e incorporar todo tipo
de flujos de trabajo y datos, hacen de incaWeb la solución corporativa más adecuada para el tratamiento de
la información, la colaboración de las personas y la automatización de los Sistemas de Gestión de cualquier
organización y muy en particular de los sistemas de calidad, medio ambiente, prevención de riesgos
laborales e I+D+i.
El lanzamiento de la nueva versión 9.0 de incaWeb es el resultado de más de dos años de trabajo en los que
hemos incorporado las propuestas recibidas de nuestros usuarios y refleja el compromiso de Novosoft por
hacer de incaWeb la solución más adecuada para la mejora de la gestión documental y de los procesos de
cualquier organización.
Aspectos generales
La principal novedad de incaWeb 9.0 es su nueva interface, no solo se ha modificado su aspecto para
integrar la herramienta con la imagen corporativa de Novosoft sino que se ha pretendido definir un entorno
más amigable al usuario.
En este sentido las principales
novedades incluyen:
Nuevo menú de navegación.
Posibilidad de paginación de los
resultados.
Integración y disminución del
número de ventanas y menús.
Disminución del número de clics
necesarios para acceder a la
información.
Simplificación en la navegación
entre módulos de la aplicación.
número de páginas
configurable para cada ventana
entorno de navegación más
sencillo e intuitivo
Asignación de fechas límite (vista del administrador)
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2. Incorporación de políticas de seguridad
Uno de los puntos más importantes incluidos en la aplicación es la incorporación de
políticas de seguridad a nivel de validación del usuario y de caducidad de la sesión.
Dichas políticas de seguridad se han establecido como nuevos parámetros
configurables en el módulo de Sistema y consisten en:
Posibilidad de establecer un número mínimo de caracteres en la clave de acceso.
Posibilidad de establecer un número mínimo de caracteres numéricos en la clave.
Caducidad de la palabra clave.
Plazos para establecer recordatorios de caducidad de la palabra clave.
Posibilidad de solicitar renovación de las credenciales en caso de perdida u olvido
de las mismas.
Periodo de tiempo tras el cual la sesión se interrumpe siendo preciso presentarse
de nuevo a la web.
Posibilidad de acceso a internet (opción SaaS) mediante servidores seguros SSL
Módulo de documentación
Se mejoran las opciones de consulta de documentos al
integrar en una misma ventana criterios de búsqueda y
resultados, de modo que se optimice el proceso de
localización de documentos.
El acceso a los documentos se realiza a través de su
código y la información del mismo se agrupa en
opciones que se pueden mostrar u ocultar.
agrupación de funciones en el
menú de navegación
Los usuarios pueden configurar que pantalla inicial se mostrará una vez hecho el login de acceso para
cada módulo.
Como parte de las mejoras a nivel de navegación, los administradores de incaWeb 9.0 ya no trabajaran en
dos ventanas como hasta ahora, manteniéndose una sola ventana de trabajo. Así mismo se mejoran todas
las funciones derivadas de la gestión de documentos en proceso.
Todas las tareas relacionadas con la gestión de los documentos se agrupan bajo un mismo epígrafe del
menú de navegación distinguiéndose submenús para cada una de las tareas.
Como complemento a la posibilidad de cambiar el formato asociado a un tipo de documento se incorpora la
posibilidad de almacenar el formato sustituido como un documento adjunto en la sección de comentarios.
La gestión de los documentos por parte de los administradores se individualiza al restringirse el alcance de
la administración a los documentos asignados a cada administrador concreto. De este modo cada
administrador puede visualizar exclusivamente los accesos a documentos gestionados pro el.
Se incorpora al workflow la funcionalidad de saltar una fase. Esta opción permite avanzar una etapa en los
casos en que se prescinde de elaboradores, revisores o aprobadores.
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3. Se flexibiliza la gestión de grupos y asignación de usuarios permitiéndose funciones que hasta ahora no
estaban disponibles tales como la asignación de múltiples usuarios a un grupo, la reasignación de múltiples
documentos a un grupo o la modificación de la descripción de los tipos de documentos.
Igualmente la estructura de clasificaciones y subclasificaciones se restringe al usuario con permiso de
súper administrador.
mejora significativa de la gestión
de los súper administradores
Módulo de procesos
Dos son los puntos principales ha destacar en este módulo, por una parte la posibilidad de asignar roles,
notificaciones y procesos a determinados administradores y por otra parte la inclusión de un módulo, en
versión beta, de edición de procesos.
La asignación de roles,
notificaciones y procesos a
un administrador permite
restringir la gestión de dichos
elementos de incaWeb al
mismo, esto incluye la
capacidad para asignar
roles, la definición de listas
de notificación y en definitiva
la gestión de dichos
procesos.
La inclusión de esta
funcionalidad consolida aún
más a incaWeb 9.0 como
aplicación de gestión
multiempresa y multisistema.
Otras mejoras incluidas en el módulo de procesos:
Se agrupan consulta simple y avanzada bajo el epígrafe consultas.
Se integra en una misma ventana la consulta y el resultado de la misma.
Se facilita el proceso de extracción al incluirse en la misma todos los procesos incluidos como resultado
de una consulta.
Se mejora la función de reasignación de procesos de un responsable a otro.
Se añade una nueva función que muestra el registro de accesos a cada proceso generado en incaWeb.
Se permite la reapertura de procesos cerrados o rechazados erróneamente.
se potencia el enfoque
multisistema de incaweb
gestión de procesos más
sencilla y flexible
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4. Módulo de edición de procesos (versión β no se entrega de momento con V9.0)
El módulo de edición de procesos de incaWeb permite, a cualquier usuario autorizado y de forma sencilla, la
creación y modificación de flujos de trabajo asociados a la gestión de los procesos de cualquier organización.
Gracias a este módulo es posible automatizar una secuencia de acciones, actividades o tareas que definan
dichos procesos y definir los campos de datos a cumplimentar, de modo que en los mismos se incluya toda
la información necesaria que facilite el seguimiento del estado de cada una de esas actividades y se
registren evidencias de su ejecución.
El módulo de edición de procesos permite definir procesos de modo que:
Se establezcan flujos de trabajo entre los diversos responsables participantes en la ejecución de los
procesos permitiendo definir las responsabilidades de cada usuario.
Se facilite la gestión y el archivo de los registros de datos, su búsqueda, consulta, recuperación y
análisis.
Se automatice la exportación de la información contenida en los datos contenidos en los registros
generados a bases de datos relacionales u otras aplicaciones empresariales
Se generen informes con toda la información contenida en los registros para su explotación estadística.
Se integre incaWeb con otras herramientas corporativas de la organización.
hacia una definición de
procesos sin programación
Módulo de biblioteca
El módulo de biblioteca de incaWeb 9.0 pasa a incorporar múltiples funcionalidades que lo convierten por si
mismo en una potente herramienta para la gestión de los documentos de cualquier organización.
Entre las características principales que incorpora la nueva biblioteca de incaWeb 9.0 se destacan las
siguientes:
Permite definir una estructura de carpetas y subcarpetas para la clasificación de la documentación. Los
documentos contenidos en la biblioteca están sujetos a una cierta clasificación, en el momento de crear
un documento, el autor del mismo, puede establecer dicho criterio de clasificación
Asegura la confidencialidad mediante el establecimiento de permisos a los usuarios y la asignación de
grupos de acceso, en función de los cuales se limita el mismo a los diversos documentos contenidos en la
estructura de carpetas.
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5. Desde navegación se puede acceder a la visualización de documentos mientras que el usuario esté
incluido en uno de los grupos con acceso a las mismas, en caso contrario la pantalla de navegación
aparecerá vacía.
Permite la publicación cualquier tipo de documento, fichero electrónico, y la descarga del mismo por
medio de un navegador de Internet. Dichos tipos de documentos pueden ser a su vez categorizados
mediante la asignación de atributos.
Facilita la solicitud de alta de nuevos documentos en el sistema al incluir la posibilidad de dirigir dichas
peticiones a un responsable concreto.
Posibilita, mediante la asignación de tareas, la gestión de documentos mediante la definición de
responsables que intervengan en su aprobación. Para aprobar o desestimar un documento es preciso
acceder al documento, por medio del enlace que se incluye en el nombre del documento. Una vez
visualizado se deberá emitir la decisión adoptada pulsando uno de los vises de aprobación o rechazo. En
caso de rechazo el sistema mostrará un cuadro de diálogo en el que se deberá justificar dicha decisión.
Controla el estado de publicación de los documentos al facilitar la gestión de aquellos pendientes de
publicación o en proceso. Un documento en proceso es aquel que se encuentra pendiente de aprobación
por parte de algún usuario o bien ha sido rechazado.
Facilita la consulta de documentos al permitir tanto la búsqueda textual por contenido, como la búsqueda
por atributos asociados a cada tipo de documento. Igualmente permite la búsqueda y localización de
documentos mediante el árbol de navegación.
nueva administración avanzada
de usuarios y documentos
Módulo de sistema
El módulo de sistema de incaWeb 9.0 se mejora
incluyendo nuevos parámetros relacionados con la
configuración de las políticas de seguridad.
También se simplifica la gestión del módulo con la
desaparición de ciertos parámetros que pasan a
estar cubiertos con la inclusión de la paginación en
todas las pantallas que contienen listados.
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