Presentación iG4S - Gestión de Expedientes

2. 01 VENTAJASDE LA SOLUCIÓN
01 VENTAJASDE LA SOLUCIÓN
02 AREAS DE APLICACIÓN
03 PERFILES DE USO
04 SOPORTE Y MANTENIMIENTO

3. Del software a los procesos
Solución
Escalabilidad
Control de los objetos
Acceso multiplataforma
Reducción de costes de Software
implantación y
Procesos mantenimiento
Consistencia de aplicaciones
Automatización de tareas
Flexibilidad Control centralizado de Integridad de procesos
Facilidad de gestión mantenimientos correctivos y Gestión de datos
Cobertura completa al evolutivos Interconexión con otras
proceso soluciones
Estandarización a nivel de
Consulta rápida
producto
Arquitectura SOA

4. TRAMITACIÓN CON WORKFLOW
Descripción Valor añadido
Workflow granular Todo el potencial y de SAP
Creación y modificación Business Workflow
por parametrización Facilidad de creación y
Definición de mantenimiento de sus flujos
comportamiento Flexibilidad en la gestión de
diferenciado según expedientes
expedientes y casos
Entornos de uso
Expedientes complejos que requieren tratamiento diferenciado según sus
características
Adaptación a las condiciones excepcionales de la gestión
Rápida actualización de los procedimientos mediante parametrización.

5. ADMINISTRACIÓN SIN PAPELES
Descripción Valor añadido
Gestión de documentos Solución completa de
electrónicos tramitación electrónica
Creación de documentos Los documentos se
en formato perdurable gestionan on line de
Gestión de documentos manera segura
electrónicos Control de validez y
trazabilidad
Entornos de uso
Documentos electrónicos de entrada en el propio expediente
Generación, anexado, validación y firma de documentos electrónicos en el expediente y
a partir del propio expediente
Ordenación y clasificación configurable de los documentos del expediente

6. CONVERSIÓN A PDF
Descripción Valor añadido
Conversión de los Trazabilidad del documento
documentos a PDF en el y su conversión dentro del
sistema sistema
Selección de Gestión de documentos en
documentos y etapas en formatos perdurables e
las que se puede interoperables
convertir
Entornos de uso
Conversión de documentos a formato definitivo de publicación en la propia aplicación
Selección de aquellos documentos que se pueden convertir y conservar en PDF
Sin necesidad de recurrir a soluciones de terceros
Firma electrónica sobre PDF

7. GESTIÓN DE APLAZAMIENTOS
Descripción Valor añadido
Suspensión temporal Asignación a fases con
predefinida de plazos de aplazamientos posibles
gestión Reutilización de
Asignación de distintos aplazamientos a distintos
aplazamientos a procesos
diferentes trámites y
tareas
Entornos de uso
Tramitación ordinaria en la que se puede emplear un aplazamiento
Actualización de cambios en normativa de periodos de aplazamientos de manera
centralizada
El aplazamiento está integrado

8. GESTIÓN DE ALARMAS
Descripción Valor añadido
Avisos sobre el estado Control flexible y
de la gestión a los centralizado de los
distintos implicados expedientes cuando es
Diferenciación de los necesario
mensajes según Conocimiento de las
expediente y situaciones de relevantes
destinatario para la gestión cotidiana
Entornos de uso
Entornos con alta carga de trabajo
Control de cada una de las situaciones de riesgo por los responsables y gestores de la
organización
Reducción de errores y caducidad de procesos

9. TRAMITACIÓN EXCEPCIONAL
Descripción Valor añadido
Operaciones fuera de las Reparación de errores de
condiciones previstas en gestión
el flujo Reducción de
Recuperación de errores mantenimientos correctivos
en la tramitación por errores funcionales
ordinaria Recuperación de
expedientes erróneos
Entornos de uso
Primer nivel de mantenimiento de cada departamento
Errores habituales de gestión de expedientes
Comportamientos no previstos en la tramitación

10. ARQUITECTURA SOA
Descripción Valor añadido
Acceso a la información Acceso externo a las
y tramitación de los funcionalidades básicas y a
expedientes desde fuera la información.
de la organización. Integración con otras
Comunicación con otras soluciones y plataformas.
plataformas. Aprovechar interacción con
otros servicios.
Entornos de uso
Integración con plataformas de servicios transversales.
Retroalimentación con soluciones verticales.
Publicación de documentos y de información de trámites en la web

11. INTERFAZ WEB
Descripción Valor añadido
Acceso al gestor de Entorno ligero de
expedientes en entorno tramitación
web. Tramitación desde cualquier
No es necesario acceder equipo
a través de portal SAP Reducción de costes de
No es necesario tener la gestión del cambio.
SAPGUI
Entornos de uso
Integración con plataformas de servicios transversales.
Retroalimentación con soluciones verticales.
Publicación de documentos y de información de trámites en la web

12. ADAPTACIÓN NORMATIVA
Descripción Valor añadido
Seguimiento de la Mantenimiento evolutivo
normativa europea, centralizado
estatal y autonómica Revisión centralizada de
que afecte al producto cambios que afectan al core
Valoración de cambios del producto
normativos que afectan Supervisión especializada
a la base instalada de los procedimientos
Entornos de uso
Las actualizaciones respetan el entorno en el que se realizan sus procesos
Protección de los trámites y de los expedientes administrativos y los sistemas de gestión
Integración con soluciones de terceros y plataformas de servicios horizontales
Modelo de documentos basado en estándares abiertos y modelos perdurable

13. RECONSTRUCCIÓN DE EXPEDIENTES
Descripción Valor añadido
Detección de Recuperación de datos
expedientes erróneos perdidos o dañados por
Recuperación y problemas del sistema
reconstrucción de datos Gestión de errores de
y documentos expedientes a nivel
Administrador
Ahorro en consultoría
Entornos de uso
Localización de expedientes erróneos o encerrados en un bucle
Recuperación de todos los elementos del expediente hasta el último punto donde se ha
gestionado correctamente
Control asegurado de todos los expedientes gestionados por el usuario Batch.

14. CHEQUEO DE PARAMETRIZACIÓN
Descripción Valor añadido
Control de que el Control de que los
circuito por el que se va expedientes realizará su
a lanzar el expediente ciclo de vida
está completo Reducción de impacto de
actualizaciones técnicas y
funcionales
Entornos de uso
Entornos complejos en los que las actualización técnica o funcional puede afectar a la
tramitación del expediente
Revisión de eventos previa al lanzamiento del expediente, de manera que el expediente
no se quedará bloqueado por la falta del evento.

15. RETORNO DE INVERSIÓN
Soluciones abiertas
Soluciones propietarias
iG4S
COSTE
Implantación Gestión del Mantenimiento
cambio
TIEMPO

16. Qué es lo diferente
Usabilidad Interoperabilidad
Seguridad Flexibilidad
Integridad
Adaptabilidad Solidez
Transversalidad
Modularidad
Evolutibilidad
Plenitud

17. 01 VENTAJASDE LA SOLUCIÓN
02 AREAS DE APLICACIÓN
AREAS DE APLICACIÓN
03 PERFILES DE USO
04 SOPORTE Y MANTENIMIENTO

18. ARQUITECTURA SOA
De abajo a arriba la arquitectura de iG4S está basada
en un modelo multicapa:
• MODELO DE DATOS implementado en el diccionario
ABAP.
• Una capa de programación ABAP llamada MOTOR DE
TRAMITACIÓN iG4S que utiliza el componente ABAP
Basis del SAP Web AS 7.0 SAP Business Workflow y
SAP RMS y una serie de servicios desplegados en el
stack J2EE que complementan la funcionalidad de
iG4S
• En la CAPA DE PRESENTACIÓN , iG4S oferta su
funcionalidad SAPGui y Web, integrando WDA
Applications en un entorno de portal (SAP Portal) o
como aplicación web Standalone.
• El producto se enriquece con interfaces RFC y WS
(SOAP) para interactuar con otros sistemas

19. ARQUITECTURA SOA
• iG4S es un producto desarrollado
sobre SAP WAS 7.0
• iG4S utiliza :
• SAP Business WorkFlow
• SAP RMS
• SAP Content Server o cualquier gestor
documental certificado SAP ArchiveLink
(opcional)
• SAP BI (opcional)
• SAP Portal (opcional)
• El core de iG4S esta desarrollado y se
ejecuta en el Stack ABAP.
• iG4S utiliza el Stack Java para la
firma de documentos y la conversión
a PDF

20. INTERFASES DE USUARIO
Interfaz de uso creado a raíz de la experiencia
en clientes
Tecnología Webdynpro ABAP
Uso intuitivo
Adaptación a las necesidades de
su organización
Atributos de uso parametrizables
Acceso ligero e independiente
desde web
Información completa de
tramitación desde todas las
pantallas

21. EXPEDIENTE IG4S
Modelo de datos flexible
Entrada y salida de datos de otros módulos
Circuito de tramitación
Integración de documentos
Datos específicos del negocio
Integración con otras soluciones
SAP
Ordenación, gestión y creación de
documentos
Posibles acciones a desarrollar
Histórico completo del expediente
Patrones e interacciones entre
expedientes.

22. DOCUMENTOS EN IG4S
Generación de documentos
Plantillas multiformato
Conversión a PDF dentro del sistema
Tramitación de documentos: envío y recepción
y flujo de aprobación de documentos.
A partir de plantillas
completamente configurables
Formato XML
Tramitación documental
Conversión a PDF
Tramitación independiente de los
documentos

23. MOTOR DE TRAMITACIÓN
Circuitos y expedientes
Workflow modular
Acciones y validaciones
Alarmas
Precomprobación de lanzamientos
Log de errores y check periódico de bucles
Recuperación de expedientes
Seguridad y flexibilidad en la
tramitación
Eficiencia en la gestión de
expedientes
Adaptación a los distintos
procesos
Gestión para situaciones
imprevistas

24. INTERACCIÓN
• Integración con portales SAP y no
SAP para la interacción con
empleados, ciudadanos,
proveedores, etc.
• Plena integración con Adobe
Interactive forms
• Comunicación vía web-service con otras
soluciones y plataformas para mantener el
intercambio de datos y operaciones
• Integración con herramientas certificadas
SAP para gestión de archivos, Business
Intelligence, etc.

25. 01 VENTAJASDE LA SOLUCIÓN
02 AREAS DE APLICACIÓN
03 PERFILES DE USO
PERFILES DE USO
04 SOPORTE Y MANTENIMIENTO

26. iG4S: Una solución integradora
Un gestor y tramitador de expedientes especializado y adaptado a grandes organizaciones
que trata de manera integral sus procedimientos
• Integra contenidos de negocio.
Supervisa Tramita Opera solicita • Realiza ciclos completos de
gestión
• Altamente personalizable
• Genera y firma documentos
• Parametrización intuitiva de
cualquier flujo existente en la
organización.
FIN MM HR …
• Seguro y adaptable
• Unifica los procesos de todas las
soluciones verticales específicas

27. Perfiles de uso
Administradores del
sistema
directivo
Ciudadanos Empleados Públicos

28. Ciudadanos
• Envío y consulta de
documentación
• Plena transaccionalidad.
•Solicitud on-line
•Trazabilidad y seguimiento de sus
Ciudadanos expedientes, consulta del estado de su
gestión.

29. Empleados públicos
• Acceso a toda la
información del expediente
desde un punto central
• Avisos y alertas de gestión.
• Integración de firma digital.
• Abarca todo el ciclo de la gestión
• Entorno de trabajo intuitivo y
configurable Empleados Públicos

30. Administradores
• Trazabilidad completa
mediante logs de workflow y
gestión de errores
Administradores del
sistema
•Parametrización y lectura
gráfica de circuitos
•Motor de workflow robusto
y fiable

31. Directivos
• Cuadro de Mando
para el control de
Gestión.
directivo
•Control del ciclo completo
de la tramitación.
•Asignación de tareas y
funciones a los empleados.

32. 01 VENTAJASDE LA SOLUCIÓN
02 ARQUITECTURA DE LA SOLUCIÓN
03 PERFILES DE USO
04 SOPORTE Y MANTENIMIENTO
SOPORTE Y MANTENIMIENTO

33. MANTENIMIENTO Y DOCUMENTACIÓN
¿Es nuevo?

34. ACCESO AL HELPDESK
http://servicedesk.realtech.es/servicecenterex/extern/?logo=ig4s
Acceso personalizado de clientes
Histórico de incidencias y mantenimientos del usuario
Información sobre:
• Descripción
• Prioridad
• Estado de la incidencia
• Empleado en el que se
encuentra la incidencia

35. REPARACIÓN Y DOCUMENTACION
Se realizan las modificaciones necesarias para resolver
la incidencia, así como la documentación de
implementación y aspectos modificados
El usuario recibe el aviso
de la resolución.
En el helpdesk tendrá toda
la información sobre el
tratamiento de la
incidencia.
La documentación correspondiente a la
incidencia y el parche quedan asociados al
usuario. El caso se clasifica y archiva para
próximas revisiones

36. GESTIÓN DE PARCHES
• Reparaciones críticas: Se adjuntan inmediatamente a todos los
proyectos de iG4S para su despliegue automático. Se integran
posteriormente en el SP.
• Notas comunes: Son las que son de aplicación para todos los
proyectos, pero de aplicación no urgente. Se envían con la
incidencia al cliente y se referencian en la base del
conocimiento. Se integran en el SP
• Notas específicas: Son aquellas que afectan, por su aplicación
a un solo proyecto, pero que pueden ser de utilidad para otros
casos. Están disponibles en la Base de Conocimiento pero no
se integran en el SP
Cuando se alcanza un volumen de reparaciones suficientes, o que afectan completamente a
una funcionalidad, se libera un Support Package. De esta manera, todos los proyectos tienen
una versión similar y aprovechan todas las mejoras y resoluciones incluidas en el producto.