Este documento describe los pasos para combinar una base de datos en Excel con un documento de Word utilizando la función de combinación de correspondencia. Explica los 6 pasos principales: 1) seleccionar la base de datos en Excel, 2) agregar los campos de datos, 3) ver los primeros datos combinados, 4) seleccionar imprimir o editar cartas individuales, 5) filtrar la lista de destinatarios, y 6) imprimir las cartas combinadas. El objetivo es utilizar la información en Excel para personalizar automáticamente cartas en Word.
Plan-de-la-Patria-2019-2025- TERCER PLAN SOCIALISTA DE LA NACIÓN.pdf
Clase 12
1. Escuela de Medicina Informática
Microsoft Excel
Tamia Chuquizala E. Unidad 4 / Pág. 1
2. Escuela de Medicina Informática
Microsoft Excel
Tamia Chuquizala E. Unidad 4 / Pág. 2
Índice
Contenido
Índice................................................................................................................................................... 2
Clase 12 - combinación de correspondencia ...................................................................................... 3
Primer paso ..................................................................................................................................... 3
Segundo paso.................................................................................................................................. 4
Tercer paso...................................................................................................................................... 5
Cuarto paso ..................................................................................................................................... 9
Quinto paso................................................................................................................................... 10
Sexto paso ..................................................................................................................................... 11
3. Escuela de Medicina Informática
Microsoft Excel
Tamia Chuquizala E. Unidad 4 / Pág. 3
Clase 12 - combinación de correspondencia
Para esto creamos una base de datos en Excel con información de los docentes, luego esta
base la combinamos con Microsoft Word ya vamos a ver las utilidades que esta presenta al
combinar en conjunto
Clic en iniciar combinación de correspondencia
En paso a paso
Primer paso
4. Escuela de Medicina Informática
Microsoft Excel
Tamia Chuquizala E. Unidad 4 / Pág. 4
Segundo paso
5. Escuela de Medicina Informática
Microsoft Excel
Tamia Chuquizala E. Unidad 4 / Pág. 5
Tercer paso
6. Escuela de Medicina Informática
Microsoft Excel
Tamia Chuquizala E. Unidad 4 / Pág. 6
7. Escuela de Medicina Informática
Microsoft Excel
Tamia Chuquizala E. Unidad 4 / Pág. 7
Podemos utilizar una lista existente que puede ser bases de datos de cualquier sistema.
Al seleccionar una lista existente en examinar nos dará paso al explorador para indicar el
archivo en el cual deseemos trabajar
Normalmente en la hoja de Excel aparece con tres hojas
Pero nosotros trabajamos en la hoja 1
8. Escuela de Medicina Informática
Microsoft Excel
Tamia Chuquizala E. Unidad 4 / Pág. 8
Al aceptar
9. Escuela de Medicina Informática
Microsoft Excel
Tamia Chuquizala E. Unidad 4 / Pág. 9
Cuarto paso
Agregamos destinatarios es decir vamos a incluir los campos
10. Escuela de Medicina Informática
Microsoft Excel
Tamia Chuquizala E. Unidad 4 / Pág.
10
Seleccionamos el campo y ponemos insertar y cerramos el elemento
Estos campos se pueden insertar en cualquier parte del documento
Quinto paso
Ya aparecen los primeros datos
Al poner en siguiente destinatario se cambian a los datos que siguen basándose en los datos
11. Escuela de Medicina Informática
Microsoft Excel
Tamia Chuquizala E. Unidad 4 / Pág.
11
Sexto paso
Al seleccionar imprimir
Nos da diferentes opciones
12. Escuela de Medicina Informática
Microsoft Excel
Tamia Chuquizala E. Unidad 4 / Pág.
12
Al editar cartas individuales
Al combinar con todas
Para combinar en procesos de filtrado
En el paso anterior
Editar lista de destinatarios
Activamos o desactivamos a los destinarios que necesitemos enviar y aceptamos
Clic en Siguiente: Combinar correspondencia.
13. Escuela de Medicina Informática
Microsoft Excel
Tamia Chuquizala E. Unidad 4 / Pág.
13
Clic en Imprimir.
14. Escuela de Medicina Informática
Microsoft Excel
Tamia Chuquizala E. Unidad 4 / Pág.
14
Clic en editar cartas individuales
15. Escuela de Medicina Informática
Microsoft Excel
Tamia Chuquizala E. Unidad 4 / Pág.
15
Selecciona todos y clic en aceptar.
Si necesita establecer un filtrado de los destinatarios. Clic en Anterior: Editar lista de
destinatarios.
16. Escuela de Medicina Informática
Microsoft Excel
Tamia Chuquizala E. Unidad 4 / Pág.
16
Clic en Filtrar, aquí podrá especificar los datos de los destinatarios paralos que desea crear
el oficio tomando en cuenta el cargo que desempeña, el departamento donde trabaja, etc.,
dependiendo de la información que posea.