Este documento describe los pasos para combinar una base de datos en Excel con un documento de Word utilizando la función de combinación de correspondencia. Explica los 6 pasos principales: 1) seleccionar la base de datos en Excel, 2) agregar los campos de datos, 3) ver los primeros datos combinados, 4) seleccionar imprimir o editar cartas individuales, 5) filtrar la lista de destinatarios, y 6) imprimir las cartas combinadas. El objetivo es utilizar la información en Excel para personalizar automáticamente cartas en Word.

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Microsoft Excel
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Índice
Contenido
Índice................................................................................................................................................... 2
Clase 12 - combinación de correspondencia ...................................................................................... 3
Primer paso ..................................................................................................................................... 3
Segundo paso.................................................................................................................................. 4
Tercer paso...................................................................................................................................... 5
Cuarto paso ..................................................................................................................................... 9
Quinto paso................................................................................................................................... 10
Sexto paso ..................................................................................................................................... 11

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Clase 12 - combinación de correspondencia
Para esto creamos una base de datos en Excel con información de los docentes, luego esta
base la combinamos con Microsoft Word ya vamos a ver las utilidades que esta presenta al
combinar en conjunto
Clic en iniciar combinación de correspondencia
En paso a paso
Primer paso

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Segundo paso

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Tercer paso

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Podemos utilizar una lista existente que puede ser bases de datos de cualquier sistema.
Al seleccionar una lista existente en examinar nos dará paso al explorador para indicar el
archivo en el cual deseemos trabajar
Normalmente en la hoja de Excel aparece con tres hojas
Pero nosotros trabajamos en la hoja 1

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Al aceptar

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Cuarto paso
Agregamos destinatarios es decir vamos a incluir los campos

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Seleccionamos el campo y ponemos insertar y cerramos el elemento
Estos campos se pueden insertar en cualquier parte del documento
Quinto paso
Ya aparecen los primeros datos
Al poner en siguiente destinatario se cambian a los datos que siguen basándose en los datos

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Sexto paso
Al seleccionar imprimir
Nos da diferentes opciones

12. Escuela de Medicina Informática
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Al editar cartas individuales
Al combinar con todas
Para combinar en procesos de filtrado
En el paso anterior
Editar lista de destinatarios
Activamos o desactivamos a los destinarios que necesitemos enviar y aceptamos
Clic en Siguiente: Combinar correspondencia.

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Clic en Imprimir.

14. Escuela de Medicina Informática
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Clic en editar cartas individuales

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Selecciona todos y clic en aceptar.
Si necesita establecer un filtrado de los destinatarios. Clic en Anterior: Editar lista de
destinatarios.

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Clic en Filtrar, aquí podrá especificar los datos de los destinatarios paralos que desea crear
el oficio tomando en cuenta el cargo que desempeña, el departamento donde trabaja, etc.,
dependiendo de la información que posea.