Descripción de las funcionalidades básicas del gestor de referencias bibliográficas Zotero: cómo instalarlo, cómo guardar, editar y organizar referencias, cómo compartir colecciones de referencias, etc.
2. Contenidos
2. Guardar referencias en Zotero
• De manera automática
• Importar referencias
• Manualmente
• A partir de identificadores normalizados
• Extraer datos de un PDF
• Revisar y corregir las referencias
1. Introducción
• ¿Por qué un gestor de referencias?
• Los gestores de referencias
• Zotero
• Características
• Instalación
• Crear una cuenta
• Interfaz
3. Organizar las referencias
• Buscar referencias
• Crear colecciones
• Añadir referencias a una colección
• Ordenar las referencias
• Editar las referencias
• Adjuntar ficheros y notas
• Subrayar y anotar ficheros PDF
• Detección de duplicados
4. Crear bibliografías e insertar citas
• Crear bibliografías
• Añadir nuevos estilos
• Insertar citas en un documento
5. Compartir
• Compartir la biblioteca
• Crear grupos
• Unirse a grupos
6. Importar referencias desde Zotero a
Mendeley
7. Más información…
4. ¿Por qué un gestor de citas y referencias?
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Gestores de
Referencias
bibliográficas
5. • Son programas que facilitan el almacenamiento,
organización y edición de nuestras referencias
bibliográficas, pudiendo también compartirlas.
• Pueden permitir la gestión de los documentos
asociados a las referencias
• Ayudan a realizar la inserción automática de citas
y la generación de bibliografías en nuestros
documentos de trabajo en diferentes estilos de
manera rápida y sencilla
Los gestores de referencias
6. • Es un gestor de referencias
bibliográficas gratuito y de código
abierto
• Comenzó como una extensión del
navegador Firefox
• Actualmente puede instalarse también
como aplicación independiente (Zotero
Standalone) combinada con
complementos para Chrome o Safari
Zotero
7. • Cada usuario tiene 300 MB gratuitos para
almacenamiento de pdf, imágenes,
capturas y otros archivos adjuntos de las
referencias
– Puede obtenerse más espacio previo pago
• La aplicación de escritorio no tiene límites
de espacio
Características
8. Instalar Zotero para Firefox
• Instalar Zotero como
extensión de Firefox
• Es necesario
instalar también el
plugin para Word o
LibreOffice
9. Instalar Zotero para Firefox
• Al seleccionar la Z
de la barra
superior del
navegador se abre
nuestra biblioteca
de Zotero
• Para abrirlo en
una nueva
pestaña, en lugar
de en la parte
inferior del
navegador, pulsar
el botón para
intercambiar
10. Instalar Zotero Standalone
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• Instalar Zotero como
aplicación
independiente
• Es necesario
instalar también la
extensión para el
navegador que
utilicemos
• El plugin para Word
y LibreOffice está
incluido
11. • Si no tenemos la aplicación abierta, podemos
decirle al navegador que guarde las
referencias directamente en nuestra
biblioteca en línea
• También puede utilizarse con Firefox y en
ese caso la extensión actuará como conector
con la aplicación
Instalar Zotero Standalone
12. • Si creamos una cuenta en Zotero
podemos sincronizar nuestras
referencias y los adjuntos con el
servidor de Zotero.org y tener
acceso a ellas desde cualquier
ordenador
• Es imprescindible tener una cuenta
si queremos crear grupos para
compartir referencias
• En Herramientas > Preferencias >
Sincronizar, introducir los datos de
nuestra cuenta para poder
sincronizar las referencias
automáticamente
– Se puede sincronizar manualmente
en cualquier momento desde el
botón Sincronizar con el servidor
Zotero
Crear una cuenta
15. • Zotero permite guardar referencias desde
múltiples recursos (catálogos, bases de
datos, páginas web, etc.)
• Sólo hay que hacer clic en el icono que
aparece junto a la barra de direcciones del
navegador
– Referencias individuales
– Listas de resultados de búsquedas
• O seleccionar alguna de las opciones que
aparecen con el botón derecho del ratón
De manera automática
17. • Si tenemos una lista de resultados ( ),
al hacer clic en el icono podemos
seleccionar las referencias concretas que
nos interesen
De manera automática
X
X
18. • Para cada referencia se guardan todos los
metadatos disponibles
– Aunque no haya metadatos, también
podemos guardar la web o el documento
• Si el pdf con el texto completo está
disponible, normalmente se adjuntará de
manera automática a la referencia
• Si es una página Web, se almacena una
copia con los contenidos que ésta tiene
en el momento de guardarse
De manera automática
19. • Algunos recursos no son compatibles con
Zotero, en estos casos deberemos
exportar las referencias que nos
interesen
– Directamente, si el recurso da esta opción
– A un fichero que después importaremos
desde Zotero
• Zotero es compatible con la mayoría de formatos
bibliográficos (EndNote, BibTex, RIS, etc.)
• Si utilizamos Zotero con Firefox, la importación del
fichero RIS se realiza de manera automática
Importar referencias
24. Importar referencias
• Si en PoliBuscador queremos guardar
conjuntos de registros procedentes de
diferentes búsquedas que tengamos en Mi
Portal, hay que hacerlo de manera
indirecta.
25. • Desde el botón Nuevo item, podemos
añadir manualmente cualquier tipo de
referencia editando la información de cada
metadato
Manualmente
26. A partir de identificadores normalizados
• El botón de Agregar ítem por identificador
nos permite añadir referencias a partir del
ISBN, el DOI o el PMID (PubMed ID)
27. • Arrastramos al panel de referencias el
archivo en PDF. Lo seleccionamos con el
botón derecho del ratón e indicamos
Extraer los metadatos para el PDF
Extraer datos de un PDF
28. • Es recomendable revisar la información
de cada referencia para obtener las citas y
bibliografías con la presentación correcta
Revisar y corregir las referencias
30. • Podemos hacer búsquedas dentro de
nuestras referencias de Zotero
• Si pulsamos en la lupa se abre un
formulario de búsqueda avanzada
Buscar referencias
31. • Por defecto, Zotero tiene una
carpeta llamada Mi Biblioteca
que incluye todas nuestras
referencias
• Desde el botón Nueva
colección podemos crear tantas
como queramos
– También se pueden crear sub-
colecciones
• En el panel inferior se muestran
las etiquetas asignadas a las
referencias de la colección
seleccionada
Crear colecciones
32. • Arrastramos las referencias desde el panel
central a la colección que nos interese
– Una referencia puede estar en colecciones
diferentes
• Para eliminar una referencia, podemos
– quitarla de la colección (botón derecho> Quitar
ítem de la colección o tecla Supr). La referencia
continúa estando en en Mi Biblioteca
– moverla a la papelera (botón derecho>Mover
ítem a la papelera)
Añadir referencias a una colección
34. • Podemos editar los
campos de cada referencia
para completar o modificar
sus datos en la pestaña
Información
• Además, podemos añadir
etiquetas (tags) que nos
ayuden a describir y
clasificar las referencias en
la pestaña Marcas
– A cada etiqueta podemos
asignarle un color distintivo
Editar las referencias
35. • Hay varias opciones para añadir Notas a
una colección o a una referencia
• También es posible adjuntar ficheros a
las referencias
Adjuntar ficheros y notas
36. • Seleccionar el archivo con el botón
derecho del ratón y elegir Abrir en un
visualizador externo
• Realizar las modificaciones
• Guardar los cambios
Subrayar y anotar ficheros PDF
37. • Seleccionando Mostrar duplicados o Ítems
duplicados vemos las referencias
detectadas como duplicadas en el panel
central
• Al escoger una referencia duplicada, Zotero
marca las similares y da la opción de
fusionarlas
Detección de duplicados
39. • Desde una colección
• Arrastrando las referencias a un
documento abierto
Crear bibliografías
40. • Zotero sólo incorpora algunos estilos de
cita, pero pueden añadirse más
Añadir nuevos estilos
41. • El plugin instalado al descargar Zotero
facilita la inserción de citas y la creación
de la bibliografía correspondiente al
escribir un trabajo
– En Word, se añade una nueva pestaña,
Zotero
– En LibreOffice se añade una barra de Zotero
Insertar citas en un documento
42. Insertar citas en un documento
Insertar/
editar
una cita
Insertar
bibliografía
Editar
bibliografía
Actualizar
citas y
bibliografía
Preferencias
(cambiar de
estilo...)
Eliminar
códigos
43. • Seleccionamos el icono y elegimos el
estilo de cita
Insertar citas en un documento
44. • Tecleamos cualquier información de la referencia
y seleccionamos la adecuada de la lista que se
ofrece
– Para finalizar, pulsamos Intro
• Seleccionando la cita, podemos editarla para
añadir o modificar la información de la misma
(añadir páginas, quitar autor, etc.)
• Es posible seleccionar varias referencias para
una misma cita
Insertar citas en un documento
45. • También podemos elegir del desplegable
de la Z el modo de cita clásica, que
permite seleccionar la referencia
directamente desde nuestra biblioteca de
Zotero
– Si queremos utilizar siempre este modo de
cita, hay que seleccionarlo en Preferencias >
Citar
Insertar citas en un documento
46. • Al final del documento, con el icono
generamos la bibliografía de manera
automática
• La podemos editar (añadir referencias
que no están citadas en el texto o quitar
referencias)
• Cambiar de estilo reformatea las citas
y la bibliografía con el nuevo estilo elegido
Insertar citas en un documento
48. • Puede ser muy útil la opción de
eliminar los códigos que Zotero inserta
de manera automática para sincronizar las
citas con nuestra biblioteca
– Recomendamos realizar una copia del
documento con los códigos porque una vez
eliminados, la acción no se puede deshacer
Insertar citas en un documento
50. • La cuenta de Zotero nos permite publicar
nuestra biblioteca de referencias y
hacerla accesible a cualquier persona
Compartir la biblioteca
51. • Es necesario tener una cuenta de Zotero
para crear un nuevo grupo
– Seleccionando el icono
– O directamente desde la página de Grupos de
Zotero
– Elegimos el tipo de grupo según el acceso
permitido a otros usuarios o miembros del
grupo
Crear grupos
52. • Cada grupo tiene su página Web
• Podemos buscar y unirnos a grupos de
nuestras áreas de interés
Unirse a grupos
54. • Mendeley permite la importación directa de los
documentos desde Zotero
– Hay que tener instalado Mendeley Desktop en el
mismo ordenador que Zotero
– Todos los documentos de Zotero se importarán a
Mendeley Desktop, incluso los que se añadan
después
– No olvidar sincronizar con Mendeley Web
Importación desde Zotero a Mendeley
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57. Biblioteca de Informática y Documentación “Enric Valor”
http://www.upv.es/bibliotecadeinformatica
Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento 4.0 Internacional.
Notas del editor
Cuando buscamos información para la realización de cualquier trabajo académico (Trabajos de clase, TFG, TFM, Tesis, artículos, etc.) consultamos una gran cantidad de fuentes de información y seleccionamos muchos documentos procedentes de fuentes distintas y en formatos diversos.
Si no gestionamos bien desde el principio todas las referencias útiles para nuestro trabajo, corremos el riesgo de no poder identificar las fuentes en nuestra bibliografía ni poder insertar citas de manera correcta, con lo que nuestro trabajo pierde calidad y credibilidad. Además, podemos incurrir en el plagio.
Para realizar de manera eficaz esta gestión, disponemos de una serie de herramientas: los gestores de referencias bibliográficas
JabRef is an open source bibliography reference manager. The native file format used by JabRef is BibTeX, the standard LaTeX bibliography format. JabRef runs on the Java VM (version 1.6 or newer), and should work equally well on Windows, Linux and Mac OS X.
CiteULike is a free online reference manager and social bookmarking tool. References are primarily entered via a bookmarklet that captures bibliographic content in web pages. New entries are public by default and are added to the common library, but entries can be also made private.
Zotero fue creado en octubre de 2006 por Dan Cohen, Josh Greenberg y Dan Stillman del Center for History and New Media de la George Mason University.
El nombre viene del término albanés zotëroj, que significa dominar o adquirir una habilidad en el aprendizaje.
Destaca por su facilidad de uso y su compatibilidad con una gran variedad de fuentes.
La versión Zotero StandAlone fue lanzada en 2011.
Sincroniza la biblioteca en línea con cuantos ordenadores queramos.
Está disponible en más de 30 idiomas
Zotero para Firefox es una extensión de Firefox. Fue la manera inicial de usar Zotero. En este caso, Zotero está incrustado en Firefox y se accede mediante un botón en la barra superior del navegador. Después, es necesario instalar el plugin para Word y LibreOffice.
Zotero para Firefox tiene más opciones disponibles de configuración (en preferencias, etc.) que la versión Standalone. Si Firefox es nuestro navegador, es la mejor opción.
Zotero Standalone es una aplicación independiente del navegador. Para comunicarse con el navegador necesita la instalación de conectores para Chrome, Safari u Firefox. El plugin para Word y LibreOffice va incluido ya en la instalación del programa.
Para otros navegadores, incluyendo los de móviles y tabletas, es posible utilizar Zotero Bookmarklet. En este caso, los items guardados se almacenarán directamente en la biblioteca en línea de zotero.org. Para iPad tenemos ZotPad.
La actualización se realiza de manera automática.
Firefox también puede utilizarse con Zotero Standalone y, en ese caso, la extensión actuará como conector con la aplicación. Se instala como cualquier otra aplicación.
Es necesario que esté abierta la aplicación para guardar las referencias en Zotero, pero también podemos autorizar desde la configuración del navegador (en la configuración de la extensión Zotero) que se guarden directamente en nuestra biblioteca online.
Para registrarse, cumplimentar el formulario. Se recibe un correo de confirmación para proceder a la activación de la cuenta.
Podemos decirle a Zotero en Preferencias > Sincronizar que nos sincronice también en nuestra cuenta de Zotero online los archivos que tenemos adjuntos a cada referencia (ojo con el límite de 300MB). Si no marcamos esa opción, sólo se guardarán los metadatos de las referencias.
El límite de almacenaje en nuestro ordenador para los adjuntos es el de nuestro propio disco duro.
También es interesante saber dónde almacena Zotero los ficheros en nuestro ordenador. Para ello, desde Herramientas>Preferencias>Avanzadas>Archivos y Carpetas: mostrar directorio de datos. Así podremos localizar los datos para hacer copias de seguridad.
La ventaja de tener una cuenta es que podemos acceder a nuestra biblioteca de Zotero desde cualquier ordenador.
Las referencias pueden ordenarse por título, creador o fecha.
Hay un icono diferente para cada tipo de documento. Es importante volver a destacar el alto grado de compatibilidad de Zotero: con youtube, flickr, amazon, slideshare, etc.
Si la página no ofrece metadatos que recuperar aparece un icono Web en gris y Zotero guarda la página o el pdf directamente en Zotero.
No hace falta tener la aplicación abierta. Desde marzo 2016, si no tenemos abierto Zotero Standalone, guarda la referencia directamente en el servidor de zotero.org.
Si no tenemos la aplicación abierta, la referencia se guarda en Mi Biblioteca y luego ya tenemos que cambiarla de colección si queremos.
Si queremos exportar a Zotero una selección de registros de diferentes búsquedas y lo hacemos a través Mi Portal, la opción que tenemos que utilizar es la importación desde Zotero, porque no reconoce los registros de manera directa
Otra vía: Archivo > Importar
El un ejemplo en el que se permite exportar referencias de una en una y podemos elegir el formato RIS.
En este ejemplo, podemos elegir varias referencias Add to list y luego desde Get list exportarlas en formato Bibtex
Si usamos Firefox, la importación directa funciona, pero con Chrome, si lo hacemos de manera directa sólo guarda dos registros cada vez.
Con Firefox, sí no tiene esos fallos de compatibilidad
Si tenemos disponible el archivo pdf del artículo, podemos adjuntarlo a la referencia que hemos creado de manera manual (botón derecho > añadir adjunto)
No funciona con todos los pdf. Para los que no funcione, creamos manualmente la referencia y luego arrastramos dentro el pdf para incorporarlo a la misma.
El tipo de documento ha de cambiarse si es necesario ya que para cada tipo se especifican unos campos que luego serán utilizados para la creación de la referencia bibliográfica.
Asegurarse de que no hay punto al final del título. Para cambiar la capitalización, seleccionar el título con el botón derecho del ratón y elegir la opción del menú.
Pinchando sobre el apellido da la opción de Intercambiar Nombre/Apellido
Son pequeñas ayudas que nos facilitan la corrección de los datos de la referencia bibliográfica.
Si hay información en el campo edición, poner sólo el número. Según el estilo elegido ya se añade la información necesaria (3ª ed., etc.)
Los resultados de una búsqueda nos pueden servir para crear una bibliografía, por ejemplo.
Podemos guardar una búsqueda y ésta se añadirá como un colección (el icono de la carpeta con lupa).
Si guardamos una búsqueda los nuevos items que incorporemos y que respondan a sus criterios se guardarán automáticamente en esa carpeta.
Para crear sub-colecciones, se puede arrastrar una carpeta dentro de otra o seleccionar la colección con el botón derecho del ratón y elegir Nueva sub-colección del menú.
Estas etiquetas son las que aparecen en el panel inferior izquierdo. Desde este panel, seleccionando una etiqueta con el botón derecho del ratón, podemos asignarle un color, cambiarles el nombre o eliminarlas.
Para asignar una etiqueta a varias referencias a la vez, las seleccionamos y las arrastramos sobre la etiqueta (previamente creada o importada) del panel izquierdo.
También es posible añadir Marcas a los ficheros PDF.
Las notas de colecciones se muestran en la sección del centro.
El menú: seleccionar la referencia con el botón derecho del ratón.
Las modificaciones serán conservadas en el fichero.
Si nos pregunta si queremos reemplazar el fichero, decir que sí.
No aparece en todos los documentos???
Seleccionar colección y con el botón derecho elegir Crear bibliografía del menú…
También puede aplicarse a un conjunto de registros que seleccionemos (se ponen en azul y luego seleccionamos la opción con el botón derecho).
Las bibliografías creadas con estos métodos se modifican directamente en el documento.
Documento de Word, Libre Office o Bloc de notas.
Es importante activar que cuando haya una URL a un documento a texto completo este nos aparezca en la cita bibliográfica para que quienes vean la bibliografía puedan acceder al texto completo en la web.
Se accede al listado que aparece en Obtener estilos adicionales. Escogemos el que queremos y se descarga el archivo. Después le damos al signo más (+) y elegimos el archivo que se instala de manera automática.
Al descargar zotero ya hemos descargado los plugins para el procesador de texto (como ya hemos visto).
Por ejemplo, quitar el nombre del autor si ya lo hemos incluido en el texto
Es recomendable utilizar siempre el modo de vista clásico porque nos da más opciones y es más práctico.
Para modificar las referencias en la bibliografía hay que editarlas en Zotero y luego darle al icono Actualizar citas y bibliografía.
Si se modifica una referencia con la función Editar bibliografía, la modificación será definitiva y ya no se actualizará con los cambios en Zotero o por los cambios de estilo.
En la vista clásica, la opción fuentes múltiples permite incluir varias obras en una única cita. También podemos completar la información con sufijo, prefijo, el número de página u omitir el autor (si por ejemplo, ya hemos dado su nombre incluido en la redacción del texto)
Por ejemplo si tenemos que enviar el manuscrito a una revista y tenemos que enviarlo sin códigos.
Enseñar el ejemplo del grupo de Presentaciones eficaces a través del enlace en la web de Recursos TFG y cómo se ve en mi pestaña grupos de la web de Zotero.
También es interesante saber dónde almacena Zotero los ficheros en nuestro ordenador. Para ello, desde Herramientas>Preferencias>Avanzadas>Archivos y Carpetas: mostrar directorio de datos.
A la inversa, desde Mendeley, seleccionar las referencias a exportar, Export, generar un archivo RIS e importarlo en Zotero.
¿Alguna pregunta o sugerencia?
Para cualquier aclaración, no dudéis en poneros en contacto con nosotras.
Muchas gracias