1. Comunicación de Instrucciones
Por: Cesar Alfonso Llanos Barón

2. Introducción
Con el paso del tiempo y los avances en
tecnología, las distancias y barreras
comunicativas que existían entre los
seres humanos han ido
desapareciendo. Hoy en día el tener
acceso a Internet es lo único que se
necesita para entrar en contacto con
personas de cualquier parte del mundo
a costos muy bajos contrario a lo que
ocurría anteriormente cuando realizar
una llamada por teléfono o enviar una
carta a otro país suponía tarifas muy
altas.

3. Plan de Trabajo
1. Definir los puntos que se deben transmitir a los subordinados, proveedores
y clientes.
2. Clasificar los puntos definidos anteriormente de acuerdo al destinatario.
3. Analizar las falencias en la comunicación de instrucciones realizadas
anteriormente.
4. Generar estrategias de entrega y retroalimentación.
5. Ejecutar las estrategias diseñadas para lograr el fin.
6. Solicitar retroalimentación.
7. Contabilizar la retroalimentación para futuras entregas de datos y
decisiones.

4. Plan de Trabajo
1. Definir los puntos que se deben transmitir a los subordinados,
proveedores y clientes.
2. Clasificar los puntos definidos anteriormente de acuerdo al destinatario.
3. Analizar las falencias en la comunicación de instrucciones realizadas
anteriormente.
4. Generar estrategias de entrega y retroalimentación.
5. Ejecutar las estrategias diseñadas para lograr el fin.
6. Solicitar retroalimentación.
7. Contabilizar la retroalimentación para futuras entregas de datos y
decisiones.

5. Definir
 Al terminar la reunión con el
superior, se deben definir claramente
cuales fueron los temas que se
trataron y que instrucciones se deben
transmitir.
 Para seguir con el esquema se deben
asignar niveles de prioridad a cada
una de las instrucciones que se deben
transmitir para de esa manera poner
especial cuidado a aquellas de mayor
importancia.
 Por ultimo se debe ordenar las ideas e
instrucciones para que tengan un
mismo hilo conductor y que resulten
fáciles de entender por los
destinatarios.

6. Plan de Trabajo
1. Definir los puntos que se deben transmitir a los subordinados,
proveedores y clientes.
2. Clasificar los puntos definidos anteriormente de acuerdo al
destinatario.
3. Analizar las falencias en la comunicación de instrucciones realizadas
anteriormente.
4. Generar estrategias de entrega y retroalimentación.
5. Ejecutar las estrategias diseñadas para lograr el fin.
6. Solicitar retroalimentación.
7. Contabilizar la retroalimentación para futuras entregas de datos y
decisiones.

7. Clasificar
 Debido a que se van a entregar
instrucciones a diferentes partes de la
cadena productiva de la empresa, lo
que se debe hacer después de tener
definidas las ideas e instrucciones es
clasificar las mismas dependiendo del
destinatario.
 Buscar cuales de estas ideas son de
interés común para distintos
destinatarios como lo pueden ser los
métodos de entrega de materias
primas que involucran subordinados y
proveedores, haciendo énfasis en la
colaboración que se debe dar entre
unos y otros.

8. Plan de Trabajo
1. Definir los puntos que se deben transmitir a los
subordinados, proveedores y clientes.
2. Clasificar los puntos definidos anteriormente de acuerdo al
destinatario.
3. Analizar las falencias en la comunicación de instrucciones realizadas
anteriormente.
4. Generar estrategias de entrega y retroalimentación.
5. Ejecutar las estrategias diseñadas para lograr el fin.
6. Solicitar retroalimentación.
7. Contabilizar la retroalimentación para futuras entregas de datos y
decisiones.

9. Analizar Falencias
 Se debe tener claridad en cuanto a
las instrucciones que se trataron de
dar anteriormente.
 Si se cometieron alguna clase de
errores o si el mensaje no llegó
parcial o totalmente al destinatario,
se debe saber con claridad cual fue
la causa.
 Se debe analizar si la causa del error
se debe mejorar desde los
procedimientos realizados o si se
debe cambiar el método de envío.

10. Plan de Trabajo
1. Definir los puntos que se deben transmitir a los
subordinados, proveedores y clientes.
2. Clasificar los puntos definidos anteriormente de acuerdo al
destinatario.
3. Analizar las falencias en la comunicación de instrucciones realizadas
anteriormente.
4. Generar estrategias de entrega y retroalimentación.
5. Ejecutar las estrategias diseñadas para lograr el fin.
6. Solicitar retroalimentación.
7. Contabilizar la retroalimentación para futuras entregas de datos y
decisiones.

11. Generar Estrategias
 Se deben evaluar los diferentes
medios de comunicación disponibles
para entregar el mensaje.
 Debido a que Internet ofrece varios
métodos de comunicación como el
correo electrónico, llamadas y
videoconferencias, se debe utilizar
aquel que entregue el mensaje mas
eficazmente a la mayoría de
destinatarios en el menor tiempo.
 Se deben tener en cuenta las falencias
tratadas anteriormente para incluirlas
en las estrategias y minimizarlas lo
mayor posible.
 Se debe solicitar una
retroalimentación que incluya
confirmación de recepción y
comprensión del mensaje recibido.
 Por ultimo se debe poner especial
atención a los destinatarios que no
puedan acceder al medio de
comunicación utilizado y buscar otros
métodos quizá mas convencionales
como el correo certificado o las
llamadas telefónicas para lograr que
llegue el mensaje.

12. Plan de Trabajo
1. Definir los puntos que se deben transmitir a los subordinados, proveedores y
clientes.
2. Clasificar los puntos definidos anteriormente de acuerdo al destinatario.
3. Analizar las falencias en la comunicación de instrucciones realizadas
anteriormente.
4. Generar estrategias de entrega y retroalimentación.
5. Ejecutar las estrategias diseñadas para lograr el fin.
6. Solicitar retroalimentación.
7. Contabilizar la retroalimentación para futuras entregas de datos y decisiones.

13. Ejecutar Estrategias
 Después de tener claras las
estrategias que se van a utilizar para
entregar el mensaje con las
instrucciones a los destinatarios, se
deben ejecutar en el menor tiempo
posible para lograr llegar a los
destinatarios rápidamente.
 La ejecución de estas debe estar
supervisada de forma periódica para
que se logren obtener los resultados
esperados y no se cometan los
errores frecuentes.

14. Plan de Trabajo
1. Definir los puntos que se deben transmitir a los subordinados, proveedores y
clientes.
2. Clasificar los puntos definidos anteriormente de acuerdo al destinatario.
3. Analizar las falencias en la comunicación de instrucciones realizadas
anteriormente.
4. Generar estrategias de entrega y retroalimentación.
5. Ejecutar las estrategias diseñadas para lograr el fin.
6. Solicitar retroalimentación.
7. Contabilizar la retroalimentación para futuras entregas de datos y decisiones.

15. Solicitar Retroalimentación
 Probablemente lo mas importante de
todo este proceso es que el
destinatario logre obtener el mensaje
con la claridad que se espera por lo
tanto es de vital importancia que este
le comunique al remitente por el
mismo medio la recepción y
comprensión del mismo.
 El solicitar una respuesta por parte del
destinatario permite evitar que los
mensajes se extravíen y no lleguen a
su destino final, lo que genera un fallo
en todo el proceso, además de
generar una comunicación directa
entre las dos partes dejando de un
lado los mensajes mal entendidos.
Remitente
Destinatario

16. Plan de Trabajo
1. Definir los puntos que se deben transmitir a los subordinados, proveedores y
clientes.
2. Clasificar los puntos definidos anteriormente de acuerdo al destinatario.
3. Analizar las falencias en la comunicación de instrucciones realizadas
anteriormente.
4. Generar estrategias de entrega y retroalimentación.
5. Ejecutar las estrategias diseñadas para lograr el fin.
6. Solicitar retroalimentación.
7. Contabilizar la retroalimentación para futuras entregas de datos y decisiones.

17. Archivar la Retroalimentación
 Almacenar en bases de datos los
diferentes resultados del
procedimiento.
 Datos como el tiempo de entrega y
respuesta, los medios de mayor
aceptación entre los destinatarios y
el reporte de errores le serán útiles
a la compañía para las futuras
entregas de información, llevándola
a lograr acceder al 100% de los
destinatarios en el menor tiempo
posible y con mayores porcentajes
de efectividad.

18. Conclusiones
 La tarea de compartir información con diferentes tipos de destinatarios en
distintas partes del mundo supone un reto que por medio de la tecnología
se puede alcanzar de forma fácil y eficaz
 Se deben generar estrategias que contemplen los imprevistos e incorporen
soluciones a los mismos para de esta manera logar enviar de forma clara la
información requerida.
 Por ultimo se deben almacenar los datos resultantes del procedimiento para
generar con el paso del tiempo estrategias que tengan el menor margen de
error posible.