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TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO ..................................................................................... 1
INTRODUCCION ................................................................................................. 3
1. MARCO CONCEPTUAL............................................................................ 5
1.1. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS
LABORALES. ............................................................................................ 5
1.2. COMPETENCIAS LABORALES................................................................ 5
2. MARCO LEGAL......................................................................................... 6
2.1. CAMPO DE APLICACIÓN:........................................................................ 7
2.2. DE LA NOCION DE EMPLEO: .................................................................. 7
2.3. DE LA CLASIFICACION DE LOS EMPLEOS: .......................................... 7
2.4. DE LA NATURALEZA GENERAL DE LAS FUNCIONES SEGÚN
LOS NIVELES: .......................................................................................... 7
2.5. DE LOS REQUISITOS PARA EL EJERCICIO DE LOS
EMPLEOS. ................................................................................................ 8
2.6. DE LOS REQUISITOS ESPECIALES: ...................................................... 9
2.7. DEL CODIGO: ........................................................................................... 9
2.8. DE LAS EQUIVALENCIAS ENTRE ESTUDIOS Y
EXPERIENCIA.:......................................................................................... 9
2.9. DE LAS DISCIPLINAS ACADEMICAS: ................................................... 11
2.10. DE LOS FACTORES DE DETERMINACION DE REQUISITOS Y
SU ACREDITACION:............................................................................... 12
2.10.1. ESTUDIOS ........................................................................................... 12
2.10.2. CURSOS ESPECIFICOS DE EDUCACION NO FORMAL ................... 12
2.10.3. EXPERIENCIA ...................................................................................... 13
2.11. DE LOS MANUALES DE FUNCIONES:.................................................. 14
2.12. DE LA RECLASIFICACION DE EMPLEOS:............................................ 15
2.13. DE LOS ACTUALES EMPLEADOS: ....................................................... 15
3. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE
COMPETENCIAS LABORALES .............................................................. 17
4. MANUALES ESPECIFICOS DE FUNCIONES Y DE
COMPETENCIAS LABORALES. ............................................................. 19
4.1. MANUAL DEL ALCALDE MUNICIPAL .................................................... 19
4.2. MANUAL DEL JEFE DE CONTROL INTERNO ...................................... 29
4.3. MANUAL DEL SECRETARIO DE DESPACHO (Adscrito a la
Secretaría de Administración y Gobierno) ............................................... 35
4.4. MANUAL DEL INSPECTOR DE POLICIA............................................... 43
4.5. MANUAL DEL AUXILIAR ADMINISTRATIVO (Adscrito a la
Secretaria de Administración y Gobierno) ............................................... 49
4.6. MANUAL DEL TESORERO GENERAL................................................... 57
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4.7. MANUAL DEL AUXILIAR ADMINISTRATIVO (Adscrito a la
dependencia de Tesorería - Impuestos) .................................................. 65
4.8. MANUAL DEL AUXILIAR ADMINISTRATIVO (Adscrito a la
dependencia de Tesorería - Presupuesto) .............................................. 71
4.9. MANUAL DEL SECRETARIO DE DESPACHO (Adscrito a la
Secretaria de Planeación y Obras). ......................................................... 77
4.10. MANUAL DEL DIRECTOR LOCAL DE SALUD ...................................... 91
5. ORGANIGRAMA GENERAL DEL MUNICIPIO DE COLON
PUTUMAYO ...........................................................................................101
6. ASPECTOS GENERALES DEL MUNICIPIO DE COLON......................102
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INTRODUCCION
Dentro del marco legal que plantea la Modernización de los Entes Territoriales,
cabe hacer mención especial a la Ley 617 de de 2000 la que considera que los
programas de saneamiento fiscal y financiero que adopten las entidades
territoriales colombianas deben ser integrales. Esto significa que el saneamiento
debe abarcar a toda la entidad, con la finalidad de reestablecer su solidez
económica y fiscal mediante la adopción de medidas de modernización
institucional: reorganización administrativa, fortalecimiento de los ingresos,
racionalizaciòn de los gastos, reestructuración de la deuda y saneamiento de los
pasivos.
La ley 617 de 2000 es coherente con la Constitución Política de 1991 y
particularmente con la decisión de adelantar un proceso de descentralización
que representa un radical cambio de actitud de la Nación y de los entes
territoriales. Así, la determinación de las competencias especificas de cada uno
de los niveles de gobierno esta acompañada por el reconocimiento de la
autonomía política, administrativa y fiscal de los municipios por parte de la
Nación, al mismo tiempo que unos y otros abandonan las visiones paternalistas
del proceso, haciéndose cada cual responsable de los efectos de sus opciones y
de sus conductas.
Igualmente y en virtud de la necesidad de contar con una estructura más
eficiente que garantice el cumplimiento de los fines legales plasmados en
Coherencia con la Ley 617; la Ley 909 del 23 de Septiembre de 2004 y sus
decretos reglamentarios, especialmente el Decreto Ley 770 del 17 de Marzo de
2005 y el Decreto Ley 785 del 17 de Marzo de 2005, que son de aplicación
directa a los entes territoriales y con base en las recomendaciones técnicas que
El DAFP (Departamento Administrativo de la Función Pública) y La CNSC
(Comisión Nacional del Servicio Civil), han manifestado reiteradamente, que se
hace necesario en primer término efectuar una modernización administrativa del
municipio de Colón Putumayo; que se representará con su Estructura
Organizacional (Organigrama) y determinará las funciones de cada una de las
dependencias.
En virtud de lo anterior se hace necesario dar cumplimiento a lo plasmado en la
ley y dentro de ese proceso de modernización administrativa y ajuste fiscal, de
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adecuar los empleos a la nueva nomenclatura y clasificación tal como lo
establece el Artículo 33 Transitorio del Decreto Ley 785 de 2005 “AJUSTE DE
LAS PLANTAS DE PERSONAL Y MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y
REQUISITOS. Para efectos de la aplicación del sistema de nomenclatura y
clasificación de empleos de que trata el presente decreto, las autoridades
territoriales competentes procederán a ajustar las plantas de personal y los
respectivos manuales de funciones y de requisitos, dentro del año siguiente a la
vigencia de este decreto”
En virtud de lo anterior la Administración Municipal de Colón Putumayo ajusta la
Nueva Planta de Personal a la Nomenclatura y Codificación que los entes
territoriales entraran a manejar y que es la base fundamental para adecuar los
Manuales de Funciones a COMPETENCIAS LABORALES, requerimiento de
Ley, manifiesto reiterado por parte del DAFP y CNSC y que es in ecuánime al
momento de darle aplicación; debemos recordar que las competencias comunes
y comportamentales hacen referencia al conjunto de características de la
conducta que se exigen como estándares básicos para el desempeño del
empleo, atendiendo a la motivación, las aptitudes, las actitudes, las habilidades y
los rasgos de la personalidad, cuyos criterios para describirlas están definidos en
los artículos 6, 7 y 8 del Decreto 2539 de 2005.
Así pues este Manual específico de Funciones, Requisitos y de Competencias
Laborales, se ajusta a la legislación vigente entrando el municipio de Colón
Putumayo en ese proceso de modernización y actualización territorial.
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1. MARCO CONCEPTUAL
1.1. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS
LABORALES.
El manual específico de funciones y de competencias es un instrumento
de administración de personal a través del cual se establecen las
funciones y las competencias laborales de los empleos que conforman la
planta de personal de una entidad y los requerimientos exigidos para el
desempeño de los mismos. Se constituye en el soporte técnico que
justifica y da sentido a la existencia de los cargos en una entidad u
organismo.
El Manual específico de funciones y de competencias laborales, se orienta
al logro de los siguientes propósitos:
Instrumentar la marcha de procesos administrativos tales como:
selección de personal, inducción de nuevos funcionarios, capacitación
y entrenamiento en los puestos de trabajo y evaluación del
desempeño.
Generar en los miembros de la organización el compromiso con el
desempeño eficiente de los empleos, entregándoles la información
básica sobre los mismos.
Proporcionar información de soporte para la planeación e
implementación de medidas de mejoramiento y modernización
administrativa, así como para efectuar estudios de cargas de trabajo.
Facilitar el establecimiento de parámetros de eficiencia y criterios de
autocontrol.
1.2. COMPETENCIAS LABORALES.
Las competencias laborales se refieren a un nuevo concepto en la
administración pública que se define como la capacidad de una persona
para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los
requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las
funciones inherentes a un empleo; capacidad que está determinada por
los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes
que debe poseer y demostrar el empleado público.
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Las competencias comunes, las comportamentales y las funcionales,
además de los requisitos de estudio y experiencia, conforman las
competencias laborales.
Las competencias comunes y comportamentales hacen referencia al
conjunto de características de la conducta que se exigen como estándares
básicos para el desempeño del empleo, atendiendo a la motivación, las
aptitudes, las actitudes, las habilidades y los rasgos de la personalidad,
cuyos criterios para describirlas están definidos en los artículos 6, 7 y 8
del decreto 2539 de 2005, las cuales se aplican de la siguiente forma:
Competencias comunes a los servidores públicos a quienes se les
aplica los decretos leyes 770 y 785 de 2005
Competencias comportamentales mínimas por nivel jerárquico.
Competencias funcionales que precisan y detallan aquello que debe estar
en capacidad de hacer el empleado para ejercer un cargo y se definirán a
partir del contenido funcional del empleo.
2. MARCO LEGAL
El Marco Legal para el Ajuste del Presente Manual de Funciones, Requisitos y
Competencias laborales, se sustenta en la Ley 909 del 23 de Septiembre de
2004; en los Decreto Ley 785 del 17 de Marzo de 2005 y 770 del 17 de Marzo de
2005 y los Acuerdos Municipales Nº 014 del 12 de Agosto de 2005, Acuerdo
Municipal Nº 015 del 19 de Agosto de 2005, Acuerdo Municipal Nº 016 del 22 de
Agosto de 2005, Acuerdo Municipal Nº 017 del 23 de Agosto de 2005, Acuerdo
Municipal Nº 018 del 24 de Agosto de 2005, Acuerdo Municipal 019 del 25 de
Agosto de 2005; que en su título general expresan:
1. ACUERDO MUNICIPAL Nº 014: Por medio del cual se establece la estructura
orgánica del municipio de Colón Putumayo y se establecen las funciones generales
de sus dependencias
2. ACUERDO MUNICIPAL Nº 015: Por medio del cual se establece la planta de
personal del municipio de Colón Putumayo excluidos los sectores de educación y
salud
3. ACUERDO MUNICIPAL Nº 016: Por medio del cual se adopta el sistema de
nomenclatura, clasificación y requisitos generales de empleos del municipio de
Colón Putumayo, en desarrollo de los ajustes fiscales originados del cumplimiento
de la ley 617 de 2001 y los lineamientos y requerimientos de la ley 909 de 2004
4. ACUERDO MUNICIPAL Nº 017: por medio del cual se adopta el sistema de
graduación de cargos para determinar su escala salarial en los distintos niveles de
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clasificación con sus correspondientes requisitos mínimos para el municipio de
Colón Putumayo.
5. ACUERDO MUNICIPAL Nº 018: Por medio del cual se fijan las escalas de
remuneración de los empleos del área de funcionamiento del municipio de Colón
Putumayo.
6. ACUERDO MUNICIPAL Nº 019: Por medio del cual se establece la equivalencia de
cargos entre la anterior y la nueva planta de cargos del municipio de Colón
Putumayo.
2.1. CAMPO DE APLICACIÓN:
El sistema de nomenclatura, clasificación y requisitos generales de empleos para
el Municipio de Colón, se regirá por las disposiciones del Acuerdo Nº 016 del 22
de Agosto de 2005 y las establecidas en el Artículo 1º del Decreto Ley 785 del 17
de marzo de 2005.
2.2. DE LA NOCION DE EMPLEO:
Por empleo se entiende el conjunto de funciones que una persona natural debe
desarrollar y las competencias requeridas para llevarlas a cabo, con el propósito
de satisfacer el cumplimiento de los planes y fines del Estado, de conformidad
con las funciones y requisitos específicos que el Municipio establezca.
2.3. DE LA CLASIFICACION DE LOS EMPLEOS:
De conformidad con los criterios legales sobre la naturaleza de funciones del
empleo, sus responsabilidades y los requisitos exigidos para su desempeño, los
empleos se clasifican en los siguientes niveles jerárquicos: Directivo, Asesor,
profesional, Técnico y Asistencial.
2.4. DE LA NATURALEZA GENERAL DE LAS FUNCIONES SEGÚN LOS
NIVELES:
A los empleos agrupados en los niveles jerárquicos de que trata el texto anterior,
a excepción de los del sector salud y Educación le corresponde las siguientes
funciones generales:
a) Nivel Directivo. Comprende los empleos a los cuales corresponden funciones
de dirección general, de formulación de políticas institucionales y de adopción de
planes, programas y proyectos.
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b) Nivel Asesor. Agrupa los empleos cuyas funciones consisten en asistir,
aconsejar y asesorar directamente a los empleados públicos de la alta Dirección
Territorial.
c) Nivel Profesional. Agrupa aquellos empleos cuya naturaleza demanda la
ejecución y aplicación de los conocimientos propios de cualquier carrera
profesional, diferente a la técnica profesional y tecnológica, reconocida por la ley
y que según su complejidad y competencias exigidas les puedan corresponder
funciones de coordinación, supervisión y control de áreas internas encargadas
de ejecutar los planes, programas y proyectos institucionales.
d) Nivel Técnico. Comprende los empleos cuyas funciones exigen el desarrollo
de procesos y procedimientos en labores técnicas misionales y de apoyo, así
como las relacionadas con la aplicación de la ciencia y la tecnología.
e) Nivel Asistencial. Comprende los empleos cuyas funciones implican el
ejercicio de actividades de apoyo y complementarias de las tareas propias de los
niveles superiores o de labores que se caracterizan por el predominio de
actividades manuales o tareas de simple ejecución.
2.5. DE LOS REQUISITOS PARA EL EJERCICIO DE LOS EMPLEOS.
Para desempeñar los empleos correspondientes a los niveles de que trata el
artículo 3o. del decreto 785 de 2005, se deben tener en cuenta los siguientes
requisitos mínimos y máximos, los cuales servirán de base para establecer los
manuales específicos y de competencias del municipio de Colón.
DIRECTIVO:
Mínimo: Título de Tecnólogo o de Profesional y experiencia
Máximo: Título de profesional, título de postgrado y experiencia
Se exceptúan los empleos cuyos requisitos estén fijados por la Constitución
Política y la Ley
ASESOR:
Mínimo: Titulo de formación técnica profesional o terminación y aprobación de
tres (3) años de educación superior.
Máximo: Título profesional, título de postgrado y experiencia.
PROFESIONAL:
Mínimo: Título profesional
Máximo: Título profesional, título de postgrado y experiencia.
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TECNICO
Mínimo: Terminación y aprobación de cuatro (4) años de educación básica
secundaria y curso especifico, mínimo de sesenta (60) horas relacionado con las
funciones del cargo.
Máximo: Al fijar el requisito específico podrá optar por título de formación
tecnológica y experiencia o terminación y aprobación del pensúm académico de
educación superior en formación profesional y experiencia.
ASISTENCIAL
Mínimo: Terminación y aprobación de tres (3) años de educación básica
primaria
Máximo: Diploma de bachiller en cualquier modalidad y experiencia.
2.6. DE LOS REQUISITOS ESPECIALES:
Tal como lo establece el literal 22.2 del Artículo 22 del Decreto 785 de 2005, para
el Director Local de Salud los requisitos serán:
Estudios: Título Profesional en áreas de la salud, económicas, administrativas o
jurídicas.
Experiencia: Dos (2) años de experiencia profesional en el sector salud.
2.7. DEL CODIGO:
Para el manejo del sistema de nomenclatura y clasificación, cada empleo se
identifica con un código y tres dígitos. El primero señala el nivel al cual pertenece
el empleo y los dos restantes indican la denominación del cargo.
Este código deberá ser adicionado hasta con dos dígitos más que
corresponderán a los grados de asignación básica que el Concejo le fije a las
diferentes denominaciones de empleos que conforman la planta de personal.
2.8. DE LAS EQUIVALENCIAS ENTRE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA.:
Los requisitos de que trata el presente Acuerdo de conformidad con lo dispuesto
en el Decreto Ley 785 de 2005, no podrán ser disminuidos, sin embargo, de
acuerdo con la jerarquía, las funciones, las competencias y las responsabilidades
de cada empleo, podrán prever la aplicación de las siguientes equivalencias:
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Para los empleos pertenecientes a los niveles Directivo, Asesor y Profesional.
1.- El titulo de postgrado en la modalidad de especialización por:
Dos (2) años de experiencia profesional y viceversa, siempre que se acredite
el título profesional o
Título profesional adicional al exigido en el requisito del respectivo empleo,
siempre y cuando dicha formación adicional sea afín con las funciones del
cargo o
Terminación y aprobación de estudios profesionales adicionales al título
profesional exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre y cuando
dicha formación adicional sea afín con las funciones del cargo, y (1) año de
experiencia profesional.
2. El título de postgrado en la modalidad de maestría por:
Tres (3) años de experiencia profesional y viceversa, siempre que se acredite
el título profesional, o
Título profesional adicional al exigido en el requisito del respectivo empleo,
siempre y cuando dicha formación adicional sea afín con las funciones del
cargo, o
Terminación y aprobación de estudios profesionales adicionales al título
profesional exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre y cuando
dicha formación adicional sea afín con las funciones del cargo, y un (1) año
de experiencia profesional.
3. El Título de postgrado en la modalidad de doctorado o posdoctorado por:
Cuatro (4) años de experiencia profesional y viceversa, siempre que se
acredite el título profesional, o
Título profesional adicional al exigido en el requisito del respectivo empleo,
siempre y cuando dicha formación adicional sea afín con las funciones del
cargo, o
Terminación y aprobación de estudios profesionales adicionales al título
profesional exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre y cuando
dicha formación adicional sea afín con las funciones del cargo, y dos (2) años
de experiencia profesional.
Tres (3) años de experiencia profesional por título profesional adicional al
exigido en el requisito del respectivo empleo.
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Para los empleos pertenecientes a los niveles Técnico y Asistencial:
1. Título de formación tecnológica o de formación técnica profesional por un (1)
año de experiencia relacionada, siempre y cuando se acredite la terminación
y la aprobación de los estudios en la respectiva modalidad.
2. Tres (3) años de experiencia relacionada por el título de formación
tecnológica o de formación técnica profesional adicional al inicialmente
exigido y viceversa.
3. Un (1) año de educación superior por un (1) año de experiencia y viceversa,
o por seis (6) meses de experiencia relacionada y curso especifico de mínimo
sesenta (60) horas de duración y viceversa, siempre y cuando se acredite
diploma de bachiller para ambos casos.
4. Diploma de bachiller en cualquier modalidad, por aprobación de cuatro (4)
años de educación básica secundaria y un (1) año de experiencia laboral y
viceversa, o por aprobación de cuatro (4) años de educación básica
secundaria y CAP del SENA.
5. Aprobación de un (1) año de educación básica secundaría por seis (6) meses
de experiencia laboral y viceversa, siempre y cuando se acredite la formación
básica primaria.
6. La equivalencia respecto de la formación que imparte el Servicio Nacional de
Aprendizaje Sena, se establecerá así:
Tres (3) años de educación básica secundaria o dieciocho (18) meses de
experiencia por el CAP del SENA
Dos (2) años de formación en educación superior, o dos (2) años de
experiencia por el CAP Técnico del Sena y Bachiller con intensidad horaria
entre 1.500 y 2.00 horas.
Tres (3) años de formación en educación superior o tres (3) años de
experiencia por el CAP Técnico del SENA y Bachiller, con intensidad horaria
superior a 2.000 horas.
2.9. DE LAS DISCIPLINAS ACADEMICAS:
Para el ejercicio de los empleos que exijan como requisitos el título o la
aprobación de estudios en educación superior en cualquier modalidad, en los
manuales específicos se determinarán las disciplinas académicas teniendo en
cuenta la naturaleza de las funciones del empleo o el área de desempeño. En
todo caso, los estudios que se exijan deben pertenecer a una misma disciplina.
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2.10. DE LOS FACTORES DE DETERMINACION DE REQUISITOS Y SU
ACREDITACION:
De conformidad con la Ley, hay tres actores que determinan los requisitos como
son la educación formal, la no formal y la experiencia. Su alcance y acreditación
es como sigue:
2.10.1. ESTUDIOS
Concepto: Se entiende por estudios los conocimientos académicos adquiridos
en instituciones públicas o privadas, debidamente reconocidas por el gobierno
Nacional, correspondientes a la educación básica primaria, básica secundaria,
media vocacional, superior en los programas de pregrado en las modalidades de
formación técnica profesional, tecnológica y profesional y en los programas de
postgrado en las modalidades de especialización, maestría, doctorado y
postdoctorado.
Certificación: Los estudios se acreditarán mediante la presentación de
certificados, diplomas, grados o título otorgados por las instituciones
correspondientes, Para su validez requerirán de los registros y autenticaciones
que determinen las normas vigentes sobre la materia. La tarjeta profesional o
matricula correspondiente, según el caso, excluye la presentación de los
documentos enunciados anteriormente.
En los casos en que se requiera acreditar la tarjeta o matrícula profesional, podrá
sustituirse por la certificación expedida por el organismo competente de otorgarla
en la cual conste que dicho documento se encuentra en trámite, siempre y
cuando se acredite el respectivo titulo o grado. Dentro del año siguiente a la
fecha de posesión, el empleado deberá presentar la correspondiente tarjeta o
matrícula profesional. De no acreditarse en ese tiempo, se aplicará lo previsto en
el artículo 5° de la Ley 190 de 1995 y las normas q ue la modifiquen o sustituyan.
Será el Secretario General y de Gobierno quien efectué la verificación y
cumplimiento de éste artículo.
2.10.2. CURSOS ESPECIFICOS DE EDUCACION NO FORMAL
Concepto: De acuerdo con la especialidad de las funciones de algunos
empleos, con el fin de lograr el desarrollo de determinados conocimientos,
aptitudes o habilidades, se podrán exigir cursos específicos de educación no
formal orientados a garantizar su desempeño.
Certificación: De los cursos específicos de educación no formal. Los cursos
específicos de educación no formal se acreditarán mediante certificados de
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aprobación expedidos por las entidades debidamente autorizadas para ello.
Dichos certificados deberán contener como mínimo los siguientes datos:
Nombre o razón social de la entidad
Nombre y contenido del curso
Intensidad Horaria. La intensidad horaria de los cursos se indicará en
horas.
Cuando se exprese en días, deberá indicarse el número total de horas por
día.
Fechas de Realización
2.10.3. EXPERIENCIA
Concepto: Se entiende por experiencia los conocimientos, las habilidades y las
destrezas adquiridas o desarrolladas mediante el ejercicio de una profesión, arte
u oficio.
Para los efectos del presente acuerdo, la experiencia se clasifica en profesional,
relacionada, laboral y docente.
Experiencia Profesional: Es la adquirida a partir de la terminación y aprobación
de todas las materias que conforman el pensúm académico de la respectiva
formación profesional, tecnológica o técnica profesional, en el ejercicio de las
actividades propias de la profesión o disciplina exigida para el desempeño del
empleo.
Experiencia Relacionada: Es la adquirida en el ejercicio de empleo que tengan
funciones similares a las del cargo a proveer o en una determinada área de
trabajo o área de la profesión, ocupación, arte u oficio.
Experiencia Laboral: Es la adquirida con el ejercicio de cualquier empleo,
ocupación, arte u oficio.
Experiencia Docente: Es la adquirida en el ejercicio de las actividades de
divulgación del conocimiento obtenida en instituciones educativas debidamente
reconocidas.
Cuando para desempeñar empleos pertenecientes a los niveles Directivo, Asesor
y Profesional se exija experiencia, esta debe ser profesional o docente, según
sea el caso y determinar además cuando se requiera, si esta debe ser
relacionada.
Cuando se trate de empleos comprendidos en el nivel Profesional y niveles
superiores a este. La experiencia docente deberá acreditarse en instituciones de
educación superior y con posterioridad a la obtención del correspondiente título
profesional.
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Certificación de la Experiencia: La experiencia se acreditará mediante la
presentación de constancias escritas, expedidas por la autoridad competente de
las respectivas instituciones oficiales o aprobadas.
Cuando el interesado haya ejercido su profesión o actividad en forma
independiente, la experiencia se acreditará mediante declaración del mismo.
Las certificaciones de experiencia deberán contener, como mínimo, los
siguientes datos:
Nombre o razón social de la entidad o empresa
Tiempo de Servicio
Relación de Funciones desempeñadas
Cuando la persona aspire a ocupar un cargo público y en ejercicio de su
profesión haya asesorado en el mismo periodo a una o varias
instituciones, el tiempo de experiencia se contabilizará por una sola vez.
2.11. DE LOS MANUALES DE FUNCIONES:
Para la elaboración del presente manual de funciones, se tuvo en cuenta en
primer término, los requisitos generales del Decreto Ley 785 de 2005 y los
Mínimos para grado que se expiden en los Acuerdos Municipales para conformar
la planta de personal.
En la elaboración de este manual de funciones se tuvo en cuenta:
1. La identificación de los cargos con base en la denominación, código, grado y
dependencia a la cual se encuentran adscritos, de conformidad con lo
establecido en la planta de personal.
2. Establecer sus características generales
3. Señalar los requisitos mínimos de conformidad con los criterios de éste
acuerdo y los determinados en los requisitos específicos
4. Describir las funciones especificas
5. Se podrá agregar además de las competencias laborales que deberá tener
en cuenta los siguientes criterios:
Responsabilidad por personal a cargo
Habilidades y las aptitudes laborales
Responsabilidad frente al proceso de toma de decisiones
Iniciativa de innovación en la gestión.
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Para cada empleo, se establecerá su identificación, requisitos y funciones, sin
embargo, si existen cargos iguales tanto en funciones como en requisitos, se
podrán agrupar bajo la misma descripción.
2.12. DE LA RECLASIFICACION DE EMPLEOS:
Se entiende que un empleo ha sido reclasificado cuando, modificado o no su
denominación dentro de un mismo nivel jerárquico, se redefinan sus funciones,
se le asignen mayores responsabilidades, se exijan mayores calidades para su
desempeño y se ubique en un grado mayor de la escala salarial correspondiente.
2.13. DE LOS ACTUALES EMPLEADOS:
Realizados los ajustes a la planta de conformidad con la Modernización
Administrativa y efectuada la reclasificación de empleos del caso, existieren
empleados que siguen en cargos con similares funciones y requisitos, serán
incorporados a los cargos de la planta ajustada con los parámetros de éste
Acuerdo, sin exigírsele requisitos distinto a los ya acreditados y solo se requerirá
de la firma del acta correspondiente; los demás deberán cumplir los requisitos
señalados en los respectivos manuales específicos de funciones y requisitos.
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3. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE
COMPETENCIAS LABORALES
Para el desarrollo del presente Manual Especifico de Funciones, Requisitos y
Competencias Laborales; se tiene en cuenta la planta adoptada para el
Municipio mediante el Acuerdo Municipal Nº 015 del 19 de Agosto de 2005
DEPENDENCIA CARGO NIVEL CÓDIGO
Despacho del Alcalde Alcalde Municipal Directivo 005 – 10
Control Interno Jefe Control Interno Asesor 105 – 06
Secretaría de Secretario de Despacho Directivo 020 – 06
Administración y Gobierno
Secretaría de Inspector de Policía 6ª Categoría Técnico 303 – 04
Administración y Gobierno
Secretaria de Auxiliar Administrativo Asistencial 407 – 15
Administración y Gobierno (Archivo y Almacén)
Tesorería Tesorero General Profesional 201 – 05
Tesorería Auxiliar Administrativo Asistencial 407 – 01
(Impuestos)
Tesorería Auxiliar Administrativo Asistencial 407 – 15
(Presupuesto)
Secretaria de Planeación Secretario de Despacho Directivo 020 – 06
y Obras
Dirección Local de Salud Director Local de Salud Directivo 080 – 06
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MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES
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4. MANUALES ESPECIFICOS DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS
LABORALES.
4.1. MANUAL DEL ALCALDE MUNICIPAL
MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACION
Nivel: Central
Denominación del Empleo: Alcalde Municipal
Código: 005
Grado: 10
Nº de Cargos: Uno (1)
Dependencia: Despacho del Alcalde
Cargo del Jefe Inmediato: Elección Popular según el Art. 260 de la
Constitución Política de Colombia
II. PROPOSITO PRINCIPAL
Dirigir la acción administrativa del Municipio; asegurar el cumplimiento de las funciones y
la prestación de los servicios a su cargo; representar judicial y extrajudicialmente y
nombrar y remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los Gerentes o Directores
de los establecimientos públicos y las empresas industriales o comerciales de carácter
local, de acuerdo con las disposiciones pertinentes. Cumplir y hacer cumplir la
Constitución, la Ley, los Decretos del Gobierno, las Ordenanzas, y los Acuerdos del
Concejo Municipal. Conservar el Orden Público en el Municipio, de conformidad con la
Ley y las instrucciones y órdenes que reciba del Presidente de la República y del
respectivo Gobernador. El Alcalde es la primera autoridad de policía del Municipio. La
Policía Nacional cumplirá con prontitud y diligencia las órdenes que le imparta el Alcalde
por conducto del respectivo ComandanteConforme a la constitución política articulo 315
son atribuciones y las funciones generales establecidas en el artículo 91 de la ley 136
de junio 2 de 1994
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES
CONFORME A LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA ARTÍCULO 315 SON ATRIBUCIONES:
1. Cumplir y hacer cumplir la Constitución, la Ley, los Decretos del Gobierno, las
Ordenanzas, y los Acuerdos del Concejo Municipal.
2. Conservar el Orden Público en el Municipio, de conformidad con la Ley y las
instrucciones y órdenes que reciba del Presidente de la República y del respectivo
Gobernador. El Alcalde es la primera autoridad de policía del Municipio. La Policía
Nacional cumplirá con prontitud y diligencia las órdenes que le imparta el Alcalde por
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conducto del respectivo Comandante.
3. Dirigir la acción administrativa del Municipio; asegurar el cumplimiento de las
funciones y la prestación de los servicios a su cargo; representarlo judicial y
extrajudicialmente y nombrar y remover a los funcionarios bajo su dependencia y a
los Gerentes o Directores de los establecimientos públicos y las empresas
industriales o comerciales de carácter local, de acuerdo con las disposiciones
pertinentes.
4. Suprimir o fusionar entidades y dependencias municipales, de conformidad con los
Acuerdos Municipales respectivos.
5. Presentar oportunamente al Concejo los Proyectos de Acuerdo sobre: Planes y
Programas de Desarrollo Económico y Social, Obras Públicas, Presupuesto Anual
de Rentas y Gastos y los demás que estime convenientes para la buena marcha del
Municipio.
6. Sancionar y promulgar los Acuerdos que hubiere aprobado el Concejo y objetar los
que considere inconvenientes o contrarios al ordenamiento jurídico.
7. Crear, suprimir o fusionar los empleos de sus dependencias, señalarles funciones
especiales y fijar sus emolumentos con arreglo a los Acuerdos Municipales
correspondientes. No podrá crear obligaciones que excedan el monto global fijado
para gastos de personal en el Presupuesto inicialmente aprobado.
8. Colaborar con el Concejo para el buen desempeño de sus funciones, presentarles
informes generales sobre su administración y convocarlo a sesiones extraordinarias,
en las que sólo se ocupará de los temas y materias para los cuales fue citado.
9. Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el Plan de Inversión y el
Presupuesto.
10. Las demás que la Constitución y la Ley le señalen.
CONFORME A LA LEY 136 de 1994, ARTÍCULO 91 SON FUNCIONES:
A. EN RELACIÓN CON EL CONCEJO:
1. Presentar los proyectos de acuerdo que juzgue convenientes para la buena marcha
del Municipio.
2. Presentar oportunamente los proyectos de acuerdo sobre los Planes y Programas
de Desarrollo Económico y Social, y de Obras Públicas, que deberá estar
coordinado con los Planes Departamentales y Nacionales.
3. Presentar dentro del término legal el proyecto de acuerdo sobre el presupuesto
anual de rentas y gastos.
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4. Colaborar con el Concejo para el buen desempeño de sus funciones; presentarles
informes generales sobre su administración en la primera sesión ordinaria de cada
año, y convocarlo a sesiones extraordinarias en las que solo se ocupará de los
temas para los cuales fue citado.
5. Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere aprobado el Concejo y objetar los
que considere inconvenientes o contrarios al ordenamiento jurídico.
6. Reglamentar los acuerdos Municipales.
7. Enviar al Gobernador, dentro de los cinco (5) días siguientes a su sanción o
expedición los acuerdos del Concejo, los decretos de carácter general que expida,
los actos mediante los cuales se reconozca y decrete honorarios a los concejales y
los demás de carácter particular que el Gobernador le solicite.
8. Aceptar la renuncia o conceder licencia a los Concejales, cuando el Concejo este en
receso.
B. EN RELACIÓN CON EL ORDEN PÚBLICO:
1. Conservar el orden público en el Municipio, de conformidad con la Ley y las
instrucciones del Presidente de la República y del respectivo Gobernador. La Policía
Nacional cumplirá con prontitud y diligencia las ordenes que le imparta el Alcalde por
conducto del respectivo comandante.
2. Dictar para el mantenimiento del orden público o su restablecimiento de conformidad
con la Ley, si fuera del caso, medidas tales como:
3. Restringir y vigilar la circulación de las personas por vías y lugares públicos
4. Decretar el toque de queda.
5. Restringir o prohibir el expendio y consumo de bebidas embriagantes.
6. Requerir el auxilio de la fuerza armada en los casos permitidos por la constitución y
la Ley.
7. Dictar dentro del área de su competencia, los reglamentos de policía local
necesarios para el cumplimiento de las normas superiores, conforme al Artículo 90
del Decreto 135 de 1970 y demás disposiciones que lo modifiquen o adicionen.
C. EN RELACIÓN CON LA NACIÓN AL DEPARTAMENTO Y A LAS AUTORIDADES
JURISDICCIONALES:
1. Conceder permisos, aceptar renuncias y posesionar a los empleados Nacionales
que ejerzan sus funciones en el Municipio, cuando no haya disposición que
determine la autoridad que deba hacerlo, en casos de fuerza mayor o caso fortuito o
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cuando reciba tal delegación.
2. Coordinar y supervisar los servicios que presten en el Municipio entidades
Nacionales o Departamentales e informar a los superiores de las mismas, de su
marcha y del cumplimiento de los deberes por parte de los funcionarios respectivos
en concordancia con los Planes y Programas de Desarrollo Municipal.
3. Visitar periódicamente las dependencias administrativas y las obras públicas que se
ejecuten en el territorio de la jurisdicción.
4. Ejercer las funciones que le delegue el Gobernador.
5. Colaborar con las autoridades jurisdiccionales cuando éstas requieran de su apoyo e
intervención.
D. EN RELACIÓN CON LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL:
1. Dirigir la acción administrativa del Municipio; asegurar el cumplimiento de las
funciones y de la prestación de los servicios a su cargo; representarlo judicial y
extrajudicialmente.
2. Nombrar y remover los funcionarios bajo su dependencia y a los Gerentes y
Directores de los establecimientos públicos y las empresas industriales y
comerciales de carácter local, de acuerdo con las disposiciones pertinentes.
3. Suprimir o fusionar entidades o dependencias municipales, de conformidad con los
acuerdos respectivos. Los acuerdos que sobre éste particular expida el Concejo,
facultarán al Alcalde para que ejerza la atribución con miras al cumplimiento de los
principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y
publicidad definidos por el artículo 209 de la constitución política.
4. Crear, suprimir o fusionar los empleos de sus dependencias, señalarles funciones
especiales y fijarles sus emolumentos con arreglo a los acuerdos correspondientes.
No podrá crear obligaciones que excedan el monto global fijado para los gastos de
personal en el presupuesto inicialmente aprobado.
5. Los acuerdos que sobre este particular se expidan podrán facultar al Alcalde para
que sin exceder el monto presupuestal fijado, ejerza dicha función pro tempore, en
los términos del artículo 209, de la constitución política.
6. Ordenar los gastos y celebrar los contratos y convenios Municipales de acuerdo con
el Plan de Desarrollo Económico, Social y con el presupuesto, observando las
normas jurídicas aplicables.
7. Ejercer jurisdicción coactiva para hacer efectivo el cobro de las obligaciones a favor
del Municipio. Esta función puede ser delegada en las tesorerías municipales y se
ejercerá conforme a lo establecido en la legislación Contencioso- Administrativo y de
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Procedimiento Civil.
8. Velar por el cumplimiento de las funciones de los empleados oficiales, municipales y
dictar los actos necesarios para su administración.
9. Apoyar con recursos humanos y materiales el buen funcionamiento de las Juntas
Administradoras Locales.
10. Imponer multas hasta por diez (10) salarios mínimos diarios, según la gravedad, a
quienes le desobedezcan, o le falten al respeto, previo procedimiento sumario
administrativo donde se observe el debido proceso y el derecho de defensa, de
conformidad con los acuerdos correspondientes.
11. La oportunidad para el pago y la conversión de las sumas en arresto se gobiernan
por lo prescrito en la Ley.
12. Ejercer el poder disciplinario respecto a los empleados oficiales bajo su
dependencia.
13. Señalar el día o los días en que deba tener lugar el mercado público.
14. Conceder licencias y aceptar renuncias a los funcionarios y miembros de las Juntas,
Concejo y demás organismos cuyos nombramientos correspondan al Concejo,
cuando este no se encuentre reunido, y nombrar interinamente a quien deba
remplazarlos, excepto en los casos en que esta Ley disponga otra cosa.
15. Coordinar las actividades de los establecimientos públicos, empresas industriales y
comerciales, sociedades de economía mixta, fondos rotatorios y unidades
administrativas especiales del Municipio.
16. Distribuir los negocios, según su naturaleza, entre las secretarías, departamentos
administrativos y establecimientos públicos.
17. Conceder permisos a los empleados públicos municipales de carrera administrativa
para aceptar con carácter temporal cargos de la Nación o del Departamento.
18. Adelantar acciones encaminadas a promover el mejoramiento económico de los
habitantes del Municipio.
19. Desarrollar acciones encaminadas a garantizar la promoción de la solidaridad y la
convivencia entre los habitantes del municipio diseñando mecanismos que permitan
la participación de la comunidad en la planeación del desarrollo, la concertación y la
toma de decisiones Municipales.
20. Velar por el desarrollo sostenible en concurrencia con las entidades que determine la
Ley.
21. Ejecutar acciones tendientes a la protección de las personas, niños e indigentes y su
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integración a la familia y a la vida social, productiva y comunitaria.
E. CON RELACIÓN A LA CIUDADANÍA:
1. Informar sobre el desarrollo de su gestión a la ciudadanía de la siguiente manera: En
los municipios de 3ª, 4ª, 5ª y 6ª categoría, a través de bandos y medios de
comunicación local de que dispongan.
2. Convocar por lo menos dos veces al año a ediles, a las organizaciones sociales y
veedurías ciudadanas, para presentar los informes de gestión y de los más
importantes proyectos que serán desarrollados por la administración.
3. Difundir de manera amplia y suficiente el plan de desarrollo del Municipio a los
gremios, a las organizaciones sociales y comunitarias y a la ciudadanía en general.
4. Facilitar la participación ciudadana en la elaboración del plan de desarrollo
municipal.
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO)
1. El Alcalde coordina la iniciativa del gasto así como su ejecución, velando por la
coherencia de éste con las prioridades del Plan de Desarrollo y el Plan de Gobierno
Presentado a consideración de la Comunidad.
2. La planificación en materia presupuestal conforme el Decreto 111 de 1996, por
medio del cual se compilan las leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1991 que
conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto del Municipio.
3. Cumplimiento de metas macroeconómicas fijadas por el Gobierno en coordinación
con la Junta Directiva del Banco de la República (Ley Art. 7o 179/94,. Decreto
111/96 Art. 20)
4. El presupuesto general del municipio debe guardar consistencia con el contenido del
Plan de Desarrollo, el Plan Plurianual de Inversiones y el proceso de planeación
financiera.
5. Con respecto a la Unidad de Caja; con el recaudo de todas las rentas y recursos de
capital, se atenderá el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en el
presupuesto general del municipio. Quiere decir que todos los ingresos, sin importar
su origen, se incluyen en una sola bolsa (la cuenta única municipal), con la cual se
pueden pagar todos los gastos autorizados en el presupuesto.
6. Con respecto a la Especialización; Las apropiaciones deben referirse en cada
órgano de la administración a su objeto y funciones, y se ejecutarán estrictamente
conforme al fin para el cual fueron programadas
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V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
1. Constitución Política de Colombia.
2. Plan Nacional de Capacitación a través de Instituciones que el Gobierno Nacional o
Departamental delegue.
3. Metodologías de manejo Municipal referentes a ley 136.
4. Identificación de los Tres poderes públicos del Estado Colombiano.
VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios y Experiencia Requisitos
Por ser un cargo de elección popular Para ser elegido Alcalde se requiere ser
Cualquier modalidad y nivel de Estudios. ciudadano colombiano en ejercicio y haber
nacido o ser residente en el respectivo
municipio durante un (1) año anterior a la
fecha de inscripción o durante un periodo
de Cuatro (4) años consecutivos en
cualquier época y los demás que las
Constitución y la ley Colombiana exija.
VII. COMPETENCIAS COMUNES
(Art. 7º Decreto 2539 de 2005)
COMPETENCIA DEFINICION DE LA CONDUCTAS ASOCIADAS
COMPETENCIA
Orientación a Realizar las funciones y cumplir los Cumple con oportunidad en
Resultados compromisos organizacionales con función de estándares,
eficacia y calidad objetivos y metas establecidas
por la entidad, las funciones
que le son asignadas.
Compromete recursos y
tiempos para mejorar la
productividad tomando las
medidas necesarias para
minimizar los riesgos.
Compromete recursos y
tiempos para mejorar la
productividad tomando las
medidas necesarias para
minimizar los riesgos.
Realiza todas las acciones
necesarias para alcanzar los
objetivos propuestos
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enfrentando los obstáculos que
se presentan.
Orientación al usuario Dirigir las decisiones y acciones a Atiende y valora las
y al Ciudadano la satisfacción de las necesidades necesidades y peticiones de los
e intereses de los usuarios internos usuarios y de ciudadanos en
y externos, de conformidad con las general.
responsabilidades públicas Considera las necesidades de
asignadas a la entidad. los usuarios al diseñar
proyectos o servicios.
Da respuesta oportuna a las
necesidades de los usuarios de
conformidad con el servicio que
ofrece la entidad.
Establece diferentes canales
de comunicación con el usuario
para conocer sus necesidades
y propuestas y responde a las
mismas.
Reconoce la interdependencia
entre su trabajo y el de otros.
Transparencia Hacer uso responsable y claro de Proporciona información veraz,
los recursos públicos, eliminando objetiva y basada en hechos.
cualquier discrecionalidad indebida Facilita el acceso a la
en su utilización y garantizar el información relacionada con
acceso a la información sus responsabilidades y con el
gubernamental. servicio a cargo de la entidad
en que labora.
Demuestra imparcialidad en
sus decisiones.
Ejecuta sus funciones con base
en las normas y criterios
aplicables.
Utiliza los recursos de la
entidad para el desarrollo de
las labores y la prestación del
servicio.
Compromiso con la Alinear el propio comportamiento a Promueve las metas de la
Organización las necesidades, prioridades y organización y respeta sus
metas organizacionales. normas.
Antepone las necesidades de
la organización a sus propias
necesidades.
Apoya a la organización en
situaciones difíciles.
Demuestra sentido de
pertenencia en todas sus
actuaciones.
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VIII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES DEL NIVEL DIRECTIVO
(Art. 8º Decreto 2539 de 2005)
COMPETENCIA DEFINICION DE LA CONDUCTAS ASOCIADAS
COMPETENCIA
Liderazgo Guiar y dirigir grupos y establecer y Mantiene a sus colaboradores
mantener la cohesión de grupo motivados
necesaria para alcanzar los Fomenta la comunicación clara,
objetivos organizacionales. directa y concreta.
Constituye y mantiene grupos
de trabajo con un desempeño
conforme a los estándares.
Promueve la eficacia del
equipo.
Genera un clima positivo y de
seguridad en sus
colaboradores
Fomenta la participación de
todos en los procesos de
reflexión y de toma de
decisiones.
Unifica esfuerzos hacia
objetivos y metas
institucionales.
Planeación Determinar eficazmente las metas Anticipa situaciones y
y prioridades institucionales, escenarios futuros con acierto
identificando las acciones, los Establece objetivos claros y
responsables, los plazos y los concisos, estructurados y
recursos requeridos para coherentes con las metas
alcanzarlas. organizacionales
Traduce los objetivos
estratégicos en planes
prácticos y factibles.
Busca soluciones a los
problemas
Distribuye el tiempo con
eficiencia.
Establece planes alternativos
de acción
Toma de Decisiones Elegir entre una o varias Elige con oportunidad, entre
alternativas para solucionar un muchas alternativas, los
problema o atender una situación, proyectos a realizar.
comprometiéndose con acciones Efectúa cambios complejos y
concretas y consecuentes con la comprometidos en sus
decisión. actividades o en las funciones
que tiene asignada cuando
detecta problemas o
dificultades para su realización.
Decide bajo presión
Decide en situaciones de alta
complejidad e incertidumbre.
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Dirección y Desarrollo Favorece el aprendizaje y Identifica necesidades de
de Personal desarrollo de sus colaboradores, formación y capacitación y
articulando las potencialidades y propone acciones para
necesidades individuales con las satisfacerlas.
de la organización para optimizar la Permite niveles de autonomía
calidad de las contribuciones de los con el fin de estimular el
equipos de trabajo y de las desarrollo integral del
personas, en el cumplimiento de empleado.
los objetivos y metas Delega de manera efectiva
organizacionales presentes y sabiendo cuando intervenir y
futuras. cuándo no hacerlo.
Hace uso de las habilidades y
recurso de su grupo de trabajo
para alcanzar las metas y
estándares de productividad.
Establece espacios regulares
de retroalimentación y
reconocimiento del desempeño
y sabe manejar hábilmente el
bajo desempeño.
Tiene en cuenta las opiniones
de sus colaboradores.
Mantiene con sus
colaboradores relaciones de
respeto.
Conocimiento del Estar al tanto de las circunstancias Es consciente de las
Entorno y las relaciones de poder que condiciones específicas del
influyen en el entorno entorno organizacional.
organizacional. Esta al día en los
acontecimientos claves del
sector y del Estado.
Conoce y hace seguimiento a
las políticas gubernamentales.
Identifica las fuerzas políticas
que afectan la organización y
las posibles alianzas para
cumplir con los propósitos
organizacionales.
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4.2. MANUAL DEL JEFE DE CONTROL INTERNO
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I. IDENTIFICACION
Nivel: Asesor
Denominación del Empleo: Jefe de Control Interno
Código: 105
Grado: 06
Nº de Cargos: Uno (1)
Dependencia: Control Interno
Cargo del Jefe Inmediato: Alcalde Municipal
II. PROPOSITO PRINCIPAL
Asesorar con las labores de control y del cumplimiento de los procedimientos, tramites y
normas de administración publica, con el fin de salvaguardar los recursos del municipio
de Colón Putumayo. Garantizar la exactitud y veracidad de la información financiera y
administrativa del municipio. Apoyar a las diferentes dependencias en el Sistema de
Control Interno basado en la Ley 87 de 1993.
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Atender con amabilidad, prontitud, discreción, respeto, con calidad y calidez humana
y sin discriminaciones a compañeros, comunidades indígenas, campesinas,
urbanas, y al público en general; absolver las consultas o peticiones que estén a su
alcance o en su defecto, orientar correctamente al interesado hacia la dependencia o
funcionario que pueda colaborarle o atenderle.
2. Coordinar, revisar y evaluar la organización, planes, métodos y procedimientos que
se desarrollan en la Alcaldía Municipal de Colón Putumayo.
3. Asesorar al Señor Alcalde en el manejo transparente de los recursos públicos,
conforme lo establece la Ley 87 de 1993.
4. Examinar, controlar y dar el visto bueno a los diferentes contratos y verificar que se
de una eficiente y transparente gestión Contractual en el Municipio.
5. Formar parte y hacer el respectivo seguimiento al comité de evaluación de
propuestas de contratos y rendir un informe semestral de las actuaciones.
6. Formar parte y hacer el respectivo seguimiento al Comité del plan de Desarrollo
administrativo y rendir un informe semestral de las actuaciones.
7. Hacer acompañamiento y seguimiento al desarrollo de los diferentes consejos
comunales.
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8. Velar por que en la Alcaldía Municipal se dé correcta aplicación del sistema de
control interno, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.
9. Vigilar el manejo y protección de los recursos y activos del Municipio, con el fin de
asegurar la correcta, eficaz y transparente administración.
10. Conjuntamente con el Jefe de Personal, mantener actualizado el historial laboral,
académico y administrativo de cada uno de los servidores públicos de la
administración Municipal.
11. Examinar los procedimientos y trámites de las distintas dependencias en lo referente
al recaudo y manejo de fondos, valores y bienes Municipales.
12. Verificar los requisitos que de conformidad con lo previsto en la ley, se debe adjuntar
en el momento de tramitarse las cuentas para pagos y giros con cargo al tesoro
Municipal y que de esta manera se logre su cancelación.
13. Examinar y controlar que la contratación del Municipio de Colón, reúnan las
condiciones y requisitos legales para su ejecución, cumplimiento y liquidación.
14. Elaborar y mantener actualizado en un plan de auditoria que debe ser aprobado por
el señor Alcalde.
15. Presentar Informes periódicos o cuando se los solicite el Alcalde o el funcionario
delegado para ello, de conformidad con las instrucciones dadas para el efecto.
16. Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales y administrativas sobre
Régimen de Control Fiscal.
17. Asesorar a los funcionarios de la Alcaldía del Municipio, sobre los temas
relacionados al Sistema de Control interno y Fiscal
18. Dar a conocer a la autoridad competente sobre la apertura de indagaciones
preliminares e investigaciones administrativas, para lo de su función.
19. Asistir personalmente a los consejos, Juntas y comités relacionados con la gestión
fiscal.
20. Desarrollar, interpretar y velar por la aplicación de los Manuales de Procedimientos
de la Alcaldía Municipal.
21. Asumir el conocimiento de las investigaciones disciplinarias, que el Alcalde le
ordene, o remitirlas a los funcionarios competentes.
22. Evaluar los sistemas de control interno en operación de la administración central y
proponer al Alcalde las modificaciones sustentadas que estime pertinente.
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23. Establecer y mantener con la Contraloría Departamental canales institucionales de
comunicación, coordinación y colaboración, tendientes a unificar criterios y
garantizar un desarrollo armónico, complementario y satisfactorios de los sistemas
integrales de control.
24. Revisar periódicamente, y a la luz de los informes de auditoria operacional, los
instrumentos y estrategia para el monitor de los sistemas de control interno y para la
actualización de los manuales respectivos.
25. Rendir informes exigidos cada Diciembre por la Contraloría Departamental.
26. Responder administrativa, disciplinaria, fiscal y judicialmente por todas sus
actuaciones.
27. Desempeñar las demás funciones que en el marco de su objeto se deriven de los
planes, programas y proyectos a cargo de la dependencia y las que le sean
asignadas por autoridades competentes.y las que su superior inmediato le delegue.
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO)
1. Asesora al señor Alcalde en el manejo transparente de los recursos públicos
.
2. Forma parte y hace el respectivo seguimiento de los comités de evaluación de
propuestas de contratos, del plan de Desarrollo Municipal.
3. Examina los procedimientos y trámites de las distintas dependencias en lo referente
al recaudo y manejo de fondos, valores y bienes municipales.
4. Asesora a los funcionarios de la Alcaldía Municipal, sobre los temas relacionados al
Sistema de Control Interno y la importancia de su cabal cumplimiento.
5. Establece y mantiene con la Contraloría General de la República, Contraloría
Departamental; canales institucionales de comunicación, coordinación y
colaboración, tendientes a unificar criterios y garantizar un desarrollo armónico,
complementario y satisfactorio de los sistemas integrales de control.
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
1. Constitución Política de Colombia.
2. Ley 80 de 1993
3. Ley 87 de 1993
4. Decreto Reglamentario 2170 de 2002
5. Decreto 2145 de
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6. Informática Básica
7. Manejo de Internet.
VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia
Mínimo: Titulo de formación técnica Dos (2) años de experiencia relacionada
profesional o terminación y aprobación de con el cargo
tres (3) años de educación superior.
Máximo: Título profesional, título de
postgrado y experiencia.
VII. COMPETENCIAS COMUNES
(Art. 7º Decreto 2539 de 2005)
COMPETENCIA DEFINICION DE LA CONDUCTAS ASOCIADAS
COMPETENCIA
Orientación a Realizar las funciones y cumplir los Cumple con oportunidad en
Resultados compromisos organizacionales con función de estándares,
eficacia y calidad objetivos y metas establecidas
por la entidad, las funciones
que le son asignadas.
Compromete recursos y
tiempos para mejorar la
productividad tomando las
medidas necesarias para
minimizar los riesgos.
Compromete recursos y
tiempos para mejorar la
productividad tomando las
medidas necesarias para
minimizar los riesgos.
Realiza todas las acciones
necesarias para alcanzar los
objetivos propuestos
enfrentando los obstáculos que
se presentan.
Orientación al usuario Dirigir las decisiones y acciones a Atiende y valora las necesidades y
y al Ciudadano la satisfacción de las necesidades peticiones de los usuarios y de
e intereses de los usuarios internos ciudadanos en general.
Considera las necesidades de los
y externos, de conformidad con las
usuarios al diseñar proyectos o
responsabilidades públicas servicios.
asignadas a la entidad. Da respuesta oportuna a las
necesidades de los usuarios de
conformidad con el servicio que
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ofrece la entidad.
Establece diferentes canales de
comunicación con el usuario para
conocer sus necesidades y
propuestas y responde a las
mismas.
Reconoce la interdependencia
entre su trabajo y el de otros.
Transparencia Hacer uso responsable y claro de Proporciona información veraz,
los recursos públicos, eliminando objetiva y basada en hechos.
cualquier discrecionalidad indebida Facilita el acceso a la
en su utilización y garantizar el información relacionada con
acceso a la información sus responsabilidades y con el
gubernamental. servicio a cargo de la entidad
en que labora.
Demuestra imparcialidad en
sus decisiones.
Ejecuta sus funciones con base
en las normas y criterios
aplicables.
Utiliza los recursos de la
entidad para el desarrollo de
las labores y la prestación del
servicio.
Compromiso con la Alinear el propio comportamiento a Promueve las metas de la
Organización las necesidades, prioridades y organización y respeta sus
metas organizacionales. normas.
Antepone las necesidades de
la organización a sus propias
necesidades.
Apoya a la organización en
situaciones difíciles.
Demuestra sentido de
pertenencia en todas sus
actuaciones.
VIII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES DEL NIVEL ASESOR
(Art. 8º Decreto 2539 de 2005)
COMPETENCIA DEFINICION DE LA CONDUCTAS ASOCIADAS
COMPETENCIA
Experiencia Aplicar el conocimiento profesional Orienta el desarrollo de
Profesional en la resolución de problemas y proyectos especiales para el
transferirlo a su entorno laboral logro de resultados de la alta
dirección
Aconseja ay orienta la toma de
decisiones en los temas que le
han sido asignados.
Asesora en materias propias de
su campo de conocimiento,
emitiendo conceptos, juicios o
propuestas ajustados a
lineamientos teóricos y
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34. REPUBLICA DE COLOMBIA
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técnicos.
Se comunica de modo lógico,
claro , efectivo y seguro
Conocimiento del Conocer e Interpretar las Comprende el entorno
Entorno organización, su funcionamiento y organizacional que enmarca las
sus relaciones políticas y situaciones objeto de asesoria
administrativas y lo toma como referente
obligado para emitir juicio,
conceptos o propuestas a
desarrollar.
Se informa permanentemente
sobre políticas
gubernamentales, problemas y
demandas del entorno.
Construcción de Establecer y mantener relaciones Utiliza sus contactos para
relaciones cordiales y reciprocas con redes o conseguir objetivos
grupos de personas internas y Comparte información para
externas a la organización que establecer lazos.
faciliten la consecución de los Interactúa con otros de un
objetos institucionales. modo efectivo y adecuado.
Iniciativa Anticiparse a los problemas Prevé situaciones y alternativas
iniciando acciones para superar los de solución que orientan la
obstáculos y alcanzar metas toma de decisiones de la alta
concretas dirección.
Enfrenta los problemas y
propone acciones concretas
para solucionarlos.
Reconoce y hace viables las
oportunidades.
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4.3. MANUAL DEL SECRETARIO DE DESPACHO (Adscrito a la Secretaría
de Administración y Gobierno)
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I. IDENTIFICACION
Nivel: Directivo
Denominación del Empleo: Secretario de Despacho
Código: 020
Grado: 06
Nº de Cargos: Uno (1)
Dependencia: Secretaría de Administración y Gobierno
Cargo del Jefe Inmediato: Alcalde Municipal
II. PROPOSITO PRINCIPAL
Dirigir, coordinar, Supervisar y Controlar las unidades o áreas internas
encargadas de ejecutar y desarrollar las políticas, planes, programas y
proyectos, al igual que velar por la política de Seguridad Ciudadana y el orden
público del Municipio de Colón
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Cumplir y hacer cumplir los principios y deberes que la Constitución Política y la
Ley imponen como fundamento de la función administrativa.
2. Dirigir y coordinar las actividades de la dependencia y de los funcionarios
asignados de la Secretaría de Administración y Gobierno, y evaluar
permanentemente la gestión y resultados, en cumplimiento de la misión del
municipio.
3. Garantizar la aplicación de estrategias y métodos de control interno que
promuevan la calidad, eficiencia y eficacia en todos los órdenes.
4. Definir los objetivos, las metas y estrategias generales de la Secretaría,
coherentes al Programa de Gobierno y al Plan de Desarrollo Municipal.
5. Participar en la definición y formulación de las políticas, acordes a las directrices
de Gobierno Nacional, Departamental y Municipal, en las materias
correspondientes a la Secretaría de Gobierno.
6. Dirigir y responder por la correcta y eficiente ejecución de los planes, programas y
proyectos, que en desarrollo de la misión de su Secretaría de Gobierno, haya
adoptado el Gobierno Municipal en ejecución del plan de desarrollo.
7. Participar junto con las demás Secretarías en los Concejos de Gobierno, de
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acuerdo en lo dispuesto en la Ley, requerimientos y propuestas del Señor Alcalde.
8. Asistir al Alcalde en la atención de quejas y demandas de la ciudadanía.
9. Presentar oportunamente ante la instancia respectiva, las solicitudes de
requerimientos de recursos físicos, materiales, tecnológicos y de factor humano
necesarios para el cumplimiento de los planes, programas y proyectos que
desarrolle la Secretaria de Gobierno y administrar correctamente los que le sean
asignados para el cumplimiento de su misión.
10. Rendir ante la autoridad competente o ante quien lo solicite los informes
relacionados con las actividades desarrolladas por la Secretaría de Gobierno.
11. Asistir a las reuniones de Consejos, Comités, Juntas o demás organismos en que
tenga asiento el Municipio de Colón - Putumayo.
12. Asistir, en representación del Alcalde, a los actos y eventos para los que haya sido
delegado.
13. Tomar medidas en coordinación con otras autoridades competentes para el
mantenimiento del orden público.
14. Informar periódicamente a la Gobernación sobre el manejo del orden público
15. Formular, implementar y ejecutar las Políticas, Planes y Programas relacionados
con el Orden Público, desplazados, la Participación Ciudadana, la Problemática
Familiar, la Protección de los Derechos de la Mujer y el Niño, Tránsito y Transporte
Municipal y la Defensa de los Bienes e Intereses del Municipio de Colón –
Putumayo; igualmente todas las acciones encaminadas a fortalecer la política
social serán desarrolladas y coordinas en conjunto con la oficina de la Primera
Gestora Social del Municipio.
16. Elaborar y/o actualizar, gestionar, ejecutar y evaluar el Plan Municipal de
Seguridad, Participación ciudadana y prevención de emergencias, en concertación
con la comunidad y de conformidad con el Plan de Desarrollo Municipal
17. Impulsar, promover y fortalecer la creación de asociaciones cívicas, comunitarias,
gremiales y mecanismos de participación y organización ciudadana y comunitaria,
para la convivencia, desarrollo integral, seguridad ciudadana y socializarlos en
todos los sectores rurales y urbanos e implementar una pedagogía de respeto, y
tolerancia
18. Realizar conjuntamente con el asesor jurídico, constantes capacitaciones a la
población urbana, campesina y indígena, afro descendientes del municipio, en lo
relacionado con la teoría y el ejercicio efectivo de la participación ciudadana
19. Concertar con las autoridades, dependencias correspondientes y las
organizaciones comunitarias, el desarrollo de acciones conjuntas para lograr la
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recuperación y respeto del espacio público por parte de comerciantes, vendedores
ambulantes y de quienes se dedican al ejercicio de la economía informal
20. Expedir, controlar, evaluar y revocar las licencias de funcionamiento para
establecimientos públicos, comerciales y la realización de espectáculos públicos.
21. Conceder permisos y licencias, sean definitivas o transitorias a personas que
realizan actividades que por su naturaleza puedan llegar a generar riesgos de
carácter público.
22. Tramitar o notificar, de conformidad con las disposiciones legales vigentes, los
procesos, actos administrativos o conflictos que por disciplina y demás que por
competencia o comisión le corresponda e imponer sanciones de conformidad con
la ley, por infracción a las normas, estatutos y reglamentos relacionados con
materias de su competencia.
23. Expedir, siempre que sea procedente, certificados de permanencia, residencia,
buena conducta y demás que le sean solicitados.
24. Elaborar de acuerdo con el Plan de Desarrollo Municipal, los estudios sobre
asignación, modificación, negación o cancelación de rutas, horarios, paraderos,
terminales, despachos y recorridos que sean requeridos por las empresas de
transporte público de pasajeros urbano, suburbano y mixto.
25. Elaborar los estudios, diseños, proyectos y expedir las normas relativas al uso del
espacio público, las vías, su sentido, utilización de carriles, velocidad de vehículos
en circulación, señalización, reglamentación de zonas de estacionamiento, zonas
de cargue y descargue, vías peatonales, paraderos, ya sea para situaciones
transitorias o permanentes de acuerdo con la categoría del Municipio.
26. Formular ejecutar, evaluar políticas y acciones para la planeación, organización y
control del tránsito y el transporte en el municipio.
27. Cumplir, hacer e imponer multas y sanciones por violación a las disposiciones del
código nacional de tránsito terrestre a las disposiciones sobre la materia.
28. Prestar la colaboración debida a todos los funcionarios de las ramas judicial,
legislativa, ejecutiva y del Ministerio Público, a fin de coadyuvar en la optimización
del desempeño en las funciones que les concierne.
29. Coordinar, supervisar y controlar la población carcelaria.
30. Manejar y actualizar el centro de documentación jurídica y promover la oportuna
discusión de la normatividad concerniente al Municipio.
31. Responder administrativa, disciplinaria, fiscal y judicialmente por todas sus
actuaciones.
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