Este documento resume varias leyes importantes relacionadas con el manejo y protección de información en Puerto Rico. Explica que la Ley de Administración de Documentos Públicos, la Ley de Privacidad de Información y la Ley de Libertad de Acceso a la Información Personal regulan el acceso y uso apropiado de documentos e información personal. También cubre la Ley de Informes Justos en Materia de Crédito y la Ley HIPAA, las cuales protegen la privacidad de los datos financieros y médicos de los individuos. El documento enfatiza

1. CONOZCA LAS LEYES SOBRE
MANEJO DE INFORMACIÓN
Prof. Anitza I. Marty-Alicea, Instructora
Departamento de Administración de Sistemas de Oficina
Facultad de Administración de Empresas
Recinto de Río Piedras
Universidad de Puerto Rico
Publicado en la Revista Negocios,
del Periódico El Nuevo Día,
el 22 de abril de 2007, página 17.
En los negocios se mantienen archivos, bases de
datos y expedientes electrónicos para manejar y transmitir
de forma eficaz la gran demanda de información que se
genera en una oficina. Los procedimientos que cada
empresa utiliza para el manejo, conservación y protección
de esta información es un factor determinante para abrir
nuevos mercados, expandir sus operaciones y triunfar en el
mundo competitivo de hoy. Sin embargo, dentro de esos
procedimientos no se consideran en ocasiones las leyes
establecidas con relación al uso y manejo de documentos e
información.
En un estudio realizado en el 1999 sobre los sistemas
de archivos manuales y computadorizados en las empresas
de Puerto Rico, se evidenció que hay una gran necesidad
de aprendizaje sobre las leyes que aplican al área de la
administración de documentos e información. El 54.4 por
ciento de los encuestados en dicho estudio indicaron no
tener conocimiento sobre estas leyes.
Sin embargo, es importante que cada uno de los
empleados de oficina que crean, procesan, manejan o
necesitan información para llevar a cabo sus funciones,
conozcan lo que establecen las leyes de nuestro País en
relación con los documentos y la información que se

2. generan en su centro de trabajo. El desconocer sobre
estas leyes y las fallas en su cumplimiento puede acarrear
serios problemas, con resultados altos en costos y que
afectan la imagen de la empresa. Aún más, el
incumplimiento de estas leyes puede provocar que las
empresas se vean involucradas en litigios y otras acciones
legales.
Algunas de las leyes vigentes en nuestro país que
regulan el uso, manejo y conservación de la información
son:
Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955, según
enmendada, también conocida como la Ley de
Administración de Documentos Públicos de Puerto
Rico.
Esta Ley se aprobó con el propósito de establecer un
programa sistemático para la conservación de documentos
que en consideración a su valor histórico, legal,
administrativo o informativo, merecen conservarse por
mucho más tiempo. También tiene el fin de eliminar
aquellos documentos que carecen de valor permanente y
que han perdido ya toda utilidad administrativa. Aplica esta
Ley a todas las ramas e instituciones del gobierno de
Puerto Rico y de las municipalidades.
Ley de Privacidad de Información de 1974
Esta Ley tiene el fin el proteger y controlar la
información de las personas que puede estar accesible a
otras. Se requiere la autorización de la persona para que
las instituciones tengan acceso a su información privada.
Ley de Libertad de Acceso a la Información Personal de
1979
Garantiza el derecho de los individuos a conocer y
solicitar la información que sobre ellos se mantiene en los
archivos de oficinas de abogados, oficinas médicas, en los
tribunales de justicia, hospitales, entre otros. También les

3. da derecho a leer la información personal que se halla en
las oficinas de consejeros, instituciones educativas,
instituciones de crédito y en sus expedientes de
empleo. Claro está, a la persona que le interese una copia
de
su
expediente
deberá
pagar
los
cargos
correspondientes.
Ley de Informes Justos en Materia de Crédito de 1971
Esta Ley tiene como propósito, entre otras, proteger a
los consumidores contra la divulgación de datos erróneos y
obsoletos, y regular el acceso a información de crédito. Se
asegura que las agencias que suministran datos sobre los
consumidores ejerzan su responsabilidad de forma justa y
equitativa. Las agencias pueden proveer información de
crédito sólo si cuentan con la autorización del consumidor.
Ley HIPAA (Health Insurance Portability
Accountability Act) de 1996, efectiva en 2003
and
Esta Ley establece que el acceso y manejo de los
expedientes y de las notas médicas está limitado al
personal autorizado. El empleado sólo podrá tener acceso a
la información que se requiere para cumplir con los
objetivos de su puesto. Es necesario mantener el
consentimiento del paciente relativo a la divulgación de su
información. Aplica esta Ley, entre otros, a los proveedores
de servicios de salud, planes médicos y oficinas de
facturación de planes médicos.
El personal de la oficina responsable del manejo y
conservación de documentos es un recurso clave para
ayudar a proteger y prevenir a la empresa de posibles
violaciones a éstas y a otras leyes. El conocimiento que se
tenga de estas leyes le servirá para asesorar a sus
patronos respecto a qué medidas se deben tomar en el
manejo y conservación de la información, que es un recurso
vital en toda empresa.

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con la empresa Saynet, Inc.
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